2011 - 04 - Levantamiento de Procesos y Automatización de Módulos Críticos

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Levantamiento de Procesos y

Automatización de Módulos Críticos

Alumnos: CARLOS A NDRÉS GUTIÉRREZ LUENGO MARÍA I NÉS ACEVEDO OSORIO

Año Académico: 2011

Profesores Guías: SABINO R IVERO FLORES Escuela de Ingeniería InformáticaEmpresarialUniversidad de Talca, Talca, Chile

Contraparte: JAVIER R ODRÍGUEZMundo ConstructorTalca, Chile

Resumen. El proyecto se desarrolló en Mundo Constructor,empresa talquina dedicada a la fabricación de estructuras decerramientos para edificaciones de todo tipo, incluyendocolegios, casas, tiendas comerciales, etc. Para abarcar la

problemática que afectaba a la empresa, se trabajóidentificando y documentando los procesos de la empresa eidentificando los módulos críticos para su posteriorautomatización. La empresa encontraba una demorasignificativa en los tiempos de elaboración de presupuestos.Lo cual la posicionaba en lugar poco ventajoso en relación asus competidores. Por lo tanto el proyecto realizado por losalumnos de Ingeniería Informática empresarial se enfocó enla búsqueda de una solución integral y también proporcionar

las herramientas adecuadas para acortar la brecha con suscompetidores. Durante el proyecto se trabajó con todos losmiembros de la organización comprendiendo su

preocupación de encontrar la forma de aumentar el valorque se entregaba a los clientes, al ser oportunos en lostiempos de entrega de presupuestos. La industria en la quese desenvuelve Mundo Constructor es pequeña y lacompetencia es fuerte, por lo que la más mínima ventaja

puede significar beneficios valiosos para la empresa que busca ascender su cuota de mercado en la Región delMaule.

Palabras claves: gestión de procesos empresariales ( BPM ) ,

automatización, optimización.

1. I NTRODUCCIÓN Comercial Arroas Ltda, nace de la iniciativa de tres

profesionales jóvenes de la región, como lo son JavierRodríguez, Gerardo Astete y Álvaro Aránguiz, todos ellosde profesión ingeniero civil industrial, que forman un

proyecto, el cual se crea bajo el nombre de MundoConstructor.

Mundo constructor nace en el mes de abril de 2010, enrespuesta a la necesidad de construcción y/o reconstrucción

de viviendas post terremoto. La organización se encuentraubicada en Longitudinal Sur Km 257 s/n en la comuna deTalca.

Su objetivo en primera instancia es proveer y abastecera la zona de aluminios, cristales y termo paneles (estáncompuestos por dos o más vidrios separados entre sí por unespacio de aire seco y quieto, herméticamente cerrados, queevita el paso de la humedad y al vapor de agua,caracterizándose por ser un aislante acústico y térmico) parael sector de la construcción. Dedicándose especialmente aldesarrollo de estructuras como los son ventanas, puertas,(llamados también cerramientos) entre otros.

De los primeros acercamientos a la empresa se obtuvo

la siguiente información: Necesidad de la Organización Conocer el flujo de información que existe en

Mundo Constructor. Identificar la interacción entre procesos dentro de la

organización. Actualmente no se conoce la relaciónexistente entre los diversos procesos de laorganización.

Control de inventario. Mundo Constructor manejavarios tipos de materiales, por esto es adecuado un

buen control para el manejo de stock entre otrasactividades.

Automatizar e integrar las áreas funcionales. Se

pretende que la automatización sea parcial,comenzando por los módulos más críticos que enestos momentos es presupuesto y ventas.

Optimizar el tiempo de la elaboración de presupuesto. Esto le permitiría atender a un mayornúmero de clientes durante un periodo de tiemposimilar.

El proyecto pretende satisfacer las necesidades de laempresa, considerando las capacidades de los estudiantes yla cantidad de tiempo disponible, se establecen lassiguientes necesidades para el proyecto:


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Universidad de Talca Escuela de Ingeniería Informática Empresarial

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Conocer el flujo de la información que existe enMundo Constructor. La información es un recursomuy importante que debe ser manejado de formaadecuada.

Identificar la interacción entre procesos dentro de laorganización. Está relacionado con el punto anterior.Se necesita conocer la forma que las diversasactividades de la empresa se enlazan.

Mejorar el tiempo de la elaboración de presupuesto.Además de aumentar el número de presupuestos , alreducir el tiempo de elaboración se pretendeaumentar la satisfacción del cliente

Integrar presupuestos y ventas. Lograr el vínculo

entre ambas actividades siempre buscando laeficiencia y eficacia.

Previo a la realización del proyecto, se deben conocerlos sectores de la industria donde se han realizado proyectossimilares. Respecto a los procesos de las empresas lainformación es celosamente guardada, solo se conocen lassoluciones informáticas que ofrece el mercado a empresasdel área de la construcción, sistemas informáticos, comoExplorer Software o ERP. También, hay empresas comoAsis (Análisis y sistemas S.A) que se dedican al desarrollode sistemas para constructoras, los sistemas buscan ser unapoyo para los gerentes en el registro y control de lainformación. Sus módulos son Nomina de presupuesto,

plantillas de control de activo fijo e inventario de materialesy suministro de contabilidad. Cada modulo cumple losrequerimientos de su área pero todos forman un solosistema.

