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PASOS PARA ORGANIZAR Y CONSTITUIR UNA COOPERATIVA

Condiciones Fundamentales para la creacin de una Cooperativa:

Para la creacin de una Cooperativa es importante tomar en cuentas algunos

aspectos, a saber:

Puede ser conformada por un nmero no menor a cinco personas,

dispuestas a organizarse y a implementar todos los acuerdos y

objetivos planteados. Se recomienda que sean personas que gocen

de respetabilidad y que en el grupo formado reine la mayor confianza,

y estn dispuestas a cumplir con las condiciones para ser asociados

en las cooperativas, como de sus deberes y derechos.

Es necesario que cada una de las personas que conforman el grupo

posean el vnculo con el objeto de la cooperativa. Aunque la nueva

ley no lo contemple, todos deberan tener experiencia en el campo en

que la cooperativa se va desarrollar;porejemplo: si la cooperativa es

de transporte, todos tiene que saber manejar, obtener la licencia

respectiva, y poseer vehculo con el cual se va a prestar el servicio.

Sin embargo, a travs de la instancia de educacin, en caso de no

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poseer experiencia o conocimientos especializados en el rea, dichos

socios potenciales pueden ser capacitados si as lo requieren.

Las cooperativas deben poseer Fondos de capitalizacin que

conformarn elpatrimonio de la cooperativa, que es obtenido a travs

de las cuotas de participacin de los asociados y otros medios.

Recuerde que las cooperativas deben ser autogestionarias.

Si dentro de los planes de la cooperativa es conseguir financiamiento

para desarrollar una actividad econmica, debe en principio, no slo

contar con una base econmica para que sirva como garanta al

prstamo solicitado, sino tambin debe desarrollar proyectos, realizar

estudios de factibilidad econmica que permitan concretar los

objetivos planteados, demostrando la viabilidad de dichos objetivos

empresariales.

De acuerdo la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas con su

Reglamento, (expuesto en el Capitulo II, artculo 9), el acto de

constitucin de una cooperativa se formalizar en una reunin, en

donde se determinarn aspectos como: la aprobacin de estatutos del

acta Constitutiva, se suscribirn las correspondientes aportaciones y

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se elegirn los miembros directivos de las tres Instancias, (Instancia

Administrativa, Instancia de Control y Evaluacin, y la Instancia

Educativa).

Todo acto de registro de la personalidad jurdica de la Cooperativa

estar libre de pago arancelario segn reza el artculo doce (12) de

Ley. Exencin de Pago. Art. 12 : La inscripcin en el Registro

Pblico del Acta Constitutiva y estatutos de las cooperativas, as como

el registro y expedicin de cualesquiera otro documento otorgado por

las mismas, estar exento de pago de derechos de registro y de

cualquier otra tasa o arancel que se establezca por la prestacin de

este servicio. Como cualquier pago de arancel, ejemplo: el I.V.A.

Sin embargo, el consumo de ciertos productos no estn exonerados

de impuestos. Se recomienda buscar ms informacin en el SENIAT.

Es importante que la liberacin de dichos impuestos deben ser

trasladados en beneficios hacia la comunidad.

Toda cooperativa estar legalmente constituida a travs del registro

de un Acta Constitutiva con sus Estatutos, y su debida suscripcin en

la SUNACOOP. Tambin deber realizar un Reglamento Interno y

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llevar al da los libros; Ambos, debern ser aprobados y sellados en la

SUNACOOP.

Los pasos para Constituir una Cooperativa son:

Paso 1:

Se llenar una planilla de solicitud de nombre o reserva de nombre (que la

SUNACOOP deber suministrar). Cada uno de los renglones de dicha

planilla debern ser completados de manera legible. Los socios de la

cooperativa elegirn tres nombres, la actividad econmica a la cual se

dedicarn, nombres completos, n de cdula, y firmas respectivas, domicilio

de la cooperativa y de la persona autorizada para efectuar los tramites de

reserva de nombre.

Para que seleccionen dicha denominacin o nombre que llevar la

cooperativa, transcurrir un periodo de tiempo determinado por el

Departamento de Correspondencia y al trmino de dicho plazo la

SUNACOOP deber hacer entrega de la Reserva de Denominacin.

La reserva slo se entregar a el represntate legal o a una persona

autorizada.

No habr habilitaciones de solicitudes. Si estos tres (3) nombres

corresponden a cooperativas ya registradas, o existiera algn error en el

documento consignado (por ejemplo: la falta de firmas de los socios

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fundadores, que el tipo de asociacin no sea una cooperativa en el sentido

que se le aada C.A., Asociacin Civil, etc., ilegibilidad.), puede realizar las

correcciones pertinentes para poder realizar otra vez la solicitud.

Es de vital importancia, la conformidad, por ambas partes, de dichos datos

suministrados y autorizados para evitar cualquier inconveniente en el

Registro Subalterno. Por cuanto, la Reserva de Nombre deber acompaar

al Acta Constitutiva y sus Estatutos en el momento que se realice el registro.

Paso 2 :

La Superintendencia certifica, que la denominacin consultada no pertenece

a otra cooperativa y autoriza a que esta pueda ser registrada con esa

denominacin. Desde la fecha del 3 Noviembre del 2003 no exceder de 15

das hbiles para dar su respuesta.

Si es rechazada dicha solicitud tendr que realizar una nueva

solicitud.

Se podr autorizar a la SUNACOOP para que esta le imponga un

nombre, en caso que ninguno de los nombres seleccionado por los

socios est libre.

Puede realizarse algunas modificaciones de los datos de la planilla de

Reserva de Nombre antes de desarrollar el Acta Constitutiva y pasar

al acto de registro.

