2. planeacion administrativa trabjo escrito

Universidad de San Carlos de GuatemalaFacultad de ArquitecturaEscuela de Diseño GráficoOrganización ProfesionalArq. Julio Tórtola

Otto René Mansilla Gularte 200511721María Gabriela Panigua 200821621Diana Sofía Peren Barrios 200821630María Alejandra Barillas 200821693

Guatemala 25 de octubre de 2010

PlaneaciónAdministrativa

Título:

A todo empresario le interesa la prosperidad de su nego-cio. Por eso suele destinar todo su tiempo a la atención de todos los detalles que exigen su intervención. En muchos negocios es el único que conoce todas las dificultades y pro-blemas de la empresa. Planifica, organiza, integra motiva y evalúa sin ayuda alguna.

Pero es de suma importancia que antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a tra-vés de la planeación. Carecer de estos fundamentos impli-ca graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás improvisada.

Es por eso que en el presente trabajo damos a conocer una parte muy importante en el proceso administrativo de la administración, la cual es la planeación, y ésta consiste en elegir un curso de acción y decidir por anticipado qué es lo que debe hacerse, en qué secuencia, cuándo y cómo. La buena planeación interna considera la naturaleza del futu-ro en el cual las decisiones y acciones de la planeación se intenta que operen, así como el periodo en curso en el cual se hacen los planes.

Es necesario tomar en cuenta todas las herramientas para llevar acabo una buena planeación, ya que ellas nos ayuda-ran a tomar buenas decisiones y elabora un plan que nos lleve a lograr nuestros objetivos.

Introducción

RevisiónLiteraria

La planeación proporciona la base para una acción efectiva que resulta de la habilidad de la administración para anti-ciparse y prepararse para los cambios que podrían afectar los objetivos organizacionales, es la base para integrar las funciones administrativas y es necesaria para controlar las operaciones de la organización.

La planeación establece las bases para determinar el ele-mento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario planearlos con anterioridad.Es por eso que el siguiente trabajo nos muestra de una forma clara y ordena, como realizar una planeación admi-nistrativa para poder minimizar riesgos, al momento crear nuestra empresa.

Material yTécnicas

Para la elaboración de este documento primero se realizó una investigación sobre la planeación administrativa en li-bros, documentos y páginas de internet que nos ayudaran a tener más conocimientos sobre dicho tema; seguidamen-te realizamos la técnica del resumen, extrayendo lo más importante para su mejor comprensión reforzando el tema con imágenes para que sea más fácil de recordar y aplicar-los en situaciones de la vida diaria.

Uno de los objetivos principales de este documento es que el estudiante pueda definir la planeación administrativa para que este pueda aplicarlo en un futuro y pueda desa-rrollar su empresa de una forma ordenada.

Resultados

Planeación Administrativa

Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es im-prescindible determinar los resultados que pretende al-canzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficaz-mente. Esto sólo se puede lograr a través de la planeación. Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario planearlos con anterioridad. Antes de emitir una definición de la planea-ción, se analizarán algunas emitidas por los autores más reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto:

“La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización”. A. Reyes Ponce.

“Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a tra-vés de técnicas y procedimientos definidos” Ernest Dale.

Imagen de http://office.microsoft.com

“Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propues-tas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados” George R. Terry.

“La planeación es el primer paso del proceso administra-tivo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas” J. A. Fernández Arenas.

“La planeación consiste en determinar los objetivos y for-mular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos” L. J. Kazmier.

“Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políti-cas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de re-troalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias” Burt K. Scanlan.

“Método por el cual el administradorve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece los objetivos” Joseph L. Massie.

“Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planea-ción consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor” Robert N. Anthony.

La planeación contribuye a alcanzar los propósitos y ob-jetivos de la empresa, y es la primordial tarea del gerente; luego le sigue la organización, integración de personal, di-rección y control. Todas las demás funciones administrati-vas deben planearse para que sean eficaces.

“La planeación es eficiente si logra su propósito a un cos-to razonable, es decir, cuando se saca mayor provecho al tiempo, al dinero y al trabajo, así como también al grado que contribuye a la satisfacción individual y de grupo”. (Koontz y Weihrich, 1990:66-69).

