12 Pasos Para Una PMO Exitosa v5
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12 pasos para la implementación
exitosa de una PMO
Un proyecto que no puede fallar
Ing. Andreína Siller Botti, PMP, MBADirectora General
© e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
Agenda
Introducción
Homologando conceptos
12 pasos para implementar una oficina de proyectos exitosa
Consideraciones finales
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Introducción
Lista de doctores esperando para utilizar alguna de las salas: 76
Lapso que se permite el uso de la sala por cada doctor: 15 minutos
¿Cuál es la solución?
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Proyecto AProyecto BProyecto CProyecto DProyecto EProyecto FProyecto GProyecto HProyecto I
Ppto.Avance Valor
97283618
10
Proyecto A
Proyecto B
Proyecto D
Proyecto F
Proyecto H
Proyecto I
Avance Valor
9
7
8
6
8
10
Ppto.
9 Proyectos – todos mal, 3 sin valor 6 Proyectos – 3 excelente, 3 bien
¿Qué portafolio prefiere para su empresa?
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PMO
Estructura organizacional que busca apoyar a cumplir los
objetivos del negocio.
PPM PM
Procesos para la mejor selección y
monitoreo del conjunto de
proyectos relevantes para la organización.
Procesos para asegurar que cada proyecto seráplaneado, ejecutado y controlado para alcanzar el éxito .Interactúan
DO THE RIGHT PROJECT DO THE PROJECT RIGHT
Homologando conceptos
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1. Es un proyecto. Publicar el Charter
¿Cuál es la necesidad (es) que se pretende (n) satisfacer?
¿Quién o quiénes son los clientes y patrocinadores?
¿Cuánto dinero están dispuestos a invertir?
¿Qué beneficios se esperan obtener?
¿Cómo se justifica el proyecto?
¿Qué riesgos se contemplan?
¿Qué expectativa de tiempo se tiene?
¿Quién es el Project Manager?
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2. Entender y alinear expectativas
Project Manager de este proyecto
Rec
ursos Hum
anos
Calidad
Geren
tes func
iona
les
Tec
nologías de inform
ación
Prov
eedo
r (es)
Com
pras
Patroc
inad
or (es)
Líde
res de
Proye
cto
Clien
te (s)
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Este alcance se establece en varios aspectos:
Tipo de programas / proyectos
Áreas de la organización
Procesos / metodologías de la PMO
Herramientas a utilizar, incluyendo repositorio
Estructura de entregables a realizar (WBS)
3. Definir el alcance de la PMO y repositorio
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3. Definir el alcance de la PMO - procesos
A
Procesos de gobierno
A
Procesos de Portfolio
Management(alineación)
A
Procesos de Monitoreo y
Control
A
Procesos de servicio
Proyecto A
Proyecto B
Proyecto D
Proyecto F
Proyecto H
Proyecto I
Avance Valor
9
7
8
6
8
10
Ppto.
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4. Desarrollar el plan estratégico
Misión
Visión
Objetivos a mediano y corto plazo
Métricas para evaluar la PMO
Estrategia de implementación
Estructura organizacional de la PMO
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5. Planear la gestión del cambio
Esquemas de comunicación de la alta dirección
Comunidades de apoyo y resistentes identificadas
Material publicitario y de convencimiento
Estrategia para reducir la resistencia al cambio
Apoyo al plan de capacitación
Una eficiente gestión del cambio reduce el tiempo de implementación. Puede incluir:
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6. Completar plan de proveedores
Este plan puede incluir:
Selección y contratación de consultores para diseño de procesos
Selección y contratación de consultores para la gestión del cambio
Selección y contratación de consultores para diseñar e impartir la capacitación
Selección y adquisición de herramientas (en este proceso puede ser recomendable que participen los consultores)
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7. Ejecutar la contratación de consultores
Se completa y envían los documentos de requerimiento de propuesta (RFP) para los consultores que se van a buscar
Se revisan propuestas, se validan referencias y se seleccionan los consultores más convenientes
Se firman los contratos
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8. Formalizar el plan integral del proyecto
Asegurarse de incluir:
Plan de recursos humanos (organigrama y matriz de Roles y Responsabilidades)
Plan de calidad (criterios de aceptación y mecanismos de revisión)
Plan de riesgos
Plan de comunicaciones y de escalamiento
Cronograma y presupuesto
Procedimiento de control de cambios
Plan de monitoreo
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Se ejecuta el plan de gestión del cambio
Los consultores trabajan en el desarrollo de procesos
Se asegura la revisión y aprobación de los procesos desarrollados
A partir de este momento se ejecuta, monitorea y controla el proyecto, de acuerdo al plan.
9. Desarrollar procesos y gestionar el cambio
Se ejecuta el plan para adquirir e instalar herramientas
Se coordina la configuración de herramientas con el desarrollo de procesos
Se revisa y aprueba la configuración de herramientas
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10. Adquirir y configurar herramientas
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El consultor seleccionado (o la empresa):
Recolecta la información de procesos y herramientas
Confirma el plan de capacitación
Desarrolla los materiales de capacitación
Imparte los cursos desarrollados
11. Diseñar e impartir la capacitación
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Revisar y ajustar la estrategia y el plan de implementación:
□ Qué proyectos
□ Qué elementos de la metodología
Monitorear semanalmente el avance de la carga de proyectos reales
Controlar, tomando las acciones necesarias para resolver los problemas que se presenten en la carga de los proyectos
Festejar la terminación del proyecto
12. Implementar proyectos reales y festejar
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Resumiendo
1. Publicar el Charter
2. Entender y alinear expectativas
3. Definir el alcance de la PMO
4. Desarrollar el plan estratégico
5. Planear la gestión del cambio
6. Completar plan de proveedores
7. Ejecutar la contratación de consultores
8. Formalizar el plan integral del proyecto
9. Desarrollar procesos y gestionar el cambio
10. Adquirir y configurar herramientas
11. Diseñar e impartir la capacitación
12. Implementar proyectos reales y festejar
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Consideraciones finales
Elementos indispensables para el éxito de una PMO
Cultura de la organización involucrada
Apoyo de la alta dirección
Amplio alcance organizacional
Pragmatismo en procesos y metodologías
Desarrollo de competencias
Plan claro de implementación
Monitoreo a la implementación, al menos, 6 meses
Muchas gracias
Ing. Andreína Siller Botti, MC, PMPDirectora General
Practum
+52 (81) 8315 2324