51576501-Coordinacion-eventos-empresariales

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Regional Distrito Capital

Sistema de Gestión de la Calidad

MÓDULO DE FORMACIÓN:COORDINACIÓN DE EVENTOS

EMPRESARIALES

Versión 2



Sistema deGestión de la

Calidad


Centro de Servicios AdministrativosESTRUCTURA CURRICULAR:ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

MODULO DE FORMACIÓN: COORDINACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

Fecha: Mayo2006

Versión: 2

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Control del Documento

Nombre Cargo Dependencia Firma FechaJuan JoséHernándezMárquez

InstructorAsesorPedagógico

Centro de ServiciosAdministrativos.

Ana MarlenyMurcia de López Instructora Centro de Servicios

Administrativos.Autores

Ana HelenaZabalaRodríguez Instructora Centro de Servicios

Administrativos.

Revisión

Jairo GarcíaPlata

Y lit R biAsesoresP d ó i

Regional DistritoC it l

Mayo de2006




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TABLA DE CONTENIDOPágina

PRESENTACIÓN 41. NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL 61.1 ELEMENTOS DE COMPETENCIA 61.2 COMPONENTES NORMATIVOS 7

2. DIAGRAMA DE DESARROLLO Y EJE INTEGRADOR 113. UNIDADES DE APRENDIZAJE 123.1. PLANEACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES 133.1.1 TABLA DE SABERES 133.1.2 RESULTADOS Y ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 193.1.3 MODALIDAD DE FORMACIÓN 193.1.4 PLANEACIÓN METODOLÓGICA DE ACTIVIDADES DE

ENSEÑANZA-APRENDIZAJE-EVALUACIÓN 203.2 EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES 343.2.1 TABLA DE SABERES 343.2.2 RESULTADOS Y ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 383.2.3 MODALIDAD DE FORMACIÓN 383.2.4 PLANEACIÓN METODOLÓGICA DE ACTIVIDADES DE

ENSEÑANZA-APRENDIZAJE-EVALUACIÓN 394. TIEMPO MÁXIMO DEL MÓDULO 50

5. PERFIL DEL INSTRUCTOR 506. BIBLIOGRAFÍA 52




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PRESENTACIÓN

En atención al cumplimiento del objetivo de modernizar la oferta de formaciónprofesional impartida en los centros del SENA, y para fomentar lacompetitividad de las empresas y sus trabajadores, en el ámbito global, se hadiseñado el presente módulo de formación que facilite el cumplimiento de lapolítica institucional, para lo cual se optó por el Enfoque Pedagógico, en laFormación Profesional Integral para el desarrollo de CompetenciasLaborales, cuyo propósito es formar trabajadores competentes, que estén en

capacidad de responder a las demandas y a los sectores productivos del paíscon calidad, pertinencia, eficiencia y capacidad de adaptación a los cambiose innovaciones de tipo técnico y tecnológico, en el ámbito nacional einternacional, enmarcado en la Norma de Competencia Laboral: Organizareventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta elobjeto social de la empresa.

Por lo anterior, al Centro de Servicios Administrativos se le ha delegado laresponsabilidad de elaborar el Módulo de Formación: Coordinación deEventos Empresariales, para satisfacer las necesidades de formación de lasempresas de la cadena productiva, con los lineamientos establecidos para laelaboración del diseño curricular para el desarrollo de competencias en laFormación Profesional Integral.

El propósito de este módulo es ofrecer los lineamientos técnicos,tecnológicos y de formación, a todos los docentes de la especialidad, paraque aborden el proceso de Formación Profesional Integral de los alumnos,con unidad de criterio, que posibilite la adquisición de las competenciaslaborales: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales,teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.

Este diseño contiene: La Norma de Competencia elementos de competencia




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Regional Distrito CapitalCentro de Servicios Administrativos

ESTRUCTURA CURRICULAR:ASISTENCIA ADMINISTRATIVA


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Diseño elaborado para ser aplicado en la modalidad de formación presencialy de esta manera responder a las necesidades de formación, del nuevo

talento humano y a la cualificación de los trabajadores de las empresas.

De acuerdo con la Clasificación Nacional de Ocupaciones, con este módulose forman trabajadores que podrían desempeñarse como:

• Organizadores de Eventos

Este documento ha sido elaborado y ajustado por el Equipo de Diseño

Curricular del Centro de Servicios Administrativos del SENA, RegionalDistrito Capital y verificado por docentes técnicos especialistas. Está dirigidoa Subdirectores de Centros, Coordinadores Académicos, Instructores,colaboradores y Alumnos.




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1. NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo encuenta el objeto social de la empresa.

1.1 ELEMENTOS DE COMPETENCIA

• Coordinar la planeación de eventos, teniendo en cuenta el procesoadministrativo y las políticas de la Organización.

• Proponer el protocolo de acuerdo con el tipo de evento.

• Divulgar eventos, teniendo en cuenta el plan general.




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1.2 COMPONENTES NORMATIVOS

Elemento de Competencia 1: Coordinar la planeación de eventos, teniendoen cuenta el proceso administrativo y las políticas de la organización.

CRITERIOS DE DESEMPEÑO CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓNESENCIALES

El trabajador es competente si:

a) El objetivo del evento es definido conclaridad.

b) La planeación incluye la conformación delComité Organizador.

c) Las actividades y responsabilidades sondefinidas de acuerdo con el perfil de losintegrantes del Comité.

d) La planeación incluye los cronogramas,general y por comités, teniendo en cuenta elobjetivo del evento.

e) La planeación define el presupuesto teniendoen cuenta las políticas de la Organización.

f) La planeación incluye los diferentescontactos: invitados, ponentes,reservaciones, entre otros, de acuerdo con laclase de evento.

g) La planeación cubre los sistemas deseguridad de acuerdo con el tipo de evento.

h) El proceso administrativo es aplicado en larealización del evento.

i) La planeación incluye los equiposaudiovisuales, teniendo en cuenta lasolicitud del cliente.

j) El presupuesto es ajustado teniendo encuenta las contingencias del evento.