Retomando a la empresa, Mundo constructor tiene dostipos de clientes, constructoras y clientes particulares. Unavez que la empresa contacta a sus clientes y estos estáninteresados en trabajar con la empresa le envían el plano ylas especificaciones de un pedido a Mundo Constructor paraque el jefe de operaciones se encargue de preparar el

presupuesto.

Para presupuestar un pedido se deben considerar losaluminios, quincallerías y cristales, es importante cotizar losmateriales que se necesitaran para tener presente los preciosactuales y comprar los materiales que sean requeridos parasatisfacer el pedido, además de la mano de obra necesaria yel porcentaje de comercialización.

Una vez realizado la anterior el presupuesto es enviadoal cliente, y si este lo aprueba los operarios deben comenzarcon el armado de las estructuras, para esto se requiere el

pedido y los materiales para las estructuras. Respecto a losmateriales, el encargado de bodega y operaciones debecontrolar la entrada y salida en general y por pedido. Si el

presupuesto no es aprobado el gerente comercial procede a

negociar con el cliente hasta llegar a un acuerdo mutuo.La empresa debe cumplir con los requisitosespecificados en el pedido, además de satisfacer losestándares de calidad que se establecen como empresa, paraesto el jefe de operaciones debe supervisar el armado de lasestructuras. Posteriormente el gerente comercial debeacordar con el cliente los tiempos de instalación, donde debeser supervisada por el jefe de operaciones para solucionar

posibles problemas que se puedan presentar, si la evaluaciónes satisfactoria se continua con el trabajo. Una vez que eltrabajo ha finalizado el gerente comercial coordina lacobranza con el cliente para que finalmente el gerente deadministración y finanzas gestione la cobranza según el

medio y la forma de pago.Actualmente Mundo Constructor requiere de muchotiempo para preparar los presupuestos, que causa pérdidasde clientes y falencias en la entrega de información porqueno existe una conexión entre presupuesto y bodega, lo que

provoca que flujo de información entre ambos sea lento, ycontengan falencias que disminuyen el valor que le entreganal cliente.

La empresa Mundo Constructor recibirá como producto final la elaboración de un mapa de procesosorientado a toda la organización (ventas, bodega,

Figura N°1. Representación Problemas Mundo Constructor


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Escuela de Ingeniería Informática Empresarial Universidad de Talca

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presupuesto, entre otros a identificar) además de un sistemainformático que corresponde a los módulos críticos de laorganización como es presupuesto y ventas, además de unsistema informático que satisfaga las necesidades

principales de la empresa, el cual tendrá su manual técnico yde usuario correspondiente a cada modulo, así comotambién un libro que se confeccionara durante la realizacióndel proyecto, lugar en el cual abarcara todo el estudio

detallando objetivos, metas, plazos, metodologías utilizadasy toda aquella información que haya sido relevante para laconstrucción de este.

2. E NFOQUE TÉCNICO Los objetivos del proyecto son los siguientes:Objetivo General

Definir los procesos de la organización yautomatizar presupuestos y ventas.

Objetivos Específicos

Levantar procesos de la organización. Desarrollar la integración entre procesos de

presupuestos y ventas.

Construir e implementar sistema informático de presupuestos y ventas. Disminuir el tiempo de elaboración de presupuesto

en un 10%.Los objetivos presentados se justifican con lo siguiente:La figura anterior muestra los principales problemas de

Mundo Constructor los cuales pueden ser tratados si los procesos de la empresa son establecidos. Para comenzar lainexistencia de procesos formales provoca desorden en lainformación porque no es posible manejar el flujo deinformación, lo que lleva a una dualidad de la información,ya que al no establecerse los procesos formales no se siguen

parámetros preestablecidos para ejecutar las actividades, porque no hay un acuerdo común sobre cómo se debenrealizar las actividades, puesto que generalmente el procesosolo es conocido por quien lo ejecuta, esta carencia produceineficiencia en la entrega de información al cliente, por

posibles ambigüedades en la información que se entrega. Aesto se suma la demora en la fabricación de presupuesto yregistro de ventas porque el proceso implícito no permitemanejar posibles mejoras porque no se podría establecer laactividad que provoca la demora, o posiblemente provengade otro proceso, pero al no conocer las interacciones entreestos es más difícil detectar los puntos que producen

problemas. Al no entregar la información de manera rápiday oportuna y demorar la entrega de los presupuestos, lainsatisfacción de los clientes es prácticamente inevitable.

Por lo tanto al establecer los procesos es posible aumentar elvalor para los clientes.

Actualmente los presupuestos y las ventas se hacen enuna planilla Excel y ambas cosas se ven por separado,siendo que una es consecuencia de la otra, es decir los

presupuestos concretados se transforman en ventas, ademáses difícil manejar de este modo la gran cantidad de artículosque pueden ser incluidos en el presupuesto, a esto se sumala inexistencia de un procedimiento estándar y conocido portodos, por lo cual esta actividad depende un 100% del jefede operaciones, pero ¿Qué ocurriría si el jefe de operaciones

no puede hacer los presupuestos por cualquier motivo?,eventualmente esta situación puede provocar más de undolor de cabeza ha Mundo Constructor.

