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Capítulo II. Marco Teórico.

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CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

Según Hernández, Fernández y Baptista (2000, p. 22) “elaborar el

marco teórico, implica analizar y exponer aquellas teorías, enfoques

teóricos, investigaciones y antecedentes en general que se consideren

válidos para el correcto encuadre del estudio”.

1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN

A continuación se hará mención de las diferentes tesis de grado que

se relacionan con el presente trabajo de investigación, pretendiendo dar un

aporte significativo a la gerencia para lograr la adecuada aplicación de un

buen sistema de control interno de las cuentas por cobrar.

Morán (2001) elaboró el “Diseño de un Sistema de Control Interno

aplicado a las Cuentas por Cobrar de la unidad educativa Luis

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Villalobos Villasmil”, efectuado en la Universidad Dr. Rafael Belloso

Chacín, Facultad de Ciencias (Cs.) Administrativas.

La presente investigación tuvo como objetivo elaborar el diseño de un

sistema de control interno aplicado a las cuentas por cobrar de la unidad

educativa Luis Villalobos Villasmil.

En el ámbito metodológico el tipo de estudio fue de tipo descriptivo

siendo el diseño no experimental, utilizándose la totalidad de la población

existente, conformada por la Directora, Administradora y Secretar ia

(Población A) y ciento catorce (114) representantes que integran al instituto

(Población B). Para la recolección de datos se implementaron dos

instrumentos, una entrevista dirigida a la población A y una encuesta

elaborada para la población B. En el análisis se utilizó la estadística

descriptiva con frecuencias absolutas y relativas, representando los

resultados, por medio de cuadros y tablas.

Los resultados arrojados indicó la necesidad que tiene la Unidad

Educativa Luis Villalobos Villasmil de un sistema de control interno para sus

cuentas por cobrar como medida de protección de este importante activo.


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Este estudio agrego valor a la presente investigación, al dar a conocer

los requerimientos que se deben considerar al realizar un diseño, sobre todo

para un área tan importante como lo son las cuentas por cobrar.

De igual forma, Bracho y Fernandez (2001) desarrollaron una

investigación titulada “Evaluación del Sistema de Control de las Cuentas

por Cobrar de la empresa AME Zulia C.A”, en la Universidad Dr. Rafael

Belloso Chacín, Facultad de Cs. Administrativas.

Dicha investigación tuvo como objetivo diagnosticar la situación

referida a las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas analizando

las políticas y normas; describiendo los procedimientos de cobranza que

ejecutan además de evaluar los criterios para llevar el control.

El tipo de investigación fue descriptivo, evaluativo, estudio de caso y

de campo, con un diseño no experimental, transversal. Consideró como

población a seis (6) sujetos del departamento de cobranza recogiendo la

información mediante la entrevista para lo cual se elaboró un cuestionario de

31 preguntas, el cual fue validado por 5 expertos. Los datos se analizaron

mediante la frecuencia absoluta.

Los resultados evidenciaron que como fortaleza tiene, que hacer

auditorias mensualmente, pero la debilidad mayor es que el control interno


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no es efectivo y esta amenazado a la empresa a generar pérdidas por seguir

brindando el servicio y el cliente no lo cancela. La empresa no tiene políticas

de cobranzas y las normas no se cumplen. Todo esto permite concluir que en

la empresa no se lleva coordinación de las acciones de allí que el sistema no

sea efectivo al fallar en otorgar crédito a personas que no pueden cumplir

con el contrato por falta de liquidez y rentabilidad, hecho que ocasiona

desviaciones importantes en la cobranza.

La investigación es relevante para el presente estudio, ya que

proporciona información sobre la importancia que presentan los controles

internos para el logro eficiente en las operaciones.

De igual forma, Botero y Pernia (2001) efectuaron una investigación

titulada “Evaluación de los Controles Internos de las Cuentas por Cobrar

para la empresa de Servicio Caso: Publicidad Republica DDB”, en la

Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín, Facultad Cs. Administrativas.

La investigación centro su propósito en la evaluación de los controles

internos de las cuentas por cobrar. El marco teórico del estudio se

fundamentó en los diversos criterios de Cepeda, Coopers y Librand (1997),

Colmes (1991), Redondo (1994), entre otros.


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A nivel científico se empleo un tipo de investigación descriptiva,

aplicada, no experimental, prospectiva. La población de estudio es finita,

accesible y determinada, la cual se compone de cinco (5) sujetos,

representantes en su totalidad del departamento contable de la empresa. La

recolección de datos se llevo a cabo a través de una entrevista semi-

estructurado.

Los datos obtenidos se analizaron utilizando un enfoque cualitativo y

cuantitativo. Este análisis comparativo entre autores recomienda definir

líneas de responsabilidades, separación de las funciones de crédito,

cobranza, facturación y contabilización de los procesos de auditoria y

realizarlos con más periodicidad, la exigencia de documentos que garanticen

mayor respaldo a los créditos otorgados, actualizar manuales de normas y

procedimientos entre otros.

El estudio realizado por Botero y Pernia, reflejó la importancia que

para el reforzamiento del control interno tiene la validación de la información

inherente a las cuentas por cobrar.

Así mismo, Berruela y Martínez (2002) desarrollaron una investigación

dirigida a la “Evaluación del Sistema de Control Interno de las Cuentas

por Cobrar de la Empresa Compeca (Comunicación Perijá, C.A.)”, en la

Universidad Dr. Rafael Belloso chacín.


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El presente estudio estuvo dirigido a realizar la evaluación del sistema

de control interno de las cuentas por cobrar de la empresa Comunicaciones

Perijá, C.A. (Compeca).

El marco teórico de la investigación se fundamento con criterios

basados en diversos autores, siendo los mas relevantes: Bolten (1990) y

(1993), Catácora (1996) y Cepeda (1997); entre otros. El tipo de

investigación fue descriptiva y aplicada con diseño no experimental

transversal - descriptiva. La población estuvo compuesta por tres (3)

personas en el área directiva y dos (2) trabajadores del área operativa de la

empresa compeca, realizándose un censo poblacional. La información fue

obtenida a través de una entrevista, validada por expertos. Los datos fueron

analizados considerando las frecuencias absolutas o conteo natural de

respuestas.

Los resultados indicaron que entre las fortalezas se encuentran la

buena capacidad financiera, controles definidos en el proceso, adecuada

capacitación del personal, canales de comunicación ajustados, información

precisa en cuanto a los procesos a seguir, trabajo en equipos competentes e

instrucciones claras por parte del supervisor. Entre las debilidades destacan

los controles contables, deficiencias en los controles administrativos,

problemas financieros de la empresa, formatos deficientes y falta de

información en el personal. En torno a las oportunidades, incluyeron la


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dinámica económica, aumento de los intercambios económicos y aumento de

la demanda del mercado, la globalización de la economía y las nuevas

políticas económicas del país.

Finalmente, en cuanto a las amenazas, indicaron los problemas

económicos del país, el aumento de los intereses de los créditos fiscales, los

problemas de insumos en el mercado y el aumento de la inflación. Se obtuvo

que existen y se cumplen los controles internos administrativos, así como las

políticas de la empresa, las cuales existen para regular el proceso de las

cuentas por cobrar. Existen limitaciones en cuanto a las normas y

procedimientos, los cuales no son conocidos por el personal, dando como

resultado falta de cumplimiento de los mismos, los cuales se consideran

inefectivos para apoyar el logro de los objetivos trazados.

De lo anterior planteado, se puede decir que el trabajo de

investigación mencionado guarda relación con respecto al tema de estudio.

La relación está orientada primordialmente en que ambos trabajos de

investigación tratan de analizar normas, políticas y procedimientos del

sistema del control interno de las cuentas por cobrar.

Finalmente, Gómez y Guevara (2002), elaboró una “Evaluación del

Sistema del Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la Empresa


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Veneaduana, C.A., en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacïn: Facultad de

Cs. Administrativa.

La presente investigación tuvo como propósito Evaluar el Sistema de

Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la empresa Veneaduana, C.A.,

ubicada en Maracaibo, Estado Zulia.

El marco teórico de esta investigación se fundamentó en varios

criterios de autores, siendo los más relevantes, Meigs (1998), Gitman (1996),

Catácora (1997) y Horngren (1994). A nivel metodológico el tipo de

investigación fue aplicada, transversal descriptiva y observacional,

calificando el diseño de la investigación como no experimental. Para lograr

este estudio se seleccionó como población seis (06) empleados

pertenecientes a los departamentos de Crédito y Cobranza, Contabilidad y la

Gerencia General.

La recolección de datos se efectuó a través de tres (03) cuestionarios

estructurados los cuales fueron validados a través de cinco (05) expertos en

el área, y cuyos resultados fueron analizados mediante el uso de tablas de

frecuencia.

Como resultado se evidenció una serie de debilidades que están

afectando los procesos que se desarrollan en el Departamento de Crédito y


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Cobranza, evitando la efectividad en los mismos; las funciones de crédito y

cobranza no se encontraron segregadas, se halló fallas en el adiestramiento

en el área e incertidumbre en el conocimiento de las políticas, resultados que

permitieron la evaluación del control interno como producto de mejoramiento

planificado a partir del cuestionario sobre los procedimientos realizados en la

actualidad por los trabajadores que intervienen en el mismo.

Este análisis comparativo entre autores recomienda definir líneas de

responsabilidad, separación de las funciones de crédito y cobranza,

facturación y contabilización de los procesos, la exigencia de documentos

que garanticen mayor respaldo a créditos otorgados y a efectuar un control

del cumplimiento de políticas, normas y procedimientos que permitan agilizar

los procesos de otorgamiento de crédito.

Los resultados arrojados por dicha investigación son relevantes para

la investigación objeto de estudio, ya que, proporcionan información acerca

de la necesidad que hay de establecer una mayor frecuencia en la aplicación

de los controles internos.

2. BASES TEÓRICAS


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Para realizar la investigación fué importante suministrar información

relevante, con teorías que están relacionadas directamente con el tema de

estudio, para una mayor comprensión del problema objeto de estudio.

A continuación se presentan las consideraciones teóricas de diversos

autores acercas de las variables a tratar las cuales sirven como fundamento

para la realización de la presente investigación.

2.1 SISTEMA.

Cuando se habla de sistema es importante para los negocios, su

relación con el concepto de ciclo de vida y los procesos de toma de

decisiones en la empresa.

2.1.1 DEFINICIÓN DE SISTEMA.

Según, Catacora (1997, p. 25), “un sistema es un conjunto de

elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos

atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para

lograr un objetivo común”.


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De igual manera, Gómez Ceja (1997, p. 3), establece que “un sistema

es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo particular, de

acuerdo con un plan”.

Así mismo, se puede decir que los sistemas a nivel de las

organizaciones permiten planificar sus objetivos o metas para realizar sus

actividades en forma adecuada y de esta manera lograr una coordinación

integral de todos sus elementos.

2.1.2 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

Según, Gómez Ceja (1997, p. 9) la característica inicial de un sistema

consiste en estar compuesto por partes que ejercen interacción, cada una de

las cuales reviste intereses propios, sin esas interacciones el estudio de

sistemas sería relativamente poco interesante, pues son ellos los que

enriquecen mucho el comportamiento de un sistema y hacen de su análisis

una tarea muy completa. Los componentes de un sistemas están integrados

por subpartes y, a su vez, éstas están ligadas mediante diversas interfases.

La descripción completa del comportamiento del sistema exige la

descripción del comportamiento de cada componente, así como las

interrelaciones de esos componentes. Los límites de un sistema son


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necesariamente arbitrarios, o sea, cualquier rama de la jerarquía de un

sistema puede ser considerada como un sistema en sí mismo.

En general, existen interacciones entre un sistema y su ambiente, pero

las variables exógenas se tratan como si fueran incontrolables, se considera

que sólo las variables endógenas, que se emplea para describir un sistema,

son susceptibles de cierto grado de control significativo.

La fijación de un límite esencial arbitrario entre un sistema y su

ambiente entraña el peligro de que las interacciones significativas no se

consideren en forma explícita, tal fracaso introduce a la penalidad

tradicionalmente asociada con las suboptimizaciones, es decir, la de lograr

que sus metas locales no guarden coherencias con las metas superiores o

globales. La estructura interna de un sistema como un límite con el ambiente,

es un tanto cuanto convencional.

En resumen, todo sistema, cualquiera que sea su naturaleza, tiene

tres características básicas:

Ø Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez está

contenido en otros sistemas de carácter superior. Esto da como

resultado, haciendo hincapié en la idea, una auténtica categorización

de suprasistemas, sistemas y subsistemas.


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Ø Todos los componentes de un sistemas, así como sus interrelaciones,

actúan y operan orientados en función de los objetivos del sistema. Se

puede deducir que los objetivos constituyen el factor o elemento que

disecciona todas las partes del conjunto.

Ø La alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones

incide en las demás y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la

importancia de las otras características, ésta constituye uno de los

soportes básicos para la construcción del modelo o matriz de análisis

administrativo.

2.1.3 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS

Para Gómez Ceja (1997, p. 8) la administración de una organización

consiste fundamentalmente en la capacidad de manejar sistemas complejos,

en mayor o menor grado. En nuestros días observamos cómo poco a poco,

los sistemas y sus estudios cobran importancia de acuerdo con el desarrollo

de las organizaciones. Se puede afirmar que los procedimientos, formas y

métodos para llevar a cabo las actividades son elementos componentes del

sistema.


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Para la práctica administrativa, adecuada y actualizada, serán los

sistemas utilizados por lo que así lo determinen. Éstos serán por tanto

realistas, objetivos y flexibles, de modo que vayan acordes con el momento

histórico y la situación en que sean implantados. Es necesario también que

sean claros y que den la posibilidad a cambios estructurales, pero no de

esencia.

La administración es en sí una metodología efectiva aplicables a las

actividades y a las relaciones humanas, siendo los sistemas un medio de

acción y de resultados. Mediante ellos se evita que se pierda de vista los

objetivos primordiales de la empresa, pues de no ser por ellos se caería en

divagaciones.

Los sistemas que se elaboran sin haber considerado posibles

situaciones de cambios corren el riesgo de quedar obsoletos e inservibles,

por eso será necesario hacerles modificaciones paulatinas, cada vez que

aparezcan factores que ameriten ajustes, cualesquiera que fueran y que

afecten de manera directa a toda la organización.

