2 Empezando con Excel Palle Gronbek Primera edición ... · Si los datos están alineados a la...

Empezando con Excel

© Palle Gronbek, knowwareglobal - Empezando con Excel - 15-07-00 - 05:11

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�� Palle Gronbek

Primera edición, primera impresión,© Copyright 1998, 1999 Palle Gronbek y

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Traducido del inglés por Victòria Mengual

El concepto KnowWare¡El objetivo principal de KnowWare es ayudarte!Uno de mis deseos es divulgar conocimientos a unprecio justo. Otras editoriales de Dinamarca se hanvisto obligadas a rebajar sus precios a nuestro nivel.KnowWare no se propone maximizar los beneficioseconómicos.

Soy el único editor de KnowWare y no invierto enpublicidad. Parto de la base de que un buen texto, aun precio económico, se venderá solo. Los elevadosprecios de otras empresas editoriales se puedenachacar a su gran número de empleados y a losaltos costes de marketing y publicidad, que al finalpagas tú, el lector.

KnowWare inició su actividad en Dinamarca enabril de 1993. La mayoría de los títulos deKnowWare están entre los más vendidos de sumateria en Escandinavia.

Las primeras ediciones de KnowWare en inglés seestán distribuyendo en muchos países por variosmotivos. Lo hacemos, en primer lugar, para queconozcas el concepto KnowWare, pero tambiénpara que las editoriales locales que esténinteresadas en publicar nuestros títulos en su propioidioma sepan lo que tenemos a su disposición.

Pegatina gratuita para tu cocheSi lo deseas, te enviaremos gratuitamente unapegatina para tu coche que mide aproximadamente5 x 60 cm: la dirección de Internet de KnowWareen letras blancas sobre un fondo de color claro.

Escribe o envíanos tu dirección por correoelectrónico, con la palabra “Pegatina” en el texto, yte la enviaré de inmediato (mientras alcancen lasexistencias).

Si deseas más información general sobre laeditorial KnowWare, consulta nuestro sitio web:www.knowware.dk

Con mis mejores deseos, Michael Maardt,

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Empezando con Excel

© Palle Gronbek, www.knowwareglobal.com - Empezando con Excel - 15-07-00 - 05:11

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¿Es para ti este libro?Este libro es para los que se inician en Excel. Aquíse examinan los temas básicos, con especial énfasisen los conceptos fundamentales de las hojas decálculo en general y de Excel en particular.

Si resulta verdadera alguna de las siguientesafirmaciones, la lectura de este manual puede sertede utilidad:

��No tienes idea de lo que es una hoja de cálculoo para qué se utiliza.

��Has oído hablar de las hojas de cálculo, peronunca has trabajado con una.

��Has trabajado con otros programas de hojas decálculo, pero necesitas aprender lascaracterísticas propias de Excel.

��Ni la aritmética ni las cuentas han sido nuncatus aspectos más destacados.

��Quizás te fascinen los números y lasmatemáticas.

Mi objetivo es que este libro te ayude a comprenderrápidamente el programa, de modo que sigasaprendiendo una vez que termines los ejercicios. Almismo tiempo habrás elaborado un presupuestodoméstico, algo que seguro que resultará útil parala mayor parte de nosotros en nuestra vida diaria.

Con independencia del fin con que quieras utilizarExcel, verás que este programa es fácil de entender,pero lo suficientemente avanzado como pararesolver la mayor parte de los problemasrelacionados con números.

Si piensas que Excel es un poco difícil al principio,recuerda estas sabias palabras:: ‘Todos loscomienzos son diversión...’

Lenguaje técnico: ¿es sólo paraentendidos?En la informática se utilizan muchas abreviaturas ytérminos que resultan difíciles para losprincipiantes:

Pentium 150MHz, 32 Mb RAM, 8 x CD-ROM,disco duro de 2.1 GB, etc., etc.

‘Pentium: ¿acaso es una parte del teclado? ¿Qué eseso de RAM? ¿tendrá algo que ver un CD-ROMcon música…?’

Como nuevo usuario, es fácil que te confundas contodo este galimatías. Para comprender los términosmás básicos, sugiero que te leas el manual deKnowWare titulado ‘Acerca del PC’, mientras quelos términos específicos de Excel se explicaránsegún vayan apareciendo a lo largo de este libro.

En cuanto a las palabras específicas deWindows95, consulta el manual Ejercicios deWindows95.

Tu experiencia previaNo espero que sepas nada sobre hojas de cálculo.Sin embargo, deberías tener un nivel decomprensión básico de Windows95 y habercompletado los Ejercicios de Windows95.

Tu opiniónEste libro está escrito para ti, de modo que mealegrará escuchar tus comentarios, ya sea por cartaal editor o escribiéndome directamente a mímediante correo electrónico.

OrganizaciónEste libro se estructura en una serie de ejerciciosprácticos. Si lo sigues de principio a fin, aprenderása utilizar la metodología de Excel y desarrollarástus conocimientos de manera natural. Los ejemplosse basan en Excel 7, pero se explican lasdiferencias existentes en Excel 5 y Excel 97.

A lo largo del libro se utilizan algunas reglas dediseño del texto. Con ellas te será más sencilla lalectura y podrás ejercitar rápida y eficazmente lospuntos más importantes.

SímbolosEn algunos sitios utilizamos los siguientes símbolosen el margen izquierdo, para destacar algunasección en particular:

Este símbolo indica una sugerencia importantey útil. Con frecuencia te será especialmente útil sihaces los ejercicios por segunda vez.

Este símbolo indica los temas más importantespara una utilización óptima del programa. Sonútiles para entender cómo se ha estructurado elprograma y cómo utilizarlo de la manera másefectiva.

El texto que aparezca de esta forma describe lasprincipales diferencias entre las versiones 5, 7 y 97.

Si tuvieras que referirte a algún otro punto,encontrarás la tabla de contenido al final delmanual, y el índice en las últimas dos páginas. Asíque ahora, ¡prepárate a disfrutar del manual y deExcel!

Excel –


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Excel – la primera impresiónSi ya tienes alguna experiencia con este programa,te puedes saltar esta sección o echarle un vistazorápido para aprender algunos trucos que noconozcas todavía. A lo largo del libro irédescribiendo los distintos puntos de la pantalla enla misma medida en que vayan surgiendo, parapresentarlos en su contexto correcto. Voy a emplearel mismo vocabulario de Microsoft, así que podrásutilizar también la Ayuda en Línea del programa.

Conceptos generalesLa primera vez que ejecutes Excel, aparecerá unprograma introductorio donde verás en pantalla lasmás importantes funciones y principios delprograma. Sal de dicha ventana – siempre podrásregresar a la misma en otro momento.

Antes de comenzar con el presupuesto doméstico,vamos a probar primeramente con un pequeñopresupuesto de muestra – digamos, el presupuestode renovación del salón de mi casa. Te sugiero quelo vayas siguiendo en tu propio ordenador.

¿Qué es una hoja de cálculo?En principio, la hoja de cálculo no es otra cosa queuna gran hoja de papel cuadriculado. Para que cadacelda o casilla se pueda usar en conjunto con lasdemás para efectuar cálculos, cada una tiene quecontar con su propia identificación o “dirección”específica (no hay dos direcciones iguales).

Del mismo modo, para que el programa puedagestionar celdas individuales en grandes hojas decálculo, su funcionamiento es en tres dimensiones.Cada hoja de cálculo es una tabla bidimensionalque se denomina “Hoja”. Dichas dos dimensionesde la tabla son las filas (horizontales) y lascolumnas (verticales). Cada columna se identificacon una letra, y cada fila con un número. La terceradimensión se denomina hoja de cálculo (u hoja detrabajo).

Puede haber hasta 256 hojas de cálculo en cada“Libro” o archivo de Excel.

En la parte inferior de cada libro verás una pestañacorrespondiente a cada hoja o página. Cada vez queabras un libro, la Hoja1 estará seleccionada pordefecto.

Podrás pasar a otra hoja de trabajo si pulsas en lapestaña correspondiente. Antes de seguir, prueba apulsar en distintas pestañas, y luego regresa a laHoja1.

Las celdas son las “casillas” de la hoja de cálculo.

Cada celda es el punto en el que se cruzan unacolumna y una fila. El nombre de la celda vienedado por el nombre de la columna (una letra) y elnombre de la fila (un número). De tal forma, lacelda donde se cruzan la fila C y la fila 5 tiene ladirección C5.

Introducir texto y cifrasCada vez que se abre una hoja de cálculo, el cursorestará en la celda A1 (es la celda seleccionada).

1. Escribe Material: y pulsa Entrar. La celda A2queda seleccionada automáticamente.

2. Escribe Brocha y pulsa Entrar. Quedaráseleccionada la celda A3..

3. Escribe Base y pulsa Entrar.4. Escribe Pintura en A4 y pulsa Entrar.

Observarás que cuando introduzcas los datos comoacabas de hacer, es muy útil que el cursor se muevaautomáticamente a la siguiente celda (lo cual nosiempre resulta práctico, como verás más adelante).

Si cometieras un error, lo puedes corregir deinmediato mediante las teclas Retroceso oSuprimir. Esto hay que hacerlo antes de pulsarEntrar, y no podrás utilizar las flechas del teclado.Si te das cuenta del error después de pulsar Entrar,tendrás que volver a escribir el texto correctoencima del equivocado. El contenido de la celda semodificará cuando pulses Entrar. A lo largo dellibro analizaremos con más detalle cómo se edita elcontenido de las celdas.

Pulsa la tecla Flecha arriba para seleccionar lacelda A4.

Excel – la primera impresión


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Observa que la palabra Pintura puede verse almismo tiempo en la celda y en la barra de fórmulas(justo debajo de las barras de herramientas). En estecampo podrás ver lo que has escrito, al tiempo queen la celda se muestra el resultado de lo escrito.

1. Usa las flechas o el ratón para seleccionar lacelda B1.

2. Escribe Precio neto y pulsa Entrar.3. Escribe 551 en B2 y pulsa Entrar.4. Escribe 2.842 en B3 y pulsa Entrar.5. Escribe 4.292 en B4 y pulsa Entrar.

Es importante que comprendas cómo Excelinterpreta distintos tipos de datos.

Tipos de datosExcel establece diferencias entre cuatro tipos dedatos: texto, cifras, fechas y fórmulas. Cuandoescribas datos en una celda, podrás verinmediatamente en dicha celda cómo se hanclasificado los mismos:

Si los datos están alineados a la izquierda, entoncesse trata de texto (el texto se escribe de izquierda aderecha).

Si los datos de la celda están alineados a la derecha,esto significa que Excel los ha interpretado comouna cifra o una fórmula (las cifras se alineannormalmente a la derecha, de forma que los puntosdecimales se alineen en columna vertical).

Si crees haber escrito un número, peroExcel lo muestra alineado a la izquierda, lo másprobable es que hayas cometido un error. Quizáshayas puesto punto en lugar de coma al introducirel decimal.

No elimines los datos que acabas de escribir en laHoja1: volveremos a verlos posteriormente.

1. Pulsa en la Hoja2 para comenzar con una nuevahoja de cálculo. Vamos a poner a prueba losprincipios ya mencionados para introducirdatos.

Definición de fórmulasExcel siempre intenta interpretar los datos comotexto, cifras, fechas u horas. Si se mezclan texto ycifras, los datos se interpretarán como texto. Si seescribe, por ejemplo, 125-12, el signo ‘-’ seinterpretará como un guión y no como un signo demenos. Al escribir fórmulas, siempre hay quecomenzar con un signo de igualdad: =125-12.Prueba con el siguiente ejemplo:

1. Escribe dos números separados por un signo demenos en la Hoja2, celda A1; por ejemplo,120856-2895, y a continuación pulsa Entrar.Aunque son más largos que la celda, es evidenteque los datos van de izquierda a derecha hastallegar a la próxima celda. Se han interpretadocomo texto, lo cual es correcto.

2. Ahora escribe los mismos datos en A2, pero estavez pon un signo de igual al inicio: =120856-2895, y pulsa Entrar.

También se puede iniciar una fórmula conel signo de más o de menos (‘+’, ‘-’). En todos loscasos, Excel añadirá un signo de igual al inicio dela fórmula. No obstante, quiero insistir en que seinicien las fórmulas con ‘=’. Es una buenacostumbre y te ayudará a comprender las muchasfunciones incluidas en el programa.

OperadoresAl escribir las fórmulas, puedes usar cualquiera delos siguientes operadores:

+ sumar- restar* multiplicar/ dividir^ elevar a la potencia de (como en 3^3 = 3*3*3 =27).



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Si deseas escribir un número como texto, tienes queponerle delante un apóstrofe (por ejemplo, ‘125).

Orden de cálculo

Cuando escribas una fórmula que contenga variascifras y operadores, debes recordar que todos loscálculos se realizarán en el siguiente orden:

primer cálculo : ( ) y ^segundo : * y /y por último : + y -

Escribe la siguiente fórmula en la celda A3:

= 20 + 20 / 4 y pulsa Entrar.El resultado será 25, puesto que en primer lugarse calcula 20 / 4.

Ahora escribe la misma fórmula en A4, pero estavez entre paréntesis:

= (20 + 20) / 4 y pulsa Entrar.Ahora el resultado es 10, puesto que losnúmeros entre paréntesis se calculan primero.

Aunque los paréntesis no son necesarios paracálculos en que intervengan operadores del mismonivel, como añadir y restar, sí es cierto que conellos resulta más fácil leer las fórmulas.Precisamente por este motivo uso los paréntesis confrecuencia.

Barra de fórmulas

En el extremo izquierdo de esta barra se muestra lacelda activa (es decir, la celda seleccionada). Juntoa ella, verás un campo que se usa para mostrar yescribir las fórmulas. Es en este campo donde seintroducen los datos de las celdas.

Cada celda cuenta con dos ‘niveles’. Por un lado elsegundo plano, en el que se ven los datosintroducidos (en la barra de fórmulas), mientras queel primer plano contiene el resultado de lo que sehaya introducido. Es este primer plano lo querealmente se ve en la celda y lo que se imprime,mientras que en el segundo plano se crea elresultado. Antes de poder ver el segundo plano enla barra de fórmulas, es preciso seleccionar la celda.

Por supuesto que cuando escribas un texto o unnúmero, no verás diferencias entre lo que escribes ysu resultado – sólo hay diferencias cuando los datosse calculan (cuando hay una fórmula).

Selecciona A2 y comprueba la fórmula en la barrade fórmulas. Pulsa la tecla Flecha abajo ycomprueba la fórmula de A3.

Todos los cambios que ocurren en elcontenido de una celda tienen lugar en el segundoplano, tal como se ve en la barra de fórmulas.

Probablemente habrás observado que cuandoestabas escribiendo los datos de la celda, en la barrade fórmulas aparecieron tres pequeños botones:

Vamos a examinar más detenidamente estosbotones:

1. Prueba a escribir tu nombre en la celda A5.Verás que aparentemente ha desaparecido lafórmula, pero aún así puedes deshacer lo escrito.

2. Ahora prueba a pulsar Esc y verás que tunombre desaparece de inmediato (lo mismo quesi pulsas en la cruz roja).

3. Escribe nuevamente tu nombre y pulsa Entrar(es igual que pulsar en la marca verde). Tunombre aparece en lugar de la fórmula.

El tercer botón, ƒx, te permite introducir funciones.Este proceso se describe en la página 57.

Versión 97: En lugar del botón ƒx hay un signo deigual en la barra de fórmulas.

Los botones sirven para mostrar que estáseditando la celda, lo cual resulta útil, pero yonunca pulsaría en ellos. Al contrario, te sugieroque siempre uses las teclas Esc y Entrar.



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Cuando escribes con un procesador de textos, laspalabras y números se introducen en el momento enque los escribes. En Excel no se introduce nadahasta que tú decidas expresamente hacerlo.

Borra el contenido de todas las celdas desde A1hasta A5 con la tecla Supr y pulsa en Hoja1 paracontinuar con nuestro ejemplo.

Hemos comprado a un mayorista todo lo quenecesitábamos, de modo que en el precio no seincluía el IVA. Ahora tendremos que sacar lacuenta del IVA y del precio total.

Hay que modificar el encabezado de la columna B.

1. Selecciona la celda B1, escribe Precio neto ypulsa la tecla flecha derecha. El texto quedaintroducido y el cursor se mueve en la direcciónde la flecha hacia la celda C1.

2. Escribe IVA y pulsa Entrar.

Ahora tendremos que introducir la fórmula decálculo del IVA sobre las brochas, y vamos asuponer que el IVA es de un 25%. Podríamos, portanto, escribir =551*25%, con lo que se calcula elIVA sobre el precio neto. Sinceramente, sihiciéramos las cosas así podríamos olvidarnos delordenador y hacerlo todo con una simplecalculadora de bolsillo.

Es en este tipo de situación donde la hoja decálculo nos muestra su potencia… cuandointroduzcas un nuevo precio neto, el programapuede calcular automáticamente el nuevo IVA y elnuevo precio bruto.

Es un gran error introducir variables enlas fórmulas de una hoja de cálculo. Si el valorcambiase más adelante (por ejemplo, al aplicaruna tasa de cambio), tendrías que volver amodificar manualmente todas las celdas. En lugarde eso, es mejor señalar la celda que contiene elvalor correcto, de modo que entonces lo único quetendrás que hacer será editar dicha celda cada vezque cambie el valor, y las fórmulas se actualizaránautomáticamente.

Veamos cómo se hace:

1. Selecciona C2 y escribe la siguiente fórmula:=b2*25%Pulsa Entrar y Flecha arriba para ver tanto elresultado como la fórmula. Observa que yosabía lo que estaba haciendo cuando escribí la‘b’ minúscula al referirme a la celda B2. Lo que

quiero es entablar un diálogo con Excel. Cuandopulsaste Entrar, la ‘b’ se convirtió en ‘B’mayúscula, que es la forma que tiene elprograma de decir: ‘comprendida la direcciónde la celda’. Si descubro más adelante que hayun error en la fórmula, sabré con seguridad queel mismo no tiene nada que ver con la referenciaa la dirección de la celda B2.

2. Después de escribir una fórmula, ésta debecomprobarse. Escribe un nuevo precio neto enla celda B2 y comprueba que cambia el importedel IVA en C2. Después, vuelve a escribir elprecio neto original.

3. Para ejercitarte un poco, debes introducir de lamisma forma la fórmula del IVA de los otrosdos materiales. Escribe la fórmula =b3*25% enla celda C3 y =b4*25% en C4.

Por defecto (como estándar) sólo senecesitan tantos decimales como se muestren encada celda. De tal modo, si escribes 24,00 sóloverás 24. Más adelante daremos formato de dosposiciones decimales a las cifras.

Ahora vamos a calcular el precio bruto. En otraspalabras, lo que queremos calcular es:

=Precio neto + IVA

1. En primer lugar, escribe el encabezamientoPrecio: en D1.

2. Escribe en D2 la fórmula = B2 + C2.3. Escribe tú mismo las fórmulas para calcular los

precios de los siguientes dos materiales.

Tu hoja de cálculo debe tener en estos momentos elsiguiente aspecto:

En realidad, en este caso hemos escrito todas lasfórmulas manualmente para practicar. En lapráctica, lo único que hay que hacer es escribir lafórmula una vez, comprobar que funciona(escribiendo un nuevo precio neto) y… ¡copiar lafórmula en todas las demás celdas!



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Una vez que hayas comprobado que la primerafórmula funciona como es debido, ¿para qué correrel riesgo de cometer un error al escribir lassiguientes?

EdiciónModificar el contenido de una celdaYa has cambiado el contenido de una celda. Sinembargo, hay muchas maneras de hacerlo:

��Escribe los nuevos datos sobre los antiguos ypulsa Entrar. Si por error empiezas a escribir losdatos en una celda equivocada, puedes deshacerdicho error al pulsar Esc.

��Pulsa la tecla F2 (editar), o pulsa directamenteen la barra de fórmulas .

��Pulsa dos veces en una celda para editardirectamente la misma (esta es una función quea mí me desagrada mucho, y que más adelantevamos a eliminar).

Si es necesario editar un texto o una fórmula degran longitud, prefiero usar F2. Si es un texto o unafórmula de extensión breve, prefiero escribir en lacelda por encima de lo anterior.

Ahora vamos a probar ambos métodos:

1. Cambia el texto de la celda B1 a Neto: mediantelas teclas F2 y Retroceso.

2. Cambia a 105 el precio neto de la Base,mediante el método de volver a escribir en B3 ypulsar Entrar.

Borrar el contenido de una celdaYa has borrado varias veces el contenido de unacelda con la tecla Supr. Es un método muy sencillo,una vez que lo conoces. He visto a algunosalumnos que intentaban hacerlo pulsando muchasveces la tecla de Retroceso, e incluso he vistointentos de usar la barra de espaciar.

Prueba a pulsar la Barra de espaciar en la celdaC2, y luego pulsa Entrar. A primera vista, la celdaqueda vacía, pero observa el mensaje de error queaparece en la celda D2.

¡La fórmula que se intenta calcular en D2 es lasuma del precio neto y de un espacio! Es imposibleobtener una respuesta.

Para borrar una celda, ¡usa Supr!

DeshacerHay que volver a escribir la fórmula en lacelda C2. Si acabas de borrarla, pulsaentonces en el botón Deshacer, o selecciona elmenú Edición|Deshacer. También podrás usar lasteclas Ctrl+Z, que funcionan igual que en muchosotros programas de Windows.

Te sugiero que uses Ctrl+Z.

Sólo se puede deshacer la últimaoperación. Si has borrado el contenido de unacelda y luego cambiaste a negritas el formato deotra celda, lo único que podrás deshacer es elformato de negritas.

Si has usado el programa Word, donde es posibledeshacer las últimas 100 operaciones,probablemente creas que el límite de una solaoperación que rige en Excel es un gran defecto. Yotambién pensaba así al principio, pero ahora creoque en realidad es una virtud. Trata de entender mirazonamiento:

1. Queremos comprobar si una fórmula contieneerrores, y lo haremos mediante la modificacióndel precio neto de una brocha. Selecciona lacelda B2.

2. Escribe un nuevo precio y mantén la vista sobreel IVA y el Precio (C2 y D2) cuando pulsesEntrar.

3. Han cambiado como es debido. Ahora pulsa enCtrl+Z para volver a poner el precio original.

4. Las fórmulas se calcularon con tanta rapidezque resulta difícil comprobarlas ambassimultáneamente. Pulsa de nuevo Ctrl+Z (con loque deshaces lo que has deshecho, si meentiendes lo que quiero decir). Continúapulsando Deshacer tantas veces como quierashasta que estés seguro de que cambiancorrectamente todas las celdas cuyas fórmulasdependan de la celda B2.



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Deshacer sirve para conmutar entre lasúltimas dos acciones cada vez que se pulsa. Essencillamente genial cuando hay que comprobarmuchas fórmulas.

Ancho de las columnasCada celda tiene capacidad para un máximo de 255caracteres. Sin embargo, el ancho normal de lascolumnas sólo permite que se vean unos 10caracteres. Cuando escribas textos o cifras de granlongitud, es necesario ajustar el ancho de lacolumna.

1. Desplázate hasta A5, escribe Relleno y pulsaFlecha derecha. Anota 1.943 en B5 y pulsaEntrar.

2. Escribe Relleno para bordes en A6 y pulsaEntrar. Mientras que la siguiente celda estévacía, el texto cruzará el límite derecho de A6 yse extenderá a la B6.

3. Ahora escribe 4.532 en B6 y pulsa Entrar. Yano podrás ver el texto completo de A6.

Sólo verás una parte del texto. Si quieres, puedesasegurarte de que todo el texto sigue estando en lacelda; para confirmarlo, selecciona A6 y verás sucontenido en la barra de fórmulas. Ahora debesaumentar el ancho de la celda para que se vea todoel texto.

Cuando modifiques la anchura, el cambio afectará atoda la columna. ¿Puedes imaginarte lo confuso quesería trabajar con una hoja de cálculo en que lacelda A5 tuviera el doble de ancho que las demásde su columna? La celda B5 estaría bajo la columnaC, la C1 bajo D…¡el caos!

Excel97 tiene una función que permite fundir dos omás celdas (Formato|Formato de Celdas,Alineación). Así, por ejemplo, si combinas lasceldas A7 y B7, ¡la celda B7 dejará de existir!

Cómo cambiar el ancho de la columnaPon el cursor del ratón en la línea que separa a lascolumnas A y B. El cursor cambia de forma y seconvierte en una flecha bidireccional. Si mantienespulsado el botón izquierdo del ratón, podrásarrastrar la línea divisoria en la dirección quedesees.

Observa el campo que está sobre la columna A. Porlo general, en ese campo se indica qué celda esobjeto del foco (está seleccionada).

