2003 г - Archives€¦ · Web view03-07 Документи (протоколи, рішення,...

Державний архів Донецької області

Примірна номенклатура справ вугільної шахти

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву Донецької областівід 17 липня 2014 р. № 10

Донецьк 2014

Примірна номенклатура справвугільної шахти

Ін-дексспра-

ви

Заголовок справи (тому, частини) Кіль-кість справ

(томів, частин)

Термін зберігання

справи (тому,

частини) і номера

статей за переліком

Примітка

1 2 3 4 5

01–Керівництво та апарат при керівництві 01-01 Закони, постанови інші акти Верховної

Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів и комісій Верховної Ради України; укази, розпорядження Президента України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України з питань діяльності шахти. Копії

Доки не мине

потреба1

ст.1-б, 2-б, 3-б

1Що стосуються діяльності шахти- постійно

01-02 Накази Міністерства палива та енергетики України з питань діяльності шахти. Копії

Доки не мине потреба1

1Основні правила роботи державних архівів України – п.3.1.17.Що стосуються діяльності шахти- постійно

01-03 Накази, розпорядження генерального директора державного підприємства (виробничого об’єднання) з видобутку вугілля з питань діяльності шахти. Копії



01-04 Рішення, розпорядження місцевих органів влади та органів місцевого самоврядування з питань діяльності шахти. Копії



01-05 Депутатські запити та документи (довідки, доповідні записки, інформації, висновки, листування) з їх виконання

5 років ЕПКст.8

01-06 Накази директора шахти з основної діяльності

Пост.ст.16-а

01-07 Накази директора шахти з адміністративно-господарських питань

5 роківст.16-в

01-08 Установчі документи (установчий акт, засновницький договір (статут), положення) та зміни до них; список засновників (учасників); виписка з Єдиного державного реєстру тощо

Пост.ст. 30

01-09 Документи (рішення, протоколи, акти, Пост.

баланси, висновки, звіти, повідомлення, виписки з державного реєстру, заяви, довідки, доповідні записки тощо) про створення шахти, її реорганізацію, лік-відацію (банкрутство), перейменування

ст. 35

01-10 Протоколи загальних зборів акціонерів підприємства

Пост.ст.12-а

01-11 Постанови, рішення, рекомендації ревізійної комісії

Пост.ст.39

01-12 Протоколи засідання наглядової ради Пост.ст.39

01-13 Положення про структурні підрозділи шахти

Пост.ст. 39

01-14 Кодекси (принципи) корпоративного управління підприємства

Пост.ст. 40

01-15 Протоколи нарад у директора шахти 5 років ЕПКст.13

01-16 Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі організації або про усунення серйозних недоліків та зловживань та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду

Пост.ст.82-а

01-17 Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян особистого та другорядного характеру та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду

5 років1

ст.82-б

1У разі неодноразового звернення – 5 р. після останнього розгляду

01-18 Списки постійних кореспондентів та їх адреси

1 рік1

ст.1036

1Після заміни новим

01-19 Листування з центральними та місцевими органами влади, органами місцевого самоврядування з основних (профільних) питань діяльності шахти


01-20 Листування з підвідомчими та іншими організаціями з основних (профільних) питань діяльності шахти


01-21 Листування з вищими за рівнем установами з організаційних питань діяльності шахти

3 рокист.24

01-22 Книга реєстрації наказів директора шахти з основної діяльності

Пост.ст.121-а

01-23 Книга реєстрації наказів директора з адміністративно-господарських питань


01-24 Книга прийому пропозиції, заяв, скарг громадян

5 років ст.124

01-25 Журнал реєстрації прийому громадян керівництвом шахти

3 роки ст.125

01-26 Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

3 роки ст.122

01-27 Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

3 роки ст.122

01-28 Книга реєстрації телеграм, телефонограм, телефаксів

1 рікст.126

01-29 Реєстри на відправлену кореспонденцію (розпорядчу документацію)

1 рікст.128

01-30 Номенклатура справ відділу 3 роки2

ст.112-в

2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву шахти

Архівний підрозділ01-31 Інструкції та методичні вказівки з

питань організації діловодства та архівної справи, надіслані для використання в роботі

До заміни новимист. 20-б

01-32 Положення про архівний підрозділ шахти

Постійност. 39

01-33 Положення про експертну комісію шахти

Постійност. 39

01-34 Протоколи засідань експертної комісії шахти

Пост.ст.14-а

01-35 Паспорт архіву шахти 3 роки1

ст.131

1До заміни новим

01-36 Справа фонду (історична довідка, акти перевірки наявності та стану документів, акти прийому-передачі документів від структурних підрозділів та на державне зберігання, акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів тощо)

Пост.1

ст.130

1У разі ліквідації організації передаються до архівного відділу міської ради

01-37 Описи справ постійного зберігання Пост.ст.137-а

01-38 Описи справ з кадрових питань (особового складу)

3 роки1

ст.137-б

1Після знищення справ

01-39 Описи справ тривалого (понад 10 років) строку зберігання

3 роки1

ст. 137-б

1Після знищення справ

01-40 Заяви, запити громадян і організацій про надання архівних довідок, копій, витягів та документи (довідки, копії, витяги тощо) з їх виконання

5 роківст.132

01-41 Документи (заяви, дозволи, листи) про допуск до роботи з архівними документами


01-42 Акти про надання документів у тимчасове користування та вилучення справ на вимогу правоохоронних органів

3 роки1

ст.134

1Після повернення документів

01-43 Приймально-здавальні акти з усіма додатками при зміні відповідальних працівників архівного підрозділу

3 роки1

ст.45-б

1Після зміни посадових відповідальних і матеріально відповідальних осіб

01-44 Вимоги, замовлення на видачу документів з архіву шахти

1 рік1

ст.135

1Після повернення документів

01-45 Журнал обліку видачі архівних копій, 5 років

довідок, витягів з документів ст.14101-46 Журнал обліку надходження та вибуття

документів з архіву шахтиДо

ліквідації шахтист.139

01-47 Журнал обліку видачі документів з архіву шахти в тимчасове користування

1 рік1

ст.140

1Після закінчення журналу та повернення документів до архіву

01-48 Листування про організаційно-методичні питання діловодства та архівної справи

3 рокист. 136

01-49 Зведена номенклатура справ шахти 5 років1

ст.112-а

1Після заміни новими та за умови складення зведених описів

02–Виробнича служба (дільниця підривних робіт)02-01 Накази директора шахти з основної

