PROCESO CONTABLE

La informacin contable que presenta una empresa es elaborada a travs de lo que llamamos proceso contable.

El proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones de una empresa son registradas y resumidas para la obtencin de los Estados Financieros.

Este proceso est formado de los siguientes pasos:

La contabilizacin de las transacciones de una empresa se lleva a cabo a travs de lo que llamamos cuentas y la presentacin de la informacin financiera de una entidad se resume en lo que llamamos rubros.

CONCEPTOS BSICOS:

Transaccin: Es una operacin que realiza la empresa

Rubro: Es cada uno de los renglones o partidas que se presentan en los estados financieros. Normalmente incluye el importe de un conjunto de cuentas y sub- cuentas cuyo origen y esencia es la misma.

1. Registrar las transacciones en el diario general. 2. Pasar la

informacin del diario general al mayor general.

3. Obtener la balanza de comprobacin.

4. Registrar los asientos de ajuste.

5. Obtener la balanza de comprobacin ajustada.

6. Formular los Estados Financieros.

7. Hacer los asientos de cierre.

8. Obtener la balanza de comprobacin despus del cierre.

Cuenta: es la unidad mnima de registro utilizada para contabilizar. Es el lugar en el que se anotan los aumentos o disminuciones de cada partida, provocados por los movimientos que se originan en una transaccin.

Nombres de las cuentas: Las cuentas o sub cuentas (divisiones) de una cuenta utilizadas por las diferentes empresas pueden variar, segn el giro de la empresa, sin embargo, existen rubros definidos por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos para una adecuada presentacin de los estados financieros.

Periodo Contable

Los resultados de las operaciones efectuadas por un negocio se resumen y presentan a los dueos, al final de un periodo determinado que se conoce como periodo contable.

El Balance General se presenta para efectos administrativos y toma de decisiones en periodos mensuales, y tambin debe de presentarse en ejercicios anuales para efectos fiscales y toma de decisiones.

Debemos de distinguir el periodo como la fraccin de un ejercicio (un mes) y un ejercicio (actualmente un ao natural) compuesto de doce periodos mensuales.

SISTEMA DE LA PARTIDA DOBLE

En sntesis.

La partida doble, como teora se fundamenta en el principio de la causalidad, es decir, que toda causa tiene un efecto.

Hablando de contabilidad y de partida doble decimos que la causa es la operacin o transaccin realizada por la empresa, que genera un efecto en dos o ms cuentas, que podrn aumentar o disminuir, segn su naturaleza (deudora o acreedora) , siempre bajo el principio de que a uno o varios cargos deber corresponder uno o varios abonos, de tal forma que la suma de los cargos sea siempre igual a la suma de los abonos. Obsrvese con esto que el efecto es doble.

La Cuenta

Es el registro donde se anotan los aumentos y disminuciones de cada rubro del Balance . En las cuentas se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas.

Nombre de la cuenta

El nombre que se asigna a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla, por ejemplo, la cuenta que controla el dinero en depsitos se le llama bancos, al que controla los documentos a favor de la empresa, se le denomina documento por cobrar, etc., por lo tanto, habr tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, de pasivo y de capital.

Formas en que se debe proceder para registrar las operaciones

1. Se deben analizar dichas operaciones determinando la causa, as como el efecto que producen en las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos. Se debe aplicar la regla del cargo y el abono.

Es el principio que rige el registro contable de las operaciones contables de una empresa que establece que el valor de los cargos debe ser igual al valor de los abonos.

A toda cantidad cargada corresponde una cantidad igual abonada, no importando el nmero de cargos o abonos que se necesiten

AUMENTOS Y DISMUNICIONES DE LAS CUENTAS DE ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL

ACTIVOS

PASIVOS

CAPITAL

REGLAS DEL CARGO Y EL ABONO

Activo

Pasivo

Capital

REGLAS DEL CARGO Y DEL ABONO

Todo Cargo Produce:

Aumento (+) ActivoDisminucin (-) PasivoDisminucin (-) Capital

Todo Abono Produce:

Aumento (+) PasivoAumento (+) CapitalDisminucin (-) Activo

REGLAS DE LA PARTIDA DOBLE

1. A todo aumento de Activo (+ A ), puede corresponder:

Una disminucin en el activo mismo (- A ) Un aumento en el pasivo ( + P ) Un aumento en el capital ( + C )

2. A toda disminucin en el Activo ( - A ), puede corresponder:

Un aumento en el Activo mismo ( + A ) Una disminucin en el Pasivo ( - P ) Una disminucin en el Capital ( - C )

Todas las cuentas de Activo comienzan con un saldo deudor, aumentan cargndole (anotaciones en el lado izq. del esquema de mayor). Y disminuyen haciendo anotaciones en el lado derecho del esquema de mayor (abono), y el saldo por naturaleza es deudor.

Las Cuentas de Pasivo y Capital siempre comienzan con un saldo, acreedor, es decir, con una anotacin en el lado derecho de la cuenta; y aumentan (abonando) haciendo anotaciones en el lado derecho del Esquema de Mayor. Disminuyen hacindole anotaciones en el lado izquierdo de la cuenta(cargo). Su saldo por naturaleza es acreedor.

