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EMPRESA: OBJETO DEL CONTRATO: EVALUADO: LUGAR Y FECHA DE EVALUACION: Ítem Descripción P % Cumplimiento 0.3 1. 1.1 Liderazgo y compromiso gerencial. 1.2 2. 2.1 Política HSE 2.2 Objetivos y Metas 3. CODI ECP-DHS Se establece en el plan de HSE, mecanismos sistemáticos para la revisión del cumplimiento de los aspectos HSE de la compañía, que demuestren el compromiso visible de la gerencia Liderazgo y compromiso de los lideres de la organización. Se establecen reuniones de forma sistemática para revisar la gestión HSE del grupo de trabajo a cargo de los lideres de la organización. La política refleja el compromiso de la gerencia de la Compañía en los aspectos HES y esta firmada por el Gerente General. Contiene los requisitos del S&SO (OHSAS) y del SAA (ISO 14001). Están establecidas las metas y objetivos del contrato en el tema de HSE.

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MATRIZ PARA EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN HSE DE CONTRATISTAS

EMPRESA:

OBJETO DEL CONTRATO:

EVALUADO:

LUGAR Y FECHA DE EVALUACION:

ÍtemDescripción P

% Cumplimiento 0.3

1. Liderazgo y Compromiso

1.1 Liderazgo y compromiso gerencial.

1.2

2. Políticas y Objetivos Estratégicos

2.1 Política HSE

2.2 Objetivos y Metas

3. Organización y recursos

RESPONSABILIDAD INTEGRALDIRECCIÓN DE HSE & GESTIÓN SOCIAL

CODIGO:ECP-DHS-F-090

Se establece en el plan de HSE, mecanismos sistemáticos para la revisión del cumplimiento de los aspectos HSE de la compañía, que demuestren el compromiso visible de la gerencia

Liderazgo y compromiso de los lideres de la organización.

Se establecen reuniones de forma sistemática para revisar la gestión HSE del grupo de trabajo a cargo de los lideres de la organización.

La política refleja el compromiso de la gerencia de la Compañía en los aspectos HES y esta firmada por el Gerente General. Contiene los requisitos del S&SO (OHSAS) y del SAA (ISO 14001).

Están establecidas las metas y objetivos del contrato en el tema de HSE.

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3.1 Recursos para la gestión HSE.

3.2

3.3

3.4 Conformidad Legal

3.5 Gestión de subcontratistas.

3.6 Mecanismos de comunicación.

Se realizo una planeación de los recursos económicos y físicos y del talento humano, requeridos para la ejecución del plan HSE. Los recursos HSE están definidos de acuerdo a los requisitos HSE de contratación.

Definición de roles y funciones HSE.

Están definidos claramente los roles y funciones HSE dentro de la descripción de cada uno de los cargos del personal de la organización.

Capacitación y entrenamiento en HSE

Se tiene definida la matriz de capacitación y entrenamiento en HSE para todo el personal de la organización. Se tiene un programa de capacitación y entrenamiento (acciones, plazos y responsable) basado en la matriz, y el cumplimiento de todos los módulos del curso de Fomento Trabajo seguro, limpio y saludable de Ecopetrol

Están identificados los requisitos legales en HSE aplicables al objeto del servicio.

De existir subcontratistas, se tiene establecido un programa para la Gestión HSE de subcontratistas.

Cuentan con técnicas de comunicación para asegurar que todo el personal este plenamente informado de las cuestiones de HSE.

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3.7 Inducción y reinducción

4 Procedimiento y practicas Seguras

4.1 Procedimientos

4.2 Análisis de riesgos

4.3 Tareas criticas o de alto riesgo

4.4 Gestión del cambio

4.5

5 Gestión de Riesgos

Se tiene establecido un programa de inducción y reinducción HSE a los trabajadores, propio del contratista. Se incluye, cuando aplica, inducción a sus visitantes en las áreas operativas.

Los procedimientos de trabajo responden a los riesgos de seguridad, salud y ambiente evaluados, e incluyen los recursos físicos y humanos necesarios para el desarrollo seguro de la actividad.

Existe una metodología para el análisis de riesgo, de las actividades que no cuentan con un procedimiento.

Están identificadas las actividades de alto riesgo o tareas criticas y existe un procedimiento para su desarrollo. Se referencia el cumplimiento del marco legal aplicable.

Existe un procedimiento para asegurar que los cambios significativos en cualquier aspecto de la operación son controlados y no presentan riesgos.

Mantenimiento de equipos y herramientas.

