4. funcionamiento de un archivo

EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL A R C H I V O

FUNCIONAMIENTO DE UN ARCHIVO

Funcionamiento del archivo

Al organizar las diferentes fases de un archivo, se clasifica, se ordena, se describe y se instala, de esta manera queda identificado, señalado y reconocido en su totalidad y en todas sus partes

En el tratamiento de un archivo, entre la primera fase y la ultima fase aparece, su valoración desde el punto de vista legal, jurídico o informativo, tanto para su conservación como para su eliminación, tanto para su reserva como para su accesibilidad.


Las diferentes fases de que se compone el tratamiento de un archivo documental son los siguientes:

- Identificación: - Valoración- Descripción- Difusión


-Identificación:

Esta fase tiene por objeto la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.

Con material recogido en esta fase se elaboran los cuadros de clasificación, instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura en el archivo de gestión.


-Valoración:

Consiste en determinar y analizar los valores primarios y secundarios de los documentos, estableciendo plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación.


-Descripción:

La misión de esta fase es la elaboración de instrumentos de información, con objeto de facilitar el conocimiento y consulta de los fondos


-Difusión:

Su objetivo principal consiste en promover y generalizar la utilización de fondos documentales.

Así, le corresponde, mediante diferentes actividades, hacer participe a la compañía de la importancia que tienen los archivos, tanto como fuente de información como de testimonio de nuestra historia

Mantenimiento del archivo

Ten presentes una serie de elementos para mantener en optimas condiciones el archivo:

El archivo de la empresa


Hay documentación que solo usaremos nosotros, pero la mayor parte de la documentación debe tener un control cuando un grupo de personas (autorizadas) tienen acceso a ella, estableciendo un protocolo de acceso.



Lo ideal es disponer de una ficha de solicitud de la documentación, de esa forma, tendremos controlado que se extrae, quien lo extrae, cuando lo extrae y cuando lo deberá reponer.


FICHA DE SOLICITUD DE DOCUMENTACION

NUMERO DE REGISTRO:…………………………………………………….

Nombre:………………………………………………………………….………..

Apellidos:……………………………………………………………….…………

Departamento:………………………………………………………….…………

SOLICITA EL DOCUMENTO:…………………………………………..…….

………………………………………………………….………….REF:………...

Fecha de Préstamo:………………………..

Fecha de Devolución………………………

FIRMA DEL INTERESADO



2. Toda la documentación deberá estar guardada correctamente, evitando aquellos elementos que puedan deteriorarla tales como la luz, el polvo, la humedad, etc.

Si la documentación está guardada en dispositivos digitales se deberán tener siempre copias de seguridad (backup) para paliar posibles perdidas



3. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) nos ofrece la normativa en materia de protección de datos que debe reunir documentación que maneja la empresa, por ello, habrá que establecer las medidas de seguridad necesaria para preservar la misma, tanto del deterioro que pueda producirse como de que pueda caer en manos ajenas



Hoy en día existen empresas que ofrecen servicios de gestión documental y almacenaje por este motivo, muchas empresas encargan este tipo de servicios a otras, ahorrando espacio y recursos técnicos y humanos en el mantenimiento de archivo


Proceso de archivo de un documento

Cuando una oficina recibe o crea un documento se deben seguir los siguientes pasos:

1.- Identificar a qué clase de documento pertenece.

Puede ser que el documento ya exista o que no sea necesario crearlo



2.- Identificar a que serie documental pertenece el documento.

Esta operación va a facilitar la clasificación



3.- Buscar la clase, subclase y división del cuadro de clasificación a la que pertenece el documento

Se debe proceder desde los niveles mas generales a los mas concretos del cuadro de clasificación.



Siempre que el volumen de documentación no sea muy grande, es aconsejable clasificar la documentación bajo conceptos mas generales y no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay son suficientes.



4.- Aplicación subdivisiones si fuera necesario definir mas el contenido

5.- Anotar la clasificación (a lápiz) en el ángulo superior derecho del documento.