1. Proceso Administrativo (a, b, c, d, e, f, g,

h, i)2. Concepto de presupuesto (e, j)3. Organización logística (f, g, m, i, k, l)4. Idioma Extranjero (f, l, m)5. Normas de Gestión de la Calidad (n)




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RANGO DE APLICACIÓN EVIDENCIAS REQUERIDAS

TIPOS DE EVENTOS: Académicos, Culturales,empresariales, deportivos, políticos, sociales yreligiosos.

COBERTURA: Planeación, organización,realización y evaluación.

PRODUCTO: Informe sobre la planeaciónde un evento

DESEMPEÑO: Verificación de las etapasdel proceso administrativo

CONOCIMIENTO: Prueba escrita sobreplaneación de eventos.




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Elemento de Competencia 2: Proponer el protocolo de acuerdo con el tipode evento.



a) La propuesta corresponde al tipo deevento.

b) El protocolo está de acuerdo con lasnormas internacionales.

c) La propuesta incluye el protocolo aplicadoen las diferentes etapas del evento.

d) La propuesta está de acuerdo con elpresupuesto asignado.

1. Tipos de protocolos (a, b,)2. Presentación de propuestas (a, b, c, d)3. Etapas de un evento (a, c)4. Normas internacionales de protocolo (b)





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Elemento de Competencia 3: Divulgar eventos, teniendo en cuenta el plangeneral.



a) El medio de divulgación elegido, está deacuerdo con la comunidad a la cual vadirigido el evento.

b) El presupuesto es proyectado teniendo encuenta el medio de divulgación.

c) La divulgación prevé las alianzasestratégicas, de acuerdo con el plangeneral.

d) La divulgación se hace con la anticipaciónrequerida, con base en el plan general.

1. Concepto de divulgación (a, b, c, d)2. Concepto de alianza estratégica (c, d)3. Características de la comunidad objetivo

(a)4. Medios de divulgación (a, b, c, d)5. Formas de presentación de acuerdo con el

medio (a, c, d)6. Expresión oral y escrita (a, c)


TIPOS DE MEDIOS: Personales y masivos. PRODUCTO: Informe de resultados de ladivulgación del evento




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2. DIAGRAMA DE DESARROLLO

Eje integrador: Organizar eventos que promuevan las relacionesempresariales, teniendo en cuenta el objetivo social de la empresa.

INICIO

Procesologístico

[1] Planeación

Planear el montaje del sitiodonde se realizará el evento, deacuerdo con los requerimientos.

Conformar el ComitéOrganizador y demás comités.

Definir actividades y responsa-bilidades de los integrantes delos comités.

Elaborar cronogramas, generalor comités.

Prever los diferentes contactos(asistentes, invitados, ponentesy otros).

Prever la infraestructura, los

equipos audiovisuales y lossistemas de seguridad, deacuerdo con el tipo de evento.

Definir el objetivo del evento

[2] Ejecución

Prever las alianzas estratégicasen la divulgación, teniendo encuenta el plan general.

Elaborar la propuesta deacuerdo con el tipo de evento,el protocolo y el presupuestoasignado.

Aplicar el protocolo de acuerdocon las normas internacionalesy nacionales.

Realizar la divulgación delevento con antelación y conbase en el plan general.

Ajustar el presupuesto.

Elegir el medio de divulgaciónacorde con la comunidad a lacual va dirigido el evento.




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3. UNIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Planeación de Eventos Empresariales

3.2 Ejecución de Eventos Empresariales



Sistema deGestión de laCalidad




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3.1 Planeación de Eventos Empresariales

3.1.1 TABLA DE SABERES

SABERConceptos, principios,

hechos, teorías

SABER HACERProcedimientos cognitivos y

motrices

SERActitudes y valores

•Evento. Concepto- Clasificación de eventos

- Agentes que intervienen enun evento.- Etapas del evento- Estructura general de unevento (Organigrama).- Objetivos: general yespecíficos- Manual de funciones yprocedimientos para la

organización del evento- Definición de la poblaciónobjeto•Fecha y duración del evento.•Procesadores de texto- Características y usos• Internet• Intranet•Correo Electrónico

•Soportes documentales.•Normas y Legislaciónvigentes para la conservaciónde documentos en diferentessoportes documentales.

•Definir el objetivo del evento.

-

Interpretar la culturaorganizacional, misión y visión.- Interpretar los objetivos ypropósitos del evento.- Identificar las clases deeventos.- Diferenciar las etapas delevento.- Proponer el proyecto demanual de funciones yprocedimientos para laorganización del evento.- Interpretar el manual defunciones y procedimientospara la organización delevento.- Utilizar las diferentestecnologías para procesar eintercambiar información.

- Conservar la informaciónregistrada en los diferentessoportes documentales, deacuerdo con las normas de laOrganización y la legislaciónvigente.

•Riguroso en elcumplimiento de las

normas y procedimientosestablecidos y con lasnormas y legislaciónvigentes para laorganización yconservación de losdocumentos, producto delevento.

•Respetuoso de lospuntos de vista de losdemás y del conductoregular.

•Seguro de losprocedimientos a seguirpara la toma de decisionesy solución de problemas.

•Crítico en el análisisacerca del tipo, magnitud ynaturaleza del evento, deacuerdo con el objetivo.

•Diligente en eldesempeño de las







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- Dirección o ejecución- Control•Perfil profesional. Concepto.•Medios de comunicación.•Vocabulario técnico en inglés,relacionado con eventosempresariales y sociales.- Adjectives and Adverbs- Responsibilities- Roles- Activities- Profiles• Introducing Yourself- Name: Family, Middle, first,age, weigh, height.- Identification card- Passport card- Nationality- Address- Phone numbers- Likes and dislikes-

Army - Rank- Organizational structures:Companies, Enterprises,Entities, Corporations- Occupations- Professions- Jobs

•Manual de funciones yprocedimientos para laorganización del evento.•Criterios para laprogramación de actividades:- Académicas- Científicas- Culturales

S i l

uno.- Identificar las fases delproceso administrativo.