діяльності. КопіїДоки не мине потреба1

1Основні правила роботи державних архівів України – п.3.1.17.Оригінали в справі № 01-06

02-02 Плани ліквідації аварій на ділянці ВТБ 5 років1 1Наказ МУП СРСР №213 от 25.09.86

02-03 Плани ліквідації аварій на інших ділянках шахти

3 роки1 1Наказ МУП СРСР №213 от 25.09.86

02-04 Місячні звіти про запаси і рух вибухових матеріалів

3 роки ст.454 (ГП)

02-05 Місячні звіти по повторному використанню металокріплення

1 рікст.472 (ГП)

02-06 Паспорт управління покрівлею і кріплення очисних вибоїв

1 рік1

ст.474(ГП)

1Після відпрацювання виймального стовпа

02-07 Паспорт буропідривних робіт 1 рікст.449 (ГП)

02-08 Дозвіл на виробництво вибухових робіт 5 років1

ст.453 (ГП)

1Після закінчення вибухових робіт

02-09 Документи (акти, довідки тощо) з розслідування раптових викидів вугілля, породи, газу

Пост. ст.991 (ГП)

02-10 Акти перевірки обліку, зберігання і витрат вибухових матеріалів

5 років ст.455 (ГП)

02-11 Акти на знищення неякісних вибухових матеріалів

5років ст.456 (ГП)

02-12 Наряд-путівки на виробництво вибухових робіт

1 рік1

ст.451 (ГП)


02-13 Наряд – накладна на видачу вибухових матеріалів

1 рік1

ст.451 (ГП)


02-14 Листування з вищими за рівнем організаціями про прогнозування викидонебезпечних зон

5 роківЕПКст.23

02-15 Листування з питань вибухових робіт 1 рікст.457 (ГП)

02-16 Журнали обліку раптових викидів вугілля, породи, газодинамічних явищ

Пост. ст.997 (ГП)

02-17 Книги вимірів метану та обліку 3роки

загазувань ст.1002(ГП)

02-18 Книги нарядів по шахті, ділянкам 3роки ст.490 (ГП)

02-19 Книга обліку роботи шахти (ф. №№ 1,2) 3роки1 1Наказ МУП СРСР №466 от 17.09.86

02-20 Книга обліку надходження та використання вибухових матеріалів


02-21 Книга обліку видачі та повернення вибухових матеріалів


02-22 Журнал струсного підривання 1рік1 1Наказ МУП СРСР №227 от 29.09.86

02-23 Журнали запису відмов при вибухових роботах та часу їх ліквідації


02-24 Номенклатура справ виробничої служби 3 роки2

ст.112-в


03–Відділ техніки безпеки, вентиляції та охорони праці03-01 Закони, постанови та інші акти

Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Міністерства палива та енергетики з питань охорони праці і надзвичайним ситуаціям. Копії


ст. 1-б, 2-б, 3-б, 16-а

1Що стосуються роботи відділу - постійно

03-02 Методичні вказівки, рекомендації, інструктивні листи вищих за рівнем органів з питань охорони праці і надзвичайних ситуацій, надіслані для керівництва

1 рік1

ст.983-б (ГП)

1Після заміни новими

03-03 Накази та розпорядження генерального директора державного підприємства (виробничого об’єднання) з видобутку вугілля з питань охорони праці і надзвичайним ситуаціям. Копії


потреба1

1Основні правила роботи державних архівів України – п.3.1.17

03-04 Накази директора шахти з основної діяльності. Копії.


потреба1


03-05 Річний статистичний звіт про травматизм на підприємстві та його матеріальних затратах (ф. №7 –НТВ)

Пост.ст.302-б

03-06 Річний статистичний звіт про умови праці, пільги та компенсації в несприятливих умовах (ф. №1 –ПВ, ф. №1 –УБ)


03-07 Документи (протоколи, рішення, переліки стандартів і норм, переліки та плани робочих місць, висновки, акти, карти умов праці тощо) з питань атеста-ції робочих місць на відповідність нормативно-правовим актам з охорони


праці03-08 Документи (акти, висновки, протоколи,

аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві, пов’язані із значними ма-теріальними збитками та людськими жертвами

Пост.ст.453

03-09 Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій

45 років1

ЕПКст.453

1Пов’язані з людськими жертвами – пост.

03-10 Документи (звіти, довідки, списки) про травматизм на виробництві


03-11 Акти нещасних випадків, пов’язаних з виробництвом

45 років1

ЕПКст.453

1Пов’язані з людськими жертвами – пост.

03-12 Акти розслідування професійних захво-рювань та отруєнь

45 років ЕПК

ст.45803-13 Перелік ділянок виробків шахти,

небезпечних шаровим скупченням метану

3 рокиЕПК

ст.1001 (ГП)

03-14 Документи (плани, акти – наряди) відбір проб повітря на зміст пилу, газу та зольності

1 рікст.1004

(ГП)03-15 Документи (довідки, інформації) з

поліпшення умов праці, стану техніки безпеки та промислової санітарії

5 роківЕПК

ст.43303-16 Документи (акти, приписи) інспекцій,

комісій та технічних інспекторів з техні-ки безпеки та промислової санітарії


03-17 Документи (доповідні записки, звіти, довідки) про виконання розпоряджень з техніки безпеки та промислової санітарії

5 роківЕПК

ст.434

03-18 Повідомлення медпункту про потерпі-лих внаслідок нещасних випадків

3 роки ст.457

03-19 Листування про стан і заходи з поліпшення умов праці, техніки безпеки


03-20 Листування про аварії та нещасні випад-ки, пов’язані з виробництвом

3 роки ст.470

03-21 Журнали реєстрації аварій Пост.ст.476

03-22 Журнали реєстрації нещасних випадків, пов’язаних з виробництвом

45 років1

ст.477

1Після закінчення журналу

03-23 Журнали реєстрації нещасних випадків, непов’язаних з виробництвом

45 років1

ст.477


03-24 Журнали обліку професійних захворювань (отруєнь)

45 років1

ст.478


03-25 Журнали реєстрації інструктажу з техніки безпеки

10 років1

ст.482


03-26 Книги реєстрації попереджень про не- 10 років

безпечність робіт на окремих ділянках шахти

ст.479

03-27 Книги заміру метану (вуглекислого газу) и обліку загазованості

3 рокиЕПК

ст.1002 (ГП)

