2.5 Bogotá D.C, junio de 2017 - Contraloria de...

qfhRALORlA^,:^pft,j,| CU^lílNAMARCA

2.5

Bogotá D.C, junio de 2017

AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRALMODALIDAD INTEGRAL

INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEPARTAMENTAL "EL CARMEN"PGA 2017

VIGENCIA 2016DIRECCIÓN OPERATIVA DE CONTROL DEPARTAMENTAL

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN NIVEL DEPARTAMENTAL

C)PTl..,, KAI ORIA( l ' M U N A M \\it. A

2.5Bogotá D.C., junio de 2017

INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRALMODALIDAD INTEGRAL

INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEPARTAMENTAL "EL CARMEN" DE GUACHETÁPGA 2017

VIGENCIA 2016

CONTRALOR DE CUNDINAMARCA RICARDO LÓPEZ AREVALO

CONTRALOR AUXILIAR JOSÉ ALFONSO GRANADOS SANTOS

DIRECTOR OPERATIVO DE CONTROLDEPARTAMENTAL GIOVANNI ALBERTO SALDARRIAGA GAVIRIA

SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓNNIVEL DEPARTAMENTAL HÉCTOR ANDRÉS CENDALES MOLANO

GRUPO AUDITOR JHON JAIRO SALAZAR BARRAGANProfesional Universitario

LUIS HERNANDO RINCÓN CASTROProfesional Universitario

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.gov.co

Página 2 de 43

CÓDIGO: PM01-PR06-F05

OPTRA LORIA< UNHINAMARCA


TABLA DE CONTENIDO

Página

1 DICTAMEN 4

1.1 EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN 5

1.2 EVALUACIÓN A LA INFORMACIÓN FINANCIERA 7

1.2.1 PRESUPUESTO 7

1.2.2 ESTADOS CONTABLES 9

1.3 OTROS ASPECTOS 11

1.4 CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS 11

1.5 FENECIMIENTO 11

1.6 PLAN DE MEJORAMIENTO 11

2 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 13

2.1 EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN 13

2.2 EVALUACIÓN AL PRESUPUESTO 21

2.3 EVALUACIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES 29

2.4 OTROS ASPECTOS 34

2.4.1 Control de inventarios: 34

2.4.2 Pólizas y/o seguros 35

2.4.3 Libro de actas del consejo del directivo: 35

ANEXO: 1 TABLA DE HALLAZGOS 37

ANEXO 2: BENEFICIOS DEL EJERCICIO DE CONTROL FISCAL 43

En TÍFICA CJ A

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloriadecundmamarca.qov.co

Página 3 de 43

poi

CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VERSIÓN: 4.0

eC>NTR X! OR!A


DICTAMEN

LicenciadoJORGE ENRIQUE SANDOVAL SÁNCHEZRectorInstitución Educativa Departamental "EL CARMEN"Guachetá - Cundinamarca

La Contraloría de Cundinamarca, con fundamento en las Facultades otorgadas por elartículo 267 de la Constitución Política y en cumplimiento de su Plan General de Auditoria,practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Articulada a laInstitución Educativa, la cual fue incluida en Memorando de Encargo No.030 del 26 deabril de 2017.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por laentidad y analizada por la Contraloría de Cundinamarca, quien a su vez debe producir uninforme especial que contenga pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposicioneslegales, la calidad y eficiencia del sistema de control interno, y el concepto sobre lagestión adelantada por la entidad mediante la evaluación de los principios de economía,eficiencia, eficacia y equidad con que se administró los recursos puestos a sus disposición.

El desarrollo del proceso auditor se centró en revisar seguimiento frente a los aspectos deCONTRATACIÓN, PRESUPUESTO Y ESTADOS CONTABLES con el fin de evidenciar lopertinente frente a los objetivos establecidos dentro del memorando de encargo.

Dada la importancia estratégica que tiene esta Institución educativa para elDepartamento, la Contraloría de Cundinamarca espera que este informe contribuya a sumejoramiento continuo y con ello a una eficiente administración de los recursos públicos,lo cual redundará en el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460wwvy..contralg_r jadee undínamaica .gov.co

Página 4 de 43Cmi la li'aiKDaraicia por la pa/ i)s Cuinli


QBrrRALORIAA


1.1 EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 01-2016Analizada la documentación correspondiente a la etapa precontractual de este actoadministrativo se establece que no cuenta con certificado CDP No.- se evidencia lapresentación de la propuesta del contratista donde propone pagos mensuales de$320.000, en la parte contractual se encuentra el contrato 01-2016. El cual no cuenta conla respectiva acta de inicio, con relación al registro presupuestal se establece que laadministración lo expide al momento de realizar la orden de pago. Por lo que se estableceque la institución educativa en un contrato expide tantas disponibilidades y registroscuentas pagos realice.

De acuerdo a los pagos realizados esta comisión pudo establecer que el contrato seencuentra cancelado, por un valor igual a lo contratado sin embargo no ha sido liquidado.Por lo antes expuesto es preciso señalar que la entidad auditada ha realizado el contratodando cumplimiento al objeto de lo contratado.

CONTRATO DE SUMINISTRO IMPLEMENTOS DEPORTIVOS No.002- de 2016A la fecha del proceso auditor la administración aporte la documentación correspondientea la etapa precontractual de este expediente contractual estableciendo que no cuentacon certificado de disponibilidad presupuestal CDP No.- se evidencia que cuenta con lastres propuestas, con relación a la parte contractual se encuentra el contrato 01-2016. Elcual no cuenta con la respectiva acta de inicio, con relación al registro presupuestal seestablece que la administración lo expide al momento de realizar la orden de pago. Por loque se establece que la institución educativa en un contrato expide tantas disponibilidadesy registros cuentas pagos realice, de igual forma se establece que este contrato no fuereportado al SECOP.De acuerdo a los pagos realizados esta comisión pudo establecer que el contrato seencuentra cancelado, por un valor igual a lo contratado sin embargo no ha sido liquidado.Por lo antes expuesto es preciso señalar que la entidad auditada ha realizado el contratodando cumplimiento al objeto de lo contratado.

CONTRATO DE MANTENIMIENTO IMo.004- de 2016De acuerdo a la documentación aportada en este expediente contractual por la InstituciónEducativa el Carmen de Guachetá se establece en la etapa precontractual que no cuentacon el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal CDP, como medio decomprometer los recursos para ejecución de la obra según el objeto del contrato, y comoestablece el respectivo manual de contratación expedido por esa Institución Educativa, losdemás documentos se encuentran en orden- en la parte contractual se encuentra el

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460w wwxo nt ral p riadecundí ñama rea. goyxo

Página 5 de 43f.i lü traíisiiai mu por la pa; de Cundraitra


IRA1 ORIAi M'MUNAMARl A


contrato 004-2016, con póliza de seguros No. 15-02-101003926, acta de inicio - factura deventa y comprobante de pago No. 109-2016 por valor de$ 12.592.000 , con el respectivoseguimiento por parte del supervisor del contrato, acta de recibo de la obra de fecha 30de diciembre de 2016 - a satisfacción entre las partes, - acta de liquidación de fecha 30de diciembre de 2016, establece que los recursos fueron ejecutados en su totalidad.

En la ejecución de esta obra esta comisión pudo establecer una vez analizado el respectivoexpediente contractual y revisado la obra terminada restaurante escolar, que laInstitución el Carmen de Guachetá dio cumplimiento con el objeto del contrato de acuerdoa la cláusula segunda,

Con relación al CDP y el RP la administración lo expide al momento de realizar larespectiva orden de pago, de igual forma se establece que este contrato no fue publicadoen la página del Secop.

CONTRATO DE SUMINISTRO DE MATERIALES No.005- de 2016Analizada la documentación que ase parte del expediente contractual se puede establecerque en la etapa precontractual se establece que la entidad Educativa no expidió elrespectivo Certificado de disponibilidad presupuesta! CDP, como medio de comprometerlos recursos para la ejecución de la obra, se establece que este contrato de suministro demateriales con destino a la sede el Carmen se ajusta a lo indicado en el Decreto No.4791de 2008 y la ley 715 de 2001, los documentos de perfeccionamiento de este actoadministrativo se encuentran en orden, en la parte contractual se encuentra el contrato 05de 2016, en el cual se puede establecer que al igual que los dos primeros no se le expidióla respectiva acta de inicio, con relación a la ejecución del contrato de suministro demateriales se establece que se le dio cumplimiento de acuerdo al objeto del contratadocomo demuestra el acta de recibo de los materiales, el comprobante de egreso y la ordende pago No. 103-2016 por valor de $12.976.000.oo, de igual forma se establece que estecontrato se encuentra liquidado con saldo en cero.

Con relación al CDP y el RP la administración lo expide al momento de realizar larespectiva orden de pago, de igual forma se establece que este contrato no fue publicadoen la página del Secop.

Informes de Supervisión: Respecto a los contratos revisados y de acuerdo a laspruebas documentales aportadas por la Entidad y que obran dentro de los expedientescontractuales, como las certificaciones de recibidos a satisfacción expedidas por elsupervisor designado según el manual de contratación de los contratos ,se observó quehay debilidad en la elaboración de las actas o certificaciones del supervisor designadospara verificar el cabal desarrollo de los contratos suscritos por la Institución Educativa el


a 6 de 43

Coi' la trunspaínna por la pa/ Js CuiiJnaiiMtd


VR A LORIA


Carmen, el cual se limitan a certificar las acciones presentadas por el contratista comorequisito a su remuneración, pero no se evidencio ningún seguimiento al cumplimiento delas obligaciones detalladas en la minuta del contrato.

Por lo que se deben tomar acciones en oportunidad para erradicar esta observación, a finde que el supervisor de los contratos ejerza una actividad más eficiente y realice el controly la vigilancia de cada uno de los aspectos señalados en el manual de contratación.

Archivo de Expedientes Contractuales; Revisados todos los expedientes contractualesde la contratación realizada por la Institución Educativa y revisada, se evidencia desordenen la organización y archivo de estos; es así que se presentan debilidades en cuanto a: Nose encuentran debidamente foliados, ausencia de documentos en cada expediente como(estudios previos, informes de supervisor, informes del contratista), situación que dificultóel ejercicio del control fiscal, toda vez que estos documentos debieron ser solicitados a laadministración en desarrollo del proceso auditor, a pesar de su entrega, es importante quela entidad tome los correctivos a futuro con el fin de contar con información confiable yoportuna y en aplicación a las normas del archivo de gestión documental.