Como ejemplo se puede tomar la organización como un sistema, que

a la vez se rige por un sistema de planes. El conjunto de planes elegidos

para regir una empresa constituye, asimismo, un sistema jerárquico

excesivamente complejo.


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2.1.4 PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS

Según Gómez Ceja (1997, p. 10) “la integración (o coherencia) y la

independencia (aditividad) no son dos propiedades separadas, puesto que

son los extremos de una misma propiedad. Integración e independencia son

fenómenos de calidad, pero aún no se cuenta con un método sensible para

la medición de esta propiedad en una escala de proporcionalidad. Sin

embargo, esta propiedad es de utilidad en su idea general, puesto que todos

los sistemas presentan un grado de integración”.

Estos principios representan un punto de suma importancia para la

investigación ya que los mismos reflejan de manera global las bases de los

sistemas.

La teoría general de sistema es análoga a los principios de las partes

integrantes dentro de un todo. Por tanto, el principio de integración es vital en

el concepto de sistemas. Los principios de integración según Jonson, Kast y

Rosenzwing son los siguientes:

a) El todo es primero y las partes son secundarias.


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b) La integración es la condición de la interracionalidad de las muchas

partes dentro de una.

c) Las partes así constituidas forman un todo indisoluble en el cual

ninguna parte puede ser afectada sin afectar todas las otras partes.

d) El papel que juegan las partes depende del propósito para el cual

existe el todo.

e) La naturaleza de la parte y su función se derivan de su posición

dentro del todo y su conducta es regulada para relacionar del todo

a la parte.

f) El todo es cualquier sistema o complejo o configuración de energía

y se conduce como una pieza única, no importando qué tan

compleja sea.

g) La totalidad debe empezar con una premisa y las partes, así como

su relaciones, deberá evolucionar a partir del todo.

En resumen a los principios de los sistemas se destaca que ellos nos

representa como un grado de integración y refleja las bases de dichos

sistemas.


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2.1.5 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS

De acuerdo, con Catacora (1997 p. 27) los sistemas desde el punto

de vista de los negocios y su relación con la teoría contable deben estar

clasificados bajo distintos puntos de vistas como son:

Ø Sistema de Producción, tiene como fin, manejar y controlar todas

las operaciones que se generan dentro del proceso productivo de

una empresa manufacturera, o el proceso de prestación de

servicios en una empresa de servicios. Funciones principales que

debe tener un sistema de producción:

• Planificación de la producción.

• Planificación de la materia prima y otros costos.

• Control de la producción.

Ø Sistemas de Ventas, se basa en la actividad de un negocio. El

sistema de venta cubre las siguientes funciones o subsistemas.

• Facturación y cobranzas.

• Control de canales de distribución.


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• Mercadeo.

Ø Sistema de Administración y Finanzas, está representado por todos

aquellos que se derivan de las dos funciones anteriormente

explicadas. La empresa tiene ciertos sistemas que son:

• Manejos de inversiones.

• Cuentas por pagar.

• Compras.

• Activos fijos.

• Inventarios.

• Bancos.

• Recursos humanos.

• Contabilidad.

Es importante tomar en cuentas estas clasificaciones ya que le

permite a la organización manejar y controlar todas las operaciones.

2.1.6 ANÁLISIS DEL SISTEMA


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Según Catacora (1997 p. 34) se define como todas aquellas

actividades que se realizan para descomponer y explicar un sistema de

información de cada uno de sus elementos.

Cuando utilizamos el término computadora, inmediatamente debemos

pensar en el software que debe utilizar el equipo y el objetivo a cumplir por el

mismo. Cuando unimos los conceptos de computadora y software, nace

intuitivamente el concepto de sistema de información.

2.1.7 TIPOS DE SISTEMA

De acuerdo con Catacora (1997 p. 43) las empresas utilizan sistemas

para el procesamiento de la información generada por todas sus

operaciones. Estos sistemas podemos denominarlos, sistemas

administrativos. Su principal función es ayudar a soportar las decisiones

gerenciales de la empresa para girar las operaciones y cumplir con los

objetivos de la misma. Existen sistema para manejar la facturación, las

compras, los inventarios y muchas otras funciones que existen en una

empresa. Éstos pueden ser caracterizados como sistemas administrativos

para el manejo de las funciones anteriormente nombradas.


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Una característica común a todos ellos es la de no manejar

directamente la información que se registra en la contabilidad, o que es

procesada por un sistemas de contabilidad. Podríamos afirmar que son

sistemas administrativos orientados al manejo operativo de las transacciones

y no a los aspectos financieros.

El sistema contable es el sistema alrededor del cual giran todos los

demás. Es necesario identificar las relaciones entre los sistemas

administrativos que operan en la empresa, y el sistema contable propiamente

dicho. Al final de todos los procesos, el sistema contable recibirá en forma

resumida los movimientos que tengan los demás. Aquí podemos encontrar la

primera forma de comunicación entre esos sistemas.

Desde el punto de vista conceptual, existe un solo sistema contable

para cada compañía, es decir, aquel en la cual se registran todas las

transacciones que de alguna manera tiene impacto en los estados

financieros, o dicho de otra forma, aquellas operaciones que sean medibles

de alguna manera en términos monetarios. Una diferencia entre un sistema

contable y no contable, es el registro de las operaciones y su centralización y

una sola base de datos.

Ø Sistemas Integrados, implica el compartir información entre dos o

más sistemas.


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• Definición de Parámetros, consiste en una definición inicial

que se le da a un sistema para que sea tomada en cuenta

para sus funcionamiento. Esta definición inicial determinará

claramente diferentes aspectos tales como: grado de

integración entre módulos, niveles de seguridad, tipos de

operaciones a realizar, códigos de cuentas y otras más.

• Captura de la Información, en un sistema integrado se refiere

al momento en el cual se transfieren las operaciones de un

sistema a otro. Para que exista la captura de información, los

movimientos deben estar parametrizados totalmente.

• Transferencia de la Información, puede ser en forma

automática o iniciada por algún usuario autorizado. En el

primer caso, es decir, cuando la transferencia de información

es realizada en forma automática, previamente deben

haberse definido los parámetros correspondientes en la

primera etapa; en este caso, el proceso es transparente para

el usuario.

La segunda forma en la cual se puede transferir la

información es a través de un proceso iniciado por un


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usuario; esto ocurre al final del día, semana o mes, cuando

los movimientos de cualquier sistema son acumulados y

actualizados en los archivos maestros de datos. Previa a la

transferencia de información, debe hacerse una relación de

los datos que serán actualizados a fin de asegurar que se

transfieran únicamente movimientos válidos.

• Controles Sobre la Transferencia, los controles sobre la

transferencia de la información de un sistema integrado, se

pueden clasificar dependiendo de si la transferencia es

inmediata, o al final de un período. En el primer caso, es

decir, si la información es transferida y actualizada en el

momento en que ocurren las operaciones, los controles

sobre el ingreso de datos deben ser lo suficientemente

fuertes, de tal forma que no permitan el ingreso de datos

inconsistentes, incompletos y no validos.

En el segundo caso, es decir, cuando la información es

transferida a posteriori, los datos son validos o controlados

generalmente en el momento en que se corre el proceso de

transferencia correspondiente.


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Ø Sistemas no Integrados, debemos decir que en el funcionamiento

de un sistema integrado, la transferencia de información se realiza

por lo general, a través de movimientos resumidos y al final de

periodos previamente definidos. La integración es vista

generalmente con referencia al sistema contable, sin embargo,

puede existir un segundo enfoque de integración entre sistemas

auxiliares o distintos al sistema contable propiamente dicho.

Ø Sistemas Auxiliares, son todos aquellos sistemas que sean distintos

al sistema contable. Un sistema auxiliar se puede definir como

aquel sistema que maneja en forma operativa y detallada todas las

transacciones comunes a una actividad típica del negocio,

producción, ventas, facturación, inventarios, cuentas por pagar, etc.

Una característica básica de un sistema auxiliar es la de manejar

información en forma detallada.

2.2 CONTROL

El control sirve para confirmar la veracidad del proceso. Pueden ser

preventivos o de detección, estos es dependiendo de la relación de dicho

proceso.


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2.2.1 DEFINICIÓN DE CONTROL

Según Cepeda (1997, p. 3) el control es una de sus acepciones

gramaticales quiere decir comprobación, intervención o inspección. En

esencia, el control tiene como finalidad preservar la existencia de cualquier

organización y apoyar su desarrollo; su objetivos es contribuir con los

resultados.

De igual manera, Münch ( 1998, p.171) “el control consiste en verificar

si todo ocurre de conformidad con el plan de trabajo adoptado, con las

instrucciones emitidas con los principios establecidos, teniendo como fin

señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que

produzcan nuevamente”.

Se puede decir, que el control es la última fase del proceso

administrativo que se encarga de que se cumplan en cada una de las etapas

del mismo, las normas y procedimientos que se han establecido para el logro

de los objetivos esperados.

2.2.2 IMPORTANCIA DEL CONTROL


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Según Münch (1998, p. 172) el control es la herramienta con que

cuenta toda organización para el cumplimiento de los lineamientos generales

de trabajo que han sido establecidos y para encontrar desviaciones de estos

mismos en los procesos organizacionales, partiendo de estas premisas se

puede establecer que la importancia del control radica en:

Ø Establece medidas correctivas, de tal forma que se alcancen los

planes con éxito.

Ø Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar

desviaciones para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

Ø Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el

momento que se establecen medidas correctivas.

Ø Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de

los planes sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de

planeación.

2.2.3 PRINCIPIOS DEL CONTROL


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Según Münch (1998, p. 173) la aplicación racional del control debe

fundamentarse en los siguientes principios:

Ø Principio del Equilibrio:

A cada grupo de delegación definido debe de proporcionarse el

grado de control correspondiente, de la misma manera que la

autoridad se delega y la autoridad se comparte. Al delegar autoridad

es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar

que sé está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la

autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

Ø Principios de los Objetivos:

Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es

decir, el control no es un fin, si no un medio para alcanzar los

objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se

fundamenta en los objetivos y si a través de él no se evalúa el logro

de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas

especifica de actuación o estándares, que sirvan de patrón para la

evaluación, la cual se determina con base en los objetivos.

Ø Principio de la Oportunidad:


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Para que el control sea eficaz necesita ser oportuno, es decir,

aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea

posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control

cuando no es oportuno carece de validez y reduce al mínimo la

consecución de los objetivos.

Ø Principios de las Desviaciones:

Todas las variaciones que se presentan en relación con los

planes, deben ser analizadas de manera de conocer las causas que

las originan, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en

el futuro. Es difícil detectar variaciones o desviaciones si no se hace

el análisis de las mismas y sino se establecen medidas preventivas

y correctivas.

Ø Principio de Excepción:

El control debe aplicarse, preferiblemente, a las actividades

excepcionales o representativas a fin de reducir costos y tiempo,

delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas

requieren de control.

Ø Principio de la Función Contralora:


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Este principio señala que la persona o la función que realiza el

control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

2.2.4 ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CONTROL

El control es un proceso complejo que debe estar estructurado de una

manera correcta para el cumplimiento de sus objetivos. De igual manera

Cepeda (1997, p. 9) el proceso de control se debe estructurar bajo las

siguientes condiciones:

Ø Un término de comparación, que puede ser un presupuesto, un

programa, una norma, un estándar o un objetivo.

Ø Un hecho real, el cual se compara con la condición o término de

referencia.

Ø Una desviación, que surge como resultado de la comparación del

término de comparación y el hecho real.

Ø Un análisis de causas, las cuales han dado origen a la desviación

entre el hecho real y la condición ideal o término de referencia.


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Ø Toma de acciones correctivas, son las decisiones que se han de

tomar y las acciones que se han de desarrollar para corregir la

desviación.

2.3 CONTROL INTERNO

El control interno es la bese exacta donde reposa la seguridad de un

sistema contable. El control interno establecerá si existe una confianza

apropiada de que las operaciones en los estados financieros son confiables o

no.

2.3.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO

De acuerdo con Whittington y Pany (2000, p. 171) interpretan el

término control interno como los pasos que da un negocio para evitar el

fraude, tanto por malversación de activos como pospresentación de informes

financieros fraudulentos. Otros, a la vez que reconocen la importancia del

control interno para la prevención del fraude, consideran que el control

interno desempeña un papel igual en asegurar el control sobre proceso de

manufactura y otros procesos.


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Por su parte, Catacora (1997, p. 244) “comprende el plan de

organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el

negocio para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus

datos contables, promover la eficiencia de las operaciones y estimular la

adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia”.

Del mismo modo, Cepeda (1997, p. 4) establece que “el control

interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos captados por una

organización con el fin de asegurar que los activos estén debidamente

protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la actividad de

la entidad se desarrolle eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas

por la gerencia, en atención a las metas y objetivos previstos”

Se concluye señalando que el Control Interno es un sistema integrado

por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos,

principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y

evaluación. El mismo puede garantizar la protección de los activos y la

confiabilidad y validez de los riesgos y sistema contables.

2.3.2 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO


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Según Catacora (1997, p. 238) establece que el control interno

contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un

sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no

se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que

son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de

eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.

Es importante ya que permite mantener una estructura adecuada de

control interno y es responsabilidad de la gerencia de realizar las

estimaciones necesarias para asegurar de que los beneficios esperados por

la implantación de los procedimientos de control, sean superiores a los

costos de estos respectivos procedimientos.

2.3.3 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Según Catacora, (1997, p. 240-243) establece los siguientes

objetivos:

Ø Asegurar que se registren todas las transacciones al período al cual

corresponde.

Ø Permite que sólo se registren operaciones que afecten la entidad.


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Ø Registrar las operaciones por el valor que realmente representan.

Ø Establecer límites al inicio, continuación o finalización de una

operación contable con base en política y procedimientos

establecidos.

Ø Controlar el uso o disposición no autorizado de los activos de la

empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de

controles:

• Controles de custodia física: diseñado para prevenir o

detectar el uso no autorizado de los activos.

• Controles de existencia física: diseñados para detectar si las

cantidades o valores mantenidos en custodias coinciden con

los registros.

Lo expuesto anteriormente, se puede concluir que los objetivos del

control interno es garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas las

organizaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las

funciones y actividades establecida.

