3. MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS, INICE, 25 OCT. 2013.pdf

7/25/2019 3. MATRIZ DE EVALUACIN DE RIESGOS, INICE, 25 OCT. 2013.pdf

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Matri z de M icr o Evaluacin de Riesgos

No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control

El consejo consultivo no convoque a reuniones 4 4 16 Buscar estrategias de comunicacin

Que no haya internet en la institucin 4 4 16 Mantener el servicio de internet

Falta de personal especializado en leyes o poco manejo de las leyesvigentes, de acuerdo a la realidad de la institucin, para llevar acabo

la actualizacin del Reglamento General de Funcionamiento

4 4 16 Solicitar la asignacin de uno o dosprofesionales del Derecho para que realicen el

estudio y anlisis del Reglamento General de

Funcionamiento del INICE en base a

modificaciones de las leyes vigentes y de

acuerdo a la realidad de la Institucin.

Que no se cumpla los procesos y los procedimientos tal como esta

establecido en el Manual

4 4 16 Monitoreo constante y permanente por parte de

la Direccin Ejecutiva del INICE.

Escaso tiempo para la elaboracin de la planificacin estratgica de

la institucin, debido a imprevistos de mando superiores

3 3 9 Que las autoridades superiores respeten las

programaciones para elaborar la planificacin

estratgica

Que no se asista a la reuniones de la UPEG, que las instruccionesestn confusas

5 3 15 Asistir puntualmente a las convocatorias con elenlace UPEG y dems equipo de planificin

2 4

Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Ejercer la administracin general y la representacin legal del INICE tal como lo contempla el Reglamento General de Funciona

velando para qu los departamentos que lo conforman realicen las actividades que les corresponden, cumpliendo y dando seguimiento a las

contempladas en la planificacin estratgica de la institucin.

Coordinacin de la planificacin de

las actividades a realizar con todos

los departamentos de la institucin

1

Fecha: 30 de Septiembre,Revisin #1, 30 /09/2013

Unidad:INICE / Direccin Ejecutiva

Proceso: Ejercer la administracin general y el buen funcionamiento de la institucin.

Que el Director (a) o su Secretaria revisen los

correos electrnicos y la documentacin impresa

que ingresa a la institucin diariamente, para

verificar la correspondencia y poder tomar

decisiones en tiempo y forma.

Que las disposiciones que emanen del despacho del Ministro (a),

Viceministro (a) de Asuntos Tcnicos Pedaggicos, Gerente

Administrativo y Director (a) de UPEG, no lleguen en tiempo y

forma a la Direccin Ejecutiva del INICE

2


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Que solo se encuentre una persona con el acceso de la clave 5 5 25 La asignacin de una segunda persona que

apruebe el POA Presupuesto al SIAFI.

Poco tiempo para dedicarse a la coordinacin, supervisin y

evaluacin de la asesora tcnica nacional e internacional, por las

mltiples funciones del cargo.

3 3 9 Respetar las agendas de trabajo de las diferentes

actividades que desarrolla la Direccin

Ejecutiva del INICE.

Que la Gerencia Administrativa no atienda la gestin en cuanto a la

asignacin de personal calificado as como tambin la remocin o

traslado del personal que no cumple con las funciones asignadas.

5 5 25 Monitoreando las solicitudes ante la Gerencia

Administrativa, Subgerencia de Recursos

Humanos Docentes y No Docentes

Injerencias polticas y de otro tipo para que el personal que ocupe

cargos administrativos y tcnicos no tenga el perfil requerido para

desempear los mismos.

4 4 16 Que autoridades superiores respeten los perfiles

requeridos para desempear los cargos

administrativos y tcnicos.

Sobrecarga de responsabilidades administrativas y tcnicas para

atender las relaciones pblicas de la institucin

2 2 4 Optimizar el tiempo a travs de una agenda

organizada y/o delegar con responsabilidad.

El nombramiento de personal no comprometido y no confiable, con

escasos valores.

4 4 16 Colocar personal con un perfil tico y

profesional.

Que no exista la logstica necesaria para elaborar, revisar y enviar las

distintas comunicaciones a nivel central, desconcentrado, ONGs y

otras

3 3 9 Previniendo con anticipacin la logstica

requerida, buscando alternativas posibles para

su ejecucin (contar con fondos econmicospara imprevisto)


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2 Dirige conjuntamente reuniones de

trabajo con la Subdireccin y jefes de

No programacin de reuniones peridicas con el Consejo Tcnico. 3 3 9 Calendarizar y cumplir reuniones peridicas con

el Consejo Tcnico.

El no cumplimiento de las instrucciones giradas por la Direccin

Ejecutiva.

3 3 9 Establecer comunicacin directa con los

involucrados y seguir los procedimientos

administrativos en el marco de las leyes

laborales del Pas.

Centralizar el trabajo, desconociendo las competencias del empleado. 3 3 9 Integrando a todo el personal reconociendo las

capacidades individuales de los empleados en

sus cargo.

El desinters por un clima laboral favorable. 3 3 9 Estableciendo una comunicacin efectiva con

los jefes y los dems empleados.

No se siguen los procedimientos desde las diferentes jerarquas y por

dificultad para obtener evidencias y vacios en el Reglamento General

de Funcionamiento del INICE.

3 3 9 Registrar los hechos en el momento y la

aplicacin de procedientos de acuerdo a las

leyes y reglamentos de nuestro Pas.

Revisin y actualizacin del Reglamento

General de Funcionamiento de acuerdo a las

leyes vigentes as como la existencia de un

Asesor Legal en el INICE.


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3 Supervisin del cumplimiento de

todas las metas y objetivos de la

institucin

Informes superficiales sin los requerimientos solicitados. 2 2 4 Elaborar un instructivo para unificar criterios

para elaborar informes actividades realizadas en

la Institucin y nombrar una persona encargada

de recibir, revisar y consolidar dichos informes.

Que los jefes no enven los informes en tiempo y forma; que no se

cuente con la logstica necesaria (Internet, tinta para impresora,

computadora en mal estado, entre otros).

4 4 16 Proporcionar la logstica necesaria para que no

existan obstculos y los jefes enven los

informes a la Direccin Ejecutiva de manera

eficiente y eficazFalta de tiempo para revisar los informes y devolverlos 2 2 4 Asignar a una persona que tenga las

competencias necesarias para realizar el trabajo.

Algunos Tcnicos no entregan los informes en tiempo y forma a su

jefe inmediato.

3 3 9 Asignar a una persona para que realice el

monitoreo de los informes, estipulando fecha de

entrega.

Falta de don de mando de los jefes inmediatos de cada uno de los

Departamentos.

3 3 9 Capacitando a los jefes inmediatos en tema de

liderazgo, toma de decisiones y otros temas a

fines.

Que la Secretaria de la Direccin Ejecutiva no cumpla con sus

funciones a cabalidad y que se ausente de su puesto de trabajo

constantemente, que los archivos no cuenten con toda la seguridad.

3 3 9 Asignar como Secretara de la Direccin

Ejecutiva a una profesional con el perfil

adecuado; tomar medidas de seguridad con los

archivos.


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Que no exista confiabilidad y objetividad en la evaluacin del

desempeo profesional.

4 4 16 Concientizar a los aplicadores sobre la

importancia de los resultados de la evaluacin.

Que no se evalu el logro de las actividades contempladas en el POA. 4 4 16 Elaborar cronograma para reuniones de

evaluacin del POA.

4 Evaluacin del desarrollo de las

actividades contempladas en la

planificacin estratgica de la

institucin


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Matriz de Micr o Evaluacin de Riesgos

No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Re

Los lineamientos dados por la UPEG cambian constantemente . 4 4 16 Mantener una coordinacin eficiente y eficaz

con la UPEG para actualizarse de las ltimas

instrucciones.

