2DISCIPLINA OPERATIVA

7/22/2019 2DISCIPLINA OPERATIVA

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2Pag.

CONTENIDO1. OBJETIVO.

2. ¿CÓMO ENTRAR AL SIMAN?

3. DEFINICIONES.4. LAS 12 MEJORES PRACTICAS INTERNACIONALES.

5. PREEVALUACION.

6. DISCIPLINA OPERATIVA.• 6.1 ¿PARA QUE SIRVE LA DICIPLINA OPERATIVA.

• 6.2 ¿POR QUÉ TANTO INTERES EN LOS PROCEDIMIENTOS.

• 6.3 ¿A MI COMO LÍNEA DE MANDO QUE ME CORRESPONDE HACER?

7. ETAPAS DE LA DISCIPLINA OPERATIVA.• 7.1 DISPONIBILIDAD

- GUIA PARA DETERMINAR CUANDO SE REQUIERE ELABORAR UN

PROCEDIMIENTO.

• 7.2 CALIDAD

- GUÍA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS

• 7.3 COMUNICACIÓN

- GUÍA PARA REVISAR LA COMUNICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

- MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS POR AREA O PUESTO

• 7.4 CUMPLIMIENTO

8. DISCIPLINA OPERATIVA DEL PROCESO DE MEJORA CONTINUA.



3Pag.

1. OBJETIVO

La línea de mando y el personal operativo conocerá el

procedimiento de Disciplina Operativa y sus cuatro

etapas la cual permite tener disponibles, elaborados

con calidad, comunicados y entendidos y que se

cumplan de manera rigurosa la ejecución de los

procedimientos e instructivos de trabajo para cualquier

actividad que lo requiera en PEP, con la finalidad demejorar los estándares de desempeño y evitar los

accidentes en el área de trabajo.



4Pag.

2. ¿COMO ENTRAR AL SIMAN?SISTEMA INFORMATICO DE MARCO NORMATIVO

PAGINA DE INTRANET



5Pag.

SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA

CONSULTA

DEPROCEDIMIENTOS



6Pag.


DEBERAS COLOCARTU FICHA



7Pag.


OPRIME EN BUSCAR



8Pag.


COLOCA EL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

COLOCA LA CLAVE

O



9Pag.


DESPLEGARA LA INFORMACIÓN QUE SEA DE SUINTERÉS



10Pag.

3. DEFINICIONES

Continua

La Disciplina Operativa (D.O.) Es el cumplimiento Riguroso en

forma Continua y Consistente de los procedimientos einstructivos de trabajo en todos los centros de trabajo.

Ciclo de trabajo: Es la ejecución paso a paso del desarrollo deun procedimiento en el área de trabajo, en presencia del supervisor del área.

Procedimiento: Documento normativo que incluye un conjuntode actividades ordenadas en secuencia cronológica para precisar laforma sistemática de realizar un trabajo.

Cuestionario de evaluación de comunicación del procedimiento:Documento anexo a cada procedimiento que contiene las

preguntas claves que deberán aplicarse al personal, para verificar la comunicación efectiva y conocimiento del contenido delprocedimiento



11Pag.

Índice de Calidad: parámetro de medición que sirve para

evaluar la calidad del contenido de los procedimientos einstructivos de trabajo.

Índice de Comunicación: parámetro de medición para

conocer si los mecanismos de capacitación en los procedimientos

e instructivos de trabajo son efectivos. Índice de Cumplimiento: parámetro de medición para conocer

el grado de efectividad de los mecanismos de disponibilidad,

calidad, comunicación, supervisión y auditoria en los

procedimientos e instructivos de trabajo. Índice de Disponibilidad: parámetro de medición para evaluar

la disponibilidad de procedimientos e instructivos de trabajo en

las áreas de los centros de trabajo. Continua

3. DEFINICIONES



12Pag.

Instructivo: Descripción especifica de cómo realizar

una actividad, que puede ser técnica oadministrativa, en donde se describe en forma

secuencial y cronológica los pasos que se deben

seguirse para el desarrollo adecuado de la misma.

Eficiencia: Capacidad de disponer de alguien o de

algo para conseguir un efecto determinado.

Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea

o se espera. Riesgo: Probabilidad de que ocurra un evento nodeseado.

Estándar: Que sirve como tipo, modelo, norma,patrón o referencia.

3. DEFINICIONES



13Pag.

4. Las 12 mejores Practicas Internacionales



14Pag.

La Disciplina Operativa comprende reglas, procedimientos y criterios de diseño ,

que especifican como debe hacerse untrabajo bien y a la primera vez, así comotambién considera las practicas segurasatreves de los Procedimientos Críticos (Que Salvan Vidas ).

El Equipo de SSPA y la línea de mandoasegura el cumplimiento y seguimiento de los

Procedimientos Críticos (Que Salvan Vidas) y Operativos para que todo elpersonal los aplique, asimismo se mantengaun seguimiento continuo de los avances y se

analicen los resultados obtenidos A L T O S E S T A N

D A R E S D E D E

S E M P E Ñ O



15Pag.