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Es de importancia recordar que:

a- La Constancia de Reserva de Denominacin solo es valida por 180 das

siguientes a la fecha de expedicin, para la legalizacin del Acta

Constitutiva y estatutos por parte de la oficina Subalterna de Registro

Pblico del domicilio legal de la cooperativa. En caso de exceder a dicho

plazo podr realizar por escrito la solicitud de una prorroga de 90 das.

b- La constancia slo puede ser retirada por los representantes legales de

la cooperativa, y en su defecto, por alguna persona debidamente

autorizada (con fotocopia de cdula y autorizacin del solicitante)

c- El Departamento de Correspondencia de la SUNACOOP no atiende

fuera del horario de oficina. Y atiende estrictamente de Lunes a Jueves,

a un determinado nmero de solicitantes segn el horario.

d- No es posible habilitar dicha solicitud de denominacin, ni retirar el

nombre sin la fotocopia sellada de la Solicitud de Reserva de Nombre.

e- En caso de prdida, se debe encargar el representante legal de la

cooperativa, de hacer llegar una carta donde se explique el problema y

las razones de su solicitud, dirigindose al funcionario autorizado para

que le busque en el sistema.

Paso 3:

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El grupo de personas ya se habrn reunido para redactar los Estatutos, que

establecern entre otras cosas: la estructura organizativa de la cooperativa,

normas de funcionamiento, aporte de los socios, todo el sistema de

organizacin bajo el cual se regir la cooperativa, etc., para proceder

posteriormente a registrar el Acta Constitutiva y sus Estatutos.

Los Estatutos contendrn como mnimo lo establecido en el Artculo 13 de

la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas y su Reglamento.

La gua de acta constitutiva entregada por la SUNACOOP es tan solo un

modelo a seguir, el cual debe ser completado en su informacin, previamente

discutido en asamblea.

Puesto que deber modificarse, tambin debe tomarse en cuenta los

requisitos exigidos por el registro subalterno de la localidad (donde ir la

cooperativa a realizar la actividad econmica). Respetando los requisitos de

entrega y recaudos exigidos por los registros, para otorgarle personalidad

jurdica a la cooperativa.

Todo trmite de registro del Acta Constitutiva de la cooperativa es

absolutamente gratis. En este sentido, antes de registrar el documento

constitutivo, es conveniente revisar y corregir cualquier tipo de error para que

no sea rechazado por el Registro Subalterno de la localidad, tomando en

cuenta: tipo de formato a utilizar (oficio), n de lneas por pgina (30 en la

primera pgina y 34 lneas en las siguientes), interlineado, mrgenes, firmas

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de socios, revisar estatutos mal redactados, domicilio exacto de la

cooperativa, capital pagado y capital suscrito, cuotas de participacin de

socios, etc.

Paso 4:

Una vez aprobados los Estatutos por la Asamblea y firmado por algn

abogado (IMPREABOGADO), se acudir al registro subalterno de la

jurisdiccin donde tendr su sede la cooperativa para proceder a su registro

y obtener as lapersonalidad jurdica.

Los socios autorizados por la Asamblea (que normalmente pertenecen a la

Instancia Administrativa: el presidente y el secretario) para realizar dicho

trmite, deben firmar y consignar: fotocopias de la cdulas de Identidad,

Constancia de Reserva de Denominacin entregada por la SUNACOOP, tres

(3) fotocopias del Acta Constitutiva original.

Tambin, se deber obtener posteriormente al registro en el Ministerio de

Hacienda el R.I.F. Y EL N.I.T de la cooperativa: llenando la planilla y

consignndola con fotocopia del documento constitutivo.

Paso 5:

Enviar a la Superintendencia Nacional de Cooperativas dentro de los quince

(15) das hbiles siguientes a la fecha de registro, dos (2) copias simple del

documento registrado de la cooperativa (fotocopia de todo el documento

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constitutivo, y una copia de la primera pgina para ser sellada en

correspondencia), una carta dirigida a la SUNACOOP solicitando el registro

de dicho documento constitutivo, fotocopia de la cdula del presidente y el

secretario; tambin, indicar en su momento: direccin completa y nombres de

los directivos principales de la cooperativa. La SUNACOOP establecer un

plazo aproximado de veinte a treinta das hbiles para otorgar la certificacin

con el nmero de expediente que identificar el registro de la cooperativa.

Paso 6:

Existen algunos aspectos que habr de atender:

1- Los libros de la cooperativa deben ser estampados, numerados,

foliados y autorizados por la notaria de su jurisdiccin, y ste tramite si

puede implicar alguna tarifa arancelaria, adems de la compra de los

nueve (9) libros, ms aquellos que llevarn cada comit.

2- Si el contador pblico (que debe ser colegiado) no est registrado en

la SUNACOOP debe acudir a la Superintendencia y realizar su

registro. Tambin la Superintendencia puede asignarle algn contador

de no poseer ninguno.

3- Se debe acudir al Ministerio de Hacienda para obtener el R.I.F. y el

N.I.T., despus de haber enviado el documento de registro a la

SUNACOOP.

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4- A nivel organizativo, las cooperativas deben contar con tres tipos de

instancias bsicas: a- La Instancia o Consejo Administrativo. b- La

Instancia o Consejo de Control y Evaluacin. c- La Instancia o

Consejo de Educacin. Y las responsabilidades en cada de las

instancias deben estar debidamente asignadas y aprobadas por la

Asamblea. Adems, pueden asignarse comits y comisiones de

trabajos.

5- Las cooperativas deben desarrollar su Reglamento Interno, discutirlo

ampliamente y aprobarlo en Asamblea. Posteriormente ser remitido

a la SUNACOOP para su aprobacin y sellado.

Nota:

Las cooperativas cuya actividad econmica, se corresponda con la

prestacin de algn servicio pblico, solicitarn al ente

correspondiente la debida autorizacin.