Los Jefes Inmediatos de los Departamentos no entregan el POA en

tiempo y forma para hacer la integracin del mismo

4 4 16 Seguimiento y monitoreo a los Jefes de cada

Departamento

Que se trabaja con los techos presupuestario de aos anteriores 5 5 25 Hacer solicitudes para incremento de

presupuesto y que se respete lo asignado

Que no se enve en tiempo y forma por falta de servicio de Internet 2 2 4 Que los tcnicos responsables de esta actividad

lo entreguen personalmente en forma digital en

la UPEG

Se hacen los ajustes al POA presupuestario y posteriormente envan

la UPEG nuevas matrices

4 4 16 Hacer los ajustes pertinentes de acuerdo a las

nuevas matrices

Que el enlace de la institucin con la UPEG olvide la clave de

ingreso al SIAFI

3 1 3 Registrar personalmente la clave

Que la Directora Ejecut iva olvide la clave de ingreso a l SIAFI 3 1 3 Registrar personalmente la clave

Que la Administradora Financiera no considere el catalogo de

compras para la elaboracin del PACC

4 4 16 Considerar el catalogo de compras de la

ONCAE para su revisin

Que no revise conforme al catalogo de objetos de gastos de la Ley de

Contratacin del Estado

4 4 16 Revisar conforme al catalogo

Que haya tardanza en la remisin de las observaciones hechas a la

Administradora Financiera

3 3 9 Seguimiento a la Administracin Financiera

para que haga los ajustes respectivos

Tardanza de reenvi de documentos ajustados en la Administracin

hacia la Direccin Ejecutiva

3 3 9 Seguimiento a la Administracin Financiera

para que haga los ajustes respectivos

Revisin y aprobacin del Plan

Anual de Contratacin y Compras

(PACC) de bienes y servicios

2

Institucin : Secretara de Educacin Objetivo : Administrar al personal Tcnico- Docente, Tcnico Administrativo, de Servicios Generales y los recursos materiales y financie

ejecutar los procesos con ef iciencia y eficacia de acuerdo a las siguientes Leyes: Constitucin de la Repblica, Cdigo del Trabajo, Ley de

Pblica, Ley Fundamental de Educacin, Ley de Fortalecimiento a la Educacin Publica, Ley de Procedimientos Administrativos, Ley de S

Reglamento, Ley del Estatuto del Docente Hondureo y su Reglamento, Ley del IHSS, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin P

Reglamento, Ley del Tribunal Superior de Cuentas, Visin de pas , Plan de Nacin, Reglamento General de Funcionamiento del INICE, Pl

2010-2014 Orientado a Resultados.


Proceso: Control y aprobacin de adquisicin de bienes y servicios


1 Elaboracin el Plan Operativo Anual

(POA) de la institucin en

coordinacin con las dems

dependencias de la Secretara de

Educacin


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Tardanza en elaborar y enviar el oficio a la Gerencia Administrativa

de la Secretara de Educacin

3 3 9 Priorizar actividad para agilizar trmite

No establecer mecanismos de control de recepcin de envo de

correspondencia

2 2 4 Establecer y utilizar formatos de recepcin y

envo de documentos

Que no revise y apruebe en tiempo y forma las propuestas 4 4 16 Priorizar la revisin de las propuestas para los

respectivos ajustes y aprobarlas

Tardanza en la aprobacin de las propuestas por parte de la Sub

Secretara de Asuntos Tcnico Pedaggicos

4 4 16 Seguimiento y control con la Secretaria o

Asistente de la Sub Secretara

La no aprobacin de las propuestas por los organismos

Internacionales

4 4 16 Seguimiento a las propuestas remitidas

Retraso en la revisin, ajustes y aprobacin de los Planes de Accin 4 4 16 Seguimiento por parte de los Jefes de

Departamento

Exhaustiva revisin de los Planes de Accin por parte de la

Administracin Financiera

3 3 9 Coordinar con la Administracin Financiera

para la elaboracin de los Planes de Accin

Que la Sub Secretara de Asuntos Tcnico Pedaggicos no revise y

apruebe en tiempo y forma las propuestas

3 3 9 Priorizar la revisin de las propuestas para los

respectivos ajustes y aprobarlas

La no aprobacin de las propuestas por los organismos

Internacionales

4 4 16 Seguimiento a las propuestas remitidas

Seleccin de los participantes a los procesos de formacin

permanente por ideologas polticas

4 4 16 Transparencia en los procesos de seleccin de

los participantes tomando en cuenta perfiles

profesionales y necesidades de capacitacin

Gestin del apoyo tcnico y

financiero con organismos

internacionales y nacionales para la

actualizacin profesional del

personal administrativo tcnico y

servicio de la institucin

4

3 Gestin del financiamientos con

organismos internacionales y

nacionales para la realizacin de

procesos de investigacin y

formacin permanente a nivel central

y desconcentrado


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Seleccionar los participantes sin socializar las oportunidades de

actualizacin profesional

3 3 9 Publicar las programaciones de formacin

permanente de Organismos Nacionales e

Internacionales

Envo tardo de los formularios para la aplicacin de los eventos de

formacin

4 4 16 En coordinacin con la Sub Direccin

monitorear la pgina web de los Organismos

Internacionales para aplicar a los eventos de

formacin permanente

Incumplimiento de compromisos adquiridos por parte de los

participantes seleccionados

4 4 16 Velar por el cumplimiento de los compromisos

adquiridos


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Que el POA de RRHH no sea incorporado a la planificacin

estratgico de la institucin

4 4 16 Seguimiento y monitoreo para reincorporar el

POA de RRHH al POA estratgico de la

Institucin

Tener mltiples actividades que impidan revisar el cronograma

mensualmente

3 3 9 Colocar el cronograma de actividades en un lugar

visible

Incumplimiento de leyes y normas institucionales por los empleados o

jefe de RRHH

2 2 4 Monitorear el calendario y programacin de

vacaciones con anticipacin tomando en cuenta

aspectos legales

Que no se cuente con un plan de formacin para el desarrollo del

personal

4 4 16 Elaborando un plan de desarrollo profesional

factible con su cronograma de actividadesEscaso tiempo para la elaboracin de la planificacin estratgica de la

institucin, debido a imprevistos de mando superiores

3 3 9 Que las autoridades superiores respeten las

programaciones para elaborar la planificacin

estratgica

Desconocimiento de leyes y reglamentos y aplicacin incorrecta de

procedimientos administrativos

4 4 16 Que la Subdireccin contemple dentro del su

equipo de trabajo un asesor legal

Que los expedientes profesionales no estn bajo la custodia de la

subdireccin

5 5 25 Tener un registro legal de los expedientes. Tener

documentacin de respaldo de expedientes en

versin digital (escaneo de documentos)

Dificultad en la aplicacin de los formatos por poca colaboracin de

algunos empleados y jefes de departamentos

3 3 9 Socializacin y sensibilizacin sobre la aplicacin

y controles administrativos

Distorsin y prejuicios en el mensaje enviado 3 3 9 Mejorar el canal de transmisin del mensaje.

Realizar comunicacin directa

Que la jefatura de RRHH no cumpla instrucciones emanadas de la

subdireccin

4 4 16 Supervisar y dar acompaamiento el realizar la

induccin al nuevo personal

4 Que RRHH trabaje en equipo con la subdireccin

en la elaboracin del POA

2 Coordinacin con RRHH, la

aplicacin y cumplimiento de las

leyes, reglamentos y normas

institucionales.

Objetivo: Administrar el personal tcnico - docente, tcnico, administrativo y de servicios generales de la institucin, en coordinacin con la

Recursos Humanos Docente y Subgerencia de Recursos Humanos No Docentes de la S.E. para el funcionamiento eficiente en los servicios qu

de: la Ley Fundamental de Educacin y sus Reglamentos, Ley de la Administracin Pblica y Procedimientos Administrativos, Ley del Estatu

Reglamento, la Ley de Servicio Civil y su Reglamento y otras afines.

Unidad:INICE / Subdireccin

Proceso: Administrar el RRHH de la institucin


1 Coordinacin de la planificacin de

las actividades a realizar con el

departamento de RRHH de la

institucin.

Que RRHH no trabaje en equipo con la Subdireccin, en elabore POA

de su dependencia

2 2

Institucin : Secretara de Educacin


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Falta de apoyo de los jefes por desconocimiento de la ley. Algunos

documentos presentados no tienen sustento legal y no estn bien

justificados

3 3 9 Jornadas de capacitacin sobre procesos

administrativo y deberes y derechos de los

empleados

Falta de confiabilidad y completa en la informacin proporcionada por

los Jefes de Deptos.