1.2 EVALUACIÓN A LA INFORMACIÓN FINANCIERA

Es de destacar que la información financiera enmarca los procesos presupuéstales,contables y de tesorería. Situación por la cual es importante que la interacción sistemáticaentre estos procesos sea oportuna, veras y confiable generando así un criterio de calidad yde trasparencia en la información que dé esta resulte. Al realizar seguimiento frente a estasituación se evidencia los siguientes aspectos:

1.2.1 PRESUPUESTO

Bajo el acuerdo No 010 del 30 de noviembre del 2015 se aprueba el presupuestocorrespondiente para la vigencia 2016, el cual asciende a $9.600.000. Posteriormente enel transcurso de la vigencia auditada se logra establecer adiciones por 342.910.083.Dentro de las observaciones más relevantes se evidencia:

-> Al revisar el acuerdo NoOlO del 30 de noviembre del 2015, se presentan errores deforma en cuanto a su elaboración ya que se nombra la vigencia 2015 donde deberíaser la vigencia 2016. Igualmente al identificar el manejo de los rubros presupuéstales,se establece que estos no se totalizaron de acuerdo a su rubro superior. Es importanteseñalar que al verificar ia hoja de cálculo que se presenta al área administrativa de laSecretaria de Educación, esta si cuenta con el registro de los rubros superioresadecuadamente.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460wvwv.contraloriadecundínamarca. gpy xp

Página 7 de 43

Cor iit li anprmicifl por la paz de Cunduarwca

cetJTiFir.ADí


ORIAni í l 'MUNAMAIU \á D.C., junio de 2017

-» Igualmente se evidencia la falta de controles en los consecutivos de los actosadministrativos, ya que se refleja duplicidad del Acuerdo No 9, siendo incierto para elgrupo auditor el motivo de dicha inobservancia.

--> Los Acuerdos allegados carecen en su mayoría de la totalidad de las firmas, lo queafecta el mismo pues es un requisito fundamental ya que esta acredita que la voluntadefectivamente ha sido emitida en la forma que el acto indica.

-> De lo anterior se pude precisar que del presupuesto definitivo al cierre de la vigencia2016 se recaudó en su totalidad, sin embargo llama la atención la variación delpresupuesto inicial frente al definitivo, ya que este se incrementa en un 3.672%, por lotanto esto refleja que no hay claridad frente al estudio realizado para la elaboracióndel presupuesto inicial, ya que no cuenta con proyecciones que realmente estimen cuales la verdadera situación que se puede presentar para la vigencia. Es importante quela institución educativa realice el presupuesto inicial bajo el principio de acuciosidadcon el fin de mantener un grado mayor de exactitud a la realidad.

-> Como resultado del ejercicio para la vigencia 2016, se establece un eficiencia del 38%,determinando así un bajo porcentaje frente a la ejecución del mismo debido a que setiene frenados los recursos con el objetivo de realizar las adecuaciones a la sedeGONZALO JIMÉNEZ DE QUESADA. Igualmente su efectividad es del 100% ya que losrecursos comprometidos, fueron cancelados en su totalidad.

-> Respecto a la vigencia auditada se logra establecer que la institución no presentacuentas por pagar. Igualmente la pagadora allega relación del plan de compras el cualno se evidencia acto administrativo de aprobación por el consejo directivo. Igualmenteeste se realizó basado en el presupuesto inicial, sin lograr evidenciar los respectivosajustes

-> De acuerdo con lo evidenciado el grupo auditor, logra establecer que la institucióneducativa no cuenta con un adecuado manejo de las disponibilidades y registrospresupuéstales, toda vez que al realizar la revisión contractual se puede establecerque para los contratos no se identifica al inicio disponibilidad ni registró presupuestal,ya que estos se presentan en el momento de pago siendo parte integral de lossoportes de los comprobantes de egreso.

Es importante señalar que no se podrán adquirir compromisos, ni elaborar actosadministrativos que vayan a generar gastos o inversiones sin contar con el CDP.Igualmente una vez se haya adquirido el compromiso o expedido el acto

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.qov.co

CBPT.FICAOA Página 8 de 43


iÜBTRA1 ORIA

Dt CUNniNAMAHL'A


administrativo que genere afectación presupuesta!, se deberá solicitar el registropresupuesta!.

Por lo anterior el grupo auditor establece que el mecanismo que se lleva no es elidóneo para el cumplimiento de lo normado frente al manejo presupuestal.

1.2.2 ESTADOS CONTABLES

Se ha auditado el Balance General de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEPARTAMENTAL "ELCARMEN", a 31 de diciembre 2016, a su vez el correspondiente Estado de ActividadEconómica y Social y las revelaciones hechas a través de las Notas a los mismos queforman con ellos un todo inherente por el año terminado.

Dichos Estados Financieros fueron preparados bajo la responsabilidad de la Administraciónde la INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEPARTAMENTAL "EL CARMEN". Entre las funciones de laContraloría se encuentra la de auditarlos y expresar una opinión sobre ellos. Es de aclararque la verificación se realizó bajo las normas de auditoría generalmente aceptadas enColombia. La información obtenida dentro de la planeación y ejecución del proceso fue lanecesaria para cumplir las funciones y efectuar exámenes de acuerdo con normas deauditoría generalmente aceptadas en Colombia.

Una auditoría incluye el examen sobre una base de pruebas selectivas, de las evidenciasque soportan las cifras y las correspondientes revelaciones en los estados financieros. Asímismo, comprende una evaluación de las normas contables utilizadas y de lasestimaciones hechas por la administración, así como de la presentación de los estadosfinancieros en su conjunto. Se considera que el desarrollo de la auditoría proporciona unabase razonable para fundamentar la opinión que expresa a continuación indicando lassiguientes observaciones:

> La institución educativa cuenta con un adecuado control de sus recursos frente a laoperatividad de la pagadora, ya que cuenta con controles acordes a la necesidadde la institución, como es el caso de la teneduría de un libro de bancos el cual esdiligenciado manualmente y donde reposa la información de varias vigencias

- > Llama la atención al grupo auditor que dentro de la información presentada porparte del contador, se presenta un balance de prueba donde solamente seevidencia dos cuentas bancarias, las cuales no se encuentra claramenteidentificadas. Lo anterior genera ¡ncertidumbre frente al saldo que efectivamenteaparece como depósito en instituciones en la contabilidad y la realidad de lainstitución.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460riad^cuadinamarca.̂ pv.co

Página 9 de 43i poi lapó/¡teCijrii!in3Wta


O R I Ai M' Nni NAMARt \5

Bogotá D.C., junio de 2017

> Frente al manejo de conciliaciones bancarias estas son realizadas por la pagadora,las cuales se llevan acorde con la información que se maneja en el área detesorería, sin embargo no se logró identificar el auxiliar contable, como soportedentro de las mismas sino simplemente la comparación de los extractos versuslibro de giros.

-> Para la vigencia auditada sobre lo reflejado como PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO,se puede establecer que en el transcurso de las últimas cuatro vigencias no hapresentado movimiento alguno. Con el fin de indagar sobre su operatividad ycontrol sobre los bienes, se puede establecer que estos cuentan con uninventario el cual se realizó en lo corrido para la vigencia fiscal 2015, en estavigencia se realizó el levantamiento del inventario. Frente a la depreciación selogra establece que en su gran mayoría los bienes han sido depreciados, sinembargo no se logra establecer los criterios de depreciación los cuales reflejan elsaldo en contabilidad.

> Para el cierre de la vigencia auditada como otros activos un saldo por cuantía$38.026.334, este saldo no ha presentado variación alguna en el transcurso de lasúltimas tres vigencias, en esta se logra establecer a su vez que a pesar de que serealizó actualización en el 2015, sobre los estados contables no se refleja ningúnajuste.

> De acuerdo con lo evidenciado por el grupo auditor, al realizar la revisión de lasnotas contables, estas no expresan detalladamente las diferentes situaciones quese presentan en las cuentas que componen los estados contables de la institución.

--> Con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control yverificación de las actividades propias del proceso contable correspondiente a lavigencia 2016, la comisión auditoria realizó evaluación a las etapas quecomplementa el sistema de control interno contable, presentando como resultadoDEFICIENTE el cual arroja un puntaje del 2.74 equivalente al 55%.

En nuestra opinión, el Balance General y el Estado de Actividad Financiera Económica ySocial de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEPARTAMENTAL "EL CARMEN", presentanrazonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el añoterminado el 31 de Diciembre de 2016, de conformidad con las normas de ContabilidadGeneralmente Aceptadas, prescritas por la Contaduría General de la Nación, excepto en loexpresado en los párrafos anteriores (SALVEDAD).

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www .contrajo rjadec undinamarca.Qov.co

Página 10 de 43

Coi1 la transpira» por la pa; JE [uirtisnarcd


TRALORÍAi» CUNDINAMARCA


1.3 OTROS ASPECTOS

Al valorar el libro de actas del Consejo del Directivo, se logra establecer que este seencuentra diligenciado hasta el 22 de febrero del 2017. Sin embargo llama la atención algrupo auditor que las actas no se encuentran debidamente firmadas por los integrantesdel consejo que intervienen. Es importante destacar la circular 057 del 4 de marzo del2009, de la Secretaria de Educación del Departamento respecto al diligenciamiento de losLIBROS DE ACTAS CONSEJO DIRECTIVO.

1.4 CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoria, se establecieron 5 hallazgos administrativos, Y un(1) hallazgo disciplinario.

TIPO DE HALLAZGO

ADMINISTRATIVOS

DISCIPLINARIO

CANTIDAD

5

1

1.5 FENECIMIENTO

Teniendo en cuenta el concepto CON OBSERVACIONES emitido en cuanto a la elcumplimiento de la normatividad, lo presupuesta! y contractual los cuales enmarcan elmanejo de los recursos de la entidad, y por la opinión CON SALVEDADES expresadasobre la razonabilidad de los Estados Contables, la Cuenta Rendida por la entidad,correspondiente a la vigencia 2016, SE FENECE.

1.6 PLAN DE MEJORAMIENTO

Con el fin de lograr que la labor de Auditoría conduzca a que se emprendan actividades demejoramiento de la gestión pública, la Administración de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA ELCARMEN, debe diseñar un Plan de Mejoramiento de acuerdo con la Resolución 0049 del20 de febrero de 2017-, que permita solucionar las deficiencias puntualizadas en el menortiempo posible, documento que debe ser remitido a la Contraloría de Cundinamarca dentrode los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del informe por parte de la InstituciónEducativa Departamental "EL CARMEN de Guachetá.