Se cuenta con un programa para el mantenimiento preventivo e inspección de equipos y herramientas.

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5.1

5.2 EPP

5.3

5.4 Subprograma de Higiene Industrial

5.5

Identificación de peligros y riesgos - aspectos e impactos ambientales . Definición de controles.

Se tiene una metodología para la identificación de peligros y riesgos - aspectos e impactos ambientales, y definición de la medidas de control para el desarrollo propio del trabajo. Se cruza con los peligros y riesgos - aspectos e impactos del entorno en el cual se realizaran los trabajos.

Existe una matriz para la evaluación de los elementos de protección personal requeridos por oficio y nivel de riesgo. Para las actividades especiales donde se requiera protección adicional es evaluada y suministrada.

Subprograma de medicina preventiva y del trabajo

Se tienen definidos los exámenes de ingreso, periódicos, post incapacidad y de egreso para todo el personal. Se cuenta con un programa de Vigilancia Epidemiológica de acuerdo a los peligros identificados en el panorama de factores de riesgo.

Se identifican y evalúan mediante estudios higiénicos periódicos, los peligros físicos y químicos, acorde con la prioridad establecida en el Panorama de Factores de Riesgos. Los trabajadores conocen el Panorama de Factores de Riesgos de la empresa.

Subprograma de Saneamiento Básico

Para los casos en que la empresa contratistas suministra el alojamiento, servicios sanitarios y servicio de alimentación, éstos se proveen de acuerdo con las normas de higiene y aptos para el propósito.

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5.6

5.7 Medio Ambiente

5.8 Plan de Emergencias

6 Evaluación y Monitoreo

6.1

Control del trabajo - Permisos de trabajo

Se cuenta con un sistema para el control del trabajo. Se conoce y adopta el manual de control del trabajo cuando realiza trabajos dentro de las instalaciones de ECOPETROL y/o bajo su solicitud.

El contratista conoce el Plan de Manejo Ambiental, la licencia y permisos ambientales del área en el cual desarrollara los trabajos. Reconoce sus responsabilidades y deberes en el cumplimiento de los actos administrativos, así como los entregables del desarrollo de su gestión. Para el caso que no apliquen estos documentos conoce la normatividad que le compete para el desarrollo de sus labores.

Existen procedimientos de respuesta a emergencias para todas las situaciones de emergencia que puedan presentarse (evacuación de lesionados, incendios, derrames, entre otros). Se identifican los recursos externos en caso de ser requeridos. Se definen los recursos para la atención de emergencias.

Indicadores de Gestión HSE y análisis de tendencias

Están definidos indicadores de gestión (proactivos) y de resultado (reactivos); existe una meta de cumplimiento para los indicadores establecidos.

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6.2 Auditorias

6.3

EVALUACION GESTION HSE

GESTION HSE

Aspectos PositivosÍtem Observación

Plan de AcciónÍtem Observaciones

Existe un procedimiento de auditorías internas, que incluya la identificación de responsabilidades, la frecuencia, el método y el seguimiento de las acciones resultantes de ellas. Existe un programa de auditorias en HSE alineadas al plan de trabajo.

Seguimiento de la gestión de fallas de control e incidentes.

Se tiene establecido un procedimiento para la gestión de fallas de control e incidentes. Se cumple con los requerimientos establecidos por ECOPETROL para el reporte y gestión de fallas de control e incidentes.

NP P PH PHV PHVA PHVA + ALINEACION

ECP

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% de Gestión

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EVALUADOR:

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MATRIZ PARA EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN HSE DE CONTRATISTAS

PH PHV

0.50 0.70

Liderazgo y Compromiso

Políticas y Objetivos Estratégicos

Organización y recursos

RESPONSABILIDAD INTEGRALDIRECCIÓN DE HSE & GESTIÓN SOCIAL

CODIGO:ECP-DHS-F-090

ELABORADO:15/01/2012

Se llevan a cabo los mecanismos sistemáticos de acuerdo a lo programado.

Los hallazgos y desviaciones encontradas en el Sistema de Gestión HSE, generan planes de acción.

Se realizan las reuniones de acuerdo a lo programado.

Se generan compromisos que buscan cerrar las no conformidades del sistema de Gestión HSE.

La política esta publicada y se divulga a través de diferentes medios de comunicación en toda la organización.

Se revisa y monitorea el cumplimiento, se generan acciones para los aspectos que deben fortalecerse.

Los objetivos y metas se divulgan a través de diferentes medios de comunicación en toda la organización.