3 3 9 Verificar la informacin solicitada y adjuntar

evidencias

Que los informes no estn bien documentados. Que al delegar la

actividad no se cumpla a cabalidad

3 3 9 Seguimiento y acompaamiento en la elaboracin

de informes. Delegar responsabilidad al Jefe de

RRHH

3 Seguimiento y monitoreo a las

acciones realizadas por el encargado

(a) de RRHH


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No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control R

Que el Director o la Directora Ejecutiva no delegue o no avise su

ausencia

2 2 4 Mantener una buena comunicacin con la

Subdirectora o el Subdirector

La no realizacin d e reuniones con el Consejo Tcnico 2 2 4 Apoyar a la direccin Ejecutiva para la

realizacin de reuniones con el Consejo

Tcnico

Que no se solicite el apoyo para la revisin y aprobacin de propuestas

tcnicas

2 2 4 Conformar un equipo de trabajo con la

Direccin Ejecutiva y la jefe del

Departamento de Capacitacin para

realizacin de actividades tcnicas

Que no se enven las propuestas en el tiempo indicado para su revisin y

ajuste. Traslape de funciones administrativas y tcnicas que impidanrealizar actividades urgentes

4 4 16 Dar seguimiento a la elaboracin de

propuestas y programar fecha de regin

Agendas administrativas urgentes impide realizar actividades tcnicas

importantes

4 4 16 Respetando la agenda de actividades

institucional importantes

Agendas administrativas cargadas impidan la realizacin de otras

actividades

3 3 9 Respetar agendas

Que la informacin que se proporcione no est de acuerdo a lo solicitado

y en el tiempo indicado

4 4 16 Monitorear el cumplimiento de tareas

asignadas

Que los informes no sean enviados a tiempo y con el contenido solicitado 4 4 16 Dar seguimiento a las actividades

asignadas

Que surjan situaciones imprevistas 3 3 9 Asignar las tareas a equipos de trabajo y

no a personas individuales

1 Supervisin del funcionamiento

tcnico y administrativo del personal

del INICE

2 Elaboracin de informes tcnicos,

reportes y propuestas especficas.

3 Consolidacin de informes

peridicamente y Memoria Anual

Matri z de M icro Evaluacin de Riesgos

Institucin : Secretara de Educacin Objetivo : Contribuir a los procesos tcnicos de la Direccin Ejecutiva y los Departamentos del INICE, para el fortalecimiento institucion

leyes vigentes de nuestro pas.

Unidad:INICE / Subdireccin

Proceso:Asistir a la Direccin Ejecutiva y los Deptos. del INICE



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Matr iz de Micr o Evaluacin de Riesgos


Que el diseo del diagnstico de necesidades de capacitacin este mal

elaborado

4 2 8 Hacer correcciones respectivas al diseo

Instrumentos mal elaborados 4 2 8 Rediseo de instrumentos

Falta de logstica de la reproduccin de instrumentos, que los

informantes no den la informacin veraz

4 2 8 Dar induccin adecuada a los informantes

Desconocimientos de programas estadsticos o falta de objetividad en

el anlisis

5 4 20 Capacitando al personal encargado en programas

estadsticos

Que el informe no seale las necesidades de capacitacin 5 2 10 Revisin del informe y capacitacin sobre la

redaccin del informe de necesidades

Que la priorizacin no este de acuerdo a las necesidades sentidas y

prescriptivas

5 3 15 Tomar en consideracin el perfil del puesto de

trabajo y el perfil profesional del empleado

Tardanza en la elaboracin del plan por atender actividades urgentes 5 3 15 Establecer ruta crtica para la elaboracin del plan

de formacin

Falta de recursos econmicos y tcnicos para llevar a cabo el plan de

formacin

5 4 20 Incluir en el plan anual el plan de formacin para

la obtencin de los recursos

Que los empleados no asistan a los procesos de formacin 5 4 20 Socializar los procesos de capacitacin con los

empleados

Tardanza en la realizacin que impida la toma de decisiones 4 4 16 Realizar una evaluacin inmediata de cada

proceso de formacin

Que no se le de continuidad al plan de formacin 4 4 16 Que el departamento de Recursos Humanos sea

constante en la revisin de cada uno de los

procesos del plan

Elaboracin y ejecucin de un plan

de formacin profesional

Unidad: INICE / Depto. de Recursos Humanos

Proceso:Formacin profesional del recurso humano del INICE

2

Institucin: Secretara de EducacinObjetivo : Fortalecer las competencias tcnicas, pedaggicas y administrativas del personal de la Institucin, para eficientar su labor, tomando en

Fundamental de Educacin y el Reglamento General de funcionamiento del INICE.

1 Elaboracin del diagnstico de

necesidades de capacitacin (DNC)



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Que exista empleados que no tengan huella debido a problemas de piel4 2 8 Utilizando otro medio de control

Que la persona asignada no pueda cumplir su trabajo (por enfermedad,

vacaciones, despido, permisos, rotacin, entre otros)5 3 15 Entrenamiento de mas de una persona

El incumplimiento de las normas por algunos empleados 4 2 8Socializando y recordando las normas con las

personas que incumplen

Que el reloj marcador digital este inhabilitado (por desperfecto o por

falta de energa)4 3 12

utilizando otro medio de control de asistencia (libro

de asistencia) y si no hay energa habilitar planta

elctrica

No tener la logstica para la impresin del informe 2 2 4Imprimir el reporte del reloj digital en la Direccin

o Subdireccin

Que el empleado no lo solicite un da antes y entre tarde al da

siguiente, tomndosele el tiempo como llegada tarde 5 3 15

Explicar constantemente a los empleados segn el

caso

Que el permiso no se solicite en tiempo y forma 5 3 15Firmar el permiso hasta que este correctamente

llenado y presentado a tiempo

Que los empleados no presenten las excusas con justificaciones y

documentos fehacientes como soporte o que no lo comunique va

telfono

5 3 15

Solicitarle a los empleados personalmente

documentos de soportes para que justifiquen las

ausencias y que comuniquen va telfono

Que haga falta uno de los documentos soportes 5 2 10Solicitar al empleado para que presente los

documentos soportes que haga falta

Que el jefe inmediato no comunique al empleado las inasistencias por

justificar4 4 16 Darle seguimiento a las notas enviadas a jefes

Que el empleado no presente la justificaciones en la jefatura de

recursos humanos4 3 12

Dar acompaamiento y asesoramiento enmarcado

en Ley individualizando casos donde impere la

justiciaQue no se sigan procedimientos administrativos enmarcados en Ley en

cuanto Licencias, excusas, incapacidades, llegadas tardes y las entradas

y salidas sin permiso

5 3 15Conocimiento y aplicacin de Leyes y Reglamentos

del Estatuto del Docente y de Servicio Civil

Control de la asistencia diaria del

personal de la institucin

1


Proceso: Administracin del Recurso Humano

Objetivo : Garantizar el cumplimiento de las leyes aplicables y reglamentos en cuanto a la asistencia y permanencia del Personal Tcnico, Tcn

Administrativo y personal de servicios generales de la Institucin, en el marco de la Ley Fundamental de Educacin, Leyes y Reglamento del Es

Ley y Reglamento de Servicio Civil.



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Proceso: Administracin del Recurso Humano

Objetivo : Garantizar el cumplimiento de las leyes aplicables y reglamentos en cuanto a la asistencia y permanencia del Personal Tcnico, Tcn

Administrativo y personal de servicios generales de la Institucin, en el marco de la Ley Fundamental de Educacin, Leyes y Reglamento del Es

Ley y Reglamento de Servicio Civil.


Perdida o extravi de documentos 5 2 10Que el personal que labora en el departamento de

Recursos Humanos sea comprobada moral y tica


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Proceso: Trmite de Vacaciones


No disponer del expediente completo de los empleados para verificarfechas de acuerdos de nombramientos

4 4 16 Pedir al nuevo empleado el expediente competo(toma de posesin, acuerdo de

nombramiento/contrato fotocopia de documentos

personales)

Que no se cumpla lo reglamentado en Ley si no de acuerdo a intereses

personales u institucionales

2 2 4 Que cada empleado presente la solicitud de

modificacin de fecha de vacaciones en tiempo y

forma

Atender las solicitudes de los empleados forma inmediata no mayor de

3 das

2 2 4 Autoriza verificando las fechas segn acuerdo y

solicitud

No disponer de las notas de solicitudes de vacaciones pospuestas por

el personal y aprobadas por la Sub Direccin del INICE, para

mantener un control del mismo

4 2 8 Solicitar a la oficina de Recursos Humanos No

Docentes y Docente copia de los formatos en

digital e impreso

Que el empleado no firme por tanto no se hace el tramite de

vacaciones para su respectivo pago y para el goce de las mismas

4 2 8 Explicarle al empleado la obligatoriedad de la

firma para tramite legal

Demora en obtener la firma del empleado o ausencia de las

autoridades que firman

4 1 4 Presentar con anticipacin la solicitud de

vacaciones

Falta de logstica 6 2 12 Contar con fondos de caja chica para servicios

privados (fotocopias, transporte)

Que no se le comunique al jefe el goce del perodo de vacaciones del

personal bajo su responsabilidad.