Página 11 de 43


Cnr la ti aní-uai cuca pnc la pa

VERSIÓN: 4.0

OPTRA LORIAC'L'.MniNAMAKfA


El Plan de Mejoramiento debe detallar las medidas que se tomarán respecto de cada unode los hallazgos identificados, cronograma en que implementarán los correctivos,responsables de efectuarlos y del seguimiento a su ejecución.

Validado por:

JHON JAIRO SAÍJg í̂R B^Rf^AGANProfesional Universitario

lERfflNDO/RINCONr'CASTRO' *•""*— í | p- — y*

ProfesionarEIniversitario

Subdirector.ANDRES/CENDA^g^OLANO

NiveHDepartamental

GIOVANNI ALBERTO SALDARRIAGA GAVIRIADirector Operativo de Control Departamental

JOSÉ AL RANADOS SANTOS¡liar

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www, con traloriadecundinamarca.qov.co

Página 12 de 43


Cid1 la tranOT encía peí Id pa; Je Crtiawtd

VERSIÓN: 4.0

TR A LORIAlíi ruNIJlNAMARC'A


2 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

La Contraloría de Cundinamarca, en ejercicio de su función de vigilancia de la gestiónfiscal, realizó el control de legalidad, gestión y resultados al proceso contractualdesarrollado por la Institución Educativa Departamental, Nuestra Señora del Carmen-Guachetá vigencia fiscal de 2016, la evaluación se realizó a las diferentes etapascontractuales, a la luz del ordenamiento jurídico aplicable vigente y las normas generalesde austeridad del gasto.

Análisis general del proceso contractual.

Mediante acuerdo No.0010-2016 del 24 de noviembre de 2016, la Institución EducativaDepartamental, Nuestra Señora del Carmen- Guachetá adopta el Manual de Contrataciónel cual se realizó con los principios generales de la ley 115 de 1994 ley 715 de 2001 y eldecreto 4791 de 2008 y Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, en cuyocontenido establece la normatividad aplicable en materia contractual para la InstituciónEducativa , estableciendo reglas con relación de la competencia para contratar, la cual seencuentra bajo la responsabilidad del ordenador del gasto. Teniendo como ente asesor elcomité de Compras.

Análisis a la Contratación Frente al Presupuesto

De acuerdo con la información rendida en la visita realizada dentro del proceso auditor endesarrollo de la auditoría, se determina que la Institución Educativa Departamental,Nuestra Señora del Carmen- Guachetá para la vigencia 2016, cuenta con un presupuestode $ 352.511.015 de los cuales se ejecutaron en proceso de contratación la suma de$55.468.276, valor equivalente al 0,15 % del presupuesto definitivo.

Contratación Realizada

Con la información allegada en trabajo de campo por la Institución Educativa , yatendiendo a los criterios aplicados para el análisis a la contratación, tales como son lacuantía, el objeto contractual, clase de contrato, contratos adicionados y cumplimiento delas normas de austeridad del gasto; el Grupo Auditor tomó el total de los contratosrealizados o sea 5 contratos por un valor de $55.468.276, en la vigencia auditada, entrelos que se destacan contratos de suministro, contratos de Prestación de Servicios ycontrato de conectividad a internet entre otros:

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www. contra loriad ecundLnarna rea .gpv ._cp

Página 13 de 43

r,n[i la transpíi i'iica pui le paz de Cuntaiiiro

BWTIUAO


IRA LORIACUNDINAMAKCA


Con el fin de evaluar la actividad contractual desarrollada durante la vigencia 2016, severificó que la etapa precontractual, contractual y pos contractual y las actuaciones de laInstitución Educativa Departamental, fueran conforme a los principios establecidos, en elManual de Contratación de la entidad y demás normas generales de austeridad del gasto.

Análisis a la Contratación

A continuación se presenta el cálculo de tas cuantías para la contratación durante lavigencia 2016, de acuerdo al Manual de Contratación de la Institución, las diferentesmodalidades y los topes de contratación que rigen, durante la vigencia auditada es lasiguiente:

Modalidades deSelecciónContratación DirectaMayor CuantíaDebe ir a Comité delconcejo directivo

Cuantías SalariosSMLMVO A 2 0Superior a los 20Mayor a 20

Cuantía en pesos

13.789.08013.789.08013.789.080

La verificación a la contratación, se realizó junto con los soportes que reflejan el desarrollodel proceso, desde la etapa de planeación, selección del contratista, ejecución, pagos yliquidación, de acuerdo con la documentación allegada por la institución Educativa,evidenciándose que en términos generales la administración cumple con los parámetrosdel Manual de Contratación y los principios de la Ley 80 de 1993, ley 715 de 2001 y susDecretos Reglamentarios.

Aspectos Generales

De la verificación efectuada a los expedientes contractuales llevados por el InstituciónEducativa Nuestra Señora de Carmen de Guachetá, durante la vigencia auditada se puedeconcluir:

Una vez verificados los expedientes contractuales se establece que, con relación a la laborrealizada por la supervisión asignada a los contratos suscritos por la Institución, seevidencia que esta función es asignada al Rector de Institución de acuerdo al manual decontratación y lo establecido en cada expediente contractual. En relación a los contratosanalizados, se establece que en cuanto a la labor adelantada por la supervisión, estademuestra debilidades en el seguimiento a los informes de recibo y ejecución presentadaspor los contratistas.


Página 14 de 43


Coi ka transparencia, por la \ta de Cuilnwrca

VERSIÓN: 4.0

ITKALORIAin rUNIllNAMARt A


De acuerdo a la contratación revisada se constató, que en las minutas de los contratos seestablece entre otros; ef número del contrato, el objeto, valor, plazo de ejecución,garantías cuando han sido establecidas, nombre del supervisor; igualmente se evidencióla aprobación de la garantía única contractual en los casos requeridos, la existencia delregistro presupuesta! y la publicación, requisitos necesarios para iniciar su ejecución.

El ejercicio de auditoría fue realizado con base en los principios de legalidad,transparencia, eficiencia y oportunidad en la contratación de conformidad con lopreceptuado por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, ley 190 de 1995, ley 715 de 2001,Decreto 4791 de 2008, Ley 1474 de 2011, decreto ley 019 de 2012, decreto 1510 de2013 y demás decretos reglamentarios, verificando y evaluando que se ejerciera unaadecuada planeación y que la gestión se realizará de conformidad con los lineamientosdeterminados por las normas antes anotadas.

Finalmente se verificó que los resultados fueran los proyectados en el objeto Contractual,así:

Etapa Precontractual: El 100% de los contratos tenía estudios previos de necesidad,con su respectiva fecha, identificando que los objetos contratados se encontraban acordescon los estudios de conveniencia y oportunidad.

Etapa Contractual: Se evidenció el cumplimiento del objeto contractual en todos loscontratos terminados y liquidados a la fecha del proceso auditor.

Los contratos cumplieron con los requisitos legales para el pago, así mismo, se determinóque los valores y la forma de pago corresponden a las previamente establecidas.Se constató que los contratos revisados no presentan adiciones, sin embargo revisado elmanual de Contratación, estos no deben sobrepasar el 50% del valor total del mismo; deigual manera estos deben contar con la existencia de las justificaciones técnicas pararealizar la adición del caso.

De acuerdo a los contratos revisados y que se encuentran terminados y liquidados, seconstató el cumplimiento de los objetos contractuales por cuanto cumplen el propósitopara el cual fueron contratados; de igual manera se verificó que las obligacionesadquiridas por los contratistas hayan sido cumplidas satisfactoriamente.

Impacto del total contratado frente al presupuesto. Se identifica el cumplimiento deregistro y certificaciones presupuéstales a que hacen referencia las normas presupuéstalesaplicables a la entidad auditada. Sin embargo es bueno aclarar que la institución Educativaal momento de realizar los contratos no expide el certificado de disponibilidad

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloriadecun dlnamaLca-§ov xo

Página 15 de 43

toe la Iranwpwa |*K fepazdeCtjnínsinarcs


ENTIDAD

ORIAt I'MIINAMARÍ A


presupuesta! CDP, sino que este documento lo expide la institución a) momento de realizarlos pagos correspondientes, al igual que el registro presupuestal.

La administración aporto la póliza de seguros del estado, de manejo empleados públicosNo.33-42-101001101 de fecha 15 de diciembre de 2016 con vigencia 07/12/2016 al07/12/2017, asegurado/beneficiario Institución Educativa Departamental el Carmen deGuacheta, esta póliza se encuentra a nombre o razón social Morales Julia Esther.

De igual forma se encuentra la póliza de seguros del estado, de manejo empleadospúblicos No.33-42-101001101 de fecha 15 de diciembre de 2016 con vigencia 07/12/2016al 07/12/2017, nombre o razón social Sandoval Sánchez Jorge Enrique, asegurado/beneficiario: Institución Educativa Departamental el Carmen de Guacheta. Estas dospólizas se encuentran por un valor asegurado de $5.000.000 cada una.

Con relación a los arrendamientos realizados por la institución, como lo correspondiente ala tienda escolar, la administración manifiesta que este procedimiento lo realiza el ConcejoDirectivo al finalizar el año y lo hace por licitación pública.

Con relación al alquiler de los espacios de la institución Educativa como restauranteescolar y aula máxima, la administración expresa que el Concejo Directivo de la instituciónes quien asigna los valores a recaudar, los cuales son consignados en una cuenta de laentidad bancaria existente y el recibo cancelado es aportado a la institución para laasignación del espacio, por parte del rector de la institución.

Con respecto a la ejecución de recursos destinados a la población en condición dediscapacidad, la administración de la Institución Educativa manifiesta respecto alcumplimiento a la política pública de discapacidad esta institución no cuenta con lainfraestructura adecuada, sin embargo el procedimiento a realizar cuando se presentapersonal con discapacidad, son enviados a la orientadora de la Institución Educativa lacual de acuerdo a valoraciones determina trasladarlos a la psicóloga la cual es nombradapor la Secretaria de Educación del Departamento, si el problema es de terapia delenguaje u otra discapacidad esta profesional lo envía a la dependencia creada por elMunicipio y de allí los trasladan a la institución San Gregorio Magno la cual cuenta conpersonal especializado para atender esta población.