D I S C I P L I N A O P E R A T I V A




FORTALECER La prevenciónde incidentes yaccidentes

REVERTIR niveles deaccidentabilidad e incidentescatastróficos

ASEGURAR La continuidad de

las operacionespara cumplir con elplan de negocio dePEP de manerasustentable

MEJORAR

El desempeño en SSPA através de un cambio

de cultura hacia la prevención permanente

CENTRAR La responsabilidad

del SSPA en lalínea de mando



16Pag.

Verific ar el c umplimiento de los proc edimientos9

Des arrollar el plan res pues ta a emerg encias10

Determinar la disponibilidad y calidad de los

procedimientos12

Analizar las nec es idades de S S P A de todo el lugar.11

E s tablecer y hacer c umplir las reglas de S S P A8

Disciplinar las infracciones a la seguridad y el medio

ambiente.7

C onfirmar que los empleados es tén capacitados y

c onozc an los procedimientos6

As esorar a la gerencia s obre as pectos de S S PA .5

Iniciar programas y ac tividades de S S P A.4

F ormular proc edimientos de trabajo3

Investigar los incidentes.2

C onoc er y difundir los proc edimientos1

ACTIVIDADS uperv.

S S P A

L í nea

Mando

Verific ar el c umplimiento de los proc edimientos9

Des arrollar el plan res pues ta a emerg encias10

Determinar la disponibilidad y calidad de los

procedimientos12

Analizar las nec es idades de S S P A de todo el lugar.11

E s tablecer y hacer c umplir las reglas de S S P A8

Disciplinar las infracciones a la seguridad y el medio

ambiente.7

C onfirmar que los empleados es tén capacitados y

c onozc an los procedimientos6

As esorar a la gerencia s obre as pectos de S S PA .5

Iniciar programas y ac tividades de S S P A.4

F ormular proc edimientos de trabajo3

Investigar los incidentes.2

C onoc er y difundir los proc edimientos1

ACTIVIDADS uperv.

S S P A

L í nea

Mando

Marca con una X si es la línea de mando ó el Supervisor de SSPA.

5. PREEVALUACIÓN.



17Pag.

6. DISCIPLINA OPERATIVA

4. CUMPLIMIENTO

1. DISPONIBILIDAD

3. COMUNICACIÓN

2. CALIDAD



18Pag.

1. Disponibilidad: Asegurar que todos losprocedimientos e instructivos de trabajo esténaccesibles y disponibles.

2. Calidad: Asegurar que los procedimientos einstructivos de trabajo cumplan con todos loscriterios establecidos para su aplicación.

3. Comunicación: Asegurar que los

procedimientos e instructivos de trabajo seandifundidos y comunicados.

4. Cumplimiento: Asegurar que losprocedimientos e instructivos de trabajo seanacatados y ejecutados correctamente.

ETAPAS DE LA DISCIPLINA OPERATIVA



19Pag.

6.1¿PARA QUE SIRVE LA DISCIPLINA OPERATIVA?• Evita exponerse a peligros.

• Su estricto seguimiento Protege alpersonal de lesiones.

• Asegura que la producción sea deprimera calidad.

• Mantiene a los negocios rentables ycompetitivos.

•Desarrolla un buen ambiente detrabajo seguro.

• Ayuda a la organización a mantener una mejora continua.

Es la tecnología que nospermite desarrollar nuestrasoperaciones y/o actividadescorrectas, consistentes yseguras bajo el enfoque decalidad y mejora continua.



20Pag.

6.2 ¿POR QUE TANTO INTERÉS EN LOS PROCEDIMIENTOS?

Para alertar de posibles riesgos.

Son la base para realizar una operación y/oactividad.

Crea la uniformidad en la operación y/oactividades.

Para la capacitación del personal.

Con ellos se identifican desviaciones.

Su cumplimiento eliminar accidentes.



21Pag.

6.3. ¿A MI COMO LÍNEA DE MANDO QUEME CORRESPONDE HACER?

Elaborar un programa anual de verificación del

cumplimiento de los procedimientos e instructivosde trabajo en sus áreas de competencia.

Integrar y mantener actualizado el inventario deprocedimientos e instructivos de trabajo en suárea o función (requeridos y existentes)

Difundir y asegurar la comunicación de losprocedimientos entre el personal adscrito a suárea o función, aplicando el cuestionario deverificación de comunicación, (conocer y

comunicar). Verificar y asegurar el cumplimiento del losprocedimientos e instructivos de trabajo, (verificaren campo).



22Pag.

Conservar y resguardar los registros dela aplicación de los procedimientos einstructivos de trabajo.

Reportar periódicamente a susupervisor (MAI) los índices dedisponibilidad, cumplimiento, calidad ycomunicación.

Implementar y dar seguimiento a losprogramas de corrección de lasdesviaciones resultantes de lasevaluaciones sobre los procedimientose instructivos de trabajo.

Apoyar al personal de SIPAC en lasauditorias del procedimiento de D. O.

6.3 ¿A MI COMO LÍNEA DE MANDO QUEME CORRESPONDE HACER ?



23Pag.

El índice de D. O. refleja el desempeño que el área o centro de trabajoestá teniendo en un área determinada, de acuerdo a la siguienteescala:

Excelente 98 - 100 %

Muy Bueno 95 - 97 %Bueno 92 - 94 %Regular 88 - 91 %Requiere atención inmediata Menor a 88 %

Índice de disciplina operativa

No. de incidentes en: SSPA, Calidad, Control Interno,Operación, Mantenimiento, Diseño, Construcción.