4 3 12 Llevar un cuadro control de notificacin de

vacaciones a los jefes y a los empleados.

Retraso de la entrega del memorndum al empleado sobre la

notificacin de vacaciones

5 2 10 Enviar copia de memorndum de vaciones de los

empleados, a los jefes, en tiempo y forma

Si no se archiva la solicitud autorizada de vacaciones del empleado no

se puede verificar el goce de las mismas y existira problemas con lasprximas vacaciones

3 2 6 Verificar si se encuentra en el expediente dicha

solicitud autorizada

Institucin : Secretara de Educacin Objetivo : Tramitar las vacaciones de los empleados, en tiempo y forma de acuerdo a la fecha del acuerdo de nombramiento o toma de posesin

Recursos Humanos No Docentes y Docentes, de acuerdo a la Ley de Servicio Civil y Estatuto del Docente.

1 Tramite de vacaciones de losempleados




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Matr iz de Micro Evaluacin de Riesgos

Unidad: INICE / Secretara General

No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Resi

Que no se pasen lista de asistencia a los participantes 3 3 9 Pasar listas de asistencia en cada jornada de

trabajo

20

Las personas que coordinan las capacitaciones no enven los

listados a S.G

3 3 9 Enviar listados a Secretaria General 15

Que los nombres de los participantes vayan incompletos 4 3 12 Que los coordinadores de la capacitacin

revisen los listados de asistencia

2

Ausencia de la persona encargada para el ingreso en la base de

dato

2 2 4 Capacitar a la asistente para el uso y manejo

de la base de dato

2

No estn elaborado los diplomas en su tiempo por las personas

encargada para ser firmado y sellado

3 2 6 Que los diplomas se elaboren un da antes de

la clausura del evento

3

Que los datos personales de los participantes vayan incompletos 4 3 12 Revisar la ficha con los datos de cada uno de

los participantes al momento que se entregue

1

Que el facilitador o capacitador no envi las fichas o listadospara registrarlos

5 4 20 Enviar los listados a la SG al finalizar lajornada de capacitacin

2

Que los datos que se le pide en la ficha vaya incompleto y con

letra no legible

3 3 9 Revisar ficha de acuerdo a listados 14

2 Registro de docentes a la base de

datos

Institucin : Secretara de Educacin Objetivo : Administrar el sistema de registro de docentes de los diferentes niveles educativos, en la base de datos de la Secretaria General pa

informacin actualizada, ordenada y segura d el nmero real de docentes capacitados segn el Reglamento Interno de la Institucin.

Proceso: Administrar el sistema de registro de docentes formados

1 Extende diplomas, constancias y

certificacin



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Unidad: INICE/Secretara General


Se necesita que haya Qurum 4 4 16 Que se integre la mitad mas uno de losmiembros del consejo consultivo a la sesin

convocada

La agenda de trabajo sea elaborada por una sola persona 5 5 25 Definir la agenda con Secretara General y

Direccin Ejecutiva

Ausencia de miembros que forma el Consejo Consultivo o Tcnico 2 3 6 Dar seguimientos a la convocatoria mediante

llamadas telefnicas, correos electrnicos con

dos de anticipacin

Que no se haya elaborado la agenda 2 2 4 Agendar la fecha de la reunin

Que no sigan la secuencia de los puntos a tratar 3 4 12 Respetar la secuencia de los puntos de agenda

Que no haya coherencia entre los puntos tratados con la redaccin en

el levantamiento del acta

2 2 4 Estar con plena concentracin en el desarrollo

de la reunin

Que no se transcriba en el libro de acta 2 2 4 Transcribir al libro de actas los acuerdos,

decisiones y disposiciones que se dieron en la

reunin convoca

Que no se elabore el acta 2 2 4 Transcribir el acta al libro registrado en la

Secretara General

Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Dar fe de cada una de las sesiones convocadas por el Consejo Consultivo y Tcnico para dejar el registro en los libros de

actas de las decisiones, acuerdos y disposiciones de autoridades superiores y de la institucin segn el Reglamento Interno del INICE.

Proceso: Reuniones con el Consejo Tcnico y Consultivo

1 Levantamiento de actas



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Matriz de Mi cro Evaluacin de Riesgos

No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Res

Que las solicitudes de las Unidades de la Secretara de Educacin o

ONG no vengan con el VB de la Direccin Ejecutiva

4 4 16 Constar solicitudes con VB de la Direccin

Ejecutiva a travs de la secretaria

2

Que asignen aulas cuando los espacios ya estn reservados 4 5 20 Consultar antes de dar VB con la Secretara

General la reservacin de aulas asignadas

No haya comunicacin de la cancelacin del evento 2 3 6 La secretaria General se comunique con el

interesado para la confirmacin del evento

Que la solicitud la enven despus de la fecha del evento 2 2 4 Llevar control de solicitudes mensualmente 2

No disponer de tinta para la impresin 4 3 12 Elaborar los rtulos manuscrito

Que el personal asignado no se encuentre en la institucin para elaseo, ya sea por feriado o por permiso

3 3 9 Comunicar al personal asignado que deje lasreas que le corresponde en un ambiente

agradable

Que las personas que vienen a alquilar no firmen el contrato de

arrendamiento por desconocimiento del procedimiento que existe

en la institucin

3 3 9 Solicitarles a los interesados que pasen a

firmar el contrato de arrendamiento por

Secretaria General

Que se realice el pago del alquiler para la elaboracin del contrato 2 2 4 Verificar en la administracin el pago del

saln o aula

Que no este la persona responsable 4 4 16 Archivarse ambas copias en la Secretara

General

1 Control del prstamo

de aulas y salones

2 Elaboracin del contrato

de Arrendamiento


Unidad: INICE / Secretara General

Proceso: Control de Prstamo de Aulas

Objetivo : Facilitar las instalaciones del INICE para desarrollar procesos de formacin permanente de docentes y eventos sociales segn e

Interno de la institucin.



19/81

M t i d M i E l i d Ri


20/81



Institucin: Secretara de Educacin Objetivo : Elaborar el anteproyecto POA Presupuesto con el fin de plasmar o visualizar actividades con sus respectivos costos o inversione

institucin, para el desarrollo de las actividades tomando como base el presupuesto de fondos nacionales coordinando acciones con la UPEG

Ley de la Administracin Pblica y Sistemas Financieros, Ley de Contratacin del Es tado, Ley de Disposiciones Generales de Presupuesto.

