BID No. 24/11

LLAMADO A PRESENTACIÓN DE OFERTAS

PARA

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EXTERNOS PARA EL DEPARTAMENTO TIC (TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN) DE LA MISIÓN DE APOYO AL PROCESO

DE PAZ DE LA OEA (MAPP/OEA)EN COLOMBIA

DEPARTAMENTO DE SUSTENTABILIDAD DEMOCRÁTICA Y MISIONES ESPECIALES (DSDME)SECRETARÍA DE ASUNTOS POLÍTICOS

(SAP)

SECRETARÍA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS(SG/OEA)

Oficina de Servicios de Compras

1 de noviembre de 2011

ÍNDICE

1. Antecedentes

2. Objeto y Finalidad

3. Términos de Referencia

4. Base Legal

5. Consultas de los Interesados

6. Presentación de Propuestas

7. Evaluación de Propuestas

8. Otorgamiento del Contrato

9. Términos y Condiciones del Contrato

Anexos

Anexo 1 Términos de Referencia

Anexo 1.1: Política de Uso y Seguridad MAPP/OEA

Anexo 1.2: Configuración Actual Hardware MAPP/OEA

Anexo 1.3: Características Centro de Datos MAPP/OEA

Anexo 1.4: Informes “Network Inventory Advisor – (NIA)”

Anexo 2 Términos y Condiciones del Contrato

Anexo 3 Formato 1: Declaración de Aceptación de los Términos y Condiciones del Contrato

Formato 2: Declaración General sobre Conflictos de Interés

Formato 3: Referencias Comerciales

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BID No.24/11

LLAMADO A PRESENTACIÓN DE OFERTAS

PARA

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EXTERNOS PARA EL DEPARTAMENTO TIC (TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN) DE LA MISIÓN DE APOYO AL PROCESO

DE PAZ DE LA OEA (MAPP/OEA)EN COLOMBIA

DEPARTAMENTO DE SUSTENTABILIDAD DEMOCRÁTICA Y MISIONES ESPECIALES (DSDME)SECRETARÍA DE ASUNTOS POLÍTICOS

(SAP)

1. ANTECEDENTES

1.1 La Organización de los Estados Americanos (OEA) reúne a los países del hemisferio occidental para promover la democracia, fortalecer los derechos humanos, fomentar el desarrollo económico, la paz, la seguridad, la cooperación y avanzar en el logro de intereses comunes.

1.2 El Departamento de Sustentabilidad Democrática y Misiones Especiales (DSDME) de la Secretaría de Asuntos Políticos (SAP) tiene como función principal apoyar al Secretario General y al Secretario de Asuntos Políticos en sus esfuerzos para atender y prevenir desafíos, situaciones y crisis político-institucionales que se dan o puedan darse en la región. Adicionalmente, el DSDME provee asesoramiento y apoyo técnico a las Misiones Especiales establecidas por el Consejo Permanente y/o el Secretario General, en respuesta situaciones desestabilizadoras, crisis político-institucionales o a pedido de algún Estado miembro.

1.3 La Misión de Apoyo al Proceso de Paz en Colombia (MAPP/OEA) es uno de los programas a cargo del DSDMS. Fue creada el 23 de enero del 2004 a través de un Acuerdo firmado por el Gobierno de Colombia y el Secretario General de la OEA. La Misión respalda procesos de paz tales como la verificación y el monitoreo de los acuerdos negociados entre las partes, y el acompañamiento a las comunidades víctimas de la violencia.

1.4 En Marzo de 2010, la Misión de Apoyo al Proceso de Paz en Colombia de la Organización de los Estados Americanos (MAPP/OEA) vio la necesidad de contratar servicios profesionales externos para administrar1 el área de informática. El objetivo de dicha contratación fue crear un Departamento de Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) con conocimientos en el campo tecnológico que permitan la optimización de recursos y el buen funcionamiento de la plataforma Tecnológica2 a nivel nacional, con una oficina central en la ciudad de Bogotá y 13 oficinas regionales a nivel nacional.

1 Organizar, dirigir y controlar todos los servicios que tiene la plataforma tecnológica de la Misión. Este concepto se utilizará a lo largo de estos Términos de Referencia en el, Anexo 1 del LPO. 2 Hace referencia a la totalidad del componente tecnológico perteneciente a la MAPP/OEA que es usado en las diferentes áreas que componen la Misión para ejecutar las tareas diarias.

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1.5 Para continuar el cumplimiento de su Mandato, la MAPP/OEA necesita los servicios profesionales externos para el Departamento TIC (Tecnologías de la información y la Comunicación).

2. OBJETO Y FINALIDAD

2.1 El objetivo del presente Llamado a Presentación de Ofertas es seleccionar una empresa que se encargue de la administración del área de informática de la MAPP/OEA con una oficina central en la ciudad de Bogotá y 13 oficinas regionales a nivel nacional.

2.2 Este Llamado a Presentación de Ofertas de ninguna manera constituye compromiso u obligación por parte de la SG/OEA de aceptar cualquier Propuesta, en todo o en parte, recibida en respuesta a este Llamado; ni constituye obligación de la SG/OEA de adquirir bienes o contratar servicios.

3. TÉRMINOS DE REFERENCIA

Los Términos de Referencia del servicio se encuentran descritos en el Anexo 1 del presente Llamado a Presentación de Ofertas y forman parte integrante de éste.

4. BASE LEGAL

El procedimiento de selección del Contratista se encuentra regulado por:

4.1 El presente Llamado a Presentación de Ofertas.

4.2 El Reglamento de Compras de la SG/OEA, aprobado por la Orden Ejecutiva No. 00-1.

4.3 El Reglamento de Contratos por Resultado, aprobado por la Orden Ejecutiva No. l 05-04, Corr. No. 1, y

4.4 Las órdenes ejecutivas, memorandos y demás disposiciones y documentos oficiales de la SG/OEA aplicables al presente proceso.

5. CONSULTAS DE LOS INTERESADOS

5.1 Los interesados podrán solicitar la aclaración de los Términos de Referencia o del Llamado de Presentación de Ofertas hasta 5 días hábiles antes de la fecha de cierre para la presentación de Propuestas.

5.2 Las consultas deberán presentarse en forma escrita y ser dirigidas a la señora Lili M. Romero-DeSimone, Directora de la Oficina de Servicios de Compras, a la dirección electrónica oasbidsubmit@oas.org, con copia para eparada@oas.org.

5.3 La respuesta a las consultas se comunicarán por escrito a todos los Postores a más tardar 3 días hábiles antes de la fecha de cierre para la presentación de ofertas.

6. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

6.1 Forma de Presentación de la Propuesta

2

6.1.1 La Propuesta se presentará en 3 sobres cerrados, de los cuales el primero contendrá la Propuesta Técnica, el segundo la Propuesta Económica, y el tercero otros documentos solicitados por el presente Llamado a Presentación de Ofertas.

6.1.2 La Propuesta deberá ser presentada en forma impresa, en 1 original y 2 copias, y dentro de un sobre sellado, el cual deberá estar rotulado de la siguiente forma:

SG/OEA BID NO. 24/11 – CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EXTERNOS PARA EL DEPARTAMENTO TIC DE LA MAPP/OEA EN COLOMBIA - NO ABRIR

……………………………………………………..……………. (Nombre del Postor).

6.1.3 La Propuesta deberá ser entregada a:

Secretaría General de la Organización de los Estados AmericanosAtención: Oficina de Servicios de Compras1889 F Street, N.W., 4to PisoWashington, D.C. 20006Estados Unidos de America

6.1.4 Adicionalmente, la Propuesta también deberá ser presentada en formato PDF vía correo electrónico a la atención de la señora Lili M. Romero-DeSimone, Directora de la Oficina de Servicios de Compras, a la dirección electrónica oasbidsubmit@oas.org, con copia para eparada@oas.org.

6.1.5 El correo electrónico incluyendo documentos adjuntos no deberá exceder de 15 MB. En caso de que su Propuesta exceda de dicha capacidad, podrá dividir su propuesta en varios correos electrónicos.

6.1.6 La Propuesta deberá ser firmada por el representante autorizado del Postor.

6.1.7 La Propuesta deberá ser válida durante 90 días naturales, contados a partir de la fecha de cierre del presente Llamado a Presentación de Ofertas. Este período de vigencia deberá estar indicado expresamente en la Propuesta.

6.1.8 Con la presentación de la Propuesta, el Postor declara que conoce, acepta y se somete al presente Llamado a Presentación de Ofertas, condiciones y procedimientos del proceso de selección. Asimismo, el Postor es responsable de la veracidad de los documentos e información que presenta para efectos del proceso.

6.1.9 El Postor es responsable de asumir todos los costos y gastos en los que haya incurrido o que estén relacionados con la preparación o elaboración de una Propuesta en respuesta al presente Llamado a Presentación de Ofertas.

6.1.10 Asimismo, podrán participar distintos Postores en Consorcio, sin que ello implique crear una persona jurídica diferente. Las partes del Consorcio responderán solidariamente ante la SG/OEA por todas las consecuencias derivadas de su participación individual en el consorcio durante la licitación, o de su participación en conjunto en la ejecución del Contrato.

3

La Propuesta en Consorcio deberá ser suscrita por cada uno de los integrantes del Consorcio y cada uno de los integrantes deberá cumplir con los requisitos exigidos en el Llamado a Presentación de Ofertas.