La notación se forma por el código y el titulo.

Estos elementos permiten situar el documento en el nivel concreto del cuadro de clasificación que le corresponde y permite archivarlos y recuperarlos ordenadamente



6. Clasificar el documento aplicándole el código y el titulo de clasificación.

Estos se anotan en la carpeta del documento, junto con otros que sirven para describir el expediente.



En general, coincide con el de los documentos que contiene, si bien, algunas veces, para facilitar la agrupación de documentos dentro de un expediente, los documentos pueden clasificarse con subdivisiones o títulos de clasificación de niveles mas bajos que los del expediente del que forman parte.


Normas que regulan la conservación de documentos

Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:

- Por imperativo legal: Art. 30 Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generen derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial



- Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos.



Las funciones de archivo son:

Guardar, conservar y custodiar la información

Facilitar rápida y cómodamente la documentación

Constituir un centro activo de información

Cumplir con las disposiciones legales



Las normas que regulan la conservación de documentos, libros oficiales

- Libros obligatorios:

Reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y libro de actas




- Libros auxiliares:


Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes).

No son obligatorios, pero al ser auxiliares suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo




- Libros registro:

Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos.


Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión



Documentación Mercantil:

- Conservarse durante seis años: las facturas: debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original.

- Se incluye la documentación relacionada con los impuestos de cada actividad empresarial



Documentación Mercantil:

- Documentación de carácter interno: No afectos por la obligatoriedad, se conservan el tiempo que considere oportuno y después destruye.

- Documentos especiales: Escrituras propiedad, estatutos fundacionales, certificados de inscripciones oficiales, Se conservan de manera indefinida



Documentación Socio-Laboral

- Se conservan durante seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el libro de Visitas

- Se conservan durante cinco años: Contratos de trabajo, justificantes de pago de salarios y liquidación de seguros sociales


Destrucción de los documentos

Dado el elevado numero de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos documentos que no aportan valor, ya que almacenamiento implicaría un coste adicional.


Destrucción de los documentos

La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma, garantizaremos que aquellos documentos que contienen información confidencial no puedan caer en manos ajenas, además, así se respeta la Ley Orgánica Protección de Datos


Confidencialidad y seguridad de la información

Desde tiempo inmemorable el hombre ha resguardado y protegido con celo sus conocimientos debido a la ventaja y poder que este le producía sobre otros hombre o sociedades.



En la antigüedad surgen las bibliotecas, lugares donde se podía resguardar la información para transmitirla y para evitar que otros la obtuvieran, dando así algunas de las primeras muestras de protección de la información



Durante la segunda guerra mundial se crean la mayoría de los servicios de inteligencia del mundo con el fin de obtener información valiosa e influyente, creándose grandes redes de espionaje.

Como forma de protección surge el contraespionaje.



Con el incremento del alcance de la tecnología, el cuidado de la información se ha vuelto crucial para los hombres, las organizaciones y las sociedades.



La seguridad de la información es toda medida preventiva y reactiva del hombre, de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permitan resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma



El concepto de seguridad de la información no debe ser confundido con el de seguridad informática, ya que este ultimo solo se encarga de la seguridad en el medio informático, pudiendo encontrar información en diferentes medios o formas



Con el incremento del alcance de la tecnología, el cuidado de la información se ha vuelto crucial para los hombres, las organizaciones y las sociedades.



En la seguridad de la información es importante señalar que su manejo está basado en la tecnología y debemos de saber que puede ser confidencial: la información está centralizada y puede tener un alto valor.

Puede ser divulgada, mal utilizada, ser borrada, saboteada.

Esto afecta su disponibilidad y la pone en riesgo.



La información es poder, y según las posibilidades estratégicas que ofrece tener acceso a cierta información, esta se clasifica como:

- Critica: indispensable para la operación de la empresa

- Valiosa: Es un activo de la empresa y muy valioso

- Sensible: Debe de ser conocida por las personas autorizadas




- Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden ocurrir sin previo aviso y producir numerosas pérdidas para las empresas. Los riesgos mas perjudiciales son a las tecnologías de información y comunicaciones.