Se propone desarrollar un levantamiento de proceso dela empresa, para todos aquellos procesos de las áreasfuncionales que están relacionados con presupuesto y ventascomo es el caso de bodega, tesorería, entre otros. De estaforma se establecerán las bases para un gran sistema

integrado que cumpla con los objetivos de la organización y permitan continuar con la estrategia que desarrollan hoy endía. El levantamiento de proceso permitirá realizar un mejormanejo de la información para aprovechar adecuadamenteeste preciado recurso, donde se determinaran las personas,actividades e información claves para los procesos de

presupuesto y ventas.Unas vez elaborado el mapa de procesos, se comenzara

con la confección de un modelo de datos para móduloscríticos que se mencionaron con anterioridad (presupuesto yregistro de ventas), con esto se busca obtener un procesoque sea reconocido por todos los involucrados del área,respetando actividades y procedimientos a realizar. Es

importante mencionar que el sistema informático adesarrollar solo es una parte del mapa de procesos, estemodulo fue elegido por ser el que provoca más problemas ysituaciones desfavorables como se menciono en párrafosanteriores, este nuevo sistema de presupuesto y ventas seráusado por el jefe de operaciones principalmente, pero con laautomatización y el manual de instrucciones cualquierfuncionario de la empresa con conocimientos similares

podrá utilizarlo sin ningún problema.Para lograr las metas se trabajara con los involucrados y

los avances serán sometidos a la retroalimentación de laempresa y correcciones y comentarios de los profesores delmódulo y del profesor guía.

El objetivo general y los específicos se trabajaran primero con el levantamiento de los procesos, para esto lo primordial es el acercamiento a la empresa, entender elnegocio, y realizar las reuniones que sean necesarias paradetectar problemas y posibles soluciones, esta informacióndebe ser trabajada por ambas partes para analizar su causa yefecto, es decir contextualizar la problemática y corroborarque los requerimientos de la gerencia sea la causa y no elefecto, de este modo se atacará directamente al origen del

problema. Una vez levantados los procesos, se desarrollara un

benchmarking para analizar el mejor sistema de presupuestoexistente, y según los resultados obtenidos se tomara ladecisión de trabajar con un software ya desarrollado o

desarrollar uno propio para la empresa, el objetivo es crear otrabajar con un sistema donde el jefe de operaciones puedahacer los presupuesto a los diferentes clientes que lonecesiten, si el presupuesto se acepta se transformara en unaventa, la cual debe ser registrado en el sistema de venta paratener respaldo de lo realizado, logrando informaciónrelevante para la alta dirección con el objetivo de tomardecisiones al respecto del que hacer y no hacer.

Luego realizar el benchmarking se suman losrequerimientos por parte de la empresa para el sistemainformático, denominado sistema de presupuesto y registro


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de ventas, formulando los requerimientos funcionales y nofuncionales, estableciendo la base operacional del sistema,

para lo cual se utilizara el modelo relacional y casos de uso,

teniendo en cuenta los elementos de hardware, software y personas que necesita la empresa para un adecuadoalmacenamiento y procesamiento de datos que permitantomar decisiones posteriormente.

El trabajo será supervisado por la empresa, profesoresdel modulo y el profesor guía, en lo que respecta a laempresa se trabajara semanalmente en ella y se mostraranlos avances para obtener las correcciones yretroalimentación necesarias, dejando por escrito losacuerdos tomados en cada una de las reuniones. El profesordel módulo realizara las supervisiones según lo estipuladoen el syllabus del modulo, y con el profesor guía se realizanreuniones y analizara el avance de manera continua y

constante para lograr los objetivos formulados en el estudio.3. PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN

El levantamiento de los procesos consiste en estudiar laorganización y a sus miembros para describir las actividadesde una manera que permita ser entendible para todos, poresto, se pretende entregar un mapa de procesos con todos los

procesos de la empresa y las respectivas relaciones entreestos. Es importante dejar en claro que solo se levantaran los

procesos y se documentaran para poder diseñar el mapa de procesos. Sólo se profundizara en el proceso de presupuestoy ventas, para esto se desarrollara el modelo de datos para

posteriormente trabajar en el sistema informático. Levantarlos procesos de Mundo Constructor permitirá conocer comofluye la información por toda la organización. Ademásayudara a las personas a llegar a un consenso sobre la formade actuar, en pro de un servicio más eficiente y eficaz paralos usuarios.

Para el desarrollo del sistema de presupuesto y ventasse hará un benchmarking analizando la empresa que utiliceel mejor sistema de presupuesto y registro de ventas, ya quela automatización de estas actividades será una etapa nuevaen la organización, se harán las investigaciones necesarias

para localizar la empresa y el mejor sistema sin importar alrubro que pertenezca ni su localización física.

El sistema informático se basara en los módulos máscríticos de la empresa que es presupuesto y registro deventas, para esto se establecerán y analizaran los respectivos

procesos para lograr un buen funcionamiento del sistema. Elsistema se desarrollara en pro de los objetivos de laempresa con los requerimientos funcionales y nofuncionales que soliciten. Además constara con suapropiado manual de instrucciones que explicaradetalladamente el uso del sistema y bajo qué circunstanciasdebe utilizarse, además presentara soluciones a posibles

problemas. Junto con lo anterior se realizara un capacitacióna al personal de la empresa involucrado con el sistema paradar a conocer el sistema y estas personas logren verlo comouna parte de la organización y lo reconozcan como tal.