6.2 Contenido de las Propuestas

6.2.1 Contenido de la Propuesta Técnica:

La Propuesta Técnica deberá contener como mínimo los siguientes documentos:

Documentos relativos a la Experiencia del Postor

a) Una descripción detallada de la experiencia del Postor en prestar servicios similares al objeto del presente Llamado a Presentación de Ofertas.

b) Lista que contenga un mínimo de 5 referencias de empresas o entidades a las cuales el Postor le haya prestado servicios similares al objeto del presente Llamado a Presentación de Ofertas durante los últimos 3 años. En las referencias deberán incluirse: el nombre de la compañía, punto de contacto, números de teléfono y facsímile, dirección de correo electrónica, objeto del contrato y plazo de vigencia del contrato. Para tal efecto se deberá seguir el Formato 3 del Anexo 4.

Documentos relativos al Equipo de Trabajo del Postor

c) Currículo Vitae del Director IT, Analista IT y Gestión IT que conforman el equipo del Postor, en donde se acredite la experiencia y certificaciones requeridas en la Sección IV y V de los TORs, Anexo I..

Documentos relacionados con el Servicio Ofrecido

d) Plan de Trabajo general en donde se haga una descripción del servicio ofrecido de conformidad de los Términos de Referencia, Anexo 1 del presente Llamado a Presentación de Ofertas (LPO). En el Plan de Trabajo se deberá especificar quién será la persona responsable de llevar adelante la implementación de los servicios solicitados y mencionar las innovaciones y/o mejoras ofrecidas, de ser el caso.

En caso el Postor planifique emplear subcontratistas o participar en consorcio durante el desarrollo del servicio, el Plan de Trabajo deberá tratar la interrelación entre las empresas y su organización. En caso el Postor se presente en consorcio, la propuesta técnica deberá indicar expresamente que las empresas que participan en consorcio son conjunta y solidariamente responsables.

Otra información

e) Persona de contacto del Postor. Se deberá indicar el nombre, cargo, teléfono, correo electrónico y fax de la persona o personas que el Postor designe como su punto de contacto para efectos de la presente Licitación.

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f) Otra documentación y/o información que a criterio del Postor tenga por objeto acreditar alguno de los factores técnicos de evaluación mencionados en el numeral 7.4.1 del presente LPO.

6.2.2 Contenido de la Propuesta Económica:

La Propuesta Económica deberá ser expresada en Dólares Estadounidenses (US$), tanto en cifras como en letras.

El Contrato a suscribirse con el Contratista es a suma alzada, por tanto la Propuesta Económica deberá considerar todos los conceptos, impuestos, costos y/o gastos en que incurra el Contratista para prestar el servicio objeto del Contrato.

La propuesta económica deberá incluir la estructura de costos en donde se considere el sueldo a pagar a cada uno de los miembros del equipo de trabajo del Postor.

6.2.3 Documentación Legal:

a) Copia de la constancia o certificado de constitución del Postor emitido por la autoridad competente del país o estado en donde el Postor se haya constituido.

b) Copia de los estatutos del Postor.

c) Copia de la licencia o autorización de funcionamiento con el que se acredite que el Postor se dedica en forma permanente al giro comercial objeto del presente Llamado a Presentación de Ofertas, emitido por la autoridad competente en materia de tercerización de personal en Colombia, de ser aplicable.

d) Copia del último balance general del año 2009 ó 2010 y copia de los últimos 3 estados financieros auditados de los años 2007, 2008, 2009 ó 2010, los cuales deberán estar firmados por el representante autorizado del Postor.

e) Lista de los directores y de los accionistas que posean más del 50% de acciones en la empresa del Postor.

f) Declaración del Postor que indique que ha leído, entendido y aceptado los Términos y Condiciones del Contrato indicados en el Anexo 2 del presente Llamado de Presentación de Ofertas, siguiendo el Formato 1 del Anexo 3. En caso el Postor no este de acuerdo con alguno de los Términos y Condiciones del Contrato, deberá dejar constancia de ello en forma expresa en su Propuesta, y ofrecer un texto alternativo, explicando las razones de su Propuesta.

g) Declaración general del Postor que indique que no se encuentra incurso en ninguna situación de conflictos de interés, siguiendo el Formato 2 del Anexo 3. En caso el Postor pretenda emplear subcontratistas o presentarse en Consorcio, esta declaración deberá ser presentada por los subcontratistas y por cada uno de los miembros del Consorcio.

h) En caso distintos Postores opten por participar en Consorcio, será necesario que en la Propuesta se indique expresamente:

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Los integrantes del Consorcio, El representante común del Consorcio, El domicilio común y El porcentaje de participación de cada uno de los integrantes en el

Consorcio.

6.3 Oportunidad de Presentación de Propuestas

6.3.1 Tanto la Propuesta en sobre sellado como la Propuesta presentada por correo electrónico deberán ser recibidas por la SG/OEA antes del cierre de actividades (5:30 pm., hora local de Washington, DC, Estados Unidos) del día 18 de noviembre de 2011.

6.3.2 No se aceptarán Propuestas después de esta fecha.

6.4 Confidencialidad de las Propuestas

En caso la Propuesta contenga data que el Postor no desea revelar al público por ningún motivo o que sea empleada por la SG/OEA, salvo para efectos de la evaluación en el marco de la presente licitación, el Postor deberá incluir en su Propuesta la siguiente declaración debidamente suscrita por su representante legal:

Confidencialidad de la Propuesta

La presente Propuesta contiene data que no deberá ser revelada fuera de la SG/OEA y no deberá ser duplicada, usada o hecha pública -en todo o en parte- para ningún propósito, salvo para efectos de la evaluación en el marco de la presente licitación. En caso que el Contrato sea otorgado a este Postor como resultado de -o con relación a- la presentación de dicha data, la SG/OEA tendrá el derecho de duplicar, usar o revelar la información de acuerdo a los términos del contrato que se suscriba. Esta restricción no limita el derecho de la SG/OEA de usar la información contenida en la data si ella es obtenida de otra fuente sin restricción alguna. La data materia de la presente restricción esta contenida en las páginas [insertar el número u otra identificación de las páginas].

7. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

7.1 Órgano Encargado de la Apertura y Evaluación de las Propuestas

Las Propuestas serán abiertas y evaluadas por el Comité de Adjudicación de Contratos (CAC) de la SG/OEA.

7.2 Subsanación de Propuestas y Solicitud de Aclaración

7.2.1 Si existieran defectos de forma, tales como errores u omisiones subsanables en los documentos presentados que no modifiquen el alcance de la Propuesta, el CAC, a través de la Oficina de Servicios de Compras (OSC), otorgará un plazo razonable para que el Postor los subsane, en cuyo caso la Propuesta continuará vigente para todo efecto, a condición de la efectiva enmienda del defecto encontrado dentro del plazo previsto.

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7.2.2 Asimismo, en cualquier momento durante el proceso de evaluación, el CAC podrá, a través de la OSC, solicitar por escrito a los Postores aclaraciones con respecto a la información y/o documentos contenidos en sus Propuestas, así como solicitar la presentación de información y/o documentación adicional o complementaria, sin que ello implique una modificación en el alcance de la Propuesta.

7.2.3 La información provista por el Postor que no haya sido expresamente solicitada por el CAC a través de una solicitud de clarificación no será considerada para efectos de evaluación.

7.2.4 Las preguntas o solicitudes de clarificación serán dirigidas al punto de contacto indicado en la Propuesta del Postor.

7.3 Procedimiento de Calificación y Evaluación de las Propuestas

7.3.1 La calificación y evaluación de las Propuestas es integral, realizándose en dos (2) etapas. La primera es la técnica, cuya finalidad es calificar y evaluar la Propuesta Técnica, y la segunda es la económica, cuyo objeto es calificar y evaluar el monto de la Propuesta.

7.3.2 A efecto de la admisión de las Propuestas Técnicas, el CAC verificará que las Propuestas cumplan con los requisitos mínimos establecidos en los Términos de Referencia que forman parte del Llamado a Presentación de Ofertas (Anexo 1). Sólo una vez admitidas las Propuestas, el CAC aplicará los factores de evaluación previstos en el Numeral 7.4 en base a la documentación sustentatoria presentada por el Postor.

7.4 Factores y Criterios de Evaluación

El CAC revisará, evaluará y comparará todas las Propuestas según los siguientes criterios:

7.4.1 Criterios Técnicos:

7.4.1.1 Experiencia: Se evaluará la experiencia del postor durante los últimos 3 años. Se dará preferencia a aquellos postores que acrediten dicha experiencia en prestar servicios similares al objeto de este LPO.

7.4.1.2 Experiencia y calificaciones del personal propuesto para la prestación del servicio: Se evaluará la experiencia del equipo de trabajo propuesto por el postor.

7.4.1.3 Plan y Metodología de Trabajo: Se evaluará la metodología de trabajo, así como las herramientas y procedimientos que el Postor propone emplear para alcanzar los objetivos del servicio.

7.4.1.4 Mejoras a las condiciones previstas: Se dará preferencia a aquellos Postores que ofrezcan innovaciones, mejoras y/o servicios adicionales a aquellos descritos en los TORs.

