1101-P-grm-09-V1 Procedimiento Para Control Sobre El Calculo Actuarial

MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1101-P-GRM-09-V1

PROCESO DE GESTIÓN TALENTO HUMANO Subproceso Recursos Humanos

Aprobado: 24/09/2014

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL SOBRE EL CÁLCULO ACTUARIAL

Documento controlado

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CONTENIDO

Pág. 1. OBJETIVO ............................................................................................................................. 2 2. ALCANCE Y RESPONSABLES ........................................................................................... 2 3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE ............................................................... 2 4. MARCO NORMATIVO ........................................................................................................... 3 5. RECURSOS ........................................................................................................................... 3 6. GENERALIDADES ................................................................................................................ 3 7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO .............................................................................. 4 8. FORMATOS ........................................................................................................................... 6 9. CONTROL DE CAMBIOS...................................................................................................... 6 10. ANEXOS ............................................................................................................................ 7

Elaborado Revisado Aprobado

FREDY GARCÍA Profesional Universitario

DIANA MARIA DELGADO ACUA Directora de Personal

JUAN GUILLERMO ZULUAGA C. Alcalde

Fecha: 12/09/2014 Fecha: 18/09/2014 Fecha: 24/09/2014

ORIGINAL FIRMADO






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1. OBJETIVO

El objetivo del presente procedimiento es orientar en la forma como se debe mantener actualizada la base de datos, de los funcionarios activos, pensionados, y retirados de la administración municipal, y la forma como se procede para el envío de los informes reglamentarios, a fin de dar cumplimiento con la normatividad vigente, para que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, dentro del Proyecto denominado: “Proyecto de Seguimiento y Actualización de los Cálculos Actuariales del pasivo pensional de las entidades territoriales”, pueda establecer la cifra real del cálculo actuarial y transferir los recursos económicos que le correspondan.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

Este procedimiento inicia con la instalación del software enviado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y la capacitación para el manejo del mismo, y termina con la convalidación de la información ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Son responsables de esta labor el profesional universitario y el técnico operativo, dependientes del Despacho de la Secretaría de Servicios Administrativos.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

BENEFICIARIOS: Persona a la cual se le concede el beneficio de sustitución en pensión, al fallecimiento del titular. CÁLCULO ACTUARIAL: Un cálculo actuarial de pensiones, es el valor presente y aleatorio de una serie de pagos a realizar, vitalicio o temporal, ya sea por la obligación pensional de una empresa con sus empleados, de una entidad de seguridad social que ampara estas prestaciones o de una compañía de seguros que asuma las pensiones de un tercero. En consecuencia un cálculo actuarial comprende una serie de pagos durante un tiempo futuro, a partir del momento en el cual el trabajador adquiere el derecho a percibir la pensión hasta el fallecimiento del jubilado, de los sobrevivientes legalmente reconocidos o hasta cuando concluya el derecho a la pensión. La duración de la renta o serie de pagos está dada por las expectativas de vida determinadas para el trabajador y sus sobrevivientes con base en las tablas de mortalidad. Otro elemento importante es la cuantificación del valor, este está dado por la tasa o tipo de interés técnico, el cual junto con el índice de crecimiento de la pensión va a determinar el valor presente de la obligación; esto es, la disponibilidad que debe proveer la empresa para atender el pago futuro de esta prestación social. CONVALIDAR: Cruce de información entre el Municipio de Villavicencio y el Ministerio de Hacienda.






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4. MARCO NORMATIVO Ley 549/99. “Por la cual se dictan normas tenientes a financiar el pasivo pensional de las entidades territoriales, se crea el Fondo Nacional de Pensiones de las envides territoriales y se dictan otras disposiciones” Ley 863 de 2003. “Por la cual se establecen normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control, para estimular el crecimiento económico y el saneamiento de las finanzas públicas”. Decreto 1308 de 2003. “Por medio de la cual se reglamenta parcialmente la Ley 549 de 1999 y La Ley 780 de 2002”.

5. RECURSOS Talento Humano. Profesional Universitario, Técnico Operativo, auxiliar administrativo. Maquinaria y Tecnología. Equipos de cómputo, Impresoras, teléfono, fax, servicio de Internet

Materiales o Logísticos. Papelería y útiles de oficina, servicio de correo. Códigos y Normatividad vigente Metodológicos. Software y Formatos establecidos por el Ministerio de hacienda y crédito público. Medio Ambiente: Espacios adecuados.