No. de empleados en el Centro de Trabajo

X 100Índice de D.O. = 100 -

No. de incidentes en: SSPA, Calidad, Control Interno,Operación, Mantenimiento, Diseño, Construcción.

No. de empleados en el Centro de Trabajo

X 100Índice de D.O. = 100 -



24Pag.

7. ETAPAS DE LA

DISCIPLINAOPERATIVA



25Pag.

Elaborar y revisar anualmente el inventariode todas las actividades

que se realicenFormato DO-DI-1

Autorizar elprograma anual

para elaborar Procedimientos

formato DO-DI-5

Verificar si existendocumentos

equivalentes en

otras instalaciones

Aplicar elcuestionario

para determinar en que actividades

se requierenprocedimientos o

instructivos de trabajoformato DO-DI-2

Realizar elinventario de losProcedimientos eInstructivos de t.

existentes de acuerdoal formato DO-DI-3

Elaborar el inventariode los procedimientos

o instructivo detrabajos requeridos

Formato DO-DI-3

Jerarquizar losprocedimientos

FaltantesFormato DO-DI-4DO-DI-4AElaborar programa

anual para eldesarrollo de losProcedimientos

faltantes, vencidosy por vencer formato

DO-DI-5

Etapa 1

Disponibilidad1

2

3

4

5

67

8



26Pag.

Poder determinar cuáles son las operaciones/actividades

que requieren de un procedimiento escrito es de sumaimportancia, ya que de esto depende el que se asegure quelos procesos se lleven a cabo de forma correcta,consistente y segura, además de poder determinar cualesson los procedimientos realmente necesarios.

En virtud de lo anterior, a continuación se muestra uncuestionario de evaluación como guía de soporte paradefinir si una determinada operación / actividad requiere deun procedimiento por escrito. Es importante señalar queesta guía enuncia los puntos más importantes a considerarpara determinar si se requiere de un procedimiento escrito.

Sin embargo, no es limitativo y puede ser complementadacon información específica de cada dirección, gerencia,activo, planta o función, subdirección y/o centro de trabajo.

GUÍA PARA DETERMINAR CUANDO SE REQUIEREELABORAR UN PROCEDIMIENTO ESCRITO.



27Pag.




28Pag.

Riesgo y/o peligro que evita: Es el tipo de peligro involucrado en laoperación realizada. En caso de que se evite cualquiera de los peligros se

debe considerar (1).Severidad del Incidente: Permite determinar el impacto o la consecuenciaque se tendría en caso de que ocurriera alguna desviación al procedimiento,los daños potenciales al personal, al medio ambiente, las instalaciones, lacomunidad, la imagen de la empresa.

Probabilidad de Ocurrencia: Permite determinar con que frecuenciapodría ocurrir algún incidente ocasionado o derivado de una desviación en elcumplimiento del procedimiento. El tiempo en que podría ocurrir.

Riesgo: Se determina con base en el impacto que se tiene en las personas,

el medio ambiente y en el negocio en caso de perder la continuidad de lasoperaciones parte o la instalación completa para.



29Pag.

•Jerarquizar procedimientos faltantes.

•Elaborar programa anual para el desarrollo.

•Verificar si existen en otras instalaciones.

ETAPA 1. DISPONIBILIDAD

Índice de disponibilidad =(I D)

No. Procedimiento einstructivos disponibles

Procedimiento e instructivosrequeridos

X 100Índice de disponibilidad =(I D)

No. Procedimiento einstructivos disponibles

Procedimiento e instructivosrequeridos

X 100

Í ndice de Disponibilidad



30Pag.

Desarrollar Procedimientos

o instructivosfaltantes

Adecuar procedimientose instructivos de

trabajo de

acuerdoa la actividadespecífica

Elaborar un informesobre el desarrollo

de los procedimientose instructivos faltantes

y/o en revisión através del reportemensual DO-CA-3

Dar seguimientoal desarrollo de

programas para laelaboración y/o

revisión deprocedimientos einstructivos

Etapa 2

CalidadAdecuar

procedimientos

e instructivos detrabajo vencidos

y por vencer conformea los criterios DO-CA-1

9

Evaluar la calidadde cada proyectode procedimientoe instructivo detrabajo en base a

DO-CA-2 y 2A

10

11

12

13

14



31Pag.

¿QUE REFLEJA LA CALIDAD DE LOSPROCEDIMIENTOS?

• Claridad

•

Congruencia

• Específicos

• Actualizados



32Pag.

ETAPA 2. CALIDAD

OBJETIVO: Dar una guía para realizar auditorías deCalidad a los procedimientos

Alcance: La presente guía incluye los lineamientos

que deben considerarse para evaluar la calidaden forma y contenido de los Procedimientos. Loestablecido en esta guía no es limitativo; sinembargo, debe ser considerado como una basepara implantarla.

Requisitos: Esta guía está dirigida a todo aquel personal responsable deverificar la calidad de los Procedimientos en cuanto a forma ycontenido. Lo establecido aquí será de aplicación general y seráresponsabilidad de cada Dirección / Gerencia / Planta o Funciónimplantarla sobre la base de sus recursos y necesidades.

GUÍA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS



33Pag.

