Edición y Búsqueda de datos en Tablas y Formularios – Diapositiva 1

Edición y Búsqueda de datos en Tablas y FormulariosEdiciEdicióón y Bn y Búúsqueda de datos en Tablas y Formulariossqueda de datos en Tablas y Formularios

� Insertar registros

� Eliminar registros

� Ordenar los registros

� Buscar y Reemplazar

� Filtros

� Hojas secundarias de datos

Edición y Búsqueda de datos en Tablas y Formularios – Diapositiva 2

Ingreso de datosIngreso de datosIngreso de datos

� Pueden ingresarse los datos directamente en las tablas

• Para un ingreso más rápido y cómodo se pueden configurar campos de búsqueda en cierto tipo de campos

• Esto se combina con máscaras y validación

� Sin embargo, la manera más cómoda de ingresar datos es a través de formularios

Edición y Búsqueda de datos en Tablas y Formularios – Diapositiva 3

Ingreso de datosIngreso de datosIngreso de datos

� Los datos se introducen en una tabla en la vista Hoja de datos haciendo clic en la celda correspondiente y escribiendo los datos en ella.

� Al seleccionar cualquier parte de un registro para crear o cambiar, se ilumina el registro.

� Al momento de escribir en el campo en el margen izquierdo se presenta un icono en forma de lápiz, indicando que estamos en modo de edición. Al cambiar de registro concluimos la edición y se guardan los cambios en la tabla, con Escape cancelamos la modificación o creación del registro.

Edición y Búsqueda de datos en Tablas y Formularios – Diapositiva 4

Insertar registrosInsertar registrosInsertar registros

� Para insertar nuevos registros

• Utilice el botón Nuevo del grupo Registros dentro de la cinta Inicio.

• Menú contextual, sobre el margen izquierdo de la tabla en vista de hoja de datos, opción Nuevo registro.

• Botón nuevo registro de la barra de navegación

Edición y Búsqueda de datos en Tablas y Formularios – Diapositiva 5

Eliminar registrosEliminar registrosEliminar registros

� Para eliminar un registro utilice

• Utilice el botón Eliminar del grupo Registros dentro de la cinta Inicio.

• Menú contextual, sobre el margen izquierdo de la tabla en vista de hoja de datos, opción Eliminar registro.

Edición y Búsqueda de datos en Tablas y Formularios – Diapositiva 6

OrdenarOrdenarOrdenar

� Seleccione el campos por los que quiere ordenar y utilice los botones Ascendentey Descendente del grupo Ordenar y filtrar de la cinta de opciones Inicio. También puede trabajar con el

� Esta orden está disponible también en Consultas y Formularios

Edición y Búsqueda de datos en Tablas y Formularios – Diapositiva 7

Buscar y ReemplazarBuscar y ReemplazarBuscar y Reemplazar

� Puede buscar datos de las celdas, un campo específico o en toda la tabla, sub cadenas o coincidencia exacta.

� También podrá reemplazar automáticamente datos que coincidan con una búsqueda por otro (esto resulta útil en tablas que tienen campos con datos repetidos, no cumplen con la 1era FN)

� Para abrir la ventana de Búsqueda utilice:• En la cinta de opciones Inicio, botón Buscar

• Desde el teclado CTRL + B (buscar)

Edición y Búsqueda de datos en Tablas y Formularios – Diapositiva 8

Filtrar datosFiltrar datosFiltrar datos

� Los filtros se utilizan para mostrar sólo los registros de una tabla que cumplan algunos criterios o condiciones.

� Los filtros no afectan la propia tabla y se pueden activar o desactivar utilizando los botones Aplicar/Quitar filtro

� Pueden aplicarse filtros a los datos ya filtrados

Edición y Búsqueda de datos en Tablas y Formularios – Diapositiva 9

Filtro por selecciónFiltro por selecciFiltro por seleccióónn

� Permite ver solo los registros que cumplen con la condición dada• Filtra basándose en el contenido del campo actualmente seleccionado • Pueden concatenarse los filtros

Edición y Búsqueda de datos en Tablas y Formularios – Diapositiva 10

Filtro por formularioFiltro por formularioFiltro por formulario

� Permite establecer varios criterios en distintos campos a la vez

� Pueden usarse caracteres comodín

Edición y Búsqueda de datos en Tablas y Formularios – Diapositiva 11

Utilizar caracteres comodínUtilizar caracteres comodUtilizar caracteres comodíínn

� Se utilizan los caracteres comodín como sustitutos de otros caracteres cuando se especifica un valor que se desea buscar y:

• Sólo se conoce parte del valor

• Se buscan valores que empiezan con una cierta letra o que coinciden con un modelo

• Se suelen utilizar en los campos con un tipo de datos Texto, pero también se pueden usar con otros tipos de datos, por ejemplo, podría escribir */2/96 para extraer los registros de cualquier fecha del mes de febrero de 1996

* Hace coincidir cualquier número de caracteres

? Hace coincidir cualquier carácter alfabético individual

[]Hace coincidir cualquier carácter individual situado entre los corchetes

!Hace coincidir cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes

-Hace coincidir cualquier carácter de un intervalo de caracteres. Debe especificar el intervalo en orden ascendente

# Hace coincidir cualquier carácter numérico individual

Edición y Búsqueda de datos en Tablas y Formularios – Diapositiva 12

Hojas secundarias de datosHojas secundarias de datosHojas secundarias de datos

� Utilizando el botón de expansión o signo "+" de la primera columna, podemos expandir la hoja de datos secundaria para ver registros relacionados con el registro seleccionado.

� Una hoja secundaria de datos muestra los registros de otra tabla relacionados con la fila en cuyo botón de expansión hemos hecho clic.

� Las hojas secundarias de datos no aparecen automáticamente, tenemos primero que definir las relaciones entre las tablas e informar a Access, que queremos usar las funciones de hojas secundarias de datos.

� Para activar las Hojas secundarias utilice el botón Mas del grupo Registros de la pestaña Inicio, y elija Hoja secundaria de datos y, a continuación, haga clic en Hoja secundaria de datos.