2.3.4 CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO


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Según Cepeda (1997, p. 9) las características de un sistema de

control interno son las siguientes:

Ø El sistema de control interno está conformado por los sistemas

contables, financieros, de planeación, de verificación, información y

operacionales de la organización.

Ø Corresponde a la máxima autoridad de la organización la

responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema

de control interno, que debe adecuarse a la naturaleza de la

organización.

Ø El control interno es inherente al desarrollo de las actividades

propias de la organización.

Ø Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.

Ø Debe considerarse una adecuada segregación de funciones, en la

cual las actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y

realización de conciliaciones estén debidamente separadas.

Ø Los mecanismos de control deben encontrarse en la redacción de

todas las normas de la organización.


49

Ø No mide desviaciones; permite identificarlas.

Ø Su ausencia es la causa de las desviaciones.

2.3.5 CLASIFICACIÓN DE CONTROLES

Para Catacora (1997, p. 245) se puede clasificar el control interno, en

atención a su naturaleza, en:

Ø Control Interno Administrativos, generalmente no tienen relación

directa con las cifras de los estados financieros, pero tienen como

objetivos básicos establecer lo siguiente:

• Plan de organización.

• Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de

las operaciones.

• Adhesión a las políticas gerenciales.

Ø Control Interno Contable, por el contrario, sí tienen relación directa o

efectos sobre las cifras de los estados financieros, e incluyen al

menos, lo siguiente:


50

• Métodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver

con la protección de activos.

• Autorización de las operaciones.

• Asegurar la exactitud de los registros financieros.

Los controles internos contables pueden clasificarse en tres tipos que

dependen del momento en que se ejecutan:

• Controles para la captura de los datos.

• Controles para el procesamiento.

• Controles en la salida de la información.

Para los tres casos, los objetivos del control interno son la integridad,

existencia, exactitud y autorización de las transacciones.

2.3.6 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO


51

Para Cepeda (1997, p. 13) los princ ipios de control interno son:

Ø Principio de Igualdad:

Consiste en que el control interno debe velar porque las

actividades de la organización estén orientadas efectivamente

hacia el interés general.

Ø Principio de Moralidad:

Todas las operaciones se deben realizar acatando las normas

aplicables a la administración, los principios éticos y morales que

rigen la sociedad.

Ø Principio de Eficiencia:

Vela porque en igualdad de condiciones de calidad y

oportunidad, la provisión de bienes y servicios se haga al mínimo

costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos

disponibles.

Ø Principio de Economía:


52

Vigila que la asignación de los recursos sea la más adecuada

en función de los objetivos y las metas de la organización.

Ø Principio de Celeridad:

Consiste en que uno de los principales aspectos sujetos a

control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la

organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de

competencia.

Ø Principio de Imparcialidad y Publicidad:

Consiste en obtener la mayor transparencia en las actuaciones

de la organización, de tal manera que nadie pueda sentirse

afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en

oportunidades como en acceso de la información.

Ø Principio de Valoración de Costos Ambientales:

Consiste en que la reducción al mínimo del impacto ambiental

negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y

en la conducción de sus actividades rutinarias.


53

Como resumen de lo anteriormente señalado es importante

destacar, que toda organización debe de tomar en cuenta dichos

principios para el logro eficiente de las metas y objetivos

propuestos.

2.3.7 CONDICIONES DEL CONTROL INTERNO

Según Catacora (1997, p. 246- 251) son todas aquellas premisas

bajos las cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Para

que un control interno funcione debe existir, por ejemplo, un compromiso

formal entre los miembro de la organización a respetar, y hacer cumplir las

políticas previamente establecidas, es decir, que exista una conciencia de

control. Las condiciones para tener un adecuado sistema de control interno

son:

Ø Competencia del personal.

Ø Delimitación de responsabilidades.

Ø Establecimiento de niveles de autorización.

Ø Segregación de funciones.


54

Ø Conciencia de control.

Ø Canales de comunicación.

Ø Competencia del Personal:

Se refiere a las políticas y procedimientos que tiene una

empresa para contratar, supervisar y entrenar el personal, con el

objetivo de que éste se encuentre suficientemente capacitado para

desarrollar sus trabajo. Un personal competente por lo general,

creará un clima efectivo para el cumplimiento de las funciones y

actividades en la empresa. Dentro de un departamento contable,

debe crearse un perfil para cada cargo y/o función respectivamente,

de tal forma que existan maneras de asegurarse de que el personal

asciende con base en méritos y conocimientos.

Ø Delimitación de Responsabilidades:

Establece que un adecuado sistema de control interno debe

tener segregadas las actividades que realiza cada grupo de

empleados en la empresa, y sus ámbitos de responsabilidad. De

esta manera, por ejemplo, las funciones de cobranzas se

encuentran normalmente centralizadas en un solo departamento.


55

Esto tienen la ventaja de separar y establecer claramente, a quién

corresponde una u otra tarea en la empresa.

La delimitación de responsabilidades se origina como una

necesidad de la organización para establecer las fronteras de

acción de cada individuo en su área de competencia. Una de las

herramientas gerenciales básicas para separar las

responsabilidades en la organización es la utilización de

organigramas.

Ø Establecimiento de Niveles de Autorización:

La tercera condición sobre la cual descansa un adecuado

sistema de control interno se refiere al establecimiento de niveles de

autorización, el cual requiere de las operaciones procesadas en el

sistema contable, estén autorizadas por un funcionario competente,

o de acuerdo con niveles de autorización preestablecidos. Un

auxiliar contable por lo general, no debe estar autorizado para

generar operaciones como el registro de estimaciones o reservas,

sin autorización del gerente de contabilidad. Un gerente general no

puede decretar un reparto de dividendos, sin la previa autorización

de las asamblea de accionistas.


56

De esta forma, cada operación que se registre en el sistema

contable deberá estar autorizada por algún funcionario que tenga

la delegación de autoridad respectiva.

Ø Segregación de Funciones:

Establece que un empleado o departamento no puede realizar

funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas

a cabo por una sola persona o unidad. La segregación de funciones

se convierte en registro indispensable para el funcionamiento de

control interno. Algunos ejemplos de segregación de funciones son:

• Debe existir independencia entre un cajero, el empleado

responsable de los libros auxiliares de cuentas por cobrar y

la persona que maneja el registro de las operaciones.

• La supervisión del almacén no debe ser llevado a cabo por el

departamento de compras.

• Los empleados responsables de los fondos fijos de caja

chica no pueden tener función o acceso al registro de las

operaciones.


57

• El departamento de compras no debe autorizar pagos a los

proveedores.

• Los custodios de los fondos fijos no pueden autorizar las

operac iones realizadas por los fondos.

Ø Conciencia de Control:

La gerencia de toda empresa es la responsable de la

presentación de los estados financieros, esta presentación de los

estados financieros está sujeta a la confiabilidad en la estructura de

control interno. La conciencia de control representa la actitud que

tiene la gerencia y los empleados responsables de hacer cumplir los

controles, y su efecto global en el ambiente de control interno.

Ø Canales de Comunicación:

Son todos los medios que la gerencia utiliza para ser conocer

sus objetivos, políticas, normas y procedimientos. Estos canales de

comunicación están representado por memorándums, manuales,

circulares y otro tipo de documentos. La fortaleza del control interno

dependerá mucho de la calidad de las comunicaciones en la


58

empresa. Obviamente si la gerencia no puede transmitir

efectivamente sus políticas y normas, especialmente las relativas al

control interno, éstas no se cumplirán.

Como resumen de lo anteriormente señalado es importante destacar

que las organizaciones deben tener presente estas condiciones para

conservar un sistema de control interno adecuado.

2.3.8 TIPOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO

Para Catacora (1997, p. 252) puede llevarse a cabo a través de la

implantación de diversas técnicas para el chequeo y verificación de las

operaciones. Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo

sistema de contabilidad, se disponen de los siguientes tipos básicos de

control:

Ø Controles de Existencia, son aquellos controles que aseguran que

las transacciones registradas existan y sean válidas. Una entidad no

puede registrar en los libros operaciones no realizadas o que no

sean reales. Los siguientes controles aseguran el cumplimiento de

objetivo de existencia:


59

• Todo registro contable debe estar soportado por un

documento original.

• Los inventarios se deben recibir únicamente previa la

verificación de su pedido, a través de la revisión de la orden

de compra interna.

• Toda cobranza debe estar soportada por el correspondiente

recibo de cobro y la información necesaria para su registro:

fecha de cobro, número de cheque, monto, número de

factura que cancela y código del cliente.

Ø Controles de Exactitud, permiten registrar operaciones por los

montos que reflejan los documentos originales que generan la

transacción. Ejemplos de controles de exactitud son los siguientes:

• Realización de doble verificación manual.

• Verificación manual de listado de validación.

• Revisión de listado de totales por lotes de transacciones.


60

Ø Controles de Autorización, están orientados a permitir operaciones

que son válidas desde el punto de vista interno. Un control de

autorización le da validez a la existencia de una transacción y

genera normalmente la continuación o no del procesamiento de la

operación. Un control de autorización puede ser hecho en forma

manual o computarizada. Algunos ejemplos de controles de

autorización son los siguientes:

• La emisión de cheque es autorizada por el tesorero para

asegurar la adecuada provisión de fondos.

• Todo registro contable en los libros, deberá estar autorizado

por un funcionario competente para ellos.

• Las entradas de inventario al almacén general son

autorizadas por el jefe de almacén, mediante la firma de éste

en el informe de resección.

Ø Controles de Custodia, sirve para asegurarse de que los activos

valiosos y movibles, están resguardado del riesgo de robo y

pérdida. Algunos ejemplos de los controles de custodia son:


61

• Existencia de cajas fuertes para chequeras en blanco o en

formas continuas.

• Efectivo depositado en cajas fuertes que no son susceptibles

de moverse fácilmente.

• Fondo de caja chica manejados por una sola persona.

• Salida de inventarios del almacén realizada con base en una

autorización escrita de algún funcionario competente.

• Sistemas de seguridad para evitar el acceso de personas no

autorizadas.

En conclusión se deben implantar estas técnicas en las

organizaciones para mejorar los controles en las diversas operaciones.

2.3.9 MEDIOS DE LOGRAR EL CONTROL INTERNO

Para Whittington y Pany (2000, p. 173-180) varía significativamente

entre una organización y otra, dependiendo de factores como su tamaño, la


62

naturaleza de sus operaciones y los objetivos. Sin embargo, para un control

interno satisfactorio en casi cualquier organización de gran tamaño, algunas

características son esenciales. El control interno de una organización incluye

cinco componentes o elementos:

a) El Ambiente de Control, fija el tono de una organización al influir en

la concientización de personal de control. Ésta puede considerarse

como la base de los demás componentes del control interno. Los

factores del ambiente de control incluyen integridad y valores

éticos; compromisos de ser componentes; junta directiva o comité

de auditoría; filosofía y estilo operacional de la gerencia; estructura

organizacional; asignación de autoridad y responsabilidad, y

políticas y prácticas de los recursos humanos.

b) La Evaluación del Riesgo, la gerencia debe identificar y analizar

cuidadosamente los factores que afectan el riesgo de que los

objetivos de la organización no sean alcanzados, y luego tratar de

manejar esos riesgos. El proceso de evaluación del riesgo por

parte de la gerencia es similar a la evaluación del riesgo de

auditoría por parte del auditor, sin embargo, el alcance de la

evaluación de riesgo de gerencia es más completo, en el sentido

de que comprende la consideración de factores que afecten a

todos los objetivos de la organización.


63

Los auditores están preocupados por los riesgo asociados con

el objetivo de una presentación financiera confiable, es decir, las

amenazas a una preparación de estados financieros en

concordancia con los principios de contabilidad generalmente

aceptados. Los siguientes factores podrían ser indicativos del

mayor riesgo de presentación de informes financieros para una

organización:

• Cambio en el ambiente regulador u operacional de la

organización.

• Cambios en el personal.

• Implementación de un sistema de información nuevo o

modificado.

• Rápido crecimiento de la organización.

• Cambios en tecnología que afecten los procesos de

producción o los sistemas de información.


64

• Introducción de nuevas líneas de negocios, productos o

procesos.

• Reestructuraciones corporativas.

• Expansión o adquisición de las operaciones extranjeras.

• Adopción de nuevos principios de contabilidad o principios de

contabilidad que cambian.

c) Sistemas de Información y de Comunicación, el sistema de

información contable y la forma como se comunican a lo largo de la

organización las responsabilidades del control interno en la

presentación de informes financieros son de gran importancia para

los auditores.

Un sistema de información contable de una organización

consiste en los métodos y registros establecidos para registrar,

procesar, resumir e informar las transacciones de una entidad y dar

cuenta de los activos, pasivos y patrimonio relacionados. Un

sistema de información de contabilidad debe:


65

• Identificar y registrar todas las transacciones válidas.

• Describir oportunamente las transacciones, con suficiente

detalles para permitir su clasificación apropiada de las

transacciones en la presentación de informes financieros.

• Medir el valor de las transacciones en una forma que permita

registrar su valor monetario apropiado en los estados

financieros.

• Determinar el período en el cual ocurrieron las transacciones,

para permitir el registro de las transacciones en el período de

contabilidad apropiado.

• Presentar apropiadamente las transacciones y las

revelaciones relacionadas en los estados financieros.

d) Actividades de Control, son políticas y procedimientos que ayudan

a asegurar que las directrices de la gerencia se llevan a cabo.

Estas políticas y procedimientos promueven acciones relacionadas

con los riesgos que enfrentan la organización. Aunque en una

organización se realizan muchos tipos de actividades de control,


66

solamente los siguientes son generalmente pertinentes en una

auditoría de los estados financieros de la organización.

• Revisiones de desempeño.

• Procesamiento de la información.

• Controles físicos.

• Separación de funciones.

e) Monitoría del Sistema, el último componente del control interno, es

un proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo.

Es importante monitorear el control interno para determinar si éste

está operando en la forma esperada y si es necesario hacer

modificaciones puede lograrse el monitoreo realizando actividades

permanentes o mediante evaluaciones separadas. Las actividades

del monitoreo permanente incluyen actividades de supervisión y

gerencia realizadas en forma regular, como el monitoreo continúo

de quejas de clientes o la revisión de la razonabilidad de los

informes de gerencias.