- Seguridad: Es una forma de protección contra los riesgos



La seguridad de la información comprende diversos aspectos entre ellos la disponibilidad, comunicación, identificación de problemas, análisis de riesgos, la integridad, confidencialidad, recuperación de los riesgos.



- Libros registro:

Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos.

Se pueden llevar tantos como se deseen; obligatoriamente se dispondrán de: el libro de facturas emitidas, el de facturas recibidas, el de bienes de inversión



- Integridad: Es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas. A groso modo, es el mantener con exactitud la información tal como fue generada, sin ser manipulada o alterada por personas o procesos no autorizados.



- Disponibilidad: Es la característica, cualidad o condición de la información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones.

- A groso modo, es el acceso a la información y a los sistemas por personas autorizadas en el momento que lo requieran



- Autenticación o autentificación: Es la propiedad que permite identificar el generador de la información.

Por ejemplo al recibir un mensaje de alguien, estar seguro que es de ese alguien el que lo ha enviado, y no una tercera persona haciéndose pasar por la otra.

En un sistema informático se suele conseguir este factor con el uso de cuentas de usuario y contraseñas de acceso


Los archivos de oficina o de gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tenga encomendadas, y conservadas como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.

LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

Centralizado: Clases de archivos:

Archivo localizado en un solo departamento.

Beneficios:

Economía de espacio, equipamiento y personal.

Información accesible a todo el personal.

Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo en su utilización

La centralización se puede realizar solo a documentos definidos


Clases de archivos:

Descentralizado o departamental

Cada departamento tiene su propio archivo

Permite mantener la confidencialidad de los documentos (no permitiendo el acceso a otros departamentos) así como acceso rápido a los documentos de uso inmediato

Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque debe existir una persona con responsabilidad directa sobre el archivo


Clases de archivos:

Mixto

Es una mezcla entre:- Descentralizados los archivos activos y semi-activos

- Centralizados los archivos inactivos y/o históricos


Clases de archivos:

Activo

Es el archivo que contiene toda la documentación actual que se usa de manera frecuente, que debe ser accesible a la persona y, situada en proximidad al puerto de trabajo, en una área delimitada por la ley de economía de los movimientos


Clases de archivos:

Semiactivo

Contiene la documentación no activa utilizada de manera ocasional, accesible y cerca del archivo activo

La documentación archivada contiene acciones y estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta y puede ser considerada como rutinaria (está en espera de ser pasada al archivo cronológico o técnico que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa para el trabajo cotidiano


Clases de archivos:

Inactivo o pasivo

Contiene la documentación referida a acciones pasadas, apenas utilizada y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico

Esta documentación está guardada en locales/departamentos alejados del puesto de trabajo, especialmente adaptados para este fin.

La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.


Una vez elaborado el cuadro de clasificación con sus series o tipos documentales, se debe definir el sistema de ordenación mas adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen.

La ordenación va a indicar que lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece

SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha, el nombre, el código, la división territorial o geográfica o temática


Concepto de ordenación y clasificación

El hecho de clasificar y organizar los documentos surge por la necesidad de localizar los documentos que en ella existen.

En el mundo empresarial el tratamiento de la información es fundamental


Concepto de ordenación y clasificación

Todos tenemos claro que en la empresa existe un continuo ir y venir de documentación, es tarea del empresario, o en su caso la persona en que delegue, tener toda la documentación localizada


Diferencias entre clasificación y ordenación

- Clasificación:

Técnica para identificar y la reagrupación sistemática de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser después diferenciadas.