Imagenes de http://office.microsoft.com

El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la admón. Mis-mas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Se compone por dos fases que son: La mecánica y la dinámica.

La fase mecánica, es la parte teórica de la admón., en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en: Previsión, Planta-ción y Organización.

La fase dinámica, se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social. Y se divide en: Control, Dirección y Integración.

PLANEACIÓN : Fija el curso concreto de acción que ha de seguirse, estable-ciendo los principios para orientarlo, la secuencia de ope-raciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de números necesarios para su realización.

Las etapas de planeación están integradas por las siguien-tres etapas:

Propósitos.Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cua-litativo que persigue en forma permanente o semiperma-nente a un grupo social.Las siguientes cuatro características los diferencian de los objetivos.

a. Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los demás elementos.b. Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en tér-minos numéricos. c. Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organización.d. Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo

Proceso de Planeación Administrativa


Investigación:La investigación es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información rele-vante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos. La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente.

Premisas:Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan.

Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:1.- Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos.2.- Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades.

Están premisas externas pueden ser: a. De carácter político.b. De carácter legal.c. Económicas.d. Sociales.e. Técnicas.f. Otros factores.

Objetivos.Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo es-pecifico.

Clasificación de los objetivos: 1. Estratégicos o generales: comprenden toda la em-presa y se establecen a largo plazo.2. Tácticos o departamentales: se refieren a un área o departamento de la empresa, se establecen a corto o me-diano plazo.3. Operacionales o específicos se establecen en niveles o secciones más especificas de la empresa a corto plazo.

Estrategias:Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recur-sos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Las estrategias en la empresa nacen como una respuestas para afrontar los retos que implican la competencia, y la vida de la empresa en sí.

Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:1. Determinación de los cursos o alternativas: consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.2. Evaluación: analizar y evaluar cada una de las alterna-tivas tomando en consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas.3.Selección de alternativas: considerar las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas.Para que las estrategias sean operables y cumplan con su función, es necesario:

• Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo.• Determinarlas con claridad.• No confundir las estrategias con las tácticas, ya que estas últimas combinan la acción con los medios para al-canzar el objetivo.• Considerar las experiencias pasadas para su esta-blecimiento; esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción.• Analizar las consecuencias que pudieran presentar-se al momento de aplicarlas.• Al establecerlas, auxiliarse de técnicas de investiga-ción y de planeación.

Políticas.Las políticas son guías para orientar la acción, son crite-rios, lineamientos generales a observar en la toma de deci-siones, sobre problemas que se repiten una y otra vez den-tro de una organización.

Presupuestos: Es el plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresando en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Pronósticos: Es prever las cosas que pudieran suceder.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION: 1) Principio de la Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible.2) Principio de la Flexibilidad: Es dejar un mar-gen para los posibles cambios que se pudieran dar, tanto buenos como malos.3) Principio de la Unidad: Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada para lograr la meta propues-ta.

Tipos de Planeación AdministrativaPlaneación Estratégica. Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como fina-lidad básica el establecimiento de guías generales de ac-ción de la misma. Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y ad-ministración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total.

Las características de esta planeación son, entre otras, las siguientes:

- Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.

- Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerár-quicos de dirección. - Establece un marco de referencia general para toda la or-ganización. - Se maneja información fundamentalmente externa. - Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación. - Normalmente cubre amplios períodos. - No define lineamientos detallados. - Su parámetro principal es la efectividad.

Planeación Táctica. Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación es-tratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos.

La diferencia entre ambas consiste en el elemento tiempo implicado en los diferentes procesos; mientras más largo es el elemento tiempo, más estratégica es la planeación. Por tanto, una planeación será estratégica si se refiere a toda la empresa, será táctica, si se refiere a gran parte de la planeación de un producto o de publicidad. Algunas de las características principales de la planeación táctica son:

- Se da dentro de las orientaciones producidas por la pla-neación estratégica. - Es conducida y ejecutada por los ejecutivos de nivel me-dio. - Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa. - Se maneja información externa e interna. - Está orientada hacia la coordinación de recursos. - Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.

Planeación Operativa. Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones.