67

Las evaluaciones separadas son actividades de monitoreo que

se realizan en forma no rutinaria, como las auditoría periódicas

efectuadas por los auditores internos.

2.3.10 EL CONTROL INTERNO EN LAS COMPAÑÍAS PEQUEÑAS

Para Whittington y Pany (2000, p. 194) la discusión del control

interno y su consideración por los auditores independientes corresponde a

las empresas de gran tamaño. En las grandes empresas pueden lograrse un

control interno excelente mediante la amplia distribución de funciones, de

manera que ninguna persona maneje una transacción completamente desde

el principio hasta el fin.

En una empresa muy pequeña, con uno o dos empleados de oficina,

hay poca o ninguna oportunidad para la distribución de funciones y

responsabilidades. Por consiguiente, el control interno tiende hacer débil o

estar completamente ausente, a menos que el propietario/gerente reconozca

su importancia y participe en la actividades clave.

Debido a la ausencia de un control interno fuerte en las pequeñas

empresas, los auditores independientes deben confiar mucho más en las

pruebas sustantivas de los saldos de las cuentas y las transacciones, de lo


68

que se requiere en organizaciones más grandes. Aunque es tá bien

reconocer que rara vez el control interno puede ser fuerte en un negocio

pequeño, esta limitación no es una justificación para ignorar las formas de

control disponibles.

Los auditores pueden cubrir en forma valiosa a las pequeñas

compañías clientes estimulando la instalación de controles cuando sean

prácticos bajo determinada circunstancias. Pueden utilizarse casi siempre las

siguientes prácticas especificas, aun hasta el negocio más pequeño:

a) Registrar todos los recibos de efectivos inmediatamente.

• Para cobros por mostrador, utilice cajas registradoras

fácilmente visibles a los clientes. Lleve un registro diario de

las lecturas de la registradora.

• Prepare una lista de todos los giros de correos

inmediatamente después de abrir el correo y conserve esta

lista para comparación posterior con los volantes de

consignación bancaria y con las entradas en el diario de

recibos de efectivos.


69

b) Deposite todos los recibos de efectivo en forma intacta

diariamente.

c) Efectúe todos los pagos mediante cheques numerados

serialmente, con la excepción de pequeños desembolsos de caja

menor.

d) Concilie las cuenta bancarias mensualmente y conserve en los

archivos copias de las conciliaciones.

e) Utilice facturas de ventas seriamente numeradas, (prenumeradas),

órdenes de compras e informes de recepción de mercancía.

f) Expida cheque a proveedores solamente en pagos de facturas

aprobadas asociadas con órdenes de compras e informes de

recibos.

g) Compare el mayor auxiliar con las cuentas de control en intervalos

regulares y prepare y envíen mensualmente los extractos a los

clientes.


70

h) Prepare estados financieros comparativos mensualmente, con

suficiente detalle para revelar variaciones significativas en

cualquier categoría de ingresos o gastos.

En resumen a lo antes mencionado es preciso utilizar estas prácticas

para contar con el control interno adecuado.

2.4 SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto

de costo/beneficio. Es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las

decisiones financieras.

2.4.1 DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Cepeda (1997,p. 4) define el sistema de control interno como un

mecanismo de apoyo gerencial, orientado hacia una meta o fin, esto provee

una garantía razonable al logro de los objet ivos y a las metas

organizacionales. Sin embargo, un adecuado sistema de control interno

podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una


71

gestión, pero no podrá transformar una administración deficiente en una

administración destacada.

Se concluye que el sistema de control interno incluye el plan de la

organización, todas las normas, políticas, objetivos y procedimientos que

están relacionados con los procesos de decisión que llevan a la autorización

de las transacciones por parte de la dirección lograr la eficiencia de las

operaciones, y el apego a las prácticas gerenciales.

2.4.2 OBJETIVO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

De acuerdo con Cepeda (1997, p. 7) el diseño, la implantación, el

desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento del sistema de control

interno se deben orientar de una manera fundamental al logro de los

siguientes objetivos:

Ø Mantener en resguardo los recursos de la empresa buscando su

adecuada administración antes riesgos potenciales y reales que las

puedan afectar (control interno contable).


72

Ø Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones

de la empresa, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las

funciones y actividades establecidas (control interno administrativo).

Ø Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la

gestión de la organización (control interno administrativo).

Ø Asegurar la oportuna claridad, utilidad y confiabilidad de la información

y los registros que respaldan la gestión de la organiz ación ( control

interno contable).

Ø Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar

y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que

puedan comprometer el logro de los objetivos programados (control

interno administrativo).

Ø Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios

mecanismo de verificación y evaluación, de los cuales hacen parte la

auditoría interna (control interno administrativo).

Ø Velar porque la organización disponga de instrumento y mecanismo

de planeación y para el diseño y desarrollo de acuerdo con su


73

naturaleza, estructura, característica y funciones (control interno

administrativo).

En tal sentido las organizaciones deben hacer el máximo esfuerzo

para asegurar que el sistema de control interno diseñado e implantado se

adapte a su misión y genere efectivamente los resultados esperados.

2.4.3 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Sobre la base expuesta por Cepeda (1997, p. 9) explica las

principales características del sistema de control interno como lo son las

siguientes:

Ø El sistema de control interno está compuesto por los sistemas

contables, financieros, planificación, verificación, información y

operaciones de la respectiva empresa.

Ø Comprende la máxima autoridad de la empresa, la responsabilidad de

establecer, de mantener y perfeccionar el sistema de control interno,

para adecuarse a la naturaleza, estructura y características para

lograr la misión de la organización.


74

Ø El sistema de control interno es inherente al desarrollo de las

actividades de la empresa.

Ø Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.

Ø Debe considerarse una adecuada segregación de funciones, en la

cual las actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y

realización de conciliaciones estén debidamente separadas.

Ø Los mecanismo de control se deben encontrar en la redacción de

todas las normas de la organización, no mide desviaciones, permite

identificarlas.

Ø La auditoría interna es una medida de control y un elemento del

sistema de control interno.

Ø No mide desviaciones; permite identificarlas.

Ø Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.

En conclusión, para que en una organización el sistema de control

interno sea efectivo, debe poseer las anteriores características que lo

harían ideal.


75

2.4.4 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Toda organización, bajo la responsabilidad de sus directivos, debe

establecer ciertos aspectos que orientarán la aplicación del control interno

Cepeda (1997, p. 11) los enumera de la manera siguiente:

Ø Definición de los objetivos y las metas, tanto generales como

especificas, además de la formulación de los planes operativo que

sean necesarios.

Ø Definición de políticas como guías de acción y procedimiento para el

desarrollo de los procesos.

Ø Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los

planes.

Ø Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

Ø Adopción de normas para la protección y utilización de los recursos.


76

Ø Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado

sistema de evaluación.

Ø Aplicación de la recomendaciones resultantes de las evaluaciones del

control interno.

Ø Establecimiento de mecanismos que les permitan a las

organizaciones conocer las opiniones que tienen sus usuarios sobre

la gestión desarrollada.

Ø Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

Ø Establecimiento de programas de inducción, capacitación y

actualización de directivos y demás personal de la organización.

Ø Simplificación y actualiz ación de política, normas y procedimiento.

Los elementos mas importantes en los que se basa un adecuado sistema

de control interno son: el ambiente de control, los sistema de confiabilidad,

los controles contables internos y los controles administrativos internos, las

cuales se traducen en los siguientes sub-elementos:

a) Objetivos y planes perfectamente definido:


77

Se basan en normas de realización establecidas con autoridad,

que servirán primordialmente para planificar y controlar de manera

adecuada las operaciones con el fin de disminuir el riesgo de la

incertidumbre de la organización. Dichos objetivos y planes deben

poseer las siguientes características de ser:

• Posibles y razonables.

• Definidos claramente por escrito.

• Útiles.

• Aceptados y usados.

• Flexibles.

• Comunicados al personal.

• Controlados.

b) Estructura sólida de la organización:


78

Es aquella que proporciona una separación apropiada de las

responsabilidades funcionales y que sirve de base para facilitar la

lógica delegación de funciones y responsabilidades. Dicha estructura

debe poseer las siguientes características:

• Existencia de una dirección eficaz.

• Asignación o fijación de funciones a cada empleado.

• Segregación apropiada de funciones.

• Establecimiento y delimitación de líneas claras de

autoridad y responsabilidad.

• Revisión y control de la actuación, los datos y las

transacciones.

• Coordinación entre departamentos y personas.

• Existencia de un programa permanente de capacitación

del personal.


79

• Existencia de instrumentos de organización adecuada.

c) Procedimientos efectivos y documentados:

Sirven para determinar claramente cómo realizar las tareas, los

cuales deben reunir las siguientes características:

• Diseños y aplicación de las diferentes operaciones.

• Libros y registro.

• Plan de cuentas.

• Inventario y contabilidad de costos.

• Informes.

• Sistemas de información útil y periódica.

d) Personal competente:


80

Que sepa cumplir su responsabilidades eficazmente. Exige los

siguientes requisitos:

• Selección cuidadosa del personal antes de su

contratación.

• Capacitación del personal.

• Evaluación del personal.

• Remuneración de acuerdo con la responsabilidad

asumida y con el grado de destreza demostrado.

• Vacaciones obligadas anuales y rotación del personal.

• Medidas de seguridad adecuada.

• Exigencia de acatamiento de las normas establecidas.

e) Sistema de revisión de los controles de las operaciones:

Este sistema incluye:


81

• La auditoria interna.

• La auditoría externa.

• La revisión fiscal.

f) Sistema de información útil y periódica:

Que comprende estados financieros razonables, información

estadística, análisis de presupuestos, entre otros.

No menos importantes como elementos en los que se basan un

buen sistema de control interno son : la planeación estratégica,

política presupuesto, los informes informe y un buen sistema de

contabilidad.

2.4.5 LIMITACIONES DE LA EFECTIVIDAD DE UN SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

Según Gómez (2002) las limitaciones más comunes de un sistema

de control interno son:


82

Ø Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.

Ø Solo brinda seguridad razonable.

Ø El costo esta ligado al beneficio que proporciona.

Ø Se direcciona hacia transacciones repetitivas no

excepcionales.

Ø Se puede presentar error humano por mal entendidos,

descuidos o fatiga.

Ø Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen

de la segregación de funciones.

Ø Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta

dirección.

Al terminar la implementación del sistema de control interno debe

realizarse un análisis con una retroalimentación continua para encontrar

posibles fallas y controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de

mayor magnitud.


83

2.5 NORMAS

Es un modelo al que se ajustan un trabajo en donde se fijan las

condiciones.

2.5.1 DEFINICIÓN DE NORMAS

Según Mafud (2000). La norma es una regla que se debe seguir o a la

que se deben ajustar las operaciones.

Partiendo de lo anterior se puede decir, que las normas son modelos o

patrones que se crean para regular todas las actividades realizadas por una

empresa.

2.5.1.1. CLASES DE NORMAS

• Normas generales e individuales:

La norma general enlaza la consecuencia jurídica a un tipo legal que

contiene la descripción de un sector social supuesto; en cambio, la norma

individual se basa en un sector social real descrito.


84

• Normas con antecedente general e individual:

Toda norma cuyo antecedente consiste en una hipótesis futura resulta

general, ya que plantea como antecedente hechos irreales, y todo lo irreal es

genérico. En cambio, toda norma que se basa en un antecedente pasado, es

una norma individual, ya que todo lo pasado era real, y todo lo real es

individual en el sentido de concreto.

• Normas con consecuencia general e individual:

La consecuencia de una norma puede ser general o individual, tanto

en atención al número de destinatarios, como con miras al número de

aplicaciones o actos de obediencia.

• Normas categóricas e hipotéticas:

Las proposiciones categóricas son aquellas que enuncian algo,

mientras que las proposiciones hipotéticas son aquellas que enuncian algo

bajo la condición de que algo sea u ocurra.

Las normas categóricas son aquellas cuyo antecedente no es de

carácter hipotético.


85

• Normas unilaterales y bilaterales:

Las normas jurídicas son bilaterales, ya que configuran derechos y

deberes con respecto a diferentes personas.

En cambio, son unilaterales, las normas éticas, ya que cuando

declaran que hay que dominar los instintos o aspirar a la santidad, se dirigen

a una sola persona.

• Normas coactivas y supleatorias o dispositivas:

Las normas pueden o reclamar vigencia incondicional o sólo

subsidiariamente, en defecto de una declaración de voluntad distinta de los

interesados. En el primer supuesto, las normas se denominan coactivas y su

conjunto constituye lo que se llama el orden público interno.

En la segunda hipótesis las normas se apellidan supleatorias o

dispositivas y su totalidad es el campo en el cual impera la autonomía de la

voluntad restringida.

2.5.2 NORMAS DE CRÉDITOS


86

Las normas de créditos de una empresa definen los criterios básicos

para la concesión de un crédito a un cliente.

Las normas son reglas, patrones o condiciones impuestas por una

dirección estratégicas, que persigue analizar las acciones de los empleados

según los lineamientos trazados en la etapa de planeación. Pumpin y

Garcia (1993, p. 152).

Según Gitman (1997, p. 294) menciona que “las normas de créditos

de una empresa definen los criterios básicos para la concesión de un crédito

a un cliente aspectos como la reputación crediticia, referencias de crédito,

períodos de cobros promedio y ciertos índices financieros, proporcionan una

base cuantitativa para establecer y reforzar los patrones de crédito.

El interés aquí no se centra en los componentes individuales de los

patrones de crédito, sino en las restricciones o facilidades de la política

global de la empresa. El conocimiento de las principales variables que deben

considerarse cuando una empresa examina la posibilidad de ampliar o

restringir sus normas de crédito, dará una idea general del tipo de decisiones

que esto involucra.

Las variables más importantes que deben considerarse al evaluar los

cambios propuestos en las normas de crédito son:


87

Ø Volumen de Ventas:

Cabe esperar que el cambio en las normas de crédito modifique

el volumen de ventas. Conforme se amplían los patrones de crédito,

se espera que aumenten las ventas por otro lado, una restricción

que tales patrones reducirá las ventas. Los efectos de estos

cambios sobre las utilidades netas dependerán de su efecto sobre

ingresos y costos. (Gitman 1997, p. 295).