Cuando se ajusta el ancho de una columna, sinembargo, dicho campo muestra la medida del anchohasta que sueltes el botón del ratón. El ancho estáexpresado en la cantidad de caracteres quenormalmente cabrían en la columna, y no tiene uncarácter absoluto. El ancho de un carácter dependede la fuente, de sus dimensiones y de qué carácterse escriba (la ‘i’ ocupa menos espacio que la ‘m’,por ejemplo).

Existe otro método aún más inteligente paramodificar el ancho de una columna:

Pulsa dos veces cuando el cursor sevea como flecha bidireccional, y el ancho dela columna de la izquierda se modificaráautomáticamente (Autoajuste).

Esta función es muy útil. Excel ajusta el ancho dela columna para que se vea todo el texto, encualquier lugar que esté en la columna.

El ajuste automático también se pudeutilizar de la misma forma con respecto a lasfilas. En esta ilustración, la altura de la fila 4se ajustará sola cuando pulses doble.

Tal vez quieras preguntar: ‘¿Acaso no puedo ponerel texto en la columna A, dejar en blanco lacolumna B y poner los números en la columna C?’

Sí podrías hacerlo, pero sería un gran error. Lascolumnas o filas en blanco dividen el espacio



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ocupado por los datos y dificultan añadirle coloresy bordes, o utilizar las numerosas funcionesavanzadas de Excel.

Acostúmbrate a introducir los datos enceldas continuas. Evita dejar columnas o filas enblanco cuando los datos se relacionen unos conotros.

Formato sencillo de númerosVoy a necesitar más materiales para las labores dedecoración, así que tendrás la oportunidad depracticar la copia de las fórmulas de IVA y precio.

1. Escribe los siguientes datos en las columnas A yB:

Versiones 7 y 97: ¿Viste lo que ocurrió tan prontocomo empezaste a escribir en A10? Al instante deescribir “Cu”, el programa te sugirió el mismotexto que en la celda A5. Sólo se trataba de unasugerencia (estaba escrita en tono claro), y cuandoseguiste escribiendo el nuevo texto sustituyó a lasugerencia. Puedes aceptar la sugerencia si pulsasEntrar o rechazarla si pulsas Supr. Este mismoprincipio tiene validez en zonas contiguas.

• Hay que dar formato a las cifras para que todasaparezcan con el mismo número de decimales.En el ejemplo, son dos los decimales.

1. Selecciona la celda B2 y pulsa dos vecesen el botón de Aumentar decimales.Excel empieza con formato del númeroseleccionado, y muestra un nuevo decimal cadavez que pulses el botón.

2. Selecciona la celda B6 y pulsa una vez enel botón Disminuir decimales.

Ahora el número 156.25 se ha reducido a undecimal. Por supuesto que esto no significa queel último decimal haya desaparecido, lo quepodrás comprobar si miras la barra de fórmulas .

3. Pulsa nuevamente en Disminuir decimales.Ahora verás el número sin ningún decimal.Pulsa dos veces en Aumentar decimales, paraverlo nuevamente con dos decimales.

Tienes que haberte dado cuenta de quecuando pones el cursor sobre un botón de la barrade herramientas, aparece una descripción de sufunción. Observa al mismo tiempo que la barra deestado ofrece una descripción aún más detalladade la función.

No importa qué formato decidas para lasceldas: los cálculos se realizan de la misma forma.Como norma, Excel calcula con 9 lugaresdecimales.

Debe darse a todas las celdas de la columna B elformato de dos decimales. Antes de intentar darleformato a todas las celdas, te ruego que tengas unpoco de paciencia mientras te presento el conceptode selección de celdas.

Pasa a la Hoja2.

Selección de celdasPara darle formato a una celda, es necesarioseleccionarla. Si seleccionas simultáneamentevarias celdas, puedes dar a todas el mismo formatode modo que todas tengan igual aspecto. Elconjunto de celdas seleccionadas viene indicadopor las direcciones de la primera y la última celdas,separadas por dos puntos. Si seleccionas B2:D6, seindicarán todas las celdas del rectángulo que tiene aB2 en una esquina y D6 en la opuesta.

El puntero del ratón debe tener laforma de una cruz grande cuandoempieces a seleccionar. La primera celdaseleccionada siempre estará en blanco, ya que es laque está “realzada”. El marco negro que rodea a



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toda la selección señalará claramente que dichacelda en blanco sí forma parte de la zonaseleccionada.

Intenta seleccionar la siguiente zona con el ratón.

1. Selecciona B2:D6 (como se muestra en lailustración) pulsando el botón izquierdo delratón en la celda B2, y arrastrando el ratón hastala celda D6.

2. Antes de hacer otra cosa, sitúa el puntero delratón sobre la celda H10, mantén pulsado elbotón izquierdo del ratón (desaparece la primeraselección), arrastra el ratón hasta la celda C2 ysuelta el botón. Ahora está seleccionada la zonaH10:C2.

Con independencia del método que uses, siemprequedará en blanco (estará realzada) la primeracelda.

Es aún más fácil seleccionar celdasmediante el teclado. Pulsa en la tecla Mayús ymanténla pulsada mientras amplías la zonaseleccionada con las flechas. Prueba a hacerlo endistintas partes de la hoja de cálculo.

Recuerda que seleccionar no es una acción en símisma. Por lo general se seleccionan celdas antesde ejecutar alguna acción en las mismas (porejemplo, para mostrar dos lugares decimales, o paracambiar el texto a negritas).

Pulsa nuevamente en la Hoja1. Vamos a darle atodas las cifras de la columna B el formato de dosdecimales.

1. Selecciona todas las celdas entre B2 y B16.2. La celda que está realzada (en blanco), que en

este caso es B2, será la que determine cuántosdecimales aparecerán en cada celda. Pulsa enAumentar decimales y Disminuir decimaleshasta que todas las celdas muestren dosdecimales.

Repite el mismo proceso con las celdas C2:D4.Pulsa en Aumentar decimales y Disminuirdecimales hasta que todas las celdas muestren dosdecimales.

Tu hoja de trabajo debe tener ahora el siguienteaspecto:

Una vez que des formato a una celda, en elfuturo aparecerá con dos decimales cualquiernúmero que escribas en la misma, sin que importequé números escribas. El formato sólo semodificará si decides darle otro formato a la celda.

Si aún no te sientes seguro sobre cómo seseleccionan las celdas, cómo se da formato a losdecimales o cómo se introduce una fórmula simple,debes practicar un poco más en este momento.Antes de pasar a la próxima sección, elimina todoslos datos adicionales que introduzcas en dicha etapade práctica.



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Copiar celdasUna vez introducida una fórmula y que hayascomprobado que funciona, puedes copiarla en otrasceldas.

Referencias relativasLa fórmula que escribimos en C2 puede entenderseasí: ‘Tomar el valor de la celda de la izquierda ymultiplicarlo por 25%’. Se dice que la referencia auna celda es relativa cuando se refiere a una celdaque tenga una posición específica con respecto a laprimera celda, como en este caso.

Al copiar datos, lo que se copia es lo queestá en el segundo plano, no el resultado. Cuandocopies una fórmula en la celda inferior, porejemplo, lo que se copia es la propia fórmula.

Hay muchas formas de copiar datos. El método másefectivo dependerá de dónde deba terminar lacopia. Aquí voy a concentrarme en los dos métodosque creo más útiles. Uno es con el teclado y el otroes con el ratón.

Copiar con el tecladoA la derecha de los comandos Copiar y Pegar, delmenú de Edición, podrás ver que también sepueden utilizar las teclas Ctrl+C y Ctrl+V.Recomiendo este método si quieres pegar los datosen celdas que no estén inmediatamente al lado delas celdas de donde copiaste.

Lo que ocurre en realidad es que la zonaseleccionada se copia en el Portapapeles deWindows, desde donde se puede pegar en unanueva celda o zona de la hoja de cálculo (o encualquier otro programa de Windows).

Veamos cómo se ejecuta esta función:

a) selecciona la celda que contiene la fórmula acopiar

b) selecciona Copiarc) selecciona la zona donde quieras pegar la

fórmulad) y selecciona Pegar.

Prueba con el siguiente ejemplo:

1. Usa las flechas para seleccionar C4.2. Pulsa Ctrl+C para copiar los datos. El marco

punteado que aparece alrededor de la celdaseleccionada indica que se ha iniciado la

función de copia.

3. Selecciona las celdas C5:C16 medianteMayús+Flecha abajo, y pulsa Entrar. Ya hascompletado la copia.

Si la fórmula debe copiarse a varias zonas,pégala mediante Ctrl+V, que mantiene en activo lafunción de copia. Esto quiere decir que podrásseguir pegando la fórmula usando Ctrl+V. Paraterminar el proceso de copia, pulsa Esc.

Pulsa Flecha abajo para comprobar las fórmulasdel IVA una por una en la barra de fórmulas . Aquíharé una pequeña trampa para mostrar en lasiguiente ilustración todas las fórmulas ya puestasen sus respectivas celdas, para que las comparescon tus propias fórmulas:

Copiar celdas


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Copia con el ratónAhora vas a copiar la fórmula del precio medianteel ratón. Por lo general recomiendo que se use elteclado tanto como sea posible, pero tengo queadmitir que para esta operación el ratón esrealmente excelente -- ¡un golpe de genio!

1. Pulsa en la celda D4 – esta es la fórmula quehay que copiar.

2. Pon el cursor del ratón en elpequeño cuadrado negro queestá en la esquina inferiorderecha de la celda (el cursor cambia y seconvierte en una pequeña cruz negra) y ahoraarrastra el ratón hasta la celda D16 mientrasmantienes pulsado el botón izquierdo del ratón.

3. Una vez que sueltes el botón del ratón, ¡la copia

se habrá ejecutado automáticamente! ¡Bravo!

Observa la diferencia entreseleccionar y copiar.Cuando seleccionas, todaslas celdas se ponen de colornegro (excepto la primera).Cuando copias, todas lasceldas quedan en blanco.

Microsoft denomina alpequeño cuadrado negrocon el nombre ‘Cuadro dellenado’, porque o biencopia o ‘llena la zona’ condatos, en dependencia deltipo de datos que contengala celda.

En la versión 97, el Cuadrode llenado pasa a llamarseControlador de relleno

En la página 21 volveré a tratar sobre la función del‘Cuadro de llenado’.

Hay botones de Copiar y Pegar en la barra deherramientas, pero oblígate a usar los métodos quete acabo de explicar; más adelante verás por qué.

Sumar datosYa es hora de saber cuánto nos costará en totalnuestro proyecto de decoración. Claro está quepodríamos sumar las celdas individuales, pero hayun método más rápido y más flexible. Excel tiene

muchas funciones incorporadas, entre ellas la desumar datos. Todas las funciones se construyen dela siguiente forma:

=NOMBRE(argumentos)

NOMBRE es el nombre de la función (lo que lepidas a Excel que haga). Los argumentos puedenser celdas u otros cálculos. En nuestro ejemplo, lafunción se llama SUM, y los argumentos son lasceldas que se deban sumar entre sí, de la siguienteforma:

=SUMA(B2:B15)

Puedes escribir manualmente la fórmula, pero nohay por qué hacerlo. Microsoft parte de la base deque en la mayor parte de las hojas de cálculo habráque sumar datos, y ha preparado la siguientefunción, muy efectiva y fácil de utilizar:

1. Escribe Total en A17 y pulsa Entrar.2. La celda B17 deberá mostrar la suma de

todos los precios netos. Pulsa en el botónAutosuma de la barra de herramientas y esperaun segundo. No sólo se te ha escrito la fórmula,sino que Excel también ha entendido qué celdasdeseas sumar (¡no está mal!)

El marco punteado alrededor de los datosmuestra las celdas que sugiere el programa –porcuanto sólo se trata de una sugerencia. En lafórmula, las celdas aparecen en negro, lo quesignifica que sólo tienes que volver a escribir lasreferencias si no son correctas.

3. Pulsa Entrar para aceptar la fórmula.4. Copia las fórmulas de suma de IVA y precio de

la celda B17 a las celdas C17 y D17, con lossiguientes resultados:

En vez de pulsar en el botón Autosuma,usa las teclas Alt+= (en realidad estarás pulsandoAlt+Mayús+0).

Autosuma realiza cálculos horizontales y verticalesde acuerdo con el mismo principio. Vamos acomprobarlo, y para ello cambiemos la fórmula decálculo del precio total de cada material:

Copiar celdas


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1. Selecciona D2:D16 y pulsa Supr. Las celdasquedan en blanco y la fórmula de suma muestra‘0’ en D17.

2. Selecciona la celda D2 y pulsa en Autosuma.3. Pulsa Entrar y ahora pulsa en Autosuma desde

la celda D3.4. Pulsa Entrar y vuelve a pulsar en Autosuma

desde la celda D4; pero ten cuidado: ¡esta vez lasugerencia es incorrecta!

Si hay números tanto en la celda superiorcomo en la de la izquierda de la celdaseleccionada, Excel sugerirá que se sumen losnúmeros de arriba. La suma vertical tieneprioridad sobre la horizontal

Aun cuando la Autosuma sea una función taninteligente y fácil de usar, siempre debes recordarel principio de una hoja de cálculo: cuando se hayaintroducido la fórmula una vez, ¡después debecopiarse a las demás celdas donde deba ir!

Deshaz la última fórmula mediante la tecla Esc (oSupr si introdujiste la fórmula con la tecla Entrar)y en su lugar copia la fórmula de la siguientemanera:

1. Selecciona D3 y arrastra el Cuadro de llenadohasta D16.Si te pasas y arrastras demasiado, siemprepuedes volver a arrastrar el Cuadro de llenadohacia atrás, para volver a la zona seleccionadaMientras que estén seleccionadas las celdas,puedes ampliar o reducir la zona de copia.

2. Usa una tecla de flecha o pulsa con el ratón encualquier otra celda para cancelar la selección.

Sólo en las versiones 7 y 97: Si necesitas ver lasuma de los números sin que el resultado semuestre en una celda, lo único que tienes que haceres seleccionar las celdas y leer el resultado en labarra de estado:

Pulsa con el botón derecho del ratón en elcampo de la barra de estado y elige, si lo deseas,otro cálculo con los números seleccionados.

Nuestro modelo ya está listo. Prueba a cambiaralgunos de los precios netos y verás cómo loscálculos reflejan dicho cambio. También puedesembellecer el modelo con un poco de color y deformato, pero más adelante te diré cómo hacerlo.Por ahora, lo importante es repetir y recalcar losprincipios que tienen que ver con la construcciónde una fórmula. Debes guardar la hoja de cálculopara que no la pierdas cuando apagues elordenador. Y debes poderla recuperar la próximavez que quieras decorar la casa.

Guardar un archivoLa primera vez que guardes un libro detrabajo, se te pedirá que le asignes unnombre. Debes usar el comando Guardar oGuardar como del menú Archivo. También puedeslimitarte a pulsar en el botón Guardar de la barrade herramientas.

En el cuadro de diálogo Guardar como,puedes elegir una carpeta (directorio) yaexistente o crear una nueva para losejemplos de este manual. Te sugiero esto último. Sino te sientes muy seguro en lo referente a carpetasy archivos, puedes seguir los pasos que te doy acontinuación:

1. En el campo Guardar en, selecciona C: (discoduro del ordenador).

2. Pulsa en el botón Crear nueva carpeta y ponleel nombre Adelanta con Excel. Pulsa Entrar,con lo que queda creada la carpeta y se muestraen el gran campo blanco.

3. Pulsa dos veces en la carpeta recién creada, paraabrirla. El nombre de la carpeta debe apareceren el campo Guardar en:

4. Pulsa en el campo Nombre de archivo, borra elnombre que sugiere Excel y escribeDECORACIÓN. Pulsa Entrar (o pulsa en

Copiar celdas


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Guardar). Ya está guardada la hoja de cálculoy el cuadro de diálogo desaparece de la pantalla.

5. Observa que el nombre del archivo apareceahora en la barra de título (todos los archivos dehojas de cálculo de Excel tienen la extensiónXLS).

Si quieres consultar una explicación más detalladade cómo se trabaja con carpetas y archivos, te

sugiero que leas el manual ‘Ejercicios deWindows95’, publicado por KnowWare, o estudiesel programa de Ayuda de Excel.

La Ayuda de Excel te permite buscar informaciónde manera más amplia que el programa de Ayudade Windows. En la siguiente sección me referiré aambos programas.

Ayuda No cabe duda de que los programas del futuroincluirán programas de Ayuda más amplios y demejor calidad, y que sus manuales impresos deinstrucciones tendrán menos páginas.Ya has visto cómo funciona la función de Ayuda.Las pequeñas ‘sugerencias’ que aparecen enamarillo junto a los botones de la barra deherramientas y la descripción algo más extensa queaparece en la barra de estado son parte delprograma integral de Ayuda.

El ‘verdadero’ programa de Ayuda es una especiede versión abreviada del manual del usuario, quepodrás leer en pantalla mientras estés trabajando.

El programa de Ayuda está a tu disposición si hasinstalado Excel en su totalidad. De lo contrario,puedes ejecutar nuevamente el programa deinstalación y añadir la Ayuda. Para iniciar elprograma de Ayuda, selecciona Ayuda|Temas deAyuda de Microsoft Excel o pulsa en F1. Laspestañas Contenido, Indice y Buscar funcionanigual que en la Ayuda de Windows95.

En la versión 97, F1 iniciará el ‘Asistente deOffice’, que te presentará una sugerencia y tepermitirá buscar un tema.

La pestaña ‘Asistente para Ayuda’La pestaña Asistente para Ayuda te permiteescribir una pregunta con lenguaje ordinario.Prueba a escribir ‘¿Cómo puedo crear ungráfico?’. ¡Las respuestas que vas a obtener nosiempre serán tan inteligentes como tus preguntas!

Si pulsas dos veces en el botón de Ayuda dela barra de herramientas, entrarás directa-mente en el cuadro de diálogo de la Ayuda.

Mayúsculas+F1Suele ser muy molesto buscar una función sin sabercómo se llama. Es posible buscar directamentedesde la pantalla si se pulsa en el botón de Ayudade la barra de herramientas. El cursor del ratón seconvierte en una pequeña flecha junto con un signode interrogación (también puedes pulsarMayús+F1). Ahora, haz la prueba de pulsar en elbotón Cortar de la barra de herramientas.Aparecerá un cuadro donde obtendrás informacióninmediata sobre dicha función.

Cuando veas la Ayuda con respecto a untema, observarás que algunas palabras del textoaparecen destacadas (normalmente en verde). Aesto se le llama hipertexto. Pulsa en dicho texto yobtendrás aún más ayuda.

Asistente para ideasPor último, está el Asistente para ideas, queintenta seguir tus pasos. Si el Asistente consideraque podrías haber ejecutado una acción de maneramás racional y efectiva, te lo sugerirá. Bueno… asíes en teoría, pero lamentablemente la práctica nosiempre se ajusta a lo que uno desea.

El Asistente de ideas está representado poruna pequeña bombilla en la barra deherramientas, que se pone de color amarillo cuandotiene alguna sugerencia que hacerte. Pulsa en elbotón para leer la sugerencia del Asistente.

El Asistente de ideas aparece en la barra deherramientas o en su propia ventana. Para cerrarlo,pulsa nuevamente en el botón de Asistente paraideas. Así ‘apagarás la luz’ de la bombilla, y éstaquedará libre para ‘encenderse’ de nuevo en lamedida en que sigas trabajando.

Trata de mantener un ojo sobre la bombilla y pulsaen ella la próxima vez que se ponga de coloramarillo.

Ayuda


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Si mantienes abierto el Asistente de ideas, este temostrará continuamente sus sugerencias en todomomento.

En la versión 5, las opciones disponibles parabuscar una cadena de texto no son tan avanzadascomo las que acabo de describir.

Ayuda para los cuadros de diálogoSi necesitas ayuda con respecto a un campo o unbotón de un cuadro de diálogo, lo único que tienesque hacer es pulsar en el mismo con el botónderecho del ratón. También puedes pulsar en elpequeño signo de interrogación que está en la barrade estado del cuadro de diálogo, y seguidamente enel tema sobre el cual quieres ayuda.

Parece innecesario que Microsoft haya puesto unbotón con el signo de interrogación, puesto quebajo Windows95 puedes obtener ayuda en loscuadros de diálogo si pulsas con el botón derechodel ratón.

Presupuesto domésticoHace muchos años, cuando instalé por primera vezel programa Excel, sólo tenía una vaga idea de paraqué lo podría utilizar. Había oído hablar mucho delprograma y deseaba probarlo. ”Bien”, me dije,“quizás me sirva para saber por qué mi presupuestonunca cuadra”.

Fue en ese momento cuando comprendí que unahoja de cálculo no se limita a las funciones de unamáquina de sumar. Excel podría mostrarmetambién las consecuencias de que mis pólizas deseguro se incrementaran en un 5% mientras que misingresos sólo habían subido en un 2% y mi hijomayor había empezado a tomar clases de esgrima…todo lo que tenía que hacer era introducir un par decifras y el programa calculaba en un instante midéficit mensual.

Al principio me pareció confuso que una mismatarea se pudiera realizar de tantas manerasdiferentes. ¿Cuál era la mejor? Por ejemplo, ¿nobastaba con que se pudiera copiar de una solaforma?

Por qué no limitar todos esos métodos a sólo unocon el ratón y otro con el teclado? … Pero, por otraparte, ¿quién iría a una tienda de ropa donde sólo sevendieran abrigos negros y blancos, o a unrestaurante donde sólo se sirvieran albóndigas yguisantes? Las personas somos tan distintas quenecesitamos la posibilidad de elegir. Por tanto, mimisión consiste en guiarte para que elijas el métodoque resulte mejor para ti.

He decidido describir la mayor parte de lasopciones disponibles cuando estés trabajando enalguna tarea difícil. Por tanto, no vas a encontraruna sección donde sólo se describa cómo se copia,por ejemplo. Las distintas técnicas se describiránvarias veces, con frecuencia de manera detallada,pero siempre en el contexto de las situaciones enque resulten pertinentes. Esto te permitirá aprendermejor y profundizar más en las funciones másimportantes. Quizás así te resulte más difícil buscaruna función en particular, pero si repasas variasveces este libro de ejercicios, estoy seguro de quecon este método obtendrás los mejores resultados.

Antes de iniciar el siguiente ejercicio, hay dospreferencias que deseo que modifiques.

Preferencias permanentesExcel viene con unas cuantas preferencias pordefecto (estándar). Se presume que tú lasmodificarás cuando lo desees para ajustar elprograma a tus propias necesidades.

Haz esto en tu ordenador:

1. Pulsa en el menú Herramientas|Opciones.2. La primera pestaña cuyas opciones deseamos

modificar es la de Editar:

Presupuesto doméstico


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Te sugiero que elimines la selección de lossiguientes dos campos:

1. Pulsa con el botón derecho del ratón sobreEdición en celda y sobre Mover seleccióndespués de ENTRAR, para que leas lo quesignifican. Elimina la pequeña marca queaparece en las celdas de ambos campos (sólotienes que pulsar en las celdas).

2. Pulsa Entrar o ACEPTAR para cerrar el cuadrode diálogo.

3. Selecciona la celda D17 en el archivoDECORACIÓN y pulsa Entrar – el cursor sequeda en el mismo lugar donde estaba, lo quefacilita la lectura y edición de fórmulas cuandose las introduce.

4. Pulsa dos veces en la celda. Quedanseleccionadas las celdas utilizadas en lafórmula. Es una buena opción, sobre todocuando te refieras a celdas que no tengan unavisibilidad inmediata.

Te sugiero que trabajes un poco con elcambio que acabas de hacer antes de decidir sideseas seleccionar nuevamente esas opciones.

Vamos a examinar algunas de las otras cosas quepodrás hacer en Herramientas|Opciones:

En la pestaña Ver, puedes modificar la imagen dela pantalla. Las líneas de división son las pequeñasrayas que bordean a todas las celdas de la hoja decálculo. Si eliminas la selección correspondiente,no podrás ver dichas líneas en la pantalla ni en lasimpresiones.

Más adelante verás que es posible imprimir undocumento sin las líneas de división, aunque éstasse vean en la pantalla.

Debes familiarizarte con dos campos en la pestañaGeneral:

1. En el campo Número de hojas en libro nuevose especifica cuántas hojas de cálculocontendrán, por defecto, los nuevos libros detrabajo. Fija el número en 4. Más adelantepodrás añadir más si te hacen falta.

2. En el campo Directorio de trabajopredeterminado puedes decidir dónde es queExcel guardará y buscará sus archivos. EscribeC:\Empezando con Excel. Cuando hayasterminado de trabajar con este manual, puedescambiarlo a otra carpeta.

Resulta extraño que no sea posible pulsar eldirectamente la ruta hasta la carpeta. Es necesarioescribirlo exactamente.