Contratos Evaluados:

A continuación se mencionan los siguientes contratos observados por la auditoría:

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www .contraloriadecundinamarca.qov.co

Página 16 de 43Con lo transparencia por la pa? de Crtwarca



CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 01-2016CONTRATISTA: LUIS ALFREDO GUTIÉRREZ RÍOSCédula: Nit 19.159.822Objeto: El contratista se obliga para con el contratante, de acuerdo a las especificacionesy a la propuesta presentada por el contratista, la cual para todos los efectos hace parteintegral del presente contrato. - Clausula Segunda.Valor: $. 3.840.000Fecha de Suscripción: 12 de enero de 2016

Analizada la documentación correspondiente a la etapa precontractual de este actoadministrativo se establece que no cuenta con certificado CDP No.- se evidencia lapresentación de la propuesta del contratista donde propone pagos mensuales de$320.000, en la parte contractual se encuentra el contrato 01-2016. El cual no cuenta conla respectiva acta de inicio, con relación al registro presupuestal se establece que laadministración lo expide al momento de realizar la orden de pago. Por lo que se estableceque la institución educativa en un contrato expide tantas disponibilidades y registroscuentas pagos realice.De acuerdo a los pagos realizados esta comisión pudo establecer que el contrato seencuentra cancelado, por un valor igual a lo contratado sin embargo no ha sido liquidado.Por lo antes expuesto es preciso señalar que la entidad auditada ha realizado el contratodando cumplimiento al objeto de lo contratado.

CONTRATO DE SUMINISTRO IMPLEMENTOS DEPORTIVOS No.002- de 2016Contratista: Lince DeportesObjeto: Suministro Implementos DeportivosValor: $13.185.000Fecha de suscripción: 4 de abril de 2016

A la fecha del proceso auditor la administración aporte la documentación correspondientea la etapa precontractual de este expediente contractual estableciendo que no cuentacon certificado de disponibilidad presupuestal CDP No.- se evidencia que cuenta con lastres propuestas, con relación a la parte contractual se encuentra el contrato 01-2016. Elcual no cuenta con la respectiva acta de inicio, con relación al registro presupuestal seestablece que la administración lo expide al momento de realizar la orden de pago. Por loque se establece que la institución educativa en un contrato expide tantas disponibilidadesy registros cuentas pagos realice, de igual forma se establece que este contrato no fuereportado al SECOP.De acuerdo a los pagos realizados esta comisión pudo establecer que el contrato seencuentra cancelado, por un valor igual a lo contratado sin embargo no ha sido liquidado.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloríadecundinam ajcaxjp v.,co

Página 17 de 43*^^V * «•'i

1 la [«i de Crtwca


CeOYIFICAO*

RAÍ ORIAfl'MUNÁMAIU A

'€''• ' •


Por lo antes expuesto es preciso señalar que la entidad auditada ha realizado el contratodando cumplimiento al objeto de lo contratado.

CONTRATO DE CONECTIVIDAD A INTERNET No. 003- de 2016Contratista: ONDAS TECNOLOGÍA Y COMUNICACIONES .LTDAObjeto: Acceso a conectividad en las sedes el Carmen y concentración urbana GonzaloJiménez de Quesada e instalación acceso conectividad a Internet en las sedesconcentración rural Gacha y la Isla con velocidad 4-6Mbps Equivalente mínima bandaancha 10-20Mbps con reúso máximo 1:10Valor: $12.875.276.00Termino de ejecución o plazo: el plazo e ejecución durante el periodo comprendidoentre el 26 de septiembre al 25 de noviembre de 2016 y se reinicia del 16 de enero al 23de abril todos las sedes y el 24 de abril únicamente las sedes rurales al 29 de mayo de2017, con la entrega de la respectiva facturación donde conste el servicio prestado.- conplazo de ejecución de 6 meses y 14 díasFecha de suscripción: 4 de abril de 2016Acta de inicio:Supervisor: Rector de la Institución

Analizada la documentación aportada por la Institución Educativa se establece que en laetapa precontractual no se expidió el respectivo disponibilidad presupuesta! CDP, losdemás documentos que hacen parte de esta etapa se establece su cumplimiento, conrelación a la etapa contractual se encuentra el contrato 03-2016, estableciendo que laInstitución Educativa no expidió la respectiva acta de inicio del contrato, el ordenador delgasto expone y demuestra a la comisión auditora que los intervalos en la ejecución delcontrato se deben a los recesos escolares, se establece de acuerdo al análisis realizado porla comisión auditora a la fecha del proceso auditor que el contrato se encuentra enejecución el cual termina el 29 de mayo de 2017, estableciendo tres pagos por valor de$5.282.040.00.

CONTRATO DE MANTENIMIENTO No.004- de 2016Contratista: CIMA (representante legal - MIRIAN PARDO PALOMINOObjeto: Trabajo de mantenimiento de las instalaciones del restaurante escolar de la sedeel Carmen de la Institución Educativa el Carmen de Guachetá - CundinamarcaValor: $ 12.592.000. ooForma de pago: El valor del presente contrato se cancelara en un solo pago, una vezrecibidos la totalidad de los trabajos contratados.Termino de ejecución o plazo: 30 díasActa de inicio: 1 de diciembre de 2016


Página 18 de 43C«¡ lo transparencia par la naz É CumliKomai'Cd

CSHTIFICAO'


:K Al OREA


Supervisor: Rector de la institución educativa

De acuerdo a la documentación aportada en este expediente contractual por la InstituciónEducativa el Carmen de Guachetá se establece en la etapa precontractual no cuenta conel respectivo certificado de disponibilidad presupuestal CDP, como medio de comprometerlos recursos para la ejecución de la obra según el objeto del contrato, y como establece elrespectivo manual de contratación expedido por esa Institución Educativa, se estableceque este contrato de trabajos de mantenimiento de las instalaciones del restauranteescolar de la sede el Carmen de la Institución Departamental el Carmen de Guachetá, seajusta a lo indicado en el Decreto No. 4791 de 2008 art 17 en cuanto al valor de locontratado al no superar los 20 salarios mínimos, que el ordenador del gasto se ciñe a losprocedimientos establecidos por el concejo directo de conformidad con lo dispuesto en elart 13 de la ley 715 de 2001, los demás documentos se encuentran en orden- en la partecontractual se encuentra el contrato 004-2016, con póliza de seguros No. 15-02-101003926, acta de inicio - factura de venta y comprobante de pago No. 109-2016 porvalor de$ 12.592.000 , con el respectivo seguimiento por parte del supervisor del contrato,acta de recibo de la obra de fecha 30 de diciembre de 2016 - a satisfacción entre laspartes, - acta de liquidación de fecha 30 de diciembre de 2016, establece que los recursosfueron ejecutados en su totalidad.

En la ejecución de esta obra esta comisión pudo establecer una vez analizado el respectivoexpediente contractual y revisado la obra terminada restaurante escolar, que laInstitución Educativa el Carmen de Guachetá dio cumplimiento con el objeto del contratode acuerdo a la cláusula segunda, Con relación al CDP y el RP la administración lo expideal momento de realizar la respectiva orden de pago, de igual forma se establece que estecontrato no fue publicado en la página del SECOP.

CONTRATO DE SUMINISTRO DE MATERIALES No.005- de 2016Contratista: A ALFAB INGENIEROS S.A.S. (Representante legal- Manuel Arturo MejíaGarcía.Objeto: Suministro de materiales con destino al mantenimiento del restaurante escolar dela sede el Carmen de la Institución Educativa el Carmen de Guachetá - CundinamarcaValor: $12.976.000.00Forma de pago El valor del presente contrato se cancelara en un solo pago en sutotalidad, una vez recibidos los materiales contratados.Termino de ejecución o plazo: el plazo de ejecución será de 15 días, a partir de lafirma el acta e inicio.Fecha de suscripción: 30 de noviembre de 2016Acta de inicio:Supervisor: Rector de la institución.


Página 19 de 43roe la ti mm mera por la paz (fe Curctoienwrcí

ENTIDAD


<JHn RAÍ ORIAí-'>M>i < U.MJINAMARCA


Analizada la documentación que ase parte del expediente contractual se puede establecerque en la etapa precontractual se establece que la entidad Educativa no expidió elrespectivo Certificado de disponibilidad presupuesta! CDP, como medio de comprometerlos recursos para la ejecución de la obra, se establece que este contrato de suministro demateriales con destino a la sede el Carmen se ajusta a lo indicado en el Decreto No.4791de 2008 y la ley 715 de 2001, los documentos de perfeccionamiento de este actoadministrativo se encuentran en orden, en fa parte contractual se encuentra el contrato 05de 2016, en el cual se puede establecer que al igual que los dos primeros no se le expidióla respectiva acta de inicio, con relación a la ejecución del contrato de suministro demateriales se establece que se le dio cumplimiento de acuerdo al objeto del contratadocomo demuestra el acta de recibo de los materiales, el comprobante de egreso y la ordende pago No. 103-2016 por valor de $12.976.OOO.oo, de igual forma se establece que estecontrato se encuentra liquidado con saldo en cero.Con relación al CDP y el RP la administración lo expide al momento de realizar larespectiva orden de pago, de igual forma se establece que este contrato no fue publicadoen la página del Secop.

Informes de Supervisión:

Respecto a los contratos revisados y de acuerdo a las pruebas documentales aportadaspor la Entidad y que obran dentro de los expedientes contractuales, como lascertificaciones de recibidos a satisfacción expedidas por el supervisor designado según elmanual de contratación y en los contratos ,se observó que hay debilidad en la elaboraciónde las actas o certificaciones del supervisor designado para verificar el cabal desarrollo delos contratos suscritos por la Institución Educativa el Carmen, el cual se limitan a certificarlas acciones presentadas por el contratista como requisito a su remuneración, pero no seevidencio ningún seguimiento al cumplimiento de las obligaciones detalladas en la minutadel contrato.

Por lo que se deben tomar acciones en oportunidad para erradicar esta observación, a finde que el supervisor de los contratos ejerza una actividad más eficiente y realice el controly la vigilancia de cada uno de los aspectos señalados en el manual de contratación.

Archivo de Expedientes Contractuales;

Revisados todos los expedientes contractuales de la contratación realizada por laInstitución Educativa el Carmen y revisada, se evidencia desorden en la organización yarchivo de estos; es así que se presentan debilidades en cuanto a: No se encuentrandebidamente foliados, ausencia de documentos en cada expediente como (estudios

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460w vy_w. contraloriadecundinamarca.gov.co

Página 20 de 43Con la Irwp'mcií ptn1 la ps; ite Cunúindiwrü

CNTIOAtl10011DOOE


TR A LORIAu, Í'UNI.IINAMARCA


previos, informes de supervisor, informes del contratista), situación que dificultó elejercicio del control fiscal, toda vez que estos documentos debieron ser solicitados a laadministración en desarrollo del proceso auditor, a pesar de su entrega, es importante quela entidad tome los correctivos a futuro con el fin de contar con información confiable yoportuna y en aplicación a las normas del archivo de gestión documental.