Proceso:Formulacin del anteproyecto de presupuesto

Unidad:INICE / Depto. de Administracin Financiera


Falta de comprensin del equipo responsable para realizar los ajustes 2 2 4 Coordinacin con la UPEG, para reforzar

explicaciones

Que no se reenvi en tiempo y forma por falta de internet para reenvi

del anteproyecto presupuesto modificado

2 2 4 Que el equipo responsables de la actividad lo

entreguen en forma digital

Que no se disponga de vehculo oficial para movilizarse a la SE y

entregar nuevamente el anteproyecto presupuesto en digital,

4 4 16 Solicitar vehculo con suficiente anticipacin y

con combustible

Falta de logstica (tinta, papel, folder, fastener, otros) para el

fotocopiado y archivado

3 2 6 Solicitar con suficiente tiempo el material

necesario

Matri z deM icro Evaluacin de Riesgos


21/81


No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Resid

No disponer de la ejecucin presupuestaria en impreso o digital de

parte de la Gerencia Administrativa o Direccin General de

Presupuesto

2 2 4 Solicitar la ejecucin presupuestaria con

suficiente tiempo a la Gerencia Administrativa

2

Afectacin del presupuesto por ejecucin o recorte 4 5 20 Ejecutar el presupuesto de acuerdo a lo

planificado en el POA

16

Que se haya afectado el presupuesto por ejecucin para elaborar

cuota presupuestaria

4 4 16 Coordinacin con la Gerencia Administrativa

para ejecutar la actividad

15

Que exista una modificacin del presupuesto 4 4 16 Coordinacin con la Gerencia Administrativa

para ejecutar la actividad

16

Que no se envi en tiempo y forma por falta de internet para envi

de la cuota presupuestaria

2 2 4 Que el equipo responsables de la actividad lo


1

Que no se disponga de vehculo oficial para movilizarse a la SE y

entregar la cuota presupuestaria en digital,

4 4 16 Solicitar vehculo con suficiente anticipacin

y con combustible

15

No se disponga del internet para remitir los ajustes de la cuota

presupuestaria

2 24

Que el equipo responsables de la actividad lo


1

Cambio del perodo para remitir los ajustes de la cuota

presupuestaria, por parte de la Gerencia Administrativa (mensual a

trimestral)

3 3 9 Coordinacin con la Gerencia Administrativa,

UPEG y Depto. de Presupuesto de la SE

7

No disponer de vehculo y combustible para realizar el monitoreo a

la cuota solicitada en la SE

3 3 9 Solicitar vehculo con suficiente anticipacin

y con combustible

7

Elaboracin de la cuota

presupuestaria

1

Institucin: Secretara de Educacin Objetivo: Realizar el cuadro control con los objetos del gasto para la afectacin del presupuesto de acuerdo al POA para la fijacin de cuota,

Ley de Disposiciones Generales de Presupuesto.


Proceso: Fijacin de cuotas presupuestaria




22/81



Que no tengamos la ejecucin presupuestaria para hacer la

modificacin

4 4 16 Seguimiento y monitoreo con la Gerencia

Administrativa a

14

Escribir mal un objeto de gasto a modificarse 4 4 16 Verificar y asegurarse antes de ser enviado el

cuadro modificado

14

Que las modificaciones no se presenten en t iempo y forma por

todas las unidades de lnea

4 4 16 Presentar las modificaciones en t iempo y

forma, segn calendario de la Secretara de

15

Que no haya la logstica para comunicarse con Gerencia

Administrativa

3 3 9 Solicitar a la Administracin Financiera

institucional la logstica necesaria con

suficiente anticipacin

6

Demora en aprobar y enviar la modificacin presupuestaria, por

parte de Gerencia Administrativa

5 4 20 Seguimiento y monitoreo con la Gerencia

Administrativa

16

No tener la disponibilidad de los fondos 5 5 25 Seguimiento y monitoreo con la Gerencia

Administrativa

20

Desfase en las fechas de las actividades planificadas por la demoraen la aprobacin de la modificacin

5 5 25 Retomar las actividades pendientes deejecucin para la aprobacin

20

Que uno de los productos que se requiere comprar no lo vendan los

proveedores autorizadas y el que lo tienen no cumpla con los

requisitos establecidos en la ley

4 3 12 Revisar el catalogo del producto para comprar 7

Que el mismo proveedor presente las 3 cotizaciones 4 4 16 Verificacin de campo 15

Que coticen empresas de maletn 5 5 25 Verificacin de campo ante la duda de la

existencia de la empresa, verificar el listado de

proveedores registrados en la ONCAE

20

Que las cotizaciones no cumplan con las especificaciones tcnicas

solicitadas

5 5 25 Verificacin por parte del tcnico y experto en

el rea

12

Que las cotizaciones sean falsas 5 5 25 Verificacin de campo 20


Institucin: Secretara de Educacin Objetivo : Realizar las gestiones administrativas correspondientes para la afectacin del presupuesto mediante la modificacin y ejecucin en

gasto segn sea el caso, de acuerdo a la Ley de la Administracin Pblica y Sistemas Financieros, Ley de Contratacin del Estado, Ley de Dis

Generales de Presupuesto.


1

Proceso: Afectacin del presupuesto

Ejecucin presupuestaria

Modificacin presupuestaria

2



23/81









Precios que no correspondan al mercado 5 5 25 Verificacin de precios en el catalogo del

ONCAE, verificacin de precios en elmercado segn listado histrico

20

Que las cotizaciones sean falsas 5 5 25 Verificacin de campo 20

Que la administradora (o) financiero de la institucin beneficie a un

proveedor que no cumpla con los requisitos

5 5 25 Que el resumen elaborado sea revisado por la

auditora interna (pre intervencin) antes de

adjudicar la compra

5

Demora en la aprobacin por parte de la Direccin Ejecut iva 5 5 25 Nombrar a un representante para que apruebe

la adjudicacin

6

Demora de parte del Administrador (a) Financiera para comunicar

al proveedor de la adjudicacin

3 3 9 Monitoreo por parte de la Auditora Interna

para que Administracin Financiera

institucional realice el proceso rpido

5

Que las facturas sean falsasQue los precios no sean los mismos que se presentan en las

cotizaciones

Que el recibo sea falso 5 5 25 Verificacin de campo 6

Demora en elaborar el acta o se equivoque 3 3 9 Verificacin de cotizacin y facturas 2

Demora en entregar los documentos (SIAFI, constancia de

ONCAE, Solvencia DEI) por parte de los proveedores

4 4 16 Seguimiento al proveedor para que entregue

en tiempo y forma los documentos solicitados

2

Que las ordenes de compra no coincida con las cotizaciones,

facturas, recibos y actas de recepcin

4 4 16 Verificacin de las ordenes de compra y

documentos

4

Falta de logstica (tinta para impresora) para imprimir el oficio 4 3 12 Solicitar a la Gerencia Administrativa de la

logstica requerida con suficiente antelacin

3

Fal ta de logst ica (tner para fotocopiadora, fastener, folder) 4 3 12 Solicitar a la Gerencia Administrativa de la

logstica requerida con suficiente antelacin

4

25 Verificacin de campo 65 5



24/81









Falta de logstica ( vehculo, combustible), 4 2 8 Solicitar el combustible a la Direccin

Ejecutiva con suficiente tiempo

2

Demora en recibir los reparos por parte de la Gerencia

Administrativa

4 3 12 Seguimiento por parte de la Administracin

Financiera a la Gerencia

4

Demora en realizar los cambios sugeridos por la Gerencia

Administrativa

3 3 9 Seguimiento al personal administrativo para

efectuar los cambios

3

Falta de logstica ( vehculo, combustible) para remitir nuevamente

los documentos a la Gerencia Administrativa

4 2 8 Solicitar el combustible a la Direccin

Ejecutiva con suficiente tiempo

2

Demora que enven el F01 por parte de la Gerencia Administrativa 4 3 12 Seguimiento por parte de la Administracin

Financiera a la Gerencia

4

Que se extravi el F01 4 3 12 Asignar a una persona que se responsabilice

del archivo de estos documentos

2

Que el material recibido este incompleto 4 312

Verificacin del material contra orden de entre 2

Que no cumpla con las especi ficaciones tcnicas sol ic itadas 4 3 12 Verificacin del material recibido con las

especificaciones tcnicas

3

No ingresar el material recibido al inventario del INICE 4 3 12 Asegurarse de que todo lo que se ha comprado

este registrado en el inventario del INICE

2

Que no se cuente con la e jecucin presupuestaria ni los F01 4 3 12 Solicitar a la Gerencia Administrativa la

ejecucin presupuestaria y los F01 con

suficiente tiempo

4

Falta de logstica (internet) 4 4 16 Solicitar el servicio de internet con suficiente

tiempo

12

5 Informes de ejecucin

presupuestaria

Recepcin de material4

Seguimiento y monitoreo a la

ejecucin presupuestaria

3

Matriz de Mi cro Eval uacin de Riesgos


25/81

g


Que la Direccin Ejecutiva autorice la compra de materiales y

desconoce el saldo de Fondos Propios

3 3 9 Coordinar con la Administracin Financiera

para el saldo de Fondos Propios

2

Que se solicite materiales que no se requiera 3 3 9 Verificar para que propsito se requiere elmaterial y las cantidades necesarias