03-28 Журнали обліку аналізів проб повітря на зміст пилу, газу та зольності

3 рокист.1004

(ГП)03-29 Книга контролю стану пилового

режиму3 рокист.1007

(ГП)03-30 Журнали обліку профілактичних робіт з

техніки безпеки 10 років ст.480

03-31 Номенклатура справ відділу техніки безпеки та охорони праці

3 роки2

ст.112-в


04 – Енерго-механічна служба04-01 Накази директора шахти з основної

діяльності. КопіїДоки не

мине потреба1


04-02 Річний паливний та енергетичний баланси (ф.№24 – енергетика)

Пост.ст.566-в

(ГП)04-03 Річний статистичний звіт про

використання теплової енергії та палива (ф. 11-МТП)

Пост.ст.568-в

(ГП)04-04 Квартальний статистичний звіт про

використання теплової енергії та палива (ф. 11-МТП)

5 роківст.568-г

(ГП)04-05 Річний звіт про наявність і

використання основного шахтного обладнання


04-06 Квартальні звіти про наявність і використання основного шахтного обладнання

3 роки3

ст.302-г

3За відсутністю річних - постійно

04-07 Річні плани поставки електроенергії 5 роківст.567 (ГП)

04-08 Розрахунки та обґрунтовування потреби в електроенергії і паливі

3 рокист.572 (ГП)

04-09 Річні заявки потреби в електроенергії і паливі

3 роки ст.573-а

(ГП)04-10 Квартальні заявки потреби в

електроенергії і паливі1 рік

ст.573-б (ГП)

04-11 Квартальні плани заходів та звіти з економії електроенергії, теплоенергії та палива по програмі «Енергозбереження»


04-12 Річні (квартальні, щомісячні) повідомлення про ліміти використання електроенергії по шахті

5 роківст.574 (ГП)

04-13 Паспорти обладнання 5 років2

ст.1038

2Після ліквідації основ-них засобів

04-14 Документи (акти, висновки, листи) про обстеження котлів державною інспекцією

3 роки ст.1879

04-15 Документи (доповідні записки, акти, звіти) про наявність незмонтованого обладнання


04-16 Документи (доповідні записки, акти, приписи тощо) з експлуатації енергогосподарства, теплогосподарства шахти та контроль за їх роботою


04-17 Акти обстеження з використання електроенергії


04-18 Повідомлення про аварії та пошкодження електромережі


04-19 Листування про витрачання електро-енергії та експлуатацію енергетичного устаткування


04-20 Листування про заміну та модернізацію застарілого обладнання


04-21 Журнали технічного огляду стану обла-днання, приборів

1 рікст.539 (ГП)

04-22 Журнали обліку пошкоджень, технічно-го огляду й ремонту засобів зв’язку, об-ладнання, приладів

1 рік1

ст.1116

1Після усунення пошкоджень

04-23 Книги записів, відомості показників контрольно-вимірювальних приладівта електролічильників

1 рікст.583(ГП)

04-24 Номенклатура справ енерго-механічної служби

3 роки2

ст.112-в


05 – Плановий відділ05-01 Закони, постанови та інші акти

Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Міністерства палива та енергетики, які регламентують роботу відділу. Копії

Доки не мине потреба1ст. 1-б, 2-б, 3-б, 16-а


05-02 Положення, інструкції вищих за рівнем організацій з питань планування

До заміни новими ст.20-б

05-03 Накази та розпорядження генерального директора державного підприємства (виробничого об’єднання) з видобутку вугілля з питань планування. Копії


потреба1


05-04 Накази директора шахти з основної Доки не 1Основні правила роботи державних архівів

діяльності. Копії мине потреба1

України – п.3.1.17.Оригінали в справі № 01-06

05-05 Перспективний план розвитку шахти та документи до нього

Пост.ст.149

05-06 Річна програма розвитку гірничих робіт Пост.ст.149

05-07 Програма економічного розвитку шахти Пост.ст.149

05-08 Місячна планова собівартість 1 тонни вугілля


05-09 Зведені річні плани по виробництву вугілля


05-10 Зведені річні плани з праці Пост.ст.157-а

05-11 Місячні плани видобутку вугілля та проходження підготовчих робіт по ділянках і місцях роботи шахти з додатками (режим)


05-12 Річний статистичний звіт шахти про роботу вугільної шахти (ф. № 1-ПЕХ)


05-13 Квартальні статистичні звіти шахти про роботу вугільної шахти (ф. № 1-ПЕХ)

3роки3

ст.302-г


05-14 Місячні статистичні звіти шахти про роботу вугільної шахти (ф. № 1 ПЕХ)

1рік5

ст.302-г

5За відсутністю річних, квартальних - постійно

05-15 Річний статистичний звіт про роботу шахти (ф. № 1-П, №3-ТЕКО, № 1-НПП)


05-16 Квартальні статистичні звіти про роботу шахти (ф. № 1-П, №3-ТЕКО, №1-НПП)

3роки3

ст.302-г


05-17 Місячні статистичні звіти про роботу шахти (ф. № 1-П, № 3-ТЕКО, №1-НПП)

1рік5

ст.302-г


05-18 Річний статистичний звіт шахти про виконання плану з праці (ф. № 1-ПВ)


05-19 Квартальні статистичні звіти шахти про виконання плану по праці (№ 1-ПВ)

3роки3

ст.302-г


05-20 Місячні статистичні звіти шахти про виконання плану з праці (ф. № 1-ПВ)

1рік5

ст.302-г


05-21 Місячні техніко-економічні показники роботи шахти

Пост. 1

ст.1623-а


05-22 Аналіз виконання плану по собівартості видобутку вугілля

Пост. 1

ст.148а

1У пояснювальній записці до річного бухгалтерського звіту

05-23 Оперативні аналізи витрат фонду заробітної плати по ділянках шахти


потреба ст.216 (ГП)

05-24 Розрахунок плану по праці непромислового персоналу шахти

5років ст.163

05-25 Щоденні та місячні зведення з видобутку вугілля

1рікст.472 (ГП)

05-26 Листування з питань планування 3 рокист.116(ГП)

05-27 Номенклатура справ планового відділу 3 роки2

ст.112-в


06 – Відділ нормування праці та заробітної плати (відділ управління компенсаціями та пільгами)

06-01 Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Міністерства палива та енергетики, які регламентують роботу відділу. Копії

Доки не мине потреба1ст. 1-б, 2-б, 3-б, 16-а


06-02 Положення, інструкції вищих за рівнем організацій з питань нормування праці та заробітної плати


