MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: JEFE INMEDIATO PROCESOAUXILIAR ADMINISTRATIVA COORDINADOR ADMINISTRATIVO GESTION ADMINISTRATIVA

COMPETENCIA REQUISITO

EDUCACINProfesin:Especializacin: No se requiereConvalidacin: 2 Aos de Experiencia en cargos similares

EXPERIENCIA Experiencia mnima de 6 meses en cargos similares

FORMACIN

HABILIDADES Trabajo en equipo, Manejo de PersonalToma de decisiones: Habilidad para los negocios

PELIGROS Y RIESGOS ASOCIADOS AL CARGO ASPECTOS E IMPACTOS AMBINTALES ASOCIADOS AL CARGO

FUNCIONES GENERALES

1. Cumplir y hacer cumplir las normas disciplinarias, reglamento interno y reglamento de higiene y seguridad industrial2. Mantener informacin acerca de su gestin3. Manejar informacin e indicadores4. Guardar la debida reserva de la informacin conocida en razn de su cargo5. Mantener limpio y ordenado el puesto de trabajo6. Informar las anomalas observadas que atenten contra el normal funcionamiento y desempeo de las actividades de la empresa7. Cumplir y hacer cumplir estrictamente las normas y procedimientos HSEQ establecidas por la Empresa a fin de garantizar un trabajo seguro8. Cumplir y hacer cumplir estrictamente las normas y procedimientos HSEQ establecidas por la Empresa a fin de garantizar un trabajo seguro

FUNCIONES ESPECIFICAS1. Velar por el cumplimiento de los aspectos legales que influyen el correcto desarrollo de la empresa.2. Recepcin y archivo de Hojas de vida3. Elaboracin de contratos al personal nuevo4. Afiliaciones del personal a seguridad social5. Elaboracion de certificaciones laborales6. Recepcin de documentacin externa, facturas y cuentas de cobro.7. Recepcin y organizacin de correspondencia.

Estudiante, tecnico , tecnologo, ingeniero o carreras administrativas a fines

Induccion HSEQ, Conocimientos bsicos en el sector de transporte

Riesgo fisico, psicolaboral, Biomecanico (ergonomico), de transito, quimico, biologico, locativo, publico, fenmenos naturales

consumo de insumos de oficina, consumo de recursos naturales, generacion de emisiones, generacion de residuos no peligrosos, generacion de residuos peligrosos

8. Mantener archivo general actualizado9. Redaccin y/o elaboracin de documentos e informes cuando lo solicite su jefe inmediato.

10. Envio de documentos, consignaciones.11. Apoyar pago de polizas, leasing y obligaciones financieras12. Registro como proveedores ante el cliente13. Apoyar Radicacin de facturas 14. Atencin telefnica o personalizada de clientes y proveedores15. Responsable de actividades en bancos16. Diligenciar los formatos que apliquen al cargo para el Sistema de Gestin HSEQ.17. Verificacion de documentos a contratistas y proveedores1819. Registro y control de visitantes20- Entrega de dotaciones21. Velar por que los elementos de proteccin personal sean correctamente usados y que estn en buenas condiciones de uso22.23. Velar por el cumplimiento y mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad y del reglamento de HSE.24. Revisar peridicamente que los registros y dems documentos se encuentren al da y correctamente diligenciados.25. Diligenciar los formatos que apliquen al cargo para el Sistema de Gestin HSEQ.26. Realizar labores de aseo en las oficinas administrativas27. Realizar las demas funciones asignadas por sus jefes

RESPONSABILIDADES

HSEQ

EQUIPO Equipos de oficina

INFORMES: Los demas solicitados por la gerencia, coordinacion administrativa, coordinacion operativa

DOCUMENTOS Y REGISTROS:

NIVEL DE AUTORIDAD

REPORTA A : Coordinador Administrativo

RENDICION DE CUENTAS:

LE REPORTAN: Los trabajadores de la empresa.AUTORIDAD NA

Realizar acompaamiento en el desarrollo de cada una de las actividades administrativas y operativas de la empresa para verificar las condiciones de operacin y cumplimiento de las especificaciones de seguridad

Seguimiento de documentacion personal, maquinaria y equipos (vencimientos de documentacion) e informar a la coordinacion de operaciones con una semana de anticipacion el vencimiento de documentos

Asistir a charlas y capacitaciones HSEQ programadas. Conocer y entender la misin, visin, polticas y objetivos de la organizacin. Participar en programas de gestin ambiental y de seguridad. Informar oportunamente accidentes o casi accidentes, as como actos y condiciones inseguras. Exigir el uso adecuado de EPP. Exigir y Cumplir con normas y procedimientos HSEQ establecidos en la organizacin Coordinar con la ARL las capacitaciones, visitas y demas actividades que se puedan realizar para el beneficio del personal. Cumplir el decalogo de compromiso con la vida de Ecopetrol

Requisitos de ingreso del personal, hojas de vida, archivo de entrevistas del personal, acta de compromiso, cartas de despido y renuncia, archivo de certificacion medica laboral, autorizacion de descuentos, control documentacion del personal,

A LA COORDINACION ADMINISTRATIVA Y/O GERENCIA: Participacin en reuniones y actividades de seguridad y salud en el trabajo planificadas, Cumplimiento de estndares y procedimientos de seguridad, Aporte al mantenimiento de indicadores de gestion, cumplimeinto tareas asignadas.