Las características más sobresalientes de la planeación operacional son:

- Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planea-ción estratégica y táctica. - Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico. - Trata con actividades normalmente programables. - Sigue procedimientos y reglas definidas con toda preci-sión. - Normalmente cubre períodos reducidos. - Su parámetro principal es la eficiencia.

Tipos de Planes

SEGÚN SU CLASE

El plan es un producto de la planificación, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de pla-nificación y el proceso de implementación del mismo.

El propósito de los planes se encuentra en: La previsión, la programación la coordinación de una secuencia lógica de eventos. Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o pesona).

Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos ó me-tas, políticas, procedimientos, métodos, programas y pre-supuestos. Al respecto, algunos tratadistas consideran que de los anteriores planes, las más importantes son las po-líticas y los programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los procedimientos.

• OBJETIVOSSon los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjun-to o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la dirección, el staff. Los objetivos son las metas que se quiere alcanzar con re-lación a los inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros.

Un departamento puede tener sus propios objetivos, sien-do diferentes a los que constituyen el plan básico de la em-presa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de los de la organización. Los objetivos o metas son planes y requieren de un proceso de planeación al igual que el resto de los planes.

• POLÍTICASSon planes en la medida en que constituyen reglas o nor-mas que permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los admi-nistradores deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como políticas una serie de pequeñas decisio-nes que no se tomaran con este objetivo.

Y usualmente las políticas se apoyan y precisan los obje-tivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las políticas generales de la empresa son tomadas por el consejo de administración, en las cuales se basaran las políticas de los departamentos Todas estas delimitan un área o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las decisio-nes sean sólidas y contribuyan al alcance los objetivos.

Al igual que hay diversos tipos de objetivos, también los hay de políticas, entre ellas tenemos: políticas de promo-ción interna, de competir con base en los precios, políticas en publicidad o políticas departamentales, como el contra-tar los ingenieros egresados de las universidades o impul-sar la participación de los empleados para contribuir con la cooperación.

Con respecto a las políticas se debe tener en cuenta que:

a. Cuando se elaboren las políticas debe tenerse en cuenta la opinión de quienes a aplicarlos. b. Las políticas deben declararse por escrito. c. Debe ser difundidos y revisadas periódicamente, la interpretación de estas debe ser uniforme en toda la organización. d. Existen políticas sobre producción, finanzas, relaciones públicas, etc. e. Existen políticas relacionas con planeación, con-trol, organización, favorecen, la coordinación y el trabajo en equipo, las consultas sobre asuntos fundamentales

• PROCEDIMIENTOS

Son planes por que establecen un método o forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son planes rela-cionados con métodos de trabajo o ejecución. Sirven como guías de acción mas que de pensamiento pues señalan el cómo deben hacerse ciertas actividades.

Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a través de flujo gramas. ¿Cómo se relacionan los procedimientos y los planes?

Ilustrativamente podemos explicar esta relación apelando a otro ejemplo más de Koontz: La políticade la compañía X concede vacaciones a los empleados, los procedimientos establecidos para llevar acabo esta política deben distribuir las vacaciones para evitar interrupciones en el trabajo, es-tablecer salarios de vacaciones y proveer los medios para que soliciten sus vacaciones, etc. Es importante recordar que los procedimientos sobrepa-san la línea departamental, es decir, que pasan del depar-tamento de producción al departamento de ventas, al de finanzas, etc.

• MÉTODOEl método es fundamental para toda acción, el cual puede definirse como la manera prescrita para el desempeño de una tarea dada con consideración adecuada del al objetivo, instalaciones disponibles y gastos totales de tiempo, dine-ro y esfuerzo.

Un método trata con una tarea que comprende un paso en un procedimiento y específica como se va ejecutar este paso. Por lo general esta confinado a un departamento y con frecuencia a los esfuerzos de un empleado que se dedi-ca a una tarea especifica.

• PRESUPUESTOConstituye un planteamiento de resultados esperados ex-presados en términos numéricos, están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determi-nado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros.

Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de in-versión, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los planes.

Los presupuestos pueden ser planes estratégicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tácticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes opera-cionales. Si su dimensión es local y de corto plazo.

• PROGRAMASSon planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las actividades que deban llevarse a cabo.