7.4.1.5 Claridad y Presentación: Se evaluará que la propuesta técnica sea de manera clara y ordenada.

7.4.1.6 Referencias comerciales: Se solicitará a los clientes del Postor referencias sobre el nivel de satisfacción de los servicios prestados por el Postor.

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7.4.1.7 Capacidad financiera: Se analizarán los estados financieros y balance general del Postor a fin de determinar la capacidad financiera del Postor de cumplir con las obligaciones del Contrato.

7.4.2 Criterio Económico:

Monto de la Propuesta Económica.

7.5 Revisión de Propuestas

Antes de adjudicar el Contrato, la SG/OEA podrá optar por negociar los términos y condiciones de la Propuesta con el Postor o los Postores que, en su opinión, esté(n) en mejores condiciones de cumplir con el Contrato de la manera más efectiva. Luego de las negociaciones, la SG/OEA solicitará la presentación de una oferta revisada y final, a la cual se aplicará nuevamente los criterios de evaluación antes mencionados.

8. OTORGAMIENTO DEL CONTRATO

8.1 El Contrato será adjudicado al Postor cuya Propuesta satisfaga de mejor manera los intereses de la SG/OEA. Ello será determinado mediante la evaluación de ambos tipos de factores (técnicos y económicos), a fin de identificar a aquel Postor cuya Propuesta presente la combinación de factores técnicos y económicos que ofrezca el máximo valor posible a la Organización. Por ello, la SG/OEA se reserva el derecho de no adjudicar el Contrato al Postor que ofrezca la Propuestas económica más baja o al Postor que ofrezca la Propuesta técnica mejor calificada.

8.2 Los factores técnicos de evaluación son significativamente más importantes que el factor de evaluación precio.

8.3 La SG/OEA se reserva el derecho de distribuir el Contrato en caso se determine durante la evaluación de las Propuestas que es conveniente para la SG/OEA que el requerimiento sea cubierto por más de un solo proveedor.

8.4 La adjudicación del Contrato será comunicada por escrito al Postor ganador. Dicha comunicación no deberá ser entendida como la formalización de la relación contractual con la SG/OEA. La adjudicación está sujeta a la aceptación de los términos y condiciones del Contrato por parte del Postor ganador. Por tanto, el Contrato entrará en efecto sólo cuando éste haya sido suscrito tanto por la SG/OEA como por el representante autorizado del Postor ganador.

9. TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL CONTRATO

9.1 Uso de Información

9.1.1 El Contratista será responsable del uso indebido o incorrecto de la información obtenida por el Contratista o divulgada al Contratista por parte de la SG/OEA con motivo de la presente licitación o en relación con cualquier negociación de contrato subsiguiente entre la SG/OEA y el Contratista.

9.1.2 Los datos e información relacionados con la presente licitación constituyen documentos de índole jurídica y deben ser utilizados como tales.

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9.1.3 El Contratista es enteramente responsable por cualquier error o equivocación con respecto a su Propuesta. El Contratista ha hecho sus mejores esfuerzos para asegurar la precisión, confiabilidad e integridad de su Propuesta, y concuerda que cualquier costo de modificación de la Propuesta o de los términos contractuales como consecuencia de los errores de la información provista por el Contratista en su Propuesta deberá ser exclusivamente asumidas por él.

9.2 Privilegios e Inmunidades

9.2.1 Nada de lo incluido en el Contrato constituirá un acuerdo tácito o implícito, ni desistimiento por parte de SG/OEA, o su personal, de sus Privilegios e Inmunidades conforme a la Carta de la Organización de los Estados Americanos, las leyes de los Estados Unidos, o las leyes internacionales.

9.2.2 El Contratista no tendrá derecho a ninguna de las exenciones, privilegios ni inmunidades de que goza la SG/OEA como consecuencia de su condición de organismo público internacional.

9.3 Indemnización a Terceros

9.3.1 El Contratista indemnizará y mantendrá libre de todo daño a la OEA, la SG/OEA y sus funcionarios, empleados, representantes, afiliados, sucesores y cesionarios, que pueda surgir de: (1) toda demanda, daños, acciones, responsabilidades, pérdidas, multas, sanciones y gastos, incluso, aunque sin limitarse a, los honorarios de abogado, como resultado de los actos de negligencia u omisión deliberada del Contratista en relación con el Contrato, y (2) demandas de compensación laboral y litigios promovidos por los empleados y representantes del Contratista.

9.3.2 La SG/OEA notificará al Contratista, en cuanto sea razonablemente posible, cuando alguna demanda cubierta por esta Sección sea presentada en su contra o con respecto a cualquier demanda que se haga contra cualquier otra persona o entidad que tenga derecho a una indemnización al amparo del Contrato, dentro de un plazo razonable después de que se le haya notificado dicha demanda.

9.3.3 El Contratista es responsable ante la SG/OEA e indemnizará a la SG/OEA por pérdidas a las propiedades del mismo, que resulten de cualquier acto cometido por los empleados, representantes o subcontratistas del Contratista que actúen solos o en grupo. Tales actos incluyen, pero no se limitan a, la destrucción real, desaparición o extracción ilegal de propiedades, dinero o valores.

9.3.4 Las disposiciones de esta Sección no serán consideradas como una renuncia a los derechos de subrogación por parte de ninguna compañía de seguros, según lo dispuesto en cualquier póliza de seguro que cubra a la SG/OEA.

9.4 Debida Diligencia e Información sobre el Contrato

9.4.1 Al presentar su Propuesta, el Postor declara que ha estudiado y está familiarizado plenamente con todos los requerimientos y especificaciones del Contrato, ello incluye los Términos de Referencia y los Términos y Condiciones del Contrato anexos al Llamado a Presentación de Ofertas, con todas las condiciones actuales del equipo,

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mano de obra, materiales y leyes aplicables; de tal forma que el Postor acepta la responsabilidad y está preparado para celebrar y cumplir íntegramente todas las obligaciones contenidas en el Contrato.

9.4.2 Al presentar su Propuesta, el Postor también acepta que no presentará ninguna demanda ni tendrá ningún derecho a indemnización por daños debido a una mala interpretación o confusión del Contrato o a cualquier información que sea de conocimiento o que deba ser de conocimiento del Postor.

9.5 Subcontratistas

9.6.1 En caso el Contratista emplee subcontratistas para ejecutar parte del trabajo, el Contratista será el único responsable contractualmente frente a la SG/OEA, así como por los pagos que se deriven de los acuerdos con los subcontratistas.

9.6.2 El contratista será exclusivamente responsable por los actos, errores u omisiones de los subcontratistas. El Contratista se compromete a incluir en los contratos que suscriba con los subcontratistas disposiciones que aseguren el cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas por el Contratista frente a la SG/OEA.

9.6 Otros Términos y Condiciones del Contrato

9.6.1 En el Anexo 2 del presente Llamado a Presentación de Ofertas se encuentran los Términos y Condiciones del Contrato.

9.6.2 No se aceptará ninguna modificación a los Términos y Condiciones del Contrato después de otorgado el mismo. Una vez adjudicado el Contrato, el Contratista está sujeto a los Términos y Condiciones establecidos en el presente Llamado a Presentación de Ofertas o a las modificaciones acordadas de mutuo acuerdo y por escrito entre las partes.

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ANEXO 1

TÉRMINOS DE REFERENCIA

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EXTERNOS PARA EL DEPARTAMENTO TIC (TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN) DE LA MISIÓN DE APOYO AL PROCESO DE

PAZ DE LA OEA (MAPP/OEA) EN COLOMBIA

I. OBJETIVOS DEL SERVICIO

Son objetivos del servicio:

1.1 Asegurar el funcionamiento del Departamento de tecnologías de la información y las comunicaciones, basándose y/o mejorando los procedimientos actualmente establecidos en el Departamento.

1.2 Revisar la estructuración y documentación del Departamento TIC, mantener3 la actualizada y darla a conocer de forma periódica a la coordinación administrativa de la MAPP/OEA.

1.3 Manejar la política de reducción de costos implementada por la MAPP/OEA. Dicha política tiene por objetivo una reducción superior al 50% del gasto estimado del departamento TIC en comparación con el ano 2010.

1.4 Mantener la plataforma de correo electrónico Google Apps con pasarela de correo postini, manejo de informes de tráfico y seguimiento a los servicios y aplicaciones asociadas.

1.4.1 Calendario1.4.2 Chat1.4.3 Contactos1.4.4 Docs1.4.5 Correo electrónico1.4.6 Google Groups for Business1.4.7 Página de inicio1.4.8 Postini Services1.4.9 Sitios Web.

1.5 Mantener y revisar periódicamente la configuración de los dominios Mapp-oea.org .info, .net, .com.

1.6 Manejo de registros DNS, MX, direccionamiento a dominio único, posicionamiento y manejo metataxes búsqueda.

1.7 Dar mantenimiento periódico al Hosting externo de la página web Mapp-oea.org sobre el dominio Mapp-oea.net, con re direccionamiento de los demás dominios a

3 Dar continuidad a los servicios y herramientas implementadas; verificar desempeño, eficiencia e impacto positivo en las labores asociadas al Departamento TIC. Esta labor será verificada con el resumen diario de actividades, errores y advertencias que arrojan los sistemas de información internos de la MAPP/OEA, según cada servidor o dispositivo que se esté verificando (Equipos de cómputo, periféricos, elementos activos o pasivos). Este concepto se utilizará a lo largo de estos términos de referencia.

