22. manejo de filtros y ordenación de datos

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA

DE CHIMBORAZO

MANEJO DE FILTROS Y ORDENACIÓN DE DATOS

CÁTEDRA DE INFORMÁTICA

Narcisa Coronel


Narcisa Coronel Página 1

TEMA: MANEJO DE FILTROS Y ORDENACIÓN DE DATOS

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Aprender a filtros datos en Excel para optimizar tiempo en el trabajo

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Especificar los beneficios de filtrar información

Identificar los diferentes tipos de filtros

Aplicar filtros en diferentes campos de la vida estudiantil



1. ¿Qué es un filtro?

Un filtro es una aplicación de MS Excel que le permite al usuario reducir el número

de datos en las hojas de cálculo y ocultar partes. Si bien puede sonar un poco

como agrupación, el filtrado es diferente por la forma en la que te permite calificar

y mostrar sólo los datos que te interesan.

1.1. Pasos para filtrar los datos

Para filtrar datos que forman parte de gran cantidad de información se debe seguir los siguientes pasos:

Paso 1:

Comienza con una hoja de trabajo en cada una columnas tenga un nombre y haz

clic en el encabezado de la columna filtrarás.

Ilustración 1. Seleccionar la columna a filtrar

Paso 2:

Seleccionar la ficha datos

Ubicar el grupo ordenar y filtrar

Clic en filtro



Ilustración 2. Filtrar datos

Paso 3:

Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar.

Paso 4:

Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.

Paso 5:

Marca las casillas junto a los datos que quieres ver.

Paso 6:

Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan temporalmente.



Ilustración 3. Opciones de filtrado

1.2. Pasos para agregar filtros

Sirve para trabajar sobre una hoja de cálculo que ya ha sido filtrada para mostrar sólo lo que nos interesa.

Paso 1:

Haz clic en la flecha desplegable en la que quieres añadir un filtro.



Ilustración 4. Lugar donde se va a insertar nuevo filtro

Paso 2:

Desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver y marca aquellas que sí.

Ilustración 5. Seleccionar datos que se verán



Paso 3:

Haz clic en Aceptar. Además del filtro original, el nuevo filtro se aplica. La hoja de trabajo se reducirá aún más.

Ilustración 6. Aceptar

1.3. Filtrar usando búsqueda

Tú puedes filtrar tu hoja de cálculo usando búsquedas específicas. Por ejemplo,

buscando una frase exacta, número o fecha, o un simple fragmento.

Para lograr nuestro objetivo realizamos los siguientes pasos:

Paso 1:

Selecciona la pestaña Datos y haz clic en el comando Filtro.



Ilustración 7. Paso 1

Paso 2:

Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en la columna que quieres filtrar.


Paso 3:

Introduce los datos que te gustaría ver en el cuadro de búsqueda. Los resultados de la búsqueda aparecerán de forma automática.




Paso 4:

Marca las casillas junto a los datos que quieres mostrar.




Paso 5:

Para terminar, haz clic en Aceptar. La hoja de trabajo se calculó de acuerdo con los términos de búsqueda.


1.4. Filtros avanzados de texto

Los filtros avanzados de texto son útiles para mostrar información más específica,

como las celdas que contienen un número determinado de caracteres o datos que

no contengan una palabra específica.

Para realizar un filtro avanzado de texto:

Paso 1:

Selecciona la pestaña Datos y haz clic en el comando Filtro.

Paso 2:

Ahora, haz clic en la flecha hacia abajo en la columna de texto que vas a filtrar.

Paso 3:

Selecciona la opción Filtros de texto para abrir el menú de opciones avanzadas

de filtrado.



Paso 4:

Elige un filtro.

Paso 5:

Aparecerá el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado. Allí, introduce el texto a la derecha de tu filtro.

Paso 6:

Haz clic en Aceptar. Los datos se filtran según el argumento elegido y el texto que has especificado.

Ilustración 12. Filtro avanzado

1.5. Filtros de números y fecha

En la sección anterior revisamos los Filtros de texto que provee Excel, pero las opciones que se muestran cuando el tipo de datos es un número o una fecha serán diferentes. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de fecha.

Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y muestra los criterios de filtrado correspondientes.



Algunas de las opciones de filtros mostrarán el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado para permitirnos indicar el detalle del criterio de filtrado a aplicar, pero otras opciones como el filtro de fecha Hoy se aplicará de inmediato sobre los datos. Lo mismo sucederá con el filtro de número Diez mejores que no necesita de ningún parámetro adicional y se aplicará de inmediato sobre la columna.

Ilustración 13. Filtro de números

1.6. Quitar el filtro de una tabla

Una vez que hemos aplicado un filtro en una columna, el icono del botón de filtro cambiará su apariencia para indicarnos que dicha columna tiene un filtro aplicado. Para quitar un filtro de una tabla de Excel tenemos dos opciones:

Hacer clic sobre el botón de filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de y se eliminará el filtro de dicha columna.

Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros aplicados a una tabla entonces debemos ir a Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Borrar.