2.2 EVALUACIÓN AL PRESUPUESTO

Tal como lo establece el Ministerio de Educación, presupuesto de ingresos y gastos debecontener todas las rentas y recursos de capital, y todos los gastos de funcionamiento einversión, clasificados de acuerdo con lo establecido en las leyes orgánicas delpresupuesto y las normas territoriales de la entidad certificada a la cual pertenece lainstitución educativa.

A continuación se relaciona el comportamiento y manejo presupuesta! evidenciado dentrode la ejecución presupuesta! para la INSTITUCIÓN EDUCATIVA DEPARTAMENTAL "ELCARMEN":

Acuerdos relacionados con la ejecución presupuesta!

Bajo el acuerdo No 010 del 30 de noviembre del 2015 se aprueba el presupuestocorrespondiente para la vigencia 2016, el cual asciende a $9.600.000 conformado de lasiguiente manera:

EN INGRESOSRECURSOS DE CAPITAL $1.000.000INGRESOS POR ARRENDAMIENTO $7.800.000CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS $ 600.000FOTOCOPIAS $ 200.000

EN GASTOSSERVICIOS PROFESIONALES $4.200.000MATERIALES Y SUMINISTROS $1.000.000IMPRESIONES Y PUBLICACIONES $1.600.000SEGUROS $ 800.000TELÉFONO $1.000.000GASTOS BANCARIOS $1.000.000

En el transcurso de la vigencia auditada se logra establecer las siguientes adiciones


Página 21 de 43

Coi! la tnm-p «a por la pa; Je Qjixtaiiirca


RAÍ ORIA'2-\» I l'\MINAMAK<..A


No DE ACUERDO

10

1

2

3

4

5

6

7

8

9

9 (SE REPITE)

11

12

13

14

FECHA

30/11/2015

13/01/2016

13/01/2016

13/01/2016

13/01/2016

13/01/2016

30/03/2016

30/03/2016

30/03/2016

25/05/2016

31/08/2016

30/09/2016

30/11/2016

30/12/2016

30/12/2016

DETALLE

APROBACIÓN

ADICIÓN

ADICIÓN

ADICIÓN

ADICIÓN

ADICIÓN

ADICIÓN

ADICIÓN

ADICIÓN

ADICIÓN

ADICIÓN

ADICIÓN

ADICIÓN

ADICIÓN

REDUCCIÓN

TOTAL

MONTO

9.600.000

9.022.671

2.706.900

1.000.000

211.460.024

4.042.282

1.000.000

2.150.000

47.536.509

41.313.034

12.875.276

2.536.073

1.851.481

6.634.868

-1.219.035

352.510.083

De acuerdo a lo anterior se logra establecer las siguientes observaciones frente al manejoy la elaboración de los actos administrativos relacionados con presupuesto, a saber:

• Al revisar el acuerdo NoOlO del 30 de noviembre del 2015, se presentan errores deforma en cuanto a su elaboración ya que se nombra la vigencia 2015 donde deberíaser la vigencia 2016.

Igualmente al identificar el manejo de los rubros presupuéstales, se establece queestos no se totalizaron de acuerdo a su rubro superior, como se demuestra en lasiguiente imagen:

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www. contra ¡oriadec undjnamarca.gov. co

Página 22 de 43


Con (a trunspaima. por la paz iJe CumJuwro

VERSIÓN: 4.0

BTRALORIA3*Un í UNniNAMAKt A


Es importante señalar que al verificar la hoja de cálculo que se presenta al áreaadministrativa de la Secretaria de Educación, esta si cuenta con el registro de losrubros superiores adecuadamente.

• Igualmente se evidencia la falta de controles en los consecutivos de los actosadministrativos, ya que se refleja duplicidad del Acuerdo No 9, siendo incierto para elgrupo auditor el motivo de dicha inobservancia.

• Los Acuerdos allegados carecen en su mayoría de la totalidad de las firmas, lo queafecta el mismo pues es un requisito fundamental ya que esta acredita que la voluntadefectivamente ha sido emitida en la forma que el acto indica.

Ejecución activa

La pagadora de la Institución Educativa "El Carmen" allega formato denominado RESUMENEJECUCIÓN ACTIVA PRIMER, SEGUNDO, TERCER Y CUARTO TRIMESTRE 2016, donde sepuede establecer el comportamiento presupuestal correspondiente a la vigencia 2016, enla cual se establece los siguientes saldos:

RUBRO

1

1.1.1.1.1

1.1.1.1.1.1

1.1.1.1.1.2

CONCEPTO

INGRESOS

Venta de servicios

Certificaciones y constanciasde estudiosFotocopias

PRESUP.INICIAL

9.600.000

800.000

600.000

200.000

PRESUP.TOTAL

352.511.015

664.700

653.600

ÍT'lOO

TOTALRECAUDO

352.511.015

664.700

653.600

íi.'ibcf

RECAUDO

0

0

0

o"

tml .HtJOHMTC OP

CEHTIFICAOA

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contra loriadec undi narnarca^goy • cp

Página 23 de 43


Coi1 IB tranwfwia. pw la \iüi ite Cufldmamíra

VERSIÓN: 4.0

(JffTRAI ORIA•i t V'N'l í lNAMARX -\5


1 ••RUBRO

1.1.1.1.3.

1.1.1.1.3.1

1.2.

1.2.1.

1.2.1.1.

1.2.1.2.

1.2.2.

1.2.2.1.

1.2.2.2.

1.2.2.3.

1.2.4.

1.2.4.1.

1.3.

1.3.1.

1.3.1. 1.

1.3.2.

1.3.2.2.

1.3.2.3.

1.3.2.5.

1.3.2.6.

1.3.3.

1.3.3.1.

1.3.4,

1.3.4.1.

CONCEPTO

Otras rentas contractuales

Arrendamiento de bienes yserviciosTRANSFERENCIAS

Nación

CONPES

Proyecto MEN - BID

Departamento

Servicios públicos Acueducto yalcantarilladoServicios públicos energíaeléctricaServicio de Internet

Otras transferencias

Proyectos de investigación

RECURSOS DE CAPITAL

Recursos de Balance

Recursos propios

TransferenciadepartamentalesImplementos para aseo

Proyectos productivospedagógicosServicios públicos Acueducto yalcantarilladoServicios públicos energíaeléctricaRecursos CONPES

CONPES vigencia anterior

Otros recursos de Capital

Rendimientos financieros

PRESUP.INICIAL

7.800.000

7.800.000

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

1.000.000

0

0

0

0

0

0

0

0

0

1.000.000

1.000.000

PRESUP.TOTAL

6.431.500

6.431.500

93.851.956

90.701.024

90.701.024

0

4.687.005

1.513.685

3.173.320

12.875.276

1.000.000

1.000.000

236.151.510

5.042.282

5.042.282

18.364.439

6.634.868

3.706.900

1.540.259

6.482.412

211.460.024

211.460.024

1.284.765

1.284.765

TOTALRECAUDO

6.431.500

6.431.500

93.851.956

90.701.024

90.701.024

0

4.687.005

1.513.685

3.173.320

1.000.000

1.000.000

236.151.510

5.042.282

5.042.282

18.364.439

6.634.868

3.706.900

1.540.259

6.482.412

211.460.024

211.460.024

1.284.765

l.?84.765

RECAUDO

0

0

0

0

~ZoJ0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

De acuerdo a lo anterior se puede establecer que la composición de los ingresos en su65%, provienen de recursos de capital esta situación se encuentra relacionada con lossaldos que la institución educativa cuenta en las cuentas bancarias, los cuales seencuentran en espera de su ejecución ya que la institución requiere el acondicionamiento

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www .contraloríadecundina marca.gov.co

Página 24 de 43


Caí la trafilara», pur la pdí de CinlMarcí

VERSIÓN: 4.0

FRALORfAft'N DINAMARCA


de 2 salones y baños adecuados en la sede GONZALO JIMÉNEZ DE QUESADA, y a la fechano cuentan con los recursos suficientes para su ejecución.

Comportamiento porcentualEjecución activa vigencia 2016

RE CURSOS DE CAPITAL

TRANSFERENCIAS

2%INGRESOS OPERACIONALES

0% 10% 20% 30% 40% 5O% 60% 70%

De lo anterior se pude precisar que del presupuesto definitivo al cierre de la vigencia 2016se recaudó en su totalidad, sin embargo llama la atención la variación del presupuestoinicial frente al definitivo, ya que este se incrementa en un 3.672%, por lo tanto estorefleja que no hay claridad frente al estudio realizado para la elaboración del presupuestoinicial, ya que no cuenta con proyecciones que realmente estimen cual es la verdaderasituación que se puede presentar para la vigencia. Es importante que la institucióneducativa realice el presupuesto inicial bajo el principio de acuciosidad con el fin demantener un grado mayor de exactitud a la realidad.

Igualmente se puede establecer deficiencias en el manejo de la hoja de cálculo donde seconsolidad la información presupuesta!, toda vez que no se cuenta con los adecuadoscontroles los cuales puede llegar afectar su veracidad.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.gov. co

Página 25 de 43


. por la paz de Cunúinwra

VERSIÓN: 4.0

jn RAÍ ORIA< l'MUNAMAKC A


Indicadores de Ejecución Presupuestal Activa

Teniendo en cuenta el comportamiento del presupuesto para la vigencia 2016, se puedeestablecer una eficiencia del 100% toda vez que se recaudó en su totalidad elpresupuesto, sin embargo es detener en cuenta lo anteriormente manifestado frente a lageneración del presupuesto inicial lo que afectaría claramente la efectividad delpresupuesto .

Ejecución Pasiva

La pagadora de la institución Educativa "El Carmen" allega formato denominado RESUMENEJECUCIÓN PASIVA PRIMER, SEGUNDO, TERCER Y CUARTO TRIMESTRE 2016, donde sepuede establecer el comportamiento presupuesta! correspondiente a la vigencia 2016, enla cual se establece los siguientes saldos:

RUBRO

2.1.1.2.

2.1.2.1.1.

2.1.2.1.2.3.

2.1.2.1.2.4.

2.1.2.1.2.6.

2.1.2.1.2.7.

2.1.2.1.2.9.

2.1.2.1.2.12.

2.1.2.1.3.

2.1.2.1.5.

2.1.2.1.11.

2.1.2.1.13.

2.1.2.2.1.

2.1.2.2.2.

2.1.2.2.3.2.