Mapp-oea.org; dar uso exclusivo al dominio Mapp-oea.info para la aplicación web de la Central de información4.

1.8 Supervisar y acompañar al área de comunicación en la actualización de la Pagina Web en plataforma Joomla.

1.9 Estar al tanto del funcionamiento de la aplicación web de la Unidad de Análisis o centro de información. Esta aplicación pertenece a la MAPP/OEA y fue desarrollada por terceros con el acompañamiento de la MAPP/OEA para la recopilación de información en las oficinas regionales y terreno, evitando el envío y archivo físico de información sensible; la aplicación utiliza lenguaje de programación para web liviano y rápido debido a los diferentes tipos de conexiones que se tienen a nivel nacional; cumple con parámetros de seguridad, validación de usuarios y perfiles de usuario. La aplicación necesita un acompañamiento constante por parte del Departamento TIC para dar soporte técnico en conectividad y disponibilidad del servicio de hosting.

1.10 Mantener la disponibilidad de créditos de envío de correos masivos según el número de boletines programados por el área de comunicaciones.5

1.11 Realizar los pagos mensuales de los créditos para el servicio de correo masivo.

1.12 Verificar periódicamente el posicionamiento del dominio Mapp-oea.org de los listados de correo no deseado o bloqueado.

1.13 Analizar y reestructurar los contratos de Internet dedicado según los cambios y necesidades de la MAPP/OEA.

1.14 Revisar y actualizar periódicamente del estado de licenciamiento del software de la MAPP/OEA.

1.15 Revisar y verificar que los diferentes servicios están activos en los servidores de dominio, base de datos de la aplicación de viáticos, Linux ipcop firewall, Linux centos 5 asterisk puro 1.6.

1.16 Crear y administrar los accesos de soporte remoto a través de Internet.

1.17 Mantener y verificar el servicio Google Analitycs para la página web Mapp-oea.org

1.18 Administrar y mantener en funcionamiento el programa de mesa de ayuda6.

1.19 Administrar y licenciar el sistema de inventarios interactivos de equipos de cómputo a través de la red para todos los equipos de la organización con estadísticas y deltas de licenciamiento y reporte de cambios en hardware y software de la Mapp-Oea.

4 La Central de información se encarga del procesamiento de la información recogida por los oficiales verificadores, previa coordinación de las áreas temáticas, es decir se encargar del procesamiento y producción de la información, para ello se trabaja en coordinación con las diferentes áreas temáticas. 5 Los créditos hacen referencia al número de cuentas de correos electrónicos a los que el área de comunicaciones pueden enviar un correo masivo.6 La mesa de ayuda es un programa (sistema) de ayuda a usuarios para la notificación, seguimiento y resolución de incidencias que presenten equipos de cómputo y periféricos.

2

1.20 Asegurar y respaldar los activos intangibles que incluyen pero no se limitan a la información de la Mapp-Oea.

1.21 Administrar y mantener el Departamento según los lineamientos Gobierno TIC de la norma COBIT 4.1 de ISACA. (Documentación, seguridad, procesos).

1.22 Administrar y mantener el Hardware: equipos de escritorio y portátiles, elementos activos, pasivos y periféricos, servidores Windows, servidores Linux. Para ello se deben realizar mantenimientos preventivos y mantenimientos correctivos. Los mantenimientos preventivos deben tener lugar cada tres meses mínimo, según la ubicación geográfica, índices de humedad, y ambiente del lugar donde se encuentra el equipo. Los mantenimientos correctivos se realizarán cuando estos sean necesarios sin costo extra para la MAPP/OEA; estos mantenimientos incluyen partes o elementos necesarios para las reparaciones.

1.23 Administrar y mantener el Software:

1.23.1 Sistemas operativos cliente: actualizar base de datos antivirus e intrusiones, actualizaciones Sistema operativos, corrección de errores lógicos, corrección de errores registro y aplicaciones.

1.23.2 Software servidores Windows server 2008 Std r2: revisión del estado de usuarios de dominio, aplicación de políticas, balanceo de cargas, verificación de rendimiento, actualizaciones sistema Operativo.

1.23.3 Linux centos 5 ipcop 4 firewall: revisión y optimización servicios y aplicación de políticas activas, verificación intrusiones o intentos de ataques.

1.23.4 Asterisk puro 1.6: control flujo y registro servidor voip, verificación canales sip y rendimiento, control extensiones móviles a través del vpn softphone.

1.23.5 Actualizaciones diarias suites office, antivirus, utilitarios.

1.24 Administrar Servidor Cortafuegos (CentOS 5): este servidor maneja el filtrado WEB, TCP, UDP y NAT. Servicios: Iptables, Squid, Squid Guard, VPN.

1.25 Administrar Servidor intranet (CentOS 5): este servidor maneja joomla, ftp, dhcp, tftp.Servicios: HTTPD, FTPD, DHCPD.

1.26 Administrar Servidor ASTERISK (CentOS 5): este maneja toda la telefonía IP de las instalaciones. Asterisk puro versión 1.6. Servicios propios de Asterisk

1.27 Poner a disposición de la MAPP/OEA un equipo de 3 personas mínimo, quien estarán ubicados físicamente en la Oficina Central y estará a cargo de las tareas de soporte técnico.

1.28 Brindar soporte técnico 7 x 24 x 365, en sitio o remoto de acuerdo a la ubicación geográfica del usuario y el tipo de problema. En la Oficina Central el servicio será en sitio, a menos de que las circunstancias no lo permitan. Para las oficinas regionales, el servicio será remoto, a menos de que las circunstancias requieran de servicio en sitio.

1.29 Implementar nuevas tecnologías TIC que beneficien a la MAPP/OEA. .II. ESPECIFICACIONES DE CONTRATACIÓN

3

2.1 Contratación de servicios profesionales externos para la administración y mantenimiento de la plataforma tecnológica de la Misión, con personal permanente en las instalaciones de la MAPP/OEA.

2.2 La empresa encargada de administrar el Departamento de tecnologías de la información y las comunicaciones manejará las áreas de enfoque del Gobierno TIC COBIT 4.1, indicadores de gestión y control mutuo, integración de los procesos internos, buscar formas de sistematizar o mejorar mediante herramientas de tecnología de información la eficiencia de todas las áreas de la MAPP/OEA.

2.3 A continuación se establecen los ejes temáticos de la norma Cobit 4.1 a trabajar:

2.3.1 Alineación Estratégica: Proveer las herramientas necesarias para manipular la información y los recursos tecnológicos manejados en la MAPP/OEA; convertir datos en información y garantizar la estructura de una plataforma eficiente y eficaz para su difusión; satisfacer las necesidades de todas las áreas que integran la MAPP/OEA ; ofrecer soluciones y equipos necesarios para su ejecución.

2.3.2 Entrega de Valor: Optimizar costos con base en el costo histórico anual y su comparación con el costo actual asociado al funcionamiento de la plataforma tecnológica

2.3.3 Administración de Recursos: Invertir y administrar los recursos críticos de TIC: aplicaciones, información, infraestructura y personas.

2.3.4 Administración de Riesgos: Manejar y minimizar el nivel de riesgos bajo parámetros de cumplimiento y transparencia. Dichos parámetros se establecerán de acuerdo al caso y se pueden medir en líneas de tiempo, reducción de costos, e importancia del requerimiento, entre otros. Todo lo anterior sin alterar los procesos o reglas que maneja la MAPP/OEA.

2.3.5 Medición de Desempeño: Rastrear y monitorear la estrategia de implementación, terminación de proyecto, uso de recursos, y desempeño. La medición del desempeño se hará a través de líneas de tiempo (minutos, horas, días, semanas o meses, dependiendo del requerimiento, labor u objetivo a medir).

2.4 Funciones Específicas:

2.4.1 Administrar Servidores, equipos y programas.

2.4.2 Dar soporte a todos los usuarios de la oficina Central (Bogotá) y oficinas a nivel nacional.

2.4.3 1 oficina Central Bogotá con 50 usuarios.

2.4.4 13 oficinas regionales con 44 usuarios.

4

2.4.5 Gestionar tickets de soporte con los proveedores de telefonía e Internet.

2.4.6 Administrar directorio activo de Server 2008.

2.4.7 Administrar SQL Server 2005, base de datos de aplicación propietaria (viáticos).

2.4.8 Administrar servicios Postini (pasarela de correo Google Apps).

2.4.9 Administrar los dominios y el alojamiento de la Pagina Web y la aplicación de unidad análisis

2.4.10 Administrar y dar seguimiento de los tickets de soporte en el programa de mesa de ayuda, software instalado en el servidor Windows 2008 server std r2 el cual es utilizado para que los usuarios hagan solicitudes de soporte para resolución de inconveniente o problemas técnicos. Dicho software permite llevar el historial de soporte, tiempos de respuesta, y la acumulación de conocimiento a través de una base de información para los usuarios

2.4.11 Realizar jornadas especiales de implementación o desarrollo con el fin de mantener, ajustar o actualizar la plataforma tecnológica, sin interrumpir las labores diarias de los usuarios.