- Aplicar el procesoadministrativo.- Establecer los medios decomunicación entre losdiferentes comités.- Identificar e interpretar elvocabulario técnico, en inglés,relacionado con la planeacióndel evento y conformación de

los comités requeridos, deacuerdo con el tipo de evento.- Aplicar el vocabulario técnico,en inglés, relacionado con laplaneación del evento y laconformación de los comitésrequeridos, de acuerdo con eltipo de evento.

•Definir actividades yresponsabilidades de losintegrantes de los comités.

- Aplicar el manual defunciones y procedimientos enla organización del evento.- Determinar las funciones yresponsabilidades del comitéorganizador

•Cuidadoso con el manejode las relaciones

interpersonales, delconducto regular, de supropio idioma y delextranjero.

•Responsable en elcumplimiento de loscompromisos y actividadesa su cargo; durante la

organización y ejecucióndel evento; control deltiempo, manejo deprioridades y con lautilización de los equipos asu disposición.

•Objetivo en susapreciaciones y en el

cumplimiento de loscompromisos relacionadoscon el desempeño de susfunciones.•Meticuloso con laaplicación del idiomapropio y del extranjero.•Estricto en la aplicaciónde las normas de etiquetay protocolo durante laplaneación del evento.







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• Introducing Yourself- Name: Family, Middle, first,age, weigh, height.

- Identification card- Passport card- Nationality- Address- Phone numbers- Likes and dislikes- Army - Rank- Organizational structures:Companies, Enterprises,

Entities, Corporations- Occupations- Professions- Jobs•Making Appointments. Timeexpressions:- Days- Months- Numbers- Verb To Be: Yes/No.- Information questions.•Logística:- Servicios- Inscripciones- Reservaciones: pasajes yalojamiento.- Recepción en aeropuertos yterminales.- Transporte

- Señalización- Primeros auxilios y médicos- Traducción simultánea- Intérprete.•Vocabulario técnico en inglés.•Answering the phone:

Commands

- Realizar cronogramas deactividades para cada comité ypara cada uno de los

integrantes.- Planear la agenda, deacuerdo con el tipo de evento.- Ajustar la agenda de acuerdocon el tipo de evento.- Identificar e interpretar elvocabulario técnico, en inglés,relacionado con eventos,definición de actividades y

responsabilidades de losintegrantes de los comités.- Aplicar el vocabulario técnico,en inglés, relacionado coneventos, definición deactividades yresponsabilidades de losintegrantes de los comités.- Aplicar el vocabulario técnico,en inglés, en la elaboración dela agenda del evento.







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evento: Conferencistas oponentes, asistentes, invitadosy colaboradores.

- Perfil de los asistentes.•Normas técnicascolombianas y de calidad parala elaboración y presentaciónde documentos.•Vocabulario técnico en ingléspara etiqueta en el vestir.•Make – up• Type – Writing

- Invitation cards and letters.- Thanking cards and letters.- Organizational Portfolio.•Giving address:- Ordinal numbers- Places of the city- Prepositions: In, on, at- Verb To Be- Information questions.

•Ubicación geográfica:- Infraestructura y recursos- Instalaciones locativas•Manual de funciones yprocedimientos.•Equipos, materiales yelementos•Medidas de seguridad y saludocupacional: para el personalasistente, las instalaciones ylos equipos audiovisuales.•Vocabulario técnico en inglés

- Identificar las característicasdel evento.- Establecer el perfil

profesional de los asistentes alevento.- Determinar el perfil de losconferencistas o ponentes.- Interpretar las normastécnicas colombianas y decalidad para la elaboración ypresentación de documentos.- Aplicar las normas técnicas

colombianas y de calidad parala elaboración y presentaciónde documentos.- Identificar e interpretar elvocabulario técnico, en inglés,en las comunicaciones con losdiferentes contactos,relacionadas con el evento.- Aplicar el vocabulario técnico,en inglés, en lascomunicaciones con losdiferentes contactos,relacionados con el evento.

•Prever la infraestructura, losequipos audiovisuales y lossistemas de seguridad, deacuerdo con el tipo de evento.

- Proponer y definir laubicación geográfica y el sitiopara la realización del evento.- Identificar los sistemas deseguridad.- Determinar los sistemas deseguridad







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•Normas de etiqueta yprotocolo:

- Internacional- Nacional.•Montaje del sitio para elevento:- Espacios- Equipos

•Conceptos de:- Memorias- Conferencia- Ponencia.- Información•Recolección de información

Edición almacenamiento de

elementos y demás recursosrequeridos para la realizacióndel evento.

- Aplicar el vocabulario técnico,en inglés, correspondiente amuebles, equiposaudiovisuales, elementos ydemás recursos requeridospara la realización del evento.

•Planear el montaje del sitiodonde se realizará el evento,

de acuerdo con losrequerimientos.

- Identificar las normas deprotocolo, internacionales ynacionales, acordes con el tipode evento.- Especificar las necesidadesy distribución de escenarios deacuerdo con losrequerimientos de losponentes y el tipo de evento.- Establecer los equipos ymedios audiovisualesrequeridos por cada ponente.- Verificar el montaje del sitiodestinado para la realizacióndel evento.

•Planear la recopilación de lainformación de las memorias.

- Establecer contactos con losponentes para concertar formay entrega de las ponencias oconferencias







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- Ingresos y egresos- Base Cero- Históricos•Proyección presupuestalrequerida por comités:Progresión aritmética,geométrica y exponencial.•Razones financieras: TasaInterna de Retorno (TIR),Valor Neto Actual (VNA) oValor Presente Neto (VPN).•Normas y políticas

institucionales.•Medios de divulgación:Campaña publicitaria: afiches,circulares, boletines, vallas,fotografías, volantes,plegables, avisos de prensa,radio, televisión e Internet.•Divulgación de eventos:- Tecnología: Web, videos,

otros.- Tipos de divulgación:Masivos y personales.•Normas y procedimientosinstitucionales.

•Normas y procedimientosinstitucionales.

divulgación.

- Interpretar el presupuesto.

- Establecer los serviciosrequeridos para el desarrollodel evento.- Solicitar cotizaciones a losposibles proveedores de losservicios requeridos.- Identificar los diferentesmedios de divulgación.- Seleccionar los medios de

divulgación requeridos.- Establecer el presupuestogeneral y para cada comité.- Identificar los servicios ycostos que ofrece el evento.- Estimar un porcentaje sobreel costo del evento paraimprevistos.- Cuantificar los costos delevento.- Cuantificar los beneficios delevento.- Calcular el costo beneficio delevento, de acuerdo con el tipode empresa.

•Prever servicios detraducción y medios decomunicación, teniendo en

cuenta los requerimientos.

- Establecer las necesidadesde servicios de traducción ymedios de comunicación.- Realizar contactos para laconsecución de servicios de







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3.1.2 RESULTADOS Y ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

UNIDAD DE APRENDIZAJE: Planeación de Eventos Empresariales

3.1.3 MODALIDAD DE FORMACIÓN: Presencial

Resultados de Aprendizaje Actividades de Enseñanza-Aprendizaje-Evaluación Duraciónde cadaActividad

• Organizar eventos y conformarcomités, de acuerdo con el tipode evento y las políticasinstitucionales.

• Coordinar las responsabilidadesde los comités, de acuerdo conlas políticas de la Organización.

• Organizar eventos y conformarcomités, de acuerdo con el tipode evento y las políticasinstitucionales.

- Actividades en español: 39 Horas - Actividades en inglés: 51 Horas

• Coordinar las responsabilidadesde los comités, de acuerdo conlas políticas de la Organización.

- Actividades en español: 33 Horas-

Actividades en inglés: 67 Horas

90

100

TOTAL HORAS DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE 190



Sistema de Gestiónde la Calidad




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3.1.4 PLANEACION METODOLOGICA DE ACTIVIDADES DE ENSEÑANZA-APRENDIZAJE-EVALUACIÓN

Módulo de Formación: Coordinación de Eventos Empresariales Duración: 270 HorasUnidad de Aprendizaje: Planeación de Eventos Empresariales Duración: 190 HorasResultado de Aprendizaje: Organizar eventos y conformar comités, de acuerdo con el tipo de evento y las

políticas institucionales.Modalidad de Formación: Presencial.Actividad de Enseñanza- Aprendizaje-Evaluación: Organizar eventos y conformar comités, de acuerdo con eltipo de evento y las políticas institucionales. Duración: 90 Horas

CONTENIDOSSABER

SABER-HACERSER

CRITERIOS DEEVALUACIÓN

EVIDENCIAS DEAPRENDIZAJE

TÉCNICAS EINSTRUMENTOSDE EVALUACIÓN

ESTRATEGIAS

METODOLÓGICAS

SABER:

•Evento. Concepto- Clasificación de eventos- Agentes que intervienen en un evento.- Etapas del evento- Estructura general de un evento (Organigrama).- Objetivos: general y específicos

- Manual de funciones y procedimientos para laorganización del evento- Definición de la población objeto•Fecha y duración del evento.•Procesadores de texto- Características y usos• Internet• Intranet•Correo Electrónico

• Interpretaresponsablemente elobjetivo del evento deacuerdo con losrequerimientos de laOrganización.

•Describe de maneracrítica los eventos y

sus etapas, teniendoen cuenta la magnitudy la naturaleza.

•Propone de maneracomprometida laconformación delcomité organizador ylos demás comités, de

DE CONOCIMIENTO: Respuesta apreguntas sobre:

•Eventos:- Clasificación- Agentes- Etapas del evento

- Comités- Estructura generalde un evento(Organigrama).- Objetivos.

•Fases y conceptosdel Proceso

TÉCNICA:

Formulación depreguntas.

INSTRUMENTOS:

Cuestionarios.

TÉCNICA:ObservaciónSistemática.

INSTRUMENTOS:

Listas deverificación.

INSTRUCTOR:

•Realiza la introducciónal módulo a través de uncuadro sinóptico u otraestrategia pedagógica,atiende inquietudes yhace precisiones.

•Diseña guías deaprendizaje para eldesarrollo de lastemáticas.

•Orienta sesiones deinvestigación, análisis yestudio a través deestrategias de







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•Definir actividades y responsabilidades de losintegrantes de los comités.- Aplicar el manual de funciones y procedimientos en laorganización del evento.- Determinar las funciones y responsabilidades delcomité organizador.- Precisar las funciones y responsabilidades de cada

comité.- Definir las funciones y responsabilidades de losintegrantes de cada comité.- Establecer el presupuesto general y para cadacomité.•Elaborar cronogramas, general y por comités.- Realizar cronogramas de actividades para cadacomité y para cada uno de los integrantes.- Planear la agenda, de acuerdo con el tipo de evento.- Ajustar la agenda de acuerdo con el tipo de evento.-

Identificar e interpretar el vocabulario técnico, eninglés, relacionado con eventos, definición deactividades y responsabilidades de los integrantes delos comités.- Aplicar el vocabulario técnico, en inglés, relacionadocon eventos, definición de actividades yresponsabilidades de los integrantes de los comités.- Aplicar el vocabulario técnico, en inglés, en laelaboración de la agenda del evento.•Prever los diferentes contactos (asistentes, invitados,ponentes y otros).- Identificar las características del evento.- Establecer el perfil profesional de los asistentes alevento.- Determinar el perfil de los conferencistas o ponentes. - Interpretar las normas técnicas colombianas y decalidad para la elaboración y presentación dedocumentos.- Aplicar las normas técnicas colombianas y de calidad

• Interpreta de maneraobjetiva las normastécnicas colombianas yde calidad para laelaboración ypresentación dedocumentos.

•Aplicaresponsablemente lasnormas técnicascolombianas y decalidad en laelaboración ypresentación dedocumentos.

•

Elaboracuidadosamente, enespañol y en inglés,tarjetas y cartas deinvitación y deagradecimiento,relacionadas con elevento.







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para la elaboración y presentación de documentos.- Identificar e interpretar el vocabulario técnico, eninglés, en las comunicaciones con los diferentescontactos, relacionadas con el evento.•Aplicar el vocabulario técnico, en inglés, en lascomunicaciones con los diferentes contactos,relacionados con el evento.

SER:

•Riguroso en el cumplimiento de las normas yprocedimientos establecidos y con las normas ylegislación vigentes para la organización yconservación de los documentos, producto del evento.•Respetuoso de los puntos de vista de los demás y delconducto regular.•Responsable en el control del tiempo, manejo de

prioridades y con la utilización de los equipos a sudisposición.•Seguro de los procedimiento a seguir para la toma dedecisiones y solución de problemas.•Crítico en el análisis acerca del tipo, magnitud ynaturaleza del evento, de acuerdo con el objetivo•Diligente en el desempeño de las actividadesrelacionadas con la organización del evento.•Comprometido con las funciones inherentes a su rol,de acuerdo con lo establecido en el cronograma de

actividades.•Cuidadoso con el manejo de las relacionesinterpersonales, del conducto regular, de su propioidioma y del extranjero.







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ESCENARIOS O AMBIENTES DEAPRENDIZAJE

•Aula de clase•Taller de servicio al cliente.•Laboratorio English Discoveries•Entorno laboral• Internet

MEDIOS DIDÁCTICOS

•Software English Discoveries•Software the Hotelier•Software Project.•Textos:

- On the Job- Enciclopedia de la Secretaria Moderna, volúmenes 1-4.-

Manual Bilingüe de Correspondencia para Secretarias.- Interchange English Series.- Enterprise English Series

•Guías de Aprendizaje

•Videos:

- Curso de Inglés Follow me. BBC: Lecciones 1-8- Starting business in English. Lecciones 1-10 y 11-20







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- Establecer las necesidades de servicios detraducción y medios de comunicación.- Realizar contactos para la consecución deservicios de traducción y medios decomunicación, y obtener las cotizacionesrespectivas.- Coordinar la consecución de servicios de

traducción y medios de comunicación, deacuerdo con los requerimientos, las normas ylos procedimientos de la Organización.

SER:

•Riguroso en el cumplimiento de las normas yprocedimientos establecidos y con las normasy legislación vigentes para la organización yconservación de los documentos, producto delevento•Responsable en el cumplimiento de loscompromisos y actividades a su cargo;durante la organización y ejecución delevento; control del tiempo, manejo deprioridades y con la utilización de los equiposa su disposición.•Cuidadoso con el manejo de las relacionesinterpersonales, del conducto regular, de supropio idioma y del extranjero.•Diligente en el desempeño de las actividades

relacionadas con la organización del evento.•Objetivo en sus apreciaciones y en elcumplimiento de los compromisosrelacionados con el desempeño de susfunciones.•Meticuloso con la aplicación del idiomapropio y del extranjero.

recursos requeridospara la realización delevento.

información relacionadacon el proceso deinscripción de tresparticipantes al evento,cara a cara y a través delos medios tecnológicos.

•

Interpretación ycomprensión de dosmensajes escritos eninglés, relacionados conlas funciones de uno delos comités.

• Interpretación ycomprensión de dosmensajes orales eninglés, relacionados conel proceso de inscripciónal evento.

•Diálogo, en inglés, condos participantes oinvitados a un evento, enatención a la confirmaciónde tiquetes de viaje ycumplidos de comisión.

DE PRODUCTO:

•Registro por escrito dedos mensajes en inglés,referentes a la entrega delas memorias del evento.

práctica de formación para eltrabajo, en español y eninglés.

F h M 2006







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MEDIOS DIDÁCTICOS


- On the Job- Enciclopedia de la Secretaria Moderna, volúmenes 1-4.- Manual Bilingüe de Correspondencia para Secretarias.- Interchange English Series.

- Enterprise English Series


•Videos:

- Curso de Inglés Follow me. BBC: Lecciones 1-8- Starting business in English. Lecciones 1-10 y 11-20- Organización de un Evento- Organización y Desarrollo de un Panel




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ESTRUCTURA CURRICULAR:

ASISTENCIA ADMINISTRATIVAMODULO DE FORMACIÓN: COORDINACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

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3.2 Ejecución de Eventos Empresariales

3.2.1 TABLA DE SABERES

SABERConceptos, principios, hechos y

teorías

SABER HACERProcedimientos cognitivos y

motrices

SERActitudes y Valores

•Fases de alistamiento deacuerdo con el tipo de evento:

- Registro de asistentes:Invitados especiales yparticipantes inscritos.- Manual de funciones yprocedimientos del evento.- Equipos, implementos, útiles deoficina y demás elementos.- Instalaciones locativas, dotacióne inventarios.

- Logística: Señalización yservicios.- Decoración, iluminación yambientación.•Normas técnicas colombianaspara la elaboración ypresentación de documentos.

•Elaborar la propuesta deacuerdo con el tipo deevento, el protocolo y elpresupuesto asignado.

- Analizar el tipo de evento ylos requerimientos delcliente.- Establecer el protocolo deacuerdo con el tipo deevento.

- Consultar el presupuestodel evento.- Interpretar las normastécnicas para la elaboracióny presentación dedocumentos.- Aplicar las normas técnicaspara la elaboración ypresentación de

documentos.- Presentar propuesta deservicios y costos deacuerdo con el presupuestoasignado para la realizacióndel evento.

•Riguroso en la aplicación delas normas técnicas para laelaboración y presentación dedocumentos comerciales; elprotocolo requerido y laspolíticas de la institución.