06-03 Накази та розпорядження генерального директора державного підприємства (виробничого об’єднання) з видобутку вугілля з питань нормування праці та заробітної плати. Копії


потреба1


06-04 Накази директора шахти з основної діяльності. Копії


потреба1


06-05 Тарифно-кваліфікаційні довідники, сітки, ставки

До заміни новимист.413-б

06-06 Положення про преміювання та оплату праці, розроблені на шахті


06-07 Паспорти норм виробітку і розцінок, розроблені на шахті


потреба1

ст.410-б

1До переходу на нові умови оплати праці

06-08 Затверджені штатні розписи та переліки змін до них

Пост.ст.37-а

06-09 Річний статистичний звіт з нормування та оплати праці (ф. № 1ПН-уголь)


06-10 Річний статистичний звіт щодо умов праці, пільгах та компенсаціях у неспритних умовах праці (ф.№1-ПВ)


06-11 Річний аналіз виконання норм виробітку і складу заробітної плати (ф № 1-ПН)


06-12 Квартальний аналіз виконання норм виробітку і складу заробітної плати (ф. № 1-ПН)

3 роки3

ст.302-г


06-13 Місячний аналіз виконання норм виробітку і складу заробітної плати (ф. № 1-ПН)

1 рік5

ст.302-г


06-14 Колективний договір та інформація про його виконання


06-15 Паспорти розрахунків норми виробітку та розцінки

3 р.1

ст.4111Після заміни новими

06-16 Рапорти, табелі, наряди та інші первинні документи, які є підставою для нарахування заробітної плати

3 роки1

ст.3361За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодав-ства, а для органів вико-навчої влади, державних фондів, бюджетних орга-нізацій, суб’єктів госпо-дарювання державного сектору економіки, підприємств і організа-цій, які отримували кош-ти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували дер-жавне чи комунальне майно, – ревізії, прове-деної органами держав-ної контрольно-ревізій-ної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, від-криття судами провад-ження у справах – збері-гаються до ухвалення ос-таточного рішення2Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, – 5 р.

06-17 Листування з вищими за рівнем організаціями з питань праці та заробітної плати

3 роки ст.428

06-18 Листування з вищими за рівнем організаціями про затвердження і зміну штатів

1 рікст.71

06-19 Книга нарядів по шахті, ділянкам 3 роки ст.490(ГП)

06-20 Номенклатура справ відділу нормування праці та заробітної плати (відділу управління компенсаціями та пільгами)

3 роки2

ст.112-в


07 – Юридичний відділ (департамент з правового забезпечення)07-01 Закони, постанови та інші акти

Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України,



постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Міністерства палива та енергетики з питань діяльності шахти. Копії

ст. 1-б, 2-б, 3-б, 16-а

07-02 Положення, інструкції вищих за рівнем організацій з питань діяльності шахти


07-03 Накази та розпорядження генерального директора підприємства з питань діяльності шахти. Копії


потреба1




потреба1


07-05 Судово-арбітражні справи (позовні заяви, довіреності, претензії, акти, довідки)

3 роки1

ст.891Після прийняття рішення

07-06 Справи з трудових конфліктів 3 роки1

ст.1419 (ГП)

1Після прийняття рішення

07-07 Договори, угоди (господарські ) 3 років1,2

ст.3301Після закінчення строку дії договору, угоди 2Див. примітки досправи № 06-16

07-08 Копії документів (позовні заяви, акти, доручення, довідки, доповідні записки, характеристики тощо), що подаються до судових органів; копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов

3 роки1

ст.891Після прийняття рішення

07-09 Копії довіреностей на ведення судових справ

1рікст.1421

(ГП)07-10 Кодифікаційні картотеки і покажчики

законодавчих актів та інших норматив-них актів (наказів, інструкцій, правил тощо)

До ліквідації

шахти ст.104

07-11 Листування з правових питань, у тому числі про роз’яснення законодавства

3 рокист.96

07-12 Листування про виконання вироків, рі-шень, ухвал судових органів

3 роки1

ст.1001У частині виконання фі-нансовими органами від-шкодування збитків або виплати компенсації за конфісковане майно – пост.

07-13 Листування претензійне про постачан-ня, підряди та послуги

3 роки1

ст.991З експорту та імпорту – 10 р.

07-14 Журнали обліку претензій та позовів 3 роки ст.107

07-15 Журнали обліку договорів, угод, контрактів про постачання/збут, купівлю-продаж продукції


07-16 Номенклатура справ юридичного 3 роки2 2Після заміни новою та

відділу (департаменту з правового забезпечення)

ст.112-в за умови передавання справ до архіву шахти

Документи щодо зовнішньоекономічних зв’язків

шахти07-17 Документи (угоди, контракти, плани,

звіти, довідки) про науково – технічне, економічне та культурне співробітництво з різними регіонами України та зарубіжними країнами

Пост.ст.62, 906

07-18 Документи (акти, описи, переліки, висновки, довідки) про приймання-пе-редавання обладнання, матеріалів з екс-порту та імпорту

Пост.ст.924

07-19 Документи (протоколи зустрічей, звіти, доповіді, інформації) про прийом представників зарубіжних країн

Пост.ст.911

07-20 Документи (проекти, пропозиції, заува-ження, висновки) про підготовку угод, договорів, контрактів з науково-техніч-ного, економічного, культурного і правового співробітництва із зарубіжни-ми країнами


ст.934

07-21 Документи (акти, протоколи, програми, плани, контракти, листи) про навчання, стажування іноземних спеціалістів на шахті


07-22 Дозволи на ввезення (вивезення) за кор-дон (з-за кордону) обладнання, матеріа-лів


07-23 Документи (декларації, ліцензії, дозволи, специфікації та інші супровідні документи) митного оформлення вантажів, обладнання

3 роки1

ст.9281Див. примітки досправи № 06-16

07-24 Листування з вищими за рівнем та іноземними організаціями про імпортні та експортні поставки


ст.93407-25 Листування про науково-технічне, еко-

номічне і культурне співробітництво із зарубіжними країнами

5 років ЕПК

ст.93307-26 Листування про прийом представників

зарубіжних країн5 роківст.931

07-27 Журнали, картотеки обліку відвідувань шахти представниками зарубіжних країн


07-28 Номенклатура справ юридичного відділу

3 роки2

ст.112-в


08 – Відділ кадрів (відділ з адміністрування персоналу)

08-01 Закони, постанови та інші акти Доки не 1Що стосуються роботи

Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Міністерства палива та енергетики з питань кадрової роботи. Копії