Para la realización del proyecto se busco unametodología flexible, que permitiera realizar cambios

durante las fases de desarrollo sin dañar el producto final.Esto permite ahondar en la problemática de empresa y sucontinuo análisis ya que al momento del primer diagnósticola empresa aun no contaba con un conocimiento total de laenvergadura del problema que produce le desconociendo de

procesos establecidos. Por lo tanto se necesita evaluar paulatinamente los progresos del proyecto y detectar enforma temprana errores o cambios que sean necesarios. Porestos motivos se ha elegido trabajar con una metodologíaincremental iterativa que permite entregar módulosfuncionales del proyecto.. “Este modelo se caracteriza porsu plan que afronta la modificación del producto esencialcon el fin de satisfacer de mejor manera las necesidades delcliente y la entrega de características y funcionalidad

adicionales. Este proceso se repite después de la entrega decada incremento mientras no se haya elaborado el productocompleto” (Pressman, 2005).

La metodología que se utilizara para la construcción del proyecto es iterativa incremental, ya que los usuarios conlos que interactuaremos no tienen bien definido lo quedesean, por lo cual se debe realizar el estudio mediante unsubconjunto de tareas de tal forma de finalizar en el

proyecto completo. Primero se debe descubrir los problemasy requerimientos durante el proceso de creación de uno delos subsistemas, lo que puede ser fácilmente incluido en una

Figura N°2. Representación de Simple Diagrama


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iteración posterior que permite no desechar lo avanzadohasta el momento.

La metodología iterativa incremental que se utilizaraconsta de las actividades en:

Identificar la necesidad División de sub-proyectos

Selección de un sub-proyecto Realizar y analizar estudios Construcción de sub-proyectos Retroalimentación y verificación del usuario Aprobación del sub-proyecto

Aprobación del proyecto.Ahora que la metodología este clara, se procede a la

división de los sub-proyectos. En este caso el proyecto sedivide en tres sub-proyectos los que son: levantamiento de

procesos, benchmarking y sistema informático. Finalizaciónde un sub-proyecto es el comienzo del sub-proyectosiguiente.

Una vez que se haya logrado identificar los procesos, es

necesario traspasarlos a una grafica que permita el fácilentendimiento de los procesos, además al representargráficamente los procesos es más fácil ver las interaccionesentre estos.

Se recomienda para estos fines utilizar BPMN, la siglasignifica Business Process Modeling Notation. Estanotación permite graficar los procesos, describiendo lasecuencia de las actividades que componen cada proceso,además permite detallar las relaciones entre procesos, losmensajes entre los involucrados en las actividades de los procesos. En otras palabras BPMN “es capaz de representar

una gran cantidad de niveles de detalle y diferentes tipos dediagramas para diferentes propósitos” (White & Miers,2009). Esta notación permite representar los procesos sinimportar si son pequeños o grandes, es unificada yestandarizada, permitiendo que los miembros de laorganización entiendan los procesos.

Para modelar los procesos mediante la notación BPMN,es necesario utilizar Bizagi process modeler (Bizagi, 2011)que es una interfaz amigable que permite modelar ydocumentar procesos. Permite identificar las interaccionesentre los procesos, a los participantes de las actividades, lostiempos de duración, entre otros atributos útiles a la hora delevantar procesos. Todos los diagramas de procesos que se

presenten en este libro han sido modelados en Bizagi.Además de modelar los procesos, también se

documentaran donde se detallan los responsables de los procesos, los objetivos, políticas y procedimientos. Esto secomplementa con los modelos gráficos para abarcar el

proceso desde todos los aspectos sin dejar nada a la

subjetividad.4. LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Para levantar los procesos se llevo a cabo unametodología muy sencilla, como primer paso se entrevisto alos principales miembros de la organización, en el caso deMundo Constructor las primeras entrevistas fueronrealizadas al gerente de administración y finanzas, gerentecomercial y al jefe de operaciones. La entrevista fue paraesclarecer y comprender las actividades de la empresa.

Cuadro N°1. Documentación proceso de presupuesto

Titulo Presupuesto Objeto Entregar al cliente un documento con el valor de la obra solicitada Responsable