•Cuidadoso en su actuar, con elmanejo del conducto regular, latoma de decisiones y lautilización del idioma propio y

extranjero.

•Diligente e Interesado encontribuir con la armonía y eldesarrollo de las funcionesrelacionadas con la realizacióndel evento, teniendo en cuentael tipo de evento, el protocolo yel presupuesto asignado.

•Meticuloso con la aplicación delas normas y los procedimientos. •Cortés y respetuoso en eldesarrollo de las relacionesinterpersonales a todo nivel




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- Compra y venta•Alianza estratégica•Vocabulario técnico en inglés,

relacionado con eventosempresariales y sociales.- Adjectives and Adverbs- Responsabilities- Roles- Activities- Profiles• Introducing Yourself- Name: Family, Middle, first, age,

weigh, height.- Identification card- Passport card- Nationality- Address- Phone numbers- Likes and dislikes- Army - Rank- Organizational structures:Companies, Enterprises, Entities,

Corporations- Occupations- Professions- Jobs•Making Appointments. Timeexpressions:- Days- Months- Numbers

•Normas de etiqueta y protocolointernacional y nacional.•Montaje del auditorio

•Prever las alianzasestratégicas en la

divulgación, teniendo encuenta el plan general.

- Identificar la comunidad ala cual va dirigido el evento.- Identificar estrategias dedivulgación.- Identificar los contactospara posibles alianzas.- Seleccionar los contactospara concretar las posiblesalianzas estratégicas.

•Realizar la divulgación delevento con antelación y conbase en el plan general.

- Prever los tiempos para ladivulgación oportuna del

evento.- Identificar e interpretar elvocabulario técnico, eninglés, relacionado con ladivulgación del evento, deacuerdo con el plan general.- Aplicar el vocabulariotécnico, en inglés, en ladivulgación del evento, de

acuerdo con el plan general. •Aplicar el protocolo deacuerdo con las normasinternacionales ynacionales.

del evento.

•Oportuno en el alistamiento y

el trámite de los procesosrelacionados con lapresentación de propuestas demedios para la divulgación delevento y en el apoyo a lasactividades que ejecutan otroscomités.

•Objetivo en la consecución decontactos para posibles alianzasy convenios institucionales.,




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•Presupuesto. Concepto•Estructura del presupuesto

•Tipos de presupuesto:- Ingresos y egresos- Base Cero- Históricos•Proyección presupuestalrequerida por comités:Progresión aritmética,geométrica y exponencial.•Razones financieras: Tasa

Interna de Retorno (TIR), ValorNeto Actual (VNA) o ValorPresente Neto (VPN).Índice dePrecios al Consumidor (IPC).•Normas y políticasinstitucionales.

•Proceso Administrativo•Fase de ejecución:- Inauguración e instalación.- Agenda- Cierre y clausura•Vocabulario técnico en inglésrelacionado con el desarrollo delevento.• Introducing Yourself- Name: Family, Middle, first, age,weigh, height.- Identification card

- Passport card- Nationality- Address- Phone numbers- Likes and dislikes- Army - Rank

•Ajustar el presupuesto.

- Determinar los gastosgenerados para larealización del evento.- Calcular los ingresos porinscripciones y otrosservicios, producto delevento.- Prever el estimativo paraimprevistos.- Ajustar el presupuesto deacuerdo con los costosreales o IPC vigente.

•Aplicar el procesoadministrativo para larealización del evento.

- Apoyar los procesos de loscomités que lo requieran.- Realizar la recepción departicipantes, invitados yconferencistas, en español yen inglés.- Realizar el alistamientoinicial y final para la

instalación y desarrollo delevento, siguiendo elprotocolo y la etiquetarequeridos (himnos,banderas, atril, disposiciónde la mesa directiva, otros).

Entregar memorias




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- Verb To Be- Grammar Structures- Information questions.•

Make – up•Type – Writing- Invitation cards and letters.- Thanking cards and letters.- Organizational Portfolio.•Giving address:- Ordinal numbers- Places of the city- Prepositions: In, on, at- Verb To Be- Information questions.•Making Appointments. Timeexpressions:- Days- Months- Numbers- Verb To Be: Yes/No.- Information questions.•Fase de Evaluación del evento

(post-evento):- Análisis y Diagnóstico- Plan de mejoramiento•Agradecimientos:- Tarjetas- Comunicaciones protocolarias.•Archivo del evento:- Conservación documental- Soportes documentales

- Memorias

- Producir y enviar tarjetas ycomunicaciones deagradecimiento en inglés y

en español.- Organizar y entregar, a lainstancia respectiva, elarchivo correspondiente alevento.



Sistema de

Gestión de laCalidad




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3.2.2 RESULTADOS Y ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

UNIDAD DE APRENDIZAJE: Ejecución de Eventos Empresariales

3.2.3 MODALIDAD DE FORMACIÓN: Presencial

Resultados de AprendizajeActividades de Enseñanza-

Aprendizaje-EvaluaciónDuraciónde cadaActividad

• Divulgar el evento teniendo encuenta el medio, el protocolo ylas normas de la Organización.

• Aplicar el procesoadministrativo al desarrollo delevento, de acuerdo con elprotocolo, los medios dedivulgación y las políticas de laOrganización.

• Divulgar el evento teniendo encuenta el medio, el protocolo ylas normas de la Organización.

- Actividades en español: 13 Horas - Actividades en inglés: 27 Horas

• Aplicar el procesoadministrativo al desarrollo delevento, de acuerdo con elprotocolo, los medios dedivulgación y las políticas de laOrganización.

