1ER ESTUDIO EVOLUCIÓN DE LAS RELACIONES JEFE-SECRETARIA EN ESPAÑA

Estudio Evolución de las Relaciones Jefe-Secretaria

Universo Objetivo: 112.241 Secretarias y Ayudantes de Dirección de 33.600 empresas españolas

Tamaño Muestra: 3.183 Secretarias y Ayudantes de Dirección

Recogida de datos:

73% Secretarias de Dirección o Presidencia

80% entre 20 y 40 años

34% de Madrid, 29% de Catalunya y 37% resto de España

¿Cómo debería ser el jefe ideal?

Los mayores defectos de los Jefes españoles

Por orden de importancia:

1. No escuchan

2. Son autoritarios

3. No saben delegar

4. Desconfianza en sus equipos

5. Muy desorganizados

6. Prepotentes

7. Impacientes

Las 5 asignaturas pendientes de los Jefes en España

¿Qué habilidad personal crees que los jefes deberían trabajar?

1. Capacidad para delegar

2. Mayor Comunicación

3. Empatía

4. Escuchar más

5. Más humildad

Tendencia a que el Directivo se gestione cada vez más cosas por él mismo

Si, siempre15%

Si, algunas veces70%

No, nunca15%

¿Tu jefe prefiere gestionarse algunas cosas por él mismo, por ejemplo, el correo electrónico y postal, la agenda, etc.?

Principales áreas de responsabilidad de las Secretarias

1. Filtrado de llamadas

2. Organización de reuniones y recepción de visitas

3. Gestión Agenda del Directivo

4. Coordinación/comunicación entre Departamentos

5. Elaboración y Presentación de Informes

6. Organización de viajes

7. Gestión de Archivo

8. Redacción de Documentación Escrita

9. Búsqueda de información por Internet

10. Filtrado de Correo Electrónico

Nuevas responsabilidades y funciones que están asumiendo las Secretarias

Organización de actos y eventos tanto internos como externos de la empresa. Funciones de Recursos Humanos : nóminas / seguros sociales, selección de

nuevas incorporaciones, coordinación de la formación de la empresa, etc. Temas financieros: control de facturación, de gastos, elaboración de informes,

etc. Trámites para la apertura de nuevas Delegaciones

Asistencia a Comités y Reuniones

Coordinación y puesta en marcha de temas de Calidad y Medio Ambiente,

Prevención de Riesgos Laborales.

Control de equipos informáticos

Coordinación del Departamento, del equipo de Secretarias, de Proyectos específicos relacionados con nuevas acciones de la empresa.

…

Elaboración de informes internos: Memoria Anual de la Empresa, Auditorías, Resúmenes de Prensa, etc.

Apoyo al Departamento Comercial. Asistencia e implicación en ventas. Gestión del cumplimiento de objetivos comerciales.

Actualización de contenidos de la página web de la empresa. Ayuda en la intranet.

Temas de Protección de Datos y creación de bases de datos.

¿Qué funciones personales suele asignarte tu jefe al margen de las profesionales

Gestiones telefónicas personales (citas médicas, citas personales, citas del ITV del automóvil, citas peluquería-masajista). En algunas ocasiones también para miembros de su familia: mujer, hijos ... Gestión de problemas domésticos (relación con el casero, reparación aire acondicionado, ...) Reserva de restaurantes para comidas privadas o familiares. Búsqueda de entradas para espectáculos, reserva de viajes, compra y envío de obsequios... Ayuda en actividades familiares (imprimir y encuadernar trabajos para los hijos, fotocopias.) Gestión de pagos y bancos, facturas, transferencias, renta... Actualización de contenidos de la página web de la empresa. Ayuda en la intranet.

Las Secretarias cada vez más valoradas

¿Premia tu jefe tus iniciativas y tus ideas para una mejor gestión del trabajo diario?

No51%

Si49%

¿Te sientes valorada por tu jefe?

Si70%

No30%

La Secretaria: la que mejor conoce al jefe

Si47%

No53%

¿Crees que eres la persona que mejor conoce a tu jefe?

Un 47% afirma que es la persona que mejor conoce a su jefe

Fidelidad mutua entre Jefe y Secretaria

Si a tu jefe le ascendieran ¿crees que

te llevaría como Secretaria a su nuevo

trabajo?

Si70%

No30%

¿Cuánto tiempo hace que trabajas con tu actual

jefe?

Más de 8 años19%

De 5 a 8

años26%

De 1 a 3 años36%

Menos de 1 año

19%

Incompatibilidad de caracteres: Un 35% afirma haber dejado su trabajo por este motivo.

¿Has dejado algún trabajo por "incompatibilidad" de carácteres con tu

jefe?

Si35%

No65%

Cómo respeta el Jefe el horario de trabajo de la Secretaria

¿Respeta tu jefe tus horarios de trabajo?

No 27%

Si65%Casi

siempre8%

Cada vez hay un mayor respeto por los horarios y la conciliación de vida familiar-profesional.

El 49% de los jefes no informan de los cambios de agenda

¿Te mantiene tu jefe puntualmente informada de su agenda en caso de que él realice algún cambio en la organización de

la misma?

No49%

Si51%

Los 3 deseos que pedirían las Secretaria a sus Jefes:

Aumento de Sueldo Horario más flexible Más delegación, más responsabilidad y más reconocimiento.

Las Secretarias sí se acuerdan.....ellos no

¿Se acuerda tu jefe de tu cumpleaños?

Si35%

No65%

¿Te acuerdas tú del cumpleaños de tu jefe?

Si80%

No20%

El Directivo no sabe el perfil de Secretaria que quiere

¿Crees que las ofertas de trabajo que se publican a la hora de buscar una Secretaria de Dirección

reflejan la realidad lo que busca el directivo en una Secretaria?

No79%

Si21%

¿Qué buscan los Directivos?

Los Directivos buscan “una todoterreno” con mucha experiencia y a bajo precio. En las ofertas se solicitan funciones básicas y luego se les exigen mayores funciones y responsabilidades. En otras ocasiones se buscan perfiles muy altos con dominio de habilidades y conocimientos concretos, que luego no son necesarios ni utilizados en el trabajo.

Cada vez más descontentas con su sueldo

La opinión generalizada del colectivo es: • Sueldos bajísimos y horarios maratonianos • Las responsabilidades y volumen de trabajo no se corresponden con el

sueldo (30% y a veces 50% inferior al de otros países)

¿Crees que los sueldos que reflejan las ofertas de trabajo se adecuan a lo que se

debería percibir?

No93%

Si7%

Se sienten solas frente al resto de la empresa

¿Te has sentido sola alguna vez en tu puesto de Secretaria frente al resto de la

empresa?

Si61%

No39%

Las Secretarias “florero” en vías de extinción

¿Te has sentido alguna vez Secretaria “florero”?

Si35%

No65%

El poder de la Secretaria

¿Crees que tienes poder dentro de la empresa por el puesto que

ocupas?

Si57%

No43%

¿El poder de una Secretaria dentro de la empresa está en estrecha relación con el estatus de su jefe

en la misma?

Si76%

No24%

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