Diferencias entre clasificación y ordenación

- Ordenación o codificación:

Consiste en asignar números, letras u otros símbolos de sus atributos. La palabra clave se llama ORDENATRIZ



Clasificación alfabética

Los documentos son organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos. La palabra clave se llama “ordenatriz”


Ventajas Desventajas Usos

- Sencillo de usar

- Permite ampliación; puede incluir nuevos expedientes sin necesidad de mover el resto

- Hay que determinar la palabra ordenatriz

- Si se extrae un expediente del archivo, debe dejarse una señal para que se sepa que falta

- Expedientes de: clientes, proveedores, empleados, etc.


Normas de clasificación alfabetica

Nombres de personas Nombre de empresas

- Personas individuales: La palabra ordenatriz es el primer apellido. Si es igual se ordena por el segundo.

- Apellidos compuestos: Se consideran como unidos

- Las partículas de, el, la y en apellidos no se tienen en cuenta para la ordenación

- Se considera palabra ordenatriz el primer sustantivo con significado distintivo.

- No se tienen en cuenta palabras genéricas como Sociedad, Compañía, Bar, Cafetería, etc.

- Los organismos oficiales se clasifican por su denominación genérica

SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVAClasificación numérica

Se asignan números consecutivos a los documentos o expedientes que van a archivarse.

Estos números pueden asignarse según su orden de emisión o su orden de llegada o envío.

El sistema requiere la utilización de índices o fichas auxiliares que relaciones números con expedientes a ordenar


Clasificación numérica


- Facilidad para encontrar

- Permite la ampliación con nuevo números

- Si falta un doc, se detecta al ser correlativos

- Si se desconoce el numero no podrá encontrarse.

- Al ser números correlativos, no pueden intercalarse nuevos docs ente los existentes

- Clasificación de: pedidos, albaranes, facturas, cheques, correspondencia con clientes…


Sistema mixto

Combina las clasificaciones alfabética y numérica , asignando números y letras a cada elemento de la ordenación.

El sistema de ordenación dependerá de la composición del código; si van en primer lugar los números y luego las letras, alfabéticamente y luego numéricamente


Sistema mixtoVentajas Desventajas Usos

- Los documentos se localizan rápidamente

- Pueden articularse nuevos asuntos

- Es difícil clasificar un documento cuando se refiere a varios asuntos

- Es complicado tratar con un código de letras y números

- Matriculas de vehículos

- Matriculas de alumnos

- Partes de trabajo


Clasificación cronológica

Se basa en un elemento presente en cualquier documento su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día.

Comenzando por el año mas remoto, los documentos se suceden hasta la fecha mas reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días.

Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por periodos anuales


Criterio geográfico

Los documentos se clasifican atendiendo a una zona geográfica relacionada con los mismos.

El orden geográfico puede ser por países , comunidades autónomas, provincias o municipios y, dentro de estos, por temas o nombres, utilizando otra clasificación


Criterio geográfico


- Fácil utilización

- Se pueden introducir subdivisiones

- Se combina de manera sencilla con otras clasificaciones

- Requiere un conocimiento de los pueblos, ciudades, provincias, CCAA, países

- Si se extrae un expediente del archivo, debe dejarse una señal para que se sepa que falta

- Bancos en sus diferentes sucursales

- Empresas con sucursales en diferentes provincias


Clasificación por materias

En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos.

Estas características se pueden ordenar siguiendo dos criterios:



-Orden alfabético general de materias: Agrupando las materias según las categorías lógicas, en las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez esta queda englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases.

Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico y alfanumérico



-Orden numérico:

Permite clasificar documentos asignando a estos un numero correlativo de “n” cifras, para ello, cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente.

Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificación



-Orden numérico:Ventajas Desventajas

- Permite archivar de forma ilimitada, al disponer de infinitos números

- Sencillez de manejo- Permite introducir

nuevos asuntos

- La elección correcta de las materias que van a definir los documentos. Se requiere disponer y consultar de un índice auxiliar que nos informe lo que corresponde a cada numero

4. funcionamiento de un archivo

Documents

Transcript of 4. funcionamiento de un archivo