2.4.12 Capacitar a los usuarios finales de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la MAPP/OEA. Dichas capacitaciones pueden: manejo de teléfonos IP; manejo tiquetes de soporte; manejo de las suites office, google apps, blackberry, software utilitario; manejo adecuado de impresoras y periféricos entre otras.

2.4.13 Administrar cuentas de servicios GOOGLE APPS. Manejo de la plataforma de correo y rastreo del funcionamiento del servicio.

2.4.14 Administrar el servicio de correo masivo.

III. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

3.1 La MAPP/OEA en la actualidad cuenta con 82 equipos de escritorio, 38 equipos portátiles, 12 impresoras láser Monocromáticas (se incluyen multifuncionales), 1 impresora láser color (se incluyen multifuncionales), 10 impresoras inyección (se incluyen las multifuncionales), 8 discos duros externos, 27 equipos activos discriminados divididos así; 8 Enrutadores, 12 switches, 4 puntos de acceso, 45 Teléfonos IP. En cuanto a equipos pasivos se tienen 12 ups.

3.2 La anterior infraestructura se encuentra distribuida de la siguiente manera:

3.2.1 Bogotá: 45 equipos de escritorio, 24 equipos portátiles, 6 switches con puertos de fibra, 2 Enrutadores, 4 puntos de acceso, un servidor de dominio win server 2008 r2, un servidor voz IP asterisk 1.6 puro, 1 servidor Linux firewall, 4 puntos de acceso, 45 teléfonos IP Grand stream, 2 proyectores, 6 ups (3 en funcionamiento y 3 por reparar), 3 multifuncionales monocromáticas, 1 impresora láser color, 2 impresoras láser monocromáticas, 1 impresora matriz de punto, 2

5

escáneres. Todo soportado sobre un cableado estructurado categoría 5e perimetral con circuitos independientes regulados y normales.

3.2.2 Bogotá cuenta con un centro de datos principal y uno secundario y la interconexión de estos se hace a través de un enlace en fibra óptica. Distribuidos en los data center donde hay 4 gabinetes7 de comunicaciones (Mueble metálico en algunos casos con puertas de vidrio templado diseñado y estandarizado técnicamente para la disposición de equipos activos y pasivos dentro de un centro de datos) 3 de ellos de propiedad de la MAPP/OEA y un cuarto de propiedad del proveedor de Internet.

7Gabinete se refiere a un bastidor/mueble destinado a alojar equipamiento electrónico, informático y de comunicaciones.

6

RegionalEquipos de Escritorio

Equipos Portátiles

Impresoras Inyección (incluidas Multifuncionales)

Impresoras Laser Monocromáticas

(incluidas Multifuncionales)

Impresoras Laser Color (incluidas

Multifuncionales)

Matriz de Punto

EscanersSwitches Ethernet

EnrutadoresPuntos de

AccesoServidores

Telefonos IP

Proyectores UPSDisco Duro

Externo 1TB

Oficina Central Bogota 45 24 0 5 1 1 2 6 2 4 4 45 2 6 3Apartadó 2 1Barrancabermeja 2 1 1Cali 6 1 1 1 1 1 1 1 1Cartagena 8 1 1 1 1 1 1 1Cucuta 4 1 1 1 1 1 1Ibague 1 1 1 1Medellín 6 2 2 1 1 1 1 1Montería 1 1Pasto 3 1 1 1 1 1 1 1Puerto Asís 1 1Tumaco 1 1 1Valledupar 3 1 1 1 1 1 1 1 1Villavicencio 2 2 1

TOTAL 82 38 10 13 1 1 2 12 8 4 4 45 8 12 8

INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA DE LA MISIÓN

IV. REQUISITOS MÍNIMOS

4.1 Empresa del sector de las tecnologías de información legalmente constituida y registrada ante la cámara de comercio con facultad para prestar los servicios solicitados.

4.2 Experiencia de mínimo 5 años en el sector de las tecnologías de información y comunicaciones.

4.3 Empresa o funcionario directamente contratado por la empresa miembro del ITIL (ICMB) o ISACA.

4.4 Empresa con certificaciones Microsoft o nivel de Miembro Registrado.

4.5 Empresa o funcionario directamente contratado con certificación de administración Linux.

4.6 Empresa o funcionario directamente contratado con certificación de red o productos del sector telecomunicaciones.

V. PERFILES DEL EQUIPO DE TRABAJO

5.1 Director:

Ingeniero Titulado en Sistemas, Electrónica, Telecomunicaciones o equivalente, con 10 años o más años de experiencia en cargo de Gerente de Servicios o Gerente de Operaciones, con Conocimientos de Software, Dominio en inglés escrito y hablado, Manejo de Bases de Datos (SQL, ORACLE), Conocimientos en sistemas operativos UNIX o Linux y Windows, Conocimientos en redes TCP/IP, Experiencia en Gerencia de Proyectos en Voz, Datos, etc.

Su principal función será: liderar, coordinar y ejecutar proyectos que involucran la instalación, puesta en servicio y soporte de las plataformas Tecnológicas. El trabajo se ejecuta en las oficinas de la MAPP/OEA a nivel nacional con base en Bogotá, y bajo la modalidad de guardia/disponibilidad para emergencias. Es indispensable dedicación al cliente y compromiso. Disponibilidad de viajar a nivel nacional a las diferentes oficinas de la MAPP/OEA.

5.2 Analista IT:

Ingeniero de Sistemas o afines con experiencia minima de 5 años, con conocimientos en sistemas operativos Windows, Windows Server, Linux, redes TCP/IP; manejador de contenidos Joomla; conocimiento avanzado de servidores Windows server 2003, 2008, directorio activo, políticas y seguridad informática; conocimiento en programación de telefonía Ip basado en Asterisk; instalación y configuración de VPN, Firewall y dispositivos de red; configuración e instalaciones de soluciones de Antivirus y Backups; conocimientos en administración IT. Es indispensable tener experiencia en operación de centro de cómputo con disponibilidad 7 x 24.

5.3 Gestión IT:

Profesional en Administración o carreras afines con mínimo 5 años de experiencia; manejo de relaciones interpersonales, contacto directo a nivel directivo de empresas, con capacidad de ejecutar, controlar, coordinar y hacer seguimiento a todos los procesos, del Departamento TIC. Persona con capacidad de negociación con conocimientos en TIC.

VI. SERVICIOS MÍNIMOS A RECIBIR SIN COSTO ADICIONAL

6.1 Mantenimiento a equipos de cómputo y periféricos (impresoras, monitores y escáneres)6.2 Mantenimiento al Centro de datos (gabinete de comunicaciones, aire acondicionado,

tablero eléctrico).6.3 Servidores6.4 Mantenimiento a UPS.6.5 Mantenimiento Aplicaciones 6.6 Mantenimiento al Cableado estructurado6.7 Costo mensual de los dominios y el alojamiento de la Pagina Web y la aplicación de unidad

análisis 6.8 Costo mensual del servicio de correo masivo6.9 Mantenimientos a la infraestructura tecnológica (preventivos y correctivos).6.10 Costo de eventualidades.6.11 Costo Skype Enterprise. Llamadas Internacionales.6.12 Costo salarios y otros del Equipo de Trabajo en sitio.

VII. COMPRAS Y ADQUISICIONES

7.1 El Departamento TIC será el encargado de realizar un análisis de costo/beneficio que muestre a los directivos o responsables de la decisión cuál es la mejor opción con el fin de reducir los costos de todo el proceso que se lleve a cabo en busca de un beneficio para la Misión. Este análisis se realizará según parámetros previamente definidos como precio, garantía, entrega, plazo de pago, entre otros.

7.2 Según disponibilidad presupuestal de la Misión, el proveedor asumirá gastos o adquisiciones a modo de contingencia sin reembolso alguno.

VIII. CALIDAD DE SERVICIO

8.1 Se deberá Garantizar el cumplimiento de todos los términos de referencia mencionados en este documento.

8.2 Se Deberá asegurar la capacidad de respuesta en cualquier caso de emergencia a nivel nacional con un servicio continuo 7 x 24 x 365, indistintamente de las fechas de pago.

8.3 Se dispondrá de personal con posiciones fijas de trabajo (Soporte Usuarios, Redes y centro de datos y Gestión TIC) y 1 persona en el área gerencial del departamento.

IX. VIGENCIA DEL CONTRATO

El Contrato tendrá una vigencia de 1 año, renovable hasta un máximo de dos (2) años adicionales, sujeto a la disponibilidad financiera de la SG/OEA.

X. ANEXOS

2

Anexo 1.1 Política de Uso y Seguridad MAPP/OEAAnexo 1.2 Configuración actual hardware MAPP/OEAAnexo 1.3 Características Centro de Datos MAPP/OEAAnexo 1.4 Informes NIA

XI. NOTAS

Los Tiempos de entrega se establecerán de acuerdo a las necesidades o requerimientos específicos de la Misión, el Departamento TIC tendrá la obligación de cumplir con estos según sea establecido.

El Departamento TIC deberá Presentar informes de gestión los cuales serán avalados por la coordinación administrativa o jefatura que certifiquen que los servicios prestados han sido satisfactorios. La medición se hará a través de encuestas de satisfacción a los usuarios, estadísticas en los tiempos de respuesta, base de conocimiento del programa de mesa de ayuda, y la reducción de costos.