ETAPA 2. CALIDAD

Información de referencia:

El contar con Procedimientos de Calidad, es unfactor clave para asegurar que las operacionesó actividades son llevadas a cabo de formacorrecta y consistentemente.

Es por ello que debemos contar con un sistemaque nos permita verificar que tanto la formacomo el contenido de los procedimientos queestán siendo emitidos, revisados óactualizados, cumplan con las guías de esteManual. Por lo tanto, es necesario contar con

un programa de Auditorías de Calidad, que nosayude a asegurar lo antes.


Es muy importante aclarar algunos términos cuando hablemosrespecto a algunas características que reflejan la calidad de losProcedimientos, tales como:



34Pag.

ETAPA 2. CALIDAD

CLARIDAD: Se refiere a que los Procedimientos deben estar escritos de tal manera que puedan ser entendidos por todo el personal involucrado. Se debe evitar tecnicismos.

CONGRUENCIA: Todos los equipos, accesorios e instalaciones mencionadas en el Procedimiento, deben coincidir con lo que

existe en el área físicamente en cuanto a identificación y localización.

ESPECIFICOS: Debe evitarse ambigüedad al hablar de variables involucradas; se debe señalar los valores de las variables específicamente, así como sus unidades, las cuales deben coincidir

con las existentes en los instrumentos de medición y control.

ACTUALIZADOS: Se refiere a que deben ser revisados en forma periódica, para asegurar que no hay cambios en las instalaciones ó en la forma de llevar a cabo la operación ó actividad que los haga obsoletos.




35Pag.

Identificar losprocedimientos e

instructivos que aplicanpara cada trabajador

en la instalación, matriz decorrelación DO-CO-1

Seleccionar losmedios escritos y/o

electrónicos quesean convenientespara difundir losprocedimientos

e instructivos detrabajo

Obtener el índicede efectividad de la

comunicación de acuerdoa la formula correspondiente

Mantener disponibleslos procedimientos e

instructivos de trabajoautorizados en medios

impresos.

Programar y realizar lacapacitación de procedimientos

e instructivos de trabajoexistentes, con base en la

matriz de correlacióntrabajador – procedimiento

DO-CO-2

Anotar los resultadosen el formato DO-CO-4de la capacitación en

procedimientos einstructivos

Evaluar el entendimientode la capacitación

considerandoel cuestionario

de evaluación de

la comunicación quese deberá incluir en cadaprocedimiento (ejemplo)

Etapa 3

Comunicación

15

16

17

1819

20

21



36Pag.

Objetivo: Establecer los lineamientos generales de los

diferentes procesos que involucra la etapa decomunicación de procedimientos.

Alcance: La presente guía cubre los lineamientos quedeben de considerarse para:

1. La definición de procedimientos por áreas, los

mecanismos de comunicación y las evaluacionesque aseguren el conocimiento de losprocedimientos.

2. Lo establecido en esta guía no es limitativo, perodebe ser considerado como base para implantarla.

Requisitos: Esta guía está desarrollada para todoaquel personal involucrado en el proceso de difusiónde procedimientos.Es responsabilidad de cada dirección / gerencia /planta o función implantarla sobre la base de susrecursos y necesidades.

GUÍA PARA REVISAR LA COMUNICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

ETAPA 3. COMUNICACIÓN

Ó



37Pag.

Información y referencia:

Comunicar información es uno de los procesos más difíciles y delicados, ya queinvolucra varios elementos que deben conjugarse para lograr unacomunicación efectiva. Con un mensaje definido, los elementos a utilizar son:el transmisor, el receptor el medio o modo de comunicación. En virtud de loanterior, es muy importante contar con mecanismos de difusión de

procedimientos que nos aseguren al máximo la efectividad de dichoselementos y controles que nos permitan evaluar los resultados alcanzados,después de haber aplicado estos mecanismos.

Definiciones: Es muy importante definir algunos términos para la claracomprensión de esta guía.

Alcance de la difusión: es importante establecer la audiencia o receptores a losque se les quiere hacer llegar la información por medio de la difusión.

Intensidad de la difusión: define el grado de recepción, entendimiento oaprendizaje que se requiere alcancen los receptores de la información

GUÍA PARA REVISAR LA COMUNICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

ETAPA 3. COMUNICACIÓN



38Pag.

Índice de Comunicación

Índice de comunicación =(ICom)

No. Personas capacitadas

No. Total de personas acapacitar

X 100



39Pag.

EJEMPLO DE CUESTIONARIO Área: Mantenimiento: Taller Mecánico. Procedimiento No. : PS-001 Título: Tarjeta, Candado, Despeje y Prueba.

1.- Mencione cuales tipos de riesgos que se pueden controlar por esteprocedimiento._________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 2.- Describa que significa el concepto de la Tarjeta, Candado, Despeje y Prueba.

_____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

3.- Describa el orden o secuencia para poner y retirar candados. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Contestó:Nombre trabajador Fecha Firma

Revisó: Nombre Supervisor Fecha Firma

Observaciones / Notas del supervisor:

_____________________



40Pag.

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS POR ÁREA O PUESTO

Identificar necesidades: Se debe determinarcuáles procesos o actividades que se desarrollenen el área, requieren de un procedimiento.