Jefe de operaciones

Gerente comercial

Política

Toda venta debe tener un presupuesto Procedimientos Los presupuestos pueden ocurrir bajo dos situaciones, la primera de ellas ocurre cuando el cliente se acerca a la empresapara solicitar el presupuesto para alguna obra y la otra situación ocurre cuando el gerente comercial busca empresas que seinteresan en el trabajo de la empresa y solicitan presupuestos. 1. El gerente comercial se contacta con el cliente y le envía el presupuesto, si el cliente acepta la propuesta le debe enviar

el plano para continuar con el trabajo, de lo contrario se termina el proceso. 2. Una vez que el gerente comercial recibe el plano, debe enviarlo al jefe de operaciones3. El jefe de operaciones revisa el plano, si este no es entendible debe visitar la obra4. El siguiente paso es preparar el presupuesto, para esto debe solicitar precios, dando comienzo al proceso de cotización.5. Se recibe la cotización, y se deben detectar posibles detalles.6. El jefe de operaciones debe enviar el presupuesto al gerente comercial7. El gerente comercial revisa el presupuesto, si no es aceptable, debe enviar el presupuesto al jefe de operaciones para

corregirlo, una vez que sea editado el jefe de operaciones lo envía la gerente comercial para una nueva revisión. Si el

presupuesto es aceptable, este es despachado al cliente.8. El cliente evalúa el presupuesto, si lo acepta debe enviar la aprobación del presupuesto, de lo contrario puede negociar

los valores. Cuando esto ocurre el gerente comercial debe revisar nuevamente el presupuesto para realizar todos loscambios que sean apropiados para la aceptación del cliente.

9. Una vez que el cliente aprueba el presupuesto y envía la aprobación, el gerente comercial la recibe con lo que da porfinalizado el presupuesto dando paso al proceso de compra y pago a proveedores.


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De los primeros acercamientos se establecieron las principales actividades, al profundizar en estas se logroestablecer la secuencia de actividades que conforman los

procesos. Luego se entrevisto a las personas encargadas delos procesos como los gerentes mencionados conanterioridad, el jefe de operaciones y el encargado de

Figura N°3. Procesos de Mundo Constructor diagramados con notación BPMN


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bodega y adquisición. En cada entrevista se les solicitorelatar en qué consistían los procesos, las personas

participantes, los objetivos, las políticas y procedimientos.Una vez obtenida la información mencionada en el

párrafo anterior, se procede a diagramar los procesos deforma sencilla como la siguiente figura:

Estos simples diagramas permitían que los dueños delos procesos, observaran los procesos de una forma sencilla

y clara, para facilitar la retroalimentación y lasmodificaciones necesarias. Esto se realiza porque sueleocurrir que la persona que diagrama los procesos no los vecomo los ven sus dueños. Una vez que el diagramador y eldueño del proceso llegan a un consenso sobre el proceso,este pasa a ser diagramado en notación BPMN usando lainterfaz BIZAGI. Una vez que los procesos sean modeladosson revisados por última vez por sus respectivos dueños. Acontinuación se muestra el proceso de presupuesto en laFigura N°3

Al completar la diagramación de los procesos deMundo Constructor, este diagrama se imprimirá y seráutilizado por la empresa para explicar los procesos a sus

trabajadores, apoyándose en la documentación de los procesos. La documentación de los procesos se realizo conuna notación sencilla con el objetivo de completar losdiagramas y facilitar el entendimiento de los procesos. Paracada proceso existe un documento que contiene el titulo del

proceso, la descripción con los objetivos del proceso, elresponsable del proceso, las políticas y procedimientos. Elresponsable del proceso corresponde al cargo y no a la

persona, las políticas son las condiciones y reglas que debecumplir el proceso y por último los procedimientos es unadescripción cronológica de las actividades el proceso. En elsiguiente cuadro muestra la documentación correspondienteel proceso de presupuesto

5. BENCHMARKING La realización del benchmarking corresponde al

segundo sub-proyecto del proyecto, el objetivo del“benchmarking es una forma de determinar qué tan bien sedesempeña una empresa (o una unidad de esta), comparadootras empresas (o unidades)” (Melton Technologies, 2011) .En este caso se comparar a Mundo Constructor con otrasempresas similares para analizar el uso de sistemasinformáticos para la elaboración de presupuestos. Con elresultado del benchmarking se debe decidir si se adquiereuna solución comercial o si el sistema informático de

presupuesto y ventas es realizado por los alumnos a cargodel proyecto.

Las empresas que participaron del estudio fueronBastro Ltda., Tupyalum y Aluminios del Maule. Las tresempresas son buenos representantes de la industria, primeroBastro Ltda, es una empresa se mayor tamaño encomparación a Mundo Constructor y su gama de productostambién en mayor, lo que implica que los presupuestos seande mayor complejidad. Segundo Tupyalum es una empresade tamaño similar a Mundo Constructor pero se diferencianclaramente en cuanto a publicidad, ya que no tienen un sitioweb donde muestren sus productos y faciliten el contactocon el cliente. Y tercero Aluminios del Maule es una

empresa Talquina de gran prestigio, que compite junto aMundo Constructor dentro de la misma industria.

El análisis del benchmarking identifica que Tupyalumes una empresa más informal que Bastro Ltda. y Aluminiosdel Maule, solo estas últimas cuentan con sistema de

presupuesto de fabricación propia o externa, pero solo seenfoca en la cotización por líneas y cristales en el caso deBastro Ltda. . Ambas tienen procesos claros, pero solo

Bastro Ltda. Y Aluminios del Maule los han formalizado,en Tupyalum el proceso es conocido solo por la persona quelo realiza. Y la diferencia más grande que Bastro Ltda.Cuenta con un área de valorización dedicada a realizar lascotizaciones, a diferencia de las otras empresas en la quesolo una o dos personas se dedican a la cotización. Porúltimo para Bastro Ltda. y Tupyalum presupuesto y ventasson actividades totalmente distintas y no hacen la relaciónentre ambos cuando la venta se concreta, a diferencia deAluminios del Maule que reconoce el lazo que existe entreambas actividades, conexión que también reconoce MundoConstructor.