2.1.2.2.4.

detalle

Servicios profesionales

Materiales y suministros

Equipo de músicaEquipo de recreación ydeportesEquipo de enseñanza

Equipo de ayuda audiovisualEquipo de comunicación ycomputaciónCompra de equipo de oficinaCompra de muebles yenseresMaterial didáctico

Mantenimiento en seguridadCompra de insumes paraaseoImpresos y publicacionesGastos de trasporte ycomunicaciónMantenimiento deinfraestructuraMantenimiento de mobiliario

INICIAL

4.200.000

1.000.000

.

_

.

.

-

-

1.600.000

_

TOTALAPROPIADO

8.200.000

14.225.450

8.262.968

28.200.000

14.200.000

7.241.740

15.700.000

1.851.481

15.182.932

15.530.063

12.500.000

6.634.868

14.993.238

1.000.000

132.534.458

15.482.980

PAGOS

3.840.000

14.225.450.

13.185.000

_

.

10.417.300

12.420.000

.

-

-

3.376.800

491.800

42.076.000

8.262.900

SALDO POREJECUTAR

4.360.000_

8.262.968

15.015.000

14.200.000

7.241.740

5.282.700

1.851.481

2.762.932

15.530.063

12.500.000

6.634.868

11.616.438

508.200

90.458.458

7.220.080

CEBTlFIC«D«


Página 26 de 43


uní la transparencia ptir le pa; lie Cuiiiliiwiii'ci

VERSIÓN: 4.0

RALORÍA


RUBRO

2.1.2.2.5.

2.1.2.2.6.1.

2.1.2 2.6.2.

2.1.2.2.6.3.

2.1.2.2.9.

2.1.2.2.14.

^2. 1.2. 3.1.r2.2.3.1.

detalle

y equipo

Seguros

Servicios públicos Acueductoy alcantarilladoServicios públicos energíaeléctrica

Teléfono

Actividades científicas,deportivas y culturales

Servicio de internet

Gastos bancarios

proyectos culturales yacadémicos

TOTAL

INICIAL

800 000

1 000.000

-

1.000.000

-

9.600.000

TOTALAPROPIADO

800 000

4 053 944

9 655 732

4 498 020

16.275.276

780.965

4.706.900

352.511.015

PAGOS

719 200

2 294 563

6 678 950

4 498 020

7.310.334

43.182

4.706.900

134.546.399

SALDO POREJECUTAR

ao Ron

1 759 381

2 976 782

8.964.942

737.783

-

217.964.616

Indicadores de Ejecución Presupuesta! Pasiva

Como resultado del ejercicio para la vigencia 2016, se establece un eficiencia del 38%,determinando así un bajo porcentaje frente a la ejecución del mismo debido a que setiene frenados los recursos con el objetivo de realizar las adecuaciones a la sedeGONZALO JIMÉNEZ DE QUESADA. Igualmente su efectividad es del 100% ya que losrecursos comprometidos, fueron cancelados en su totalidad.

DETALLE

Mantenimiento de infraestructuraMaterial didácticoEquipo de recreación y deportesEquipo de enseñanzaMantenimiento en segundad

Impresos y publicaciones

SALDO POREJECUTAR

90.458.45815.530.06315.015.00014.200.00012.500.000

11.616.438

Estatuto presupuesta!

De acuerdo con lo evidenciado por el grupo auditor la institución no cuenta con unestatuto presupuestal especifico , por lo consiguiente el manejo se encuentra normadofrente a la directrices de la Secretaria de educación y lo establecido en el Decreto 4791 del2008 del Ministerio de Educación Nacional.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloriadecundina marca .gov.cp

Página 27 de 43

CMTIOÍVO

CBBTIFICAOA

O*1 ¡a li anwrocB. pw la \$L de Cundrasru)


OPTRA LORIA>\u

2.5


Reservas, Cuentas por pagar y plan de compras

Respecto a la vigencia auditada se logra establecer que la institución no presenta cuentaspor pagar. Igualmente la pagadora allega relación del plan de compras el cual no seevidencia acto administrativo de aprobación por el consejo directivo.

Bajo la resolución No 08 del 31 de diciembre del 2016 la institución educativa constituyereservas por cuantía de $7.595.276, relacionados con la prestación del servicio deinternet, el cual el contratista que presta servicio es la empresa ONDAS TECNOLOGÍA YCOMUNICACIONES.

Disponibilidades y Registros presupuéstales

De acuerdo con lo evidenciado el grupo auditor, logra establecer que la institucióneducativa no cuenta con un adecuado manejo de las disponibilidades y registrospresupuéstales, ya que se presentan las siguientes observaciones:

• De acuerdo con la revisión contractual se puede establecer que para los contratos nose identifica al inicio disponibilidad ni registró presupuestal, ya que estos se presentanen el momento de pago siendo parte integral de los soportes de los comprobantes deegreso. De lo anterior se puede establecer:

"No se podrán adquirir compromisos, ni elaborar actos administrativos quevayan a generar gastos o inversiones sin contar con el CDP, los cuales debennumerarse en orden secuencia/ascendente. (Negrilla y subrayado fuera de texto)

Son compromisos los actos administrativos y contratos expedidos o celebrados por lasentidades, en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto,realizados en cumplimiento de las funciones públicas asignadas por la ley. Dichos actosdeben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal.

Una vez se hava adquirido el compromiso o expedido el acto administrativo quegenere afectación presupuesta/, se deberá solicitar al responsable delpresupuesto o al funcionario que haga sus veces, la expedición del registropresupuesta/ fRP), que es un requisito de perfeccionamiento del compromiso oacto administrativo y constituye condición indispensable para iniciar la ejecución(artículos 41 de la Ley 80 de 1993, y 26 del Decreto Reglamentario 679 de 1994). (negrillay subrayado fuera del texto)

El registro presupuestal del compromiso es la imputación presupuestal mediante la cual seafecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta solo se utilizará para ese

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.Qov.co

Página 28 de 43

Cap la tnmsjMcera po¡' la pa? * Cundii«am


TRALORÍA(1 ÍUNPIN AMARGA


fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El actode expedir el registro perfecciona el compromiso.

La obligación es el monto adeudado producto del desarrollo de ¡os compromisos adquiridospor el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidadespendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados, que se hayan pactado en desarrollode las normas presupuéstales y de contratación pública.

Una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto administrativo o en elcontrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y autorización de pagoefectuada por el funcionario competente, liquidadas las deducciones de ley y/o lascontractuales y verificado el saldo en bancos, se debe desembolsar el monto de laobligación, a través de los medios de pago establecidos por la entidad.1

De lo anterior se puede establecer la importancia que tiene la elaboración de lasdisponibilidades y registros presupuestal, ya que estos deben nacer en la etapaprecontractual y no en los pagos de los contratos que la institución educativa haga,por lo tanto se presenta como observación dentro de la tabla de hallazgos.

2.3 EVALUACIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES

Los estados contables son el producto del proceso contable, revelan la situación del entepúblico a una fecha y un periodo determinado, su contenido debe ser consistente con lospostulados de confiabilidad y utilidad social, además la información contable debe seroportuna, objetiva, consistente, relevante, verificable y comprensible. El sistema contablehace referencia a la totalidad de la información que nace de las operaciones y recursos delas actividades desarrolladas por este ente público.

Para el respectivo análisis de los estados Contables la comisión auditora analizó lascuentas teniendo en cuenta el grado de participación y su variación respecto a la vigenciaanterior, de esta situación se puede determinar los siguiente:

CÓDIGO CUENTA

Activo

11 Efectivo

16 P.ropiedad_Pjanta y Equipo

19 Otros Activos

A diciembre de2015

i 242 386.419

126505.919

38 026 335

o/oParticip.

I 59^57%

31^09%

9.34%

A diciembre de2016

217964616

126505919

38 026.334

%Particip.

56,98%

33,07%

9,94%

% variación2013-2014

^_ -10,08%

0,00%

0,00%

1 Guia para la administración de los recursos financieros del sector educativo / MINISTERIO DE EDUCACIÓNNACIONAL

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca .goy .co

Página 29 de 43

ENT1OAQ


Dr IB (canillar» pai la w (fe CurahMarca

VERSIÓN: 4.0

RAÍ ORIAt UMUNAMAKf. .\5


CÓDIGO

24

32

CUENTA

Total Activo

Pasivo

Cuentas por Pagar

Total Pasivo

Patrimonio

Patrimonio

Tota! Patrimonio

Total Pasivo + Patrimonio

A diciembre de2015

406.918.673

10000

10.000

406.908 673

406.908.673

406.918.673

%Particlp.

100%

100,00%

100%

100%

100%

A diciembre de2016

382.496.869

-209.000

-209.000

382 705 869

382.705.869

382.496.869

%Particip.

100%

100,00%

100%

100,00%

100%

% variación2013-2014

-6,00%

-2190,00%

-2190,00%

-5,95%

-5,95%

De lo anterior se puede establecer que la cuenta más representativa se encuentrarelacionada con los recursos disponibles con que cuenta la institución educativa, ya queesta representa el 59% del total del activo, seguida consecuentemente del grupo depropiedad planta y equipo. Estas cuentas representan el 90% del activo. Por lo anteriordentro de la visita realizada se centró en la valoración de las mismas. Destacando lossiguientes aspectos:

Grupo Efectivo

De la valoración realizada se pudo establecer que la institución educativa consta de trescuentas bancarias, tas cuales se manejan los diferentes recursos disponibles para lainstitución. A continuación se relaciona las cuentas de acuerdo a su disponibilidad:

NOMBREFONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GRATUIDADGIROS Y/O PAGOS

CLASEAHORROSAHORROS

CORRIENTE

NUMERO DE CUENTA356826136353564730901035666701057

Al realizar la verificación respectiva en el área de pagaduría de la institución se logroevidenciar los siguientes aspectos:

-»• La institución educativa cuenta con un adecuado control de sus recursos frente a laoperatividad de la pagadora, ya que cuenta con controles acordes a la necesidadde la institución, como es el caso de la teneduría de un libro de bancos el cual esdiligenciado manualmente y donde reposa la información de varias vigencias

-> Llama la atención al grupo auditor que dentro de la información presentada algrupo auditor por parte del contador, se presenta un balance de prueba dondesolamente se evidencia dos cuentas bancarias, las cuales no se encuentra


Página 30 de 43


Coi! la trunsiiarpra ooi1 la pa: de CuínJiflaira

VERSIÓN: 4.0

OBTRALGRIAV CUNHINAVIAIU A

2.5


claramente identificadas dentro de los estados contables, tal como se demuestraen la siguiente ilustración:

"*v* • »•«

Lo anterior genera ¡ncertidumbre frente al saldo que efectivamente aparece comodepósito en instituciones en la contabilidad y la realidad de la institución.