También pueden definirse como un conjunto de metas, po-líticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una acción específica, la programación puede va-riar ampliamente e ir desde programas de pequeño tama-ño o simples por ejemplo es uso de un calendario para pro-gramar actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de datos, etc.

Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la planeación de los negocios, por ejemplo es extraño encontrar un programa que se sostenga a sí mis-mo, por lo general se subordinan unos con otros, lo que hace muy difícil la planeación. Es por esto que la planea-ción coordinada requiere de ciertas habilidades adminis-trativas que permitan el logro de los objetivos.

SEGÚN SU FIN

• NUEVOSEs aquella planificación que se pretende plantear, por lo tanto aun no existe y se necesita de un estudio previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto se desa-rrolla un nuevo plan.

• VIGENTESSon aquellos planes que ya están establecidos, y se están ejecutando. Estos ya han sido elaborados y se encuentra en estudio para determinar su de efectividad a trabes de otro función administrativa el control y podersaber si se lograra cumplir con el objetivo, en caso de presentar posibles fallas este podrá ser corregido.

• CORRECTIVOSSon aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los ya establecidos con anterioridad, por lo general son correc-ciones en pequeñas fallas en los planes actuales. En estos planes se determina las posibles fallas que no permitirían alcanzar los objetivos establecidos. Son complementarios de los planes vigentes.

SEGÚN SU USO

• UNA SOLA VEZEstos planes hacen referencia a los que se establecen para lograr un objetivo especifico en un momento especifico, es decir aquellos que se laborar para realizar una actividad o tarea única, que no se repetirá o por los menos no se repe-tirá en un periodo de tiempo largo.

• VARIAS VECESSon los planes que se desarrollan con la finalidad de ser ejecutados en varias ocasiones, es un estilo de planificación cíclica por al ser ejecutada en su totalidad no finaliza sino por el contrario comienza de nuevo, es una planificacion continua.

SEGÚN SU PERÍODO DE REALIZACIÓNLos diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes períodos:

• CORTO PLAZOTambién llamada planificación operativa; se lleva a efecto en cada planta y almacen. Es una extensión de la planifica-ción a mediano plazo, con gran énfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles de producción específicos durante el período no mayor a un año. Incluye el uso de pronósticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia.

• MEDIANO PLAZOEs un subconjunto de la planificación a largo plazo. Se cen-tra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo, pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco años).

Los estados financieros pro forma en este período son más detallados que aquellos para la planificación a largo plazo. En definitiva se refinan los planeas estratégicos a largo pla-zo de la organización al desarrollar planes financieros más específicos.

El resultado de este nivel de planeación sirve como entrada para la planeación a corto plazo. Se relaciona primordial-mente con la planificación financiera, de manera que pue-da colocar a la organización en la mejor postura financiera para materializar las oportunidades descubiertas por la planificación a largo plazo.

• LARGO PLAZOSu parte central está formada por las consideraciones es-tratégicas en cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una característi-ca distintiva de este tipo de planificación es el descubrir oportunidades, y después desarrollar estrategias y pro-gramas efectivos para capitalizar dichas oportunidades. Se concentra en la extrapolación de datos recopilados de fuentes externas e internas para proyectar la información relacionada con la comercialización y distribución , técnica y de instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un entendimiento realista de los mercados, productos, plantas, almacenes, márgenes, utili-dades, retorno sobre la inversión, flujo de efectivo, disponi-bilidad de capital, capacidades de ingenieríay habilidades y capacidades del persona.

Objetivos y

MetasObjetivos“Los objetivos son resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia donde ésta pretende llegar.Son los fines hacia los cuales se dirige cada actividad de la empresa como la organización, la integración de personal, la dirección y control. También cada departamento pue-de tener sus propios objetivos. Un objetivo podría ser el de utilizar estrategias efectivas para obtener más clientes”. (Organización Profesional, Lorena Mérida, 1998: 2-3).

Importancia de los objetivosEstablecer objetivos es esencial para el éxito de una empre-sa, éstos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa.