3

ANEXO 1.1

POLÍTICA DE USO Y SEGURIDAD MAPP/OEA

La Organización ha realizado inversiones con el objetivo de suministrar a sus Empleados el acceso a Internet y a la red de datos interna.

Esta política de uso y acceso a los servicios de información suministrados por la Organización debe ser autorizada por la jefatura, firmada y aceptada por el Empleado antes de realizar cualquier tipo de acceso a los servicios. Este documento ha sido diseñado para asegurar la responsabilidad en el uso de los recursos de informática por parte de los usuarios finales y evitar afectar el acceso de estos a la organización.

La Organización revisara periódicamente esta política y la ajustara de acuerdo a las necesidades, comunicando a sus empleados los cambios de esta.

Servicios

Los servicios de información suministrados por la Organización a los empleados serán autorizados con niveles apropiados de acceso y seguridad una vez haya sido firmada la aceptación por parte del usuario final, la cual esta al final de este documento.

El Departamento IT de la Mano con la Jefatura autorizara a los usuarios con derecho de acceso a los servicios y determinara los privilegios y niveles de acceso apropiados para cada uno.

El Departamento IT configurara los controles de acceso, seguridad, firewall, y todas las aplicaciones de Internet, y es el responsable de administrar estos controles.

El usuario final acepta que el Departamento IT no es responsable por el contenido y rango de información disponible en Internet a través de los servicios y no edita ni manipula la información en ninguna forma diferente a la necesaria para cumplir con requerimientos y tareas operativas.

El usuario final acepta que el Departamento IT monitorea y controla cuales servicios están disponibles para la Organización y los usuarios finales. La actividad de los usuarios finales y la información de los computadores de la Organización y servidores inclusive, están sujetas de monitoreo y auditoria con el objeto de asegurar el uso apropiado para el cumplimiento de los propósitos de la Organización y para asegurar que los usuarios finales cumplen con esta política.

En alguna situación en la que Departamento IT detecte la transmisión de información que pueda causar daños a la Organización por parte del usuario final, podrá alterar, eliminar o grabar esta información, informar a la Jefatura e iniciar acciones disciplinarias cuando sea necesario.

Responsabilidades

Las siguientes responsabilidades están definidas para el usuario final:

El usuario final es responsable por la seguridad de la su cuenta y su contraseña. El Departamento IT asume que todo uso de la cuenta y contraseña por personas diferentes al propietario de estas ha sido autorizado por el usuario final, el cual debe tomar precauciones razonables para prevenir que

1

estas sean conocidas por otras personas. En el evento en que el usuario no proteja su cuenta y contraseña, podría ser sujeto de acciones disciplinarias.

El usuario final debe seguir cualquier indicación dada por el Departamento IT con respecto al uso de los servicios.

La única persona autorizada para usar una cuenta y contraseña es el usuario final a quien pertenece esta, la cual ha sido otorgada por la Organización.

El usuario final debe tomar cualquier acción necesaria para utilizar de manera racional, eficiente y económicamente los recursos y servicios del área de sistemas de información.

El usuario final debe acatar todas las instrucciones, escritas o verbales dadas por el Departamento IT respecto al uso de los recursos de los sistemas de información.

Cuando el usuario final inadvertidamente haya tendido acceso o enviado información para la cual no tenga acceso autorizado, o tenga conocimiento de una falla de seguridad respecto a cualquier servicio de información, el usuario final debe informar inmediatamente al Departamento IT.

El usuario final debe firmar la Aceptación del usuario Final antes de acceder a los servicios.

Uso No Autorizado

El usuario final no tiene permitido el uso de los servicios para:

Copiar, revelar, transmitir, examinar, renombrar, cambiar, borrar información o programas que pertenezcan a otro usuario sin la autorización expresa de este.

Copiar, revelar, transmitir, examinar, renombrar, cambiar, borrar información o programas que pertenezcan a la Organización sin la autorización expresa del departamento IT y la Jefatura

Interferir con la operación de los servidores de IT.

Evitar cualquier restricción y seguridad impuesta a su cuenta para el uso de los servicios.

Enviar o recibir información sensible o propiedad de la Organización utilizando canales inseguros de correo electrónico.

Almacenar, transmitir o recibir cualquier tipo de material obsceno, vulgar, ofensivo, irrespetuoso, acosador, repetitivo o de naturaleza ilegal.

Usar los servicios para conseguir acceso no autorizado a cualquier computador o servicio.

Copiar cualquier tipo de información o programas a menos que sea autorizado por el propietario de los derechos de autor y la Organización.

Enviar material a través de Internet que identifique al Usuario final y la imagen de la Organización en una forma no profesional.

El usuario final no tiene permitido el uso de los servicios para representarse a si mismos o a alguien ficticio, real o anónimo.

2

Realizar cualquier intento por descubrir la contraseña de otros usuarios o para usar servicios para los cuales el permiso de acceso no ha sido autorizado.

Tomar cualquier acción en el uso de Internet que el conozca o sea consciente es una conducta inaceptable por cualquier persona con nivel similar de conocimiento y competencia relacionada con sus profesiones.

Reenviar o iniciar cadenas de correo electrónico.

Enviar o solicitar correo electrónico con archivos superiores a 25 megabytes

Enviar o solicitar correo electrónico para uso personal.

Enviar o solicitar correo con contenido racista, discriminación de género, orientación sexual, creencias religiosas y políticas.

Enviar o solicitar correo electrónico a menos que el contenido de todas las partes sea autorizado por la Organización para el cumplimiento de los propósitos de la Organización.

Abrir correo o archivos provenientes de Internet sin verificar el uso de un antivirus.

Instalar programas en cualquier computador sin la supervisión y autorización del Departamento IT

Conectarse a sitios relacionados con sexo, drogas ilegales, habilidades criminales, lenguaje ofensivo, juegos en línea, deportes, entretenimiento, humor

Conectarse a cualquier sitio no relacionado con los propósitos de la Organización.

Descargar cualquier archivo de un sitio no autorizado; los permisos para descargar archivos son otorgados según el sitio, y solo están autorizados para los sitios de confianza.

Descargar programas sin la aprobación de compra de las licencias requeridas.

Descarga de cualquier sitio archivos para propósitos personales.

Accesos a grupos de noticias para propósitos personales.

Envió de mensajes a cualquier grupo de noticias a menos que el contenido y propósito sea autorizado por la Jefatura.

Acceso a grupos de noticias relacionados con sexo, drogas ilegales, habilidades criminales, lenguaje ofensivo, juegos en línea, deportes, entretenimiento, compras en línea, humor o búsqueda de trabajo.

Causar congestión innecesaria a la red de información por medio de descargas muy grandes en tamaño o tiempo o actividades no relacionadas con los propósitos de la Organización.

Uso Autorizado

Los usuarios finales están autorizados para:

3

Enviar o recibir correo electrónico con archivos no mayores a 25 megabytes para los propósitos de la Organización si todos sus componentes y partes están autorizados por la Dirección.

Conectarse y ver cualquier pagina Web para propósitos bien definidos por la Organización si ha sido autorizado para ello.

Descargar archivos aprobados desde sitios autorizados si tales archivos son revisados por el antivirus, si la administración ha autorizado al usuario final para esto, si el Departamento IT ha aprobado la instalación y se ha autorizado y comprado cualquier licencia requerida para esto.

Acceso autorizado a grupos de noticias, si estos esta aprobados para el cumplimiento de los propósitos de la Organización.

Aclaraciones

La Organización no es responsable por el contenido del material accedido a través de Internet. Cada usuario tiene la responsabilidad de acceder únicamente aquellos sitios que representen valor y beneficio para los propósitos de la Organización. La Organización no es responsable por daños causados deliberadamente o por accidente al acceder a cualquier material de naturaleza ofensiva incluido material que muestre contenido sexual explicito, violencia o criminalidad.

La Organización no es responsable por daños causados por el usuario final, deliberadamente o por accidente a computadores equipo en general, programas o datos como resultado del incumplimiento de esta política de uso.

En caso de pérdida o robo de equipos móviles o fijos el usuario se hará responsable como mínimo del deducible cobrado por el seguro (si aplica), según la justificación y hechos que se analicen respecto a cada caso en particular.

El usuario Final es responsable de su información, por lo tanto los procedimientos de rutinarios de Backup del departamento IT, no exime de responsabilidad al usuario por perdida de información.