Ilustración 14. Borrar filtro

1.7. Filtrar por segmentación de datos

Excel 2013 nos permite filtrar datos de una tabla utilizando la segmentación de datos. Este método no es muy utilizado porque requiere de espacio adicional en pantalla pero es importante que conozcas su uso en caso de que llegues a encontrar una tabla con este tipo de funcionalidad. Para agregar la segmentación de datos debemos seleccionar una celda de la tabla e ir a Herramientas de tabla > Diseño > Herramientas > Insertar segmentación de datos. Se mostrará un cuadro de diálogo con las columnas de nuestra tabla.

2. Ordenar una tabla en Excel

Al pulsar el botón de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas opciones de ordenación de datos. Al aplicar un criterio de ordenación a una tabla de Excel las filas se reorganizarán de acuerdo al contenido de la columna por la cual estamos ordenando. Si la columna contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de A a Z (alfabéticamente) o de Z a A.



Ilustración 15. Ordenar datos alfabéticamente

Por el contrario, si la columna contiene datos numéricos, entonces podremos ordenar de menor a mayor o también podremos hacerlo de mayor a menor. En el caso de que tengamos fechas podremos ordenar de más antiguo a más reciente o viceversa.

Otra opción de ordenación que nos da Excel es la de ordenar por color y eso hará que las celdas se ordenen de acuerdo al color de fondo de las celdas. Esta opción es relevante solamente cuando hemos aplicado algún formato condicional a las celdas para modificar su color de fondo o el color de la fuente.

Ilustración 16. Ordenar datos numéricos



2.1. Múltiples criterios de ordenación

Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenación. Por ejemplo, es posible ordenar los datos primero por fecha, después por país y posteriormente por región. Para lograr este tipo de ordenación haremos uso del comando Inicio > Ordenar y filtrar > Orden personalizado lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Ilustración 17. Criterio de filtrado personalizado

La parte superior del cuadro de diálogo Ordenar contiene botones que nos permiten establecer múltiples niveles de ordenación. A continuación explico cada uno de esos botones:

Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenación.

Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenación podemos eliminarlo de la lista.

Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.

Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenación hacia arriba o hacia abajo para establecer un orden preferido.

Opciones: Con este botón podemos indicar si la ordenación de datos va a distinguir entre mayúsculas y minúsculas.

La ordenación de los datos se hará comenzando por el nivel superior y hacia abajo tomando en cuenta tanto la columna como el criterio de ordenación especificado en cada nivel.



BIBLIOGRAFIA Y LINCOGRAFIA:

www.ufasta.edu.ar/wp-content/uploads/08-Manejo-de-Datos1.pdf

ofimatic.blogspot.com/2007/12/ordenar-datos-en-excel.html

office.microsoft.com/es-es/excel-help/filtros-HP005261132.aspx



INDICE DE FIGURAS:

Ilustración 1. Seleccionar la columna a filtrar _____________________________ 2

Ilustración 2. Filtrar datos ____________________________________________ 3

Ilustración 3. Opciones de filtrado _____________________________________ 4

Ilustración 4. Lugar donde se va a insertar nuevo filtro _____________________ 5

Ilustración 5. Seleccionar datos que se verán ____________________________ 5

Ilustración 6. Aceptar _______________________________________________ 6

Ilustración 7. Paso 1 ________________________________________________ 7



Ilustración 10. Paso 4 _______________________________________________ 8

Ilustración 11. Paso 5 _______________________________________________ 9

Ilustración 12. Filtro avanzado _______________________________________ 10

Ilustración 13. Filtro de números _____________________________________ 11

Ilustración 14. Borrar filtro __________________________________________ 12

Ilustración 15. Ordenar datos alfabéticamente ___________________________ 13

Ilustración 16. Ordenar datos numéricos _______________________________ 13

Ilustración 17. Criterio de filtrado personalizado __________________________ 14



CONTENIDO:

TEMA: MANEJO DE FILTROS Y ORDENACIÓN DE DATOS ________________ 1

OBJETIVOS ______________________________________________________ 1

OBJETIVO GENERAL ____________________________________________ 1

OBJETIVOS ESPECIFICOS ________________________________________ 1

1. ¿Qué es un filtro? ______________________________________________ 2

1.1. Pasos para filtrar los datos ____________________________________ 2

1.2. Pasos para agregar filtros _____________________________________ 4

1.3. Filtrar usando búsqueda ______________________________________ 6

1.4. Filtros avanzados de texto ____________________________________ 9

1.5. Filtros de números y fecha ___________________________________ 10

1.6. Quitar el filtro de una tabla ___________________________________ 11

1.7. Filtrar por segmentación de datos ______________________________ 12

2. Ordenar una tabla en Excel ______________________________________ 12

2.1. Múltiples criterios de ordenación _______________________________ 14

BIBLIOGRAFIA Y LINCOGRAFIA: ____________________________________ 15

INDICE DE FIGURAS: _____________________________________________ 16

CONTENIDO: ____________________________________________________ 17

22. manejo de filtros y ordenación de datos

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