Revisado por: Tary Lorena Mosquera Campos Cargo: Coordinador Administrativo Fecha: 29/10/2014

Aprobado por: Wilson Armando Pineda Castro Cargo: Gerente Fecha:

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MANUAL DE FUNCIONES

PROCESOGESTION ADMINISTRATIVA

REGISTRO

Diploma o Acta de grado

Certificaciones

Certificaciones

Evaluacin de la induccion

Capacitaciones

ASPECTOS E IMPACTOS AMBINTALES ASOCIADOS AL CARGO

FUNCIONES GENERALES

Cumplir y hacer cumplir las normas disciplinarias, reglamento interno y reglamento de higiene y seguridad industrialMantener informacin acerca de su gestinManejar informacin e indicadoresGuardar la debida reserva de la informacin conocida en razn de su cargoMantener limpio y ordenado el puesto de trabajoInformar las anomalas observadas que atenten contra el normal funcionamiento y desempeo de las actividades de la empresaCumplir y hacer cumplir estrictamente las normas y procedimientos HSEQ establecidas por la Empresa a fin de garantizar un trabajo seguroCumplir y hacer cumplir estrictamente las normas y procedimientos HSEQ establecidas por la Empresa a fin de garantizar un trabajo seguro

FUNCIONES ESPECIFICASVelar por el cumplimiento de los aspectos legales que influyen el correcto desarrollo de la empresa.Recepcin y archivo de Hojas de vidaElaboracin de contratos al personal nuevoAfiliaciones del personal a seguridad socialElaboracion de certificaciones laboralesRecepcin de documentacin externa, facturas y cuentas de cobro.Recepcin y organizacin de correspondencia.

CODIGO: GA-FT-05 VERSION: 0

FECHA:10/07/2014

consumo de insumos de oficina, consumo de recursos naturales, generacion de emisiones, generacion de residuos no peligrosos, generacion de residuos peligrosos

Mantener archivo general actualizadoRedaccin y/o elaboracin de documentos e informes cuando lo solicite su jefe inmediato.Envio de documentos, consignaciones.Apoyar pago de polizas, leasing y obligaciones financierasRegistro como proveedores ante el clienteApoyar Radicacin de facturas Atencin telefnica o personalizada de clientes y proveedoresResponsable de actividades en bancosDiligenciar los formatos que apliquen al cargo para el Sistema de Gestin HSEQ.Verificacion de documentos a contratistas y proveedores

Registro y control de visitantesEntrega de dotacionesVelar por que los elementos de proteccin personal sean correctamente usados y que estn en buenas condiciones de uso

Velar por el cumplimiento y mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad y del reglamento de HSE.Revisar peridicamente que los registros y dems documentos se encuentren al da y correctamente diligenciados.Diligenciar los formatos que apliquen al cargo para el Sistema de Gestin HSEQ.Realizar labores de aseo en las oficinas administrativasRealizar las demas funciones asignadas por sus jefes

RESPONSABILIDADES

Equipos de oficina

Los demas solicitados por la gerencia, coordinacion administrativa, coordinacion operativa

NIVEL DE AUTORIDAD

Coordinador Administrativo

Los trabajadores de la empresa.NA

Realizar acompaamiento en el desarrollo de cada una de las actividades administrativas y operativas de la empresa para verificar las condiciones de operacin y

Seguimiento de documentacion personal, maquinaria y equipos (vencimientos de documentacion) e informar a la coordinacion de operaciones con una semana de

Informar oportunamente accidentes o casi accidentes, as como actos y condiciones inseguras.

Exigir y Cumplir con normas y procedimientos HSEQ establecidos en la organizacinCoordinar con la ARL las capacitaciones, visitas y demas actividades que se puedan realizar para el beneficio del personal.

Requisitos de ingreso del personal, hojas de vida, archivo de entrevistas del personal, acta de compromiso, cartas de despido y renuncia, archivo de certificacion medica laboral, autorizacion de descuentos, control documentacion del personal,

A LA COORDINACION ADMINISTRATIVA Y/O GERENCIA: Participacin en reuniones y actividades de seguridad y salud en el trabajo planificadas, Cumplimiento de estndares y procedimientos de seguridad, Aporte al mantenimiento de indicadores de gestion, cumplimeinto

Aprobado por: Wilson Armando Pineda Castro

Este documento es controlado, cualquier versin impresa se considerar no-controlada.Su reproduccin total o parcial debe hacerse bajo previa autorizacin del propietario EMICOR COLOMBIA S.A.S

Auxiliar Administrativa