Ø Inversión en cuentas por cobrar:

Existe un costo asociado al mantenimiento de las cuentas por

cobrar. Cuando más alto sea el promedio de las cuentas por cobrar

de una empresa, tanto más costoso será mantenerlas, y viceversa.

Si la empresa hace más flexibles sus políticas de crédito, el nivel

promedio de cuentas por cobrar se elevará, en tanto que disminuirá

si la restringe. Por consiguiente, puede esperarse que una

flexibilización de las normas de crédito propicie costos más altos de

mantenimiento, y lo contrario, una reducción en tales costos.

Los cambios en el nivel de cuenta por cobrar como resultado de

cambios en las normas de crédito surgen de dos factores: cambios

en las ventas y cambios en las cobranzas.


88

Las ventas crecientes darán como resultados más cuentas por

cobrar y las ventas decrecientes producirán menores promedios de

cuentas por cobrar. Cuando se amplían los términos crediticios, se

otorga créditos a clientes con menor reputación crediticia, quienes

quizás tardarán más en pagar sus deudas. Cuando se registren los

patrones, se concederá el otorgamiento de créditos a clientes con

mejor reputación y solvencia, quienes con seguridad, pagarán

oportunamente. El relajamiento de los patrones de créditos propicia

clientes morosos y eleva el promedio de cuentas por cobrar; dado

que el caso contrario significa un pago más rápido, se reduce dicho

promedio. Gitman (1997, p. 295).

En resumen, los cambios en las ventas, al igual que en las

cobranzas, producen mayores costos de mantenimiento para en las

cuentas por cobrar cuando se flexibiliza los patrones de créditos, y

costos reducidos cuando se restringen. Tales reacciones ocurren

también cuando se realizan cambios en las condiciones de créditos

a los procedimientos de cobranza.

Ø Gastos por Cuentas Incobrables:

Para Gitman (1997, p. 295) otra variable que se espera se vea

afectada por cambios en las normas de créditos son los gastos por


89

cuentas incobrables. La probabilidad (o riesgo) de adquirir una

cuenta incobrable aumenta a medida que se suavizan las normas

de crédito, y se reduce cuando estas se vuelven más estrictas.

De lo mencionado anteriormente, las normas son un aspecto

fundamental en las empresas ya que la aplicación de la misma es

esencial para alcanzar sus mentas y objetivos. Son una herramienta

fundamental para lograr el éxito de los objetivos por eso se

convierten en exigentes y rígidos.

En el caso de las cuentas por cobrar se han establecido una

serie de exigencias que le permitan a este bien tener un adecuado

tratamiento. Aunque a nivel general se han implementado normas,

las empresa también señalan la suyas, de manera que regulen el

control de los cobros.

2.5.3 NORMAS DEL CONTROL INTERNO EN LA CUENTA POR COBRAR

Gómez (1993, p. 171 – 180) Sugiere que para poder obtener una

buena relación de las cuentas por cobrar, se deben llevar algunas normas

sobre el control interno de cuentas por cobrar.


90

Ø Mantener registrada las permanencia de persona ajenas al

departamento. Sin excepción.

Ø Está prohibido el acceso a la formación contenida y manejada por el

departamento a todo personal no autorizado.

Ø Supervisar personal de cobranza del departamento.

Ø Los listados de cuentas por cobrar se elaboran al inicio de cada

mes.

Ø Los procedimientos tácticos de cobranza elaborados por el jefe del

departamento, son de estricto cumplimiento.

Ø Se ejecutarán los procedimientos de cobranzas (previamente

elaborados) a las cuentas por cobrar atrasadas de los primeros

quince (15) días de cada mes.

2.5.4 CUENTAS INCOBRABLES

Para Meigs (1998, p. 332) señala que en “una empresa que vende o

presta servicios es inevitable encontrar que algunas de las cuentas por


91

cobrar a clientes resulten incobrables. Independientemente de lo completa

que pueda ser la investigación que el departamento de crédito haga sobre

sus clientes, siempre surgirán algunas cuentas incobrables como resultados

de errores de juicio o debido a situaciones que no fue posible anticipar”.

Una cuenta incobrable es una perdida de ingresos que exige a través

del asiento adecuado de las cuentas, una disminución del activo y la

correspondiente disminución del capital social. Kieso y Weygandt (1990, p.

311).

Si bien es cierto, cuando se vende a crédito, se ocasiona un beneficio

y un costo. Una cuenta por cobrar se produce cuando un cliente no desea o

no puede pagar en efectivo de inmediato. El gasto que se genera por el

otorgamiento de crédito a algunos clientes que no pagan se le suele llamar

gastos por cuentas incobrables, gasto por cuentas dudosas o gastos por

cuentas malas. Así mismo se indica que en las organizaciones la cancelación

y la calificación de las cuentas incobrable deben efectuarse bajo un riguroso

control interno y bajo normas y políticas preestablecidas.

De igual forma se considera que el problema primordial del registro de

las cuentas incobrables consiste en establecer la fecha en que se debe

registrar la pérdida. Es importante destacar que el gasto producido por


92

cuentas incobrables va a variar, dependiendo de la empresa, éste gasto se

debe medir, registrar y presentar.

2.5.5 PROVISIÓN PARA CUENTAS DUDOSAS

Según Finney Miller (1999, p. 218) manifiesta que la creación de una

provisión para cuentas malas y dudosas tiene por finalidad lograr dos

resultados a saber:

Ø Cargar la pérdida por la venta a crédito de la mercancía a los

clientes cuya cuentas resulten ser incobrables contra los resultados

del ejercicio en que originó la pérdida.

Ø Mostrar el valor realizado estimado de las cuentas de los clientes.

Según Horngren (1995, p. 331) define la provisiones para cuentas

incobrables como una contracuenta relacionada con las cuentas por cobrar,

donde aparece el importante estimado de las perdidas en cobranzas. Es

importante esto, que la parte que la empresa considera por incobrable va a

estar a cargo de la administración y dando conformidad al principio

generalmente aceptado de conversatismo, así como el de aplicación en el

tiempo, deben rebajarse aquellas posibles perdidas que puedan ocurrir.


93

El hecho de que esta provisión para cuentas de dudoso cobro sea

simplemente una estimación, es lo que hace recomendable mostrar

separadamente ambas saldos; el de las cuentas por cobrar por el monto

original que representan todas las facturas pendiente de cobro, y el de la

provisión que constituye la estimación de lo que puede perderse.

2.6 POLÍTICAS

Son un conjuntos de reglas, normas, entre otros que definen la

manera de cómo se llega al control para facilitar el éxito de un plan.

2.6.1 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS

Según Coopers y Ly Brand (1997, p. 169) define la política como una

directriz emitida por la dirección sobre lo que hay que hacer para efectuar el

control. Constituye la base de los procedimientos que se requieren para la

implantación del control.

En la opinión del autor las políticas es el conjunto de normas de

acción, reglas y orientaciones que delimitan la acción administrativa, por lo


94

tanto, sirven de guía esencial para conducir las actividades hacia los fines y

objetivos.

2.6.2 IMPORTANCIA DE LAS POLÍTICAS

Según Munch (1990, p. 9) expone que la importancia de las políticas

radica en que estas son esenciales para lograr el éxito de un plan:

Ø Facilitar la delegación de autoridad.

Ø Motivar y estimular al personal, al dejar de sus libres albedrío

ciertas decisiones.

Ø Evitar perdidas de tiempos a los supervisores, al minimizar las

consultas innecesarias que pueden hacer sus colaboradores.

Ø Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

Ø Proporcionan uniformidad y estabilidad en la toma de decisiones.

Ø Facilitan la inducción al nuevo personal.


95

Las empresas establecen políticas ya que estas son una herramienta

fundamental para que los objetivos tantos generales como específicos

puedan lograrse, además estas tienen más características consideradas por

la organización como ventajosa ya que son flexibles, de aquí la importancia

de conocer a cabalidad los lineamientos para la formulación de las políticas.

2.6.3 LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DE LAS POLÍTICAS

Otro aspecto que hay que analizar son los lineamientos para la

formulación de las políticas, según Munch (1990, p. 91) estos son:

Ø Establecer por escrito y dársele validez.

Ø Coordinarse con las demás políticas.

Ø Revisión periódica de las políticas.

Ø Ser razonable y aplicable a la práctica.

Ø Evitar acorde con los objetivos de la empresa.

Ø Debe ser razonable a su formulación.


96

Ø Ser flexible.

Todo lineamiento es elaborado con la finalidad de apoyar a las

políticas para que el logro de las actividades sea ejecutado en el

menor tiempo posible y con la calidad esperada, debido a esto es

necesario que las mismas sean claras y se encuentren establecidas

por escrito.

2.6.4 POLÍTICAS DE CREDITO

Según Ettinger (2000, p. 37) “las políticas de crédito de la empresa

debe ser el soporte del gerente de crédito para su evaluación de los registros

de los mismos. Por otra parte, el gerente que concede crédito demasiado

libremente ocasiona perdidas excesivas”.

Por su parte Añez (2002) señala que las políticas de crédito se

interpretan y aplica constantemente a situaciones concretas con ayuda de

procedimientos específicos, para así determinar como manejar diversos

tipos de problemas, pero nunca una decisión definitiva.

Es por ello que las empresas que venden a crédito deben tener muy

en cuenta en sus manuales y sistemas, las políticas que precisen el crédito,


97

para que de esta manera la compra o el servicio no tenga ambigüedades

entre clientes y empresas.

2.6.5 POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN

Para Davidson Weil las empresas deben establecer políticas de

administración que entrañen decisiones relativas a la concesión de crédito a

los clientes como:

Ø Protección de la inversión en partidas a cobrar.

Ø Cobro oportuno de las mismas.

Ø Mantenimiento de registros.

“Para cumplir estas tareas, la administración establece políticas de créditos, las cuales incluyen los deberes y responsabilidades del gerente de crédito, pautas generales en cuanto a condiciones de crédito, procedimientos de cobranza y cancelación, entre otros. Las políticas normalmente se especifican por escrito como parte de los procedimientos del control interno de la compañía”. (Davidson Weil, 2000, p.15-21).


98

De acuerdo con las políticas administrativas todas las organizaciones

deben respetarlas para mejorar las decisiones relativas a la concesión de

crédito a los clientes.

2.6.6 POLÍTICAS DE COBRANZA

Para Stoner (1994, p. 751) señala que las políticas “son conceptos o

afirmaciones que poseen un carácter global para guiar el pensamiento en la

toma de decisiones”.

Para Mafud (2000). Indican que las políticas de cobro son las

siguientes:

Ø Notificación Recordatoria:

Se realiza varias semanas después de que aquellos clientes

morosos no han cancelado a la fecha estipulada en la factura, por

lo que se les envían una notificación para así recordarles que

tienen una deuda pendiente.


99

Gran parte del efecto de cobro, depende de su repetición

sucesiva; este efecto se perderá si las cartas se envían en

intervalos irregulares.

Ø Persecución por Teléfono:

Por medio de este puede conseguirse que el cliente cubra los

pagos que se exige por la presión psicológica que el cobrador hace

al cliente.

Ø El Agente Vendedor como cobrador:

En algunos casos los gerentes de crédito se inclinan a adoptar

la posición de que los vendedores están en la posibilidad de visitar

a los clientes morosos, y que deberían capitalizarse para los fines

de cobro, con la relaciones personales que han logrado con el

cliente.

Ø El Gerente de Crédito Como Cobrador:

Antes de entregar la cuenta a una agencia de cobranza o a una

demanda, el gerente de crédito debe hacer un esfuerzo para poder

realizar el cobro al cliente por el mismo.


100

Ø Cobranza por Medio De Giros:

Esta se refiere a la amenaza de girar una letra a cargo de este

hacer efectivo el giro, cuando han faltado las demás políticas y

procedimientos de cobranza.

Ø Cobranza por Medio de Agencias:

Consiste en poner la cuenta del cliente moroso en manos de

una gran agencia de abogados para su cobro, de no lograrse a

través de la misma el gerente colocará la cuenta como una cuenta

incobrable.

En resumen las políticas de cobranza deben ser respetadas

dentro de la organización para mejorar sus cobros y a su vez la

liquidez.

2.6.7 POLÍTICAS DE CONTROL

Para Montes (1992, p. 113-115) establece las políticas de control

de la siguiente manera:


101

Ø Llevar una correcta clasificación de las cuentas por cobrar para

obtener de manera veraz y oportuna los principales grupos, según

correspondan a cuentas por cobrar a clientes, contribuyentes,

empleados, accionistas, etc.

Ø Mantener libros auxiliares para verificar saldos correctos al cierre

de cada mes y poder comparar saldos totales de las cuentas por

cobrar a la fecha del balance que permita preparar una relación

comparativa entre los saldos según libros y determinar las

diferencias.

Ø Cerciórese del cumplimiento de los procedimientos previstos para

la cancelación de cuentas incobrables, particularmente las referidas

a las diligencias de cobro y autorizaciones de los niveles

jerárquicos responsables.

Ø Mantener un criterio para fijar la provisión para cuentas incobrables

y determine la suficiencia de la misma.

De lo antes expuesto, se deben seguir estrictamente estos pasos para

mantener un control eficiente en el manejo de las cuentas por cobrar.

2.7 PROCEDIMIENTOS


102

Es la cualidad de crear procedimiento práctico para realizar cualquier

actividad

2.7.1 DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Para Catacora (1997, p. 70 ) los procedimientos lo define como “ una

series de pasos a seguir que se emplean para regular la actuación de todos

los empleados. Estos procedimientos son aplicables por lo general a las

decisiones del tipo rutinario”.

Atendiendo a estas consideraciones, se puede decir, que los

procedimientos se les realizan a las actividades que son muy frecuentes en

las empresas. Aplicando las técnicas apropiadas, los procedimientos indican

el curso de acción que puede seguirse.

2.7.2 TIPOS DE PROCEDIMIENTOS

Así mismo, Catacora (1997, p. 71-72) explica que existen en la

organización administrativa, dos tipos de procedimientos:

Ø Procedimientos Contables:


103

Son todos aquellos procesos, consecuencia de pasos

instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u

operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Es

decir que son todas aquellas actividades que realizan los

empleados del departamento de contabilidad y que están

soportados por diferentes conocimientos contables.