Pulsa Entrar para aceptar los cambios y cerrar elcuadro de diálogo. Cierra el archivo DECORACIÓN.Si Excel te pregunta si quieres guardar el archivo,selecciona Sí. El programa nunca se cierra sin dartela oportunidad de guardar las modificaciones quehayas hecho.

El presupuestoVamos a elaborar un presupuesto doméstico queincluya los ingresos y los gastos. Puedes escogerentre introducir tus propios datos desde el primermomento o seguir el ejemplo que pondré acontinuación, de una familia danesa con dos hijospequeños, y cambiar posteriormente mis cifras paraque se ajusten a tu propio caso.

En primer lugar, abre un nuevo libro de trabajo(con Ctrl+N o con el botón Libro nuevo de la barrade herramientas).

Tu nuevo libro de trabajo contiene cuatro hojas decálculo.



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En la Hoja1, escribe el siguiente texto en lascolumnas A y B y ajusta el ancho de la columna Ahasta que te parezca bien la sangría del texto de lacolumna B:

Cuando el programa te lo sugiera, puedes aceptarque el texto de B3 sea el mismo de B2. PulsaEntrar para aceptar la sugerencia y cambia“marido” por “mujer”.

Vamos a destacar A1 y A5 en negrita –cosa queharemos simultáneamente en ambas celdas:

1. Selecciona A12. Pulsa Ctrl, sin soltar esa tecla, y pulsa entonces

en A5.3. Pulsa Ctrl+B (o pulsa en el botón N de negrita).4. Queremos poner el texto de la celda B4 en

cursivas: pulsa Ctrl+I (o pulsa en el botón K decursiva).

Para seleccionar varias celdas nocontiguas, mantén pulsada la tecla Ctrl mientrasseleccionas las celdas una por una. Cuandoselecciones celdas contiguas, mantén pulsada latecla Mayús al mismo tiempo que pulsas lasflechas (también puedes pulsar en la primera celday después mantener pulsada la tecla Mayúsmientras pulsas en la última celda). Practica unpoco con estas importantes teclas antes decontinuar.

Insertar filas¡Caramba! ¡Se me olvidó dejar espacio para unencabezamiento en la parte superior de la hoja decálculo! El presupuesto debe incluir los ingresos ygastos de cada mes del año.

Esto se soluciona fácilmente si se inserta una filadonde está en estos momentos la fila 1.Primeramente, vamos a probar a hacerlo con elratón:

1. Pulsa en el número gris de la fila 1, que está ensu extremo izquierdo, para seleccionar toda lafila.

2. Mantén el ratón donde está y pulsa en el botónderecho del ratón. Selecciona Insertar en elmenú de objetos.

Cuando pulses en el botón derecho delratón, se abrirá el menú de objetos correspondienteal objeto al que está señalando el ratón. Debesseñalar a una de las celdas seleccionadas antes deabrir el menú de objetos. Prueba a señalar unacelda escogida al azar y pulsar el botón derechodel ratón. Cierra el menú de objetos con la teclaEsc. Repite un par de veces este ejercicio hasta queestés seguro de que entiendes cómo funciona.

Tenemos que insertar otra fila. Esta vez lo haremoscon el teclado:

1. Selecciona una celda de la fila 1.2. Pulsa Ctrl+Más, que es el signo de más que está

en el teclado numérico. Si usas un PC portátil,que no disponga de teclado numérico, es posibleque tengas que pulsar Ctrl+Mayús+Más.(Observa que esta opción también funciona conalgunos teclados normales de ordenadores demesa, y que la Configuración regional deWindows influye sobre el funcionamiento de tuteclado. Prueba en tu teclado para ver sifunciona.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo, que tepermite seleccionar lo que quieras insertar:

3. Pulsa Flecha abajo hasta llegar a Insertar toda

una fila, y pulsa Entrar.



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¡Y ya está! Con este método eliminas todos losproblemas de tener que poner el ratón en unaposición exacta.

Eliminar filasTambién puedes eliminar filas de la misma manera,ya sea con el ratón (selecciona Eliminar en elmenú de objetos) o con el teclado al pulsarCtrl+Signo de menos y Flecha abajo hasta llegara Eliminar toda la fila.

Insertar/eliminar varias filasArrastra el ratón por todas las filas que quierasseleccionar, o usa las teclas de la siguiente forma:

1. Selecciona primeramente una celda de cada filaal mantener pulsada la tecla de Mayús mientraspulsas la tecla de Flecha abajo.

2. Pulsa Ctrl+Más o CTRL+Menos y pulsa latecla de Flecha abajo hasta llegar a Insertar oEliminar toda la fila, y pulsa Entrar.Excel inserta o elimina el mismo número defilas que de celdas seleccionadas.

3. Elimina o inserta celdas para que la hoja decálculo tenga dos filas en blanco en la partesuperior (Ingresos debe quedar en la celda A3).

Insertar y eliminar columnasVamos a examinar ahora la edición de columnas:

Si usas el ratón, todo lo que tienes que hacer espulsar en el encabezado de la columna paraseleccionarla. Por lo demás, todo es igual quecuando se trataba de insertar/eliminar filas.

Si quieres usar el teclado, haz lo siguiente:

1. Selecciona cualquier celda –por ejemplo, unacelda de la columna B.

2. Pulsa Ctrl+ Más y pulsa en Flecha abajo hastallegar a Insertar o Eliminar toda la columna.

3. Pulsa Entrar para cerrar el cuadro de diálogo einsertar una columna. Las columnas yaexistentes se mueven hacia la derecha.

Repite el ejercicio con más columnas, utilizando elmismo método (selecciona varias celdas medianteMayús+Flecha derecha), y luego elimínalas

nuevamente. Sigue haciéndolo hasta que te salgaautomáticamente.

Fuente y tamaño de fuentePondremos en A1 el encabezamiento de toda lahoja de cálculo. Escribe Presupuesto doméstico de1999 y pulsa Entrar. Queremos que el texto seamayor que en el resto de la hoja de cálculo, y conotro tipo de fuente:

1. Pulsa en el campo Fuente de la barra deherramientas.

2. Desplázate hacia abajo y selecciona la fuenteTimes New Roman.

3. Selecciona 20 en el campo Tamaño de fuente.El tamaño viene expresado en puntos –un puntoequivale a aproximadamente 0,35 milímetros.(Puedes probar a elaborar una fórmula quecalcule en milímetros el tamaño de las letras).

Si quieres lograr un aspecto específico para elencabezamiento y no sabes cómo se denomina lafuente, es mejor usar el cuadro de diálogo Fuentes:

1. Mantén el cursor en la celda A1, abre el menúde objetos con el botón derecho del ratón yselecciona Formato de celdas…

2. Selecciona la pestaña Fuentes y pulsa encualquiera de las denominaciones del campoFuente. En la esquina inferior derecha delcuadro de diálogo aparecerá un ejemplo paramostrarte el aspecto de la fuente.

3. Usa las teclas de flechas para desplazarte por lasdistintas fuentes que tengas instaladas. Cuandoencuentres la que te guste, selecciona el tamaño,el estilo y demás características que te intereseny pulsa Entrar para ejecutar lo que hayasseleccionado (recuerda que Esc te permitirácancelarlo). Selecciona la fuente y el tamañoque prefieras para el encabezamiento. En la



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siguiente ilustración se muestran los camposMuestra y Fuente:

Es necesario seleccionar un campo antesde usar las flechas para desplazarte en el mismo.Por tanto, tendrás que pulsar en el campo Fuenteantes de usar las teclas de flechas para seleccionaruna fuente. También podrás pulsar la teclaTabulador hasta que se “realce” el campo.

Selecciona el tamaño de 12 puntos para las palabrasIngresos y Gastos en las celdas A3 y A7.

Continúa escribiendo bajo Gastos para insertar elsiguiente texto:

El texto de las celdas A8, A12 y A16 debe tenerformato de negrita, mientras que el texto de B11,B15 y B21 va en cursiva.

De acuerdo con el tamaño que tenga tu pantalla,quizás no puedas ver ya las filas superiores. Usa labarra de desplazamiento que está en el extremoderecho, o las teclas Ctrl+Inicio. Recomendamos

esta última variante, porque así queda seleccionadade inmediato la celda A1.

Vaya, me olvidé de un par de categorías, así quetendrás que insertar dos filas:

1. Inserta una fila en blanco entre Hipoteca (B9) yElectricidad (B10) y escribe Calefacción (fila10).

2. Debe haber una fila entre Seguros (B19) yReparaciones y mantenimiento (B20), con eltexto Gasolina y aceite (fila 20).

Hay que poner los meses en la fila 2, que ahora estáen blanco:

1. Escribe Enero en C2 y pulsa Flecha derecha.2. En D2, escribe Febr…¡espera un momento!

Pulsa Esc para cancelar lo que escribiste y leelo siguiente:

Si Excel es realmente un programa inteligente, losprogramadores de Microsoft deberían haber puestouna función inteligente en este punto. ¿Te imaginascuántas veces vas a tener que escribir todos losmeses del año en nuevas hojas de cálculo?

Vamos a inspeccionar un poco más detenidamenteel Cuadro de llenado:

Rellenar (series)


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Rellenar (series)Ya has hecho copias en varias ocasiones con elCuadro de llenado de la esquina inferior de lasceldas. Mientras arrastrabas el cuadro, la barra deestado te ha informado crípticamente de losiguiente: ‘Arrastre hacia fuera para extender,hacia dentro para borrar’. Para ser sinceros,¿quién podría entender lo que significa eso?

Una vez más, Microsoft ha introducido otrotérmino útil en informática: ‘Rellenar’. Aunque eltexto parezca confuso, en realidad te está hablandode una función realmente asombrosa. Prueba coneste ejemplo:

1. Selecciona la celda C2 (escribe Enero y pulsaEntrar si todavía no lo has hecho).

2. Usa el ratón para alcanzar el Cuadro de llenadoy arrástralo hacia la derecha. Cuando estés haciala mitad de la celda D2, aparecerá un marcosombreado.

3. Sin soltar el botón izquierdo del ratón, manténla vista sobre el campo que está encima de lacolumna A. Generalmente ese campo muestra lacelda seleccionada, pero ahora aparece lapalabra Febrero.

4. Mantén pulsado el botón del ratón y continúaarrastrando hacia la derecha hasta que llegues aDiciembre (celda N2).

5. Si arrastras demasiado lejos (cuando llegues alborde derecho de la ventana la imagen de lapantalla puede correr muy rápidamente), sólotienes que arrastrar hacia la izquierda pararegresar a N2.

Si arrastraste demasiado y soltasteaccidentalmente el botón del ratón, sólo tienes quevolver a coger el Cuadro de llenado con el ratón yarrastrar hacia el área seleccionada para eliminarel texto sobrante (esto es lo que significan laspalabras ‘…arrastre dentro de la selección paraborrar celdas’).

Uno de los principios básicos de Excel es que elpropio programa debe realizar las tareas triviales yrepetitivas.

Y antes de que llegues a la conclusión de que estoes todo lo que puede hacer esta función, sigue esteejemplo:

1. Haz clic en la pestaña de hoja de la Hoja3.Podemos usarla para hacer pruebas.

2. Escribe Lunes en cualquier celda, pulsa Entrary arrastra hacia abajo con el Cuadro dellenado…

3. En otra celda, escribe ENE, pulsa Entrar yarrastra el Cuadro de llenado horizontalmente overticalmente (pero nunca en diagonal). Fíjateque el programa sigue utilizando mayúsculas.

4. Intenta escribir una lista con Junio y arrastra elCuadro de llenado. Excel no tiene en cuenta porqué mes empieces.

5. Escribe 1r trimestre en otra celda y repite elprocedimiento. Intenta arrastrar más allá del 4totrimestre (si usas la versión en inglés de Excel,vuelve a empezar en 1r trimestre. Si usas otraversión, escríbelo tal como suelas hacerlo, p. ej.‘1. trimestre’).

De modo que, ¿cómo sabe una función cuandodebe copiar y cuando hacer una serie como las quehemos visto?

Vamos a ver algunos números. Escribe 1997 en unacelda y arrástrala. ¿Qué ocurre?

Ahora escribe Año 1997 en otra celda y arrástrala.

La función diferencia entre números y texto.Cuando mezclas texto y números en una celda, seasume que toda la información es texto y la funciónpermite que la parte numérica aumente.

Ahora bien, un número ‘puro’ simplemente secopia, lo cual es una respuesta muy inteligente…dentro de un momento escribiremos los pagos de lahipoteca en el presupuesto. El número es el mismocada mes, de modo que en este caso necesitaráscopiar. Sería un poco embarazoso si la funciónaumentase tu hipoteca 1.000 ptas. cada mes.

Imaginemos que quieres introducir una serie denúmeros empezando por 12 y aumentando de 6 en6 (cada celda). Lo haríamos así:

1. Introduce 12 en una celda y 18 en la celda dedebajo.

Rellenar (series)


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2. Selecciona ambas celdas. Ahora el programasabe que deberá empezar la serie de númeroscon 12 y aumentar de 6 en 6.

3. Arrastra el Cuadro de llenado tan lejos comodesees.

Ahora inténtalo con otras series numéricas, comoporcentajes y fechas (las fechas deberánintroducirse usando guiones o barras, por ejemplo10/08/97).

Te será útil lo siguiente si necesitasinsertar fechas a menudo. Introduce una fecha enuna celda, y arrástrala usando el Cuadro dellenado y el botón derecho del ratón. Cuandosueltes el botón del ratón, puedes usar el menúcontextual para escoger cómo debería continuar laserie. Si eliges Rellenar Días de la Semana, Excelno incluye los fines de semana (y también reconocelos años bisiestos… y no tiene problemas con elaño 2000. Evidentemente, alguien ha usado sumateria gris en Microsoft).

Crear tus propias listas¿A menudo necesitas escribir el mismo tipo dedatos, como nombres, números de existencias, etc.?

Entonces, puedes crear tus propias listas, quefuncionan exactamente igual que las de Excel.

1. Introduce algunos nombres u otro tipo de textorelevante.

2. Selecciona todos los nombres o el texto yescoge Herramientas, Opciones en la pestañaListas.

3. Haz clic en el botón Importar:Puedes corregir tus propias listas en el campoEntradas de lista.

Cuando quieras usar tu lista, solamente tienes queescribir uno de los nombres en una celda yarrastrarla usando el Cuadro de llenado. La listaempieza con el nombre que escribiste y continúa enel orden correcto.

Las listas que crees estarán disponibles para todoslos libros que hagas en un futuro.

Números y fórmulas en nuestro presupuesto


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Números y fórmulas en nuestro presupuestoVuelve a hacer clic en la Hoja1, donde acontinuación introduciremos números y fórmulas.Por ahora, escribe los números sin pensar en elformato.

Empezaremos con los ingresos:

1. El marido tiene unos ingresos netos mensualesde 253.800 pta. Escribe este importe en la celdaC4.

2. Su mujer ingresa 297.000 pta. netas. Introduceeste importe en C5.

3. Copia ambos importes en los otros mesesusando Ctrl+C y Entrar.

Será necesario introducir la fórmula para Ingresosnetos en C6 y copiarla. La fórmula podría darsecomo =C4+C5, pero sería poco flexible. Si añadesmás fila con otros ingresos más tarde, noaparecerán en la suma. En lugar de ello, usamos lafunción =SUMA(C4:C5), que nos permite insertarfilas entre las filas cuatro y cinco e incluirlas en lasfórmulas. Demostraremos esto más tarde.

Puedes usar el botón Autosuma, pero en su lugarintenta usar las teclas siguientes:

1. Selecciona C6.2. Pulsa Alt+= y la fórmula ya está lista:

3. Pulsa Entrar y copia la fórmula a los otrosmeses.

La hipoteca del apartamento de nuestra familia esconstante, pero la calefacción y la electricidadparten de una base compartida. (Este es un sistemaescandinavo, por el cual el total se deduce deledificio completo y se reparte entre losarrendatarios en proporción directa con el área desuelo de sus apartamentos). La hipoteca es de76.000 pta. al mes, y deberás escribirlo en Enero ycopiarlo.

La factura de la calefacción de todo el edificio delpasado año ascendió a 305.000 pta. al mes, y elsuelo del apartamento de la familia tiene un áreacorrespondiente al 0,12 del total. Así pues, lafórmula para calcular el total es =305.000*0,12.

El pago mensual en concepto de calefacción no seha terminado todavía, y a nuestra familia le gustaríaver el efecto de cualquier cambio. Incluso la formaen que está dividido podría cambiar. Si decidimosescribir 305.000 y 0,12 en cada fórmula,deberíamos cambiarlas todas en el caso de quealguno de los números varíe. Asumiendo el riesgode repetirme, volveré a decir algo que ya haaparecido anteriormente en este libro:

Es totalmente incorrecto insertar variablesen una fórmula. Deberían ponerse en celdasseparadas. Todas las fórmulas que usen estavariable obtendrán el valor para esta celdaconcreta. Si una variable cambia, simplementedebes corregir dicha celda y toda la hoja decálculo se actualizará.

Sin perder de vista este consejo, crearemos un áreapara usar variables:

1. Inserta cinco filas en la parte de arriba de lahoja de cálculo para que podamos verfácilmente las variables mientras trabajamos enlas fórmulas.

2. Escribe Total apartamento: en A1.3. Sigue escribiendo como se describe a

continuación:

La fórmula para calcular la cantidad de calefacciónusada debería aparecer como en la siguienteilustración, pero espera un momento antes deescribirla.

Antes quiero mostrarte dos métodos más sencillospara introducir fórmulas, uno usando el ratón y otrousando el teclado.



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Seleccionar fórmulasCuanto más complejas se hacen las fórmulas y másfórmulas introduzcas, mayor va a ser la posibilidadde cometer errores al escribirlas tú mismo. Paraevitar problemas, usa este método:

1. Habiendo seleccionado C15, escribe = paraentrar el cursor en la celda.

2. Haz clic en C3. Un marco punteado rodea lacelda. Fíjate en el texto ‘Señalar’ que aparece ala izquierda de la barra de estado. Si haces clicen la celda incorrecta, sólo tienes que seguirhaciendo clic hasta que llegues a la celdadeseada.

3. Pulsa * y ya puedes seleccionar la siguientecelda.

4. Haz clic en C2 y pulsa Entrar.

También puedes seleccionar las celdasusando las flechas del teclado, método preferiblesi las celdas se encuentran cerca.

Cuando has empezado a escribir unafórmula, las flechas pueden usarse solamente paraseñalar celdas. Por ese motivo es necesario acabarde introducir la fórmula pulsando Entrar.

Guardar el presupuestoAntes de continuar deberías guardar tu presupuesto.En contraste con otros programas, Excel no guardaautomáticamente sus hojas de cálculo en un inter-valo de tiempo fijado. (En realidad puede

establecerse un tiempo, pero es tan problemáticoque parece que los diseñadores del programa noesperaban que se usara dicha función).

Haz clic en el botón Guardar, o bien usa las teclasCtrl+S. Escribe Presupuesto doméstico y pulsaEntrar (el fichero se guardará en nuestra carpetaestándar). Te sugiero que pulses Ctrl+S regular-mente para archivar los datos que introduzcas. (Enel mundo informático se solía decir: ‘Los hombresde verdad nunca hacen copias de seguridad’ – mástarde se dijo que ‘Los hombres de verdad a menudolloran’ …¡Sé lo que querían decir!).

Referencias absolutasLa fórmula para calcular el coste mensual de lacalefacción está preparada para copiarla…

Intenta copiar la fórmula de C15 en la primeracelda a la derecha. Algo no funciona, ¡el resultadoen D15 es cero! Selecciona D15 e intenta averiguarqué está mal en la fórmula antes de continuar.

La fórmula que copiaste especificaba que había queusar el contenido de la celda que se encuentra 12filas más arriba en la misma columna ymultiplicarlo por el de la celda que se encuentra 13filas más arriba. Al copiar la fórmula en la columnaD, Excel recordó estas referencias relativas y lastransportó a dicha columna. El programa nocometió ningún error, hizo exactamente lo que se lepedía. La experiencia me ha enseñado que:

‘la mayor causa de errores es sentarse 40cmdelante de la pantalla …’



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De modo que tenemos que encontrar una forma dedecirle al programa que las referencias deberían serfijas, sin importarnos dónde copiamos la fórmula.

El resultado de fijar una referencia se llama unareferencia absoluta, y se define usando el carácter$ (dólar) enfrente de la columna y de la fila delmodo siguiente:

=$C$3*$C$2

¿Por qué se usa el carácter $?

Pues bien, no puedo darte una buena razón, perodiría que el motivo es que fueron los americanosquienes inventaron las hojas de cálculo. De todasformas, es un estándar en todos los programas dehojas de cálculo.

Pero esto no significa que debas escribir el carácter$ manualmente. Usa la tecla F4:

1. Selecciona C15.2. Presiona F2 para editar la celda, y usa la Flecha

izquierda hasta que el cursor se sitúe en lareferencia a C3 (no importa si el cursor estádelante, en el medio o al final de la referencia).

3. Pulsa F4. Ahora la referencia está fijada a lacelda C3. Intenta pulsar F4 otra vez. Ahoraúnicamente la fila está bloqueada, y si vuelves apulsar F4 solamente estará bloqueada lacolumna:

4. Si pulsas una vez más, la celda quedará libre.Finalmente, vuelve a pulsar F4 para bloquearlas referencias de la columna y la fila.

5. Usa la Flecha derecha para desplazar el cursoral otro lado del signo de multiplicación. PulsaF4 de nuevo. Ahora C2 está bloqueada. Acontinuación, presiona Entrar (el resultadodebería ser 36.600).

6. Ahora puedes copiar la fórmula de lacalefacción a los meses restantes (D15:N15).

Cuando edites una fórmula usando F2,puedes usar las flechas para moverte hacia delantey hacia atrás en la línea de la fórmula.

Ahora intenta cambiar el resultado de la calefacciónmensual introduciendo el uso global del edificio enla celda C3; escribe 464.000. En el momento enque pulsas Entrar, tienes las nuevas cifras para cadames. Puedes volver a las cifras originales pulsando

deshacer (Ctrl+Z). Intenta usar otras cifras para lacomunidad para ver qué ocurre con el total.

Introduce la fórmula para Electricidad y haz quesea absoluta. Esta vez lo haremos todo en un soloproceso:

1. Selecciona C16, escribe = y haz clic en C4.2. Pulsa F4 y escribe *.3. Haz clic en C2 y pulsa F4.4. Pulsa Enter (resultado: 55.680).

Ahora copiaremos la fórmula usando el teclado:

1. Selecciona C16 y pulsa Ctrl+C. Fíjate en eltexto que aparece en la barra de estado.

2. Usa Mayús+Flecha derecha para seleccionarlas celdas D16:N16 y pulsa Entrar.

Calcula los Gastos domésticos totales en C17usando la fórmula de la suma. No te olvides de lasteclas Alt+=.

Para Enero la fórmula es la siguiente:

=SUMA(C14:C16)

y el resultado debería ser: 162.415 pta.

Copia la fórmula a los otros meses usando elteclado.

Total anualTodavía tenemos que añadir las cifras mensualespara conseguir un total anual. En O7 escribe eltexto Total:, y en O9 usa las teclas Alt+= parasumar la fórmula. El resultado debería ser3.335.580 pta.

Todas las celdas que contengan datos deberíansumarse. Evidentemente, podrías copiar la fórmulade suma de la celda O9 a la O17, pero eso tambiéninsertaría la fórmula en las celdas O12 y O13. Enlugar de ello, usa las teclas para copiar:

1. Selecciona O9 y pulsa Ctrl+C.2. Selecciona el área O10:O11 y pulsa Ctrl+V. No

deberías pulsar Entrar, puesto que finalizaría lacopia. Cuando uses Ctrl+V para pegar, lafunción de copiar sigue activa. De esta formapuedes insertar la fórmula donde tú quieras.

3. Desplaza el cursor hasta O14 y selecciona elárea O14:O17 usando Mayús+Flecha abajo.Puesto que no seguiremos copiando más allá de



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esta selección, puedes pulsar Entrar. (Si quieresparar de copiar sin insertar datos, pulsa Esc).

Comprueba tus fórmulasEscribe otro valor para apartamento compartido enC2. Todas las fórmulas reaccionan según el númeromodificado.

Usa deshacer (Ctrl+Z) para alternar entre las dosúltimas acciones que hayas hecho mientrascompruebas que todas las fórmulas paracalefacción, electricidad y Total gastos viviendacambian.

Sigue introduciendo los datos siguientes. Cuandolos copies, intenta usar el teclado; merecerá la penaa largo plazo.

