Benemrita Universidad Autnoma de

Puebla

Facultad de Ingeniera

Colegio de Ingeniera Mecnica y Elctrica

Administracin de Empresas

Lap. Ricardo Balderas Ortiz

Simbologa y las reglas principales para la

elaboracin de los Organigramas

Sergio Romero Luis

Primavera 2013

CONCEPTO

A lo largo de la historia administrativa, se han manejado diversos conceptos y nombres

con que se designan las grficas en las que se representa la estructura de una empresa o

institucin, entre ellos tenemos:

1. Carta de Organizacin

2. Diagrama de Organizacin

3. Cartgrafa

4. Organograma

5. Cuadro jerrquico

6. Organigrama, siendo este ltimo el ms utilizado en el sector pblico.

Cada organizacin tiene una estructura de organizacin formal e informal.

Los ejemplos de estructuras de organizacin son:

Estructura jerrquica (tpica para la organizacin pequea, de nuevos emprendimientos).

Estructura del personal de Staff (o de apoyo y/o consultora).

Estructura funcional o departamental (basada en reas funcionales, productos/servicios, tipo de cliente, regin geogrfica).

Estructura matricial (lnea de reporte dual). Estas estructuras formales de las organizaciones se pueden presentar bajo la

forma de un mapa organizacin, a veces tambin denominado diagrama

organizacional, organigrama, organograma, o carta organizacional. Muestra

grficamente la jerarqua de autoridades, los roles y las responsabilidades, las

funciones y las relaciones dentro de una organizacin. Para un nuevo empleado,

el organigrama le ayudar a entender cmo funcionan las Dependencias,

Entidades y unidades administrativas (La estructura informal representara qu

est ocurriendo realmente dentro de la organizacin).

REQUISITOS FUNDAMENTALES

PRECISIN

En los organigramas, los rganos de la Dependencia y sus interrelaciones deben

aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerrquicos y mostrando las

relaciones de dependencia entre ellos.

VIGENCIA

Es importante que reflejen la situacin presente y por ello sean constantemente

actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de

actualizacin, as como tambin el nombre de la unidad responsable de su elaboracin.

UNIFORMIDAD

Para facilitar la interpretacin de un organigrama, referido a cualquier Dependencia o

unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las lneas y figuras

utilizadas en el diseo.

REGLAS PARA CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA

El rectngulo correspondiente al nivel ms alto debe ser de tamao mayor que los

dems o por lo menos igual, pero nunca menor.

De la base inferior del rectngulo debe salir la lnea jerrquica central, la cual deber ser

siempre ms gruesa que las dems.

En el nivel inmediato inferior, a la administracin deber aparecer las asesoras.

Luego de las asesoras estarn las unidades operativas, con cada una de sus

clasificaciones.

Un organigrama debe tener: sobriedad en el esquema, equilibrio en la distribucin de los

rectngulos, tipografa clara y de fcil lectura, proporcionalidad en los tamaos, lneas

cuyo trazado no se cruce y debe ser de fcil lectura e interpretacin.

El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de

una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la

descripcin de las unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y

canales formales de comunicacin.

Segn lo anterior, podemos concluir que un organigrama es pues una gua o plano que

representa grficamente la estructura orgnica interna y formal de una unidad

administrativa de manera objetiva y global.

Los organigramas tienen por objetivo o finalidad mostrar:

Los principales estratos o niveles jerrquicos o gerenciales

Las principales reas orgnicas (unidades de lnea o asesoramiento)

Lneas de autoridad y comunicacin

Relacin de autoridad con los colaboradores (subordinados)

Vas de supervisin

Centralizacin o desconcentracin

CONTENIDO Y DIVISIN

Un organigrama puede contener diversos datos para su identificacin, entre ellos:

1. Ttulo del documento

2. Nombre de quien elabor, dictamin y autoriz el organigrama

3. Grficos y simbologa utilizada en la representacin del mismo.

Los organigramas pueden dividirse para su mayor comprensin en organigramas

generales o especficos, los primeros muestran la estructura general, dando de un solo

vistazo las relaciones de los principales componentes de la institucin, y los especficos,

muestran el nivel de segregacin; es decir, la departamentalizacin en que se divide la

organizacin. Entre ms se desagregue, mayor ser la comprensin de los mismos.

