5 centac 2014 marcanet cegdsl

La accesibilidad como motor de innovación empresarial

Celso Barrutia NavarreteDirector Gerente en Marcanet.comCentro Especial de Grabación de Datos, S.L.

5º Congreso Nacional de Tecnologías de la accesibilidad

Centro Especial de empleo, 80% del personal Gran Discapacitado

Premio 2007 conciliación Vida Profesional y Laboral

Servicios jurídicos y asesoría en Propiedad Industrial e Intelectual


Presentación

Servicios de Información de marcas y patentes en:

-España-UE-Argentina-Brasil-Chile-Colombia-México-Perú-Portugal-Uruguay-Venezuela

5º Congreso Nacional de Tecnologías de la accesibilidad. Octubre 2014


El planteamiento de Marcanet

Marcanet se constituye hace más de 10 años como Centro Especial de Empleo bajo las siguientes premisas:

La evolución tecnológica eliminará sucesivamente las barreras físicas de la sociedad, en la que se impondrán las telecomunicaciones, gestión remota y teletrabajo

Este entorno deslocalizado es idóneo para individuos con una formación profesional y aptitudes excelentes pero con distintos problemas y grados de movilidad

Las TIC son una excelente salida profesional en un entorno en el que la competitividad depende en gran parte de la adecuación a la tecnología disponible

Una persona con una discapacidad funcional en un puesto de trabajo con unos requerimientos adaptados a su situación, es un trabajador competitivo.



El camino hacia la competitividad

En alguna ocasión he oído que los CEE tienen ventajas competitivas y son injustos por tener unos costes salariales subvencionados, especialmente en tiempos de crisis, en los que parece que la reducción de costes son el único camino para conseguir clientes

Durante su jornada, el sujeto ficticio A es capaz de cumplimentar 5 órdenes de trabajo, atender las llamadas de 10 clientes y componer 10 cartas de notificaciones de resolución administrativa

El Sujeto B presenta una movilidad lateral restringida, puede cumplimentar 2 órdenes de trabajo , atender 10 llamadas de clientes y componer una carta de notificación

No nos vayamos tan lejos: El Sujeto C sufre deficiencia auditiva, es extrovertido, amable y puede cumplimentar las órdenes de trabajo, las notificaciones y atender las llamadas, pero a los clientes les incomoda porque le tienen que hablar más alto



Construye tu competitividad

Adapta tu proceso

productivo

Mejora tus procesos

Acepta tus limitaciones

Se Accesible

Se Competitivo

La accesibilidad no está en las rampas del edificio, está en dar al trabajador lo necesario para que obtenga su máximo desempeño laboral.

De la misma manera, la competitividad no está en los costes salariales, está en la mejora continua de procesos que permitan innovar, reducir costes de producción y proporcionar a los clientes servicios de calidad y valor añadido

Tiempo

Productividad

Trabajador

Trabajador discapacitado

Trabajador discapacitado

Innovación

No hay descanso, empieza de nuevo



El impacto de los sistemas de calidad

Análisis de Procesos

Identificación de procedimientos

Sistema de registros

En Marcanet realizamos un exhaustivo análisis de los procedimientos necesarios para proporcionar nuestros servicios

Y dedicamos mucho tiempo a definirlos y optimizarlos, no sólo para que el cliente reciba un buen servicio, si no para identificar puntos críticos que pueden costarnos un poco más que a nuestra competencia

Al identificar un punto crítico intentamos encontrar una vía alternativa o la manera de automatizarlo para minimizar el riesgo de error y la necesidad de repetirlo.



El impacto de los sistemas de calidad

Recepción de solicitud

Aceptación de solicitud

Informe y valoración de antecedentes

Generar Autorización

poder

Generar Proforma

Enviar a cliente

Diagrama de flujo 1. Petición de solicitud de registro

Cancelar solicitud

Datos válidos?

Confirmar pago

R1.1.

R1.2.

R1.3.

R1.0.

P2

C

A.T.

A.T.

A.T.

A.T.

R1.4.

El desarrollo del sistema de calidad junto con el de I+D+i nos permite modelizar, optimizar e informatizar cualquier proceso de gestión de información



La repercusión de la I+D+i y la accesibilidad en nuestra empresa.

En Marcanet nos dimos cuenta de que nuestra característica principal no era ser un Centro Especial de Empleo, si no que ésta circunstancia nos había impuesto la Innovación como necesaria cultura empresarial

Prácticamente el 95% de la información que generamos para tramitar una solicitud de marca, se hace de manera automática a partir de la solicitud online que el propio cliente nos remitió

Trabajar con personas discapacitadas nos ha obligado a desarrollar herramientas de productividad que, a continuación son empleadas por toda la empresa, ya que todos los trabajadores experimentan los problemas en los mismos puntos de los procesos, sufran discapacidad o no!

Puntos críticos encontrados por personal con discapacidad

Puntos críticos encontrados por el personal



Accesibilidad y productividad.