Otras de las razones para establecer objetivos es que per-miten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección, ade-más sirven de guía para la formulación de estrategias, asig-nación de recursos, y realización de tareas o actividades. También permiten evaluar resultados, al comparar los re-sultados obtenidos con los objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o productividad de la empresa, de cada área, de cada grupo o de cada trabajador.

Por lo que generan coordinación, organización, control, participación, compromiso y motivación; revelan priorida-des, producen sinergia y disminuyen la incertidumbre. Los objetivos deben cumplir ciertos requisitos para ser formu-lados:

MediblesLos objetivos deben ser mensurables, es decir, deben ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Sin em-bargo, es posible utilizar objetivos genéricos, pero siempre y cuando éstos estén acompañados de objetivos específicos o medibles que en conjunto, permitan alcanzar los genéri-cos.


ClarosLos objetivos deben tener una definición clara, entendible y precisa, no deben prestarse a confusiones ni dejar dema-siados márgenes de interpretación.

AlcanzablesDeben ser posibles de alcanzar, deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capaci-dad o recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) que ésta posea. Se debe tener en cuenta también la dispo-nibilidad de tiempo necesario para cumplirlos.

DesafiantesDeben ser retadores, pero realistas. No deben ser algo que de todas maneras sucederá, sino algo que signifique un de-safió o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mu-cha utilidad, aunque objetivos fáciles al principio pueden servir de estímulo para no abandonar el camino apenas éste se haya iniciado.

RealistasDeben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir, por ejemplo. Los objetivos deben ser razonables, teniendo en cuenta el en-torno, la capacidad y los recursos de la empresa.

CoherentesDeben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos, con la visión, la misión, las políticas, la cultura organiza-cional y valores de la empresa.

TIPOS DE OBJETIVOS

De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en:

a. Objetivos generalesSon expresiones genéricas, algunos ejemplos de objetivos generales o genéricos son:Dentro de los objetivos generales, se encuentra la visión de la empresa, que es el principal objetivo general que persi-gue una empresa.

b. Objetivos específicosSon objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, están expresados en cantidad y tiempo, algunos ejemplos de objetivos específicos son:

De acuerdo al alcance del tiempo, los objetivos se pueden clasificar en:

a. Objetivos de largo plazo (Estratégicos)Son objetivos a nivel de la organización, sirven para definir el rumbo de la empresa. Se hacen generalmente para un periodo de cinco años, y tres como mínimo. Cada objetivo estratégico requiere una serie de objetivos tácticos.

b. Objetivos de mediano plazo (Tácticos)Son objetivos a nivel de áreas o departamentos, se estable-cen en función de los objetivos estratégicos. Se hacen gene-ralmente para un periodo de uno a tres años. Cada objetivo táctico requiere una serie de objetivos operacionales.

c. Objetivos de corto plazo (Operacionales)Son objetivos a nivel de operaciones, se establecen en fun-ción de los objetivos tácticos. Se hacen generalmente para un plazo no mayor de un año.

Recomendaciones sobre el uso de objetivos

• Se deben establecer objetivos generales, pero siem-pre y cuando éstos sirvan de referencia para establecer objetivos específicos. Establecer solamente objetivos gene-rales, puede generar confusión y falta de conciencia de ha-cia dónde realmente se quiere llegar, siempre es necesario acompañarlos con objetivos específicos.

• Es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada división o área, y para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en función de los objetivos de cada área, y los objetivos de cada área se formulan en función de los objetivos de la em-presa. Imagen de http://office.microsoft.com

• Los objetivos no deben ser estáticos, se debe tener la suficiente flexibilidad como para poder adaptarlos a los cambios inesperados que podrían suceder en el entorno, por ejemplo, los cambios repentinos en los gustos de los consu-midores como producto de nuevas modas. • Siempre se deben establecer prioridades, cumpliendo los objetivos en orden de importancia o urgencia.

• Y, por último, los objetivos deben ser conocidos por todos los niveles de la empresa, y siempre deben hacerse re-cordar permanentemente.

MetasLas metas establecen la intención total y a largo plazo de la administración, deben definir los grados relativos de impor-tancia y las áreas en las cuales se deben concentrar.

