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SIIGO

STANDAR WINDOWS

PROCESO DE CAPACITACION

GESTION DE TESORERIA

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION ........................................................................................................................ 4

2. PARAMETRIZACION................................................................................................................. 5

2.1. APERTURA DE TERCEROS .......................................................................................................... 6

2.2. ELABORACION DE DOCUMENTOS ............................................................................................ 7

3. FLUJO DE EFECTIVO ............................................................................................................... 8

3.1. PARÁMETROS ................................................................................................................................. 8 3.1.1. CAJAS .......................................................................................................................................... 8 3.1.2. BANCOS ...................................................................................................................................... 9 3.1.3. CONCEPTOS DE COBRO ......................................................................................................... 12 3.1.4. CONCEPTOS DE PAGO............................................................................................................ 12 3.1.5. IMPRESION DEFINICION DE CAJAS ..................................................................................... 13 3.1.6. IMPRESION DEFINICION DE BANCOS ................................................................................ 13

3.2. CHEQUES POSFECHADOS.......................................................................................................... 14 3.2.1. HISTORICO DE CHEQUES POSFECHADOS .......................................................................... 15

3.3. SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS ...................................................................................... 16 3.3.1. LISTADO DE SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS........................................................... 17

3.4. OTROS INGRESOS ........................................................................................................................ 17

3.5. OTRAS OBLIGACIONES .............................................................................................................. 19

3.6. FLUJO DE EFECTIVO .................................................................................................................. 22

3.7. LISTADO COMPARATIVO FECHAS DE RECAUDO VS. FECHAS DE VENCIMIENTO .... 23

4. PROGRAMACION DE PAGOS ............................................................................................... 24

4.1. CONSULTA DE DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR ................................................ 24

4.2. IMPRESION DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGO .......................................................... 25

4.3. PROGRAMACION DE PAGOS..................................................................................................... 25

4.4 IMPRESION PROGRAMACION DE PAGOS .............................................................................. 28

4.5. CONTABILIZACION DE PAGOS ................................................................................................ 29

4.6. INFORME CONTABILIZACION DE PAGOS ............................................................................. 30

4.7. PAGOS ELECTRONICOS ............................................................................................................. 30 4.7.1 DEFINICION DEL ARCHIVO PARA PAGO ELECTRONICO ................................................. 30



4.7.2. LISTA DEFINICION ARCHIVO PLANO PARA PAGO ELECTRONICO ............................... 34 4.7.3 PAGO ELECTRONICO .............................................................................................................. 34

5. CAJA MENOR ......................................................................................................................... 36

5.1. DEFINICION DE CAJAS MENORES ........................................................................................... 36

5.2. RECIBOS DE CAJA MENOR ........................................................................................................ 37

5.3. GASTOS DE CAJA MENOR ......................................................................................................... 38

5.4. ELABORACION RECIBOS DE CAJA MENOR .......................................................................... 39

5.5. INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR ............................................................................... 41

5.6. INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR RESUMIDO ......................................................... 42

5.7. LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR.................................................................................. 43

5.8. LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR RESUMIDO ........................................................... 43

5.9. CONTABILIZACION RECIBOS DE CAJA MENOR ................................................................. 44

6. TALLER MODULO DE TESORERIA ....................................................................................... 47



1. INTRODUCCION

Las tendencias económicas actuales requieren de la administración y uso eficiente del efectivo, lo que permiten evaluar la gestión estratégica y fijar directrices para

determinar el comportamiento futuro de la empresa.

Por lo anterior, este manual ofrece una serie de herramientas que permiten obtener un manejo y administración eficaz de los recursos de efectivo que controla la

empresa. Así mismo facilita las operaciones de pago con proveedores y genera

informes que ayudan al área Financiera a tomar decisiones acertadas.



MODULO DE TESORERIA

El modulo de tesorería es un módulo complementario de SIIGO, cuyo fin primordial

es ofrecer de manera directa al usuario, de la información, el control, el análisis y comportamiento de los fondos que constituyen el efectivo de su compañía

2. PARAMETRIZACION RUTA: Parametrización – Registro De Control

Se debe definir inicialmente en el Registro de Control el manejo de la fecha

optimista y/o pesimista.

La fecha optimista/pesimista en el módulo de Tesorería aplica para el manejo de

clientes y proveedores y es diferente a la fecha de vencimiento que se digita en

los registros de compra o factura de venta elaborados por SIIGO. Las fechas optimistas y pesimistas permiten analizar diferentes escenarios en los que se puede

efectuar el recaudo y erogaciones de efectivo para determinar el saldo del efectivo

disponible en caja.

Fecha Optimista de Pago/ Cobro: Corresponde a la fecha en la que se espera

efectuar el recaudo o el pago.