Con esta información podemos recomendar que Mundo

Constructor necesite un sistema de presupuesto y ventas defabricación propia, ya que actualmente el mercado no cuentacon la solución a la medida para la empresa, por eso esnecesario modificar el posible sistema lo que aumentaría loscostos y no asegura un buen funcionamiento del sistema.Además este sistema seria la base de un sistema mayor que

paulatinamente una más módulos al sistema informático.Anteriormente a la realización de este benchmarking, se

levantaron los procesos de la empresa, ese representa unosde los primeros pasos para lograr el establecimiento de los

procesos de la empresa, de la forma en que lo hacen otrasgrandes empresas de la industria.

6. SISTEMA I NFORMÁTICO Anteriormente se menciono que el sistema informático

para presupuesto y ventas debe ser de fabricación propia, por lo tanto los alumnos encargados del proyecto serán losresponsables de diseñar un sistema que satisfaga lasnecesidades de Mundo Constructor.

El primer paso para el diseño consiste en levantar losrequerimientos del sistema, la empresa expresa que esperaque el futuro sistema sea amigable, rápido y fácil deinterpretar, recalcando la importancia de la información delcliente ya que estos datos son necesarios para hacer lafacturación. Los siguientes puntos conforman el resto de losrequerimientos del sistema:

El presupuestos deben ser presentados en Word o en

PDF, antes el gerente comercial era el encargado detransformar el presupuesto de Excel a Word.

La hoja del presupuesto debe tener acceso a muchasceldas, ya que existen presupuestos que son bastanteextensos.

En el presupuesto los valores de los productos debehacer la diferencia entre valor neto e IVA, es deciren una celda se coloca el valor neto y en la siguienteel IVA, este es necesario para poder modificar losvalores de los presupuestos ya que a los clientes les


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gusta cambiar los porcentajes para obtener presupuestos más convenientes.

El sistema debe permitir la visualización de informesque muestren los presupuestos ejecutados, los

presupuestos concretados (ventas), cuales presupuestos fueron facturados y por ultimo cualesfueron enviados.

Se espera que el sistema permita ordenar los presupuestos por orden de prioridad y estas son lassiguientes según su importancia: plazo de entrega,

cliente, monto, disponibilidad de material. El presupuesto debe mostrar el estado en que se

encuentra los cuales son: efectuados, no efectuados,enviados, modificados, además el presupuesto debetener la fecha de entrega, y en aspectos más técnicosel presupuesto debe contar con atributos comoobservación y prioridad.

En cuanto a las ventas, es de suma importanciaalmacenar la fecha de pago y la forma, las formas

pueden ser: 50%-50%, anticipos, facturación por parte del cliente, facturación por parte de MundoConstructor y pago del trabajo una vez que este hafinalizado.

Además a las ventas se les debe asignar el número de boleta, número de documento (presupuesto) y guíasde despacho (una factura puede tener varias guías).

Luego de conocer el funcionamiento y losrequerimientos de la empresa, se debe diseñar el modelo dedatos, como se observa en la figura N°3

Considerando los recursos de la empresa, se hadecidido utilizar para la elaboración del sistema SQL server2005 express y Visual Basic 2008 express, ambos sonsoftware que permitirán el desarrollo y posterior uso delsistema sin preocuparse por las licencias de las plataformas.

Cabe destacar que SQL server express es “una creación de

prototipos rápida, está disponible de forma gratuita y suredistribución con aplicaciones también es gratuita” (Microsoft, 2006) a lo igual que Visual Basic 2008 express(Microsoft, 2006) que permite la creación de aplicacionesamigables para los usuarios.

El siguiente paso consiste en desarrollar los casos deuso, que le permiten al usuario entender el funcionamientodel sistema principalmente en lo referente a la relaciónusuario-sistema. Los casos de uso se pueden elaborar

mediante diagramas o en forma escrita. Para este proyectose han utilizado las dos técnicas pero en este caso solo semostrara el caso de uso correspondiente a la elaboración deun presupuesto.

Al momento de escribir este documento, el sistemainformático se encuentra en fases de desarrollo, por lo tantono se puede aventurar a mostrar más detalles del sistema niresultados de su funcionamiento.

7. R ESULTADOS Antes de entregar el sistema de presupuesto y ventas a

la empresa, este debe pasar por varias pruebas para seraprobada, primero se fabricara una base del sistema que se

enfocara principalmente en los requerimientos másimportantes, una vez realizado esto el gerente deadministración y finanzas retroalimentará el sistema paraagregar poco a poco las demás funcionalidades del sistema.

A medida que se desarrolle el proyecto se realizaran pruebas unitarias para después realizar pruebas deintegración cuando se unan módulos como presupuesto yventas.

Cuando el sistema este completo se realizaran pruebas para medir el tiempo que se necesita para la confección deun presupuesto, para lo cual se crearan presupuestos para

Figura N°4. Modelo de Datos Mundo Constructor

VENTA

PRESUPUESTODET_ALUMINIO DET_CRITAL

ALUMINIO

DET_QUINCALLERIA

QUINCALLERIA

CRISTAL

MANO_OBRA

PERSONAL

CLIENTE


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constructoras (presupuestos grandes) y presupuestos paraclientes particulares.