6. GENERALIDADES El levantamiento de información para la liquidación y cálculo actuarial, es un procedimiento que es dirigido por el Ministerio de Hacienda Nacional y será encargo de realizarse en las entidades, en los periodos que establezca la ley y que actualmente tiene una frecuencia anual. Por esta razón el Municipio de Villavicencio da estricto cumplimiento a este requerimiento, ya que con el mismo se obtienen los recursos económicos trasladados por el FONPET, a fin de garantizar el pago de sus pasivos pensiónales en general, es de aclarar que la información que se envía al Ministerio es periodo anterior. La nación a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público ha creado un programa para el conocimiento del valor real del pasivo pensional de todos los municipios del país. Por esta razón el Municipio de Villavicencio da estricto cumplimiento a este requerimiento, ya que con el mismo se obtienen los recursos económicos trasladados por el FONPET, a fin de garantizar el pago de sus pasivos pensiónales en general, es de aclarar que la información que se envía al Ministerio es periodo venció, es decir anualmente se consolida la información del año anterior.






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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA CONTROL SOBRE EL CÁLCULO ACTUARIAL

N ACTIVIDAD DETALLE P.C RESPONSABLE

1

Inicia con la instalación del software PASIVOCOL necesario, suministrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público anualmente y la capacitación respectiva.

Profesional Universitario

Técnico Operativo

2

Buscar las hojas de vida de los funcionarios activos, retirados y pensionados, ubicando la información necesaria, una vez instalado el programa.

Técnico Operativo Auxiliar

Administrativo

3

Revisar y seleccionar los datos solicitados en el software. Se recibe de la Dirección de Personal la nómina de personal administrativo, de pensionados y de trabajadores oficiales.

X

Técnico Operativo

4

Una vez revisada y seleccionada la información requerida, el técnico operativo procede a digitar la información requerida en la base de datos, de cada uno de los funcionarios: documento de identidad, nombres y apellidos, sexo, estado civil, fecha de nacimiento, fecha nacimiento conyugue, tipo de empleado (oficial o público), fecha del último ingreso, días de licencia, salarios basa, salario de cotización a pensiones, primera fecha de afiliación a seguro social (Colpensiones), si se traslado a fondo privado, sector donde labora, número de mesadas, cargo.

Profesional

Universitario y/o Técnico Operativo

Instalar software y recibir capacitación

Recolectar documentación

INICIO

Revisar y seleccionar información

1

Ingresar información






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5

Se procede a consolidar y comprimir la base de datos, para el envío al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Profesional Universitario y/o

Técnico Operativo

6

Se incluye en los formatos la información solicitada, de acuerdo a lo existente en la base de datos.


Técnico Operativo

7

Se envía la base de datos comprimida, junto con los correspondientes formatos vía Internet, al Ministerio de Hacienda y Crédito Publico


Técnico Operativo

8

Una vez el Ministerio de Hacienda cuenta con la información, la valida y emite las sugerencias o recomendaciones a seguir.

Auxiliar Administrativo

Profesional Universitario

Técnico Operativo

9

Se procede a verificar y a realizar las correcciones indicadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para que sean reportadas en el siguiente envío.

X Profesional


Corregir errores

2

Incluir información

Recepcionar documento

Consolidar información

1

Enviar base de datos






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10

Se envía nuevamente al Ministerio para que den el visto bueno y entregue certificación de cumplimiento por parte de la Alcaldía de Villavicencio.

Profesional


8. FORMATOS

CODIGO NOMBRE

DEL FORMATO

CARPETA RESPONSABLE

ALMACENAMIENTO

TIEMPO DE RETENCION DESTINO

FINAL Gestión Central

Externo

Base de datos

software PASIVOCOL Ministerio de Hacienda y

Crédito público

Control de Caculo

Actuarial Técnico Operativo NA NA NA

Correo

electrónico

Control de Caculo

Actuarial Técnico Operativo NA NA NA

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DE LAS MODIFICACIONES

1 24/09/2014

Primera versión de la nueva codificación, se actualizo Generalidades, desarrollo del procedimiento. Codificación anterior: PR-1100-05-V1 de 01 de Diciembre de 2008

Visto bueno y certificación de cumplimiento

FIN

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10. ANEXOS Actualización En La Plataforma. Expedientes Laborales Historias Laborales En El Programa PASIVOCOL Base De Datos Informe De Cálculo Actuarial Informe De Validación

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