Desarrollo de procedimientos: Desarrollar los

procedimientos a manera que estén disponiblesen el área. Sobre la base de esto, se procederáa elaborar la matriz de procedimientos por área.

Elaboración de matrices: Las matrices se elaboran relacionando el área y los

procedimientos que aplican en ella. Se recomienda hacer matrices por gerenciao departamento; mantenimiento, producción, SSPA, personal, procesos, etc.,Pues de esta forma se tiene concentrada toda la información, facilitando suconsulta y aplicación. Pueden utilizarse sistemas de computación para elaborarmatrices, pero se deben de establecer controles para su actualización yresguardo similares a los establecidos para los procedimientos.

Toda matriz de procedimientos por área debe ser elaborada, considerando lossiguientes pasos:



41Pag.


Actualización: Debido a que con frecuencia seemiten nuevos procedimientos, éstos deberán serincluidos en la matriz correspondiente, e informaral personal que labora en el área, la nueva

inclusión para su conocimiento y difusión. Auditorias: Auditorias periódicas deben ser

realizadas para verificar que las matrices seencuentran actualizadas. Es recomendable quedichas auditorias sean realizadas por los

integrantes del equipo de D. O. ó en caso de nocontar con dicho equipo, se tendrá que llevar acabo auditorias cruzadas, pueden ser unaalternativa para asegurar el tener matrices decalidad y actualizadas.

Continuación:



42Pag.


Evaluación de conocimientos: Se debe contar con controles que permitan

evaluar los conocimientos que tiene el personal acerca de losprocedimientos. Para ello, existen diversas formas para verificar esteproceso entre las que se encuentran: encuestas, cuestionarios, entrevistasdirectas al personal.

Dichos controles deberán ser registrados para poder comprobar que fueronrealizados y para los casos en que se requiera certificar si una persona fue

entrenada en determinados procedimientos.Para un control general sobre qué personas han sido certificadas con relación

a los procedimientos que debe conocer, se debe contar con la MATRIZ DECONOCIMIENTOS. La matriz de conocimientos se elaborarárelacionando al personal que labora en el área y los procedimientos que seaplican.

Sistemas de computación pueden ser utilizados para elaborar dichas matrices,pero se deben establecer controles para su actualización y resguardo. Sedeben realizar Auditorias periódicas para confirmar que las matrices seencuentren actualizadas. Es mejor que las auditorias sean realizadas porintegrantes del equipo de D. O, o en su defecto, llevarse acabo auditoriascruzadas para asegurar que las matrices son de calidad.

Continuación:



43Pag.

Calcular el índice decumplimiento en la

aplicación deprocedimientos e

Instructivos detrabajo

Verificar en sitioel cumplimiento de las

actividades que realizannormalmente los

trabajadores contralo documentado en

el procedimientoDO-CU-2

La actividad serealiza con desviaciones

al procedimiento oinstructivo de trabajo

SI detener la actividady dialogar con el trabajador.

NO se continúaal siguiente punto

Termina la verificación del ciclode trabajo y comentar con eltrabajador las observacionesdetectadas y que acciones

o cambios son requeridospara mejorar la realizacióndel trabajo, registrar las

observaciones ysugerencias del trabajador

Elaborar programaanual de verificación

del cumplimiento en laaplicación de

procedimientos

e instructivos de trabajo(ciclo de trabajo)DO-CU-1

Explicar al personalcual es el objetivodel programa y laimportancia de su

participación

Etapa 4

Cumplimiento

22

24

25

2723

25

26



44Pag.

Índice de Cumplimiento

Índice de

Cumplimiento=(Icum)

No. De personas acreditadas

No. Total de personas

X 100

Índice de

Cumplimiento=(Icum)

No. De personas acreditadas

No. Total de personas

X 100



45Pag.



46Pag.

OBJETIVO DESARROLLO MATERIAL RESULTADO

NOMBRE: Llenado deformatos: Aplicación de losciclos de trabajo y llenadodel índice de capacitación

Se pondrá al personal aelaborar el ciclo de trabajode una actividad y se

elaborara el formato decapacitación del personal.

Hojas con formatos delciclo de trabajo y deregistro de capacitación.

El personal conocerá elcorrecto llenado de losformatos

NOMBRE: ComunicaciónAsertiva: Poner en claro,afirmar, expresar,congruentemente lossentimientos, necesidades yderechos propios, respetando a

los demás.

Se les explica en queconsiste la comunicaciónasertiva y se ponen tarjetaspreviamente laboradas confrases que el trabajador pasa a exponer su punto de

vista.

Hojas blancas, Lápices

Ejemplos de comunicaciónasertiva: liderazgo; ser padre; ser responsable; ladisciplina; la confianza;

Amor; amistad;compromiso;

Comunicación efectivapara disciplinar un actoinseguro y retroalimentar un acto seguro.

DURACION DE CADA DINAMICA 20 MINUTOS



47Pag.



PROCEDIMIENTO DE UPMP: PG-NO-TC-004-2007



49Pag.

1.-Se identificarán) las áreas (s) o funciones) que no están dentro del

alcance del sistema de calidad del negocio.2.-Generar una lista de los procedimientos o prácticas más críticos del área ofunción.

3.-El auditor a su criterio seleccionará de la lista cuáles procedimientos o

prácticas se auditarán. Las más críticas mencionadas en los P.

