ADMINISTRACIÓN I

Augusto JAVES SANCHEZ

Licenciado en Administración

Maestría en Gestión Estratégica de

Organizaciones

Doctorado en Administración 1

Semana Nº 5

Planeamiento

“Una organización que

busca la calidad sin una

misión, visión y objetivos

claros, es como un barco

en el que todo funciona

bien, pero que no sabe a

donde va.”

EL PROCESO DE PLANEACION

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PLANEAMIENTO

PRESENTE

FUTURO

SITUACION

ACTUAL

ADÓNDE

PRETENDEMOS

LLEGAR

PLANEACION

DÓNDE ESTAMOS

AHORA

PLANES

OBJETIVOS

A ALCANZAR

PLANEACIÓN

• Es la función administrativa que define los objetivos y decide sobre los recursos y las tareas para conseguirlos de manera adecuada. Su principal consecuencia son los planes.

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NECESIDAD E IMPORTANCIA

• Su necesidad se basa en la racionalidad que imprime a las decisiones. Se entiende por racionalidad cómo escoger los medios adecuados para alcanzar determinados objetivos, serian las acciones más adecuadas a los fines propuestos.

• Es importante ya que sin ella la empresa queda perdida en el caos. PLANEAR ES VITAL para las demás funciones administrativas, pierden su significado.

¿PORQUÉ ES IMPORTANTE LA PLANEACIÓN?

Porque nos ayuda a reducir la incertidumbre. Incertidumbre es la falta de conocimiento seguro y claro respecto del desenlace o consecuencias futuras de una acción o situación.

¿QUIÉN ES UN ESTRATEGA?

«Si hubiera dispuesto de tiempo, muy pronto hubiese formado un solo pueblo, y cada uno, al viajar por todas partes, siempre se habría hallado en su patria común».

La determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una

empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de

recursos necesarios para su cumplimiento.

¿QUÉ ES ESTRATEGIA?

¿QUÉ ES TÁCTICA?

Método para lograr un objetivo.

¿QUÉ ES PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO?

Planeamiento estratégico es el proceso mediante el cual una organización define su visión, misión, objetivos y estrategias, sobre la base de un análisis de su entorno. Las estrategias estarán basadas en el aprovechamiento de los recursos y capacidades de la organización de acuerdo a las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas detectadas.

Clases

de

Planes

Relacionados con

los métodos

Procedimientos

Métodos de trabajo

o ejecución

representados por

los flujogramas

Relacionados con el

dinero

Relacionados

Con el tiempo

Presupuestos

Programas

Ingresos/gastos

En determinado

periodo

Correlación entre

tiempo y

actividades

(agendas).

Representados por

cronogramas

Relacionados con

los

comportamientos

Políticas

Normas o

Reglamentos

Cómo deben

comportarse las

personas en

determinadas

situaciones

1.- Principio de la Factibilidad

La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que

actúan en el medio ambiente.

2.- Principio de Objetividad y Cuantificación

Conocido también como el principio de precisión, establece la necesidad de

utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, etc.

3.- Principio de Flexibilidad

Elaborar un plan, que nos permitan afrontar situaciones imprevistas, y que

proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las

condiciones.

4.- Principio de Unidad

Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan

general

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION

ELEMENTOS DE LA PLANEACION

1. Objetivo:

Resultados deseados. Recordar la pregunta ¿Qué es lo que se quiere?.

El fin supremo de la administración es el logro de objetivos .

2. Cursos alternos de acción:

Determinación de diversos caminos, formas de acción o estrategias para conseguir los objetivos.

3. Elección:

Determinación, análisis y selección de la opción mas adecuada para la toma de decisiones.

Prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

Aplicación de la administración de la incertidumbre, adelantarse a

acontecimientos futuros.

4. Futuro:

¿Qué es un plan?

Es un diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

TIPOS DE PLANES

Es el que establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes. Son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa.

Su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización. Son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.

1. Estratégico:

2. Tácticos o funcionales:

Determinan planes mas específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.

Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio, con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.

3. Operativos:

Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica. Su función consiste en la formulación y asignación de actividades mas desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

DIAGRAMA DE TIPOS DE PLANES

Pasos de la

planeación

1. ATENCION A LAS OPORTUNIDADES

A la luz de:

Mercado

Competencia

Deseos de los clientes

Fortalezas

Debilidades

2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS O METAS

Dónde quisiéramos estar y qué deseamos hacer y cuánto

3. DESARROLLO DE PREMISAS DE PLANEACION

¿En qué condiciones (internas o externas) operarán

nuestros planes?

4. IDENTIFICACION DE ALTERNATIVAS

¿Cuáles son las alternativas más promisorias para el

cumplimiento de nuestros objetivos?