Ø Procedimientos no Contables:

Son aquellos que no afectan las cifras de los estados

financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimiento son:

• Procedimiento para contratación de empleados.

• Procedimiento para cambio de horario laborable.

• Procedimiento para tramitar reclamos de clientes.

En resumen de lo antes mencionado es recomendable destacar, que

toda organización debe tener presente estos tipos de procedimientos para

mejorar sus registros.


104

2.7.2 PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA

Según Gitman (1997, p. 308) que por lo regular se emplean diversos

procedimientos de cobranza. A medida que una deuda se vence y envejece,

la gestión de cobro se toma más personal y más exigentes. A continuación

se exponen las técnicas o procedimientos básicos de cobranza, en el orden

normalmente adoptado en los procesos de cobro.

Ø Notificaciones por Escrito:

Después de cierto número de días posteriores al vencimiento

de una cuenta por cobrar, la empresa suele a enviar una carta en

términos corteses recordando al cliente su adeudo. Si se hace caso

omiso de dicha carta, se envía otra más exigente. En caso

necesario, puede remitirse otra más. Las notificaciones de

cobranzas por escrito son el primer paso en el proceso de cobro de

cuentas vencidas.

Ø Llamadas Telefónicas:

Si las notificaciones por escrito no dan ningún resultado, el

gerente de crédito mismo de la empresa puede llamar al cliente y


105

exigirle el pago inmediato. Si el cliente presenta una explicación

adecuada, se puede convenir en prorrogar el período de pago. Una

llamada del abogado de la compañía también puede ser útil si los

demás recursos no han funcionado.

Ø Mediante Agencias de Cobranzas:

Una empresa puede transferir las cuentas incobrables a una

agencia o aun abogado para que éstos se encarguen de ellas.

Normalmente, los honorarios por esta clase de gestiones son

altos, ya que la empresa pueda recibir menos del 50% del importe

de las deudas así cobradas.

Ø Recurso Legal:

Esta es la medida más estricta en el proceso de cobranza, y

representa una opción antes de utilizar una agencia de cobro. Este

procedimiento no es solamente oneroso, sino que puede obligar al

deudor a declararse en banca rota, reduciéndose así la posibilidad

de futuros negocios con él que sin que garantice el pago final de los

adeudos vencidos.


106

De igual manera, Ettinger (2000, p. 299) establece que los

mecanismos más utilizados son el estado mensual, llamadas

telefónicas, proceso de recordatorio, cartas y tarjetas impresas.

De acuerdo con los dos autores se determina que los

procedimientos de cobranzas se debe emplear para mejorar el

cobro oportuno y medidas pertinente de dicho cobro.

2.7.3. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Para la presente investigación, se igualan los procedimientos no

contables a los administrativos, ya que estos, no afectan directamente, las

cifras de los estados financieros, siendo, de manera similar a los procesos

contables, una sucesión cronológica de actividades concatenadas entre sí,

dentro de un ámbito determinado de aplicación.

En este sentido, Catacora (1997 p. 72) define procedimientos no

contables como todos aquellos que no afectan las cifras de los estados

financieros, encontrándose entre ellos los procedimientos para cambiar los

datos de un cuentacorrentista, para la contratación de los empleados, para el

cambio de horarios laborales, para el tramite de reclamos de los clientes.

Enmarcándose dentro del ámbito de un sistema de activos fijos, pueden


107

citarse como procedimientos no contables, aquellos, que se implementan

para la custodia de los activos fijos, para el traslado de los mismos, entre

otros.

2.7.4. PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Los procedimientos establecidos en una organización envuelven las

transacciones que dentro de esta se ejecutan, utilizando, mediante su

implementación, la estandarización de procesos, que aseguren la

consistencia en la actuación ante situaciones similares, la reglamentación de

la ejecución de los empleados y la seguridad de la eficiencia en todos los

procesos, teniendo como final objetivo, el mas eficiente funcionamiento del

sistema como un todo y el logro de los costos mas bajos en sus operaciones.

A tal efecto, Catacora (1997 p. 71) expone que los procedimientos

contables, enmarcados dentro del ciclo de operaciones de una empresa,

constituyen todos aquellos procesos, secuencias de pasos e instructivos

empleados en el registro de las transacciones que se reflejan en los libros de

contabilidad de una organización.

Así mismo, afirma el mismo autor, que dentro de estos

procedimientos contables, pueden encontrarse aquellos que permiten el


108

manejo y análisis de cada uno de los grupos generales de cuentas de los

estados financieros. Mostrándose así que para el rubro de caja, puede

establecerse un procedimiento para el registro de los desembolsos

realizados por la caja, para la cuenta de bancos, deben establecerse

procedimientos que permitan reglamentación de los desembolsos y para las

transferencias de fondos

En relación a los activos fijos, los procedimientos citados por el

autor nombrado con anterioridad son: Procedimientos para el registro de las

compras de activos fijos, para el registro de la depreciación del ejercicio,

para el manejo de las construcciones en proceso, para el registro de activos

bajo contrato de arrendamiento financiero, para la desincorporación de los

activos en desuso, para la venta de activos de la empresa, para las

adquisiciones mayores, entre otros.

2.7.5. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Para Gómez (2002) los procedimientos de control son los

siguientes:

Ø Delimitación de responsabilidades.


109

Ø Delimitación de autorizaciones generales y específicas.

Ø Segregación de funciones de carácter incompatible.

Ø Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.

Ø División del procesamiento de cada transacción.

Ø Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de

moralidad.

Ø Rotación de deberes.

Ø Pólizas.

Ø Instrucciones por escrito.

Ø Cuentas de control.

Ø Evaluación de sistemas computarizados.

Ø Documentos prenumerados.


110

Ø Evitar uso de efectivo.

Ø Uso mínimo de cuentas bancarias.

Ø Depósitos inmediatos e intactos de fondos.

Ø Orden y aseo.

Ø Identificación de puntos claves de control en cada actividad,

proceso o ciclo.

Ø Gráficas de control.

Ø Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.

Ø Actualización de medidas de seguridad.

Ø Registro adecuado de toda la información.

Ø Conservación de documentos.

Ø Uso de indicadores.


111

Ø Prácticas de autocontrol.

Ø Definición de metas y objetivos claros.

Ø Hacer que el personal sepa por que hace las cosas.

El ambiente de los procedimientos de control que existen son muy

variados ya que se pueden aplicar de acuerdo a la implementación y como

mejor se adapten a las actividades que se desarrollen y brinden a su vez un

mayor beneficio.

2.8 CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar son acreencias a favor de la empresa,

liquidables dentro del ejercicio normal de la misma y provenientes de sus

actividades específicas en que comercia. Suelen estar amparadas por

facturas, recibos y documentos similares.

2.8.1 DEFINICION CUENTAS POR COBRAR


112

Para Cepeda (1997, p. 534) establece que “las cuentas por cobrar se

refieren a todos los derechos sobre otros convertibles en dineros,

mercancías y servicios. Las cuentas por cobrar se definen corrientemente

como solo aquellas peticiones que pueden cobrarse en efectivo. Las cuentas

a cobrar, concretamente las cuentas de clientes y los efectos, constituyen los

tipos de cuentas a cobrar más corrientes.

Según Redondo (1998, p. 26) establece que para controlar los

créditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de la aceptación

de letras de cambio o pagarés emplearemos cuentas por cobrar. Esta cuenta

debería controlar, únicamente, los créditos otorgados a nuestros clientes

provenientes de ventas a crédito y operaciones conexas. No obstante, se

suelen incluir, no siempre de buena fe, otros diversos créditos a favor de la

empresa.

Como resumen de lo señalado anteriormente, es importante indicar

que las cuentas por cobrar son acreencias a favor de la empresa, liquidables

dentro del ejercicio normal de la misma, y provenientes de sus actividades

específicas en que comercia. Suele estar amparadas por facturas, recibos y

documentos similares.

2.8.2 IMPORTANCIA DE LAS CUENTAS POR COBRAR


113

De acuerdo con Cepeda (1997, p. 534) desde una perspectiva general

señala que las cuentas por cobrar representan generalmente una de las

partidas del activo más importante en la empresa. Las cuentas por cobrar a

clientes vencidas correspondiente a productos vendidos ó servicios

prestados constituyen las más significativas. No es de extrañar que las

cuentas de clientes representan entre el 30% y el 50% de los activos

circulantes de una empresa. Para el auditor, tanto interno como

independiente, las cuentas por cobrar representan un reto constante, no

solamente debido a su importancia y liquidez sino también al cambio

continuo de su composición básica.

2.8.3 NATURALEZA DE LAS CUENTA POR COBRAR

Afirma Whittington y Pany (2000, p. 345) que las cuentas por cobrar

incluyen no solamente el reclamo de derechos frente a los clientes, que

surgen de la venta de bienes o servicios, sino también de una diversidad de

derechos misceláneos, como préstamos a altos ejecutivos o empleados,

préstamos a subsidiarios, derechos frente a diversas firmas, derecho por

reembolso de impuesto y avances a proveedores.

Los documentos comerciales y las cuentas por cobrar son por general

relativamente grandes en cantidad y deben aparecer como renglones


114

separados en la sección de activos corrientes del balance general por su

valor neto realizable.

Los auditores se preocupan especialmente con la presentación y

revelación de préstamos a funcionarios, directores y compañías afiliadas.

Estas transacciones con partes relacionadas se hacen comúnmente parar

conveniencia del prestatario, en lugar de veneficiar a la compañía

prestamista.

Consecuentemente esos prestamos se cobran solamente a

conveniencia del prestatario. Es un principio básico en la presentación de

estados financieros que aquellas transacciones no caracterizadas por

negociaciones a prudentes distancias deben ser totalmente reveladas.

2.8.4 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Para Catacora (1997, p. 286) las cuentas por cobrar se clasifican en

los estados financieros de acuerdo a su origen, en los siguientes rubros:

Ø Cuentas por Cobrar Comerciales:


115

Productos de los ingresos por ventas o servicios prestados

correspondientes a las operaciones principales de la compañía.

Ø Cuentas por Cobrar a Compañías Relacionadas:

Provienen por operaciones realizadas por compañías

relacionadas.

Ø Cuentas por Cobrar a Empleados:

Provienen de préstamos anticipos u otras entregas realizadas a

los empleados y que serán devueltos por éstos en un plazo

determinado.

Ø Otras Cuentas por Cobrar:

Son el producto de diversas operaciones tales como reclamos

al seguro u otros. Los anticipos a proveedores no deben incluirse en

este concepto, debido a que los mismos no serán cobrados sino

convertidos en inventarios.

Los registros auxiliares de cuentas por cobrar son una

herramientas muy útil para el análisis de las cifras correspondientes


116

a las compras y pagos realizados por los clientes. En las cuentas

por cobrar, es muy importante de mantener un registro de

antigüedad de las mismas, ya que, esto permitirá un mayor control

de las cuentas de cada cliente.

2.8.5 ANÁLISIS DE LAS CUENTAS COMERCIALES POR COBRAR

Según Añez (2002) para realizar un análisis de las cuentas

comerciales por cobrar se necesitan:

• Formas de documentación de las cuentas por cobrar o deudores por

venta, que proporción y cual es el respaldo de cada una de ellas en

caso de no poder cobrarlas.

• Ventas totales: es un convenio por el cual una parte (vendedor) se

compromete a transferir la propiedad de una cosa o de un derecho a

otra persona (comprador) que ha de pagar el precio ajustado.

• .Ventas a créditos: se refiere a el compromiso de poner una cantidad

de dinero a disposición de alguien y ese compromiso puede ser a

corto, mediano o largo plazo.


117

• Utilización de Factoring en la cobranza o para tener liquidez inmediata.

• Principales deudores.

• Grado de concentración que existe en cada uno de ellos.

• Comportamiento pasado de esas cuentas.

• Porcentaje de incobrabilidad de los últimos meses.

• Comparación de la cartera de clientes con otras empresas del mismo

sector .

• Verificar la contabilización. Podrían no incluir IVA.

• Política de administración de las cuentas por cobrar (Beneficios de

mantener cuentas por cobrar, intereses versus sus costos por la

administración.

• Se debe tener en cuenta que el volumen de las cuentas por cobrar

depende del porcentaje de ventas a crédito, volumen de ventas y

plazo promedio de ventas.


118

• Políticas de crédito: se refiere a la forma de seleccionar a sus clientes,

criterio de evaluación.

• Condiciones de crédito: porcentaje de ventas a crédito, plazo, formas

de reajustes de tasas de interés, formas o tipos de documentación,

tipos de descuentos por pronto pago, garantías en caso de pedir.

• Políticas de cobranza: de tipo prejudicial, que trato les dan a los

clientes con retraso de 30 días o más, que tipo de acciones se toman,

forma de cobranza, vía fax, cartas, etc., cobranza judicial, tipos de

procedimientos, embargos, etc.

• Evolución y tendencia de las cuentas por cobrar.

Es importante analizar constantemente las cuentas por cobrar de los

comerciantes porque permite verificar los distintos movimientos o convenios

de pagos.

2.8.6 DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE CUENTAS POR COBRAR

Según Cordero (2000) esta estimación depende del riesgo en que se

incurra al otorgar créditos, sopesando la utilidad que se deriva de incremento


119

de ventas originado por las ventas a crédito contra el riesgo de perder el

cobro y disminución de utilidades.

El mismo autor continua, el nivel de cuentas por cobrar está en función

del volumen de las ventas a crédito y del periodo de cobro; o sea el tiempo

que las cuentas permanecen sin ser cobradas. El periodo de cobro se verá

afec tado por las diversas políticas que controlan la concesión de créditos y el

cobro de las cuentas por cobrar. Si bien tales políticas también influyen sobre

la cantidad absoluta de las ventas a crédito, éstas estarán más sujetas a las

condiciones económicas generales. Dado que el administrador financiero no

puede controlar las condiciones económicas generales, él influirá sobre el

nivel de cuentas por cobrar básicamente controlando la concesión de

créditos y los cobros.