4.-verificará en campo qué lo que indica el procedimiento o práctica se llevea cabo. Se verificará el llenado de formatos, listas de verificación, anexos,etc.

5.-Anotar todas las desviaciones encontradas y verificar a qué elementocorresponde dicha desviación.

6.-Elaborar el reporte final.

Pasos a seguir para la ejecución de auditorias



50Pag.

Formato DO-DI-1

Subdirección: Gerencia/Activo/División:

Instalación: Área:

Fecha: Elaborado por:

Inventario de actividades por área o instalación

No. Nombre de la actividad Cuenta conprocedimiento?

Cuenta coninstructivo?

Claveasignada

Fecha deelaboración

Nombre y firma responsable Área/Instalación:

Nombre y firma del jefe inmediato:

CUESTIONARIO PARA DETERMINAR LA NECESIDAD DE DOCUMENTAR ACTIVIDADES / OPERACIONES Formato DO-DI-2



51Pag.

CUESTIONARIO PARA DETERMINAR LA NECESIDAD DE DOCUMENTAR ACTIVIDADES / OPERACIONES Formato DO DI 2

Región / División Activo/U. O. Actividad no. ____ de ____

Instalación. Área/ función: Fecha:

Operación/actividad (describir)

Cuestionamiento:1.- Es frecuente la operación o actividad y se sigue siempre la misma secuencia de eventos? (mas de i p/semana) Si No

2.- Requiere que para su desarrollo se apliquen normas?

3.- Su realización implica riesgos y se requieren recomendaciones especificas al personal que las realiza?

4.- El desarrollo de la actividad/operación implica riesgo potencial de contaminación, fuego, explosión, etc.?

5.- Su control impacta administrativa o económicamente al negocio?

6.- Tiene antecedentes de desviaciones que pudieron tener un alto impacto en la empresa?

7.- Requiere de un grado de habilidad o de atención especial para ejecutarse?

8.- Requiere realizarse paso a paso para darle continuidad y lograr su objetivo?

9.- Requiere de controles específicos para cumplir con determinados parámetros de seguridad, salud, protecciónambiental, operación, calidad, administrativos o de control interno?

10.- Requiere de la participación y coordinación de diferentes personas para lograr obtener el resultado deseado?

Si mas de la mitad de las respuestas son afirmativas, la actividad u operación requiere de un procedimientopara su desarrollo.Si al menos tres respuestas fueron afirmativas, es necesario elaborar una instrucción de trabajo por escrito.Nota: Este cuestionario no es limitativo y puede ser complementado con información adicional, el análisis debe ser realizadopor personal con experiencia en la actividad en cuestión.

Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma

Revisó: _________________________________ Nombre y Firma

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS REQUERIDOS O EXISTENTES Formato DO-DI-3



52Pag.

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS REQUERIDOS O EXISTENTES Formato DO DI 3

Subdirección: Gerencia/Activo/ División:



Inventario de procedimientos e instructivos requeridos o existentes

No. Nombre de la actividad ¿Requiere procedimientoso instructivos?

¿tiene ya procedimientoso instructivos?

Claveasignada

Fecha deelaboración

Relacionar todas lasactividades de las áreas /

instalaciones / U. O. / activo /Gerencia que requieren

documentarse de acuerdo al

anexo 1

P I SI NO Anotar laclave del

procedimientoo instructivoen caso de

que ya esteelaborado ycuente con el

registro

Anotar lafecha de laelaboración

o ultimarevisión del

procedimiento oinstructivo

A) TODAS LAS ACTIVIDADES: ___________

B) TOTAL DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS REQUERIDOS: ___________

C) TOTAL DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS ELABORADOS Y DISPONIBLES: ___________

D) INDICE DE DISPONIBILIDAD: ( C / B ) * 100 = ___________

La información correspondiente a los incisos A, B, C, Y D solo se registrara una vez, en la ultima hoja debiendo sumar el totalde operaciones o actividades evaluadas y registros en este formato.

Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma

Revisó: _________________________________ Nombre y Firma

FORMATO PARA JERARQUISAR LA ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS E INSTUCTIVOS DEÁ Ó

Formato DO-DI-4



53Pag.

TRABAJO POR ÁREA O INSTALACIÓN

Subdirección: GERENCIA/Activo/ División:



Formato para jerarquizar la elaboración de procedimientos e instructivos de trabajo por área o instalaciónTITULO DEL

PROCEDIMIENTO OINSTRUCTIVO

PELIGRO QUEEVITA (a)

SEVERIDAD

(b)

PROBABILIDAD

(c)

EXPOSICION

(d)

PRIORIDAD

(e)

Anotar el nombre de losprocedimientos

Anotar si elprocedimientodisminuye el

riesgo de fuego,

explosión, fugaimpacto

ambiental olesiones

Calificar laseveridad o

gravedad de lasconsecuencias

del incidentecomo alta

mediana o baja yasignarle valoresde 5, 3 o 1 según

corresponda

Calificar laprobabilidad deocurrencia delincidente como

alta, mediana obaja y asignarlevalores de 5, 3 o

1 según lacalificación del

formato

DO-DI-4A

Calificar laexposicióncomo alto,

moderado o

bajo, por lacantidad de

personal queinterviene en la

operación yasignarle

valores de 5, 3o 1 según latabla inferior

(a) PELIGRO QUE EVITA: Fuego, explosión, impacto ambiental o lesiones, fuga, material toxico, etc.

