3..secretaria general y de gobierno

Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 21 de 124

ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CODIGO

120 AG AC CT E M S

01

01-01

ACTAS

ACTAS DE COMITÉS

-De compras

- Gobierno en Linea

- Derechos Humanos

- Comité de cupos y proyección

de matrículas

- Citación

- Orden del día

- Anexos

2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y archivo central, se

transfieren al archivo histórico para su

conservación permanente.

Nota: Los legalmente constituidos

01-02

01-03

ACTAS DE CONSEJO :

Consejo de Gobierno

- Consejo Municipal de Archivo

- Consejo de Seguridad

- Consejo de Cultura

- Citación

- Orden del Día

- Anexos

ACTAS DE POSESION

- Funcionarios Externos

2

2

10

10

X

X

Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y central se transfieren

al archivo histórico para su conservación

permanente.




permanente.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 22 de 124



CODIGO

120 AG AC CT E M S

01-04 ACTAS

ACTAS DE REUNION

- CON EL PERSONAL

- Citación

- Orden del día

- Anexos

2 10 X Cumplido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y archivo central, se



02 ACUERDOS

02-01 Acuerdos del Consejo Municipal de

Archivo


archivo de gestión y archivo central se



Firma Responsable:




PROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINAL



CONVENCIONES




CODIGO

120 AG AC CT E M S

05 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

05- 01 DE BONO PENSIONAL

5 95 X

07 COMUNICACIONES OFICIALES

07-01 ACCIONES DE TUTELA

- Solicitud

- Respuesta

2 10 X

Firma Responsable:





Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 23 de 124

Transcurrido los tiempos de custodia del

A.G y A.C, tomése muestra representativa

de los Alcaldes y Secretarios y

transfierase al archivo histórico. Los demás

proceder a eliminarse


archivo de gestion, y en el central,

seleccionar una muestra representativa

del 5% y transferirla al Archivo Histórico

para su conservación permanente.

Jefe de Archivo

PROCEDIMIENTO

Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 24 de 124



CODIGO

120 AG AC CT E M S

07-02

07-07

CIRCULARES

- NORMATIVAS

CIRCULARES

- INFORMATIVAS

PETICIONES-QUEJAS-RECLAMOS

- Solicitud

- Respuesta

2

2

2

10

10

X

X

X

transcurrido el tiempo de custodia en el

Archivo de gestión, y archivo central se


conservación permanente

transcurrido el tiempo de custodia en el

Archivo de gestión se eliminan


archivo de Gestión y central seleccionar

una muestra de los más respresentativa

para la administración municipal y

transferir al archivo histórico para su

conservación permanente

12

12-01

DECLARACIONESDECLARACIONES DE TRANSFERENCIA

A LA SEGURIDAD SOCIAL

- AUTOLIQUIDACIONES MENSUAL

- E.P.S - A.R.P

. A FONDO DE PENSIONES

. APORTES PARAFISCALES


archivo de gestión y archivo central,

seleccionar un muestreo por polo de

interés de Alcaldes.Secretarios y

funcionarios sobresalientes para transferir

al archivo Histórico.( Hace parte de la

Historia Laboral)

Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 25 de 124



CODIGO

120 AG AC CT E M S

15 HISTORIAS

15- 07 HISTORIAS LABORALES

- Resolución de nombramiento

- Comunicación notificando el

nombramiento

- Fotocopia de documento de

identificación

- Fotocopia de libreta militar

- Hoja de vida (formato único

función pública diligenciado con

foto)

- Soportes documentales de

estudio y experiencia

- Acta de posesión

- Fotocopia de certificado judicial

- Certificado de antecedentes

fiscales

- Certificados de antecedentes

disciplinarios

Pasa...

5 95 X A partir del retiro o desvinculación del

empleado y cumplidos los tiempos de

custodia en los archivos de gestión y

central, seleccionar un muestreo por polo

de interés de aquellas historias laborales

pertenecientes a Alcaldes, Secretarios de

Despacho y funcionarios sobresalientes y

transferirlas al Archivo Histórico.

Firma Responsable:





Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 26 de 124



CODIGO

120 AG AC CT E M S

15-07 Viene...

− Declaración de bienes y rentas

− Certificado de aptitud laboral

(examen médico de ingreso)

− Afiliación EPS

_ Afiliación ARP

− Afiliación pensión

− Afiliación cesantías

− Afiliación cajas de

compensación

− Actos administrativos que

señalan situaciones adminis-

trativas del funcionario Resolu-

ciones vacaciones, licencias,

ascensos, traslados, encargos,

permisos, ausencias temporales,

suspensiones del contrato, bonos

pensionales.)

− Pago de prestaciones

Pasa…




central, seleccionar un muestreo de

aquellas historias laborales pertenecientes

a Alcaldes, Secretarios, funcionarios

condecorados y transferirlas al Archivo

Histórico para su conservación

permanente.

Firma Responsable:





Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 27 de 124



CODIGO

120 AG AC CT E M S

15-07 Viene...