Seguro:

Vivienda:Enero...............................................56.550Julio ................................................56.550

Accidente:Diciembre .......................................28.275

Transporte:

Financiación coche:Cada mes.........................................56.550

Impuestos coche:Marzo..............................................28.855

Seguro (coche):Enero...............................................35.235Abril................................................35.235Julio ................................................35.235Octubre ...........................................35.235

Gasolina y aceite:Cada mes.........................................14.500

Reparaciones y mantenimiento:Enero...............................................23.200Julio ................................................23.200

Ahora tienes algunas celdas sin datos y otras condatos, lo cual no causa problema alguno, pero lasceldas vacías dificultan a Excel la tarea de saberqué celdas deberían sumarse cuando introduzcasuna fórmula para Total seguros, Total transportey un total anual.

Selecciona C28, Total transporte y pulsa Alt+= ohaz clic en el icono de AutoSuma. Ahora estánseleccionadas las celdas C25:C27: la celda vacíaC24 detuvo la selección, de modo queFinanciación coche e Impuestos coche no se hanincluido.

Cambia la fórmula usando el siguiente método:

1. Debes seleccionar las celdas correctas.Selecciona las celdas C23:C27 y pulsa Entrar(Recuerda que la Autosuma únicamentepropone celdas. Mientras estén resaltadas ennegro puedes modificar la selección. Ahorapuedes copiar la fórmula a los meses restantes (aN28).

2. Escribe la fórmula para Total seguros (C21) ycópiala a los meses restantes.

La fórmula para el cálculo del total anual en lacolumna O tiene el mismo problema: hay algunasceldas vacías en cada mes. Parece que Microsoftquiere que las celdas vacías encierren un área.

Por ello, las celdas que son parte de un área nodeberían estar vacías. Deberían contener el valor‘0’ (cero), como esperaría un contable.

1. Escribe un ‘0’ (cero) en cada celda vacía en elárea C19:N20.

2. Escribe un ‘0’ (cero) en cada celda vacía en elárea C24:N27.

3. Introduce una fórmula de suma en O19 ycópiala en O20:O21 y O23:O28. Recuerda quepara copiar tienes que usar Ctrl+C y Ctrl+V.

Ahora tu hoja de cálculo debería tener este aspecto:



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NavegaciónCuando quieres desplazarte en una hoja de cálculode gran tamaño (lo que Microsoft llama navegar)no es tan fácil usar el ratón y las barras dedesplazamiento. Piénsalo. Introduces datos usandoel teclado y tienes que parar, mover tu mano haciael ratón, mover el puntero del ratón, hacer clic yregresar al teclado. Es mucho más fácil mantenertus manos en el teclado para realizar toda laoperación.

Si usas el ratón constantemente, más pronto o mástarde acabarás por tener problemas en tus muñecasy hombros, de modo que quédate con el teclado.

Practica con las teclas siguientes hasta que tesientas relajado usándolas. Escríbelas en un pedazode papel y manténlo cerca del teclado al principio.

Inicio

Selecciona la primera celda en una línea.

Ctrl+Inicio

Selecciona la celda A1.

Ctrl+Flecha

Selecciona la última celda que contiene datos en ladirección de la flecha. Cuando las celdas estén

vacías, el cursor se desplazará hasta la última fila ocolumna en la dirección de la flecha.

Intenta pulsar Ctrl+Flecha derecha: el cursor seencuentra ahora en la columna IV. PulsaCtrl+Flecha abajo: el cursor se encuentra en laúltima celda de la hoja de cálculo (IV16384 =4.194.304 celdas !!!).

En a versión 97 hay 65.536 filas. Es imposiblequedarse sin espacio.

F5

Abre un cuadro de diálogo ‘Ir a’. Escribe ladirección de la celda a la que quieras desplazarte enel campo Referencia (por ejemplo, CD1250) y

pulsa Entrar. Pulsa F5 de nuevo, escribe D48 ypulsa Entrar. Vuelve a pulsar F5. Todas las celdasa las cuales has saltado se muestran en el área Ir a.Intenta hacer doble clic en alguna de ellas. Estasreferencias desaparecen cuando abandonas el libro.

Si mantienes pulsada la tecla F5, el programa tesugerirá que vuelvas a la celda de la cual hassaltado.

¡Un detalle inteligente!

Dar formato


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Dar formatoAhora es el momento de mejorar la apariencia denuestra hoja de cálculo.

El encabezado en la fila7 debería estar centrado yestar resaltado en negrita:

1. Haz clic en el número de fila para seleccionar lafila entera y escoge negrita usando Ctrl+N (siutilizas Excel en otro idioma, la letra usada conCtrl puede ser distinta. Usa la letra que aparecenen el botón).

2. Manteniendo la fila seleccionada, centratodo el texto usando el botón Centrar(¡no hay ninguna tecla para centrar datos!).

Todos los números deberían aparecer mostrandodos decimales. Puedes escoger entre multitud deopciones cuando tienes que seleccionar muchainformación, como en este ejemplo. Puedesseleccionar filas o columnas enteras, o incluso latotalidad de la hoja de cálculo (haz clic en elpequeño campo gris en la intersección entre losnúmeros de filas y letras de columna). Solamentehay un problema al dar formato a toda la hoja.

Puede producir problemas de impresión, y sin dudaalguna provocara que el ordenador funcione máslentamente…piensa en cuantas celdas debeseleccionar sin razón alguna. Así que solo daremosformato a las celdas que contengan datos usando elmétodo siguiente:

1. Selecciona el área C9:O28 (Mayús+Flechas).2. Haz clic en las teclas Aumentar decimales

hasta que todos los números muestren dosdecimales.Esto nos será de ayuda, pero sería mucho másfácil si los millares se mostraran con puntos:1.000,00 (Nota: No todos los países usan unpunto para los millares y una coma para losdecimales. La forma en que tu hoja de cálculomuestre las cifras dependerá de la Configura-ción regional del panel de control deWindows).

3. Ahora haz clic en Modelo millares (tienes quehaber probado este botón para entender lo quehace).

En la versión 97 este botón se llama ‘Estilomillares’ (No creo que el nombre sea muchomejor).

Ahora todas las cifras tienen separadores demillares y muestran dos decimales. Pero para mí esfácil decirlo, porque seguramente tú no ves más quemísticas ‘rayas y cruces’ (almohadillas) en tuscampos: ######.

Estos caracteres (llamados almohadillas), te indicanque las columnas no son lo suficientemente anchascomo para mostrar los números.

Hemos visto antes que si no hay suficiente espacioen una celda para mostrar todo el texto,simplemente se corta. Por suerte Microsoft haescogido un sistema diferente para los números.. sino, imagínate el caos: Escribes 17.000.000 pero nohay suficiente espacio en la celda, ¡de modo queExcel borra los últimos tres ceros!

Versión 97: Cuando escribas o des formato a cifras,el programa ajusta automáticamente la longitud dela columna. Esto solamente funciona con celdasque no contengan texto, sino otro tipo de datos(números, fechas o tiempo).

Necesitamos ajustar la longitud de la columna, y loharemos en un solo procedimiento, así:

1. Selecciona las columnas relevantes. Si lasceldas C9:O28 siguen estando seleccionadas, esmuy sencillo: pulsa Ctrl+Espacio. De otromodo tendrías que arrastrar el ratón por todoslos encabezados de la columna (desde C hastaO).

2. A continuación, haz doble clic en las columnasseleccionadas. No importa qué columnasescojas, todas las longitudes de columna seajustarán individualmente.

Mantiene seleccionadas las columnas mientrasintentas esto:

Dar formato


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Un doble clic ajusta cada columnaseleccionada a su longitud requerida. Si quieresque todas las columnas tengan la misma longitud,arrastra el borde derecho de una de las columnasseleccionadas. Cuando sueltes el ratón, el resto decolumnas de la selección tendrán la mismalongitud que la columna que hayas ajustado.

Ahora puedes ver todas las cifras. Fíjate que hayalgo de espacio sobrante en la parte derecha de lasceldas. Se trata de un formato especial definido porMicrosoft. El aspecto de los números depende de tuconfiguración de Windows. Vamos a probar esto:

1. Selecciona las celdas C9:O28.2. Haz clic en el botón Modelo moneda.

Vuelve a ajustar la longitud de la columna si esnecesario. Ahora todos los números mostrarán la

moneda definida en Panel de control,Configuración regional.

Recuerda que una celda tiene dos capas. Hemosdado formato a la capa superficial, mientras que lasegunda capa, la fórmula, no ha resultado afectada.Puedes comprobarlo modificando un número enuna de las celdas con formato. Prueba a escribir12000 en la celda C9. En el momento en que pulsesEntrar, el número aparecerá en el formato quehayas escogido para la celda. Vuelve al númerooriginal usando Ctrl+Z.

Fíjate que los ceros en las celdas ‘vacías’ aparecencomo guiones. (Esto es aplicable al modelo moneday el modelo millares).

Excel y WindowsEste libro no pretende hablar sobre Windows…pero todos los programas que funcionan bajoWindows dependen de su configuración, tal comose ha mencionado anteriormente aldar formato a celdas usando elmodelo moneda.

Sin cerrar o minimizar Excel, haz clicen el botón Inicio y escoge Configu-ración, Panel de control. Inicia el programaConfiguración regional.

La versión 5 usa Windows 3.1, en el que el Panelde Control se encuentra en el grupo Sistema.

Parto de la base que el valor en la Configuraciónregional es Español (España), pero podría sercualquier otro idioma. Esta opción configura unestándar para números, monedas, horas y fechas. Lapestaña Numero muestra el separador decimal y demiles (estándar para los países de habla hispana:123.456.789,00). Si trabajas en un ordenador quemuestre el decimal como un punto, probablementeestá configurado según el estándar de habla inglesa(Australia, Canadá, Reino Unido…).

La pestaña Moneda muestra el símbolo para lamoneda que usa Excel (y otros programas). Sitienes configurado el valor predeterminado Español(España), aparecerá el símbolo ‘pta’. Quizás estéstrabajando en una empresa española en Estados

Unidos y hayas definido $ como tu símbolo demoneda.

Puedes definir todos los valores individuales enConfiguración regional para que se adapten a tusnecesidades. Comprueba que has seleccionada lamoneda correcta, y a mismo tiempo especifica quedebería aparecer delante de cifras negativas ypositivas:

Haz clic en Aplicar y Aceptar para cerrar elprograma Configuración regional y la ventanaPanel de control. Vuelve al presupuesto del hogar.Todas las celdas formateadas con el modelomoneda se han ajustado a tu nueva configuración.

Excel y Windows


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Alternar formatosSelecciona el área C9:O28 siguiendo estos pasos:

1. Selecciona la celda C9.2. Mantén pulsado Mayús mientras pulsas

Ctrl+Flecha abajo. Excel selecciona lasiguiente celda vacía. Sigue pulsando Mayús ycontinua pulsando la Flecha abajo hasta que laselección haya alcanzado la última fila de datos.

3. Mantén pulsado Mayús y pulsa Ctrl+Flechaderecha.

Aunque seleccionar usando el teclado requiere unoscuantos pasos, es sin duda el método más preciso.

Cambia entre el Formato millares y el Formatomoneda. Fíjate que en ningún momento losnúmeros cambian de lugar. La única diferencia esla forma de visualizar la unidad de moneda.

Puedes quitar un formato escogiendo otro.

Puedes escoger borrar solamente algunaspropiedades de las muchas que tiene una celda.Selecciona Borrar en el menú Edición. Si eligesborrar solamente los Formatos, los datos de lacelda no se alterarán.

Hay multitud de formatos entre los que escoger.Manteniendo seleccionadas las celdas C9:O28,pulsa Ctrl+1 o abre el menú contextual (botónderecho del ratón) y escoge Formato de celdas.Haz clic en la pestaña Número. (En algunasversiones del programa puede usarse Ctrl+E, segúnel idioma).

Versión 97: Las teclas Ctrl+1 abren el cuadro dediálogo Formato de celdas, que cambia algo en suapariencia. Entre otras cosas, te permite rotar elcontenido de una celda en incrementos de 1 grado.

Haz clic en las distintas opciones en el campoCategoría y no dejes de mirar el campo Ejemplo.

Más tarde definirás tus propios formatos.

La versión 5 solamente muestra los formatos comocódigos (lo mismo que los formatos enPersonalizada en la versión 7 y en la versión 97).Los códigos de formatos se describen en detalle enla página 41.

Más datosTodavía tenemos que escribir los gastosdomésticos.

Escribe la siguiente información debajo de la yaexistente:

Ahora es el momento de echar un vistazo a lasopciones para visualizar los datos en tu pantalla,antes de escribir los números y la fórmula para losnuevos objetos.

Excel y Windows


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Visualizar la hoja de cálculoNuestro modelo se ha vuelto tan amplio que esdifícil seguir la pista a los datos individualmente.Usando las flechas, desplázate hasta O28 – Totaltransporte (pulsa F5, escribe O28 y pulsa Entrar).Según el tamaño de tu pantalla y su resolución,probablemente no puedas ver ninguno de losencabezados. Sería una gran ventaja mantener eltexto en las columnas A y B así como los meses enla fila 7 fijos en la pantalla a medida que dedesplazas entre los datos. Existen muchas formasde hacerlo:

ZoomEmpezaremos probando todo el presupuesto en tupantalla.

1. Pulsa Ctrl+Inicio para seleccionar A1.2. Haz clic en el botón Zoom

en la barra de herramientas.Intenta seleccionar 50%.Probablemente ahora puedas ver toda la hoja decálculo, pero ¿puedes leerla? Inténtalo con75%, Estoy seguro de que así está muchomejor.

3. Observa que puedes hacer clicen el campo Zoom, escribir unnúmero (no necesitas teclear%) y pulsar Entrar. Inténtalocon distintos valores hasta quepuedas ver toda la informaciónen la pantalla. ¿Puedes leerla?

Vamos a intentar hacer un buen truco: seleccionaalgunas celdas, por ejemplo A6:E18. Ahoraselecciona Selección en el cuadro desplegableZoom. Esto te permite enfocar rápidamente enmayor o menor tamaño distintas áreas de la hoja decálculo. Naturalmente, esto no te asegura quealgunas áreas estén siempre visibles. Para ellovamos a ver otra función.

Vuelve al zoom 100% antes de continuar.

Inmovilizar seccionesInmovilizar secciones te ofrece la posibilidad deque determinadas columnas y filas aparezcansiempre en pantalla. Selecciona la primera celda‘libre’. Al escoger Inmovilizar secciones, todas lascolumnas a la izquierda y las filas superiores se‘inmovilizarán’. Queremos inmovilizar la fila 7 ylas columnas A y B. Sin olvidar esto, selecciona C8

y selecciona Ventana|Inmovilizar secciones. Unalínea vertical y horizontal muestra dónde se haefectuado la inmovilización. Intenta usar las flechaspara desplazarte por la hoja de cálculo. Ctrl+Iniciogeneralmente selecciona A1, pero ahora el cursorse detiene en la primera celda ‘libre’. Puedesdesplazarte por el área bloqueada usando lasflechas o el ratón.

Deshaz la opción usando Ventana| Movilizarsecciones.

No queremos ver los gastos domésticos totalesmientras trabajamos en el presupuesto, peroqueremos tener el mayor espacio libre posible paramostrar datos. Sigue este ejemplo:

1. Sin inmovilizar secciones, desplázate haciaabajo en la hoja de cálculo hasta que la fila 7sea la primera fila visible.

2. Selecciona C8 e inmoviliza secciones. Ahoraúnicamente podemos ver la fila 7 bloqueada:

En el Cuadro de nombre, justo encima de lacolumna A, puedes ver que el cursor puedemoverse hacia las filas superiores usando la Flechaarriba, aunque no sean visibles:

A continuación, introduce los siguientes datosmientras la sección está inmovilizada.

Más datosEscribe la siguiente información. No olvidesescribir un cero en los meses que no aparecen:

Celda: Texto/mes: Datos:

A29: Presupuesto etc.

B30: Teléfono:Enero.................................23.925

Visualizar la hoja de cálculo


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Abril ..................................21.605Julio...................................20.735Octubre..............................24.070

B31: Licencia para TV:Enero y julio......................24.911

Si quieres otro consejo para copiar los datossiguientes, escribe los números que se indican acontinuación y espera copiando hasta que hayasleído la siguiente sección.

Celda: Texto/mes: Datos:

B32: Comida & mantenimiento:Cada mes ..............................7200

B33: Préstamo bancario:Cada mes ..............................2250

B34: Total Mantenimiento doméstico.

Copiado rápido usando el tecladoA estas alturas, ya conoces los principios básicospara copiar. Las teclas Ctrl+C y Ctrl+V sonefectivas y el cuadro de llenado es una buenaopción, pero tienes que usar el ratón. En lugar deeso, prueba lo siguiente y verás qué creativos hansido los chicos de Microsoft:

1. Usando Alt+= y Entrar, introduce la fórmulapara Total Mantenimiento doméstico en lacelda C34 (resultado: 322.886 pta.).

2. Selecciona las celdas C34 a N34 (diciembre)usando Mayús+Flecha derecha.

3. Pulsa Ctrl+D. Y ya está (‘D’ de ‘Derecha’).

De la misma forma puedes copiar verticalmenteusando Ctrl+J después de hacer la selección.Inténtalo usando los totales anuales:

1. En O30, Total teléfono, escribe una fórmula desuma usando Alt+= y Entrar.

2. Con el cursor en O30 usa Mayús+Flecha abajopara seleccionar el área O30:O34.

3. Pulsa Ctrl+J.

Continuemos con la última fórmula:

1. En la columna 35, Gastos totales, deberíamossumar todos los gastos. La fórmula para eneroen la celda C35 es la siguiente:

Introduce la fórmula pulsando = y desplázatehasta C17 usando las flechas. Escribe + yselecciona la siguiente celda, etc. Pulsa Entrarcuando la fórmula esté preparada. Ahora intentahacer doble clic en la celda. ¿Estánseleccionadas las celdas correctas? (resultado:671.336 pta.)

2. Copia la celda a los otros meses y pulsa Inicio yFlecha abajo (selecciona C36).

3. Escribe la fórmula para ingresos – gastos enC36 (=C11-C35) y cópiala en los otros meses.El resultado en C36 debería ser -96.121pta.

4. Crea una fórmula de suma en las celdasO34:O36. El resultado total anual en O36debería ser: 328.223 pta.

Nos queda una buen superávit, aunque enero y julioestán en números rojos.

Todas las filas que contengan totales deberían tenerla misma apariencia que el texto en las columnas Ay B.

Puedes seleccionar varias celdas o áreasno contiguas manteniendo pulsado Ctrl mientrashaces la selección.

Sigue estas instrucciones al pie de la letra:

1. Selecciona la fila 11, mantén pulsado Ctrl yselecciona el resto de filas (17, 21, 28 y 34).

2. Pulsa Ctrl+C o haz clic en el botón Cursiva.3. Ajusta la longitud de la columna según sea

necesario (recuerda que puedes ajustar todas lascolumnas simultáneamente).

4. Las filas 35 y 36 deberían estar resaltadas ennegrita. Selecciónalas y pulsa Ctrl+N o haz clicen el botón Negrita. Puesto que A35 ya esnegrita, lo primero que ocurre es que se deshaceel formato de todas las celdas seleccionadas.Pulsa Ctrl+N o vuelve a hacer clic en el botónNegrita.

Deberás dar formato a toda la nueva informaciónintroducida con el botón Modelo moneda para quetenga el mismo aspecto. Hazlo ahora.

GuardarSi todavía no lo has hecho, guarda todos loscambios que hayas hecho en nuestro presupuestohaciendo clic en el botón Guardar o bien pulsandoCtrl+G.

Resumen


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ResumenAhora ya has trabajado con todas las funcionesnecesarias para crear una hoja de cálculo de grantamaño.

Quizás sea una buena idea detenernos un momentoy revisar algunas de las funciones más importantes.

Quiero poner especial énfasis en los principiosbásicos de las referencias absolutas.

Deja el presupuesto doméstico en la pantalla y abreDECORACIÓN.XLS usando las teclas Ctrl+A o elbotón Abrir.

En el extremo inferior del menú Ventana puedesver que ambos ficheros están abiertos. Haz clic enel fichero con el que quieras trabajar, o usaCtrl+Tab para evitar tener que usar el teclado y elratón.

El proveedor al que compramos es una compañíade pedidos por correo. Aparentemente quierensuministrar la mercancía directamente de sualmacén en Portugal.

Lo que en un principio creíamos que eran pesetasahora son escudos, que valen algo menos que lapeseta (según el cambio actual). En primer lugar,calcula el precio neto de los productos del pedidoen pesetas, a continuación el IVA y finalmente elprecio total. Pagaremos el IVA español, pero seríainteresante ver el resultado en otra moneda.

El tipo de cambio entre el escudo portugués y lapeseta debería especificarse en su propia celda, demodo que pueda cambiarse rápidamente si esnecesario. Inténtalo ahora:

1. Inserta una nueva fila 2 (Ctrl+Más y Flechaabajo para Fila entera).

2. Inserta una nueva columna C (Ctrl+Más yFlecha abajo para Columna entera).

3. Cambia el texto en B1 y escribe Precio netoPTE: y en C1 escribe Precio neto PTA:

4. Ajusta el ancho de columna.5. Inserta el tipo de cambio 0,83 en C2 y los

impuesto indirectos del 16% en D2.6. Da formato a las filas 1 y 2 en negrita, y centra

C2 y D2.

Las dos filas superiores deberían tener este aspecto:

Ahora estás preparado para hacer una fórmula quecalcule el precio neto en pesetas:

La fórmula en C3 debería multiplicar el precio netoportugués en B3 con el tipo de cambio en C2. EnC4 debería multiplicarse el precio neto en B4 por eltipo de cambio de C2, etc. La referencia a la celdaC2 se usa en todas las fórmulas de la columna C, ypor eso debería ser absoluta.

Cuando vaya a aparecer la misma celda envarias fórmulas, la referencia a dicha celdadebería ser absoluta.

Primero intenta insertar y copiar la fórmula por timismo. Usa las flechas para seleccionar lasdistintas celdas y para copiar.

¿Ha funcionado?

Así es como yo lo habría hecho:

1. Selecciona C3 y escribe =.2. Pula Flecha izquierda para seleccionar B3.3. Escribe ‘*’ y pulsa Flecha arriba para

seleccionar C2.4. Pulsa F4 para fijar la referencia (hacerla

absoluta). Deberías poder leer la siguientefórmula: =B3*$C$2.

5. Pulsa Entrar y selecciona la celda C17 usandoMayús+Flecha abajo.

6. Pulsa Ctrl+J para copiar la fórmula.7. Escribe un nuevo tipo de cambio en C2 y

comprueba que todos los precios netos semodifican usando Ctrl+Z.

Es importante que comprendas por qué usamos unacombinación de referencia relativa y absoluta eneste caso.

La fórmula para calcular el IVA no deberíacontener el valor 16%, sino que debería obtener elvalor de la celda D2.

1. Selecciona D3 y pulsa F2 para editar la fórmula.2. Borra 16%. Intenta pulsar Flecha arriba –no

ocurre nada, porque en este momento estáseditando. Pulsa de nuevo F2.

3. Ahora puedes usar Flecha arriba paraseleccionar D2. Pulsa F4 para fijar (hacerabsoluta) la referencia (deberías leer la fórmula:=C3*$D$2)

4. Pulsa Entrar y selecciona el área D3:D17.5. Pulsa Ctrl+J para copiar la fórmula.

Resumen


34

6. Escribe un nuevo valor para el IVA ycomprueba que las celdas dependientes seajustan correctamente.

7. Copa la fórmula de adición de B18 a C18.

Comprueba la fórmula de suma en E3. Demomento es incorrecta, puesto que suma las tresceldas a su izquierda.

Cambia la fórmula de modo que solamente sumelas celdas C3 y D3, y después cópiala.

Con un tipo de cambio del 0,83 y el IVA del 16%,el precio total (en la celda E18) debería ser34.005,13 PTA.

F2 activa y desactiva el modo de edición:Pulsa F2 para editar los contenidos de una celda, yvuelve a pulsar F2 cuando quieras ver lareferencia de una celda. Pulsa Entrar cuandohayas terminado.

Versión 97: Cuando edites una fórmula usando F2las celdas afectadas se mostrarán de un colordiferente.

Guardar comoDeberíamos guardar nuestro nuevo modelo, peroqueremos mantener el original DECORACIÓN.Usando F12 o Archivo|Guardar como, cambia elnombre del archivo por DECORACIÓN – PORTUGUÉS

y cierra el libro.

Dar formato al presupuesto doméstico


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Dar formato al presupuesto domésticoDeberíamos hacer que nuestro presupuestodoméstico fuese más atractivo y fácil de leer.

Las líneas de división de la pantalla raramentetienen buen aspecto al imprimir. El efecto es muchomás fuerte si tienes las líneas donde realmentequieras que estén, para resaltar o separar tus datos.

Mejor que definir todos los marcos y coloresmanualmente, el programa puede hacerlo todo porti con una función automática inherente:

AutoFormatoUna de las buenas cosas de Excel es que no tienesque seleccionar un área consecutiva antes de hacernada. Todo lo que tienes que hacer es seleccionaruna de las celdas de dicha área. Inténtalo en tuordenador:

1. En la hoja Presupuesto doméstico, seleccionael menú Ventana y el comando Movilizarsecciones. Pulsa Ctrl+Inicio para ver la hoja decálculo al completo.

2. Guarda los cambios en el archivo (Ctrl+G o elbotón Guardar). Siempre puedes volver a laapariencia original.

3. Selecciona cualquier celda en el presupuestodoméstico, por ejemplo C10.

4. Selecciona el menú Formato y el comandoAutoFormato. Fíjate en como todas las celdasconectadas en todo el presupuesto seseleccionan automáticamente. Si dejaste vacíauna fila o columna en algún lugar, Excel habráterminado de seleccionar justo en ese sitio.

5. La Flecha abajo te permite desplazarte entre las

distintas opciones en el campo Formato detabla, y también muestra un ejemplo de cadauno de los formatos en el centro del cuadro dediálogo.

6. Elige un formato y pulsa Entrar.7. Mira las distintas áreas de la hoja de cálculo y

fíjate en su formato.8. Selecciona el menú Formato y AutoFormato

otra vez, y elige otro formato para tu hoja decálculo.

9. Repite el paso 8 tantas veces como desees.

El AutoFormato es un método rápido para darformato a tu hoja de cálculo, aunque sólo tienes unainfluencia limitada sobre lo que realmente hace elprograma. Yo personalmente uso esta función sobretodo cuando tengo mucho trabajo y tengo quepreparar algunos datos para imprimirlos acontrarreloj.

Si quieres hacer que tu hoja de cálculo sea máspersonal, usar la función AutoFormato no es muybuena idea.

Error! Not a valid filename. Puedes decidirhasta qué punto la función cambiará el aspecto detus datos. Haz clic en el botón Opciones en elcuadro de diálogo AutoFormato y elimina loscuadros seleccionados en los campos que noquieras que se vean afectados por la función.

Eliminar un AutoFormatoUna vez has aplicado el AutoFormato, puedesdeshacer la acción siguiendo estos pasos:

1. Selecciona Formato|AutoFormato y Ninguno



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en la lista de Formato de tabla (al final). Comopuedes ver, se deshace todo el formato exceptoel de las cifras.

2. Por suerte fuimos lo suficientemente precavidosy guardamos nuestra hoja de cálculo antes dejugar con la función AutoFormato. Cierra elarchivo y haz clic en No cuando el programa tepregunte si deseas guardar los cambios, yvuelve a abrir el fichero.

Recuerda que siempre puedes encontrar los últimoscuatro ficheros que hayas abierto en la parteinferior del menú Archivo. Es fácil abrir un ficherousando el teclado:

1. Pulsa Alt+A (la tecla Alt activa la línea demenús, mientras que A es la letra subrayada enel nombre del menú).

2. Pulsa el número correspondiente al archivo quedesees abrir (1 siempre será el último archivoguardado).

Usa AutoFormato para dar formatorápidamente a una hoja de cálculo, la cual podrás‘personalizar’ más tarde usando el formatomanual.

Formato manualNo creo que nuestro presupuesto tenga muy buenaspecto – las cifras están bien, pero no me acaba degustar su apariencia general. Debo admitir que nofui muy tenaz a la hora de dar formato. Pero piensoarreglarlo ahora mismo, usando los datos paraayudarme a encontrar un formato adecuado paracada parte de la hoja de cálculo.

El encabezado Ingresos totales en B11 deberíahaberse introducido en A11, y debería ser Negritaen lugar de cursiva:

Probablemente ya habrás adivinado que los datospueden moverse de varias formas.

Voy a detallar los dos métodos más usados.

Mover datos usando el ratónSi trabajas con el ordenador del mismo modo queyo, ya habrás descubierto que el ratón no esprecisamente la herramienta más fácil de controlar.Es muy sensible y necesita un buen grado deprecisión para ser usado eficientemente.

Es muy importante no quitar ojo a la apariencia delpuntero del ratón mientras lo mueves. El punteropuede tener tres aspectos básicos distintos. Ya hasvisto dos de ellos con anterioridad en este manual:

Seleccionar:El puntero del ratón es unacruz blanca.

Rellenar y copiar:Requiere trabajar con precisión.

Mover:Señala el marco de la celda oárea seleccionada y el puntero del ratón cambiade aspecto: ahora es una flecha.

1. En Presupuesto doméstico, selecciona A13 ymuévela a B13 arrastrándola, usando el ratóncuando el puntero tenga aspecto de flecha.

2. Mueve la celda A18 a la B18.3. Mueve la celda A22 a la B22.4. Mueve la celda A29 a la B29.5. Da formato a la fila 11 para que sea Negrita y

no Cursiva usando Ctrl+K y Ctrl+N.

Mover datos usando el tecladoNo es práctico tener los gastos totales delapartamento en la parte superior de la hoja decálculo. No deberían aparecer en un sitio en el quetienden a dominar la totalidad del presupuesto.Cuando sea necesario desplazar datos fuera del áreavisible, el teclado es mucho mejor que el ratón.

1. Selecciona las celdas A1:C4.2. Corta la selección usando Ctrl+X. Fíjate en el

texto de la barra de estado.3. Usa la Flecha abajo para seleccionar la celda

A40 y pulsa Entrar.4. Pulsa Ctrl+Inicio para seleccionar la celda A15. Selecciona las filas 1:5, (que ahora están

vacías), y elimínalas usando Ctrl+Menos.

Ahora el encabezado ‘Presupuesto doméstico 1997’debería encontrarse en A1, y los gastos de ‘Totalapartamento’ se encuentran en el área A35:C38.

¿Qué ha ocurrido con nuestras fórmulas paracalcular la calefacción y electricidad?Originalmente cogían la información de las celdasC2, C3 y C4.

Selecciona C10, la calefacción de enero:

Las fórmulas recuerdan a qué celdas serefieren, y puedes usarlas sin importar a dónde las



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desplaces, ya sean absolutas o relativas lasreferencias:

El formato de nuestra hoja de cálculo deberíacorresponderse con sus contenidos:

1. Selecciona las filas 12, 16, 23 y 29 (seleccionala primera fila y mantén pulsado Ctrl mientrashaces clic en el resto).

2. Todas las celdas de esta fila deberían estar encursiva (Ctrl+K).

BordesPuedes dividir tu hoja de cálculo en distintas áreasusando bordes (líneas). Los bordes deberían usarsesolamente con celdas que contengan datos, no confilas o columnas enteras. Aunque es más fácilseleccionar una fila o una columna entera, puedecausar problemas de impresión.

El principio es el siguiente:

En primer lugar, selecciona el área alrededorde la cual quieras poner un borde, y acontinuación usa la Paleta portátil Bordes de labarra de herramientas. Si simplemente haces clic enel botón, se usará el estilo de borde que se muestreen el icono. Si dicho estilo no es el deseado,deberías hacer clic en la pequeña flecha del margenderecho del botón.

Versión 97: en la versión española de Excel97, elbotón Paleta portátil bordes pasa a llamarsesimplemente Bordes.

Se te ofrecen las siguientes posibilidades:

Haz clic en el tipo de borde quequieras usar. La primera elecciónelimina todos los bordes en el áreaseleccionada, mientras que las tresúltimas ponen un borde alrededor del áreaseleccionada.

1. Selecciona las celdas A6:O62. Elige el estilo que pone una línea en la parte

superior y una línea doble en la parte inferiordel área seleccionada (como en el ejemplo dearriba).

3. Para hacer más sencilla la tarea de dar formatocon este estilo de borde, el botón recuerda elúltimo tipo de borde que usaste. SeleccionaA30:O30 y haz clic en la Paleta portátilBordes.

4. Selecciona el área B12:O12 y elige elestilo con una línea fina arriba y abajo (lasegunda desde la derecha en la fila central).

5. Sigue añadiendo bordes para resaltar la parteque desees de tu hoja de cálculo.

Esto ya tiene mejor aspecto, aunque las opciones debordes eran un poco limitadas. No puedes escogerel color de las líneas, no hay líneas punteadas, nohay líneas extra gruesas…

Usa la barra de herramientas como un enlace paraopciones más avanzadas. Ya has visto antes comotodo lo relacionado con el formato de las celdas seencuentra en el cuadro de diálogo Formato deCeldas:

1. Selecciona A2:O2. Añadirás una línea en colordebajo de estas celdas.

2. Abre el menú contextual usando el botónderecho del ratón y escoge Formato de Celdas,o pulsa Ctrl+1.

3. Escoge la pestaña Bordes.

Deberás hacer tu elección en dos pasos. En primerlugar, escoge la apariencia de la línea (Estilo), y acontinuación qué parte de la celda deberá estarrodeada por una línea:

1. Selecciona la tercera línea en la columna de laizquierda del campo Estilo.

2. Elige un color adecuado para la línea. Observaque todas las líneas en el campo Estilo ahoratienen el color que has escogido.

3. Ahora es necesario que decidas dónde insertarel estilo de línea seleccionado. Haz clic enInferior en el campo Bordes.

4. Pulsa Entrar y pulsa una flecha para cancelar laselección (es difícil ver las opciones de formatocuando las celdas están seleccionadas).

¿Crees que es una formarara de dar formato a losbordes? Yo lo pensé laprimera vez, pero ahoratengo que admitir que nocreo que haya una maneramejor de hacerlo. Mientrasel cuadro de diálogo estáabierto puedes dar unformato individual a las líneas. El ejemplo en laimagen es un intento de demostrar lo se puedellegar a hacer (¡aunque no puedes ver los colores,lo que quizás sería una buena idea!).

El campo Contorno pone un bordealrededor de toda el área seleccionada.



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Eliminar líneas de divisiónNuestro presupuesto doméstico tiene ahora unagran cantidad de bordes, pero mientras las líneas dedivisión sean visibles, es difícil ver si van aayudarnos a hacer una impresión clara y legible.

Vamos a eliminar las líneas de división de lapantalla:

1. Selecciona Herramientas|Opciones ydeshabilita la casilla Líneas de división en lapestaña Ver.

2. Haz clic en OK o pulsa Entrar para cerrar elcuadro de diálogo.

Cambiar y eliminar bordesSi quieres cambiar un borde, todo lo que necesitashacer es poner el nuevo estilo ‘encima’ del anterior.

Si quieres eliminar un borde porcompleto en un área seleccionada, laforma más sencilla de hacerlo es hacerclic en la Paleta portátil Bordes en labarra de herramientas y escoger el primer campo.

Sombreado y colorPuedes dar color o sombrear celdas. Como con losbordes, puedes hacer clic en Paleta portátil Colorde fondo para usar el color que se muestra en lapaleta, o bien hacer clic en la flecha del botón paraescoger otro color.

Versión 97: la Paleta portátil Color de fondo sellama Color de relleno; en Excel5 es la Paletaportátil Colores.

Queremos dar otro color a algunas áreas de nuestropresupuesto.

1. Selecciona el área A2:O2.2. Haz clic en la Paleta portátil Color de fondo

(el color por defecto es gris).3. Pulsa una flecha para cancelar la selección.

Vamos a probar otro color. Prueba a usar Deshacerpara seleccionar de nuevo la celda (en realidadelimina el formato de color, pero ya que el áreaestaba seleccionada antes de aplicar el color, vuelvea seleccionarla de forma automática). Ya que vas ausar otro color, no es importante que Deshacerelimine el fondo gris.

1. Pulsa Ctrl+Z.2. Haz clic en la pequeña flecha en la Paleta

portátil Color de fondo. Escoge un color.3. Pulsa una flecha para cancelar la selección.

Repite el mismo procedimiento para probardistintos colores. Si quieres eliminar el colorcompletamente en algún momento, escoge elcampo de tamaño más largo, Ninguno.

Si prefieres un colorbásico oscuro, es unabuena idea escoger textoblanco:

1. Con el área todavía seleccionada pulsa la Paletaportátil Color de fuente.

2. Usa el mismo método que utilizaste con el colorde fondo para cambiar el color de fuente.

En la versión 97, la Paleta Portátil Color defuente se llama simplemente Color de fuente,mientras que en la versión 5 se llama Paletaportátil Color texto.

Cada vez que realices un cambio yquieras mantenerlo, pulsa Ctrl+G paraguardar el documento.

Puedes combinar un color de fondo con un diseñopara dar el efecto exacto que desees.

Versión 97: En Excel97, los diseños se llamantramas.

Yo solamente te mostraré lo básico, para quepuedas experimentar tanto como quieras en tutiempo libre:

1. Selecciona un área, escoge Formato de celdasy la pestaña Diseño.

2. Pulsa el botón Diseño. Aparece otra paleta decolores. Esto empieza a liarse. La nueva paletade colores solamente se aplica al diseño quepuedes añadir encima del color de fondo (elcolor de la celda puede tener dos ‘capas’):



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En otras palabras, puedes mirar a través del diseñoen color y ver el color de fondo.

Después de haber hecho pruebas con esta función,elige un color de fondo claro con un diseño depuntos blancos para tus celdas.

Cuando sea necesario copiar unaimpresión de una hoja de cálculo, es mejor escogerun diseño punteado como color de fondo. Lasfotocopiadoras no tienen buena calidad de copiadocon colores sólidos.

Copiar formatosEl formato de las celdas B12:O12 debería copiarsea Total seguros, Total transporte y Total gastosvivienda. Podemos hacerlo así:

1. Selecciona el formato para copiar, B12:O12.2. Selecciona el botón Copiar formato. El

puntero del ratón adopta la apariencia deuna pequeña brocha.

3. Haz clic en B16. Las celdas B16:O16 ‘adoptan’el formato (formato de números, líneas ycolores). No hay necesidad de seleccionar todaslas celdas.

La copia se para automáticamente. Cuando quierascopiar en distintas áreas, como en este caso,deberás hacer lo siguiente:

1. Mantén seleccionada el área B16:O16 y hazdoble clic en Copiar formato.

2. Haz clic en B23. La función permanece activa.3. Haz clic en B29. Finaliza el proceso de copiado

pulsando Esc (o vuelve a hacer clic en el botónCopiar formato).

Guarda el libro (Ctrl+G) y continúa dando formatoal presupuesto según desees. Quizás quierascambiar el color del texto para ingresos ygastos…tú decides.

Imprimir el presupuestoLa forma más sencilla de imprimir elpresupuesto es pulsar el botón Imprimir. Sinembargo, el diseño de impresión estándar no estáespecialmente pensado para nuestra hoja decálculo. Ahora te enseñaré brevemente cómoajustar una impresión. Encontrarás una descripciónmás detallada de la impresión en la página 44.

Te recomiendo que uses el botónPresentación preliminar puesto que estafunción te mostrará exactamente cómo trabaja tuimpresora.

Puedes ver cuántas páginas se imprimirán en el áreainferior de la pantalla. Sería mejor imprimir elpresupuesto en formato apaisado (orientaciónhorizontal).

1. Desde la pantalla Presentación preliminar, hazclic en el botón Preparar… y seleccionaHorizontal en la pestaña Página.

2. Puedes usar el área Escala para ajustar tuimpresión en una sola hoja. Esta es una buenafunción, puesto que la impresión se comprimirápara ajustarse en una única hoja, ¡incluso siocupa muchas! Selecciona Encajar en 1páginas de ancho por 1 de alto.

Haz clic en Aceptar (Entrar) y comprueba en elárea inferior de la página que la impresión ocupauna sola hoja.

Vuelve a hacer clic en el botón Preparar… y elcampo Ajustar a te mostrará en qué medida se hacomprimido la hoja de cálculo (entre 10 y 400 porciento).

Pulsa Esc para cerrar el cuadro de diálogoPreparar… y haz clic en Cerrar para volver alárea de trabajo.

Todo lo que necesitas hacer ahora es pulsar elbotón Imprimir para ver una copia en papel delpresupuesto.

Diseño de los datosCentrar encabezadosEl encabezado ‘Presupuesto doméstico 1997’puede centrarse en la totalidad de la hoja de cálculode la siguiente forma:

1. Selecciona el encabezado y las celdas alrededorde las cuales debería centrarse (A1:O1).

2. Haz clic en el botón Centrar en variascolumnas.

En la versión 97 el botón se llama Combinar ycentrar.

El encabezado sigue ocupando su posiciónen la celda A1, pero se centra alrededor del restode columnas. Selecciona la celda A1 para editarlo.



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Diseño verticalPuedes crear más espacio en la hoja de cálculoaumentando el alto de las filas.

Puedes hacerlo arrastrando la línea inferior delnúmero de la fila:

Arrastra haciaabajo paraaumentar el alto dela fila. Observa queel cuadro denombre encima dela columna Amuestra el alto de la fila. En realidad, la única cosapara la que puedes usar este número es paracomparar el alto de otras filas.

1. Arrastra el alto de la fila 1 hasta que midaaproximadamente 30.

2. Selecciona la fila y escoge Formato Celdas(Ctrl+1).

3. En la pestaña Alineación, escoge Central en elcampo Vertical.

Puedes seleccionar filas o columnas enteras cuandoquieras dar formato al texto en negrita, o biencentrarlo. Cuando quieras añadir bordes a celdas enuna hoja de cálculo, deberías seleccionarúnicamente las celdas que contengan datos.Continúa con el procedimiento:

1. Cambia el alto de la columna 6 y la fila 30 paraque mida aproximadamente 20. El alto de la fila31 debería medir 25.

2. Selecciona las filas 6, 30 y 31 y escogeCentrado vertical.

Puedes seleccionar varias áreasindependientes manteniendo pulsado Ctrl mientrashaces clic en otras filas o columnas.

Es difícil conseguir el diseño adecuado antes demirar una copia en papel del presupuesto. Yosugeriría que imprimas una página antes de decidirsi estás o no satisfecho con el aspecto de la hoja.

Este es el aspecto de mi ‘Presupuesto doméstico’en este momento (¿necesitas una lupa paraampliarlo?):



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Crea tu propio formato de números Puede ser necesario crear un formato propio paralas cifras. Excel comprende algunos símbolos demonedas cuando escribes cifras. Reconocerá elsímbolo de la moneda del idioma (región) quehayas seleccionado en la configuración regional(‘pta.’ para España, ‘DM’ para Alemania, etc.),además de ‘$’ y ‘£’. Si el idioma de tuconfiguración regional es Inglés (Británico) oInglés (Estados Unidos), únicamente tendrás elsímbolo ‘$’ o ‘£’. Es necesario crear el resto desímbolos o caracteres como formatos definidos porel usuario antes de que se acepten con las cifras.

Versión97: Puedes elegir un símbolo de monedadirectamente en la pestaña Número (categoríaMoneda) independientemente de la Configuraciónregional.

1. Cierra el Presupuesto doméstico, después dedecidir si quieres guardar los últimos cambiosrealizados.

2. Abre el archivo DECORACIÓN – PORTUGUÉS.

Vamos a crear un formato como el siguiente:

Sigue este proceso:

1. Selecciona B3:B18 (selecciona B3, manténpulsado Mayús mientras pulsas Ctrl+Flechaabajo).

2. Escoge Formato Celdas (Ctrl+1) y la pestañaNúmero.

Los formatos de números se dividen en doscategorías. Cada categoría te permite escoger cómodeberían aparecer las cifras positivas y negativas enlas celdas seleccionadas, si quieres o noseparadores para millares o cuántos decimalesdeben mostrarse, etc. Comprueba las opciones enlas categorías Número, Moneda y Contabilidad.

Deberás crear el formato mostrado arriba:

1. Haz clic en Personalizada en el campoCategoría a la izquierda.

2. El formato de la celda se muestra como códigoen el centro del cuadro de diálogo:

Estos códigos necesitan una pequeñaexplicación.

Puedes cambiar el código del formato en el campoTipo (raro nombre – en la versión 5 el campo sellama Códigos de formato, denominación un tantomás lógica).

Todo el texto que deba mostrarse junto connúmeros debería ponerse entre comillas (porejemplo: “PTA”). Puedes teclear exactamente eltexto que desees, por ejemplo “litros/kilómetro”,“plátanos” o “A transferir en la cuenta nº”.

Lo más sencillo es elegir el formato de número máscercano al que deseamos, y después ajustar elcódigo al formato exacto deseado. Este nuevoformato se incluirá al final de la lista de formatos ypuede usarse en todas las hojas de cálculo del libroactual. Tus propios formatos aparecerán en lacategoría Personalizada.

Queremos que nuestros números tenganseparadores de millares y dos decimales.

Haz clic en el código #.##0,00 que se mostrará enel campo Tipo.

El código puede entenderse de la siguiente manera:

��La almohadilla (#) especifica que el númerosolamente se mostrará en la celda si hay undígito en esa posición.

��Un cero significa que se mostrará un cero si noquieres añadir un dígito.

Con el código de formato #.##0,00 tus datostendrán este aspecto:

Si escribes: se muestra como:

1250..........................................1.250,00,5.................................................0,500.................................................0,00

1. Haz clic en el campo Tipo, pon un espaciodespués del código y escribe “PTE”. Laprimera comilla le dice al programa que el

Crea tu propio formato de números


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código se detiene y comienza el texto. Lasiguiente comilla para el texto – Excel puedeseguir leyendo el código. El código deberíatener ahora este aspecto:#.##0,00 “PTE”

2. Pulsa Entrar para aceptar el formato y cierra elcuadro de diálogo.

3. Escribe un nuevo número en B3 y pulsa Entrar.El número aparecerá en el formato queacabamos de definir (¡una brocha un pococara!).

4. Puedes deshacer el nuevo número usandoCtrl+Z.

Una celda mantendrá su formato aunqueelimines o sobreescribas su contenido. Si única-mente deseas borrar el formato, seleccionaEdición|Borrar|Formatos.

Para tu información:Los códigos se definen en secciones separadaspor un punto y aparte:

Primera sección............................NúmerospositivosSegunda sección...........................NúmerosnegativosTercera sección ............................Valores ceroCuarta y última sección................Texto

Cuando se introducen datos, el programa busca unformato en los códigos. Cuando escribes un valorpositivo se usa la primera sección de código. Si elresultado de una fórmula es cero, se usa la tercerasección, etc.

Si se especificó un color en el código del campoTipo, no ocurre nada al pulsar la Paleta PortátilColor de fuente de la barra de herramientas. Los

números negativos se mostrarán en rojo siempreque se escoja el siguiente código:

1. Selecciona C3:C18 y pulsa Ctrl+1.2. Selecciona el formato de la imagen anterior y

pulsa Entrar.3. Elige otro color que no sea el rojo usado la

Paleta portátil Color de fuente.4. Simplemente para practicar, selecciona B3,

escribe un número negativo y pulsa Entrar.5. El precio en C3 se muestra en rojo. Los colores

especificados en el código tienen mayorprioridad.

6. Deshaz la última acción en B3 (Ctrl+Z).

Si quieres, puedes intentar interpretar el formato demoneda usado en nuestro presupuesto doméstico(no es fácil). El guión de ‘subrayado’ (_) queaparece en tantos sitios significa que la visibilidaddel siguiente símbolo es oculta. En otras palabras,hay espacio para dicho signo, pero no se muestra enpantalla.

Puede parecer un poco raro que Microsoft hayaescogido un formato tan avanzado para un botónestándar de la barra de herramientas. Lo mismopodemos pensar del botón Estilo millares.

Intenta cambiar la forma en que se muestran lascantidades con ceros en nuestro presupuestodoméstico para que se vea 0,00 (recuerda que losvalores cero se definen en la tercera sección -siempre puedes buscar ayuda para: Crearformatos personalizados).

Vuelve a la Hoja1 en el archivo DECORACIÓN –PORTUGUÉS.

Nombrar celdas El modelo de la Hoja1 en el archivo DECORACIÓN

– PORTUGUÉS es muy pequeño y fácil de mantener.

Esta fórmula, tomada de C7, no es particularmentedifícil de entender. Cuando ves ambas celdas en lapantalla simultáneamente, es fácil comprobar que lafórmula se refiere a las celdas correctas. Sinembargo, en modelos de hojas de cálculo másgrandes es mucho más complicado.

Deberías habituarte a crear hojas de cálculo demodo que las fórmulas sean fáciles de comprender.Recuerda que pueden pasar meses hasta quevuelvas a trabajar con una hoja, y para entoncespuedes haber olvidado a qué se refieren.

Por ello, la capacidad de nombrar celdas es unautilidad indispensable. En pocas palabras, tepermite dar a las celdas un nombre con más sentidoque las referencias ordinarias de celdas.