5. COMPARACION DE ALTERNATIVAS

¿Qué alternativa nos ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras metas al

menor costo y mayores ganancias?

6. ELECCION DE UNA ALTERNATIVA

Selección del curso de acción que seguiremos.

7. FORMULACION DE PLANES DE APOYO

Como planes para:

Compra de equipo

Compra de materiales

Contratación y capacitación de empleados

Desarrollo de un nuevo producto

8. CONVERSION DE PLANES EN PRESUPUESTOS

Desarrollo de presupuestos como:

Volumen y precio de ventas

Gastos de operación necesarios para los planes

Inversión en bienes de capital

ESTRUCTURA DEL PLAN ESTRATEGICO

ETAPAS VISION

MISION

POLITICAS GENERALES

ANALISIS INTERNO ANALISIS EXTERNO

FORTALEZAS

DEBILIDADES

CARENCIAS

OPORTUNIDFADES

PROBLEMAS

AMENAZAS

OBJETIVOS

ESTRATEGIAS

PROBLEMAS DE ACCION

ORGANIZACIÓN Y

CONTROL

FILOSOFIA

ANALITICA

ESTRATEGIA

ACCION Y DESARROLLO

PROCESO METODOLÓGICO

ANALISIS

EXTERNO

ANALISIS

INTERNO

EVALUACION

.DEBILIDADES

.AMENAZAS

.FORTALEZAS

.OPORTUNIDADES

VISION

MISION

OBJETIVOS

ESTRATEGICOS

IDENTIFICACION

ALTERNATIVAS

ESTRATEGICAS

EVALUACION Y

SELECCIÓN DE

ALTERNATIVAS

PROGRAMAS

Y

ACTUACIONES

PRESUPUESTO

SISTEMA DE CONTROL

1 2 3 4 5

Que

somos?

Donde

estamos? Que queremos

ser? Como vamos a hacer para llegar a

ser lo que queremos?

DIRECTRICES GENERALES

PLANES DIRECTORES 2001-2015

PLAN ESTRATÉGICO

2001-2004

PLANES DE NEGOCIO

2001-2004

PLANES

OPERA-

TIVOS

2001

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 201O 2011 1012 2013 2014 2015

El alcance temporal de los distintos documentos de planificación es:

Planes deslizantes anualmente

ÁMBITO TEMPORAL DE LOS DOCUMENTOS DE

PLANIFICACIÓN

TIPOS DE

PLANES POR

SU FUNCIÓN

Planes de producción

a. Volumen de producción ‰‰Adquisición de materiales.

‰‰Almacenamiento.

‰‰Distribución de los materiales

‰‰Transporte.

b. Técnicas de producción ‰‰Métodos y procedimientos.

‰‰Costos.

‰‰Distribución de planta.

‰‰Circulación de la producción.

‰‰Aprovisionamiento.

‰‰Control de calidad.

‰‰Programación.

‰‰Mantenimiento.

c. Técnicas de trabajo ‰‰Estudio de tiempo y movimientos.

‰‰Seguridad industrial

a. C anales de comercialización ‰‰Mayoristas. ‰‰Minoristas. ‰‰Detallista. ‰‰Consumidor.

b. Investigación de mercados ‰‰Estudio de necesidades. ‰‰Distribución estratificada de la

población. ‰‰Niveles de ingreso y distribución de la

renta. ‰‰Medios de comunicación. ‰‰Sicología del consumidor.

c. Manejo de conservación de productos ‰‰Almacenamiento. ‰‰Refrigeración. ‰‰Embalaje. ‰‰Transporte.

d. Ventas e. Promoción y publicidad

Planes de comercialización

Planes financieros

a. Consecución de fondos: La

fuente de financiamiento,

tomando en cuenta condiciones,

como tasas de interés, plazos de

amortización, pueden ser:

a. Propias o internas.

b. Instituciones bancarias.

c. Otras.

b. Uso o aplicación de fondos: Utiliza

proyecciones financieras en

función de los compromisos de

pago, las aplicaciones de

actividades, renovación de máquinas

e instalaciones:

1. A corto plazo.

2. A largo plazo.

a. Estados financieros

a. Pérdidas.

b. Excedentes.

b. Balance de situación.

c. Balances generales.

d. Balances consolidados.

e. Reportes de información periódica.

f. Métodos o sistemas:

a. Manual.

b. Mecánico.

c. Mixto.

Planes contables

Planes administrativos

a. Adquisición de personal ‰‰Reclutamiento.

‰‰Evaluación.

‰‰Calificación.

‰‰Selección.

b. Promoción de personal ‰‰Evaluación.

‰‰Ascensos.

c. Capacitación ‰‰En el trabajo.

‰‰Charlas y conferencias.

‰‰Cursos especiales.

‰‰Becas.

d. Comunicaciones ‰‰Al interior de la empresa.

‰‰Al exterior.