FINALIDAD

En la ciencia de la administracin, los organigramas sirven de asistencia y orientacin

de todas las Unidades Administrativas de la Dependencia al reflejar la estructura

organizativa. En el rea de organizacin y mtodos, sirve para reflejar la estructura

organizativa; as como velar por sus permanentes revisiones y actualizaciones, las

cuales se dan a conocer en los manuales de organizacin. Para la administracin de la

Dependencia, sirve para elaborar la descripcin y anlisis de puestos.

Ofrece una visin general de la estructura organizativa de la institucin y/o representa la

ms utilizada fuente de consulta con fines de informacin; identifica las relaciones de

jerarqua existentes entre los principales rganos de la empresa o institucin.

Proporciona al personal el conocimiento de su ubicacin y sus relaciones de jerarqua y

de subordinacin dentro de la estructura orgnica

Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, mltiples

relaciones de dependencia, de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisin

y control, y constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de informacin.

Los organigramas no deben quedar inutilizados al variar el ttulo o jerarqua de los

puestos, es por eso que el diagrama de la organizacin se elabora con base en los

procesos de la institucin y no en los puestos que lo componen.

Un organigrama es el instrumento que proporciona la representacin grfica de los

aspectos fundamentales de una estructura de organizacin, y permite entender un

esquema general, as como el grado de diferenciacin e integracin funcional de los

elementos que lo componen.

En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de una

organizacin, sus relaciones, las caractersticas de la Dependencia o Entidad y sus

funciones bsicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas nos revelan: la

divisin de las funciones:

Indican la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales rganos que integran una Dependencia o Entidad

Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la

organizacin.

TCNICAS DE DIAGRAMACIN

A. Simbologa

Normalmente los organigramas se representan a travs de figuras geomtricas, unidas entre

s por lneas para reflejar los rganos y las relaciones de dependencia existentes entre las

unidades administrativas de la institucin. La figura utilizada es el rectngulo, an cuando

tambin se puede emplear el cuadrado y el crculo. Sin embargo, se sugiere que al dibujar

organigramas se utilice el rectngulo para graficar las unidades administrativas que los

integren.

1. Rectngulos

a) Distribucin

En base a la distribucin de los rectngulos se representarn los niveles de autoridad y

responsabilidad de toda la organizacin. Por tal razn, debe tomarse en cuenta que, al

colocar un rectngulo en una posicin superior a otro, equivale a una relacin de autoridad

con respecto al nivel siguiente.

Los rectngulos que representan unidades de igual categora deben ubicarse al mismo nivel.

Esta situacin se da con los organigramas verticales, horizontales, o de otro tipo.

b) Contenido

Los rectngulos contienen la informacin relativa a la estructura de la organizacin, as

como la nomenclatura y denominacin (nombre) de la unidad administrativa. Existen,

adems, otras modalidades o tipos, las cuales pueden comprender: los cargos, funciones y/o

personas, cdigo de los puestos, nmeros de la cuenta presupuestaria, nmero de personas

asignadas a cada unidad, etc.

c) Dimensin

Se recomienda que los rectngulos sean de igual tamao, aunque representen niveles

jerrquicos diferentes en la organizacin. Adems los nombres y/o nomenclaturas de las

unidades deben ser legibles, correctos y completos para que faciliten su comprensin.

d) Distancia

En la representacin vertical como horizontal o de otra clase es conveniente mantener

uniformidad de la distancia entre los rectngulos, con el objeto de lograr la simetra de la

grfica.

Lneas de Conexin

El grueso de las lneas de conexin debe ser igual a travs de todo el organigrama. Las

lneas de conexin se trazan vertical u horizontalmente, de forma tal que al unirse a otra

lnea o rectngulo, forme un ngulo de noventa grados. En los organigramas verticales, la

lnea debe partir del punto medio de la lnea inferior del rectngulo de mayor jerarqua, y

terminar en el punto medio de la lnea superior del rectngulo que le sigue en jerarqua.

En cuanto a los organigramas horizontales, la lnea partir del punto medio del lado derecho

del rectngulo de mayor autoridad y se conectar al punto medio izquierdo del rectngulo

siguiente: