2. gerencia

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013Página 3 de 52

CODIGO

100 AG AC CT E M S

03

03-01

AUTORIZACIONES Y PERMISOS AUTORIZACIONES Y PERMISOS

GENERALES

1 2 X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestion y en el central, se

selecciona una muestra representativa

del 3% y se transfiere al archivo

histórico para su conservación

permanente.

04

04-02

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

-LABORALES

1 X Transcurrido el tiempo de custodia en


eliminan.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

Jefe de Archivo

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA : GERENCIA

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 4 de 52

CODIGO

100 AG AC CT E M S

06 COMUNICACIONES OFICIALES

06-01 ACCIONES DE TUTELA

- Solicitud

- Respuesta



selecciona una muestra representativa

del 3% y se transfiere al archivo

histórico para su conservación

permanente.

06-02 CIRCULARES INFORMATIVAS

CIRCULARES NORMATIVAS

2

2 10 X

X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestion se eliminan.

Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestión y en el central, se

transfieren al archivo histórico para su

conservación permanente

Firma Responsable:


Jefe de Archivo


EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL


SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013Página 5 de 52

CODIGO

100 AG AC CT E M S

06 COMUNICACIONES OFICIALES

06-04 DERECHOS DE PETICION

- Solicitud

- Respuesta



selecciona una muestra del 3% de los

más representativos para la Empresa y

se transfiere al archivo histórico para su

conservación permanente.

06-05 COMUNICADOS DE PRENSA

Avisos Boletines


el archivo de gestión y en el central, se

toma una muestra del 3% de los más

representativos para la Empresa y se

transfieren al archivo Histórico.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo





SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 6 de 52

CODIGO

100 AG AC CT E M S

06-06 MEMORANDOS

( Comnicaciones Internas) 2 3 X Transcurrido el tiempo de custodia en


selecciona una muestra del 3% y se

transfiere al archivo histórico , queda

constancia en el consecutivo de

comunicaciones Internas

06-07 PETICIONES-QUEJAS Y RECLAMOS 2 10 X Una vez tramitada la petición, queja o

reclamo y transcurrido el tiempo de

custodia en el Archivo de gestión, y

central se toma una muestra

representativa del 10% y se transfiere

al archivo histórico para su


Firma Responsable:


Jefe de Archivo





SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 7 de 52

CODIGO

100 AG AC CT E M S

07 CONCEPTOS

07-01 CONCEPTOS JURIDICOS

- Solicitud

- Respuesta




más representativos y transferir al

archivo histórico para su conservación

permanente.

07-02 CONCEPTOS TECNICOS

- Solicitud

- Respusta




más representativos y transferir al


permanente.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo





SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 8 de 52

CODIGO

100 AG AC CT E M S

08 CONTRATOS

08-01 CONTRATO DE ADQUISICION DE

BIENES Y/0 SUMINISTROS

Tipología:

-Estudios previos-- Cotizaciones

- Disponibilidad y reserva presupuestal

- Certificación de existencias y

representación legal

- Certificado de antecedentes fiscales,

disciplinarios

- Copia de la cédula del representante

legal

- Constancia de pago de la seguridad

social integral

- Minuta del Contrato

- Póliza y aprobación (Según estatuto

de Contratación de la Entidad-)-- RUT-

Constancia de publicación en el

SECOP

- Acta de iniciacion del contrato

Actas de interventoría

- Acta de finalizacion del contrato

- Acta de Liquidacion del contrato

1 20 X Una vez liquidado el contrato y

cumplidos los tiempos de retención en

los archivos de gestión y central

seleccionar un muestreo aleatorio del

3% para transferir al archivo histórico.

Los demás proceder a eliminar.

.

Firma Responsable:





PROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo


SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINAL


CONVENCIONES


Código: GDO.FR-01

Versión: 01-2013

Página 09 de 52

CODIGO

100 AG AC CT E M S

08-02 CONTRATOS

CONTRATO DE MINIMA CUANTIA

Tipología:

- Estudios Previo

- Cotizaciones

-- Disponibilidad y reserva

presupuestal

- Certificación de existencias y

representación legal

- Certificado de antecedentes fiscales,

y disciplinarios

- Fotocopia de la C.C del contratista o

representante legal

- Constancia de pago de la seguridad

social integral

- RUT-- Minuta del Contrato

- Póliza y aprobación (Según estatuto

de Contratación de la Entidad-

Constancia de publicación en el

SECOP

- Acta de iniciacion del contrato

- Acta de Interventoría-

- Acta de finalizacion del contrato

- Acta de Liquidacion del contrato

1 20 X Una vez liquidado el contrato y


los archivos de gestión y Central

seleccionar un muestreo aleatorio del

3% para transferir al archivo histórico

los demás proceder a eliminar.

Firma Responsable:





Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES



AC: Archivo Central CT: Conservación Total

M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO.FR-01

Versión: 01-2013

Página 10 de 52

CODIGO

100 AG AC CT E M S





SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


08-03 CONTRATO DE PRESTACION DE

SERVICIOS PERSONAS

NATURALES

Tipología:

- Estudios de conveniencia

- Cotizaciones - Disponibilidad y

reserva presupuestal

- Certificado de antecedentes fiscales y

disciplinarios

- Documento de identidad

- Libreta militar si es hombre

-- Afiliación al sistema de seguridad

social y pensiones

- Constancia que acredite la idoneidad

del trabajo que van a realizar--

Declaración de bienes y renta- RUTH-

- Formato único hoja de vida

- Minuta del Contrato- Póliza y

aprobación( Según Estatuto de

Contratación de la Entidad) Constancia

de publicación en el SECOP

- Informes de gestión-- Informes de

interventor- Acta de inicio por el

interventor- Acta de terminación

- Acta de liquidación del contrato.

1 20 X Una vez liquidado el Contrato y



seleccionar un muestreo por polo de

interés del 3% para transferir al archivo

histórico. Los demás proceder a

eliminar.

Firma Responsable:


Jefe de ArchivoAG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 11 de 52

CODIGO

100 AG AC CT E M S

09-

09-01

CONVENIOS

INTERADMINISTRATIVOS

- Justificación y estudio previo

- Certificación de disponibilidad y

registro presupuestal

- Hoja de vida del representante legal

- D.I. RUT- Certificado de

antecedentes fiscales . C.C y tarjeta

profesional del revisor fiscal o contador

-Certificados de pago de aportes

Parafiscales y seguridad social

- Convenio

Publicación del convenio SECOP

Pólizas

Informe del interventor - cuenta de

cobro -Acta de inicio-Acta de

terminación -Acta de liquidación-

comunicaciones-Anexos.

1 20 X Una vez liquidado el Contrato y cumplidos

los tiempos de retención en los archivos de

gestión y central seleccionar un muestreo

por polo de interés del 3% para transferir al

archivo histórico. Los demás proceder a

eliminar.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo





SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 12 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

11 HISTORIAS

11-03 HISTORIAS LABORALES

- Resolución de nombramiento

- Comunicación notificando el

nombramiento

- Fotocopia de documento de

identificación

- Registro civil del trabajador

- Fotocopia de libreta militar

- Hoja de vida

- Soportes documentales de

estudio y experiencia

- Acta de posesión

- - Certificado de antecedentes

fiscales

- Certificados de antecedentes

disciplinarios

Pasa...

5 95 X A partir del retiro o desvinculación del

empleado y cumplidos los tiempos de

retención en los archivos de gestión y

central, seleccionar un muestreo por polo

de interés de aquellas historias laborales

pertenecientes a Gerentes, y funcionarios

sobresalientes y transferirlas al Archivo

Histórico.

Firma Responsable:




PROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES



CT: Conservación Total S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 13 de 52

OFICINA PRODUCTORA :GERENCIA

CODIGO

100 AG AC CT E M S

11-03 Viene...

− Declaración de bienes y rentas

− Certificado de aptitud laboral

(examen médico de ingreso)

− Afiliación EPS_ Afiliación ARP

− Afiliación pensión− Afiliación

cesantías− Afiliación cajas de

compensación

− Actos administrativos que

señalan situaciones adminis-

trativas del funcionario Resolu-

ciones vacaciones, licencias,

ascensos, traslados, encargos,

permisos, ausencias

temporales, suspensiones del

contrato, bonos pensionales.)

− Pago de prestaciones

Pasa…








Histórico.

Firma Responsable:





PROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 14 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

11-03 Viene...

− Embargos

− Acto administrativo de retiro o

desvinculación del servidor de la

entidad

− Supresión del cargo

− Insubsistencia

− Destitución

− Aceptación de renuncia al cargo

− Liquidación del contrato








Histórico.