Generalmente las metas de la organización cumplen tres fun-ciones principales:

1. Establecen el estado futuro deseado que la organización quiere alcanzar, por lo que constituyen principios generales que deben ser seguidos por los miembros de la organización.

2. Proporcionan una lógica o razón fundamental para la exis-tencia de la organización

3. Proporcionan un conjunto de estándares con los que se puede contrastar el rendimiento organizativo.

Las metas también se pueden clasificar de acuerdo a los nive-les organizativos en tres clases así:

Metas Oficiales o Misiones. Son aquellas metas genera-les que hacen referencia al nivel más amplio general de la or-ganización, por ejemplo introducción de nuevos productos, entrada a nuevos mercados.Metas Operativas. Son afirmaciones mas especificas don-de vienen definida la intención o finalidad tanto de la orga-nización como de los distintos departamentos, divisiones o unidades.Metas especificas individuales. Son las más concretas y exponen lo que deben hacer los individuos en la organiza-ción.

Discusión

La planeación consiste en determinar los objetivos, proce-dimientos y métodos Antes de iniciar cualquier acción ad-ministrativa para lograrlos,es de suma importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos nuevos, para dar solución a los problemas.

Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuanto mejor se fijen los planes será menor ese campo de lo eventual, con lo que se habrá robado campo a la adi-vinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que puede calcularse las adaptaciones futuras.

Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan ge-neral. Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjun-to, logrando así una coordinación entre los recursos, fun-ciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.

Se puede concluir que la planeación consiste en fijar el cur-so concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo de antemano los principios que habrán de orientarlo, la se-cuencia de operaciones para realizarlos y las determinacio-nes de tiempos y de números, necesarias para su realiza-ción.

Podemos decir que para las pequeñas empresa es suma importancia planear el curso que va seguir la empresa y todo lo que en ella se va ser, esto con el fin de mejorar la eficiencia ya que el éxito de las actividades que realicen en las empresa no pueden ni deben ser fruto de improvisa-ción, sino que todo debe estar pensado y visualizado con anterioridad para poder llegar a el objetivo que empresa tiene establecido.

Al utilizar la planeación y todas sus herramientas en la em-presa, y al establecer los lineamientos sobre los cuales se va a desarrollar y los cuales seguirá, se podrá tener un control de lo antes establecido para alcanzar el objetivo de la em-presa.

Conclusiones

Recomendaciones

Desde el momento que se quiere formar una empresa se debe de tomar el tiempo para crear la planeación admi-nistrativa de la empresa, ya que de esta forma lograremos minimizar riesgos.

Concluido el proceso de elaboración del plan administra-tivo queda por delante la importante tarea de gestionar la implementación del plan, aspecto que requiere el compro-miso explícito de la alta gerencia y habilidades de liderazgo para movilizar a las personas y los recursos de la organiza-ción en función de los propósitos definidos.

Una empresa de éxito revisa sus planificaciones estratégi-cas en forma periódica. Debe ser flexible para aprovechar el conocimiento del medio cambiante.

Planeación Administrativa Organización Profesional

ResumenGrupo 4

Introducción

Es de suma importancia que antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condicio-nes futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planea-ción. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás improvisada.

Revisión de Literatura

La planeación establece las bases para determinar el elemen-to riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos re-sultados no se logran por sí mismos: es necesario planearlos con anterioridad.Es por eso que el siguiente trabajo nos muestra de una forma clara y ordena, como realizar una planeación administrativa para poder minimizar riesgos, al momento crear nuestra em-presa.

Material y TécnicasPara la elaboración de este documento primero se realizó una investigación sobre la planeación administrativa en libros, documentos y páginas de internet que nos ayudaran a tener más conocimientos sobre dicho tema; seguidamente realiza-mos la técnica del resumen, extrayendo lo más importante para su mejor comprensión reforzando el tema con imágenes para que sea más fácil de recordar y aplicarlos en situaciones de la vida diaria.


Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es im-prescindible determinar los resultados que pretende alcan-zar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planeación.

La planeación contribuye a alcanzar los propósitos y ob-jetivos de la empresa, y es la primordial tarea del gerente; luego le sigue la organización, integración de personal, di-rección y control. Todas las demás funciones administrati-vas deben planearse para que sean eficaces.