Se realiza seguimiento de su cumplimiento generando acciones cuando los resultados no son favorables.

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Se tienen disponibles los recursos planeados para la ejecución del plan HSE.

Se hace un seguimiento a la ejecución del presupuesto.

Se han divulgado en todos los niveles de la organización y se realiza seguimiento de su cumplimiento.

Se realiza seguimiento de su cumplimiento generando acciones cuando los resultados no son favorables.

Se cumple con el programa de capacitación y entrenamiento. Se tienen las evidencias de la ejecución del programa, se actualiza la información por cada trabajador de acuerdo al programa de formación establecido para su rol y funciones; incluyendo las tres fases del Curso d Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y saludable.

Se revisa periódicamente el cumplimiento de los requisitos de entrenamiento HSE del personal, se establece programas para el personal que no ha completado el entrenamiento requerido para desarrollar su rol.

Se cumple con los requisitos legales aplicables al objeto del servicio.

Se revisa el cumplimiento de los requisitos legales. Para los casos de no conformidades se tiene un sistema para su tratamiento, se genera un plan de acción para su cierre.

El programa establecido se cumple.

Se revisa periódicamente el cumplimiento del programa, se generan acciones correctivas para las desviaciones del sistema de control de subcontratistas.

Son usadas las técnicas de comunicación establecidas.

Se revisan e identifican cuales son las mejores técnicas de comunicación.

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Procedimiento y practicas Seguras

Gestión de Riesgos

Se cumple con el programa de inducción y reinducción en HSE

Se revisa periódicamente el programa de inducción y reinducción, para establecer necesidades de ajuste

Los procedimientos son conocidos y aplicados por los responsables del trabajo y por quienes participan en su desarrollo. Están disponibles para todo el personal, en el idioma local.

Los lideres revisan la aplicación rigurosa de los procedimientos; se identifican necesidades de mejoramiento y se generan planes de acción.

La metodología es conocida y aplicada por todo el personal. En caso de que se evidencien riesgos del entorno no contemplados en la planeación, es claro para el personal como incluirlos.

Se evalúa periódicamente su aplicación, se identifican oportunidades de mejora y se generan planes de acción para su corrección.

Los procedimientos y el marco legal son conocidos y aplicados por los responsables del trabajo y por quienes participan en su desarrollo.

Se evalúa periódicamente su aplicación, se identifican oportunidades de mejora y se generan planes de acción para su corrección.

Es conocido y aplicado en todos los niveles de la organización.

Se verifica el cumplimiento de forma sistemática, se generan planes de acción para la corrección de las desviaciones encontradas.

El programa es conocido y aplicado por todo el personal interesado. Las hojas de inspección de equipos y herramientas están disponibles para los usuarios.

Se revisa y evalúa el cumplimiento del programa.

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Son revisados y divulgados previa ejecución de los trabajos. Se aplican los controles establecidos para la gestión del riesgo. De ser necesario se incluyen peligros y riesgos - aspectos e impactos y controles identificados en el sitio de ejecución del trabajo.

Se revisa y evalúa periódicamente el conocimiento de los peligros y riesgos, aspectos e impactos, así como la aplicación de los controles requeridos. Se realizan planes de acción para el cierre de brechas encontradas.

Se instruye al empleado sobre el uso, mantenimiento, almacenamiento de los EPP suministrados. El personal usa los EPP requeridos.

Se hace seguimiento sobre el uso, mantenimiento y almacenamiento. Se generan las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.

Los exámenes de ingreso y egreso son los requeridos para el cargo y función desempeñada por el trabajador. El personal conoce los PVE y existe evidencia de la ejecución del programa.

Se revisa y actualiza periódicamente el programa. Se evalúa su cumplimiento. Se generan las acciones correctivas y preventivas para el cierre de hallazgos encontrados.

Se ejecuta el plan de monitoreos en higiene industrial, según el programa establecido.

Se cuenta con planes de intervención para los peligros monitoreados y que se encuentren por encima del 100% del Valor Límite Permisible establecido por la ACGIH. O el valor de referencia local.

Las normas y procedimientos sobre saneamiento básico, son conocidos y aplicados. Se ejecutan procedimientos para mantener condiciones óptimas.

Se evalúan continuamente las condiciones de higiene y se generan y ejecutan las acciones que cierran los hallazgos encontrados.

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Evaluación y Monitoreo

El personal conoce y aplica el sistema de control de trabajo aplicable.

Se realiza monitoreo permanente de la aplicación de control de trabajo, se toman las acciones correctivas y preventivas de los hallazgos encontrados.