2

Que los materiales solicitados no lleven especificaciones tcnicas 4 3 12 Revisin de los materiales requeridos de

acuerdo a la solicitud

3

Que se compre el material sin considerar las especificaciones

tcnicas

4 3 12 Verificacin de acuerdo a lo solicitado 3

Que los materiales que se compren no corresponden con los precios

del mercado

4 3 12 Verificacin de campo 2

Que la factura no cumple con los requisitos legales (RTN, firma,

sello, Telfono, direccin, ISV)

4 3 12 Revisin in s itu y veri ficacin de la factura 4

Demora o prdida de los soportes financieros 4 3 12 Seguimiento por parte del Asistente de

Contabilidad al Administrador (a) Financiero(a)

4

Falta de logstica (tner para fotocopiadora, fas tener, folder) 4 3 12 Solicitar a la Administrador (a) Financiero (a)

institucional de la logstica requerida con

suficiente antelacin

4

Falta de logstica para imprimir el informe mensual de Fondos

Propios

4 3 12 Solicitar a la Administrador (a) Financiero (a)



4

Demora en la elaboracin del informe mensual de Fondos Propios

por parte del Administrador (a) Financiero (a)

4 3 12 Seguimiento por parte de la Auditora Interna

(pre intervencin) y Direccin Ejecutiva, al

Administrador (a) Financiero (a)

2

Institucin: Secretara de Educacin Objetivo: Efectuar compras menores que se requieren para suplir las necesidades a nivel institucional a criterio de la Direccin Ejecutiva del I

fondos de Fondos Propios, de acuerdo a lo establecido por el Cdigo de Comercio, Tribunal Superior de Cuentas.



Informe mensual de Fondos Propios2

Proceso: Compras menores

Realizacin de compras menores de

acuerdo a solicitudes

1



26/81


Institucin: Secretara de Educacin Objetivo: Efectuar compras menores que se requieren para suplir las necesidades a nivel institucional a criterio de la Direccin Ejecutiva del I

fondos de Fondos Propios, de acuerdo a lo establecido por el Cdigo de Comercio, Tribunal Superior de Cuentas.



Proceso: Compras menores

Falta de logstica para archivar el informe mensual de Fondos

Propios y documentos originales




4

Las copias que se remiten a Direccin Ejecutiva no correspondan a

las originales

4 3 12 Verificar las copias con las originales por

parte de la Auditora Interna (pre intervencin)

4

Falta de logstica para archivar el informe mensual de Fondos

Propios




4

Remisin de informe mensual3


27/81



28/81



Que no ingrese a la institucin uno o varios bienes adquiridos 5 4 20 Pre intervencin verificar contra acta de

entrega y el fsico

16

Errores en la asignacin de nmeros de inventario 4 3 12 Verificacin de los nmeros segn la oficina

de bienes nacionales de la SE

5

Falta de logstica para la impresin y fotocopiado de los inventarios

en fsico

4 4 16 Solicitar la logstica al Administrador(a)

Financiero (a) con suficiente antelacin

7

Perdida del materiales, equipo, vehculos y otros bienes de la

institucin

5 4 20 Realizacin de auditora por parte de la

Oficina de Bienes Nacionales de la SE

16

Falta de logstica para archivar los documentos relacionados con los

inventarios en fsico



7

12 Escaneando las actas de entrega 7

Que exista un archivo en la oficina de Bienes

Nacionales de la SE

7

Que los empleados no fi rmen el cuadro control del inventario 4 3 12 Verificacin de la firma por parte del

encargado (a) de Bienes Nacionales

5

Que la Direccin Ejecutiva del INICE a travs de la oficina de

personal no comunique a Bienes Nacionales del INICE, la

separacin de un empleado que esta en proceso de jubilarse o se

traslade a otra unidad de la SE

5 5 25 Que la Direccin Ejecutiva envi una

notificacin a la oficina de Bienes Nacionales

para que realicen el descargo

5

Falta de logstica para la impresin y fotocopiado de los inventarios

en fsico



7

Demora en presentar en el informe anual en tiempo y forma 4 3 12 Seguimiento por parte de la Direccin

Ejecutiva

7

Falta de logstica para la impresin y fotocopiado del informe anual

de inventarios

4 4 16 Solicitar la logstica a la Administrador(a)


7

Falta de logstica para el archivado del informe anual de inventarios 4 4 16 Solicitar la logstica a la Administrador(a)


7


Objetivo: Verificar la existencia, buen uso y funcionamiento de los inventarios mediante Actas de Entrega de Mobiliario, Equipo, vehculos y

todos los bienes de la institucin, de acuerdo a la Ley del Tribunal Superior de Cuentas, Cdigo de Comercio, Ley de Transparencia y Acceso

Informacin Pblica y otras normativas vigentes

Proceso: Control de los inventarios de bienes nacionales del INICE

3Que se extraven las actas de entrega de la existencia del

mobiliario, equipo etc. voluntaria o involuntariamente


4

3 Control de bienes nacionales

1 Verificacin del inventario de

bienes nacionales de la institucin

Custodiar los bienes nacionales de

la institucin.

2



29/81


No. Actividad / Procedimiento Descripcin del Riesgo I P VTR Actividad de Control Residu

Que coincidan las solicitudes en la misma fecha y mismo local

requerido

5 4 20 Llevar un control y coordinacin con la

Secretara General del INICE 12

Que las solicitadas no sean realizadas con suficiente antelacin 5 4 20 Informar a las unidades de la SE y otras

instituciones de las normas establecidas para

brindar los servicios que ofrece la institucin12

Que se p lani fique las act ividades y que despus se cancelan 4 4 16 Reconfirmacin con las dependencias a traves

de la va telfonica 6

Que no haya una distribucin equitativa de las tareas 5 3 15 Supervisin al personal responsable de la

actividad para que cumpla7

Que el personal de aseo y de mantenimiento es insuf iciente Solicitar personal a la SE como apoyo de la

actividad

Fal ta de materiales para la ejecucin de la act ividad asignada 5 4 20 Que las unidades de la SE y otras institucionestraigan los materiales/equipoque necesitan

para el desarrollo de su actividad12

2 Ejecucin de las actividades

administrativas

Que el personal operativo no cumpla con la asignacin de tareas 5 3 15 Supervisin al personal responsable de la

actividad para que cumpla7

Que la Administracin Financiera no supervice las actividades

asignadas al personal

5 4 20 Ejerciendo o delegando la supervisin de

actividades5

Demora en elaborar el informe de la actividad realizada, por parte

de la Administracin Financiera

4 4 16 Seguimiento por parte de la Direccin

Ejecutiva5

Demora en enviar el informe a la Direccin Ejecutiva 4 4 16 Seguimiento por parte de la Direccin

Ejecutiva6

3 Supervisin de las actividades

administrativas


Objetivo: Coordinar, supervisar y ejecutar las actividades administrativas solicitadas a la institucin como apoyo y/o servicio, por parte de la

Educacin y otras instituciones, para que los servicios ofrecidos sean eficientes y eficaces, de acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la

Pblica

Proceso: Coordinar actividades administrativas planificadas y solicitadas

1 Coordinacin de las actividades

administrativas




30/81



Demora en enviar la solicitud por par te de la Direccin Ejecutiva a

la Administracin Financiera

5 4 20 Que la Direccin Ejecutiva agilice el trmite 12

Que el dinero se reciba en efectivo y no ingrese a caja chica o se

deposite en el banco

5 4 20 Supervisin por parte de la oficina de Pre

intervencin del INICE

16

El ingreso por el alquiler de la cafetera del

INICE, se debe de hacer de acuerdo a las

clausulas establecidas en el contrato

En el caso que no se cumpla con el pago del

alguiler mensual que se suspenda el contrato

Que se llene mal el recibo 4 4 16 Veri ficacin por parte de la Pre in terventora 6

Extravio de una de las copias 4 4 16 Veri ficacin por parte de la Pre in terventora 6

Falta de logstica para el fotocopiado 4 3 12 Gestionar la logstica con suficiente antelacin

Que el dinero no se deposite o se deposite incompleto 5 4 20 Supervisin por parte de la oficina de Pre


16

Extravio del recibo y no se archiva como soporte 5 4 20 Supervisin por parte de la oficina de Pre


16

Que se haga el gasto sin el visto bueno de la Direccin Ejecutiva, o

falsificacin de la firma

5 4 20 Verificar en la Direccin Ejecutiva 16

Que se asigne una persona que no conozca el proceso de compra 5 4 20 Seleccin idonea responsable de las compras 12