мине потреба1ст. 1-б, 2-б, 3-б, 16-а

відділу - постійно

08-02 Положення, інструкції вищих за рівнем організацій з питань кадрової роботи


08-03 Накази та розпорядження генерального директора державного підприємства (виробничого об’єднання) з видобутку вугілля з питань кадрової роботи. Копії


потреба1


08-04 Накази директора шахти з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги)

75 років ст.16- б

08-05 Накази директора шахти про надання відпусток робітникам і службовцям з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок

75 роківст. 16-б

08-06 Накази директора шахти про надання відпусток робітникам і службовцям


08-07 Накази директора шахти про відрядження (довгострокові в межах України та закордон)

Пост.ст.16-б

08-08 Накази директора шахти про відрядження (короткострокові в межах України та закордон)

5 роківст.16-б

08-09 Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)

75 р. ЕПКст.492

08-10 Посадові та робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці


08-11 Посадові інструкції працівників та службовців

5 років1

ст.43


08-12 Протоколи засідань комісій з встановлення трудового стажу для виплати надбавок за вислугу років та документи (подання, довідки, анкети) до них

10 років1

ст.501

1За відсутності наказів про встановлення надбавок – 75 р.

08-13 Річний статистичний звіт про Пост.

чисельність окремих категорій працівників та підготовку кадрів (ф. № 6 – ПВ)

ст.302-б

08-14 Квартальний статистичний звіт про чисельність окремих категорій працівників та підготовку кадрів (ф. № 6 - ПВ)

3 роки 3

ст.302-г


08-15 Місячний статистичний звіт про чисельність окремих категорій працівників та підготовку кадрів (ф. № 6 – ПВ)

1 рік5

ст.302-г


08-16 Документи (доповіді, огляди, звіти, до-відки) про стан та перевірку роботи з кадрами

Пост.ст.489

08-17 Документи (нагородні листи, списки) про надання до нагородження орденами і медалями, відомчими нагородами, присвоєння почесних звань

Пост.ст.654

08-18 Документи (подання, клопотання, хара-ктеристики, автобіографії, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень тощо) про представлення до нагородження державними, відомчими нагородами, присвоєння почесних звань, присудження премій

Пост.ст.654

08-19 Списки осіб, нагороджених державними та іншими нагородами, почесними званнями, преміями

Пост.ст.658

08-20 Особова справа директора шахти Пост.ст.493-а

08-21 Особові справи службовців, інженерно-технічних працівників

75 років ст.493-в

08-22 Особові картки керівників, інженерно-технічних працівників, службовців і робітників шахти (у тому числі тимчасових співробітників та працюючих за договором)

75 років ст.493-в

08-23 Особові картки з обліку військовозобов’язаних

3 роки1

ст.525-л1Після звільнення

08-24 Оригінали особистих документів офіційного походження (дипломи, атес-тати, посвідчення, свідоцтва, трудові книжки)

. Дозапитання, не затребу-

вані – не менше


08-25 Документи (листки з обліку кадрів, за-яви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до на-казів з кадрових питань (особового складу), що не увійшли до складу осо-бових справ

3 роки ст.491

08-26 Документи (характеристики, акти, доповідні записки, довідки, листування) про притягнення до відповідальності осіб, які порушили трудову дисципліну

1 рікст.398

08-27 Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати

1 рікст.515

08-28 Документи (заяви, довідки, подання) про оформлення та призначення пенсій


08-29 Документи (згоди, повідомлення тощо) суб’єктів персональних даних про включення їх даних до бази на обробку персональних даних

5 років1

ст.82-б

1У разі неодноразового звернення – 5 років після останнього розгляду

08-30 Виїзні справи (анкети, характеристики, автобіографії, довідки, копії особистих документів, копії наказів про відря-дження) спеціалістів, відряджених за кордон: тих, що виїхали за кордон

10 років1

ст.497-а

1Після повернення з від-рядження

08-31 Виїзні справи (анкети, характеристики, автобіографії, довідки, копії особистих документів, копії наказів про відря-дження) спеціалістів, відряджених за кордон: тих, що не виїхали за кордон


08-32 Посвідчення про відрядження 5 років1

ст.514

1Щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій – 75 р.

08-33 Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо

3 роки ст.517

08-34 Списки військовозобов’язаних 3 роки ст.525-л

08-35 Довідки про наявність вакантних посад 1 рікст.507

08-36 Листування з органами державної вла-ди, органами місцевого самоврядуван-ня, організаціями вищого рівня, проф-спілковими органами про нагородження працівників, присвоєння почесних звань, присудження премій

5 років ЕПК

ст.657

08-37 Листування про приймання, розподіл, переміщення, облік кадрів

5 років ЕПК

ст.52008-38 Листування з кадрових питань 3 роки

ст.2408-39 Листування про оформлення пенсій 3 роки

ст.69608-40 Листування про облік і відстрочку від

призову військовозобов’язаних1 рік ст.668

08-41 Алфавітна книга працівників шахти 75 років

ст.52808-42 Книга обліку руху особових справ

працівників шахти75 років ст.528

08-43 Книга реєстрації наказів директора з кадрових питань (особового складу)

75 років ст.121-б

08-44 Книга реєстрації наказів директора про надання відпусток робітникам і службовцям


08-45 Книга реєстрації наказів директора про відрядження (довгострокові в межах України та закордон)


08-46 Книга реєстрації наказів директора про відрядження (короткострокові в межах України та закордон)


08-47 Журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)


08-48 Журнали, картотеки обліку приймання, переміщення, звільнення працівників (у тому числі тимчасових)


08-49 Книга реєстрації видачі трудових книжок і вкладок до них

50 років ст.530-а

08-50 Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату

3 роки ст.535

08-51 Книга обліку дисциплінарних стягнень 3 роки ст.122

08-52 Книги обчислення стажу працівникам 10 років1

ст.501

1За відсутності наказів про встановлення надбавок – 75 р.