La planeación es eficiente si logra su propósito a un cos-to razonable, es decir, cuando se saca mayor provecho al tiempo, al dinero y al trabajo, así como también al grado que contribuye a la satisfacción individual y de grupo. (Koontz y Weihrich, 1990:66-69).

Antes de emitir una definición de la planeación, se analiza-rán algunas emitidas por los autores más reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto:

“La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización”. A. Reyes Ponce.

“Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a tra-vés de técnicas y procedimientos definidos” Ernest Dale.

“Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propues-tas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados” George R. Terry.

“La planeación es el primer paso del proceso administra-tivo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas” J. A. Fernández Arenas.



El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la admón. Mis-mas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Se compone por dos fases que son: La mecánica y la dinámica.

La fase mecánica, es la parte teórica de la admón., en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en: Previsión, Planta-ción y Organización.

La fase dinámica, se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social. Y se divide en: Control, Dirección y Integración.

Proceso de Planeación Administrativa

Tipos de Planeación AdministrativaPlaneación Estratégica. Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como fina-lidad básica el establecimiento de guías generales de ac-ción de la misma. Las características de esta planeación son, entre otras, las siguientes:

- Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes. - Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerár-quicos de dirección. - Establece un marco de referencia general para toda la or-ganización. - Se maneja información fundamentalmente externa. - Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación. - Normalmente cubre amplios períodos. - No define lineamientos detallados.

Imagenes de www.shutterstock.com

Planeación Táctica. Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación es-tratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos. Algunas de las características principales de la planeación táctica son:

- Se da dentro de las orientaciones producidas por la pla-neación estratégica. - Es conducida y ejecutada por los ejecutivos de nivel me-dio. - Se refiere a un área específica de actividad de las que consta la empresa. - Se maneja información externa e interna. - Está orientada hacia la coordinación de recursos. - Sus parámetros principales son efectividad y eficiencia.

Planeación Operativa. Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones.

Las características más sobresalientes de la planeación operacional son:

- Se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planea-ción estratégica y táctica. - Es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico. - Trata con actividades normalmente programables. - Sigue procedimientos y reglas definidas con toda preci-sión. - Normalmente cubre períodos reducidos. - Su parámetro principal es la eficiencia.


Tipos de Planes

SEGÚN SU CLASE

El plan es un producto de la planificación, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de pla-nificación y el proceso de implementación del mismo.

El propósito de los planes se encuentra en: La previsión, la programación la coordinación de una secuencia lógica de eventos. Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o pesona).

Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos ó me-tas, políticas, procedimientos, métodos, programas y pre-supuestos. Al respecto, algunos tratadistas consideran que de los anteriores planes, las más importantes son las po-líticas y los programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los procedimientos.

• POLÍTICASSon planes en la medida en que constituyen reglas o nor-mas que permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo. Es en este punto donde los admi-nistradores deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como políticas una serie de pequeñas decisio-nes que no se tomaran con este objetivo.

• PROCEDIMIENTOS

Son planes por que establecen un método o forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son planes rela-cionados con métodos de trabajo o ejecución. Sirven como guías de acción mas que de pensamiento pues señalan el cómo deben hacerse ciertas actividades. • MÉTODOEl método es fundamental para toda acción, el cual puede definirse como la manera prescrita para el desempeño de una tarea dada con consideración adecuada del al objetivo, instalaciones disponibles y gastos totales de tiempo, dine-ro y esfuerzo.


• PRESUPUESTOConstituye un planteamiento de resultados esperados ex-presados en términos numéricos, están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determi-nado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros.

Los presupuestos pueden ser planes estratégicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tácticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes opera-cionales. Si su dimensión es local y de corto plazo.

• PROGRAMASSon planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las actividades que deban llevarse a cabo.

SEGÚN SU FIN

• NUEVOSEs aquella planificación que se pretende plantear, por lo tanto aun no existe y se necesita de un estudio previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto se desa-rrolla un nuevo plan.

Objetivos

Los objetivos son resultados que una empresa pretende alcanzar, o situaciones hacia donde ésta pretende lle-gar. Éstos son importantes porque establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa.

