4.3.4 Uso de los formatos de:

a) Pedidos

Hay dos tipos de formato de pedidos

1. uno es el que desarrolla la empresa u organización al proveedor, esta indicara a primera vista el membrete de la empresa compradora del producto, su dirección, RFC, matriz, sucursal que requiere el pedido y el número de orden de compra.

Después le prosigue los datos del proveedor, nombre del contacto con la empresa, el nombre de la empresa, RFC, el tipo de moneda con que se le va a pagar, al nombre de la organización al que se va a facturar, forma de pago, tipo de entrega, tiempo de entrega, el stock actual de la empresa “Cliente”, el día que recibirá el proveedor la orden de compra, la fecha de elaboración de la orden de compra, la fecha de llegada de la mercancía solicitada y una descripción breve de la orden de compra.

En seguida se enumerara la mercancía que se solicita comenzando por:Numero progresivo, Código del producto, Descripción del producto, especificaciones (tamaño, color, dimensiones, etc.), Cantidad requerida, unidad (pz, kg, tons, cajas, etc.), Precio unitario, Importe, precio total, IVA, y cantidad con letra.

Por ultimo contiene el nombre y firma de la persona que elaboro la orden de compra, del que autorizo la compra y la del jefe de almacén.

2. El proveedor al realizar la visita al cliente levanta la orden de compra que no es más que una nota de remisión o una factura, esta contendrá:El membrete de la empresa proveedora del producto, su dirección, RFC, matriz, sucursal, ruta y el número de orden de compra.

Le prosigue los datos del cliente, (en caso de ser una organización el cliente) nombre del contacto con la empresa, el nombre de la empresa, ó simplemente el nombre del cliente, RFC, el tipo de moneda con que se le va a pagar, forma de pago, tipo de entrega, tiempo de entrega, la fecha de elaboración de la orden de compra y la fecha de llegada de la mercancía solicitada.

En seguida se enumerara la mercancía que se solicita comenzando por:Numero progresivo, Código del producto, Descripción del producto, especificaciones (tamaño, color, dimensiones, etc.), Cantidad requerida, unidad (pz, kg, tons, cajas, etc.), Precio unitario, Importe, precio total, IVA, y cantidad con letra.

Por ultimo contiene el nombre y firma de la persona que acredita el pedido.

b) Devoluciones parciales

En las devoluciones parciales se mantiene un control en el almacén, por ende, las empresas tienen un reglamento del manejo y control de la mercancía. Esto es que al realizar una devolución parcial o total de productos, se deberá especificar primero que nada, el nombre o denominación del cliente, seguido por el folio de la nota o factura de la cual se devolverá mercancía, el número de la ruta en la cual se ubica el cliente, la dirección del cliente, el producto o productos que se van a devolver y el importe total de la devolución.

En el caso de que los productos tuvieran un tiempo máximo de devolución, esta mención tiene que estar implícita en la parte superior del documento o en las condiciones de compra del producto, también denominado “garantía”.

Así mismo, deberá de contener la firma de conformidad tanto del cliente como del ejecutivo de ventas o vendedor de la ruta.

Por último se recomienda el motivo de la devolución del producto, en algunos casos mantiene un área en la cual el cliente podría realizar otra compra en lugar del producto devuelto.

c) Cancelaciones

La cancelación de una orden de compra consta de dos pasos, en primera estancia a la orden de compra se deberá colocar de manera transversal la palabra “Cancelada” u “Orden de compra cancelada”.

Por consiguiente se estará efectuando una devolución de mercancía, así que se deberá llenar el formato de devoluciones, en este caso se le denomina “Devolución total de venta”, que, como el formato de devolución parcial, se deberá llenar este.

En este caso es muy importante mencionar el motivo de la cancelación de la compra, dado que se realizara un análisis a la venta para evitar futuros mal-entendidos, así como darle el seguimiento al cliente respecto a la inconformidad que haiga dado lugar la cancelación de la operación.

d) Notas de Crédito

Las notas de crédito es un documento contable en el cual se enuncia que la empresa deberá cobrar o pagar “X” cantidad de dinero por la adquisición – venta de bienes o servicios previamente adquiridos

Los datos que contiene el documento son:

Membrete y nombre de la empresa. Nombre del supervisor. Nombre del cliente y organización “Cliente”, así como su dirección. Fecha. Nombre y RFC al cual se facturo. Numero de pedido. Dirección de entrega del producto. Cantidad de productos pedidos. Descripción o contenido. Peso y/o volumen de los productos. El nombre “NOTA DE CREDITO” con la cantidad acreditada en pesos. El total del de la nota de crédito. El tipo de crédito (a favor o por pagar). Y la cantidad en letra.

e) Quejas

Este documento también conocido como formulario de quejas es un documento que está a la mano de los clientes en el cual se expresan las inconformidades y soluciones posibles que se le darían al problema.

Este formato es de libre organización de los datos, los principales que debe llevar son:

Folio. Nombre. Correo Electrónico. Dirección. Teléfono.

Queja. Sugerencia. Fecha. Firma de quien elaboro la queja. Y una sección denominada respuestas

o En este espacio se darán las resoluciones correspondientes a la

queja solicitada, en la mayoría de los casos son evaluados por el jefe de del área aquejada.

Fecha de la resolución del problema o queja