El personal conoce y aplica su rol frente al cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental, Licencia Ambiental, Permisos Ambientales, o normativa aplicable al desarrollo de sus labores.

Se evalúa periódicamente el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental, Licencia Ambiental, Permisos Ambientales, o normativa ambiental aplicable. Se generan acciones para el cierre de los hallazgos.

Se divulga y verifica que todo el personal conoce el plan de emergencias. Se asignan los recursos físicos y humanos necesarios. Se cuentan con sistemas de comunicación para el aviso y atención de la emergencia.

Se realizan simulacros para revisar la implementación de los planes de emergencia. Se evalúan los simulacros y se desarrollan acciones para corregir las deficiencias encontradas. Los equipos requeridos para la atención de emergencias son revisados y se encuentran operativos, en caso contrario se genera un plan de acción para la corrección de los hallazgos encontrados.

Los indicadores están actualizados y se revisan periódicamente. Se estable un análisis de tendencias.

Se generan acciones y compromisos para cumplir con las metas establecidas .

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EVALUACION GESTION HSE

GESTION HSE EVALUACION ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION

Aspectos PositivosObservación

Plan de AcciónAcción

Se realizan de acuerdo a la programación o se priorizan de acuerdo al plan de trabajo. Los resultados son comunicados a las partes interesadas y responsables de realizar las acciones correctivas.

Se generan planes de acción para el cierre de las no conformidades encontradas. Se revisan por la dirección las no conformidades encontradas.

Se aplica el procedimiento interno y los requerimientos establecidos por ECOPETROL.

De acuerdo al análisis de causalidad, se establecen planes de acciones que corrigen y previenen las causas básicas.

Liderazgo y Compromiso

Políticas y Objetivos Estratégicos

Organización y recursos

Procedimiento y practicas Seguras

Gestión del riesgo

Evaluación y Monitoreo

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Puntuación Obtenida

Puntuación Máxima

NP P PH PHV PHVA PHVA + ALINEACION

ECP

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100.0%

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% de Gestión

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EVALUADO:

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MATRIZ PARA EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN HSE DE CONTRATISTAS

VERSION: 1

No. CONTRATO:

EVALUADOR:

GESTOR TÉCNICO:

PHVA PHVA + Alineacion ECP

Peso

0.9 1

Liderazgo y Compromiso 3

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Se cumplen con los compromisos. 1

Políticas y Objetivos Estratégicos 2

1

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Organización y recursos 5

RESPONSABILIDAD INTEGRALDIRECCIÓN DE HSE & GESTIÓN SOCIAL

ELABORADO:15/01/2012

Ap

lica /

N

o

Ap

lica

Los planes de acción se cumplen en las fechas establecidas.

El gerente de la compañía o asiste al Comité HSE de Contratistas de ECOPETROL S.A. comparte y recibe las mejores practicas. Realiza conversatorios con su personal en los frentes de trabajo.

El líder HSE de la compañía asiste a las reuniones HSE de Contratistas, comunica a su organización los lineamientos HSE de ECOPETROL S.A, y éstos se aplican

Se cumplen con las acciones según lo programado.

La política en HSE se alinea con la política integral de ECOPETROL.

Se cumplen las acciones propuestas.

Las metas están alineadas con las de ECOPETROL S.A.

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1.50

Se cumplen las acciones. 1.00

0.50

0.50

0.50

0.50

Se hacen los ajustes necesarios para dar cumplimiento a las necesidades del proyecto y del Plan HSE.

En el presupuesto se incluyen todos los ítems establecidos en las especificaciones técnicas del contrato.

El cumplimiento del Decálogo de los compromisos con la vida de ECOPETROL S.A. hace parte del rol y función para las personas que realizan trabajos dentro de las instalaciones de ECOPETROL y/o bajo su control y supervisión; se utiliza el aseguramiento de comportamientos para su gestión.

Se cumplen con los programas para el personal que no ha completado el entrenamiento requerido para desarrollar su rol.

Se realizan entrenamientos y capacitaciones adicionales a las contempladas en el Plan HSE, de acuerdo a las necesidades e identificación de riesgos no contemplados durante la planeación del proyecto.

Se cumple con los planes de acción que corrigen las no conformidades detectadas.

Se cumple con las acciones correctivas para las desviaciones del sistema de control de contratistas.

El cumplimiento de la Gestión HSE requerido por ECOPETROL, se aplica a los contratistas.