(b) SEVERIDAD: Alta = 5, mediana = 3, baja = 1 Ver tabla de criterios del formato DO-DI-4A

(c) EXPLOSION: Alta = 5 (diario), mediana = 3 (mensual), baja = 1 (anual)

(d) PRIORIDAD: Multiplicar los valores de las columnas b, c y d, para cada procedimiento y determinar la prioridad de acuerdo con latabla del formato DO-DI-4A

Elaboro: _________________________________

Nombre y Firma

Revisó: _________________________________

Nombre y Firma

GUÍA PARA DETERMINAR CUANDO SE REQUIERE



54Pag.


CRITERIOS PARA LA FRECUENCIA DE REVISION DE



55Pag.

CRITERIOS PARA LA FRECUENCIA DE REVISION DEPROCEDIMIENTOS CONFORME AL RIESGO.



56Pag.

CRITERIOS PARA LA FRECUENCIA DE REVISION DEPROCEDIMIENTOS CONFORME AL RIESGO.

Formato DO-CA-1

Valor prioridad Frecuencia de revisión

75 – 125 Alta Deberá ser revisado cada dos años

27 – 74 Media Deberá ser revisado cada dos años

1 – 26 Baja Deberá ser revisado cada dos años

Formato DO-DI-5



57Pag.

Formato DO DI 5




Programa para la elaboración de procedimientos e instructivos de trabajo

Supervisor responsable Clave Nombre del procedimiento AÑO

ENE

FEB

M AR

ABR

M AY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

Elaboro: _________________________________

Nombre y Firma

Revisó: _________________________________

Nombre y Firma

Formato DO-CA-2



58Pag.

Formato DO CA 2




Formato de registro de resultados de evaluación de los procedimientos

Clavedel

procedimiento

Vigencia Estructura Autorización

Claridadde

redacción

Puntoscríticosy limites

delproceso

Anexosy

dibujos

Ejecuciónciclo detrabajo

Calidadde la

revisión

Soportetécnico

Cambiosal

procedimiento

Totalde

punto

(20)

Máximo total

(100)

Total

(%)Máximo

total(100%)

Cuando un procedimiento cumple con todos los criterios establecidos para evaluar La calidad delos procedimientos y métodos, entonces se puede concluir que ese procedimiento es de calidad.

Excelente 98 - 100 %

Muy Bueno 95 - 97 %

Bueno 92 - 94 %

Regular 88 - 91 %

Requiere atención inmediata Menor a 88 %

Evaluado por: _________________________________

Nombre y Firma

El auditor elaborará un reporte final de resultados que incluirá Calificaciones finales, las oportunidadesde mejora recomendaciones y conclusiones mismo que será enviado a la Gerencia del área y al Líder



59Pag.

de mejora, recomendaciones y conclusiones, mismo que será enviado a la Gerencia del área y al Líder del Equipo de Disciplina Operativa.

PARÁMETROS PARA VERIFICAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS

Formato DO-CA-2A

Subdirección: Gerencia/Activo/ División:Instalación: Área:


Guía para revisar la calidad de los procedimientos

PAR ÁMETRO CALIFICACIÓN RESULTADO

1). Vigencia 0 - Fecha vencida. 1 - Fecha vencida y en revisión. 2 - Vigente en su Procedimiento.

2). Estructura 0 - No cumple con formato. 1 - No cumple con formato, pero esta en revisión. 2 - Cumple totalmente con lo establecido.

3). Autorizaciones 0 - No cumple con las autorizaciones. 1 - Solo tiene aprobación, falta autorización. 2 - Cumple totalmente con lo establecido.

4). Claridad deRedacción

0 - El supervisor del área, subordinado y auditor hacen notar que no escomprensible.1 - Alguno de los Auditados hace notar que no es entendible. 2 - Todos los auditados dicen que es entendible.

5). PuntosCr í ticos y Lí mitesdel Proceso

0 - No contempla ningún punto cr í tico y/o lí mites del proceso. 1 - Contempla algunos puntos cr í ticos y/o lí mites del proceso. 2 - Contempla todos los puntos cr í ticos y/o lí mites del proceso.

continua




60Pag.


PAR ÁMETRO CALIFICACIÓN RESULTADO

6). Anexos yDibujos

0 - No cuenta con los anexos y dibujos de referencia. 1 - Los dibujos y anexos de referencia no concuerdan en algunos puntoscon lo que existe en el área. 2 - Los dibujos y anexos de referencia concuerdan con lo que existe en elárea.

7). Ejecución( ciclo deTrabajo)

0 - Al ejecutarse el procedimiento, detectaron varias desviaciones.1 - Al ejecutarse el procedimiento, detectaron alguna desviación. 2 - Al ejecutarse el procedimiento, no detectaron desviación alguna.

8). Calidad deRevisión

0 - Durante la revisión, solo interviene el que elabora el procedimiento. 1 - No se define un grupo de revisión, pero participan más de una personaen la misma conoce y realiza la operación. 2 - Para la revisión se define un “grupo de revisión” integrado por elpersonal que realmente conoce y realiza la operación.