Objetivos y

Metas

Los objetivos deben cumplir ciertos requisitos para ser formulados:

Medibles: Deben ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Claros: Deben tener una definición clara, entendible y precisa, no deben prestarse a confusiones ni dejar dema-siados márgenes de interpretación.Alcanzables: Deben ser posibles de alcanzar, estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad además hay que tener en cuenta también la disponibilidad de tiempo necesario para cum-plirlos.Desafiantes: Deben ser retadores, pero realistas. No deben ser algo que de todas maneras sucederá, sino algo que signifique un desafió o un reto. Realistas: Deben tener en cuenta las condiciones y cir-cunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir.Coherentes: Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos, con la visión, la misión, las políticas, la cultura organizacional y valores de la empresa.

De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en:

a. Objetivos generales: Dentro de los objetivos generales se encuentra la visión de la empresa, en otras palabras es lo que pretende la empresa.b. Objetivos específicos: Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, están ex-presados en cantidad y tiempo.

MetasGeneralmente las metas de la organización cumplen tres funciones principales:

1. Establecen el estado futuro deseado que la organización quiere alcanzar, por lo que constituyen principios genera-les que deben ser seguidos por los miembros de la organi-zación.2. Proporcionan una lógica o razón fundamental para la existencia de la organización3. Proporcionan un conjunto de estándares con los que se puede contrastar el rendimiento organizativo.


Las metas también se pueden clasificar de acuerdo a los niveles organizativos en tres clases así:

Metas Oficiales o Misiones. Son aquellas metas generales que hacen referencia al nivel más amplio gene-ral de la organización, por ejemplo introducción de nuevos productos, entrada a nuevos mercados.Metas Operativas. Son afirmaciones mas especificas donde vienen definida la intención o finalidad tanto de la organización como de los distintos departamentos, divisio-nes o unidades, por ejemplo desarrollar productos concre-tos, identificar mercados específicos a acceder y emprender acciones para conseguir esta meta.Metas especificas individuales. Son las más concretas y exponen lo que deben hacer los individuos en la organización.

ConclusionesLa planeación consiste en determinar los objetivos, proce-dimientos y métodos Antes de iniciar cualquier acción ad-ministrativa para lograrlos,es de suma importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos nuevos, para dar solución a los problemas.

RecomendacionesDesde el momento que se quiere formar una empresa se debe de tomar el tiempo para crear la planeación admi-nistrativa de la empresa, ya que de esta forma lograremos minimizar riesgos.

Bibliografía

Koontz, Harold “Administración”, México: Mc GrawHill. Novena Edición

Ceja Guillermo “Planeación y Organización de Em-presas”. McGrawHill Octava edición.

Elementos básicos de la administración. [Documen-to en Línea]. Disponible:http://www.geoogle.com/organi-zacion/elementosbasicosdelaadministraciom/segunalgu-nosautores.htm (Consulta: 2010, octubre)

Hoja de Trabajo Organización Profesional

Grupo 4Título:


1. ¿Según Ernest Dale que es la planificación administrativa?

2. ¿Qué es el proceso administrativo?

3. ¿Cuáles son las dos fases de la planeación administrativa?

4. ¿Cuáles son las tipos de planeación administrativa?

5. ¿A qué se refiere la planeación táctica?

6. ¿Qué es un procedimiento?

7. ¿Qué es un presupuesto?

8. ¿Qué es un objetivo empresarial?

9. ¿Cómo se deben formular las metas de una empresa?

10. ¿Qué son las metas operativas?

Referencias

Ceja Guillermo “Planeación y Organización de Em-presas”. McGrawHill Octava edición.

Koontz, Harold “Administración”, México: Mc GrawHill. Novena Edición

Mérida, Lorena “Organización Profesional del dise-ñador gráfico”

Elementos básicos de la administración. [Documen-to en Línea]. Disponible:http://www.geoogle.com/organi-zacion/elementosbasicosdelaadministraciom/segunalgu-nosautores.htm (Consulta: 2010, octubre)

Bibliográficas

Internet

2. planeacion administrativa trabjo escrito

Documents

Transcript of 2. planeacion administrativa trabjo escrito