-> Frente al manejo de conciliaciones bancarias estas son realizadas por la pagadora,las cuales se llevan acorde con la información que se maneja en el área detesorería, sin embargo no se logró identificar el auxiliar contable, como soportedentro de las mismas sino simplemente la comparación de los extractos versuslibro de giros.

Giros realizados en la vigencia 2016:

revisar los giros adelantados por la institución educativa se pudo establecer que seilizaron 102 giros de acuerdo con el reporte allegado por tesorería. Los giros más>resentativos en la videncia 2016 se relación con las siguientes adquisiciones:

Al revisar los giros adelantados por la instituciónrealizaron 102 giros de acuerdo con el reporterepresentativos en la vigencia 2016 se relación con

DESCRIPCIÓN DEL CONCEPTO

Implementos deportivos

COMPROBANTE

21

VALOR

12.724.000

EIMTICIAQ

CEBTIÍMCAD*

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloriadecundi ñama rca.gov.co

Página 31 de 43


Tur la ti arcjgrpio) poi la pa; i

VERSIÓN: 4.0

ORIA


DESCRIPCIÓN DEL CONCEPTO

suministro de materiales con destino alrestaurante escolar sede El Carmen

Mano de obra restaurante escolar

Compra 110 pupitres unipersonal kiutplástico estructura gris superfuicie azul y110 sillas conferencia primacera, paraaulas tabletas

Partes computadores para las sedes

suministro materiales mantenimiento,sedes Carmen, Gonzalo y la Isla

Suministro implementos papelaria

COMPROBANTE

103

109

4

99

102

83

VALOR

12.428.000

12.088.000

11.895.000

10.157.300

7.691.800

5.532.750

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Para la vigencia auditada, se puede establecer un saldo por cuantía a los $126.505.918 delos cuales se pude establecer que en el transcurso de las últimas cuatro vigencias no hapresentado movimiento alguno. Con el fin de indagar sobre su operatividad y control sobrelos bienes, se puede establecer que estos cuentan con un inventario el cual se realizó enlo corrido para la vigencia fiscal 2015, en esta vigencia se realizó el levantamiento delinventario.

Frente a la depreciación se logra establece que en su gran mayoría los bienes han sidodepreciados, sin embargo no se logra establecer los criterios de depreciación los cualesreflejan el saldo en contabilidad.

OTROS ACTIVOS

Para el cierre de la vigencia auditada se logra establecer un saldo por cuantía$38.026.334, este saldo no ha presentado variación alguna en el transcurso de las últimastres vigencias, en esta se logra establecer a su vez que a pesar de que se realizóactualización en el 2015, sobre los estados contables no se refleja ningún ajuste, siendoincierto para el grupo auditor si realmente el saldo que se presenta en los estadoscontables realmente se encuentra acorde con la realidad de la institución.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.aov.co

Página 32 de 43CKBTIFICAEIA


e* la Imnspai mía IBC la |w ife CumJinainarts

VERSIÓN: 4.0

i RALO RÍA


La institución debe realizar las gestiones administrativas necesarias para depurar lainformación contable, para que los estados financieros revelen la existencia de los bienes

Notas a los estados contables

El Plan General De Contabilidad Pública establece:

375. Noción. Las Notas a los estados contables básicos corresponden a la informaciónadicional de carácter general y específico, que complementa los estados contables básicosforman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicionalnecesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales yambientales que sean materiales; la desagregación de valores contables en términos deprecios y cantidades, así como aspectos que presentan dificultad para su mediciónmonetaria que pueden evidenciarse en términos cualitativos, o cuantitativos físicos, loscuales han afectado o pueden afectar la situación de la entidad contable pública. Las notasa los estados contables básicos son de carácter general y específico.

De acuerdo con lo evidenciado por el grupo auditor al realizar la revisión de las notascontables, no expresan detalladamente las diferentes situaciones que se presentan lascuentas que componen los estados contables de la institución.

CONTROL INTERNO CONTABLE

Para el control y la optimización de los recursos públicos, es necesario que la informacióncontable sirva de instrumento para la toma de decisiones. El cumplimiento de este objetivodepende de que esta información sea eficiente y transparente. Con el fin de lograr laexistencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividadespropias del proceso contable correspondiente a la vigencia 2016, la comisión auditoriarealizó evaluación a las etapas que complementa el sistema de control interno contable,presentando como resultado DEFICIENTE el cual arroja un puntaje del 2,74 equivalente al55%. Es importante que la institución administración fortalezca aspectos los registros y lasherramientas que sirven de base para la información contable

NÚMERO

1

1.1

1.1.1

1.1.2

1.1.3

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNOCONTABLE

CONTROL INTERNO CONTABLE

ETAPA OE RECONOCIMIENTO

IDENTIFICACIÓN

CLASIFICACIÓN

REGISTRO Y AJUSTES

PUNTAJEOBTENIDO

2,74

3,09

3,15

3,38

2,75

INTERPRETACIÓN

DEFICIENTE

SATISFACTORIO

SATISFACTORIO

SATISFACTORIO

DEFICIENTE

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460wyyw^co ntraloriadecundinamarca.gov.co

Página 33 de 43


rnn la ti Disparara, por la jiaz de CunÉwro

VERSIÓN: 4.0

SJÚNTl'RAI.OKIAY-. 1.1 í U\niN.\M\Ht A


1.2

1.2.1

1.2.2

1.3

1.3.1

ETAPA DE REVELACIÓN

ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES YDEMÁS INFORMES

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN YCOMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

ACCIONES IMPLEMENTADAS

2,62

2,57

2,67

2,5

2,5

DEFICIENTE

DEFICIENTE

DEFICIENTE

DEFICIENTE

DEFICIENTE

2.4 OTROS ASPECTOS

2.4.1 Control de inventarios:

Se realizó verificación del control y de los bienes, útiles y equipos de la institucióneducativa, identificando que para la vigencia 2015, se realizó un levantamiento deinventario correspondiente para esa época, de la cual se puede establecer los soportes dedicha labor siendo base para los controles en la actualidad

Igualmente se logra establecer un adecuado control frente a los mismos de acuerdo alcuadro control que la pagadora allego al proceso auditor. Es importante resaltar loestablecido por el Ministerio de Educación frente a este aspecto, especialmente lomanifestado en la Guía No.20 (Organización y administración de bienes muebles einmuebles de los establecimientos educativos), donde se determina al responsabilidad porsu parte los rectores y directores deberán administrar los recursos físicos y propiciar suuso de conformidad con las necesidades del proceso educativo y la normatívídad sobreutilización de espacios.


Página 34 de 43


Coi' fe traisparenoa por la uw Je CimliwwiTa

VERSIÓN: 4.0

ALORíAL'NDINAMARCA

••msv? " " • • '


2.4.2 Pólizas y/o seguros

La administración aporto póliza de seguros del estado, manejo empleados públicos No.33-42-101001101 de fecha 15 de diciembre de 2016 con vigencia 07/12/2016 al07/12/2017, asegurado/beneficiario Institución Educativa Departamental el Carmen deGuachetá, esta póliza se encuentra a nombre o razón social Morales Julia Esther.

De igual forma se encuentra la póliza de seguros del estado, de manejo empleadospúblicos No.33-42-101001101 de fecha 15 de diciembre de 2016 con vigencia 07/12/2016al 07/12/2017, nombre o razón social Sandoval Sánchez Jorge Enrique, asegurado/beneficiario: Institución Educativa Departamental el Carmen de Guachetá. Estas dospólizas se encuentran por un valor asegurado de $5.000.000 cada una.

2.4.3 Libro de actas del consejo del directivo:

Al valorar el libro de actas del Consejo del Directivo, se logra establecer que este seencuentra diligenciado hasta el 22 de febrero del 2017. Sin embargo llama la atención algrupo auditor que las actas no se encuentran debidamente firmadas por los integrantesdel consejo que intervienen. Es importante destacar la circular 057 del 4 de marzo del2009, de la Secretaria de Educación del Departamento respecto al diligenciamiento de losLIBROS DE ACTAS CONSEJO DIRECTIVO.

"ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL LIBRO DE ACTAS

Libro de actas: Es una serie de documentos llamados ACTAS, foliado yregistrado, en el cual se asientan en estricto orden cronológico, lasdeliberaciones v decisiones tomadas en cada una de las reunionesdel Consejo Directivo de la Institución Educativa, suscritas por el presidente, elsecretario y cada uno de los miembros del Consejo Directivo.

Toda Institución Educativa del Departamento llevará un libro de actas debidamenteregistrado por la Secretaria de Educación - Dirección Administrativa y Financiera, en elque se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones del ConsejoDirectivo.

Registro del libro de actas: su registro se realiza en forma personal por Rector oDirector Rural de la Institución educativa, en la Secretaría de Educación - DirecciónAdministrativa y Financiera cumpliendo el siguiente procedimiento: (...)"

CTVTICJADbD 9001 •aoof

MTC CB> 1000 1

CEOTIFICAOA

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.gov. co

Página 35 de 43

Con la (ranwwius. pin ¡a jw de Qindmwrca


cCjTrRAl.ORIA• ̂ i I I . M I I N A M A I K ,\5


Registro fotográfico ultima acta diligenciada.

CERTIFICAD*


Página 36 de 43


No.

rRALORIA

2.5Bogotá D.C, junio de 2017

ANEXO: 1 TABLA DE HALLAZGOS

AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL- MODALIDAD INTEGRALINSTITUCIÓN EDUCATIVA DEPARTAMENTAL "EL CARMEN" DE GUACHETÁ

VIGENCIA FISCAL 2016

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

OBSERVACIONES GENERALES SOBRE LOS CONTRATOSNO 01 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS(CONTADOR), NO.2 SUMINISTRO ELEMENTOSDEPORTIVOS, NO.4 CONTRATO DE OBRA Y NO.5SUMINISTRO DE MATERIALES.

De acuerdo al seguimiento realizado a cada contrato en menciónse estableció lo siguiente:

a-Que los contratos en su parte precontractual la administraciónde la Institución Educativa Departamental Nuestra Señora delCarmen de Guachetá presenta deficiencias frente al manejo dela Certificado de Disponibilidad Presupuesta! y registropresupuestal.

b- Con relación al acta de inicio, se evidencia que laadministración de la Institución Educativa el Carmen no la expidea la totalidad de los contratos realizados.

c- La Institución Educativa Departamental Nuestra Señora delCarmen de Guachetá, no ha publicado los actos administrativosde la contratación al Sistema Electrónico para la ContrataciónPública para lo correspondiente de la vigencia 2016.