08-53 Журнали перевірки стану обліку війсь-ковозобов’язаних і призовників

3 роки ст.671

08-54 Журнал обліку та видачі печаток і штампів


08-55 Журнал обліку документів з питань захисту персональних даних

3 роки ст.124

08-56 Журнал обліку видачі перепусток та посвідчень працівникам шахти


08-57 Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження

5 років1

ст.533

1Після закінчення журна-лу

08-58 Журнал обліку листків непрацездатності

3 роки1

ст.739


08-59 Номенклатура справ відділу кадрів 3 роки2

ст.112-в


09 - Технічний відділ (технологічна служба)

09-01 Нормативні навантаження на очисні забої вугільних шахт за геологічними умовами та механізмами виїмки

Пост.ст.468 (ГП)

09-02 Проекти розкриття пластів До ліквідації

шахти ст.282 (ГП)

09-03 Розрахунок виробничої потужності шахти


09-04 Річні плани проведення підготовчих виробок на шахті


09-05 Документи (відомості, розрахунки, довідки, листування) по складанню комплексних заходів на виїмкові ділянки і креслення до них


09-06 Документи (відомості, розрахунки, довідки, листування) по складанню паспортів виїмкових дільниць, погашенню гірничих виробок, відкатувального штреку і т.д.


09-07 Доповнення до паспортів виїмкових дільниць


09-08 Документи (відомості, розрахунки, довідки, листування) по складанню технологічних заходів


09-09 Креслення до паспортів, заходам, доповненням, проектам


09-10 Паспорти управління покрівлі та кріплення

1 рік1

ст.474 (ГП)

1Після відпрацюваннявиймального стовпа

09-11 Паспорти кріплення підготовчих и перекріплення гірничих виробок

1 рік1

ст.475 (ГП)

1Після закінчення експлуатації виробок

09-12 Розрахунок потреб лісу по шахті і по виїмковим дільницям


09-13 Розрахунок потреб лісу по шахті і по виїмковим дільницям


09-14 Акти перевірки дотримання технологічних процесів

3 рокист. 273(ГП)

09-15 Листування з вищими за рівнем організаціями про впровадження і придбанні гірничо-механічного обладнання

5 роківЕПК

ст. 256 (ГП)

09-16 Листування з питань освоєння та збільшення виробничих потужностей шахти

5 роківст. 219 (ГП)

09-17 Листування з питань техніко-економічним показників роботи шахти

3 рокист. 222(ГП)

09-18 Номенклатура справ технічного відділу (технологічної служби)

3 роки2

ст.112-в


10 - Відділ капітального будівництва

10-01 Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Міністерства палива та енергетики з питань


ст. 1-б, 2-б, 3-б, 16-а


капітального будівництва. Копії10-02 Положення, інструкції вищих за рівнем

організацій з питань капітального будівництва


10-03 Накази та розпорядження генерального директора державного підприємства (виробничого об’єднання) з видобутку вугілля з питань капітального будівництва. Копії


потреба1




потреба1


10-05 Проекти планів ремонтно-будівничих та будівельно-монтажних робіт


10-06 Зведені кошториси на проведення капі-тального ремонту

5 роківст.1611-а

10-07 Річні показники виконання плану капітального будівництва (ф. № 2-КС)


10-08 Річний статистичний звіт про введення в дію об’єктів, основних фондів, інвестицій в основний капітал (ф. № 2-КС)


10-09 Квартальний статистичний звіт про введення в дію об’єктів, основних фондів, інвестицій в основний капітал(ф. № 2-КС)

3 роки3

ст.302-г


10-10 Документи (акти, рішення, доповідні за-писки, довідки) про прийом в експлуа-тацію закінчених будівництвом об’єктів (за рахунок державного бюджету)


10-11 Документи (акти, рішення, доповідні за-писки, довідки) про прийом в експлуа-тацію закінчених будівництвом об’єктів (за рахунок інших коштів)


10-12 Угоди з проектними та підрядними організаціями на виконання проектних та капітальних робіт

3 роки1

ст.330

1Після закінчення строку дії договору, угоди 2Див. примітки досправи № 06-16

10-13 Акти приймання об’єктів після капі-тального ремонту

5 років1

ст.16041Після завершення робіт

10-14 Акти на здавання виконаних проектних робіт

3 рокист.1511

10-15 Графіки робіт з капітального ремонту 1 рік1


10-16 Листування про погодження, застосу-вання та постачання будівництва буді-вельними конструкціями і матеріалами


10-17 Листування про проведення ремонтних робіт

3 рокист.1613

10-18 Журнали обліку затверджених проектів Пост.

капітального будівництва та їх кошто-рисної вартості

ст.1413

10-19 Журнали, картотеки обліку виконаних робіт

3 рокист.1685

10-20 Номенклатура справ відділу капітального будівництва

3 роки2

ст.112-в


11-Учбово-технічний центр

11-01 Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Міністерства палива та енергетики з питань роботи учбово–технічного центру. Копії


ст. 1-б, 2-б, 3-б, 16-а


11-02 Положення, інструкції вищих за рівнем організацій з питань роботи учбово–технічного центру


11-03 Протоколи засідань, рішення атестацій-ної комісії


11-04 Протоколи засідань, рішення кваліфіка-ційної комісії


11-05 Документи (доповіді, доповідні запис-ки, довідки, відомості, заяви, плани, списки) про підготовку кадрів нових професій, спеціальностей, кваліфікацій, підвищення кваліфікації та пере-підготовку кадрів

5 років ЕПК

ст.537

11-06 Списки членів атестаційних і кваліфіка-ційних комісій


11-07 Графіки проведення атестації і встанов-лення кваліфікації

1 рікст.640

11-08 Заяви про незгоду з рішеннями атеста-ційних і кваліфікаційних комісій та до-кументи (довідки, висновки) про їх розгляд


11-09 Листування про підготовку, перепідго-товку і підвищення кваліфікації кадрів

5 роківЕПК

ст.61811-10 Листування про організацію курсів і

груп з підготовки осіб, які вступають до навчальних закладів

3 рокист.622

11-11 Журнали обліку перепідготовки працівників до інших професій

3 рокист.631

11-12 Номенклатура справ учбово–технічного центру

3 роки2

ст.112-в


12 – Маркшейдерська служба

12-01 Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України, укази,


1Що стосуються роботи служби - постійно

розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Міністерства палива та енергетики з питань маркшейдерської служби. Копії

потреба1

ст. 1-б, 2-б, 3-б, 16-а

12-02 Положення, інструкції вищих за рівнем організацій з питань маркшейдерської служби


12-03 Накази та розпорядження генерального директора державного підприємства (виробничого об’єднання) з видобутку вугілля з питань маркшейдерської служби. Копії


потреба1




потреба1


12-05 Річні звіти про втрату вугілля у надрах Пост.ст.277 (ГП)

12-06 Затверджені проекти гірничих відводів шахти


шахтист.282 (ГП)