Hace casi 10 años algunos trabajadores nos plantearon el problema que les suponía recoger los papeles de la bandeja del FAX y el manejo de las carpetas con la documentación de los expedientes.

En 2007 implantamos el sistema de gestión de expedientes y sistema documental totalmente rediseñado, en el que se podían generar todos los documentos necesarios dinámicamente a partir de la información almacenada

En 2013 acabaron de caducar los expedientes tramitados con el sistema antiguo, y destruimos 2000kg de documentos. Actualmente sólo se conservan las notificaciones originales provenientes de organismos oficiales, y la media mensual de páginas impresas por nosotros es inferior 40.

En 2004 era impensable no tener los papeles del

expediente

En 2014 es impensable que el sistema no genere una

notificación en PDF y la envíe automáticamente por correo

Inversión estratégica

Compromiso



Accesibilidad y productividad: Retorno de la inversión y riesgo.


Más análisis de procesos

Más Tecnología

Más Inversión

Mayor productividad

Mayor Accesibilidad

Mayor Competitividad

Menos papel

Menos Energía

Menos Aprovisionamientos

Menos Obstáculos

Menos Mantenimiento

Menos contaminación

Menos Búsquedas

Menos Tareas

Menos Costes

Menos Errores

Valor Contable. Amortización y envejecimiento del software


Inversiones, decisiones y compromiso.En 2010 obtuvimos la Certificación ISO 27001 para nuestras instalaciones, desde las que damos servicio a varios países.

Sin embargo, al desarrollar la infraestructura necesaria para la Alta Disponibilidad, tuvimos que renunciar a la Accesibilidad Física a la Sala de Servidores por varios motivos:

-Restricción de acceso: obligatoriedad de cerrar las puertas con llave

-Restricción de acceso: mover toda la infraestructura necesaria a la misma sala no nos permitía mantener la anchura de paso necesario del personal en condiciones de seguridad, por lo que no podíamos permitir el acceso.

-Restricción de acceso: la duplicidad del hardware no nos permitía tener conectados los equipos a los periféricos de manera continua

Aunque la ISO 27001 garantizaba la continuidad de negocio ante cualquier contingencia técnica, tuvimos que aceptar que el despliegue elegido no fue el acertado



El salto a la nube.

En el plan estratégico de 2013 aprobamos la virtualización de los servidores tras valorar los siguientes aspectos negativos:

-Costes de amortización de servidores y licencias-Accesibilidad física a las instalaciones-Costes de aprovisionamiento de repuestos-Consumo energético: gasto e impacto medioambiental

Esta decisión supuso un 70% de ahorro directo en el consumo eléctrico de la empresa, si no que liberó circulante que de otra manera se tendría que haber dedicado a la amortización de los servidores




La estrategia en la nube.Solicitudes y Asesoramiento:MarcasPatentesDominioLOPD LSSI

Sistema de archivos (Cloud)

Back Office

Sistema de gestión de expedientes

Web Marcanet.com

Servicios de datos

CEGD MurciaMi casa

Mi Tablet

Mi Teléfono

Mi Portátil


Resultados y continuidad

Actualmente, todo el sistema de producción e información de Marcanet se halla virtualizado, simplificando la estructura económica y ofreciendo las siguientes ventajas competitivas:Accesibilidad total mediante Escritorio Remoto a los servidores

Aumento de la seguridad, al separar físicamente la red de producción de la gestión . Modularidad y aislamiento: bajo acoplamiento.

Especialización en el desarrollo de aplicaciones y delegación del mantenimiento del hardware al proveedor del servicio. Infraestructura de Alta Disponibilidad.

Arquitectura Escalable, óptima para la apertura a bajo coste de servicios en otros países

Accesibilidad total de todos los recursos críticos: aplicaciones , datos y documentos.

Capacidad de conexión con la oficina desde cualquier ubicación: mejora de los tiempos de respuesta al cliente, conciliación de la vida laboral y familiar, reducción de los períodos de baja a favor del trabajo remoto




ConclusionesEn Marcanet, como Centro Especial de Empleo, tuvimos que darnos cuenta de lo unido que estaba nuestro destino al de la tecnología

Accesibilidad – Adaptabilidad - Competitividad

Precisamente este uso de la tecnología resultaba crítico para la continuidad de nuestro negocio, así que creamos un departamento de desarrollo propio

Gracias al desarrollo de nuestro propio software adaptado basado en el estudio de nuestros procesos, los impedimentos funcionales de los trabajadores no suponen una merma en nuestra capacidad productiva

Con la Virtualización no sólo hemos reducido costes y eliminado el principal riesgo para la continuidad de nuestro negocio, si no que además, hemos derribado la última barrera física que quedaba en nuestra empresa, permitiendo el acceso remoto desde cualquier ubicación


Agradecimiento

En definitiva, como sucede con cualquier empresa actual, el CEE debe su competitividad y existencia a la evolución de la tecnología e infraestructuras, pero también al compromiso de sus trabajadores, clientes y sociedad.

Trabajadores

Clientes

Tecnología

Sociedad

Gracias por su atención


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