Hacer las compras sin tomar en cuenta las especificaciones tcnicas 5 4 20 Supervisin por parte de la oficina de Pre


12

Que los materiales no coincidan con la requisicin 5 4 20 Que el encargado de recibir los materiales

coteje la entrega con la requisicin

12

Demora para elaborar el informe por parte del responsable 4 3 12 Monitoreo por parte de la Administrador (a)

Financiero

6

No coinciden los soportes financieros con el informe de la compra 4 3 12 Verificacin de campo 5

Demora en la actividad de archivar y acumulacin de documentos

por parte del responsable

4 3 12 Supervisin por parte del jefe inmediato 5

20

Registra los ingresos

3 Administracin de los ingresos

Objetivo: Percibir, registrar y administrar los ingresos de acuerdo a los lineamientos del Departamento de Auditora de la Secretara de Educa

autogestin de la Institucin, de acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, Disposiciones de la Procuradura Gene

Repblica y del Tribunal Superior de Cuentas

Proceso: Ingresos por concepto de alquileres y venta de servicios

Que el Ingreso por alquiler de la Cafetera del INICE no se haga

segn el contrato

Percepcin de los ingresos1

2


5 4


16


I tit i S t d Ed i Obj ti R i t l i d f ti h t d l d it b i ll t l fi i t t


31/81


Demora en registrar la f irma mancomunadas de Direccin Ejecutiva

y Administracin Financiera

5 5 25 Seguimiento por parte de la Gerencia

Administrativa y oficina de Auditora Interna

de la SE para el registro de las firmas en lascuentas bancarias

15

Demora en solicitar la chequera por parte de la Direccin Ejecutiva

y Administracin Financiera

5 4 20 Coordinacin entre ambas autoridades del

INICE para obtener la chequera

6

Demora en enviar al banco la solicitud del talonario de depsitos 5 4 20 Coordinacin entre ambas autoridades del

INICE para obtener el talonario de depsitos

6

No realizar los depsito bancarios en tiempo y forma, por parte de

la Administracin Financiera

5 4 20 Seguimiento a la Administrador (a) Financiero

(a) por parte de Direccin Ejecutiva

6

Demora en realizar el depsito bancario en efectivo, ya sea por

decisin de la Administracin Financiera o de la Direccin

Ejecutiva


INICE para realizar el depsito bancario

6

No se implemente el uso del libro diario, debidamente sellado y

foliado por la Direccin Ejecutiva y la Administracin Financiera


INICE para implementar el libro de registro

diario, y seguimiento por parte de auditora

interna

6

Demora al solicitar el estado de cuenta por parte de Administracin

Financiera


Ejecutiva

10

Que el auxiliar de contabilidad no elabore o se demore en elaborar

la conciliacin bancaria

5 3 15 Que el Administrador (a) Financiero (a) le de

seguimiento a la conciliacin bancaria

5

Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Registrar los ingresos y egresos de efectivo o cheque a travs de los depsitos bancarios, para llevar un control eficiente y transpare

acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, Ley del Tribunal Superior de Cuentas, Cdigo de Comercio

Proceso: Manejo de Cuentas Bancarias



Registro de los movimientos de las

cuentas bancarias

1

Conciliacin Bancaria2


Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Registrar los ingresos y egresos de efectivo o cheque a travs de los depsitos bancarios para llevar un control eficiente y transpare


32/81


Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Registrar los ingresos y egresos de efectivo o cheque a travs de los depsitos bancarios, para llevar un control eficiente y transpare

acuerdo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, Ley del Tribunal Superior de Cuentas, Cdigo de Comercio

Proceso: Manejo de Cuentas Bancarias



No elaborar el informe financiero mensual en tiempo y forma por

parte de la Administracin Financiera


Ejecutiva a la Administracin Financiera para

que elabore el informe

7

Que no envi o demore enviar el informe financiero mensual a la

Direccin Ejecutiva y Auditoria Interna S/E


Ejecutiva a la Administracin Financiera para

que envi el informe

5

Falta de logstica ( fotocopias, tinta, papel, fotocopiadora e

impresora en buen estado, otros)

5 3 15 Solicitar a la Administracin financiera la

logstica necesaria con suficiente tiempo.

5

Informes financieros mensuales3


Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Elaborar el informe mensual de ingresos y egresos para ser enviado al Departamento de Autora Interna de la Secretara de Educac


33/81


Que los ingresos y egresos no sean registrados diariamente ,

ocasionando perdida de informacin

5 3 15 Seguimiento por parte de la Administrador (a)

Financiero (a)

6

Que el Administrador (a) Financiero (a) no proporcione lossoportes de ingresos y egresos al Auxiliar Contable para que realice

los registros

5 3 15 Coordinacin entre el Administrador (a)Financiero (a) y el Auxiliar Contable

6

Que no tenga actualizado el libro diario de ingresos y egresos el

auxiliar contable


Financiera

6

Que no se tome en cuenta el Manual de Clasificacin

Presupuestaria y Contable para elaborar el informe

5 3 15 Seguimiento por parte del Administrador (a)

Financiero (a) al Auxiliar Contable

6

Que se extraven los soportes financieros de los ingresos y egresos 5 3 15 Custodia de los soportes financieros por parte

de la Administracin Financieros

2

Errores al momento de hacer los registros de ingresos y egresos en

el Cuadro de Reporte que entrega Auditora Interna de la SE

5 3 15 Revisin del cuadro de Reporte de ingresos y

egresos por parte del Administrador (a)

Financiero (a)

5

Que el informe mensual vaya incompleto, sin firmarlo, sellado ocon errores

5 3 15 Verificar el informe de manera coordinada conel Auxiliar Contable

7

Demora en el envo del informe mensual por parte de la


4 3 12 Seguimiento por parte de la Direccin Ejecutiva 7

Demora en el envo del informe mensual por parte de la Direccin

Ejecutiva al Depto. de Auditora de la SE


Financiera

5

Falta de logstica para el archivado del informe mensual y del oficio 4 3 12 Solicitar con anticipacin los materiales 5


Elaboracin de Informe de Ingresos

y egresos

1

Institucin : Secretara de Educacin Objetivo: Elaborar el informe mensual de ingresos y egresos, para ser enviado al Departamento de Autora Interna de la Secretara de Educac

Ejecutiva, segn el Cdigo de Comercio, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, Ley de Contratacin de Compras del Estad

Proceso: Control de ingresos y egresos institucional




34/81


Desinformacin sobre las actividades y / o eventos que se

desarrollan en la institucin por parte del personal asignado, para

atender al pblico que nos visita

5 3 15Coordinacin con la Secretara General y


5

Que el alto parlante se utilice en forma inadecuada

5 4 20

Control adecuado del alto parlante

(modulacin de voz, regular el sonido,

habilitar el sonido de acuerdo al inters)

5

Problemas de logstica5 3 15

Dar seguimiento a la solicitud de apoyo

logstico

5


Recepcin e informacin1

Institucin : Secretara de EducacinObjetivo: Dar atencin y apoyo logstico al pblico en general cuando se requiera y atender los asuntos que se encuentren dentro del alcance

a fin de prestar un servicio eficaz y eficiente, de acuerdo al Reglamento Interno de la institucin

Proceso: Atencin al pblico




35/81


No realizar un diagnstico sobre necesidades de mantenimiento de

la institucin previo a la elaboracin del plan anual de trabajo

5 4 20 Que la Direccin Ejecutiva exiga a la

Administracin Financiera el diagnstico paraDemora en realizar el anlisis de los resultados y por lo tanto en

elaborar el informe del diagnstico

5 4 20 Monitoreo por parte a la Direccin Ejecutiva a

la Administracin Financiera para que

elaboren el informe del diagnstico

No tomar en consideracin los resultados del diagnstico sobre

necesidades de mantenimiento para la toma de decisiones

5 4 20 Considerar los resultados del diagnstico para

la toma de decisiones, priorizando necesidades

Demora en la aprobacin del plan anual de trabajo, por parte de la

Direccin Ejecutiva

5 4 20 Seguimiento por parte de la Administrador (a)

Financiero (a)

Falta de financiamiento para ejecutar el plan anual de trabajo del

mantenimiento de la institucin

5 5 25 Gestionar financiamiento por parte de la

Direccin Ejecutiva y la Administracin

Falta de recurso humano con el perfil para realizar el mantenimientopreventivo y correctivo

5 5 25 Gestionar ante la Sub Gerencia de RecursosHumanos de la SE, las plazas de

mantenimiento con el perfil adecuado para

ejecutar el mantenimiento

Perdida de la documentacin (diagnstico, informe, plan anual de

trabajo, y nota

5 3 15 Custodia adecuada de la documentacin

15 Que la Administracin Financiera mantenga en

bodega los materiales, equipo, etc. necesarios

para realizar el mantenimiento

Que la Direccin Ejecutiva y la

Administracin Financiera gestionen en otras

unidades de la SE los materiales, equipo,

herramientas, insumos para el mantenimiento


Que la Administracin Financiera no provea de los materiales,

equipo, herramientas, insumos para realizar el mantenimiento

preventivo.