2.8.7 MÉTODOS ALTERNATIVOS DE FINANCIAMIENTO DE CUENTAS

POR COBRAR

Según Bolten (1993, p. 582-585) explica que financiar las cuentas por

cobrar consiguiendo recursos para invertirlos en ellas, el director de finanzas

puede recurrir a métodos especiales que pueden resultar menos costosos y

disminuir la exposición al riesgo de incumplimiento. Entre los métodos

relativamente comunes se pueden mencionar: 1) La ventas de cuentas por


120

cobrar (factoring), 2) El segura de crédito, 3) Las compañías financieras “de

grupo” o subsidiarias y 4) Diversas maneras de reducir la exposición al

riesgo.

Ø La Ventas de Cuentas por Cobrar.

El método consiste en vender las cuentas por cobrar de la

empresa a un factor (agente de ventas o comprador de cuentas por

cobrar) conforme a un convenio negociado previamente y por lo

general flexible. Por lo regular se dan instrucciones a los clientes

para que paguen sus cuentas directamente al agente o factor, quien

actúa como departamento de crédito de la empresa. Cuando recibe

el pago, el agente retiene una parte por concepto de honorarios y

abona el resto a la cuente de la empresa.

La mayoría de los agentes o factores pueden desempeñarse

todas las funciones del departamento de crédito: investigar o

evaluar a los clientes potenciales y cobrar las cuentas. A veces

asumen todo el riesgo de incumplimiento mediante un convenio

según el cual adquieren las cuentas por cobrar de la empresa sin

responsabilidad por parte de ésta. Si la cuenta se adquirió en esas

condiciones, el agente observará la pérdida que se derive de la falta

de cumplimiento.


121

Sin embargo, la mayoría de las cuentas por cobrar se

adquieren con responsabilidad de la empresa; es decir, que si el

agente no logra cobrar la empresa tendrá que reembolsar el importe

ya sea mediante el pago en efectivo o reponiendo la cuenta

incobrable por otra más viable. Desde luego, la comisión del agente

es más alta cuando adquiere las cuentas sin responsabilidad por

parte de la empresa.

• Beneficios del “factoring”.

Los principales beneficios que aportan este método radican

en los costos que la empresa ahorra al no manejar sus propias

operaciones de crédito. No hay costos de cobranza, puesto que

el agente se encarga de cobrar la cuenta; no hay costos del

departamento de crédito, como contabilidad y sueldos, la

empresa puede eludir el riesgo de incumplimiento si decide

vender las cuentas sin responsabilidad, aunque esto por lo

general resulta más costosos, y puede obtener recursos con

rapidez y prácticamente sin ninguno de los retrasos y costos

que implican la solicitud de un préstamos o la ventas de

valores. El agente anticipa dinero automáticamente tan pronto

como la cuenta queda abierta.


122

• Costos del “factoríng”.

Por lo general, el agente carga una comisión por sus

servicios o descuenta el valor nominal de la cuenta cuando se

compra a la empresa. Por ejemplo, si la cuenta importa $1,000,

el agente podría pagar únicamente $950 por ella. Significaría

un descuento de 5% en una cuenta por cobrar a 90 días, o sea

una tasa de interés anual efectiva del 20% (4 veces el 5%).

Esta es la remuneración al agente por atender las cuentas. Si el

agente adelanta dinero a la empresa y ésta toma los $950

antes de que la cuenta sea cobrada por aquel, se le cargarán

intereses.

• Implicaciones para el director de finanzas.

Los ejecutivos de la empres a pedirán al director de finanzas

que analice las alternativas de financiar internamente las

cuentas por cobrar o de financiarlas mediante el “factoring”. Si

el costo de este último es menor que el del financiamiento

interno, se recomendará el “factoring” y viceversa.

Ø Seguro de Crédito.


123

Puede ser particularmente conveniente cuando la empresa sólo

tiene pocas cuenta por cobrar de importancia. En esas condiciones,

si cualquiera de ellas deja de pagar los efectos serán devastadores.

También puede ser útil para las empresas que tienen muchas

cuentas pequeñas cuyo riesgo es mayor que el promedio. Algunas

veces el banco exige el seguro de crédito como condición para

prestar recursos a la empresa tomando las cuentas por cobrar como

garantía colateral. Su intención es asegurarse de que dicha garantía

no va a resultar carente de valor en el caso de que haya que recurrir

a ella para recuperar el préstamo.

Este seguro tiene también algunos aspectos poco atractivos.

Tiende a ser relativamente caro, variando su costo con el riesgo que

ofrezcan las cuentas por cobrar y estando calculado como

porcentaje de las cuentas de la empresa. La compañía de seguros

puede rehusarse a asegurar ciertas cuentas que son justamente las

que mas necesitan el seguro, y algunas veces la injerencia del

asegurador en el manejo del departamento de crédito puede

resultar inaceptable para la administración.

Ø Compañías Financieras “de Grupo”.


124

Algunas empresa han establecido subsidiarias, de su

propiedad, para financiar sus cuentas por cobrar. Por ejemplo,

General Motors Acceptance Corporation, Ford Motor Credit y Sears

Roebuck Acceptance corporation son compañías financieras “de

grupos”. A veces la creación de una de estas compañías facilitan la

obtención de recursos debidos a que tienen muchas experiencias

con instrumentos financieros como el papel comercial y, por

supuesto, da más flexibilidad a la compañía matriz cuando se trata

de otorgar crédito para fomentar las ventas.

Sin embargo, la capacidad de la empresa para obtener

préstamos no mejora probablemente. Casi con seguridad, el

procedimiento es más costeable que el “factoring” o el préstamo

bancario para financiar cuentas por cobrar, por que su costo de

capital por lo general es inferior al de los préstamos bancarios.

Ø Otras Estrategias de Cuentas por Cobrar.

El director de finanzas puede adaptar la política de cuentas por

cobrar de la empresa con el fin de disminuir la exposición al riesgo

de incumplimiento. Un método consiste en la consignación del

producto con el cliente, en vez de la venta directa. Según el acuerdo

de consignación, la empresa conserva la propiedad de las


125

mercancías y cobra a medida que el cliente las vende. Si por alguna

razón el cliente deja de ser aceptable, la empresa puede recuperar

inmediatamente los artículos, puesto que sigue siendo de su

propiedad.

La rapidez y la seguridad legal con que la consignación permite

a la empresa recuperar sus mercancías (en vez de la difícil tarea de

obligar al pago cuando se ha concedido crédito) ayuda a disminuir

el riesgo.

La empresa puede insistir en una garantía colateral para

asegurar la línea de crédito que concede al cliente. Es de esperar

que la colateral se transferirá a propiedad de la empresa y se

venderá para satisfacer el importe del crédito en caso del que el

cliente incurra en falta de cumplimiento. Sin embargo, no siempre

resulta fácil hacer la conversión, y asegurarse de que tendrá valor

suficiente para satisfacer en su totalidad la reclamación.

Desde luego, la empresa puede adoptar la política de vender

exclusivamente al contado a algunos o a todos sus clientes, con lo

cual eliminará el riesgo. Por último, puede conceder sólo créditos

pequeños al principio y ampliarlos en forma graduar a medida que

se fortalecen la relaciones comerciales. Así, el director de finanzas


126

podrá ir observando el carácter del cliente y evitará las pérdidas

indebidamente grandes que pueden sobrevenir cuando se opera

con personas desconocidas.

2.8.8 COMO SE REFLEJAN LAS CUENTAS POR COBRAR EN EL

ANÁLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Según Finney Miller (1999, p. 58), las cuentas y efectos a cobrar de

las subsidiarias u otras compañías afiliadas deben mostrarse por separado

aun en el caso de que fueran consecuencia de operaciones comerciales.

Los depósitos en garantía y los anticipos a proveedores para entrega

futura de mercancía deben mostrarse por separado.

Los efectos y cuentas a cobrar que venzan después de un año a partir

de la fecha del balance general, incluyendo las cuentas a cobrar en plazos,

deben segregarse, a no ser que tal tratamiento sea impráctico o contrario de

las prácticas del ramo.

2.8.9 CONSIDERACIONES DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS

POR COBRAR Y LAS VENTAS.


127

Para Whittington y Pany (2000, p. 35), indica que los controles

ineficaces sobre las ventas a crédito y las cuentas por cobrar pueden ser

costosos para un negocio, así mismo, si las facturas de ventas contienen

errores y no están controladas mediante números seriales consecutivos,

algunas pueden perderse y nunca quedar contabilizadas como cuentas por

cobrar. Para evitar cualquier dificultad se presentan algunas consideraciones

que se deben tomar en cuenta para un adecuado control, las cuáles son :

Ø Obtener un Conocimiento de Control Interno.

La consideración de los auditores de los controles sobre las

cuentas por cobrar y las ventas pueden empezar con la preparación

de una descripción escrita o diagrama de flujo de un cuestionario de

control interno. Después de haberlo preparado, deben determinar si

el cliente está utilizando realmente las políticas y procedimiento, es

decir, si han sido puestos en operación. A medida que los auditores

verifican su conocimiento del ciclo de ventas y de cobros,

observarán si hay una separación apropiada de funciones.

Ø Evaluar el Riesgo de Control y Diseñar Pruebas de Controles

Adicionales.


128

Después de obtener conocimiento de control interno del cliente

sobre las cuentas por cobrar y las ventas, los auditores desarrollan

sus niveles evaluados y planificados del riesgo de control para las

diversas afirmaciones de los estados financieros.

Ø Realizar Pruebas Adicionales de controles.

Las pruebas dirigidas hacia la efectividad de los controles

ayudan a evaluar el control interno del cliente y a determinar si los

niveles evaluados y planificados del riesgo de control de los

auditores pueden soportarse. Como ejemplo de estas pruebas

pueden ser:

• Examinar aspectos significativo de una muestra de transacciones

de venta.

• Comparar una muestra de documentos de despacho con las

facturas de ventas respectivas.

• Revisar el uso o la autorización de las notas de créditos.


129

• Conciliar las cintas de las cajas registradoras y los tiquetes de

ventas seleccionadas con los diarios de ventas.

Ø Revaluar el Riesgo de Control y Diseñar Pruebas Sustantivas.

Estas evaluaciones determinarán si los auditores deben

modificar sus pruebas sustantivas planeadas para las afirmaciones

de los estados financieros sobre las cuentas por cobrar y las ventas.

El siguiente cuadro se muestran los controles que afectan las

evaluaciones de riesgo de control y los auditores para las diversas

afirmaciones.

Utilizando afirmaciones o preguntas como: control, pruebas de

control típicas, existencias u ocurrencias, inclusión completa,

derechos, obligaciones, valoración o asignación, presentación y

relevación.

Con estas preguntan se obtiene la evaluación en el siguiente

cuadro:


130

CUADRO 1

EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CONTROL PARA

CUENTAS POR COBRAR.

CONTROL

PRUEBAS DE CONTROL TÍPICAS

Exi

sten

cia

u

o

curr

enci

a

Incl

usi

ón

co

mp

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D

erec

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o

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ión

P

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reve

laci

ón

Separar las funciones de ventas y el cobro de cuentas por cobrar.

Observar y hacer indignaciones sobre el desempeños de las diversas funciones. X X X X

Asociar facturas de ventas con documentos de despachos, pedidos de

compras y pedidos de ventas.

Seleccionar una muestra de facturas de ventas y comparar detalles con todos

los documentos. X X X

Revisar la precisión numérica de las facturas de ventas, por parte de una

segunda persona.

.Seleccionar una muestra de las facturas de ventas y examinarlas en busca de

evidencia de revisión por una segunda persona.

X

Obtener aprobación de crédito de ventas con anterioridad al despachos.

Realizar indagaciones sobre políticas de créditos; seleccionar una muestra de

transacciones de ventas. X X

Enviar estados o extractos mensuales a los clientes y hacer seguimiento

sobre los errores reportados

Observar e indagar sobre política de crédito; seleccionar una muestra de

transacciones de ventas. X X X X

Conciliar mensualmente las cuentas bancarias.

Observar e indagar sobre el envío por correo de los estados y evidencia de

revisión. Revisar una muestra de conciliaciones bancarias realizadas durante el año.

X X X

Utilizar listados de control para controlar los cobros efectivos.

Observar, hacer indagaciones sobre el proceso y conciliar los listados seleccionados con los registros contables y con los del banco.

X X X X

Utilizar presupuestos y analizar variaciones de los montos actuales.

Examinar presupuestos y evidencia de seguimiento sobre variaciones. X X X X

Utilizar documentos prenumerados de despachos y de facturación para

explicar las secuencia.

Observar y hacer seguimiento sobre el uso de documentos prenumerados e

inspeccionar evidencia de explicación de la secuencia.

X

Utilizar notas de créditos para autorización de ajuste a las ventas y

cuentas por cobrar.

Seleccionar una muestra de crédito de las cuentas de los clientes e

inspeccionar las notas de crédito y otros documentos de soporte.

X X

Utilizar una tableta de cuentas y una revisión independiente de las clasificaciones de las cuentas.

Inspeccionar la tabla de cuentas y evidencias de la revisión de las clasificaciones de las cuentas.

X

Fuente: Whittington y Pany (2000).


131

Ø Obtener un Balance de Prueba de la Cartera por Edades o de

las Cuentas por Cobrar Comerciales y análisis de Otras

Cuentas por Cobrar y Conciliar con Mayores.

En cuanto a la preparación de un balance esté, es preparado

comúnmente por empleados del cliente para los auditores

necesitando siempre una verificación independiente del listado. Este

listado tiene como fin reflejar la edad de las cuentas de los clientes,

la estimación de probables perdidas de crédito y la confirmación de

la información de control.

Ø Obtener análisis de los documentos por cobrar y del interés

respectivo:

Al respecto, se puede decir que el análisis de los documentos

por cobrar que soportan la cuenta de control de mayor general

puede ser preparado por el personal del cliente para los auditores.

El análisis debe incluir normalmente lo siguiente: el nombre de

quien la hace, la fecha, el vencimiento, el monto y la tasa de interés.

Ø Inspeccionar Documentos Disponibles y Confirmar que no

Están Disponibles para Tenedores.


132

Esta inspección debe ser realizada simultáneamente con el

conteo de efectivo y de los títulos valores para evitar que se oculte

un faltante mediante la sustitución de efectivo por instrumentos

negociables malversados o instrumentos negociables hasta que la

cuenta e inspección estén terminadas. La confirmación por escrito

del tenedor del documento se considera como una alternativa

aceptable a la inspección; la misma debe contener una solicitud de

verificación de nombre del elaborador, el saldo del documento, la

tasa de interés y la fecha de vencimiento.