Firma Responsable:





Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 15 de 52

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CODIGO

110 AG AC CT E M S

12 INFORMES

12-02 INFORMES A ENTIDADES DE

CONTROL

- Comunicación remisoria

- Informes

- Anexos


el archivo gestión y central se transfiere

al archivo Històrico para su

conservaciòn permanente.

12-05 INFORMES DE GESTION ANUAL

- Comunicación Remisoria

- Informe

- Anexos


el archivo gestión y central se transfiere

al archivo Històrico para su

conservaciòn permanente.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 16 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

12 INFORMES

12-06 INFORMES DE PERSONAL

- Novedades de nómina

- Licencias

- Vacaciones

- Incapacidades

- Ingresos y retiros

- Recargos nocturnos

- Dominicales

- Festivos

- Trabajos suplementarios

1 3 X Como el original se convierte en

soporte de nómina que realiza el área

financiera eliminese, una vez cumplido

el tiempo de retención del archivo de

gestión y archivo central. Nota: Copia

de las Licencias, vacaciones reposan

en la Historia Laboral.

Firma Responsable:




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 17 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

14 INVENTARIOS

14-01

14-02

De bienes devolutivos del

empleado

INVENTARIO

COMPROBANTES DE MOVIMIENTO

Tiplogía:

- Actas de entrega

- De reintegro -- De venta de bienes

- De baja de bienes inservibles

- De baja por hurto

1

2 3

X

X


el archivo de gestión se elimina.

Transcurridos los tiempos de retención

en el archivo de gestión y archivo

central, se toma una muestra aleatoria

de cada acción y se transfiere al

archivo Histórico las demás procede a

eliminar.

Nota: Las Acta de baja de bienes por

inservibles y por robo , por venta de

bienes, quedan consignadas en una

Resolución..

Firma Responsable:




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 18 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

14 INVENTARIOS

14-03 INVENTARIO GENERAL DE BIENES

INVENTARIO ANUAL

- Inventarios de Bienes Inmuebles

- Inventario de Bienes muebles:

Bienes de consumolutivos

Bienes dev

- Inventario de bienes culturales

Patrimoniales

2 10 X A partir de su actualización y cumplidos

los tiempos de retención en los

archivos de gestión y archivo central,

se transfiere al archivo Histórico para

su conservación permanente.

Firma Responsable:




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 19 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

15

15-02

15-03

15-04

15-05

MANUALES

MANUAL DE CALIDAD

MANUAL DE COMUNICACIONES

MANUAL DE CONTRATACION

MANUAL DE FUNCIONES Y

COMPETENCIAS

2

2

2

2

10

10

10

10

X

X

X

X

Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo gestión y archivo central, se

transfiere al archivo histórico para su





conservación permanente

.









Firma Responsable:





Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 20 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

15-06

15-07

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE INDUCCION

2

2

10

10

X

X


el archivo gestión y archivo central, se







15-09

15-10

MANUAL DE RIESGOS Y

SEGUIMIENTO A RIEGOS

MANUAL DE TRAMITES

2

2

10

10

X

X









Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 21 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

16

16-01

PLANES

16-01

16-03

PLAN ANTICORRUPCIÓN

- Y DE SERVICIO A LA COMUNIDAD

PLAN DE ACCION ANUAL DE LA

GERENCIA

2

2

10

10

X

X

Transcurrido el tiempo de custodia en los

archivos de gestiòn y central se transfiere al


permanente.




permanente.

16-05

16-06

PLAN DE CAPACITACION

Anual

-Cronograma

PLAN DE CONTINGENCIA

-- De Equipos de oficina

Software -Harware

- Muebles y enseres

- De Vehículos

2

2

10

3

X

X




permanente.




permanente.




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro

Firma Responsable:


Jefe de Archivo



Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 22 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

16-09 PLAN DE MANTENIMIENTO

ANUAL

- Equipos de oficina Software

Harware

- Muebles y enseres

- De Vehículos

2 5 XTranscurrido el tiempo de custodia en

los archivos de gestiòn y central se

selecciona una muestra por polo de

interés y transfiere al archivo histórico

para su conservación permanente.