Nombrar celdas


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En principio todas las celdas en una hoja de cálculopueden tener un nombre distinto al de susreferencias de celda. Sería más fácil referirse a lacelda que contiene la tasa de cambio, C2, si sellamara Moneda, así:

Dos celdas no pueden tener el mismo nombre, y losnombres no pueden incluir espacios. Si quieresllamar a una celda ‘IVA Español’, podrías hacerlosin el espacio (IVAEspañol) o con un subrayado enlugar del espacio (IVA_Español).

1. Selecciona C2, y acontinuación haz clic enla referencia de la celdaen el cuadro de nombreencima de la columna A. La referencia seseleccionará automáticamente. Esto significaque puedes sobreescribir la referencia originalcon un nombre nuevo.

2. Escribe Moneda, seguido de Entrar. Ahorapuedes referirte a la celda simplementeescribiendo = Moneda .

Evidentemente, puedes seguir escribiendo C2 si lodeseas. Puedes comprobarlo seleccionando unacelda que contenga una fórmula para calcular elprecio neto en pesetas, como C3. La fórmula no hacambiado.

Cambia todas las fórmulas en el modelo de modoque se refieran al nombre de celda Moneda enlugar de la referencia de celda original, como eneste ejemplo:

1. Selecciona C3 y pulsa F2 para editar elcontenido de la celda.

2. Elimina la referencia $C$2 y en su lugar escribemoneda y pulsa Entrar. Excel mostrará que lareferencia es válida mostrando ‘moneda’ conuna ‘M’ mayúscula.

3. Copia la fórmula hacia abajo a las celdasC4:C17.

4. Selecciona algunas celdas en el área C4:C17para ver que la referencia es correcta.

Importante: Las referencias a celdas connombre son automáticamente absolutas. En otraspalabras, no necesitas pulsar F4 cuando usasnombres.

Otras ventajas del uso de nombres

Además de facilitar la lectura de las fórmulas, hayotras claras ventajas al nombrar celdas.

Escribir fórmulasDesplaza hacia abajo la hoja de cálculo pulsandoAvancePágina (AvPág) algunas veces. La celdaque contiene la tasa de cambio ha dejado de servisible.

1. Escoge una celda al azar, escribe =Moneda y acontinuación pulsa Entrar. Excel muestra elvalor de C2 – ¡no necesitaste recordar qué celdacontenía el tipo de cambio!

2. Pulsa Flecha abajo y escribe=250*Moneda. Pulsa Entrar. Fácil y eficiente.

Desplazarse a celdas con nombreLa tasa de cambio para PTE ha cambiado a 0,92:

1. Haz clic en la pequeñaflecha que aparece a laderecha del cuadro denombre:

2. Todos los nombres en esta hoja de cálculo semuestran aquí. En este caso sólo tenemosMoneda. Haz clic en el nombre y se seleccionala celda. Una rápida y flexible función ‘ir a’.

3. Escribe la nueva tasa: 0,92 y pulsa Entrar. Seactualizará toda la hoja de cálculo.

No es una buena idea dar nombres a todas lasceldas de una hoja de cálculo; pero como puedesver, todas las celdas clave deberían tener nombre.

También deberíamos dar nombre a la celda quecontiene el IVA.

1. Selecciona D2 y haz clic en el cuadro denombre.

2. Escribe IVA y pulsa Entrar.3. Cambia la fórmula en D3 por =B3*IVA y pulsa

Entrar.4. Copia la fórmula a las celdas D4:D17.

Versión97: Aquellos encabezados de columnas yfilas que quieras usar en la totalidad de la hoja decálculo pueden definirse como Rótulos. Una vezdefinidos, se aplicarán automáticamente mientrasescribes la fórmula que se refiera a dichas celdas.Los rangos de rótulos se definen en el comandoInsertar|Nombre|Rótulo. Busca ayuda para el tema‘Rótulos y nombres de las fórmulas’ para másinformación.

Nombrar celdas


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Nombres en el ‘Presupuestodoméstico’Deberíamos dar nombre a tres celdas en elpresupuesto doméstico. Abre el presupuesto yselecciona C36, Comunidad.

1. Escribe Comunidad en el cuadro de nombre ypulsa Entrar.

2. Selecciona C37, escribe Calefacción en elcuadro de nombre y pulsa Entrar.

3. Selecciona C38, escribe Electricidad en elcuadro de nombre y pulsa Entrar.

Todas las celdas que se refieran a estas tres figurasclave deberían modificarse para que se refieran anombres. En lugar de cambiar cada fórmula ycopiarla, haremos que el programa haga el trabajosucio por nosotros:

Selecciona una celda, no importa cual.

1. Ahora aplicaremos los nombres que hemoscreado. Selecciona Insertar|Nombre|Aplicar.

Todos los nombres del libro se mostrarán aquí.Asegúrate de que los tres nombres estánseleccionados (haz clic en ellos).

Si has seleccionado más de una celda alseleccionar Insertar|Nombre|Aplicar, lasreferencias de celdas solamente se modificarán enlas celdas seleccionadas. Pero si únicamente has

seleccionado una celda, Excel modificará lasfórmulas en todas las celdas de la hoja de cálculo.

1. Haz clic en las dos casillas de verificación,Ignorar Relativa/Absoluta y Usar Nombresde Filas y Columnas para leer su significado.

2. Haz clic en Aceptar o pulsa Entrar para aceptarla configuración.

3. Selecciona distintas celdas en las filas 10 y 11para comprobar las fórmulas. C10, por ejemplo:

4. Ahora hemos sabido que el consumo decalefacción real será más elevado de lo previsto.Usando el cuadro de nombre, desplázate hasta lacelda calefacción y cambia la cifra por 350.000.

5. Comprueba que el resultado de las fórmulaspara calcular la factura mensual de lacalefacción en la fila 10 cambia a 42.000 pta.Usa Ctrl+Z para comprobar los cambios.

6. Guarda la carpeta usando el mismo nombre(Ctrl+G).

Imprimir Quizás ya hayas imprimido el Presupuestodoméstico unas cuantas veces. Sin embargo, haymuchas formas de personalizar una impresióncuando sea necesario imprimir grandes modelos envarias páginas.

Márgenes1. Con cualquier celda de nuestro

presupuesto doméstico seleccionada, hazclic en el botón Presentación preliminar.

2. Cuando realizamos cambios por última vez en laconfiguración de impresión (página 39),imprimimos la hoja de cálculo en una página enformato apaisado.

3. Haz clic en el botón Márgenes. Puedes cambiartodos los márgenes arrastrándolos.

4. Arrastra el margen izquierdo a la izquierda tantocomo sea posible. El puntero del ratón sedetendrá automáticamente en el punto en que eltexto salga del área de impresión definida por tuimpresora.

Imprimir


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5. Arrastra el margen derecho a la derecha tantocomo sea posible.

6. Sitúa el margen superior de la hoja de cálculoun poco más cerca del margen del encabezado.

7. Intenta arrastrar algunos de los bordes de lascolumnas (no puedes ajustar el ancho de lascolumnas automáticamente en la pantallaPresentación preliminar).

Puesto que especificamos que la hoja de cálculodebe imprimirse en una hoja, su tamaño se ajustarácada vez que arrastres un margen.

Encabezado y pie de páginaAjustaremos el texto visible en la parte superior einferior, o lo que es lo mismo, el encabezado y elpie de página:

1. Haz clic en el botón Preparar…, y acontinuación en la pestaña Encabezado/Pie.

2. Haz clic en la pequeña flecha a la derecha delcampo Pie:.

Excel ofrece casi siempre una interacción agradablecon el usuario– pero no en este caso. ¡Las opcionesque se muestran en esta lista desplegable a menudoson totalmente inútiles!

En su lugar, crea tu propio pie:

1. Vuelve a hacer clic en la flecha para cerrar lalista desplegable, y haz clic en el botónPersonalizar pie de página….

2. El cuadro de diálogo Pie está dividido en tressecciones. Puedes insertar texto en el tercioizquierdo, central o derecho del área del pie.En el centro hay un código que inserta el texto‘Página’ seguido del número de página.

Hay otros códigos disponibles, por ejemplo elcódigo estándar para encabezado, que inserta elnombre de la hoja de cálculo:

Los códigos son órdenes para la impresora.Todos los códigos de impresora comienzan con‘&’ mientras que el comando real se encuentraentre corchetes.

3. Haz clic en el campo Sección derecha yhaz clic en el botón Fecha. Este códigoinserta la fecha actual cada vez que imprimas lahoja de cálculo.

4. Arrastra el ratón por el código &[Fecha]para seleccionarlo y haz clic en el botónFuentes.

5. Elige un tamaño de fuente de 8 puntos y haz clicen Aceptar o pulsa Entrar para cerrar el cuadrode diálogo Fuentes.

6. Haz clic en Aceptar o pulsa Entrar para aceptarel pie y volver al cuadro de diálogo Prepararpágina. El número de fecha y página semuestran en la parte inferior del cuadro dediálogo:

Las pequeñas etiquetas amarillas de ayuda noaparecen cuando apuntas a los botones en el cuadrode diálogo Preparar página. Puedes obtener ayudaacerca de dichos botones pulsando el botón derechodel ratón.

El pie sigue necesitando algunos cambios:

1. Haz clic en el botón Personalizar pie depágina….

2. En la sección central puedes ver cómo se puedecombinar texto y códigos sin poner el textoentre comillas.

3. Haz clic después del código &[Página] y dejaun espacio

4. Escribe de, deja otro espacio y haz clic enel botón Total de páginas.

5. Haz clic en el campo Sección izquierda yescribe tus iniciales, seguidas de un espacio.

6. Haz clic en el botón Hora.7. Selecciona el texto y el código, y haz clic

Imprimir


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en el botón Fuente. Este código asegura quesiempre podamos leer cual es la impresión másreciente. El tamaño de fuente debería ser 6puntos. No puedes escoger un tamaño de menosde 8 puntos, pero haz clic en el campo Tamaño,borra el 8 y en su lugar escribe 6. Pulsa Entrarpara confirmar tu elección y cierra el cuadro dediálogo.

8. En el campo Sección derecha queremos queaparezca el nombre del archivo en lugar de lafecha. Selecciona el código de fecha y bórralo.

9. Pulsa el botón Nombre del archivo. Estecódigo asegura que siempre podamos verel nombre del archivo.

10. El nombre del archivo debería imprimirse en untamaño de puntos muy pequeño. Usa el mismométodo que en el paso 7. Mira el dibujo delextremo inferior de la página.

11. Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro dediálogo Pie y Aceptar otra vez para cerrar elcuadro de diálogo Preparar página. Ahoradeberías comprobar el aspecto de la página en lapantalla Presentación preliminar.

Puedes insertar otros códigos, por ejemplo la fechaen el cuadro de diálogo Personalizarencabezado… si lo deseas.

Ajustar el tamaño de impresiónNo siempre es posible leer la impresión de una hojade cálculo de gran tamaño cuando se hacomprimido en una única página. Vamos a volver asu tamaño original:

1. En la pantalla Presentación preliminar haz clicen el botón Preparar… página y la pestañaPágina.

2. Especifica que la impresión debería ajustarse al100% en el campo Ajustar a (haz clic en elcampo Ajustar a: y escribe 100, y a

continuación pulsa Entrar o usa las flechaspequeñas).

3. Pulsa Entrar y mira la parte inferior de lapantalla para ver de cuántas páginas constará laimpresión.

Saltos de página manualesCuando una hoja de cálculo ocupa más de unapágina suele ser necesario decidir dónde debenempezar y acabar las páginas:

1. En la pantalla Presentación preliminar, pulsaAvanzarPágina (AvPág) y RetrocederPágina(RePág) para desplazarte entre las distintaspáginas.Verás que las cifras correspondientes a Totalapartamento se imprimen por separado, mientrasque la hoja de cálculo se divide en septiembre.El punto exacto depende de tu combinaciónparticular de ordenador/impresora.

2. Queremos empezar una nueva página despuésde los primeros seis meses. Pulsa Esc, o bienhaz clic en el botón Cerrar para regresar al áreade trabajo. Observa que ahora contiene unalínea de puntos horizontal y vertical, que temuestra dónde comienzan las nuevas páginas.

3. Haz clic en la celda que se encuentra a laderecha y debajo del nuevo salto de página (uf...difícil de explicar, pero es sencillo si lo ves enpantalla). Queremos que la nueva páginacomience entre junio y julio. Selecciona la celdaI33 y elige Insertar|Salto de página.

Las líneas punteadas verticales y horizontalesindican los saltos de página. La hoja de cálculo estáahora dividida en cuatro páginas. Comprueba queel salto de página funciona correctamente:

1. Selecciona Presentación preliminar ycomprueba las páginas una a una, usando

Imprimir


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AvPág y RePág.¿Se encuentran los saltos de página dondedeberían?

2. Haz clic en el botón Preparar… y en la pestañaHoja. En el campo Orden de las páginas, en elextremo inferior, puedes ver en qué ordendeberían imprimirse las páginas.

3. Pulsa dos veces Esc para regresar al área detrabajo.

Puedes insertar tantos saltos de página comodesees, todo lo que necesitas hacer para insertar unsalto de página horizontal o vertical es seleccionaruna columna o una fila y activar Insertar|Salto depágina.

Eliminar saltos de páginaLos saltos de página manuales pueden eliminarsecolocando el cursor a la derecha o debajo del saltode página que se desee eliminar.

1. Intenta eliminar uno de los saltos de página.Selecciona cualquier celda en la columna I, porejemplo la I35 (pero no la I33). El puntero delratón está tocando el salto de página vertical.

2. Selecciona el menú Insertar. El comando ahorase llama Quitar salto de página. Selecciónalo.

3. El salto de página horizontal por encima de lafila 33 sigue ahí. Ahora selecciona cualquiercelda en la fila 33 y activa Insertar|Quitar saltode página.

Si quieres eliminar ambos saltos de página de unasola vez, selecciona la celda en la intersección delos saltos de página horizontal y vertical (I33).

Todavía debemos hacer algunos cambios para quela impresión sea totalmente satisfactoria.

Repetir encabezadosAnteriormente has probado a inmovilizar seccionespara poder ver en todo momento el texto en laprimera fila y columna mientras te desplazabas porla hoja de cálculo. Ten en cuenta que la funciónInmovilizar Secciones solamente funciona enpantalla, no en el momento de la impresión.

Las dos primeras columnas y las dos primeras filasdeberían repetirse en cada página de la impresión.

Puedes hacerlo así:

1. Selecciona Archivo|Preparar página y lapestaña Hoja. El cuadro de diálogo es el mismoque has visto en Presentación preliminar,Preparar… pero ahora debería escoger loscampos en el área Títulos a imprimir (dichos

campos no pueden seleccionarse desdePresentación preliminar).

2. El campo Filas a repetir en parte superior noes importante en este caso, puesto que laimpresión es ancha y no alta. Haz clic en elcampo Columnas a repetir a la izquierda –mueve el cuadro de diálogo si es necesario paraque puedas ver las columnas A y B en el área detrabajo. Recuerda que puedes mover el cuadrode diálogo arrastrándolo por la barra de título:

3. Arrastra el ratón por las columnas A y B, demodo que se seleccionen ambas columnas.Debería tener este aspecto:

4. Haz clic en el botón Presentación preliminaren el extremo derecho del cuadro de diálogo ymira las páginas. El texto junto a cada categoríase incluirá en las páginas uno y cuatro de untotal de cuatro páginas.

Versión 97: Un pequeño botón en la partederecha de los campos Área de impresión ytítulos te da más espacio para seleccionar áreas enla hoja de cálculo (se ha reducido el tamaño delcuadro de diálogo). Cuando hayas elegido un área,vuelve a hacer clic en el pequeño símbolo en elcuadro de diálogo reducido.

El encabezado Presupuesto Doméstico 1997 seha cortado justo por la mitad de la frase. A menudoes mejor justificar a la izquierda los encabezadoscuando se trate de una impresión de varias pági-nas. Mira la tercera página de la impresión:

¡Excel se ha limitado a hacer lo que le has pedido!Tu pediste que las columnas A y B se repitieran entodas las páginas de la impresión, y puesto que elencabezado es más largo que las dos columnas, seha cortado el texto.

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Desgraciadamente, las cifras del bloque totalapartamento también se han imprimido en lasegunda página, y el texto en la cuarta. Deberíamoscorregir eso.

Área de impresiónPuedes limitar el área de impresión. La idea con lasceldas ‘clave’, lo mismo que con las cifras del totalapartamento, es que debería resultar sencillomodificar la hoja de cálculo cambiando cifras enuna única celda, consiguiendo así hacer más rápiday fácil la tarea de realizar un análisis ‘qué pasaríasi...’. No deben imprimirse necesariamente juntocon la hoja de cálculo.

1. Selecciona el área A1:O31.2. Pulsa Ctrl+P o selecciona Archivo|Imprimir. Se

muestra en pantalla el cuadro de diálogoImprimir.

3. Activa Seleccióndel áreaImprimir:

4. Haz clic en elbotón Presentación preliminar en la parteinferior del cuadro de diálogo – ahora laimpresión solamente ocupa dos páginas.

La elección solamente es válida en caso de haberseleccionado el área. La próxima vez que imprimasuna hoja de cálculo sin seleccionar algo primero, semostrará la totalidad de la hoja de cálculo como elárea de impresión.

Área de impresión fijaVersión 5: Lo que se explica a continuación no esaplicable a la versión 5. En su lugar, mira la secciónPersonalizar barra de herramientas en la página49.

Si quieres especificar un área como un área deimpresión fija, no necesitas seleccionarla y escogerSelección cada vez. Puedes hacerlo así:

1. Selecciona el área A1:O31 y escogeArchivo|Área de impresión|Establecer área deimpresión. Pulsa una flecha para cancelar laselección y haz clic en Presentaciónpreliminar.

2. No importa lo que selecciones en el futuro, estaárea siempre se imprimirá cuando hagas clic enel botón Imprimir.

3. Pulsa Esc para cerrar Presentación preliminar.

Cuando sea necesario imprimir otra área de la hojade cálculo, puedes hacerlo de una forma muysencilla:

1. Selecciona un área más pequeña, como A2:E6,pulsa Ctrl+P y escoge Selección. Pulsa el botónPresentación preliminar. Ahora se ignora elárea de impresión que has especificadoanteriormente.

2. Pulsa Esc para cerrar Presentación preliminary pulsa una flecha para cancelar la selección.

3. Sin seleccionar otra cosa, pulsa el botónPresentación preliminar. El área anteriormentedefinida volverá a ser activa.

4. Pulsa Esc para cerrar Presentación preliminar.

Imprimir áreas (nombre)Cuando defines títulos y áreas de impresión,automáticamente se les da un nombre.

Excel usa las áreas con nombre como una parteimportante de la gestión de funciones másavanzadas.

Si aprendes a usar nombres desde el principio, teserá mucho fácil realizar según qué tareas en elfuturo. Cuando necesites imprimir distintas áreas,es obvio que la mejor opción es dar un nombre acada área.

Selecciona las áreas que imprimas con frecuencia,haz clic en el cuadro de nombre y escribe unnombre adecuado (por ejemplo, podrías llamarPrimer_Trimestre al área A1:E31). Cuandoquieras imprimirla, seleccionarás dicha área alescoger su nombre en el cuadro de nombre. Acontinuación pulsa Ctrl+P y activa la opciónSelección.

O aún mejor, puedes añadir un botón a la barra deherramientas para definir un área de impresión, talcomo haremos ahora.

Barras de herramientas


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Barras de herramientasPuedes incluir casi todos los comandos como unbotón en una barra de herramientas. Hay algunasbarras de herramientas predefinidas que estándisponibles.

1. Selecciona Ver|Barras de herramientas. En elcuadro de diálogo puedes ver que hay dosbarras visibles, la barra Estándar y la barraFormato.

2. Selecciona la barra Dibujo y haz clic enAceptar para volver al área de trabajo.

3. La barra de herramientas Dibujo es flotante ypuedes moverla donde quieras (simplementearrastra la barra de título). También puedesponerla en la parte inferior de la pantalla o juntoa las otras barras. En dichas posiciones, lasbarras de título quedan ocultas. Para arrastrarlasa algún sitio, coge la barra por la parte libreentre dos botones y arrástrala:

4. Puedes cerrar una barra de herramientashaciendo clic en la pequeña cruz que aparece ensu barra de título. Cierra la barra Dibujo.

Otra forma más rápida de abrir una barra deherramientas es hacer clic con el botón derecho encualquier barra de botones en la pantalla. Acontinuación, puedes seleccionar la barra quequieres poner en el menú contextual.

El menú contextual también te ofrece la posibilidadde personalizar las barras de herramientas.

Personalizar barras de herramientasPara ser realmente efectivos, los botones de cadabarra de herramientas deberían reflejar tu forma detrabajo.

Cuando hayas trabajado un tiempo con elprograma, te darás cuenta de que no has usadoalgunos botones de las barras de herramientas. Sieste es tu caso, puedes reemplazarlos por botonesmás útiles. Ahora mismo necesitamos un botón quenos ayude definir áreas de impresión. Así es comopuedes hacerlo:

1. Haz clic con el botón derecho en cualquierpunto de la barra de herramientas y eligePersonalizar... en el menú contextual.

Versión 97: Las opciones Barras deherramientas y Personalizar... se hanfusionado y contienen un cuadro de diálogo contres pestañas. Elige la pestaña Comandos, y acontinuación sigue las instrucciones a partir delpunto 2.

2. Los botones en el cuadro de diálogoPersonalizar... están divididos en categorías,que corresponden a los menús de Excel. Hazclic en distintas categorías para leer sudescripción en la parte inferior del cuadro dediálogo:

Barras de herramientas


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3. Vuelve a la categoría Archivo y busca el botóncuya descripción es: ‘Establece las celdasseleccionadas como área de impresión’.

4. Queremos hacer un poco de espacio para estebotón en la barra de herramientas Estándar.Puedes hacerlo arrastrando uno o más botonesinnecesarios de la misma barra. Siempre puedesvolver a encontrar un botón debajo de lacategoría a la que pertenece en el cuadro dediálogo Personalizar.... Yo te sugiero queelimines el botón Revisar ortografía.Arrástralo fuera de la barra de herramientas ysuelta el ratón. (Observa que solamente puedeshacer esto con el cuadro de diálogoPersonalizar abierto).

5. Selecciona el nuevo botón usando el ratón yarrástralo hasta la posición que quieres queocupe en la barra de herramientas. Este botón seusará al imprimir, de modo que por qué noponerlo entre Imprimir y Presentaciónpreliminar:

El resto de botones de la barra de herramientasse desplazarán y el programa hará sitio para elnuevo botón cuando sueltes el ratón. Puedes

cambiar la posición de cada botón arrastrándoloa tu gusto.

6. Haz clic en Cerrar, o pulsa Entrar para cerrarel cuadro de diálogo Personalizar.

Deberías probar el nuevo botón:

1. Selecciona un área, A1:E6, por ejemplo, y hazclic en el nuevo botón, Establecer área deimpresión. Haz clic en Presentaciónpreliminar – Voilà…¡ya está lista paraimprimir!

2. Repite el mismo procedimiento con otras áreas eimprímelas. Es sencillo y elegante.

Gráficos


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Gráficos‘Una imagen vale más que mil palabras.’ Una fraseconocida y cierta, además de muy útil cuando setrata de visualizar y analizar cifras.

Es muy difícil extraer claramente la informaciónque se presenta en la hoja de cálculo, sin más;especialmente en aquellas cuya extensión seaconsiderable.

La cantidad de datos en nuestro presupuestodoméstico es comparativamente grande, de modoque antes de usarlos sería una buena idea ‘jugar’ unpoco con gráficos para obtener modelos máspequeños.

1. Cierra el Presupuesto Doméstico y elige Sícuando el programa pregunte si deseas guardarlos cambios.

2. Escribe el siguiente modelo en un nuevo libro,que muestra el plan de pensiones de una familia:

Es importante decidir qué debería mostrar elgráfico antes de crearlo, puesto que es posibledeformar la realidad cuando los números sepresentan gráficamente.

La familia quiere ver la relación entre lascantidades presupuestadas y las reales. Deberíamoscrear el gráfico para que mostrara, por ejemplo, lacantidad del plan de pensiones en dos columnas,una al lado de la otra, para que sea fácilcompararlas.

Al mismo tiempo, yo crearé el gráfico como unahoja de cálculo separada del libro.

En la versión 97 solamente puedes seguir uncamino: el Asistente para gráficos. De todasformas, puedes seguir leyendo la sección y seguirlas instrucciones en tu pantalla. Las imágenes noson idénticas, pero el Asistente es fácil decomprender.

Un gráfico en una nueva hojaEn primer lugar, deberías seleccionar los datos quesea necesario mostrar. No incluyas las celdascorrespondientes al Total (B6 y C6), ya que dichascolumnas serían enormes.

