6. c.a.d archivo

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 46 de 52

OFICINA PRODUCTORA : CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL (ARCHIVO)

CODIGO

130 AG AC CT E M S

01

01-01

06.04

06-06

ACTASACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO

- Citación

- Orden del día

- Anexos

COMUNICACIONES OFICIALES

DERECHOS DE PETICION

- Solicitud

- Respuesta

MEMORANDOS

(Comunicaciones internas)

2

2

2

10

10

3

X

X

X

Transcurrido el tiempo de custodia en

los archivos de gestión y central, se

transfieren al archivo histórico para su

conservación permanente.

.


el archivo de gestion y en el central, se

selecciona una muestra del 3% de los

más representativos para la Empresa y

se transfiere al archivo histórico para su

conservación permanente


el archivo de gestiòn y central se toma

una muestra del 3% y se transfiere al

archivo histórico para su conservación

permanente.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) octubre 2013

Jefe de Archivo

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A "E.S.P."

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código:GDO-FR-01

Versión: 01.2013

Página 47 de 52


CODIGO

130 AG AC CT E M S

12-02

12-05

13

13-01

INFORMES

INFORMES A ENTIDADES DE

CONTROL

- Comunicaciòn remisoria

- Informes

- Anexos

INFORMES DE GESTION

- Informe de gestión de área

INSTRUMENTOS DE CONTROL

-CONSECUTIVO

- De Acuerdos de Junta Directiva

- De Resoluciones

2

2

2

10

3

10

X

X

X


el archivo de gestión y archivo central

se transfiere al archivo histórico para su



los archivos de gestión y central se

elimina, queda constancia en el informe

de gestión anual que rinde la Gerencia.


el archivo de gestión y central se

transfiere al archivo Histórico se

maneja en medio magnético

Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 48 de 52


CODIGO

130 AG AC CT E M S

13 INSTRUMENTOS DE CONTROL

13-03 REGISTRO DE CONTROL

De correos

2 3 X

13-03

13-03

13-03

13-03

REGISTRO- DE CONTROl

De comunicaciones enviadas por fax

REGISTRO DE CONTROL

comunicaciones recibidas por fax

REGISTRO DE CONTROL

de mensajería Externa

de Control de mensajería Interna

-REGISTRO DE CONTROL

de comunicaciones para entrega

directa en las entidades

2

2

2

2

3

3

3

3

X

X

X

X

Transcurridos los tiempos de custoria en el

archivo de gestión y Central, se hace una

seleccion aleatoria del 2% de cada uno de

los Registros de control y se transfieren al

archivo Histórico para su conservación

permanente.

Los demás se eliminan con el Vo.Bo. del

Comité Interno de Archivo , dejando

constancia en Acta

Firma Responsable:



EMPRESAS PUBLICAS DE VENECIA S.A"E.S.P."


Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 49 de 52


CODIGO

130 AG AC CT E M S


13-03

13-03

13-03

REGISTRO DE CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES

RECIBIDAS

REGISTRO DE CONTROLDE COMUNICACIONES RECIBIDAS

INTERNAS (MEMORANDOS)

REGISTRO DE CONTROL

DE COMUNICACIONES OFICIALES

ENVIADAS

2

2

2

20

20

20

X

X

X

X

X

X

Transcurridos los tiempos de custoria en el

archivo de gestión y Central, se Transfieren

al Archivo Histórico para su conservación

permanente.

(Nota se conservarán en medio magnético)

Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 50 de 52


CODIGO

130 AG AC CT E M S


13-03 REGISTRO REGISTRO UNICO DE INVENTARIO DE

ARCHIVO

2 20 X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestión y central se

transfiere al archivo histórico para su


13-03

13-03

13-03

REGISTROS -DE CONTROL

- DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS

-REGISTRO DE CONTROL

DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

PRIMARIA

- CRONOGRAMA

- ACTA DE ENTREGA

REGISTRODE CONTROL

DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS

-

2

2

2

20

10

3

X

X

X

Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y central se transfiere al

archivo histórico para su conservación

permanente.


archivo de gestión y central se selecciona

una muestra aleatoria del 5% y se

transfiere al archivo Histórico para su



archivo de gestión y central se selecciona

una muestra aleatoria del 3% y se

transfiere al archivo Histórico para su


Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 51 de 52


CODIGO

130 AG AC CT E M S

14 INVENTARIOS

14-04

14-04

INVENTARIOS DOCUMENTALES

- INVENTARIOS DE TRANSFERENCIAS

PRIMARIA

INVENTARIOS DE TRANSFERENCIA

SECUNDARIA

2

2

10

20 X

X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestion y en el central,

seleccionar una muestra aleatoria del

5% de los inventarios documentales de

la transferencias primaria y transferir al

archivo Histórico para su conservación

permanente.

Transcurrido los tiempos de custodia en

el archivo de gestión y central, se

transfieren al archivo Histórico para su

conservación permanente

15 MANUALES

15-01 MANUALES ARCHIVISTICOS

- Tablas de Retención Documental

- Encuestas

2 20 X A partir de su actualización y

transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestion y en el central,

transfierase al archivo histórico, por

tratarse de un instrumento dispositivo

se conserva permanente.

Firma Responsable:





Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 52 de 52


CODIGO

130 AG AC CT E M S

16

16-10

PLANESPLAN DE MEJORAMIENTO

- INDIVIDUAL

2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestión y archivo central

transfierase al archivo histórico para su


18-03- PROGRAMASPROGRAMA DE GESTION

DOCUMENTAL

2 10 X A partir de su actualización y

transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y archivo central

transfierase al archivo histórico para su


Firma Responsable:





Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


6. c.a.d archivo

Documents

Transcript of 6. c.a.d archivo