16-10

16-12

PLAN DE MEJORAMIENTO

INSTITUCIONAL

PLAN TARISFARIO

2

2

10

10

X

X

Una vez se actualicen y cumplidos los

tiempos de retención en los archivos de

gestión y central se transfieren al


permanente.

Una vez se actualicen y cumplidos los

tiempos de retención en los archivos de

gestión y central se transfieren al


permanente.

Firma Responsable:





Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 23 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

17 PROCESOS

17-01 PROCESOS DISCIPLINARIOS

Investigación disciplinaria

Tipología:

- Queja

- Auto de apertura

- Orden de pruebas cierre

- Versión libre

- Declaraciones de testigos

- Notificaciones

- Recursos de reposición y/o

apelación

- Informes de pruebas

- Comunicaciones

- Anexos

- Cierre de investigación.

Si hay sanción se traslada la

Resolución a la Historia Laboral

1 10 X Después del segundo fallo y una vez



seleccionar un muestreo por polo de

interés para transferir al Archivo

histório, los demás proceder a eliminar,

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Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 24 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

17

17-02

PROCESOS

17--02 PROCESOS JUDICIALES

- Demandas Instaurada

- Expediente de la demanda

instaurada.-

- Tipología: Poderes--informes

técnicos- Conceptos- resoluciones

de fallo-interposición de recursos-

comunicaciones y anexos

2 20 X Una vez finalizado el proceso y

transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y archivo central

terminado este tiempo se toma una

muestra representativa del 5% y se


conservación permanente. En el

juzgado reposa copia del proceso,

anexos objeto de la demanda

17.02 DEMANDAS RECIBIDAS

Expediente de la demanda recibida

Tipología: Poderes-informes

técnicos

Conceptos- resolución de fallo-

interposición de recursos-

comunicaciones y anexos

2 20 X Una vez finalizado el proceso y

transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y archivo central

terminado este tiempo se toma una

muestra representativa del 5% y se


conservación permanente. En el

juzgado reposa copia del proceso,

anexos objeto de la demanda

Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 25 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

18-

18-01

PROGRAMAS

PROGRAMAS ANUAL DE

BIENESTAR SOCIAL

- Listado de asistentes

- Evaluación

2 10 X Cumplidos los tiempos de retención del

archivo de gestión y archivo central, se



18-02

18-04

PROGRAMAS ANUAL DE

CAPACITACION

- Listado de asistentes

- Evaluación

PROGRAMA DE EMERGENCIAS Y

DESASTRES

- Mapa de riesgos

-Actas de capacitación en prevención y

atención de desastres

Listado de Asistentes

Evaluación

2

2

10

10

X

X


los archivos de gestion y central se




los archivos de gestion y central se



Firma Responsable:




Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 26 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

18-05 PROGRAMA DE SALUD

OCUPACIONAL-Programa de Salud Ocupacional

Actas de Comité de Salud ocupacional

-Informes del programa de salud

ocupacional

- Afiches- plegables

- Brigadas de salud (Control de riesgos de

enfermedades profesionales - Control del

riesgo ergonómico

- Listado de participantes por evento

- Evaluación

PROCESO DE ELECCION

(Representante al Comité Paritario de

Salud Ocupacional (copaso)

- Convocatoria-Listado de los empleados

-Registro de votantes - Resolución de

nombramiento

2 10 X A partir de su actualización y cumplido

los tiempos de retención en los

archivos de gestión y central, transfiere

al archivo Histórico para su

conservacion permanente.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 27 de 52


CODIGO

100 AG AC CT E M S

19 PROYECTOS

19--02 PROYECTOS DE SERVICIOS

PUBLICOS

MGA-5

Metodología general ajustada

Registro de Inscripción





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Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 28 de 52


100 AG AC CT E M S

20 RESOLUCIONES 2 20 X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestión y central se

transfieren al archivo Histórico para su


21-02 TITULOS

TITULO DE VEHICULOS

- Expediente del vehículo

- Tarjeta de propiedad

- Soat.manifiesto de aduana

- Pago de impuestos

- Traspaso

. Seguro

-Revisión técnico mecánica

2 20 X Una vez se pierda el derecho sobre un

título de un vehículo y Cumplidos los

tiempos de retención en el archivo de

gestión y archivo central, se eliminan;

ya que esta información se recupera en

la oficina del Transito donde el vehículo

esta matriculado-

.

Firma Responsable:





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SERIES Y TIPOS

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CONVENCIONES


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