Fecha Pesimista de Pago/Cobro: Corresponde al tiempo máximo de recaudo o

pago de los documentos tales como facturas de venta y compras elaborados por

SIIGO.

2.1. APERTURA DE TERCEROS

RUTA: Contabilidad – Administración De Terceros - Apertura

Cuando se cuenta con el módulo de Tesorería, el programa habilita dos campos en la

apertura de los terceros que corresponden a los días optimistas y pesimistas que se

pueden manejar de manera estándar para clientes y proveedores.



Recuerde

Cuando el tercero tiene la clasificación de proveedor y se han asignado los días

optimistas y pesimistas, el programa desplegará una ventana en la que solicitará los

datos de un banco para asignarle a este proveedor. Esta opción únicamente aplica si se van a manejar pagos a los proveedores por medio electrónico, pero primero se

deben crear los bancos, lo cual se explicará más adelante.

2.2. ELABORACION DE DOCUMENTOS

Siempre que se elabore un documento por el módulo de documentos o entrada de comprobantes que afecte cuentas por cobrar o por pagar y se pida la fecha de

vencimiento, solicitará adicionalmente la fecha optimista y pesimista siempre y

cuando se tenga parametrizado en el Registro de Control y en la creación del

Tercero. Estas fechas las mostrará el programa automáticamente con la posibilidad de ser modificadas y serán calculadas dependiendo de los días asignados a los

terceros.



3. FLUJO DE EFECTIVO

Tiene como objetivo mostrar un informe detallado del estado de efectivo de la

empresa teniendo en cuenta para ello todos los Ingresos y Egresos que se pueden generar en un periodo de tiempo determinado.

Para obtener este informe es necesario definir algunos parámetros dentro del módulo

de Tesorería, los cuales se indican a continuación:

3.1. PARÁMETROS

3.1.1. CAJAS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Parámetros – Definición De Cajas

En esta opción se deben crear o definir todas las cajas generales que se manejen

dentro de la empresa y que se quieren tener en cuenta en el flujo de efectivo.

El módulo de Tesorería permite crear hasta 999 cajas diferentes y es necesario

digitar la siguiente información:

Código: Código asignado para la identificación de la caja. Descripción: Nombre que se le dará a esta caja, el cual aparecerá en el informe

de flujo de efectivo.



Cuenta: Código de la cuenta contable asignado a esta caja, el cual se usará para

mostrar la información el flujo de efectivo.

Estado: El estado Activo ocasionará que la caja sea relacionada en el informe de

flujo de efectivo, de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarla.

3.1.2. BANCOS

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Parámetros – Definición De Bancos

A través de esta opción se definen o crean todos los Bancos de la empresa para el

manejo del efectivo y los bancos de los proveedores para el pago a los mismos.

Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:

Código: Código para identificación del banco en el módulo de Tesorería. Se recomienda asignar el mismo código establecido por la Superintendencia

Bancaria. El programa permite crear hasta 999 bancos.

Nombre: Descripción o nombre del banco que se esta creando.



Maneja Banco para la empresa: Esta opción se marca si el banco que se esta

creando es de la empresa y se quiere tener en cuenta para el flujo de efectivo.

En caso contrario se asumirá que el banco pertenece a un proveedor.

Cuenta Contable: Se debe digitar la cuenta contable en la que se realizan todas contabilizaciones correspondientes a este banco.

Estado: Activo ocasionará que el banco sea relacionado en el informe de flujo de

efectivo, de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarlo.

Usa en pago electrónico: Esta opción permite que se efectué el pago a los proveedores por medio electrónico a través de los bancos. Únicamente se marca

este campo para los bancos que maneja la empresa. Una vez se ha marcado esta

opción el programa habilitará las siguientes opciones que se deben definir para el

manejo de los pagos electrónicos: Código Interno: Es el código asignado por la Superintendencia Bancaria.

Oficina: Corresponde al código de la oficina donde se tiene la cuenta y es un

campo de carácter informativo.

Tipo de Cuenta: Ahorros o Corriente. Número de la cuenta: Corresponde al número de la cuenta asignada por el

banco.

Código Institución Financiera: Este es un dato de carácter informativo. Se

diligencia únicamente si el banco requiere de ésta información para la generación del archivo del pago electrónico y esta debe ser suministrada por el banco.

Nombre del Titular: Responsable o titular de la Cuenta.

País y Ciudad. Se deben digitar los códigos del país y la ciudad en los que se

efectuó la apertura de la cuenta. Estos deben estar previamente parametrizados. Genera Archivo Detallado o Agrupado: Si se escoge la opción detallado el

programa generará el archivo del pago electrónico detallando la factura y el valor

de cada una de ellas por proveedor. Si se escoge la opción de agrupar el

programa genera el archivo de pago electrónico con el detalle de las facturas por proveedor, pero únicamente muestra un valor que corresponde a la sumatoria de

todas las facturas.