12-07 Плани, розрізи та розрахунки захисних ціликів споруд, проекти їх розрізів та підробітків



12-08 Звіти маркшейдерські про протяжність підготовчих виробок


12-09 Акти визначення замірів вугілля 5 років ст.1053

(ГП)12-10 Акти та оперативні відомості про

залишки вугілля на складах шахти за маркшейдерськими замірами


12-11 Листування з організації та технології маркшейдерських робіт


12-12 Книга обліку небезпечних зон по шахті Пост.ст.293 (ГП)

12-13 Книга первинного обліку втрати вугілля у надрах



12-14 Номенклатура справ маркшейдерської служби

3 роки2

ст.112-в


13 – Геологічна служба

13-01 Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету


ст. 1-б, 2-б,


Міністрів України, накази Міністерства палива та енергетики з питань геологічної служби. Копії

3-б, 16-а

13-02 Положення, інструкції вищих за рівнем організацій з питань геологічної служби


13-03 Накази та розпорядження генерального директора державного підприємства (виробничого об’єднання) з видобутку вугілля з питань геологічної служби. Копії


потреба1




потреба1


13-05 Річні звіти про стан руху вугілля у надрах

Пост.ст.277 (ГП)

13-06 Документи (проекти прирізки запасів, пояснювальні записки, висновки тощо) щодо змін технічних меж шахти


шахтист. 283 (ГП

13-07 Листування з питань геологічних робіт 3 рокист.438 (ГП)

13-08 Книга обліку геологічної документації Пост. 1

ст.431 (ГП)

1На держзберігання не передається

13-09 Книга обліку видачі геологічної документації


13-10 Номенклатура справ геологічної служби 3 роки2

ст.112-в


14 –Екологічна служба14-01 Закони, постанови та інші акти

Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Міністерства палива та енергетики з питань екології (охорони навколишнього середовища). Копії


ст. 1-б, 2-б, 3-б, 16-а


14-02 Положення, інструкції вищих за рівнем організацій з питань екології (охорони навколишнього середовища)


14-03 Накази та розпорядження генерального директора державного підприємства (виробничого об’єднання) з видобутку вугілля з питань екології (охорони навколишнього середовища). Копії


потреба1




потреба1


14-05 Програма з охорони навколишнього Пост.

середовища шахти ст.2110-а14-06 Річний звіт про виконанню Програми з

охорони навколишнього середовища шахти


14-07 Річний статистичний звіт про використання води (ф.2-ТП (водгосп)


14-08 Річний статистичний звіт про відходи (ф.1-відходи)


14-09 Річний статистичний звіт про охорону атмосферного повітря (ф.2-ТП (повітря)


14-10 Річний статистичний звіт про витрати на охорону навколишнього середовища та екологічних платежах (ф.1-екологічні витрати)


14-11 Документи (звіти, довідки, доповідні записки, відомості тощо) по виплаті річного екологічного податку за забруднення навколишнього природного середовища


14-12 Документи (доповіді, довідки, пропози-ції) про охорону навколишнього природного середовища від викидів шкідливих речовин і виробничих відходів

Пост.ст.2073

14-13 Аналізи атмосферного повітря щодо наявності забруднюючих речовин та визначення рівня забруднення атмосферного повітря

Пост.ст.2081

14-14 Аналізи ґрунтів на вміст забруднень Пост.ст.2081

14-15 Листування з питань моніторингу навколишнього природного середовища і контролю за станом навколишнього природного середовища

5 років ЕПК

ст.2071

14-16 Листування про попередження і ліквіда-цію забруднення водоймищ, ґрунту і ат-мосферного повітря викидами забруднюючих речовин

3 рокист.2106

14-17 Журнали обліку результатів аналізів атмосферного повітря, ґрунтів тощо (ПОД-1, 2, 11, 12, 13)

Пост.ст.2109

14-18 Номенклатура справ екологічної служби 3 роки2

ст.112-в


15 – Збагачувальна установка (фабрика)15-01 Накази директора шахти з основної

діяльності. КопіїДоки не

мине потреба1


15-02 Річний звіт про роботу збагачувальної фабрики


(ГП)

15-03 Графіки планово попереджувальних ремонтів

1 рік1


15-04 Листування с питань роботи збагачувальної фабрики


15-05 Книга нарядів технологічних змін 3 рокист.490 (ГП)

15-06 Книга нарядів ремонтної служб 3 рокист.490 (ГП)

15-07 Журнал реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань охорони праці

10 років1

ст.481


15-08 Журнали обліку виміру метану 3 рокист.1002

(ГП)15-09 Журнали обліку вивозу породи 1 рік

ст.501 (ГП)15-10 Журнал перевірки радіоізотопних

датчиків1 рік

ст.539 (ГП)15-11 Номенклатура справ збагачувальної

установки (фабрики)3 роки2

ст.112-в

2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації

16 - Бухгалтерія (департамент з економіки та фінансів)

16-01 Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Міністерства палива та енергетики, що регламентують роботу бухгалтерії. Копії


ст. 1-б, 2-б, 3-б, 16-а

1Що стосуються роботи бухгалтерії - постійно

16-02 Положення, інструкції вищих за рівнем установ, що регламентують роботу бухгалтерії


16-03 Накази та розпорядження генерального директора державного підприємства (виробничого об’єднання) з видобутку вугілля з основної діяльності. Копії


потреба1




потреба1


16-05 Річний звіт з основної діяльності шахти та пояснювальна довідка до нього


16-06 Квартальні звіти з основної діяльності шахти

3 роки2

ст.311-в

2 За відсутністю річних – пост.

16-07 Місячні звіти з основної діяльності шахти

3 роки4

ст.311-г

4 За відсутністю річних, квартальних – пост.