Anteriormente se menciono la medición de los tiemposde elaboración de presupuestos, actualmente la empresademora en promedio 3 días en elaborar un presupuesto, porlo tanto cualquier cifra inferior a estos 3 días es satisfactoria,aunque se espera que esta cifra bordee los 2,5 días.

Al reducir los tiempos en la elaboración de presupuestomediante la elaboración del sistema informático, cumple ysatisface los objetivos al momento de realizar pruebas dedesempeño, lugar en el cual el principal objetivo del sistemaes integrar procesos y automatizar presupuesto y venta, conel fin de reducir tiempos de elaboración y dependencias.

8. CONTRIBUCIÓN EN GESTIÓN

En todas las empresas la información fluye mediantelos procesos, y al estar estos establecidos es posible conocery manejar la información para obtener mayores beneficios,

permite también realizar optimizaciones de los procesosconociendo las posibles reacciones ante los cambios porqueserán conocidas las interacciones entre los procesos.Respecto a las optimizaciones, conocer el proceso permitemedirlo, así como manejar los resultados esperados yrealizar las comparaciones que permitan saber cuándomejorar el proceso, y una vez efectuadas las mejoras, el

proceso se puede volver a medir para estimar la eficienciade las mejoras y efectuar los seguimientos posteriores.

En cuanto al desempeño humano, los empleados pueden sentir mayor interés por la empresa si conocen los procesos, sentirán que son parte de empresa, y al estardocumentados los procesos existirá un respaldo de lasactividades lo que brindará mayor confianza sobre lasactividades que realizan.

El sistema de presupuesto y ventas disminuirá lostiempos de preparación de presupuestos, de este modo ya no

perderán clientes por no tener el tiempo necesario paraenviar los presupuestos, esto provocara un mayor flujo declientes lo que aumenta también los ingresos de la empresa.

Cualquier empresa al observar que existe una demoraen los presupuestos creería que la mejor solución es adquirir

o fabricar un sistema informático que automatice la preparación de presupuestos para agilizar los tiempos, estamaniobra puede ser efectiva aunque es riesgosa porque elfoco del problema puede encontrarse en otra área de laempresa, siendo el presupuesto solo la consecuencia.Elaborar un sistema sin analizar el problema y sin conocerla empresa y su entorno, puede demorar demasiado tiempo yse arriesga a no satisfacer los requerimientos de la empresa.

Por eso es necesario acercarse al problema, analizar lascausas y buscar la mejor forma de resolverlos, esto se

puede observar a lo largo del documento ya que se comenzó

Cuadro N°2. Caso de uso Mundo Constructor

• Nombre: Presupuesto• Actor: Encargado de presupuesto• Descripción: El encargado de presupuesto se dedica a la creación del presupuesto que consiste básicamente en un listado

con los productos ofrecidos y el valor monetario de estos• Pre condiciones:

1. Para realizar el presupuesto se necesitan las medidas obtenidas de los planos que envía el cliente o de la visita enterreno realizada por la empresa

2. Los materiales deben estar ingresados en el sistema.3. Los clientes deben estar registrados en el sistema.4. Todo el personal de la empresa debe estar registrado en el sistema

• Post condiciones:• Flujo Normal

1. Para comenzar a confeccionar el presupuesto, se deben ingresar los datos básicos como la fecha del día actual y lafecha de entrega, además del estado. Con el pasar de los días, el estado del presupuesto puede variar además de unatributo adicional que se llama ejecutado, de esta forma se podrá saber más adelante si el presupuesto se transformoen una venta.

2. Después se debe identificar al cliente. (E-1).3. Luego, se deben elegir los materiales que se utilizaran para esto se contara con la información de aluminios y

quincallería. (E-2).4. Una vez seleccionados los materiales, se debe seleccionar la mano de obra necesaria para el trabajo. (E-3).5. Por último se establecen los valores de comercialización.6. El cliente puede pedir modificar ciertos valores del presupuesto, para esto se deberá editar el presupuesto, todos los

valores del presupuesto se pueden modificar menos el número de presupuesto que es su número de identificación.• Excepciones:

1. (E-1) No es posible encontrar al cliente o los datos no coinciden, al ocurrir esto se debe contactar con el gerente deadministración y finanzas o con el gerente comercial para verificar los datos, luego estos datos se modificaran en elregistro de los clientes.

2. (E-2) Los materiales no son encontrados en el sistema o los datos no son los esperados, para solucionar esto elencargado de presupuesto debe verificar los registros de los materiales, si el material no existe, este debe seringresado, o si los datos no coinciden se debe modificar el registro.

3. (E-3) Las personas necesarias para realizar el trabajo no se encuentran en el registro del personal, se puede deber auna nueva incorporación o a despidos, por lo que el encargado de presupuesto se debe contactar con el gerente deadministración y finanzas para revisar los registros y agregar, editar o borrar información según corresponda el caso.