− Inscripción en carrera

administrativa

− Evaluación de desempeño

− Embargos

− Acto administrativo de retiro o

desvinculación del servidor de la

entidad

− Supresión del cargo

− Insubsistencia

− Destitución

− Aceptación de renuncia al cargo

− Liquidación del contrato

− Incorporación a otra entidad

- Proceso de liquidación de :

- Prestaciones Sociales:

- Anticipo de Cesantías

- Cesantías definitivas




central, seleccionar por polo de interés;


a Alcaldes, Secretarios de Despacho ,

Personal que haya sido Condecorado , y

transferirlas al Archivo Histórico para su

conservación permanente..

Firma Responsable:





Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 28 de 124

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA


CODIGO

120 AG AC CT E M S

15-07 Viene...

− Calificación Junta Regional de

Invalidez

- Certificados laborales de

empleadores

- Certificado de desempleo

- Certificado de Supervivencia

- Declaración Juramentada

- Liquidación de Bonos

- Liquidación de Pensión

- Recursos de Reposición

- Registro Civil matrimonio/partida

eclesiástica.

- Registro civil de nacimiento de hijos

- Registro de defunción

- Respuesta a Recursos de reposición

- Solicitud de reliquidación




central, seleccionar por polo de interés;


a Alcaldes, Secretarios de Despacho ,

Personal que haya sido Condecorado , y

transferirlas al Archivo Histórico para su

conservación permanente..

Firma Responsable:


PROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 29 de 124



CODIGO

120 AG AC CT E M S

16-

16-03

INFORME

INFORMES DE GESTION

- Informe de gestión de la Secretaría

General y de Gobierno

-

2 10 X Transcurrido los tiempos de custodia en los

Archivos de gestión y central. Se

selecciona el informe de gestión anual y se

transfiere al archivo histórico para su


16-04 INFORMES DE PERSONAL

Novedades de nómina

- Novedades del personal

- Incapacidades

- Licencias

- Vacaciones

- Reportre de horas:

(Recargos festivos, extras )

2 X Como el original se convierte en soporte de

nómina que realiza el Area financiera

elimínese pasado el tiempo de custodia en

el archivo de gestión

Copia de las Resoluciones de Licencias,

vacaciones reposan en la historia laboral.y

en el consecutivo de Resoluciones

Firma Responsable:




Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código: DOC-FR-1

Versión: 01-2013

Página 30 de 124



CODIGO

120 AG AC CT E M S

17

17-04

INSTRUMENTOS DE CONTROL

RADICADOR (Libro)

MARCA DE GANADADO

2 10 X Transcurrido los tiempos de custodia en

los archivos de gestión y central se

transfiere al archivo Histórico para su


21

21-04

21-06

MANUALESMANUALES DE FUNCIONES Y

COMPETENCIAS

MANUAL DE INDUCCION Y

REINDUCCION

2

2

10

10

X

X

A partir de su actualización y cumplidos los

tiempos de custodia en los archivos de

gestión y archivo central se transfieren al

archivo histórico para su conservación

permanente.





permanente.

21-07 MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

2 10 X A partir de su actualización y cumplidos los




permanente.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soport l: -Selección



CODIGO

120 AG AC CT E M S

21-10 MANUAL DE TRAMITES 2 10 X

22-

22-03

PLANES

PLAN DE ACCION

- De la Secretaría General y de

Gobierno

2 10 X

22-04 PLAN (ANUAL) DE BIENESTAR

SOCIAL

2 10 X

Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: DOC-FR-1

Versión: 01-2013

Página 31 de 124





permanente.




permanente.





permanente.

PROCEDIMIENTO

Jefe de Archivo

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 32 de 124



CODIGO

120 AG AC CT E M S

22-05 PLAN ANUAL DE CAPACITACION

- Diagnóstico de necesidades

- Presupuesto



gestión y central, se transfiere al archivo

Histórico para su conservación

permanente.

22-07 PLANES DE CONTINGENCIA

- De Infraestructura

Equipos -Electricidad

- Muebles y enseres

- Vehìculos



gestión y central, se selecciona el Plan de

contingencia de Infraestructura y se

transfiere al archivo histórico para su

conservación permanente, los demás se

eliminan

Firma Responsable:





Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 33 de 124



CODIGO

120 AG AC CT E M S

22-11 PLAN ( ANUAL) DE INDUCCION Y

REINDUCCION2 5 X A partir de su actualización y cumplidos los


gestión y central, se elimina.para su

actualizaciòn se tuvo en cuenta el anterior

22-13 PLAN (ANUAL) DE MANTENIMIENTO

- Infraestructura

- Equipos

- Muebles y Enseres

- Vehículos



gestión y central, se selecciona el Plan de

mantenimiento de Infraestructura y se

conserva permanente, los demás se

eliminan para su actualización se tuvo en

cuenta el anterior

22- 14 PLAN DE MEJORAMIENTO

- Individual



al archivo Histórico para su conservación

permanente.

Firma Responsable:





Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


OCC

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central


3..secretaria general y de gobierno

Documents

Transcript of 3..secretaria general y de gobierno