El consumo de ancho de banda será monitoreado, si se detecta mal uso de este, se solicitara justificación de uso. (Si no es justificable se tomara acción disciplinaria)

SE ACLARA QUE EL INCUMPLIMIETO DE ESTAS POLITICAS DE SEGURIDAD Y USO TIENE COMO CONSECUENCIA ACCIONES DISCIPLINARIAS. (Que van desde un llamado de Atención hasta la desvinculación total de la organización)

4

ANEXO 1.2

CONFIGURACIÓN ACTUAL HARDWARE MAPP/OEA

Memoria Técnica OEA NIT: 830.147.568-4

PBX: 3796230Calle 72 # 5 - 90

1

1

TOPOLOGÍA DE RED OFICINA GERENCIAS TEMATICAS

DATA CENTEROC

ANALISTA

OCREINTEGRACION

LEXMARK X642E

OCJUSTICIA

TRANSICIONAL

OCGESTION POR RESULTADOS

OCTIERRAS

HP LASERJET 1320

1

AREAS ADMINISTRATIVAS Y PERSONAL DE APOYO

OCRECURSOS HUMANOS

OC ASIST. CONTABLE

OCPROF. DE GESTION

OCAUX ADMINISTRATIVO

OCASIST CONTABLE

DATACENTER

OCRECEPCION

OCASIST. FINANCIERO

OCASISTENTE LOGISTICA

LEXMARK X642E

OCASIST. ADM. PROYECTOS

OC ITMANAGER

Soporte

OCITMANAGER

OCSEGURIDAD JUEZ

OCORBO

2

INTERNET

DIAGRAMA DE DIRECCIONAMIENTO IP DATA CENTER

Huawei ADSL ModemBanda ancha 8mb Backup

LAN

WAN

FIREWALL Linux ipcop 4

Servidor VOIP Asterisk 1.6 Windows 2008 srv std r2

SWITCH1SWITCH2SWITCH3SWITCH4SWITCH5SWITCH6SWITCH7

Equipo fibra huawey ETBCanal dedicado 3 MB 1.1 sin reuso

3

ANEXO 1.3

CARACTERÍSTICAS CENTRO DE DATOS MAPP/OEA

Caracterización Data Center

En la actualidad contamos con 4 servidores de alta disponibilidad.

Servidor Firewall o Cortafuegos (Linux IPCOP). Tiene como función principal filtrar y contener toda la información desde y hacia a Internet teniendo en cuenta la necesidad de la organización; tenemos filtros para paginas de pornografía, streaming y redes sociales entre otras. Otra función importante es la de VPN para poder utilizar servicios propios en el Internet. Servicios: Open VPN, DNS Proxy, SquidGuard, Sistema de Intrusión, Web Proxy.

Servidor de Dominio (Windows Server 2008). Tiene la función principal controlar por usuario y contraseña el acceso a la red y otorgarle privilegios sobre esta y sobre la maquina. Tiene aplicativos instalados como la consola de antivirus, software de Backup, software de Inventario, SQL para una aplicación propia y Mesa de Ayuda. También posee la funcionalidad de servidor de archivos.Servicios: Active Directory, DNS, Antivirus, Backup.

Servidor WEB y DHCP (Linux Centos 5). Aquí tenemos un servicio web que esta en desarrollo y será una portada de información para la organización a nivel interna. Tiene un servicio de DHCP fijo asignando por MAC una dirección fija dentro de la red lan y un rango pequeño para la conexión de maquinas esporádicas dentro de la lan.Servicios: DHCP, http.

Servidor ASTERISK (Linux Centos 5 y Asterisk 1.6). Servidor VoIP que se encarga de realizar todas las comunicaciones internas por medio de la LAN y todas las comunicaciones de adentro hacia fuera y viceversa por medio de un IP Trunking o líneas SIP que entrega el proveedor ISP. Es un software que realiza todas las funciones de una central telefónica con algunos extras adicionales.}Servicios: Dahdi, Asterisk, IP Trunk, NTP.

Se realiza un procedimiento diario para la revisión de cada servidor y el servicio que se encuentre en este. (Ver siguiente página).

También se realizan bimensualmente las revisiones a UPS (sistema de corriente regulada) y mantenimiento preventivo al aire acondicionado.

Windows Server 2008

Servicio Estado ObservacionesActive Directory DNS Antivirus Backup

Centos 5 WEB Servicio Estado ObservacionesDHCP HTTP

Centos 5 Asterisk

Servicio Estado ObservacionesDahdi Asterisk IP Trunk

Linux IPCOP FireWall

Servicio Estado ObservacionesOpen VPN DNS Proxy SquidGuard Sistema de Intrusión Red Sistema de Intrusión Orange Web Proxy

2

ANEXO 1.4

FORMATO 5

INFORMES “NETWORK INVENTORY ADVISOR (NIA)”

(Ver documento en PDF)

ANEXO 2

TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL CONTRATO

1. El Contratista no es ni empleado ni miembro del personal de la SG/OEA y no tiene derecho a las prestaciones, beneficios o emolumentos que corresponden a los miembros del personal de la SG/OEA.

2. El Contratista se compromete a cumplir las tareas previstas en el contrato y a regular su conducta conforme a la naturaleza, propósitos e intereses de la SG/OEA. El Contratista debe realizar el trabajo pactado en el contrato de conformidad con las más altas normas profesionales y cumplir todas las leyes, reglamentos y disposiciones aplicables a su ejecución.

3. El Contratista asume plena responsabilidad legal por el trabajo, incluyendo la responsabilidad civil respecto a los daños o perjuicios y reclamaciones resultantes, y libera de toda responsabilidad a la SG/OEA y a sus miembros del personal por concepto de tales daños o perjuicios y reclamaciones. El Contratista proporcionará a la SG/OEA los certificados de seguros que ésta requiera como prueba de su capacidad para cumplir las obligaciones derivadas de este artículo.

4. El Contratista no representa legalmente a la SG/OEA, se abstendrá de aparentar que ostenta tal capacidad de representación, y no suscribirá compromisos que obliguen a la SG/OEA.

5. El Contratista no tendrá derecho de título, autor, patente u otro derecho de propiedad respecto al producto o servicio suministrado en virtud del Contrato. Todos esos derechos corresponden a la SG/OEA. A solicitud de la SG/OEA, el Contratista colaborará en asegurar la propiedad de los derechos intelectuales producidos en virtud del Contrato y en su transferencia a la SG/OEA.

6. Toda información (incluyendo archivos, documentos, y datos electrónicos, independientemente de los medios de información en que se encuentren) pertenecientes a la SG/OEA que utilice el Contratista en el cumplimiento del Contrato seguirá siendo propiedad de aquélla. El Contratista no podrá retener tal información o sus copias más allá del plazo del Contrato a no ser que expresamente se convenga otra cosa en los Términos de Referencia. El Contratista no podrá utilizar esa información para ningún otro propósito que no sea la realización del Trabajo.

7. El Memorando Administrativo No. 90, “Política de Seguridad de los Sistemas de Información”, la Orden Ejecutiva No. 95-07, “Prohibición del Acoso Sexual”, y la Orden Ejecutiva No. 05-07, “Prohibición del Acoso Laboral”, se encuentran disponibles en http://www.oas.org/legal/introsp.htm. El Contratista declara que ha leído esos documentos y que cumplirá con lo que ellos prescriben.

8. La Compensación Total pagada al Contratista constituye la totalidad de la retribución por el Trabajo, e incluye los gastos, costos y honorarios en que pueda incurrir el Contratista así como también su remuneración directa por el trabajo.

9. Debido a que el Contratista es un contratista independiente, la SG/OEA no proporcionará ni al Contratista ni a sus empleados seguro social, por accidentes de trabajo, de salud, de accidente o de vida, ni les otorgará vacaciones, licencia por enfermedad o cualquier otro emolumento durante la vigencia del Contrato. El Contratista asume la responsabilidad de proporcionar tales prestaciones y las Partes acuerdan que la Compensación Total prevista posibilita que el Contratista cumpla con esa responsabilidad. A solicitud de la SG/OEA, el Contratista deberá suministrar prueba satisfactoria de que provee las prestaciones sociales requeridas a todos sus empleados y subcontratistas.

10. El Contratista declara que en la realización del Trabajo no está infringiendo las leyes de inmigración pertinentes, y que no empleará a ninguna persona para cumplir el Contrato si tal empleo constituye una infracción de esas leyes.

2

11. Salvo que se indique expresamente de otra manera en el Contrato, el Contratista asume plena responsabilidad por los arreglos de viaje, pasajes, visa y formalidades aduaneras necesarias para el cumplimiento del Contrato, y la SG/OEA no será responsable por el cumplimiento de esos trámites.

12. El Contrato será nulo y sin fuerza legal si el Contratista no puede obtener las visas y otras autorizaciones y licencias necesarias para realizar el trabajo en el país donde deba cumplirse el Contrato.

13. Salvo que se indique expresamente de otra manera en el Contrato, el Contratista no solicitará ni recibirá instrucciones en relación con el Trabajo de ningún gobierno o autoridad que no sea la SG/OEA. Durante el plazo del Contrato, el Contratista no participará en actividades que sean incompatibles con el cumplimiento de sus obligaciones con la SG/OEA de acuerdo con el Contrato. El Contratista deberá observar la máxima discreción con respecto a todos los asuntos oficiales de la SG/OEA. El Contratista no transmitirá en ningún momento a ninguna persona, gobierno o autoridad externa a la SG/OEA información alguna que haya obtenido en razón de su vinculación con la SG/OEA y que no sea de conocimiento público, a menos que el Contratista lo haga en cumplimiento de sus actividades de acuerdo con el Contrato o mediante autorización escrita del Secretario General o del funcionario que designe. El Contratista tampoco podrá utilizar esa información para beneficio propio. Estas obligaciones no se extinguen a la terminación del Contrato. El incumplimiento de estas obligaciones es causa justificada para la terminación del Contrato.