Ø Confirmar Cuenta por Cobrar con Deudores.

Al hablar de confirmación se puede decir que es un tipo de

evidencia documentaria confiable y seguro que se obtiene desde

afuera de la organización del cliente. La comunicación directa con

los deudores es el paso más importante y concluyente en la

verificación de las cuentas por cobrar. Una parte importante de

confirmación y las cuentas por cobrar es considerar la validez de las

direcciones de los deudores.

Es importante destacar que estas series de consideraciones es vital

para las organizaciones ya que permiten verificar a tiempo posibles


133

controles ineficaces sobre las ventas a crédito y las cuentas por cobrar que

resultan costosos para cualquier negocio.

2.8.10 CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

En relación al control interno de las cuentas por cobrar, se puede decir

que las misma solo pueden acreditarse cuando se recibe efectivo, cuando se

intercambia un documento por cobrar a cambio del efectivo, se recibe una

devolución de mercancía, se concede una bonificación o un descuento, o

pasa a ser una cuenta incobrable. Holmes (1999, p. 112).

En relación a lo antes mencionado es necesario aclarar que para que

estos procedimientos se lleven a cabo es necesario contar con un efectivo

control interno de las cuentas por cobrar como:

Ø Al momento de enviar los estados de cuentas a los clientes, antes

deben compararse con los saldos de la cuenta por cobrar; esta

actividad debe realizarla una persona diferente a la que los preparó

y que no tenga ninguna relación con las obligaciones habituales del

encargado de llevar las cuentas por cobrar o con el cajero.


134

Ø Cuando se origina una cuenta por cobrar a causa de unas

bonificaciones sobre ventas y unas cuentas incobrable, deben

apoyarse en autorizaciones por escritos firmadas por la persona

autorizada.

2.8.11 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR

COBRAR.

Los objetivos del control interno contable en el ciclo de cuentas por

cobrar según. Catacora (1997, p. 287), son los siguientes:

Ø Registrar oportunamente todas las transacciones, evitando la falta de

alguna operación. Si no registramos la totalidad de las transacciones

tendríamos una subestimación en las cifras de ventas y de las

cuentas por cobrar.

Ø Registrar las transacciones válidas realizadas por la entidad; la

existencia de registro que no corresponden a ventas realizadas por

empresa, nos crea problemas de sobreestimación en las cifras de

ventas y cuentas por cobrar.


135

Ø Garantizar el correcto registro de las transacciones efectuadas por la

entidad, los problemas relacionados con los controles de exactitud

aumentan los riesgos de sobreestimación y subestimación de los

registros de ingresos y cuentas por cobrar.

En resumen a los objetivos del control interno contable se de deben

tener en cuenta los registros continuos para mejorar las posibles faltas en

algunas operaciones y garantizar que las transacciones sean efectuadas

correctamente.

2.8.12 CLASIFICACIÓN DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS POR

ANTIGÜEDAD.

Según Finney Miller (1999, p. 57-58) cuando se utiliza este método,

suele hacerse una relación de todas las cuentas en papel columnar,

asignando algunas columnas encabezamiento como “no vencidas”, “vencidas

de 1 a 30 días”, “vencidas de 31 a 60 días”, etc. Anotados todos los saldos

de las cuentas de clientes del mayor auxiliar, sus elementos componentes se

clasifican en las columnas correspondientes.


136

Un documento de las cuentas a cobrar con clasificación de los saldos

por antigüedad de vencimiento, como resumen de los datos en la relación

detallada en papel columnar, se ilustra a continuación:

CUADRO 2

CLASIFICACIÓN POR ANTIGÜEDAD DE LAS CUENTAS A COBRAR 31

DE DICIEMBRE DE 1965 Y 1964.

31 de diciembre de 1965 31 de diciembre de1964

Por ciento Por ciento

Importe del total Importe del total

No vencida ........................................ 15.000 30.93 20,000 41.67

Vencidas de 1 a 30 días..................... 12.000 24.74 16,000 33.33

Vencidas de 31 a 60 días................... 8.000 16.50 5,000 10.42

Vencidas de 61 a 90 días .................. 6.000 12.37 4,500 9.38

Vencidas de 91 a 120 días ................ 4.000 8.25 1,000 2.08

Más de 120 días de vencidas ............ 2.000 4.12 1,000 2.08

Quebrados o en manos del abogado . 1.500 3.09 500 1.04

Total ................................................... 18.500 100.00 48,000 100.00

Fuente: Finney Miller (1999).


137

El importe de la cuenta de provisión se determina entonces con base

en la antigüedad de los saldos vencidos. También debe tomarse en

consideración alguna información complementaria, con la cual puede

llegarse a saber que algunas cuentas no vencidas aún son de dudoso cobro,

mientras que otras ya vencidas pueden ser cobrables. Sobre este particular,

las condiciones de crédito deben, por supuesto, tenerse en cuenta, puesto

que son dichas condiciones las que precisamente determinarán cuándo una

cuenta está vencida.

Este método tienen la ventaja de cumplir con los objetivos dando

como resultado una valoración razonable exacta de las cuentas en los libros.

Sin embargo, puede con facilidad resultar que las pérdidas en cuenta

incobrables no se distribuyan en forma correcta entre los ejercicios en que en

realidad se originaron. Las pérdidas en cuentas malas se producen por razón

de las ventas hechas a los clientes que no pagan sus cuentas. En teoría, por

consiguiente, la provisión para pérdida debe hacerse en el ejercicio en que

se efectuaron las ventas. Pero si se usa el método de la clasificación pro

antigüedad de los saldos, las cuentas pueden no parecer incobrables hasta

una fecha posterior al ejercicio de la venta. Así, un ejercicio recibirá el abono

por el ingreso y otro posterior el cargo por la pérdida.

2.8.13 COMPUTARIZACIÓN DEL MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR.


138

Hoy en día las computadoras son muy útiles para realizar cualquier

labor de índole administrativo.

En lo que respecta a las cuentas por cobrar, éstas pueden ser

supervisadas a través del computador después de la facturación mediante

verificación periódicas automáticas a determinados intérvalos, con el fin de

comprobar si las cuentas han sido pagadas, es por eso que no sólo se

emplean para supervisar los adeudos, sino también como aguda en el

proceso de decisión de otorgamiento de crédito. Igualmente, se registra

información acerca del comportamiento de pago de todos los clientes, datos

que pueden obtenerse cuando así se requiera a fin de evaluar solicitudes de

renovaciones o extensiones de crédito.

A este respecto, Gitman (1997, p. 309), establece que una

computadora sirve para evaluar las funciones de un departamento de crédito,

obteniendo así información respecto del estado de cuentas pendiente de

cobro. Si bien es cierto, la computadora ayuda a evaluar las funciones del

departamento de crédito, más no puede desempeñar la función total del

manejo de cuentas, sin embargo, ha reducido y continuará haciéndolo, todo

los tramites considerados como insalvable en los departamento de crédito de

las empresas.

3. DEFINICIÓN DE TERMINOS BÁSICOS


139

En esta sección se pretende dar una breve explicación de los

conceptos manejados en la investigación y que no fueron definidos en las

bases teóricas, a manera de aclarar los puntos expuestos en este estudio

con mayor profundidad.

Activo: Es un recurso económico propiedad del negocio, que se espera

produzca beneficio en el futuro. (Horngren 1995,p. 642)

Crédito: Entrega de un valor actual sea dinero, mercancía o servicio, sobre

la base de confianza a cambio de un valor equivalente esperando en el

futuro, pudiendo existir adicionalmente un interés prestado. (Añez 2002)

Desembolso: Es la entrega que se hace de dinero. (Horngren 1995,p. 646)

Eficacia: Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del

producto en término de cantidad y tiempo. (Munch 1998, p. 24)

Eficiencia: Se refiere a hacer las cosas, lograr los objetivos garantizando los

recursos disponibles al mínimo costo y con máxima calidad. (Munch 1998, p.

24)


140

Gastos por cuentas incobrables: Es el costo que tiene para el vendedor el

conceder crédito. Se presenta debido a las fallas en cobrar a los clientes a

crédito. (Horngren 1995,p. 646)

Gestión: Consiste en que toda organización debe establecer sus normas y a

partir de estas poder medir las desviaciones en su ejecución. (Cepeda, 1997

p. 229)

Método: Un método de trabajo se identifica como la manera de efectuar una

operación o secuencia de operaciones.(Gómez,1997 p. 53)

Motivación: Intensidad del impulso a realizar una acción. (Davis y

Newstrom, 1999 p. 126)

Período: Unidad de tiempo tomada como base para cargar el

correspondiente costo por concepto de depreciación. (Redondo, 1998 p.

464)

Riesgo: Probabilidad de la perdida financiera, o más formalmente la

variabilidad de lo determinado. (Gitman,1997 p. 774)

4. SISTEMA DE VARIABLES


141

La investigación en cuestión incluye una sola variable de estudio.

4.1. VARIABLE

Variable Única: Sistema del control interno de cuentas por cobrar.

Definición Conceptual: El sistema de control interno de las cuentas por

cobrar es el conjunto de planes, métodos y procedimientos interrelacionados

e interdependientes, adoptados por una organización, con el fin de lograr un

eficiente tratamiento de las cuentas por cobrar y un adecuado desarrollo de

las actividades de la entidad, de acuerdo con las políticas trazadas por la

gerencia, en atención a las metas y objetivos previstos ya que si los mismos

son inadecuados es casi inevitable que sobrevengan grandes pérdidas en las

cuentas por cobrar. (Meigs y Cepeda 1996)

Definición Operacional: Operacionalmente la presente variable, se entiende

como una serie de políticas, normas y procedimientos que se aplica dentro

de la empresa Agropecuaria Los Haticos C.A., para el control de las cuentas

por cobrar, con el propósito de que se realice un efectivo proceso de

cobranza, evitando las pérdidas incobrables.


142

Así mismo luego de realizada la cobranza se debe tener establecido

normas para un correcto tratamiento del efectivo.

A continuación se presenta el cuadro de operacionalización de la

variable:

OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES

OBJETIVO GENERAL: Evaluar el Sistema del Control Interno de las Cuentas por Cobrar de la empresa Agropecuaria

Los Haticos, C.A.

143

OBJETIVOS: VARIABLE: DIMENSIÓN: INDICADOR: ITEMS:

Registro sobre ventas totales.

1. ¿Existe un monitoreo constante de las ventas totales por parte del departamento de las cuentas por cobrar?.

Registro sobre ventas a crédito.

2. ¿Las ventas a crédito son registradas en el mismo momento que son efectuadas?.

Registro de deudores.

3. ¿Cree usted que el departamento de las cuentas por cobrar maneja suficiente información sobre los deudores con respecto a los límites de crédito?. 4. ¿Existe un departamento de cuentas por cobrar?. Documentación de

las cuentas por cobrar.

5. ¿Existe una documentación actualizada dentro del departamento de las cuentas por cobrar?.

1. Analizar la situación actual de las cuentas por

cobrar en la empresa Agropecuaria

Los Haticos, C.A.

Sistema del control interno de las cuentas por

cobrar.

Situación actual de las cuentas por

cobrar.

Comportamiento pasado de las

cuentas por cobrar.

6. ¿Se realiza una continua revisión del comportamiento pasado de las cuentas por cobrar?.



Los Haticos, C.A.

144

OBJETIVOS: VARIABLE: DIMENSIÓN: INDICADOR: ITEMS: 7. ¿Existen las normas individuales de las cuentas por cobrar?. 8. ¿Existen las normas generales de las cuentas por cobrar?. 9. ¿Se cumplen las normas individuales de las cuentas por cobrar?.

Normas individuales y generales.

10. ¿Se cumplen las normas generales de las cuentas por cobrar?. 11. ¿Cuáles son las normas individuales de las cuentas por cobrar?.

Normas con antecedentes individuales y

generales. 12. ¿Cuáles son las normas generales de las cuentas por cobrar?.

Normas de créditos. 13. ¿Son cumplidas las normas de crédito por el personal encargado?.

2. Analizar las normas y políticas del sistema de control interno de las

cuentas por cobrar en la empresa Agropecuaria

Los Haticos, C.A.

Sistema del control interno de las cuentas por cobrar.

Normas del sistema de control interno de


Normas de control interno en las

cuentas por cobrar.

14. ¿Se cumplen adecuadamente las normas de control interno en las cuentas por cobrar?.



Los Haticos, C.A.

145

OBJETIVOS: VARIABLE: DIMENSIÓN: INDICADOR: ITEMS: 15. ¿Existen políticas al momento de otorgar un crédito?. 16. ¿Cuáles son las políticas de crédito?.

Políticas del sistema de control interno de


Políticas de créditos.

17. ¿Se cumplen las políticas de crédito?. 18. ¿Considera usted que las políticas de administración son monitoreadas constantemente para mantenerlas vigentes?.

Políticas de administración.

19. ¿Cuáles son las políticas de administración?. 20. ¿Considera usted que la empresa cuenta con políticas de cobranzas?.

Políticas de cobranzas.

21. ¿Cuáles son las políticas de cobranza?.

Políticas de control. 22. ¿Cree usted que se aplican adecuadamente?. 23. ¿Existen los procedimientos de cobranza?

24. ¿Son adecuados los procedimientos de cobranzas utilizados en la empresa?.

3. Evaluar los procedimientos del

sistema de control interno de las cuentas por cobrar

en la empresa Agropecuaria

Los Haticos, C.A.

Procedimientos del sistema de control

interno de las cuentas por cobrar.

Procedimientos de cobranzas.

25. Describa los procedimientos de cobranza.



Los Haticos, C.A.

146

OBJETIVOS: VARIABLE: DIMENSIÓN: INDICADOR: ITEMS:

Procedimientos administrativos.

26. ¿Existen procedimientos administrativos adecuados en la empresa?.

Procedimientos contables.

27. ¿Considera usted que el personal de la empresa cumple con los procedimientos contables existentes?.

Procedimientos de control.

28. ¿Cree usted que los procedimientos de control son ejecutados por personal debidamente capacitado y autorizado?.

4. Evaluar las pérdidas económicas de la

empresa por la ausencia de controles internos en la empresa Agropecuaria

Los Haticos, C.A.

Ver Cuadro 4.

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