3WDocument Administración de documentos a

través de Internet o al interior de una Intranet

3W S.A.

Santiago - 2015

El problema de administración de documentos

Los documentos son archivados en lugares dispersos:

– No existe una metodología o no es siempre respetada para archivar los documentos en un lugar centralizado.

El problema de administración de documentos

Los documentos archivados no tienen información asociada a ellos.

– La identificación de un documento se basa en el nombre del archivo y su ubicación en algún directorio, pero la información del contenido sólo es posible conocerla cuando se abre el archivo, lo cual genera perdidas de productividad.

El problema de administración de documentos

No existe historia del documento.

– No es posible conocer quienes modificaron o accedieron a los documentos.

El problema de administración de documentos

No existen “permisos” asociados a los documentos.

– Los administradores de red generan privilegios a nivel de directorios pero no de archivos, lo que genera eventuales problemas de modificaciones no controladas, borrado por accidente, reemplazo de documentos con igual nombre.

3Wdocument posee cualidades especiales:

100% Cliente Servidor:

– Seguridad que los usuarios no pueden ingresar a los directorios del sistema por otra vía que no sea la que provee el sistema.

– Full Internet o Intranet: La operación del sistema es idéntica para los usuarios locales o remotos.

Componentes de HW - 3WD

3Wdocument posee cualidades especiales: Niveles de Acceso:

– Los usuarios del sistema tienen diferentes niveles de acceso (administración, modificación o visualización).

3Wdocument posee cualidades especiales: Visualización de documentos:

– Permite visualizar el documento en el browser del usuario.

Metadatos del documento

Area de Visualización

Ubicación del documento

Historia del documento

3Wdocument – Elementos de la Ficha de un Documento

3Wdocument posee cualidades especiales: Base de datos:

– A través de la base de datos se permite mantener la información relevante y efectuar búsquedas más efectivas.

3Wdocument posee cualidades especiales: Registro de información histórica:

– El sistema almacena los accesos que ha tenido el archivo por los diferentes usuarios, con sus respectivas acciones y fechas.

3Wdocument posee cualidades especiales: Administración de versiones:

– El sistema permite generar versiones y bloquear automaticamente los archivos de revisiones anteriores.

3Wdocument posee cualidades especiales: Correo electrónico exclusivo para la mensajería

relativa a los documentos.

Administración de la Documentación – 3WD Procesos de interacción documento -

usuario

Documento Acciones de Usuario

•Ingreso a 3WD

•Selección de Proyecto de Documentación

•Catalogación del documento

•Verificación de Permisos

•Upload del Documento al Servidor

Documento

Servidor 3WD, Proyectos

Acciones de Usuarios

•Buscar Documento

•Modificar Documento

•Visualizar Documento

Usuario

INTERNET

IF

3Wdocument posee cualidades especiales:

Permite la ejecución de herramientas administrativas.

Permite integración con la intranet local para tener única autenticación.

Permite funcionamiento a través de la instalación de certificados SSL de seguridad (no incluído) en el servidor Web.

Aplicaciones: Administración de Programas Fuentes. Administración de Ingeniería CAD Administración Sistemas de Calidad (I9001:2000) Integración con otros sistemas (SIG) Administración y gestión de información de

vendedores y ventas para Empresas con sucursales remotas.

Administración de archivos para documentos genéricos.

Oficina de partes Capacitación – Materiales (Cursos) Etc.

Aplicaciones:Administración de Ingeniería CAD. Organización de los planos en estructuras lógicas y de forma

centralizada.

Visualización de los planos directamente desde las obras.

Visualización e impresión en borrador sin necesidad de tener Autocad instalado en el computador cliente.

Búsquedas más efectivas de los planos al usar la base de datos asociada.

Auto codificación de documentos y planos.

Generación y control de emisiones (revisiones) de planos y documentos en forma controlada.

Fácil respaldo de la información.

Incorporación de eventual Workflow de aprobación.

Aplicaciones: Administración de documentos en red amplia. Acceso controlado vía Internet o Intranet. Compartir documentos entre puntos no

permanentemente conectados. Repositorio central de documentos

organizados por proyectos. Posibilidad de integración con otros

sistemas. Facilidad de operación, el usuario sólo

realiza las acciones de acuerdo a su permiso sobre cada proyecto

Administración de Documentos Sistema Gestión de Calidad

Requerimientos Generales SGC que satisface 3WD:

Documentación debe estar disponible para toda la organización.

Acceso a la ultima versión de los documentos.

Acceso controlado de los usuarios (permisos, seguridad).

Acceso remoto a los documentos.

Administración centralizada (Encargado de calidad).

Administración de Documentos SGC

Requerimientos (continuación):

Acceso restringido según el área o usuario dentro de la organización.

Mantención de diferentes versiones de un documento.

Visualización en línea de los documentos.

Facilidad de recuperación de un documento.

Lugar común de información para los usuarios (calendario, mensajería, etc.)

Clientes. Algunos clientes actuales:

– Inmobiliaria FFV: Administración de Planos– Constructora SOCOVESA: Adm. de Planos– CGE: Administración de Planos– Cánepa y Del Porte: Adm. de Planos– Transbank: Administración de programas

fuentes.– Ctiancor– Consorcio CGU: Administración de Planos,

documentación general, integración SIG.– Ingemed S.A.: ISO 9001, conservación global de

caminos, oficina de partes.

Clientes.

Clientes actuales (cont.):– CICA– CAF – VENTEC S.A– Consorcio ARA-INGENDESA: Administración de

Planos, construcción de Proyecto METRO.– Wolnitzky Ingeniería– Asistec S.A. – Ferrer y Asociados Ingenieros Consultores– EDIC Ingenieros Consultores – PM Ingenieros – Besalco Energía Renovable S.A.

Requisitos Técnicos:

Servidor: Windows 2003, Windows 2008, Windows XP, Windows 7 (hasta 10 usuarios).

Clientes:Internet Explorer 7 o superior. Los clientes que deseen ver los planos de Autocad deben tener instalado el plug-in del visor, que se incluye sin costo.

¿ Consultas ?

Velocidad en una LAN ? (Archivos se manipulan localmente, al interior de la Red), la velocidad es dada por la Red interna.

Seguridad en una WAN ? (Publicación de directorios), los documentos se acceden a través del sistema y no pueden ser modificados por otro medio.

Otras consultas ?