- Actividades en español: 20 Horas- Actividades en inglés: 20 Horas

40

40

TOTAL HORAS DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE 80




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Centro de Servicios AdministrativosESTRUCTURA CURRICULAR:


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antelación y con base en el plan general.- Prever los tiempos para la divulgaciónoportuna del evento.- Identificar e interpretar el vocabulariotécnico, en inglés, relacionado con ladivulgación del evento, de acuerdo con elplan general.Aplicar el vocabulario técnico, en inglés,en la divulgación del evento, de acuerdo

con el plan general. SER:

•Riguroso en la aplicación de las normastécnicas para la elaboración ypresentación de documentoscomerciales; el protocolo requerido y laspolíticas de la institución.•Cuidadoso en su actuar, con el manejodel conducto regular, la toma dedecisiones y la utilización del idiomapropio y extranjero.•Diligente e Interesado en contribuir conla armonía y el desarrollo de lasfunciones relacionadas con la realizacióndel evento, teniendo en cuenta el tipo deevento, el protocolo y el presupuestoasignado.•Responsable y oportuno con elcumplimiento de los compromisos y

actividades a su cargo.•Meticuloso con la aplicación de lasnormas y los procedimientos.•Oportuno en la realización de lasactividades a su cargo.

ejecución del evento.

•Comprensión de dosmensajes orales en inglés,relacionados con elmontaje del auditorio.

DE PRODUCTO:

•Una propuesta para larealización de un evento,aplicando las normastécnicas vigentes•Presupuesto y costospara la realización de unevento.

•Dos mensajes escritosen inglés, relacionadoscon las normas deprotocolo para larealización de un evento.

•Un anuncio publicitarioen inglés para un evento(adverticement).

•Un plegable en ingléspara la divulgación de un

evento.

proceso de alistamiento parael desarrollo del evento., caraa cara y a través de los mediostecnológicos.


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MEDIOS DIDÁCTICOS


- On the Job- Enciclopedia de la Secretaria Moderna, volúmenes 1-4.- Manual Bilingüe de Correspondencia para Secretarias.- Interchange English Series.- Enterprise English Series


•Videos:

- Curso de Inglés Follow me. BBC: Lecciones 1-8- Starting business in English. Lecciones 1-10 y 11-20




ESTRUCTURACURRICULAR:

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costos reales o IPC vigente.•Aplicar el proceso administrativo para larealización del evento.- Apoyar los procesos de los comités que lorequieran.- Realizar la recepción de participantes,invitados y conferencistas, en español y eninglés.- Realizar el alistamiento inicial y final para lainstalación y desarrollo del evento, siguiendoel protocolo y la etiqueta requeridos (himnos,banderas, atril, disposición de la mesadirectiva, otros).- Entregar memorias.- Entregar certificados de participación yasistencia.- Evaluar el desarrollo del evento por partede los participantes.- Clausurar el evento.- Participar en la evaluación que realiza el

comité organizador a cada uno de loscomités.- Producir y enviar tarjetas y comunicacionesde agradecimiento en inglés y en español.- Organizar y entregar, a la instanciarespectiva, el archivo correspondiente alevento.

SER:

•Diligente e Interesado en contribuir con eldesarrollo armónico de las actividadesrelacionadas con la realización del evento.•Cortés y respetuoso en el desarrollo de lasrelaciones interpersonales, a todo nivel, conparticipantes e integrantes del evento.•Responsable y oportuno en la aplicacióndel proceso administrativo; en el

- Days- Months- Numbers- Verb To Be: Yes/No.

Information questions.

DE DESEMPEÑO:

Resultado de laobservación durantelos procesos de:

•Recepción,información einscripción a tresparticipantes al evento.

•Recepción yubicación a dosconferencistas oponentes, teniendo encuenta las normas deetiqueta y protocolo.

•Recepción yubicación a dos

invitados especiales alevento.

•Diálogo, en inglés,con dos participantes oinvitados a un evento.

de habilidades: hablar, leer,escribir y escuchar, cara acara o a través de cualquiermedio tecnológico.

•Participa en la realización delos talleres de lecto escritura ydictados en inglés.

•Desarrolla las guías de

aprendizaje durante la prácticade formación para el trabajo,en español y en inglés.

•Aporta evidencias deldesempeño durante la prácticade formación para el trabajo,en español y en inglés.

Si t d


ESTRUCTURACURRICULAR:

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cumplimiento del programa establecido ycon los útiles, elementos, y equipos detrabajo, disponibles para el desarrollo delevento.•Cuidadoso en su actuar, con el manejo delconducto regular y la toma de decisiones.

PRODUCTO•Elaboración de unatarjeta y de una cartade agradecimiento,para dos participantesdel evento.•Dos mensajesescritos en inglés.

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MEDIOS DIDÁCTICOS


- On the Job- Enciclopedia de la Secretaria Moderna, volúmenes 1-4.- Manual Bilingüe de Correspondencia para Secretarias.- Interchange English Series.- Enterprise English Series


•Videos:

- Follow me- Starting business English- Videos diversos temas relacionados con actitudes y valores



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4. TIEMPO MAXIMO DEL MODULO

270 Horas

5. PERFIL DEL INSTRUCTOR

5.1 COMPETENCIAS TÉCNICAS Y TECNOLÓGICAS

• Dominio en Normas de Competencia Laboral, relacionadas con latitulación.

• Capacidad para interpretar y comprender en forma sistémica y holística larealidad empresarial, social, cultural, económica y ambiental colombiana.

• Capacidad para comprender, interpretar y armonizar los fenómenostecnológicos y sociales asumiendo posiciones objetivas y crítico-constructivas.

• Habilidad para solucionar problemas y conflictos de interés en los grupos.• Capacidad de liderazgo en la realización de trabajo en equipo, con grupos

interdisciplinarios.• Dominio en la aplicación de normas técnicas vigentes para la elaboración

de comunicaciones protocolarias.• Habilidad en la aplicación de normas y legislación vigente para la

organización y conservación de documentos.• Dominio del idioma inglés relacionado con el desarrollo del módulo.• Habilidad en el manejo de normas de etiqueta y protocolo, internacionales

y nacionales.• Capacidad para la organización de eventos empresariales y sociales.• Habilidad para el manejo de las comunicaciones empresariales.



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• Capacidad para el manejo teórico-práctico de la formación profesionalintegral, en términos de la planeación y orientación de procesos deEnseñanza-Aprendizaje-Evaluación.