16-08 Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) доку-


ментальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності шахти

16-09 Журнали-ордери з усіма додатками 3 роки1

ст.336

1Див. примітки досправи № 06-16

16-10 Виписки банків 3 роки1

ст.336


16-11 Виписки по розрахунковим рахункам 3 роки1

ст.336


16-12 Виписки по позиковим рахункам 3 роки1

ст.336


16-13 Авансові звіти підзвітних осіб 3 роки1

ст.336


16-14 Головна книга 3 роки1

ст.351


16-15 Касова книга 3 роки1

ст.352г


16-16 Документи (довідки, акти, зобов’язання, листи) щодо розтрат, недостач, розкра-дань

5 роківЕПК

ст.34216-17 Договори між замовниками та

постачальниками на всі види матеріально-технічного постачання та протоколи розбіжностей до них

5 років1

ст.944

1Після закінчення терміну дії договору

16-18 Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями

3 рокист.324

16-19 Довіреності (у тому числі анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей

3 роки1

ст.319


16-20 Корінці чекових книжок 3роки1

ст.336


16-21 Акти перевірок каси 5 роківст.341

16-22 Документи (протоколи засідань інвента-ризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні ві-домості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо

3 роки1

ст.345


16-23 Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів

3 роки1

ст.351

1Після ліквідації основних засобів

16-24 Паспорти будівель і споруд, устаткування

5 років1

ст.1038

1Після ліквідації основних засобів

16-25 Картки складського обліку матеріалів та 3 роки1 1Див. примітки до

обладнання ст.1007 справи № 06-16

16-26 Акти, відомості оцінки та визначення зносу основних засобів

Пост.ст.343

16-27 Акти про приймання, здавання і списан-ня майна й матеріалів

3 роки1

ст.336


16-28 Наряд-путівки на роботу 3 роки1

ст.336


16-29 Вимоги на вивіз вугілля з території шахти

3 рокист.1007

16-30 Дорожні листи і наряди на машини 3 роки1

ст.1086

1Після завершення ревізії

16-31 Листування про фінансово-господарсь-ку діяльність (про облік фондів, накла-дення і стягнення штрафів, приймання, здавання, списання матеріальних цінно-стей тощо)

3 рокист.349

16-32 Журнал реєстрації платіжних доручень 3 рокист.352 г

16-33 Журнал реєстрації довіреностей 3 рокист.352 г

16-34 Журнали реєстрації видобутку рядового вугілля

1 рік1 1Наказ МВП України від 17.09.96 № 466

16-35 Номенклатура справ бухгалтерії 3 роки2

ст.112-в


17 - Розрахунковий відділ

17-01 Накази директора шахти з кадрових питань (особового складу). Копії


потреба1

1Основні правила роботи державних архівів України – п.3.1.17. Оригінали в справі № 08-04

17-02 Рапорти, табелі, наряди на роботу та інші первинні документи, що служать підставою для розрахунку з робітниками і службовцями по заробітній платі

3 роки1

ст.336


17-03 Зведені відомості по нарахуванню заробітної плати


17-04 Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки)

75 років ст.317-а

17-05 Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю


17-06 Документи (копії звітів, витяги з прото-колів, висновки,)з оплати листків непра-цездатності з фонду соціального страху-вання

3 роки ст.320

17-07 Відомості та листування за 3 роки Після закінчення

розрахунками та заборгованості із заробітної плати

ст.184 (ГП) розрахунку

17-08 Табелі спуску та підйому підземних працівників

75 роківст.980, 981

(ГП)17-09 Лікарняні листи 3 роки

ст.71617-10 Довідки про звільнення 1 рік

ст.51517-11 Відпускні записки 1 рік

ст.51517-12 Виконавчі листи народних судів про

стягнення аліментів із заробітної плати працівників

. Докине мине потреба1

ст.329

1Не менше 5 років

17-13 Списки перерахувань заробітної плати в ощадкасу

3 роки1

ст.351


17-14 Довідки про оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержання пільг з податків тощо


17-15 Договори, трудові угоди 3 роки1,2

ст.330

1Після закінчення строку дії договору, угоди.2Див. примітки досправи № 06-16

17-16 Листування з вищими за рівнем організаціями про встановлення та виплати персональних ставок, окладів, надбавок

3 роки ст.521

17-17 Книги обліку видачі довідок про заро-бітну плату

3 роки ст.535

17-18 Журнал обліку депонування заробітної плати

3 роки ст.352-г

17-19 Журнал реєстрації виконавчих листів 5 років ст.352-д

17-20 Номенклатура справ розрахункового відділу

3 роки2

ст.112-в


18 - Профспілковий комітет

18-01 Закони України, постанови вищих профспілкових органів. Копії

Докине мине потреба1

ст.1-б, 3-б

1Що стосується діяльності організації - постійно

18-02 Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників (зі змінами та доповненнями)

1 рік1

ст.397


18-03 Протоколи звітно-виборчих і загальних профспілкових зборів членів профспілки

Пост.ст.1220

18-04 Протоколи засідань виборного органу первинної профспілкової організації

Пост.ст.1225

18-05 Протоколи засідань ревізійної комісії 5 років

ст.122418-06 Протоколи засідань комісії з

соціального страхування5 років ст.711

18-07 Колективний договір Пост.ст.395-а

18-08 Документи (протоколи, акти, звіти, доповідні записки, довідки) про перевірку виконання колективного договору

Пост.ст.396

18-09 Річний план роботи виборного органу первинної профспілкової організації

1 рікст.159

18-10 Річний звіт роботи виборного органу первинної профспілкової організації

1 рікст.300

18-11 Заяви про прийом у члени первинної профспілкової організації та вибуття з членів профспілкової організації

3 роки1

ст.1237

1Після вибуття з членів організації

18-12 Заяви членів профспілки про надання матеріальної допомоги

3 рокист.1245

18-13 Списки дітей членів первинної профспілкової організації

До заміни новими ст.791

18-14 Облікові картки членів первинної профспілкової організації

До зняття з обліку ст.1251

18-15 Листування з питань діяльності організації

3 рокист.1248

18-16 Номенклатура справ профспілкового комітету

3 роки2

ст.112-в


При складанні примірної номенклатури справ вугільної шахти використано:

1. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.

2. Перелік документів Міністерства вугільної промисловості СРСР, його організацій та підприємств із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністра вугільної промисловості СРСР від 30.12.1983 № 547. Статті з даного переліку відзначені в графі 4 позначкою (ГП) – галузевий перелік.

3. Примірну номенклатуру справ промислового підприємства (протокол засідання НМР держархіву Донецької області від 07.11.2002 № 11);

4. Примірну номенклатуру справ вугільної шахти (протокол засідання НМР держархіву Донецької області від 07.11.2002 № 11);

5. Зведену номенклатуру справ Публічного акціонерного товариства "ДТЕК "Шахта Комсомолець Донбасу";

6. Номенклатуру справ Структурного підрозділу "Шахта ім. Карла Маркса" державного підприємства "Орджонікідзевугілля".

2003 г - Archives€¦ · Web view03-07 Документи (протоколи, рішення,...

Documents

Transcript of 2003 г - Archives€¦ · Web view03-07 Документи (протоколи, рішення,...