Se mejoran y refuerzan las técnicas de mejor recordación, o se cambian para lograr los objetivos de comunicación

Se utilizan los mecanismos de comunicación disponibles en ECOPETROL. El contratista divulga la información HSE que Ecopetrol le ha enviado para este fin

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0.50

Procedimiento y practicas Seguras 10

2

2

2

1

3

Gestión de Riesgos 70

Se ajusta el programa de inducción y reinducción en HSE, de acuerdo con las necesidades previamente establecidas.

El programa de inducción incluye la discusión del decálogo del compromiso con la vida de ECOPETROL.

Se desarrollan los planes de acción resultantes de la verificación de la implementación de los procedimientos

Se actualizan los procedimientos, como resultado de planes de acción y para la incorporación de mejores practicas; incluyendo las propias de Ecopetrol S.A.

Se cumple con los planes de acción para su corrección.

Las metodologías utilizadas son compatibles o equiparables con los análisis de riesgo de Ecopetrol S.A.

Se cumple con los planes de acción para su corrección.

Se cumplen con los estándares de ECOPETROL para tareas de alto riesgo, o con los propios cuando están por encima de sus requerimientos.

Se cumple con los planes de acción para su corrección.

La gestión del cambio, esta alineadas con la definida en el procedimiento de ECOPETROL S.A.

Las condiciones encontradas en las inspecciones han sido corregidas.

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3

3

3

Se cumple con los planes de acción generados para el cierre de brechas.

Se utilizan los casos HSE disponibles, en la gestión de riesgos de las actividades que desarrollan. Participa el contratista en su elaboración.

Se cumplen las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.

El contratista conoce y aplica el procedimiento para la selección, uso y mantenimiento de elementos de protección personal ECP-DRI-I-001 y las especificaciones técnicas para cascos de seguridad, ropa de trabajo y calzado e seguridad de Ecopetrol ECP-DHS-E-003.

Se cumplen las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.

El contratista aplica la guía ECP-DHS-G-017, Examen medico de ingreso laboral al personal de empresas contratistas que prestan servicios o desarrollan proyectos en Ecopetrol S.A.

Se cumplen las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.

Se cumplen las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.

El contratista cumple con todos los requerimiento en materia de saneamiento, establecidos por Ecopetrol en las especificaciones del contrato

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3

15

3

Evaluación y Monitoreo 10

3

Se cumplen las acciones correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados.

El contratista conoce y aplica los lineamientos del manual de control del trabajo de ECOPETROL.

Se cumplen acciones para el cierre de los hallazgos.

La iniciativas desarrolladas durante la ejecución apuntan al Marco Estratégico de Ecopetrol.

Se cumple con las acciones para corregir las deficiencias encontradas.

Los planes de emergencia están alineados con los propios del centro de trabajo y/o área de ECOPETROL.

Se cumplen los compromisos y acciones propuestas, para el alcance de las metas establecidas

Los indicadores están alineados con las metas de ECOPETROL. Las mejores practicas adoptadas para el cierre de las no conformidades, son compartidas con ECOPETROL para su implementación

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3

4

EVALUACION GESTION HSE

EVALUACION ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION

Aspectos PositivosObservación

Plan de AcciónAcción Responsable

Se cumplen los planes de acción para el cierre de las no conformidades encontradas.

Las Fallas de Control encontradas en el desarrollo de las auditorias son reportadas y gestionadas en la herramienta GRI de ECOPETROL.

Se cumple con las acciones y en las fechas programadas. Se revisa la efectividad de las acciones, de no ser efectivas se crean nuevas acciones de ser necesario.

Se cumple con el procedimiento para la Gestión de Fallas de Control e Incidentes de Ecopetrol S.A.

Liderazgo y Compromiso

Políticas y Objetivos Estratégicos

Organización y recursos

Procedimiento y practicas Seguras

Gestión del riesgo

Evaluación y Monitoreo

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Puntuación Obtenida

Puntuación Máxima

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MATRIZ PARA EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN HSE DE CONTRATISTAS

VERSION: 1

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EVALUACION GESTION HSE 0.00 271 1

EVALUACION ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION % de Gestión 1.00 0.00

Puntuación Máxima

Liderazgo y

Políticas y Ob

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Evaluación y

Aspectos PositivosObservación

Plan de AcciónResponsable Fecha

Liderazgo y Compromiso

Políticas y Objetivos Estratégicos

Organización y recursos

Procedimiento y practicas Seguras

Gestión del riesgo

Evaluación y Monitoreo

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Puntuación Obtenida

Puntuación Máxima

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PH PHV PHVA PHVA + ALINEACION ECP

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