1 Planificacin del mantenimiento

preventivo y correctivo

2 Ejecucin del mantenimiento

preventivo

Institucin : Secretara de EducacinObjetivo: Dar mantenimiento general a la institucin, para llevar un mejor control de los recursos econmicos, materiales, de acuerdo al R

General de Funcionamiento del INICE


Proceso: Mantenimiento general de la institucin

5 3



36/81







Que los encargados de cada rea no soliciten los materiales, equipo,

herramientas, insumos en tiempo y forma al jefe de mantenimiento yste a la Administracin Financiera

5 4 20 Que la solicitud de los materiales, equipo,

herrmanientas, insumos se realice en tiempo yforma por parte de los encargados de las reas

respectivas

Que en bodega no haya en existencia de los materiales, equipo,

herramientas, insumos para realizar el manteminiento preventivo

5 4 20 Gestionar ante la Gerencia Administrativa de

la SE, y otras unidades, o por Fondos Propios

de la institucin los materiales, equipo y dems

insumos, para realizar el mantenimiento

No realizar el mantenimiento por falta o insuficientes materiales,

ocasionando deterioro de las reas afectadas


la SE, y otras unidades, o por Fondos Propios

de la institucin los materiales, equipo y dems

insumos, para realizar el mantenimiento

No supervisar el trabajo del mantenimiento de prevencin por partedel jefe de mantenimiento

5 3 15 Monitoreo por parte de la AdministracinFinanciera, a los trabajos de prevencin

No priorizar las actividades de mantenimiento preventivo 5 5 25 Considerar la priorizacin de las necesidades

de mantenimiento preventivo, por parte de la


Financiera

Demora en elaborar el informe del mantenimiento respectivo, y por

parte de la Administracin Financiera no considerar las sugerencia

para la mejora de las instalaciones

5 3 15 Elaborar en tiempo y forma los informes

respectivos para la toma de decisiones

Ignorar las sugerencias que se plantean en el informe para la toma

de decisiones por parte la Direccin Ejecutiva y de la


5 4 20 Coordinacin entre las dos autoridades

competentes para la toma de decisiones y tener

un mantenimiento preventivo oportuno



37/81







Extraviar los informes, o falta de logstica 5 3 15 Resguardar la informacin por parte de la

Administracin Financiera y Coordinador deMantenimiento

No realizar el trabajo del mantenimiento de correctivo por parte de

los encargados de rea

5 3 15 Monitoreo por parte del Coordinador de

mantenimiento, a los trabajos de

mantenimiento correctivo

No priorizar las actividades de mantenimiento correctivo 5 5 25 Considerar la priorizacin de las necesidades

de mantenimiento correctivo, por parte de la


Elaborar en tiempo y forma los informes

respectivos para la toma de decisiones

Seguimiento por parte de la Administrador (a)

Financiero (a) para que elaboren y entreguen el

informe en tiempo y forma

Considerar las especificaciones tcnicas de los

materiales, equipo, herramientas, insumos

sugeridas por el Coordinador de

Mantenimiento

Coordinacin entre las dos autoridades

competentes para la toma de decisiones y tener

un mantenimiento correctivas oportunas

Extraviar los informes, o falta de logstica 5 3 15 Resguardar la informacin por parte de la

Administracin Financiera y Coordinador de

Mantenimiento

3

Demora en elaborar el informe del mantenimiento respectivo, por

parte del Coordinador de mantenimiento

Ejecucin del mantenimiento

correctivo

5 5 25No considerar las sugerencia para realizar las correcciones por parte

de las autoridades competentes.

5 3 15


Objetivo: Ejercer la vigilancia y proteccin de los bienes muebles e inmuebles, as como la del personal y pblico en general que ingresa


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Que el jefe del Depto. de Administracin Financiera no acate los

lineamientos de vigilancia y seguridad proporcionados por la

Direccin Ejecutiva


Ejecutiva

Que no se elabore un plan de trabajo anual sobre vigilancia 4 4 16 Elaborar el plan anual de vigilancia de

acuerdo a los lineamientos proporcionados

por la Direccin Ejecutiva

Que el plan de turnos se elabore sin considerar el recurso humano con

que cuenta la institucin

4 3 12 Para la elaboracin de plan del turnos se debe

considerar el recurso humanos y / o gestin

Demora en remitir los planes de trabajo y de turnos a la Direccin

Ejecutiva por parte del Administrador (a) Financiero (a)


Ejecutiva

Demora por parte del Director(a) Ejecutivo (a) en realizar las

revisiones, dar sugerencias y devolverlo a la Administracin

Financiera


Financiera

Demora en realizar los ajustes a los planes de trabajo y remitir

nuevamente a la Direccin Ejecutiva para su aprobacin


Ejecutiva

Que la Direccin Ejecutiva no lo devuelva en tiempo y forma a la

Administracin Financiera para su ejecucin

4 4 16 Monitoreo de parte del Asistente del Jefe del

Depto. de Administracin Financiera

Falta de logstica (folder, fastener, tner, tinta, etc.) 4 4 16 Solicitar a la Gerencia Administrativa los

materiales con suficiente anticipacin

La escases de materiales y equipo para realizar la labor de vigilancia 5 4 20 Gestionar ante la Gerencia Administrativa de

la SE los materiales y equipo necesario para la

vigilancia

Que no se asigne presupuesto para la adquisicin de materiales y

equipo para la labor de vigilancia


la SE los materiales y equipo necesario para la

vigilancia

Que los materiales y equipo no sean suficientes y el que existe este en

mal estado

5 4 20 Dar seguimiento y establecer controles de

entrega y conservacin de los materiales yequipo

Planificacin de la vigilancia y

seguridad

Vigilancia fsica


1

2


j j g y p , p y p g q g

cumpliendo con las normas de seguridad establecidas y utilizando los medios necesarios para garantizar el resguardo de los mismos, de a

Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

Proceso: Seguridad institucional



Objetivo: Ejercer la vigilancia y proteccin de los bienes muebles e inmuebles, as como la del personal y pblico en general que ingresa


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Institucin : Secretara de Educacin cumpliendo con las normas de seguridad establecidas y utilizando los medios necesarios para garantizar el resguardo de los mismos, de a

Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

Proceso: Seguridad institucional


Que el personal de vigilancia no estn en su puesto de trabajo al

momento de la entrada y salida de vehculos, personal, materiales y

equipo

5 5 25 Seguimiento y monitoreo por parte de la


Que no escriban en el formato el kilometraje de entrada y salida de los

vehculos

5 4 20 Que manden un informe diario del kilometraje

de la entrada y salida de los vehculos

Que el personal de vigilancia no realice la verificacin de entrada y

salida de los materiales, equipo, herramientas y mobiliario

5 5 25 Que el personal de vigilancia presente un

informe diario del material, equipo,

herramienta y mobiliario que sale de la

institucin, a la administracin Financiera

Que el personal no presente la orden de salida del material, equipo,

herramientas y mobiliario

5 4 20 Que los jefes de los Deptos. soliciten por

escrito a la Administracin Financiera la

salida de material, equipo, herramientas y

mobiliario, para realizar actividades fuera deQue los vigilantes no revisen los vehculos y no anoten todas las

novedades en el libro correspondiente

5 3 15 Presentar el libro de novedades diariamente a

la Administracin Financiera y s

3. MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS, INICE, 25 OCT. 2013.pdf

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