Queremos ver los detalles en la hoja de cálculo.

1. Selecciona una celda al azar dentro del áreaA1:C4 y pulsa Ctrl+*. También debemos incluirel texto en el gráfico, y por lo tanto deberíaincluirse en la selección.

Puedes seleccionar rápidamente celdasconsecutivas usando Ctrl+*. Usa el asterisco en elteclado numérico para seleccionar celdas (parausar el asterisco junto a la tecla Entrar, debespulsar al mismo tiempo la tecla Mayús).

Puedes crear el gráfico así:

1. Selecciona Insertar|Gráfico|Como hoja nueva.

Versión 97: El cuarto paso del asistente tepermite escoger si quieres insertar el gráficocomo una hoja nueva o en la hoja ya existente.

2. El Asistente para gráficos intentará ayudarte atomar las decisiones correctas. Observa que haaparecido una nueva pestaña llamada Gráfico1.

3. El primer paso del Asistente te pide queconfirmes el área que has seleccionado. Puedesseleccionar un nuevo rango mientras estéabierto el cuadro de diálogo, y puedes mover elasistente si se encuentra a mitad del camino dela selección que deseas establecer.

Versión 97: El primer paso te permite elegir eltipo de gráfico, mientras que puedes escoger elárea de datos en el paso 2.

4. Haz clic en el botón Siguiente para ir al paso 2del Asistente. Para deshacer una decisión,vuelve un paso atrás usando Atrás. Si en lugarde pulsar el botón Siguiente pulsas Entrar, elgráfico se creará (puesto que Entrar equivale albotón Terminar). Si esto ocurre, vuelve aempezar desde la Hoja1 y crea un nuevográfico.

Gráficos


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5. El Asistente sugiere un gráfico en columnas,puesto que es el que se usa con más frecuencia.

6. Haz clic en el botón Siguiente para ir al tercerpaso del Asistente:

El Asistente te sugiere el formato número seiscon líneas de división para ayudar en la lecturadel tamaño de las columnas. El tercer formatomuestra las tres pensiones con las cantidadespresupuestadas y las reales una encima de laotra (puedes ver la pensión total así como ver elvolumen que ocupa una parte del total, es decir,cada tipo de pensión). El formato número cincomuestra exactamente lo mismo, pero como unporcentaje. De modo que aceptamos el formatonúmero seis.

Versión 97: El Asistente te ofrece másposibilidades que las descritas arriba. Intenta hacerclic en cada una de las pestañas del tercer paso. Tuselección se muestra instantáneamente en unpequeño gráfico de ejemplo en la parte derecha delAsistente. Yo te recomendaría que echases unvistazo a la pestaña Rango de datos y el campoRango de datos.

7. Haz clic en el botón Siguiente para llegar alcuarto paso del Asistente.

8. En el cuarto paso se te presentará un pequeñomodelo del gráfico terminado, para mostrarte elresultado final. Al mismo tiempo, puedescambiar múltiples opciones.Los datos se agrupan en columnas. En su lugar,elige Filas, y observa cómo las informacióncambia de lugar de modo que las cantidades delpresupuesto se ordenan en una serie, mientrasque las cantidades reales lo hacen en otra. Estono es lo que queremos, de modo que vuelve ahacer clic en columnas.

9. Fíjate en los campos:

Muestran que la primera fila y la primeracolumna debería tenerse en cuenta como texto,lo cual es correcto.

10. Haz clic en el botón Siguiente para llegar alúltimo paso del Asistente. Es necesario teneruna leyenda para poder entender lo que semuestra en el gráfico.Escribe 1996 en el campo Título del gráfico yespera unos segundos. La pantalla parpadea ymuestra en qué lugar del gráfico se insertará eltítulo. No necesitas escribir nada en los camposTítulos de los ejes, pero puedes intentarlo si lodeseas.

11. El gráfico está terminado, así que debes pulsarTerminar o Entrar.

Excel muestra el gráfico en su formato estándar.Nosotros vamos a cambiarle los colores dentro deun momento, pero antes vamos a ver si existe unarelación entre los datos de la Hoja1 y las columnasen el Gráfico1.

Actualizar un gráficoLa columna más pequeña es la cantidadPresupuestada para la Pensión estatal, mientrasque la escala en el eje Y se para en 9.000.000 pta.Vamos a cambiar esta cifra para ver si el gráfico seactualiza automáticamente.

1. Haz clic en la pestaña Hoja1. Cambia el valoren B3 por 10.585.000 pta.

2. Vuelve a hacer clic en Gráfico1 y mira qué leha ocurrido a la altura de la columna. Observatambién que la escala en el eje Y ahora asciendea 12.000.000 pta.

3. Vuelve a la Hoja1 y cambia el pago en B3 por4.524.000 pta. y a continuación haz clic enGrafico1.

Gráficos


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Ajustar el formato de ungráficoPuedes modificar cada parte de un gráfico. Señalesdonde señales en el área del gráfico, se seleccionaráun elemento. Los pequeños ‘manejadores’ negrosmuestran el área seleccionada. Cuando sitúes elpuntero del ratón en alguno de ellos, éste toma laapariencia de una flecha bidireccional, que tepermite modificar el tamaño del objeto.

Para cambiar un formato, haz doble clic en elobjeto que quieras modificar.

1. Haz doble clic en una de las columnas azules(cantidad presupuestada).

2. Se abre el cuadro de diálogo Formato de laserie de datos. Elige otro color en el campoÁrea. También puedes añadir un diseño a lacolumna.

3. Elige Aceptar (Entrar) y da el formato quedesees al resto de columnas.

Atención: Si haces doble clicdemasiado despacio en una columna, elprograma cree que quieres seleccionardicha columna. Cuando elijas otrocolor, por lo tanto, únicamente seaplicará a la columna seleccionada. Esalgo confuso, así que deshaz la accióninmediatamente.

Puedes cambiar la apariencia de cadaelemento en el gráfico haciendo doble clic en dichoelemento, y puedes moverlo arrastrando con elratón. Mantén pulsado uno de los pequeños’manejadores’ negros (rectángulos) para cambiarel tamaño de un objeto

Tipos de gráficos¿Te has fijado en la barra Gráfico?Aparece automáticamente cuandoseleccionas un gráfico.

1. Haz clic en el botón Paletaportátil Galería de gráficos yselecciona el gráfico concolumnas en tres dimensiones.Todo el formato que le apliques seguardará.

Versión 97: La Paleta PortátilGalería de gráficos pasa a llamarse, máslógicamente, Tipo de gráfico.

2. Intenta moverte entre las distintas opciones.Nuestro modelo se adapta mejor a gráficos encolumna, línea y área.

3. Cuando termines de experimentar, vuelve algráfico con columnas tridimensionales.

Perspectiva en 3-DLas columnas parecen rascacielos vistos desde unhelicóptero. Quizás queramos volar alrededor delos rascacielos y verlos desde otro ángulo:

1. Haz clic en el eje horizontal. Debería haber un

Gráficos


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pequeño cuadrado negro en la parte superior einferior del eje.

2. Haz clic en alguno de los cuadrados negros.Ahora debería haber cuadrados negros en laparte superior e inferior de cada eje.

3. Cuando el ratón se encuentre encima de algunode los cuadrados negros se volverá una cruzpequeña y fina. Arrastra la cruz.

Desgraciadamente, he tenido que ver muchasveces cómo mis intentos de dar formato a ungráfico acababan siendo un desastre ilegible. Porsuerte, la barra de herramientas Gráfico tiene unbotón llamado Incrustar gráfico predeterminadoque eliminará todo el formato. Un clic en dichobotón borrará todo el formato directo.

Ya hemos visto la mayoría (y los más importantes)principios del formato de gráficos. En la siguientesección crearás otro par de gráficos sin que yodetalle cada paso.

Guardar un gráficoEl gráfico es parte del libro, y se guardará junto conéste.

1. Pulsa Ctrl+G y guarda el libro con el nombrePENSIONES.XLS. Deja el gráfico en pantalla.

Un gráfico en esta hojaUn gráfico puede ponerse directamente en la hojade cálculo, una buena opción cuando la hoja ocupatan poco como nuestro modelo de pensiones.

1. Con el cursor en cualquier celda del áreaA1:C4, selecciona todas las celdas usandoCtrl+*.

2. Haz clic en el botón Asistente para gráficos. Elpuntero del ratón cambia su apariencia.

3. Observa el texto en la barra de estado. Haz clico arrastra para crear un marco debajo del áreaque has usado para los datos, y crearemos elgráfico dentro de este marco. Siempre puedesmoverlo y modificar su tamaño más tarde.

4. Cuando sueltes el ratón, el Asistente empezará aguiarte. Sigue las instrucciones para crear ungráfico en columnas.

5. El gráfico aparece en un marco. Arrastra uno delos pequeños manejadores para cambiar sutamaño, o haz clic en el centro del gráfico paramoverlo por la hoja de cálculo.

6. Cuando seleccionas el gráfico, el texto de labarra de estado te indica que deberías hacerdoble clic en el gráfico para cambiar los colores,

etc. Pruébalo. Un marco discontinuo indica queya puedes editar el gráfico.

7. Cuando hayas realizado los cambios deseados,haz clic en cualquier celda en la hoja de cálculopara terminar la edición. El gráfico sigueseleccionado, de modo que haz clic en cualquiercelda para volver a situarte en la hoja decálculo. Observa que la barra de herramientasGráfico ha desaparecido. Cuando seleccionas elgráfico, la barra vuelve a aparecer.

Versión 97: Un sólo clic en el gráfico te permiteeditar sus elementos.

En realidad, el gráfico se encuentra en un marco, enla parte superior de la hoja de cálculo, y elprograma lo identifica como un objeto - un dibujo.Las flechas te permiten mover el cursor debajo elmarco del gráfico, lo cual también significa quepuedes situar el gráfico encima de los datos de lahoja de cálculo.

Versión 97: Observa que el asistente te permiteescoger qué hoja del libro debería contener elgráfico.

Seleccionar datosAhora crearás un gráfico circular de los datos en lacolumna C, pero usando el texto de la columna A.

1. Selecciona las celdas A1:A4. Normalmenteperderás la selección en el momento en quehagas clic en otra celda. Para evitarlo, haz losiguiente:

2. Mantén pulsada la tecla Ctrl mientras usas elratón para seleccionar las celdas C1:C4.

Es muy importante que el áreaseleccionada en la columna A tenga el mismotamaño que la seleccionada en la columna C. Enprincipio, no usarás A1 para nada en este gráfico,pero si no seleccionas esta celda, el programa noentenderá la relación entre el texto y las cifras.

Ahora ya podemos crear el gráfico:

Gráficos


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1. Haz clic en Asistente para gráficos y crea unmarco para el gráfico debajo del gráfico encolumnas.

2. En el segundo paso del Asistente, elige ungráfico Circular 3-D y haz clic en Siguiente.

3. Acepta el gráfico número siete en el tercer pasoy haz clic en Siguiente.

4. El ejemplo que se muestra en el cuarto pasoconfirma que todas las celdas se han entendidocorrectamente. C1 se ha convertido en elencabezado del gráfico. No necesitamos másencabezados, de modo que puedes hacersimplemente clic en Terminar.

5. Ajusta el tamaño del marco del gráfico de modoque se corresponda con el del gráfico encolumnas.

Intenta hacer doble clic en el gráficocircular para editarlo. Haz un clic: ahora se hanseleccionado las tres capas. Vuelve a hacer clic,esta vez en el trozo más pequeño, y se seleccionaráúnicamente el mismo. Arrastra este trozoalejándolo del centro del círculo (a eso se le llama‘entresacar’ sectores del gráfico).

Imprimir gráficosNo puedes estar seguro de si ambos gráficospueden imprimirse en la misma página hasta queExcel haya creado la presentación preliminar:

1. Haz clic en el botón Presentación preliminar.Comprueba el número de páginas en la parteinferior de la pantalla. Si la impresión ocupamás de una página, necesitarás volver al área detrabajo y hacer más pequeños los marcos de losgráficos o bien moverlos.

2. Las líneas de división son útiles en la pantallade trabajo, pero pueden provocar confusión (porno decir más) al imprimirlas. Haz clic en elbotón Preparar… y la pestaña Hoja ydeshabilita la opción de imprimir las líneas dedivisión.

Puedes imprimir un gráfico por separado. En esteejemplo usaremos el gráfico circular:

1. Haz doble clic en el área de trabajo.2. Elige Presentación preliminar. Excel ha

decidido que el formato apaisado es mejor paraeste gráfico. ¡Flexible e inteligente!

3. Haz clic en el botón Cerrar o vuelve a la hojade cálculo.

4. Cierra el libro PENSIONES.XLS y elige Sí cuandoel programa te pregunte si deseas guardar loscambios.

Presupuesto domésticoMe gustaría mucho ver los ingresos del marido y lamujer en formato gráfico. El único problema queveo es que la Fila 3 no debería formar parte delgráfico. Podríamos seleccionar las áreas de datosindividualmente (manteniendo pulsado Ctrlmientras seleccionamos), pero vamos a intentartratarlo como un área y ver cómo el Asistenteinterpreta los datos:

1. Selecciona el área A2:N5 y eligeInsertar|Gráfico| Como Hoja Nueva.

2. Sigue las instrucciones del Asistente y detenteen el paso cuatro.

¡El programa ha comprendido que las dos primerasfilas y las dos primeras columnas son texto!

Termina el Asistente y observa que el eje Yempieza en 265.000 pta.

Ahora crea un gráfico que compare Total ingresosy Total gastos:

1. Selecciona A2:N2, mantén pulsado Ctrl yselecciona A6:N6 y A30:N30.

2. Crea un gráfico en columnas en una nueva hojay observa que esta vez una fila y dos columnasse han identificado, correctamente, como texto.

¡Recuerda que cada selección debe tenerel mismo tamaño…!

Puedes borrar un gráfico en una hoja de cálculoseleccionándolo y pulsando Suprimir.

Trabajar con pestañas de hojas de cálculo


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Trabajar con pestañas de hojas de cálculoNombrar pestañasAhora tenemos tres hojas con distintos datos.Deberían tener nombres con algo más designificado:

1. Haz doble clic en la pestaña llamada Hoja1.

2. El texto: Hoja1 se selecciona automáticamente.Pulsa F1 (Ayuda) para leer qué caracterespuedes usar. Pulsa Esc, escribe PresupuestoDoméstico 1997 y pulsa Entrar.

3. Haz doble clic en Gráfico1 y escribe:Columnas salarios. Pulsa Entrar.

4. Haz doble clic en Gráfico2 y escribe:Columnas resultados. Pulsa Entrar.

Versión 97: Cuando hagas doble clic en unapestaña puedes escribir el nombre directamente enla misma.

Deberíamos cambiar el orden de las hojas.Posiblemente quieras trabajar a menudo con elpresupuesto, de modo que debería ocupar el primerlugar.

1. Coge la pestaña Presupuesto Doméstico 1997y arrástrala a la izquierda. Una pequeña imagende una página junto al cursor te muestra queestás aguantando una hoja de cálculo. Unpequeño triángulo indica dónde se colocará lahoja cuando sueltes el ratón.

2. Arrastra la hoja hacia la izquierda y suéltala.

Borrar una hojaTenemos demasiadas hojas innecesarias en nuestrolibro.

1. Selecciona las hojas no usadas de la siguienteforma: Haz clic en Hoja2 y mantén pulsada latecla Ctrl mientras sigues haciendo clic enHoja3 y Hoja4 (si tienes más hojas vacías,puedes seleccionarlas del mismo modo).

2. Haz clic con el botón derecho del ratón enalguna de las pestañas seleccionadas para abrirel menú contextual. Elige Eliminar.

3. Un cuadro de diálogo te informa de que lashojas de cálculo se eliminaránpermanentemente. Haz clic en Aceptar (Entrar)para aceptar.

Los gráficos se eliminan siguiendo el mismoprocedimiento.

Insertar una hojaTal como he mencionado anteriormente, un libro deExcel puede contener hasta 255 hojas de cálculo.

1. Haz clic con el botón derecho del ratón en unapestaña y elige Insertar en el menú contextual.La pestaña General en el cuadro de diálogoInsertar te permite elegir entre insertar una hojade cálculo, un gráfico u otros objetos másavanzados. La pestaña Soluciones hoja decálculo te permite crear modelos basados enplantillas ya existentes. Puedes experimentarcon las plantillas más adelante si quieres – yopersonalmente no soy un entusiasta de lasmismas (soy un poco chapado a la antigua; sécómo funcionan las cosas que he creado yo soloo, por decirlo de otra forma; si hay que hacererrores, soy muy capaz de hacerlos yomismo…).

2. Elige Hoja de cálculo en la pestaña General ypulsa Entrar. La hoja se insertará a la izquierdade la hoja sobre la que hiciste doble clic.

3. Arrastra la nueva hoja hacia la derecha hastaque sea la última en el libro.

Copiar hojasSi fuese necesario usar una hoja en otro libro, o sinecesitas crear una hoja casi idéntica en el mismolibro, puedes copiarla en una nueva posición.

1. Abre el archivo DECORACIÓN - PORTUGUÉS.XLS.Vamos a copiar la hoja de cálculo enPRESUPUESTO DOMÉSTICO.

2. Haz clic con el botón derecho del ratón en lapestaña de la hoja y selecciona Mover oCopiar… en el menú contextual.

Trabajar con pestañas de hojas de cálculo


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3. Especifica que la hoja debería copiarse aPRESUPUESTO DOMÉSTICO.XLS en el cuadro dediálogo.

4. Activa el campo Crear una copia (haz clic enel mismo).

5. Elige (mover al final) en el campo Antes de lahoja.

6. Haz clic en OK, y la pantalla cambiará aPresupuesto doméstico.

7. La hoja se llamará Hoja2(2) porque ya existeuna Hoja2 en el libro. Haz doble clic en lapestaña y cambia el nombre por Decoración.

8. Vuelve al archivo DECORACIÓN –PORTUGUÉS.XLS haciendo clic en el menúVentana, y a continuación en el nombre delarchivo.

9. Cierra el archivo DECORACIÓN –PORTUGUÉS.XLS.

FuncionesCuando Microsoft creó Excel, difícilmente nadiedebía imaginar que las hojas de cálculo se usaríanpara tantas funciones como se hace hoy en día. Esevidente que Microsoft quiere que el programa seausado en un abanico de posibilidades lo más amplioposible por las muchas funciones que contiene.

Una función se construye a partir de fórmulas, y demanera muy específica:

=nombre de la función(argumentos)

Has visto ejemplos de una función, de la funciónpara sumar celdas : =SUMA(celdas). Todas lasfunciones empiezan dando la operación que elprograma tiene que llevar a cabo, mientras que lasceldas sobre las que se ha de trabajar aparecen entreparéntesis (los argumentos).

Dichos argumentos pueden ser un área, celdasaisladas o también otra función.

Por ejemplo: la función =SUMA(C3;D5;C8) sumalas tres celdas especificadas. El punto y comasepara los argumentos y se denomina ‘Separador delistas’ (ésto está definido en el Panel de Control deWindows/Propiedades de Configuración Regional).

Por ejemplo la función :

=MEDIANA(B3;C48;SUMA(F4:G12))

calcula la media de las cifras de B3, C48 y la sumadel área F4:G12. Presta especial atención al hecho

que la función SUMA es ‘completa’ – tiene suspropios argumentos entre paréntesis.

Un pequeño ejercicio:Introduce una fórmula para calcular la media de losingresos y los gastos de nuestro presupuestodoméstico. En P2 escribe el título Mediana, y lafórmula en P4 (tecléalo directamente en la barra defórmulas):

=MEDIANA(C4:N4)

Copia la fórmula de manera que cada elemento enel presupuesto tenga una media calculada para sí.Observa que la función es idéntica, exceptuando sunombre, a la fórmula SUMA en la columna O. Daleel mismo formato que la columna O (lo mejor esseleccionar O2:O31, hacer clic en Copiar formatoy arrastrarlo a las celdas P2:P31). Quizás quierascrear una área de impresión que cubra sólo estasceldas (ver página 48).

Otras funcionesAl haber grandes diferencias entre los argumentosque cada función necesita, Microsoft ha optado porincluir una guía para ayudarte a crear funciones quese llama Asistente para funciones.

Calcular créditosVamos a crear un modelo para calcular los pagosexactos del crédito bancario en el PresupuestoDoméstico:

Funciones58

1. Haz doble clic en la etiqueta Hoja1, escribeCrédito banco y presiona Entrar.

2. Introduce el siguiente modelo en la hoja decálculo:

En B4, se ponen dos decimales usando el botónAumentar decimales.

3. En B7, deberías introducir la fórmula paracalcular los pagos mensuales. No sabemos conexactitud qué argumentos utiliza la fórmula, porlo tanto, haz clic en el botón Asistente parafunciones (Mayús+F3).

4. Aparece una lista de las categorías de funciones.Las funciones más utilizadas están bajo lacategoría Usadas recientemente. Pero veamoscuántas funciones hay en total disponibles. Hazclic en la categoría Todas y ve a la listaNombre de la función. Están ordenadasalfabéticamente.

5. Ahora haz clic en la categoría Financieras y enla lista Nombre de la función baja hasta queencuentres la función PAGO. Haz clic encima:

6. ¡El texto en la área gris se supone que debeservirte de ayuda! ¡Quizás los banquerospuedan entenderlo, pero para mí no tenía ningún

sentido al principio! Sólo cuando me di cuentade que un préstamo que se devuelve en pagosperiódicos iguales es una anualidad supe queésta era la función correcta. En el primer pagose pagan casi sólo intereses y se devuelve pocodinero, y en el último se devuelve casi sólodinero y se pagan pocos intereses – pero el pagomensual total es el mismo.

7. Haz clic en el botón Siguiente. Ahora estamospreparados para introducir la informaciónnecesaria. Sólo hay que llenar los campos contexto en negrita. La Tasa es el tipo de interésdel préstamo. nper es el número total de pagosa efectuar, mientras que va es la cantidad totalque te han prestado:

Como muestra el dibujo, debes indicar lasceldas que contienen la información relevanteen vez de escribir los valores en los campos.¡Pero hay algo que no funciona! El campoValor en el margen superior derecho muestra elresultado del cálculo, pero la cifra es demasiadoelevada.La tasa de intereses es anual. El número depagos está indicado mensualmente. Tal comoestá, hemos dicho al programa que pagaremosunos intereses de un 8,5% cada mes durante 49meses – ¡un préstamo muy caro!

8. Cambia el campo de la Tasa a una tasa deintereses mensuales: B4/12 (haz clic en elcampo después de B4 y escribe /12).

9. El resultado en el campo Valor debería serahora de menos 64.292,61. Presiona Terminar(Entrar).

Versión 97: El Asistente para funciones es unpoco distinto, pero funciona igual. Puedes elegiruna función distinta en el lado izquierdo de la barrade fórmulas y minimizar el cuadro de diálogocuando sea necesario seleccionar celdas.

Funciones 59

Observa que las celdas reciben automáticamente elformato moneda (hemos usado una funciónfinanciera). En el dibujo de arriba yo mismo hedado a B3 el formato moneda.

Si usas de manera periódica una funciónrecordarás los argumentos que utiliza. Cuando éstesea el caso, simplemente puedes escribir la fórmuladirectamente en la línea de la fórmula – elAsistente sólo es útil cuando necesitas que teayuden a crear la función.

¿Por qué los pagos son negativos?

Algunos dirán que siempre es negativo cuando unodebe dinero, pero ésta no es la razón. La función tedice que te está ‘volando’ dinero – cuando elcrédito es positivo, los pagos son siemprenegativos.

Pero deberían mostrarse los pagos en númerospositivos – nosotros ya sabemos que tenemos quepagar. Con B7 seleccionado, haz clic de nuevo enel Asistente para funciones (Mayús+F3).

1. Introduce un signo de menos delante de lareferencia de la celda en va, y comprueba que elresultado en la celda Valor sea ahora positivo.

2. Presiona Entrar.3. Pon 9 como tasa de intereses en B4 (cuando a

una celda se le ha aplicado el modelo porcentualhay suficiente con poner una cifra – la celda yaincluye el signo %).

Versión5: Tienes que introducir el signo % oescribir tú mismo 0,09. Cuando a una celda se le haaplicado el modelo porcentual, automáticamente

multiplica la cifra introducida por 100 (porejemplo, escribe 0,15 en vez de 15%).

Continúa probando la fórmula:

1. Introduce una nueva cantidad para el crédito yun nuevo número de pagos y comprueba que lacantidad de los pagos cambie en cada caso.

2. Vuelve a la cantidad original antes de continuar.

Los otros dos campos en el Asistente, vf y tipo, sonopcionales, por lo tanto, los podemos dejar enblanco.