9). SoporteTécnico

0 – Referencia a Normas ó Estándares deficiente. 1 - Requiere de mejora el soporte técnico. 2 - Cuenta con soporte técnico (Estándares y Guí as Corporativas)

10). Cambios alProcedimiento

0 - No existen registros de los cambios en los procedimientos. No losevalúa personal calificado. 1 - Los cambios los evalúa personal calificado, pero no hay registros de los

mismos. 2 - Los cambios los evalúa personal calificado y hay registros de los mismos

TOTAL

Formato DO-CA-3



61Pag.

Subdirección: Gerencia/Activo/ División:



Reporte mensual de seguimiento al programa de elaboración y/o revisión de procedimientos

Activo/ U. O./ Gerencia Procedimientos / Instructivos Periodo ene/09 a may/09 Índice dedesarrollo

Necesarios Faltantes Programado Realizado % Avance

Anotar aquíla relación de

ins talacio nes , áreas,

centros d e trabajo , act ivos

o regiones, div is iones,

según sea el nivel de

detal le de la inform ación.

Anotar la total idad de

procedimientos requer idos y

faltantes po r ins talación área, etc.

Los d atos relat ivos a lo program ado, realizado y

% de avance correspond en al per iodo que se

repor ta y se obt iene del formato anexo 5

El índ ic e de D

corresponde al

valor global de

la ent idad que

repor ta

Elaboro: _________________________________

Nombre y Firma

Revisó: _________________________________

Nombre y Firma

Desarrollo (DO)= Necesarios (N) – Faltantes (F) + Realizados (R) Índice de Desarrollo = ( DO / N ) * 100

Formato DO-CO-1



62Pag.




Matriz de correlación Trabajador vs Procedimiento

Nombre del trabajador A B C D E F G H I J K L M N O P

Relación de procedimientos

A.-

B.-

C.-

D.-

E.-

F.-

G.-

H.-

I.-

J.-

K.-

L.-

M.-

N.-

O.-

P.-

Elaboro: Revisó:

Firma: Firma



63Pag.

Formato DO-CO-2

subdirección: Gerencia/Activo/División:



Encargado de la instalación, Supervisor o mando medio responsable de la difusión y capacitación decada procedimiento

Programa de capacitación / entrenamiento en los procedimientos e instructivos de trabajo

Titulo

Procedimiento

Nombre deltrabajador

Mes

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

elaboró: Revisó.

Firma: Firma:



64Pag.

Formato DO-CO-4



Fecha: Nombre del Supervisor:

Procedimiento Clave del procedimiento:Registro de capacitación / entrenamiento en los procedimientos e instructivos de trabajo

Nombre del Trabajador Ficha Categoría Fecha Firma delTrabajador

Firma delSupervisor

Suficiente(s/n)

Elaboró: Revisó.

Nombre y Firma: Nombre y Firma:



65Pag.

Formato DO-CU-1



Fecha: Nombre del Supervisor:

Titulo del Procedimiento: Revisión no.Programa de verificación del cumplimiento de procedimientos e instructivos de trabajo (ciclos de trabajo)

Nombre del Supervisor Nombre delTrabajador

Mes

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Elaboró: (responsable de área o instalación) Fecha:

Nombre, Firma y Ficha:

Aprobó: (máxima autoridad del centro de trabajo) Fecha:

Nombre, Firma y Ficha:

Formato DO-CU-2



66Pag. Continua

Registro de verificación de aplicación de procedimientos e instructivos de trabajo (ciclos de trabajo)

Centro de trabajo:

Área o función: Fecha:

Código y nombre del procedimiento verificado:

Nombre del Trabajador:

Nombre del Supervisor:

1.- ¿se realizo la operación/actividad siguiendo el procedimiento en su totalidad? SI ____ NO ____ Comentario :_____________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

2.- Si la respuesta a lo anterior es negativa, ¿Cuál (es) fue (ron) la (s) desviación (es)?

________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________

3.- ¿Si no coinciden el procedimiento o instructivo de trabajo y la forma de realizarse la operación/actividad, Cuáldebe modificarse? Favor de explicar el porqué.

________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________

4.- ¿Considera usted que el empleado conoce bien la operación y/o actividad a realizar? Si _____ no _____ favor de

explicar porqué. ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________

5.- ¿Que comentarios hizo el trabajador durante la verificacion de la aplicación del procedimiento o instructivo detrabajo?

________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________

6.- ¿Hizo el trabajador alguna sugerencia a cerca del procedimiento? Si ___ no __ ; Si es afirmativa, listar:



________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________

7.- ¿Estaba el área de trabajo y el equipo en condiciones satisfactorias? Si ______ no _____ Observación: ________________________________________________________________________________________________

8.- Comentarios generales. _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________

9.- Acción tomada sobre los comentarios generales. ____________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________

10.- Conclusiones:

Aprobado Modificar procedimiento

No aprobado Requiere Re-entrenamiento

Trabajador: __________________________________________________________________ Nombre y Firma:

Evaluado: ____________________________________________________________________ Nombre y Firma:

Aprobado por: ________________________________________________________________ Nombre y Firma:

Observaciones de quien revisa: ______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________

2DISCIPLINA OPERATIVA

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