14. El Contratista no podrá supervisar directamente a un miembro del personal de la SG/OEA o dirigir un proyecto o misión que requiera que el Contratista supervise miembros del personal de la SG/OEA, salvo que se indique expresamente de otra manera en el Contrato, de conformidad con la Regla 5.13.1 del Reglamento de CPRs.8

15. El Contratista no podrá participar abiertamente en campañas o demostrar abiertamente su apoyo y/o promover a un candidato para posiciones sujetas a elección en la OEA. El Contratista tampoco podrá utilizar las instalaciones de la SG/OEA ni hacer que personal de la SG/OEA que haya sido asignado para trabajar con él, bajo el Contrato, apoye y promueva la candidatura de algún candidato para una posición sujeta a elección en la OEA.

16. La SG/OEA podrá dar por terminado el Contrato por causa justificada, dando aviso por escrito al Contratista con 5 días de antelación. Entre las causas de terminación de el Contrato se incluyen el no realizar el Trabajo pactado de acuerdo a las normas profesionales o no prestar los servicios o entregar los bienes acordados; el incumplimiento de los plazos estipulados; conducta que perjudique o puede perjudicar las relaciones de la OEA con un Estado miembro; declaraciones falsas; procesos penales; acoso sexual; acoso laboral; quiebra; conducta incompatible con los requisitos para la participación en actividades de la OEA; y cualquier otra infracción de las disposiciones contractuales.

17. Cualquiera de las Partes puede dar por terminado el Contrato por circunstancias imprevistas, mediante aviso por escrito a la otra con 30 días de antelación. Entre las circunstancias imprevistas se incluyen las modificaciones del Programa-Presupuesto de la OEA; la falta de apropiaciones presupuestarias en el Programa-Presupuesto de la OEA para el programa o proyecto correspondiente; el incumplimiento de un donante en proveer la totalidad de los fondos específicos previstos para el financiamiento del Contrato; la fuerza mayor o el caso fortuito; y la decisión del Secretario General o de un Estado miembro de no continuar con el Trabajo.

18. En caso de terminación del Contrato por causa justificada o por cualquier otra causa, el Contratista entregará a la SG/OEA todo el trabajo realizado, y recibirá el pago correspondiente a la parte del Trabajo que haya realizado a satisfacción de la SG/OEA y hasta la fecha de tal terminación.

8 En ese caso se deberá cumplir con los requisitos establecidos en la Regla 5.13.1 del Reglamento de CPRs de la Orden Ejecutiva No. 05-04, Corr. No. 1 en: http://www.oas.org/legal/english/gensec/EXOR0504CORR1.doc.

3

19. El Contratista declara que:a) Ni el Contratista ni sus directivos ni empleados son, en la fecha de la firma del Contrato,

parientes de miembros del personal de la SG/OEA de nivel superior a P-3, ni de un representante o delegado de un Estado miembro ante la OEA. El término pariente incluye el cónyuge, hijo o hija, hijastro o hijastra, padre o madre, padrastro o madrastra, hermano o hermana, medio hermano o media hermana, hermanastro o hermanastra, suegro o suegra, yerno o nuera y cuñado o cuñada.

b) Tiene plena capacidad para celebrar el Contrato, no está siendo procesado ante un tribunal penal en ninguno de los Estados miembros ni ha sido condenado por delito grave o por algún delito relacionado a fraude, estafa o robo en ningún Estado miembro.

c) La realización del Trabajo no perjudicará el cumplimiento de otro trabajo que deba efectuar en virtud de otro contrato con la SG/OEA.

20. El Contratista no empleará a miembros del personal de la SG/OEA, ni a los parientes de éstos que se señalan en el artículo 19 (a) del Contrato, para realizar el trabajo; tampoco permitirá que miembros del personal de la SG/OEA, ni los parientes a que se refiere dicho artículo, reciban beneficio personal financiero alguno derivado de este Contrato o de la vinculación del Contratista con la SG/OEA.

21. El Contratista no puede ceder el Contrato ni ninguno de sus elementos sin autorización escrita de la SG/OEA.

22. A solicitud escrita de una de las Partes a la otra, cualquier controversia que surja relacionada con este Contrato se someterá a la Comisión Interamericana de Arbitraje Comercial o a la Asociación Americana de Arbitraje. La decisión arbitral será final y obligatoria. Las leyes que se aplicarán en los procedimientos de arbitraje serán las del Distrito de Columbia, EE.UU. y el idioma del arbitraje será inglés.

23. Nada de lo dispuesto en este Contrato constituirá una renuncia expresa o tácita de los privilegios e inmunidades que asisten a la SG/OEA conforme a la ley de los Estados Unidos de América y al derecho internacional.

24. El Contrato entrará en vigor en la fecha de su firma por las Partes. No obstante, este Contrato no tendrá efecto legal alguno si no hasta que sea firmado por el Contratista y por el representante debidamente autorizado de la SG/OEA, independientemente de los actos previos que hayan podido realizar al respecto.

25. La ley aplicable a este Contrato es la ley del Distrito de Columbia, EE.UU.26. Este Contrato, incluyendo sus anexos expresan todo lo convenido entre las Partes y cualquier

otra representación, incentivo o declaración que no esté incluida expresamente en él, carecerá de fuerza obligatoria y de efecto legal alguno entre ellas.

27. Las disposiciones de este Contrato en las cuales se emplea el género masculino deben entenderse también aplicables al género femenino y a las personas jurídicas, y los pronombres en singular deben entenderse aplicables al plural, cuando corresponda.

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ANEXO 3

FORMATO 1

DECLARACIÓN DE ACEPTACIÓNDE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL CONTRATO

SeñoresSecretaría General de la Organización de los Estados Americanos1889 F Street, N.W., 4to Piso,Washington, D.C. 20006Estados Unidos de America

Atención: Oficina de Servicios de Compras

Referencia: SG/OEA, BID Nº 24/11 - CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EXTERNOS PARA EL DEPARTAMENTO TIC (TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIOÓ) DE LA MISIÓN DE APOYO AL PROCESO DE PAZ DE LA OEA (MAPP/OEA) EN COLOMBIA.

De nuestra consideración:

Por la presente, ________________________ (nombre del Postor), debidamente representada por su representante legal, _______________________, declaramos bajo juramento que hemos leído, entendido y aceptado los Términos y Condiciones del Contrato indicados en el Anexo 2 del Llamado de Presentación de Ofertas de la licitación de la referencia.

Atentamente,

________________________________Firma del representante legal del Postor

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ANEXO 3

FORMATO 2

DECLARACIÓN GENERAL SOBRE CONFLICTOS DE INTERÉS

SeñoresSecretaría General de la Organización de los Estados Americanos1889 F Street, N.W., 4to Piso,Washington, D.C. 20006Estados Unidos de America

Atención: Oficina de Servicios de Compras

Referencia: SG/OEA, BID Nº 24/11 - CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EXTERNOS PARA EL DEPARTAMENTO TIC (TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN) DE LA MISIÓN DE APOYO AL PROCESO DE PAZ DE LA OEA (MAPP/OEA) EN COLOMBIA.

De nuestra consideración:

Por la presente, ________________________ (nombre del Postor), debidamente representada por su representante legal, _______________________, declaramos bajo juramento que:

1. No somos funcionarios de la Secretaría General.

2. No hemos ocupado el cargo de Secretario General o Secretario General Adjunto, o un cargo de confianza.

3. No somos delegados, representantes diplomáticos u otro empleado del Gobierno de un Estado miembro de la OEA.

4. No somos parientes de ningún funcionario de la SG/OEA (de grado P-3 o superior), representante o delegado de un Estado miembro, de ninguna otra persona que tome parte directamente en la ejecución, evaluación o supervisión directa del programa o proyecto que financia el contrato.

5. No hemos celebrado un contrato por resultado o de adquisiciones que haya sido rescindido por la SG/OEA por causa justificada.

6. No hemos sido empleados por una institución que está recibiendo fondos del SG/OEA como parte de un proyecto de la SG/OEA, excepto en esos casos cuando el empleado se encuentra en licencia de esa institución sin goce de sueldo.

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7. No somos una entidad legalmente incapaz, formalmente acusada de delito grave, sometida a juicio penal y/o condenado por delito grave, en uno de los Estados miembros de la OEA.9

8. No hemos incurrido en incumplimiento de un contrato por resultado o de adquisiciones existente o anterior, del tipo que fuere, o que no lo haya cumplido satisfactoriamente.

9. Conforme a la legislación del Estado miembro en que el contrato será ejecutado, nos encontramos autorizados a prestar los servicios a los que se refiere el contrato.

10. Que no somos funcionarios electos de un órgano de la OEA, a menos que el contrato no es en beneficio al órgano de la OEA donde se desempeña la entidad.

Atentamente,

________________________________Firma del representante legal del Postor

9 Se entiende por delito grave el definido como tal por la ley y/o un delito al que corresponda una pena de prisión por un término mínimo de un año. No obstante, el hecho de haber sido condenada por un delito grave en el pasado no impide a una persona presentarse a una licitación para la adjudicación de un contrato, y eventualmente obtener la adjudicación del mismo, cuando, examinadas las circunstancias del caso el Departamento de Servicios Legales llega a la conclusión de que la persona está calificada en ese momento para contratar con la SG/OEA.

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ANEXO 3

FORMATO 3

REFERENCIAS COMERCIALES

Nº Nombre del Cliente

Teléfonos, Dirección y Correo Electrónico

Nombre de la Persona a Contactar

Objeto y Plazo del Contrato

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5

1