La opción vf significa ‘valor futuro’. Si la dejamosen blanco significa que hay que devolver todo elpréstamo en el número de pagos que hemosespecificado. Si aún debes 290.000 ptas después dehaber efectuado estos pagos, pon 290000 en elcampo vf.

La opción tipo decide en que momento del mes hayque efectuar los pagos, y puede contener bien 0 o 1.Si la dejamos en blanco (0) significa que hay queefectuar los pagos a finales de mes (prácticabancaria normal). Si introduces un 1 hay queefectuarlos el primero de cada mes.

Presiona el botón Ayuda en el cuadro de diálogoAsistente para funciones para más información.

Dar nombre a las celdas en lasfunciones.No es sencillo leer la fórmula. Sería más sencillo silas celdas que usamos tuvieran nombres másdescriptivos. El texto en la columna A es adecuado.Podemos intentar utilizarlo para nombrar las celdasB3:B5:

1. Selecciona el texto y las celdas que habría quenombrar, A3:B5.

2. Selecciona el comando Insertar|Nombre|Crear.Observa que Excel ha entendido que la columnaizquierda contiene nombres y que éstos debenser usados en la columna derecha. De todosmodos, los que elaboraron las opciones en elcuadro de diálogo Crear nombre no eran tanlistos como parece. Pone Crear nombres encolumna izquierda pero es incorrecto, porquenosotros utilizaremos los nombres en lacolumna izquierda. Pero la función funcionacorrectamente, de modo que pulsa Entrar.

3. Selecciona B3 y mira en el cuadro de nombre.La celda se llama ahora Total_crédito.Comprueba también los nombres en B4 y B5.

Funciones60

4. Ahora utilizaremos los nombres en la fórmula.Selecciona Insertar|Nombre|Aplicar. Los tres

nombres que nos interesan ya estánseleccionados, así que presiona sólo OK(Entrar) y comprueba la fórmula en B7:

Esto hace que la fórmula sea más fácil de entender.

Guarda el libro(Ctrl+G).

VínculosUna de las cosas más fantásticas con una hoja decálculo es que sólo tienes que guardar las cifrasimportantes o las fórmulas en un lugar. Otras hojasde cálculo que necesiten una cifra o una fórmula lapueden obtener de allí. Si el Total apartamento enel Presupuesto doméstico hubiese estado en otrahoja de cálculo, hubiéramos dicho que habíamoscreado un vínculo entre las celdas.

El principio es muy simple. Sugiero queempecemos por practicar en un nuevo libro.

1. Abre un nuevo libro en blanco haciendoclic en el botón Nuevo libro.

2. En A1 introduce Venta y en B1 250000.3. Haz clic en la Hoja2. También puedes presionar

Ctrl+AvPág para ir a la siguiente hoja(Ctrl+RePág va a la hoja anterior). En la celdaA1 introduce Venta de la Hoja1: y ajusta elancho de la columna A.

Ahora estás listo para obtener la cifra de la Hoja1.

1. Vamos a crear el vínculo en B1 de la Hoja2.Empieza con el signo de igual usual. El cursorestá anclado ahora a la celda.

2. Haz clic en la etiqueta de la Hoja1. Lasetiquetas y la barra de fórmulas te indican lo queestá sucediendo:

La dos etiquetas están blancas, y en la barra defórmulas aparece Hoja1. Al mismo tiempo labarra de estado te indica que el programa estácreando el vínculo.

3. Haz clic en B1 y presiona Entrar. Excel vuelvea la Hoja2 y la fórmula está acabada.Comprobemos el vínculo:

4. Ve a la Hoja1 (Ctrl+RePág), y cambia elnúmero de B1 por 300000.

5. Vuelve a la Hoja2 (Ctrl+AvPág) – el número deB1 está actualizado. El vínculo funciona.

6. Haz doble clic en la etiqueta de la Hoja1.7. Ponle a la hoja el nombre Venta y presiona

Entrar.8. Vuelve a la Hoja2(Ctrl+AvPág), y observa la

fórmula en B1:

Éste es el principio de un vínculo. También puedescrear vínculos entre libros distintos, pero requieremás práctica (¡y una buena cantidad de disciplina!).

Cierra el libro sin guardarlo.

Vínculos 61

Presupuesto domésticoEn la hoja del Presupuesto doméstico 1997, fila28, la familia ha previsto que el crédito del bancoles cuesta mensualmente 65.250 ptas. Pero la hojade cálculo Crédito banco con la que hemos estadotrabajando indica que el pago mensual son 65.250ptas. Es habitual que las tasas de interés cambienvarias veces al año, y la familia quiere que la fila 28indique el pago mensual correcto cada vez.Crearemos un vínculo:

1. En el Presupuesto doméstico 1997 seleccionala celda C28 e introduce =.

2. Haz clic en la hoja de cálculo Crédito banco.Las dos etiquetas están seleccionadas.

3. Haz clic en B7, el pago mensual.4. En un momento la fórmula se copiará a todos

los otros meses. Todos deberían referirse a B7.Presiona F4 para hacer que la referencia seaabsoluta y Entrar. Ahora la fórmula es así:

5. Copia la fórmula a las celdas D28:N28.6. Haz clic en la hoja de cálculo Crédito banco,

cambia la tasa de intereses a 7,75% y presionaEntrar. Los nuevos pagos mensuales deberíanser 64.292,61 ptas.

7. Haz clic de nuevo en Presupuesto doméstico1997 y comprueba que la fila 28 haya cambiado.

En la página 16 corregimos laspreferencias permanentes de Excel para que undoble clic en una celda que contenga una fórmulaseleccione las celdas usadas en la fórmula. Pruébaloaquí en nuestro presupuesto doméstico: haz dobleclic en la celda C28 (vuelve a la celda seleccionadaanteriormente presionando F5 y Entrar).

Ordenar y filtrar datosHe decidido que ordenar y filtrar datos sean los dosúltimos temas tratados en este folleto. Se trata sólode una pequeña introducción a ambos temas. Lafunción filtrar se puede usar para procesos bastanteavanzados que no ilustraré aquí.

OrdenarCierra el Presupuesto doméstico y abre el archivoDECORACIÓN – PORTUGUÉS.XLS. A continuaciónordenarás la lista alfabéticamente, pero lapresentación actual de la hoja de cálculo no esadecuada.

La función prevé una sola fila de títulos.

Primero deberás mover las celdas de la tasa deCambio y la Tasa de ventas hacia abajo de la hojade cálculo:

1. Introduce Tipo de cambio: en A21 y IVA: enA22.

2. Mueve C2 a B21 y D2 a B22.3. Elimina la fila 2 (que ahora está vacía).4. No ordenaremos la Fila 17; quedará igual.

Inserta una nueva Fila 17. Las fórmulas sobre elTotal deberían estar ahora en la Fila 18.

Ahora la hoja de cálculo está lista para ordenarla.Todos los datos que hay que ordenar se ponenjuntos sin filas ni columnas en blanco. Primero,ordenaremos alfabéticamente los materiales por sunombre:

1. Selecciona cualquier nombre de material de lacolumna A.

2. Haz clic en el botón Orden ascendente.La función excluye la primera fila – ¡quélista!

3. Ahora ordena los materiales por ordenalfabético descendente.

Ordenar y filtrar datos62

4. Selecciona cualquier precio de la columna E yordena los datos de manera que las cosas máscaras estén al principio y las más baratas alfinal.

Se pueden ordenar todas las hojas de cálculo deesta manera, sin prejuicio de los datos quecontengan. Todo lo que debes hacer es comprobarque las celdas sean contiguas (una al lado de otra).

Si quieres ordenar utilizando varias condiciones,utiliza la función Datos|Ordenar.

FiltrarPara buscar una entrada en especial se usa un‘filtro’. Como para ordenar, para usar la funciónfiltrar las áreas tienen que ser contiguas.

Vamos a intentarlo usando DECORACIÓN –PORTUGUÉS.XLS:

1. Selecciona cualquier celda del área A1:E16.2. Selecciona Datos|Filtros, Filtro automático.

Junto a las celdas en la primera fila aparece unalista desplegable hacia abajo de la que puedesescoger el valor que te convenga.

3. Haz clic en la lista desplegable asociada a la

celda A1 y escoge Cuchillo para relleno.

Ahora todas las demás filas están escondidas y sóloaparece en pantalla la fila que cumple tu criterio.Observa que los números de las filas son azules, yel botón de flecha encima de la lista desplegable enA1 también lo es. Ello indica que se ha filtrado lalista así como la columna en la que se ha definido elcriterio para la filtración.

El siguiente ejercicio no es de interés para laversión 5.

Tienes que encontrar los tres materiales más caros:

1. Primero, quita el filtrado seleccionando la listadesplegable en la fila A1 seguido de (Todas).

2. Haz clic en la lista desplegable en B1 yselecciona (Las 10 más…).

Esto te permite hacer tu propia lista de ‘las 10más’.

3. En el cuadro de diálogo, pon Los 3 elementosmás y presiona Entrar:

4. Selecciona (Todas) en la lista desplegable paraque todas las entradas sean visibles.

Filtros personalizadosQuieres hallar todos los materiales que valgan másde 2.900 pesetas. El problema se soluciona creandoun filtro personalizado:

1. Haz clic en la lista desplegable en E1 y escoge(Personalizar…).

2. En el criterio del filtro especifica que sea másgrande que (>) 2900 y presiona Entrar. Hayseis entradas que cumplen el criterio.

3. Cambia el criterio para que sea menos que2900. Hay nueve entradas que cumplen elcriterio.

4. Crea un criterio que seleccione sólo entradascon un precio de venta entre 2900 y 4350pesetas:

Hay tres entradas que cumplen el criterio.

Ordenar y filtrar datos 63

5. Quita el Filtro automático seleccionandoDatos|Filtros, Filtro automático. De nuevo, sevisualizan todas las entradas.

Puedes poner criterios que filtren las entradas segúnsus nombres o según otros parámetros. Porejemplo, puedes encontrar todos los materiales queempiezan por ‘P’.

1. Selecciona Datos|Filtros, Filtro automático.2. Haz clic en la lista desplegable en A1 y

selecciona (Personalizar…). Especifica que elcriterio debe ser = P* ; el asterisco indica quedespués de la P puede aparecer cualquiercarácter de cualquier tipo:

Hay tres entradas que cumplen el criterio3. Quita este criterio seleccionando otra vez

(Todas).Hasta ahora sólo has filtrado usando un únicocampo (columna). Quieres encontrar los materialesque empiecen por cualquier letra después de la Ken el alfabeto, y que además cuesten más de 2900ptas. Esto se hace filtrando tanto en la celda A1como en la E1 de la siguiente manera:

1. Haz clic en la lista desplegable en A1 yselecciona (Personalizar…).

2. Introduce el criterio >K* (más grande que K) ypresiona Entrar.

3. Haz clic en la lista desplegable en E1 yselecciona (Personalizar…).

4. Introduce el criterio >2900 (más grande que2900) y presiona Entrar.

Pintura, Relleno para bordes, Pequeña escaleray Tratamiento madera son las entradas quecumplen los criterios.

Si quieres encontrar entradas que bien empiecenpor mayúscula después de K en el alfabeto o valganmás de 2900 ptas., no puedes usar el Filtroautomático. En este case deberás utilizar el Filtroavanzado. Pero esta función no es particularmenteacertada. Es obvio que Microsoft piensa que lasopciones avanzadas de bases de datos deberíanrealizarse con un programa de bases de datos como

Access. Sin embargo, puedes hacer mucho con elFiltro automático si vas con cuidado al introducirlos datos.

Si crees que tienes el suficiente coraje para explorarlas facilidades para bases de datos de Excel, buscael Filtro avanzado en la ayuda.

64

‘¿A dónde quieres ir mañana?’Bueno, hemos llegado al final del folleto...¿ya?

Espero que no pienses así. Si ahora tienes ganas deseguir investigando Excel, de jugar con elprograma y dejar que tu imaginación cree nuevos yexcitantes modelos de hojas de cálculo, habrélogrado lo que me había propuesto con este folleto.

A lo largo del folleto ya te debes haber dado cuentade que estoy fascinado por Excel. Pero,probablemente, debes haber notado que aún podríamejorarse en muchos aspectos. ¡Y en estoconsisten los ordenadores...!

Los programas todavía sólo pueden ejecutarórdenes para las que han sido programados.Nosotros nos quejamos sobre la manera en quefunciona un programa – y cometemos errores quese reflejan en el programa. El mayor peligro delfantástico desarrollo que está sufriendo la industriade los ordenadores es que nosotros, los usuarios,nos fascinamos cada vez más con la parte técnica yolvidamos por completo lo que realmentenecesitamos, nos volvemos unos ‘fanáticos de laalta tecnología’.

Eres tú, querido lector, quien deberías decidir paraqué se deberían usar tus programas y de qué mododeberían desarrollarse.

Al principio era difícil manejar los ordenadores.Los usuarios ordinarios tenían que memorizar unagran cantidad de códigos y eran forzados a pensarcomo ordenadores …(!)

Entonces llegó la interficie gráfica y el ratón. Derepente, el ordenador se había vuelto fácil de usar.El ratón era la nueva herramienta maravillosa, ytodos podíamos hacer clic una y otra vez sin pensaren códigos.

Pero no tardó mucho hasta que el gusano sacó lacabeza de la manzana , es más, ¡mostró su fuerza!El ratón mostró que podía causar fácilmenteproblemas en los brazos, así como en la muñeca yel hombro.

Así que, ¿dónde estamos ahora, y cómo encajaExcel en estos avances?

Me alegro de poder decir que Excel ha sidodiseñado teniendo en cuenta al usuario.Windows95, Word y Excel son excelentes ejemplosde cómo el usuario ha podido influenciar eldesarrollo de los programas. Si piensas que me hecentrado mucho (o demasiado) en cómo se puedeusar el teclado – pues, estás en lo cierto. En los

últimos años, he aprendido cómo trabajarrápidamente y de forma más efectiva sin el ratón alfinal de mi brazo. Una vez hayas digerido estefolleto, y quizás lo hayas releído varias veces, estoyconvencido de que verás a lo que me refiero.

En las siguientes páginas encontrarás un glosariocon las combinaciones de teclado más usadas.Sugiero que mantengas abierto el folleto en dichapágina mientras sigues trabajando con esteprograma maravilloso.

Diviértete ...y acuérdate de lo que una vez dijo unhombre sabio:

‘¡¡Tanto si piensas que puedes como si piensas queno puedes, lo más probable es que tengas razón!!’

Teclas de método abreviado 65

Lee esto mientras el gato juega con el ratónF1 ............................Ayuda

MAYÚS+F1 .............Hace clic en el objeto sobreel que necesites ayuda

F2 ............................Activar una celda y la barrade fórmulas

F3 ............................Muestra el cuadro de diálogoPegar Nombre (si se handefinido nombres)

MAYÚS+F3 .............Muestra el Asistente parafunciones

CTRL+F3.................Comando Definir nombre

CTRL+MAYÚS+F3..Comando Crear nombres

F4 (en la línea de fórmulas) Referenciaabsoluta ($).

F4 ...........................Repetir la última acción(Ctrl+Y también puedeusarse)

CTRL+F4.................Cerrar la ventana

ALT+F4 ...................Salir de Microsoft Excel

F5 ............................Comando Ir a (menúEdición)

CTRL+F5.................Restaurar el tamaño de laventana

CTRL+F6.................Ir al siguiente libro

CTRL+MAYÚS+F6..Ir al libro anterior

F7 ............................Ejecutar el comandoOrtografía (menúHerramientas)

F8 ............................Ampliar una selección (Semuestra EXT en la barra deestado).

F9 ............................Calcular todas las hojas y loslibros abiertos

F10 ..........................Activar la barra de menús

MAYÚS+F10 ...........Mostrar un menú contextual

CTRL+F10...............Maximizar la ventana deldocumento

F11 ..........................Crear un gráfico

F12 ..........................Comando Guardar como

TAB .........................Ir a la siguiente opción en uncuadro de diálogo

MAYÚS+TAB ..........Va al campo anterior en uncuadro de diálogo

ALT+↓ ......................Abre una lista desplegable

ESC .........................Cancela un comando y cierrael cuadro de diálogo

CTRL+AvPág...........Va a la siguiente hoja en unlibro

CTRL+RePág ..........Va a la hoja anterior en unlibro

CTRL+Supr..............Eliminar el texto al final de lalínea

ENTRAR..................Finalizar una entrada

ALT+ENTRAR .........Insertar un salto de línea enuna celda

INICIO......................Va a la primera columna deuna fila

CTRL+MAYÚS+$ ....Aplicar el formato Monedacon dos decimales (losnúmeros negativos aparecenen rojo)

CTRL+MAYÚS+% ...Aplicar el formatoPorcentaje, sin posicionesdecimales

CTRL+MAYÚS+! .....Aplicar el formato de dosdecimales con separador demillares

CTRL+G ..................Comando Guardar

CTRL+1 ...................Abrir el cuadro de diálogoFormato celdas

CTRL+N...................Poner y quitar formatoNegrita

CTRL+K...................Poner y quitar formatoCursiva

CTRL+U...................Poner y quitar Subrayado altexto

CTRL+X...................Elimina el área seleccionada

CTRL+C...................Copia el área seleccionada

CTRL+V...................Inserta el contenido delportapapeles

CTRL+Z...................Deshace la última acción

CTRL+J ...................Llenar hacia abajo

CTRL+D...................Llenar hacia la derecha

CTRL+Inicio.............Ir a la celda A1

CTRL+Tecla de

dirección (flechas) ...Ir hasta el extremo de laregión de datos actual

Teclas de método abreviado66

CTRL+PLUS ...........Abrir el cuadro de diálogoInsertar celdas

CTRL+

Barra espaciadora ...Seleccionar la columna

MAYÚS+

Barra espaciadora... Seleccionar la fila

Las combinaciones pueden ser un poco distintas entu ordenador dependiendo del teclado y de laconfiguración regional que tengas.

Hay muchas más combinaciones de las que hepuesto en la lista. Puedes encontrarlas si buscasTeclas de método abreviado en la ayuda de Excel.

Index

Ancho de las columnas, 9Área de impresión, 48Autoformato, 35AutoSuma, 13Ayuda, 15

Asistente para ideas, 15Pestaña ‘Asistente para Ayuda’, 15

Barra de fórmulas, 5; 6Bordes, 37Borrar el contenido de una celda, 8Borrar una hoja, 56Buscar, 15Calcular créditos, 57Celdas, definición, 4Copiar

Celdas, 12Copiar usando el teclado, 12Formatos, 39Hojas de cálculo, 56

Copiar formato, 39Copiar

Referencias relativas, 12Crea tu propio formato de números, 41Decimales, 10Definición de fórmulas, 5Definición de fórmulas

Barra de fórmulas, 6Orden de cálculo, 6

Deshacer, 8Desplazar datos usando el ratón, 36Desplazarse en una hoja de cálculo, 27Diseño de los datos, 39Edición

Borrar el contenido de una celda, 8Columnas, 19Eliminar filas, 19Insertar filas, 18

Edición Modificar el contenido de una celda, 8Ancho de las columnas, 9Deshacer, 8

Eliminar filas, 19Encabezado y pie de página, 45Excel y Windows95, 29Filtrar, 62

Filtros personalizados, 62Filtro automático, 62Formatear, 28Formato

Alternar formatos, 30Autoformato, 35

Bordes, 37Borrar formatos, 42Centrar encabezados, 39Copiar formato, 39Copiar formatos, 39Crea tu propio formato de números, 41Diseño de los datos, 39Diseño vertical, 40Sombreado y color, 38

Formato sencillo de númerosDecimales, 10

FórmulaComprueba tus fórmulas, 26Referencias absolutas, 24

Fórmulashojas de cálculo vinculadas, 60

Funciones, 57Asistente para funciones, 57Cálculos para el crédito, 57Dar nombre a las celdas en las funciones., 59Mediana, 57

Gráficos, 51ajustar la apariencia, 53en esta hoja, 54en una nueva hoja, 51Guardar, 54Imprimir, 55Perspectiva en 3-D, 53Seleccionar datos, 54Tipos, 53

Guardar un archivo, 14Guardar como, 14

Guardar un archivo Guardar, 14

Hojas de cálculo - nombrar (pestañas), 56Imprimir, 44

Ajustar el tamaño de impresión, 46Área de impresión, 48Encabezado y pie de página, 45Márgenes, 44Repetir encabezados, 47Saltos de página manuales, 46

Imprimir Presentación preliminar, 39

Insertar filas, 18Insertar una hoja, 56Introducir texto y cifras, 4

Barra de fórmulas, 5Libro, 4Márgenes, 44Modificar el contenido de una celda, 8Navegación, 27; 41Nombrar celdas, 42

Index

Aplicar nombre, 44Escribiendo fórmulas, 43

Nombrar pestañas, 56Opciones, 16Orden de cálculo, 6Ordenar, 61Personalizar Excel

Opciones, 16Presentación preliminar, 39Presupuesto doméstico, 16Referencias absolutas, 24Referencias relativas, 12Rellenar (series), 21Rellenar(listas)

Crear tus propias listas, 22Repetir encabezados, 47Saltos de página, 46Selección de celdas, 10Seleccionar fórmulas, 24Sombreado y color, 38Sumar datos

Autosuma, 13Tamaño de fuente, 19Tipos de datos, 5; 6Vínculos, 60Visualizar la hoja de cálculo, 31

Inmovilizar secciones, 31Zoom, 31

��

Empezando con Excel ............... 2¿Es para ti este libro? ................ 3Lenguaje técnico: ¿es sólo paraentendidos? ............................... 3Tu experiencia previa................ 3Tu opinión................................. 3Organización ............................. 3

Conceptos generales................... 4¿Qué es una hoja de cálculo? .... 4Introducir texto y cifras............. 4Tipos de datos ........................... 5

Definición de fórmulas............... 5Operadores ................................ 5Orden de cálculo ....................... 6Barra de fórmulas...................... 6

Edición ........................................ 8Modificar el contenido de unacelda .......................................... 8Borrar el contenido de una celda8Deshacer.................................... 8Ancho de las columnas ............. 9

Formato sencillo de números .. 10Selección de celdas ................. 10

Sumar datos.............................. 13

Guardar un archivo ................. 14La pestaña ‘Asistente paraAyuda’..................................... 15Mayúsculas+F1 ....................... 15Asistente para ideas................. 15Ayuda para los cuadros dediálogo..................................... 16Preferencias permanentes........ 16

El presupuesto .......................... 17Insertar filas............................. 18Eliminar filas........................... 19Insertar/eliminar varias filas.... 19Insertar y eliminar columnas... 19Fuente y tamaño de fuente ...... 19Crear tus propias listas ............ 22Seleccionar fórmulas............... 24Guardar el presupuesto............ 24

Referencias absolutas .............. 24Total anual............................... 25Comprueba tus fórmulas ......... 26Alternar formatos .................... 29

Más datos .................................. 30

Zoom........................................31Inmovilizar secciones ..............31Más datos.................................31Copiado rápido usando el teclado32Guardar ....................................32Guardar como ..........................34

AutoFormato.............................35Eliminar un AutoFormato........35

Formato manual .......................36Mover datos usando el ratón....36Mover datos usando el teclado 36

Bordes ........................................37Eliminar líneas de división ......38Cambiar y eliminar bordes ......38

Sombreado y color....................38Copiar formatos .......................39

Imprimir el presupuesto ..........39

Diseño de los datos....................39Centrar encabezados ................39Diseño vertical.........................40

Otras ventajas del uso denombres ..................................43Escribir fórmulas .....................43Desplazarse a celdas con nombre43

Nombres en el ‘Presupuestodoméstico’...............................44Márgenes .................................44Encabezado y pie de página ....45Ajustar el tamaño de impresión46Saltos de página manuales.......46

Repetir encabezados.................47

Área de impresión ....................48Área de impresión fija .............48Imprimir áreas (nombre)..........48Personalizar barras deherramientas.............................49

Un gráfico en una nueva hoja..51Actualizar un gráfico ...............52

Ajustar el formato de un gráfico53Tipos de gráficos .....................53Perspectiva en 3-D...................53Guardar un gráfico...................54

Un gráfico en esta hoja.............54Seleccionar datos .....................54

Imprimir gráficos .....................55

Presupuesto doméstico............ 55Nombrar pestañas.................... 56Borrar una hoja........................ 56Insertar una hoja...................... 56Copiar hojas ............................ 56Otras funciones ....................... 57

Calcular créditos ...................... 57Dar nombre a las celdas en lasfunciones. ................................ 59Presupuesto doméstico............ 61

Ordenar..................................... 61

Filtrar........................................ 62Filtros personalizados ............. 62Lee esto mientras el gato juegacon el ratón.............................. 65

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2 Empezando con Excel Palle Gronbek Primera edición ... · Si los datos están alineados a la...

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