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LA ORDEN DE SERVICIO

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El principal problema que se presenta a nivel interno

en la preparación de los eventos es la coordinación de

los diversos departamentos comprometidos para

dicha actividad.

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Para lo cual, en la mayor parte de empresas hoteleras

se utiliza para este fin, un formato cuya forma cambia

de una empresa a la otra, pero en el fondo comprende

básicamente los mismos elementos e información, así

como también el nombre de dicho documento;

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Orden de Servicio

Orden de trabajo

Hoja de Eventos

BEO (Banquet Event Order)

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Uso y Manipulación

La Orden de Servicio lleva toda la información

necesaria para todas las diversas tareas a coordinar

entre los distintos departamentos involucrados y será

distribuida por el correo interno del hotel o por el

mismo asistente de A&B a la personas o

departamentos involucrados.

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La Orden de Servicio original se ordenará en el archivo

central de la sección de eventos de manera

cronológica y será tratada de la misma manera en las

otras secciones o departamentos.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS & BANQUETES

Recepción

Housekeeping

Contabilidad

Caja

Cocina

R.R.H.H.

Compras

Steward

Marketing

Mantenimiento

Costos A&B

Bar

Esquema de distribución de tareas e información

Seguridad

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Información principal que contienela Orden de Servicio

1. Responsable de emisión

2. Estado de la Reserva

3. Fecha de impresión

4. Empresa Organizadora

5. Dirección

6. Fecha del Evento

7. Tipo de Evento

8. RUC

9. Contacto

10. Teléfono

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11. Salas reservadas

12. Horario de uso

13. Tipo de evento

14. Número de participantes

15. Tipo de disposición o Set up

16. Servicios de Bebidas

17. Servicios de Comidas

18. Equipos Técnicos

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19. Comentarios

20. Decoración

21. Guardarropa

22. Columna de precios unitarios

23. Columna de precios totales

24. Sello y firma del hotel

25. Confirmación del cliente

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Dicha información deben ser agrupadas de acuerdo al tipo de datos que comprenden. Se recomiendan las siguientes áreas de:

Información de la Orden de servicio misma.

Información global del cliente

Cronograma de salones

Especificaciones de consumo

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Información de equipamiento técnico

Observaciones Generales

Decoración y Guardarropa

Columna de precios

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Ejemplo

Formato Orden de ServicioVer anexo

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Ejemplo

Orden de ServicioDelfines Hotel & Casino

Ver anexo