• Creativo e innovador que desarrolle el potencial de los alumnos y, por lotanto, construya cultura.• Capacidad para la gestión, el seguimiento y la evaluación de las

actividades inherentes a sus responsabilidades.• Habilidad para desarrollar procesos de administración educativa de

acuerdo con la normatividad institucional.• Dominio crítico para evaluar objetivamente el proceso de Enseñanza

Aprendizaje del alumno, teniendo una comunicación asertiva con elmismo.

• Capacidad para orientar procesos de Enseñanza Aprendizaje Evaluación,para el desarrollo de competencias en los estudiantes.

5.3 COMPETENCIAS ACTITUDINALES

• Responsable frente a la planeación, ejecución y evaluación de lasfunciones asignadas.

• Comprometido con su rol como formador, en el contexto de construcciónde la nación.

• Responsable como facilitador de la apropiación y práctica de lamentalidad emprendedora.

• Diligente durante la generación de procesos de autoformación,

convivencia y trabajo en equipo. • Respetuoso de la diferencia y de la opinión del otro. • Coherente entre lo que piensa, lo que dice y lo que hace. • Comprometido con la Formación Profesional Integral de los trabajadores-

alumnos



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6. BIBLIOGRAFÍA

BONILLA SOTO, María Ligia y MURCIA DE LÓPEZ, Ana Marleny. Servicioal Cliente. Instructoras Centro de Servicios Administrativos, SENA, RegionalBogotá. Bogotá, 263 p.

BRONDO DE ESTRADA, Alicia. Manual bilingüe de correspondencia parasecretarias. 2ª. ed. México, D.F.: Grupo Noriega Editores, 1992. 187 p. ISBN968-18-1723-0.

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de clasificacióndocumental. Bogotá: Editores Gráficos Colombia Ltda., 2001. 28 p. ISBN958-9298-80-X.

________ Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías: Soportesdocumentales alternativos en archivos y centros de información. Bogotá:A.G.N., 2004. 94 p.

________ Guía para administración de comunicaciones oficiales. Bogotá:E-com Creatividad y Marketing Ltda., 2003. 34 p. ISBN 958-9298-78-8.

________ Guía para la conservación preventiva en archivos. Santafé deBogotá: Imprenta Nacional, 1997. 58 p. ISBN 958-9298-68-0.

________ Ordenación Documental. Bogotá: Editores Gráficos Ltda., 2003.36 p. ISBN 958-9298-87-7.

________ Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales enlas entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas:Acuerdo 060 de 2001 Ley 594 de 2000 Bogotá: A G N 2002 24 p



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COLOMBIA. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS YCERTIFICACIÓN. Compendio normas fundamentales sobre gestión de lacalidad y documentos de orientación para su aplicación.

________ Compendio normas técnicas colombianas sobre documentación:Documentación comercial. Santafé de Bogotá: Icontec, 2002.

________ Compendio tesis y otros trabajos de grado. Santafé de Bogotá:Icontec, 1994.

ENCICLOPEDIA de la Secretaria Moderna. Barcelona: Ediciones ALGAR

S.A., 1987. Volúmenes 1-4, ISBN 84-7685-018-2 (Obra completa).

ENTERPRISE ENGLISH SERIES

INTERCHANGE ENGLISH SERIES

L.G., Alexander Students, Book 1, 2 and 4. Bogotá: Voluntad, 1967.

MILLÁN, Ana María. On the job. Mc Graw Hill,

MÜNCH GALINDO, Lourdes y GARCÍA MARTÍNEZ, José. Fundamentos deadministración. 5ª. ed. México: Trillas, 1990 (reimpreso 2004). 240 p. ISBN968-24-3941-8.

PORTO DE MEJÍA, Evelia. El arte de la Etiqueta. Ediciones Gamma:

SERNA GÓMEZ, Humberto. Gerencia estratégica: Planeación y gestión –Teoría y metodología. Incluye guía para el diagnóstico estratégico. 5ª. ed.Santafé de Bogotá: 3R Editores, 1997. 351 p.

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER Comunicación general 3ª

Sistema deG tió d l



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RESUMEN CON INTEGRACION DE COMPETENCIASMODULO UNIDADES DE

APRENDIZAJEACTIVIDADES DE E-A-E HORAS

ACTUALESHORASPROPUESTAS

COMPETENCIAS INTEGRADASC: COMPETENCIA COMUNICATIVAS F: COMPETENCIAS BIOFÍSICAS (CULTURA FÍSICA) ME: MENTALIDAD EMPRENDEDORA CT: COMPETENCIAS TRANSVERSALES

Organizar eventos yconformar comités, deacuerdo con el tipo de evento

y las políticas institucionales.

70 90

C7 Emplear los canales y los protocolos decomunicación internos y externos establecidospor la organización.

Planeación de EventosEmpresariales Coordinar las

responsabilidades de loscomités, de acuerdo con laspolíticas de la Organización

60 100

ME4 Proactivo para generar ideas o alternativasde proyectos tecnologicos empresariales,Capacidad de riesgo, ME5 Crítico en la seleccióny análisis de la información recogida. Sistemicopara establecer variables de crecimientoeconomico, social y tecnologico, ME6 Asertivo ,innovador en el impacto del producto en losclientes, ME7 Organizado e integrador de lasvariables de mercadeo, ME9 Elaborar

presupuesto y proyecciones financieras, ME12Tomar decisiones frente a alternativas creativas einnovadoras frente a situaciones específicas.

Divulgar el evento teniendoen cuenta el medio, elprotocolo y las normas de laOrganización

30 40

C8 Elegir el medio de divulgación y comunicación.

Aplicar el procesoadministrativo al desarrollodel evento, de acuerdo con elprotocolo, los medios dedivulgación y las políticas dela Organización.

40 40

COORDINACIÓN DEEVENTOS

EMPRESARIALES

Ejecución de Eventos

Empresariales

TOTAL HORAS MÓDULO 200 270

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Documents

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