Página 17

TRASLADO

INFORMES DE SUPERVISIÓN:

Respecto a los contratos revisados y de acuerdo a las pruebasdocumentales aportadas por la Entidad y que obran dentro delos expedientes contractuales, como las certificaciones derecibidos a satisfacción expedidas por el supervisor designadosegún el manual de contratación de los contratos ,se observóque hay debilidad en la elaboración de las actas o certificacionesdel supervisor designados para verificar el cabal desarrollo de loscontratos suscritos por la Institución__Educatiya .̂Carmen,̂ e]

VALOR

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460w w_w .contra loriadecund [na ma rcaxjo¡y;. cp

Página 37 de 43


tn- ift hTOfli mcia por la pa? de OptaBais

VERSIÓN: 4.0

M\" ORIA( l'MUNAMAK*. A

No.



cual se limitan a certificar las acciones presentadas por elcontratista como requisito a su remuneración, pero no seevidencio ningún seguimiento al cumplimiento de lasobligaciones detalladas en la minuta del contrato.

Por lo que se deben tomar acciones en oportunidad paraerradicar esta observación, a fin de que el supervisor de loscontratos ejerza una actividad más eficiente y realice el control yla vigilancia de cada uno de los aspectos señalados en el manualde contratación.

Página 20

ARCHIVO DE EXPEDIENTES CONTRACTUALES;

Revisados todos los expedientes contractuales de la contrataciónrealizada por la Institución Educativa y revisada, se evidenciadesorden en la organización y archivo de estos; es así que sepresentan debilidades en cuanto a: No se encuentrandebidamente foliados, ausencia de documentos en cadaexpediente como (estudios previos, informes de supervisor,informes del contratista), situación que dificultó el ejercicio delcontrol fiscal, toda vez que estos documentos debieron sersolicitados a la administración en desarrollo del proceso auditor,a pesar de su entrega, es importante que la entidad tome loscorrectivos a futuro con el fin de contar con informaciónconfiable y oportuna y en aplicación a las normas del archivo degestión documental.

Página 20

PRESUPUESTO

Al revisar el acuerdo No 010 del 30 de noviembre del 2015, sepresentan errores de forma en cuanto a su elaboración ya quese nombra la vigencia 2015 donde debería ser la vigencia 2016.Igualmente al identificar el manejo de los rubros presupuéstales,se establece que estos no se totalizaron de acuerdo a su rubrosuperior. Es importante señalar que al verificar la hoja de cálculoque se presenta al área administrativa de la Secretaria deEducación, esta si cuenta con el registro de los rubros superioresadecuadamente.

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www. contraloriadecundinamarca.goy.cQ

Página 38 de 43


TRASLADOVALOR

Coc b tcunspactiicii. pu lipa; te CimlmaMi'ca

VERSIÓN: 4.0

A I,ORÍ Av i ti <l.'NniMAMARCA


No. DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Igualmente se evidencia la falta de controles en los consecutivosde los actos administrativos, ya que se refleja duplicidad delAcuerdo No 9, siendo incierto para el grupo auditor el motivo dedicha inobservancia.

Los Acuerdos allegados carecen en su mayoría de la totalidad delas firmas, lo que afecta el mismo pues es un requisitofundamental ya que esta acredita que la voluntad efectivamenteha sido emitida en la forma que el acto indica.

Se pude precisar que del presupuesto definitivo al cierre de lavigencia 2016 se recaudó en su totalidad, sin embargo llama laatención la variación del presupuesto inicial frente al definitivo,ya que este se incrementa en un 3.672%, por lo tanto estorefleja que no hay claridad frente al estudio realizado para laelaboración del presupuesto inicial, ya que no cuenta conproyecciones que realmente estimen cual es la verdaderasituación que se puede presentar para la vigencia. Esimportante que la institución educativa realice el presupuestoinicial bajo el principio de acuciosidad con el fin de mantener ungrado mayor de exactitud a la realidad.

Como resultado del ejercicio para la vigencia 2016, establececomo indicador al presupuesto una eficiencia del 38%,determinando así un bajo porcentaje frente a la ejecución delmismo debido a que se tiene frenados los recursos con elobjetivo de realizar las adecuaciones a la sede GONZALOJIMÉNEZ DE QUESADA. Igualmente su efectividad es del 100%ya que los recursos comprometidos, fueron cancelados en sutotalidad.

Respecto a la vigencia auditada se logra establecer que lainstitución no presenta cuentas por pagar. Igualmente lapagadora allega relación del plan de compras el cual no seevidencia acto administrativo de aprobación por el consejodirectivo. Igualmente este se realizó basado en el presupuestoinicial, sin lograrse identificar los respectivos ajustes

De acuerdo con lo evidenciado el grupo auditor, logra establecerque la institución educativa no cuenta con un adecuado manejode 'a.5 .disponibilidadesLy registros presupuéstales, toda vez que

TRASLADO

A 1>TF P SVALOR

EMTIQAD

lOOO 1

CERTIFICADA

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460p/jajdecjindinamPágina 39 de 43


Ciic la transpfliwn por IB paz de CunJmaiwrca

VERSIÓN: 4.0

RAÍ.ORÍ ACUND1NAMARCA


No.

5

al realizar la revisión contractual se puede establecer que paralos contratos no se identifica al inicio disponibilidad ni registrópresupuesta!, ya que estos se presentan en el momento de pagosiendo parte integral de los soportes de los comprobantes deegreso.

Es importante señalar que no se podrán adquirir compromisos,ni elaborar actos administrativos que vayan a generar gastos oinversiones sin contar con el CDP. Igualmente una vez se hayaadquirido el compromiso o expedido el acto administrativo quegenere afectación presupuesta!, se deberá solicitar el registropresupuesta!.

Por lo anterior el grupo auditor establece que el mecanismo quese lleva no es el idóneo para el cumplimiento de lo normadofrente al manejo presupuesta!.

Página 21

ESTADOS CONTABLES

Llama la atención al grupo auditor que dentro de la informaciónpresentada por parte del contador, se presenta un balance deprueba donde solamente se evidencia dos cuentas bancarias, lascuales no se encuentra claramente identificadas. Lo anteriorgenera incertidumbre frente al saldo que efectivamente aparececomo depósito en instituciones en la contabilidad y la realidadde la institución. Igualmente frente al manejo de conciliacionesbancarias estas son realizadas por la pagadora, las cuales sellevan acorde con la información que se maneja en el área detesorería, sin embargo no se logró identificar el auxiliar contable,como soporte dentro de las mismas sino simplemente lacomparación de los extractos versus libro de giros.

Para la vigencia auditada sobre lo reflejado como PROPIEDADPLANTA Y EQUIPO, al indagar sobre su operatividad y controlsobre los bienes, se puede establecer que estos cuentan conun inventario el cual se realizó en lo corrido para la vigenciafiscal 2015, en esta vigencia se realizó el levantamiento deinventario. Frente a la depreciación se logra establecer que ensu gran mayoría los bienes han sido depreciados, sin embargono se logra establecer los criterios de depreciación los cuales

TRASLADO

A D F P SVALOR

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.cQntraloriadecundinamarca.gov.co

Página 40 de 43


Con la trunspartticia por la [BZ * Cirtinaiwríi

VERSIÓN: 4.0

rn A LORIAvid VUNTIlNAMARí. A

No.



reflejan el saldo en contabilidad.

Para el cierre de la vigencia auditada el grupo OTROS ACTIVOSpresenta un saldo por cuantía $38.026.334, esta cifra no hapresentado variación alguna en el transcurso de las últimas tresvigencias, a su vez se logra establecer que a pesar de que serealizó actualización en el 2015, sobre los estados contables nose evidencia ningún ajuste contable.

De acuerdo con lo evidenciado por el grupo auditor, al realizar larevisión de las notas contables, estas no expresandetalladamente las diferentes situaciones que se presentan enlas cuentas que componen los estados contables de lainstitución.

Con el fin de lograr la existencia y efectividad de losprocedimientos de control y verificación de las actividadespropias del proceso contable correspondiente a la vigencia 2016,la comisión auditoria realizó evaluación a las etapas quecomplementa el sistema de control interno contable,presentando como resultado DEFICIENTE el cual arroja unpuntaje del 2.74 equivalente al 55%.

Página 29

TRASLADO

TOTALES

VALOR

O

DETALLE

ADMINISTRATIVOS

DISCIPLINARIOS

FISCALES

PENALES

SANCIONATORIOS

OTRAS ENTIDADES

PENDIENTES

CANTIDAD

5

1

0

0

0

0

0

VALOR

•" " • - -"•

ENTÍUAO


Página 41 de 43


Cw¡ Id liTOpai encía, por la w de Cundinamarca

VERSIÓN: 4.0

RAÍ ORIAH'MIINAMAIU A


FENECIMIENTO

DETALLE 1

OBRE LA GESTIÓN

ESTADOS CONTABLESTO

CANTIDAD

CON OBSERVACIÓN

CON SALVEDADSE FENECE

VALOR

A Hallazgo de tipo administrativo para Plan de MejoramientoD Hallazgo con traslado a la ProcuraduríaF Hallazgo con traslado a la Dirección de Investigaciones y Responsabilidad FiscalP Hallazgo con traslado a la Fiscalía.S Hallazgo con traslado a la Oficina Asesora Jurídica - Sancionatorio

Acta No.26 del 13 de junio de 2017 aprobación Informe Auditoría Integral Modalidadintegral institución Educativa Departamental Nuestra Señora del Carmen de Guachetá

EIMTItlAC»

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloríadecundinamarca.gov.co

Página 42 de 43


Con le [imirareiw. p» b paí * Djutosnarc

VERSIÓN: 4.0

TjRALORJA


ANEXO 2: BENEFICIOS DEL EJERCICIO DE CONTROL FISCALAUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL- MODALIDAD

INTEGRALINSTITUCIÓN EDUCATIVA DEPARTAMENTAL "EL CARMEN" DE GUACHETÁ

VIGENCIA FISCAL 2016

CONCEPTO COMPROBANTE I VALOR $DE INTEGRO

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contra lo r iadec uridinamarca. gov ..co

Página 43 de 43

CÓDIGO; PM01-PR06-F05

Tnr la trwawií por lo jw de Cunhiamtrca

VERSIÓN: 4.0

2.5 Bogotá D.C, junio de 2017 - Contraloria de...

Documents

Transcript of 2.5 Bogotá D.C, junio de 2017 - Contraloria de...