3. A todo aumento en el Pasivo (+ P ), puede corresponder:

Un aumento en el Activo ( + A ) Una disminucin en el Pasivo mismo ( - P ) Una disminucin en el Capital ( - C )

4. A todo disminucin en el Pasivo (- P ), puede corresponder:

Un disminucin en el Activo ( - A ) Un aumento en el Pasivo mismo ( + P ) Un aumento en el Capital ( + C )

5. A todo aumento en el Capital (+ C ), puede corresponder:

Un aumento en el Activo ( + A ) Una disminucin en el Pasivo ( - P ) Una disminucin en el Capital ( - C )

6. A todo aumento en el Capital (- C ), puede corresponder:

Una disminucin en el Activo ( - A ) Un aumento en el Pasivo ( + P ) Un aumento en el Capital ( + C )

Movimiento Deudor: Es la suma de los cargos de una cuenta.

Movimiento Acreedor: Es la suma de los abonos de una cuenta.

Saldo: Es la diferencia entre deudor y el acreedor.

Saldo Deudor: Es cuando el movimiento deudor es mayor que el acreedor.

Saldo Acreedor: Es cuando el movimiento acreedor es mayor que el deudor.

Cuenta Saldada: Es cuando sus movimientos son iguales.

NOMBRE DE LA CUENTA

DEBE:Es el rea que se encuentra en el lado izquierdo de la cuenta.

HABER:Es la columna que se encuentra en el lado derecho de la cuenta.

CARGAR:Es anotar una cantidad en el DEBE de la cuenta.

ABONAR:

Es anotar una cantidad en el HABER de la cuenta.

REGISTRO DE OPERACIONES EN EL DIARIO

El Diario General es un registro que puede ser un libro o un medio magntico (programa de paquetera contable) en el cual quedan registradas cronolgicamente, todas las transacciones efectuadas por la entidad de acuerdo con los principios de contabilidad y en funcin del impacto que stas hayan tenido en las cuentas bsicas.

Clasificacin del Asiento Contable

Simple: Se dice que es simple cuando va el registro de un cargo a un abono.

Compuesto: Se dice que es compuesto cuando va de un cargo a dos o ms abonos, o tambin de un abono a dos o ms cargos. O bien, dos o ms cargos y dos o ms abonos.

En todo momento la suma de los cargos tiene que ser igual a la suma de los abonos. Esto es lo que se conoce como Partida Doble

ASIENTO DE DIARIO

Partes bsicas de un asiento de Diario

FechaNombre y nmero de las cuentas a cargarNombre y nmero de las cuentas a abonarCantidades a cargarCantidades a abonarExplicacin

BANCOS

800200166

12050

Movimiento Deudor 1,166

Cargos

Saldo Deudor

Abonos

170

996

Movimiento Acreedor

Fecha DetalleRef

. Debe Haber2001 -1-

Jul-21 Bancos $ 5,000 Clientes 1,750 Mercancas $ 6,750 Vta. merc. En efec. Y cred.

Las cuentas de ACTIVO:

Fecha Concepto Debe HaberAumentan con un cargo ( + ) Disminuyen con un abono ( - )

Las cuentas de PASIVO:

Fecha Concepto Debe HaberDisminuyen con un cargo ( - ) Aumentan con un abono ( + )

Las cuentas de CAPITAL CONTABLE:

Fecha Concepto Debe HaberDisminuyen con un cargo ( - ) Aumentan con un abono ( + )

Registro de Operaciones en el Mayor General

El Mayor es el registro principal donde se efecta un registro de los aumentos o disminuciones de cuentas especficas dentro del sistema contable; es decir, existe una hoja de mayor para cada una de las cuentas que aparezcan en el catlogo Por tanto si en el sistema existen 100 cuentas individuales, cada una ser conocida como cuenta de mayor y el total de las 100 cuentas ser el Mayor General.

Formas de Registro

La cuenta T es una manera rpida de registrar, pero esta forma no se utiliza para llevar registros contables convencionales. La mayor parte de las empresas emplea una forma que tiene secciones similares a la cuenta T

Forma de cuenta de mayor convencional

Ttulo: Bancos Cuenta nmero: 100

Fecha Detalle Ref. Debe Haber Saldo DeudorSaldo

Acreedor2001

Jul-20 D1 18,000 18,000 Jul-21 D1 5,000 13,000

Ttulo: Ventas Cuenta nmero: 400

Fecha Detalle Ref. Debe Haber Saldo DeudorSaldo

Acreedor2001

Jul-20 D1 3,000 3,000Jul-21 D1 5,000 8,000

Forma de cuenta de mayor con tres columnas

Ttulo: Gastos por RentaCuenta nmero: 550

Fecha Detalle Ref. Debe Haber Saldo2001

Jul-21 D1 5,000 5,000

Ttulo: IVA por Acreditar Cuenta nmero: 103 Fecha Detalle Ref. Debe Haber Saldo2001

Jul-21 D1 750 750

Ttulo: Bancos Cuenta nmero: 100Fecha Detalle Ref. Debe Haber Saldo2001 10,750

Jul-21 D1 5,750 5,000

Periodo ContableNombre de la cuentaFormas en que se debe proceder para registrar las operaciones

REGLAS DEL CARGO Y DEL ABONOREGLAS DE LA PARTIDA DOBLEREGISTRO DE OPERACIONES EN EL DIARIOClasificacin del Asiento ContableRegistro de Operaciones en el Mayor GeneralFormas de Registro