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analizando las necesidades de la organización y los problemas que se generan actualmente. Esto no solo permitesolucionar los problemas actuales sino que también abre una

puerta para trabajar los otros problemas que puede presentarla empresa enlazándolos al problema tratado en estedocumento o también a la estrategia en desarrollo.

9. EL TRABAJO FUTURO O LA DIRECCIÓN FUTURA

Este proyecto solo es el principio de muchos proyectosque puede realizar la empresa. En cuanto al levantamientode procesos, al estar estos ya diagramados y difundidosentre los miembros de la empresa ya es posible enfocarse enla mejora de los procesos, enfocándose en aquellos procesosmás débiles, o en aquellos que provoquen conflictos para laempresa.

La creación del sistema informático también es el primer paso para implementar otros sistemas informáticos para otras áreas y actividades de la empresa, además se puede trabajar mejorando el sistema añadiendo másfuncionalidades si la empresa lo requiere, esta tarea se veráfacilitada por los documentos anexos al sistema, como

modelo de datos, casos de uso, diagrama de clases desecuencia, manual técnico y otra información de desarrollo.

10. CONCLUSIÓNEn relación a lo escrito con anterioridad, el proyecto

pretende generar un impacto significativo en la empresadonde quedara instaurado por escrito el levantamiento eintegración de los procesos, logrando un correcto flujo de lainformación y actividades dentro de las áreasorganizacionales. Además cabe destacar que se construiráun sistema informático para presupuestos y ventas con surespectivo manual de usuario y manual técnico, el cual anivel organizacional lograra una reducción en el tiempo deelaboración de presupuesto en un 10% aproximadamente, yaque será más sencillo para utilizar y no tan solo una persona

podrá realizar presupuestos si no que también empleadoscapacitados, a su vez mediante el manual técnico facilitara

posibles integraciones de otros sistemas en un futuro.La propuesta y ejecución del proyecto se ha ido

logrando cumplir los objetivos, donde el objetivo general elcual es:

“Definir los pr ocesos de la organización y automatizar presupuestos y ventas”

Y los específicos: Levantar procesos de la organización. Desarrollar la integración entre procesos de

presupuestos y ventas.

Construir e implementar sistema informático de presupuestos y ventas.

Disminuir el tiempo de elaboración de presupuestoen un 10%.

Han ido cumpliendo las perspectivas de la empresa acabalidad desde el levantamiento de procesos hasta laconstrucción e implementación del sistema, los cuales a suvez cumplen y satisfacen las necesidades del objetivogeneral.

Dentro de un proyecto siempre se ha preguntado, se halogrado resolver el problema planteado en un comienzo? Lo

cual se puede confirmar que se ha logrado, ya que las propuestas planteadas en un comienzo han contribuido allogro de los problemas dentro de la empresa.

A la fecha de creación de este documento aun no sefinaliza la fabricación del sistema informático, por lo queaun no es posible observar los resultados. En cuanto allevantamiento de procesos, se ha confirmado que la demoraen la preparación de presupuestos se provoca por la falta de

comunicación de los procesos de presupuestos y los procesos relacionados con la cotización y compra demateriales. Claramente si ahora se logro descubrir estomediante el levantamiento de procesos, no se descartarealizar otras mejoras en Mundo Constructor.

AGRADECIMIENTOS Colaboraron en la realización del proyecto y de este

documento: Mundo Constructor Empresas participantes del benchmarking: Tupyalum,

Bastro Ltda., Aluminios del Maule Profesor Sabino Rivero, profesor de la Universidad

de Talca, Director de la Escuela de IngenieríaInformática Empresarial. Profesor Rodolfo Schmal, de la Universidad de

Talca, de la Escuela de Ingeniería InformáticaEmpresarial.

Profesor Trung Pham, de la Universidad de Talca,de la Escuela de Ingeniería Informática Empresarial.

BIBLIOGRAFÍA [1] Booch, Jacobson, & Rumbaugh. (2000). El lenguaje unificado de

modelado. Madrid: Addison Wesley.[2] Bravo, J. (2005). Gestión de procesos. Editorial Evolución S.A.[3] Melton Technologies. (2011). Gerencia y negocio. Recuperado el

18 de Octubre de 2011, de Gerencia y negocio:

http://www.degerencia.com/tema/benchmarking[4] Microsoft. (25 de Enero de 2006). Microsoft Downland Center.Recuperado el 18 de Octubre de 2011, de Microsoft DownlandCenter: http://www.microsoft.com/downloads/es-es/details.aspx?FamilyID=220549b5-0b07-4448-8848-dcc397514b41

[5] Pressman. (2005). Ingenieria del software un enfoque practico(Sexta edición ed.). McGraw-Hill.

[6] White, S., & Miers, D. (2009). Guía de referencia y modeladoBPMN. Florida: Future Strategies.

AUTORES Carlos Andres Gutiérrez Luengo es uningeniero en informática empresarialegresado de la Universidad de Talca.Actualmente se desempeña comoingeniero en el área de tecnología deinformación en Santiago, Chile.

María Inés Acevedo Osorio es unaingeniera en informática empresarialegresado de la Universidad de Talca.Actualmente se desempeña comoingeniero en el área de tecnología deinformación en Santiago, Chile.

2011 - 04 - Levantamiento de Procesos y Automatización de Módulos Críticos

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