Recuerde

Una vez se han creado los bancos se puede ingresar a la ruta Contabilidad –

Administración de Terceros – Apertura y escoger a los proveedores a los cuales se les va a asignar un banco para el pago en medio electrónico. Al ingresar por esta

opción el programa desplegará la siguiente pantalla y será necesario digitar la

siguiente información.

Código: Se debe asignar el código del banco creado para el proveedor. Se

pueden consultar los bancos que ya se han creado con el icono de búsqueda.

Nombre: El programa lo trae automáticamente de acuerdo a la descripción que

se haya asignado en la creación de los bancos. Código interno: Corresponde al código asignado por la Superintendencia

Bancaria y lo trae el programa de forma automática.

Tipo de Cuenta: Se debe marcar si es de ahorros o corriente.



Número de la Cuenta: Se debe digitar el número de la cuenta en la que se

efectuarán los pagos de facturas a los proveedores.

Documento Titular: En este campo de debe colocar el Nit del proveedor.

Este Nit debe ir sin puntos, comas y sin dígito de verificación. Dígito de Verificación: En este campo se debe asignar el dígito de

verificación del Nit.

Nombre del Titular: Nombre del titular de la cuenta o proveedor.

País: Código del país en el que el proveedor tiene la cuenta. Ciudad: Ciudad donde el proveedor tiene la cuenta.

Siglas Departamento: Se deben colocar las siglas del Departamento en el

que se tiene la cuenta. Para algunos bancos es de carácter informativo y para

otros se requiere en la generación de los pagos electrónicos. El banco debe indicar si requiere de ésta información para la generación del archivo del pago

electrónico.



3.1.3. CONCEPTOS DE COBRO

RUTA: Tesorería - Flujo De Efectivo - Parámetros – Conceptos De Cobro

Son aquellos conceptos de ingresos que no están contabilizados y que se deben o se

quieren tener en cuenta en el momento de generar el Flujo de Efectivo. Para

definirlos correctamente se deben asignar los siguientes parámetros:

Código: Número asignado para identificar el concepto. El programa permite

crear hasta 999 conceptos de cobro. Nombre: Descripción o nombre del Concepto.

Estado: Activo ocasionará que el concepto sea relacionado en el informe de flujo

de efectivo de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarlo.

3.1.4. CONCEPTOS DE PAGO

RUTA: Tesorería - Parámetros – Definición – Conceptos De Pago

Corresponden a aquellas erogaciones o pagos que debe realizar la empresa los

cuales no están contabilizados, pero se deben tener en cuenta en el momento de

generar el flujo de efectivo.



Para crearlos es necesario definir los siguientes parámetros:

Código: Número asignado para identificar el concepto. El programa permite crear hasta 999 conceptos de pago.

Nombre: Descripción o nombre del Concepto.

Estado: Activo ocasionará que el concepto sea relacionado en el informe de Flujo

de Efectivo, de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarlo.

3.1.5. IMPRESION DEFINICION DE CAJAS

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Parámetros – Impresión Definición De Cajas

A través de esta opción se puede generar un informe que permite verificar la

creación de cada una de las cajas y sus características principales, como son el código asignado, el nombre o descripción, el código contable y la descripción de la

cuenta. Para generar este informe es necesario seleccionar el rango de las cajas

creadas.

3.1.6. IMPRESION DEFINICION DE BANCOS RUTA: Tesorería –Flujo De Efectivo - Parámetros – Impresión Definición De

Bancos

En este informe se pueden visualizar cada uno de los bancos creados y las características asignadas a cada uno de ellos. Para obtener este informe únicamente

es necesario seleccionar el rango de los bancos creados y escoger si se quieren

visualizar los activos, inactivos o todos.



3.2. CHEQUES POSFECHADOS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Cheques Posfechados - Entrada De

Cheques Posfechados

A través de esta opción se deben ingresar todos los cheques posfechados que han sido girados por la empresa y los que se han recibido de proveedores u otros

terceros. Estos documentos serán reflejados en el Flujo de Efectivo y para su registro

requieren de la siguiente información:



Código Banco: Corresponde al asignado en el módulo de Tesorería.

Número cheque: Se debe digitar el número consecutivo del cheque girado o

recibido por la empresa.

Fecha Cheque: En este campo se debe digitar la fecha de cobro o pago del cheque.

Tipo de Documento: Escoger si el cheque es por cobrar o por pagar.

Tercero: Corresponde al cliente o proveedor de quien se recibió o a quien se le

giró el cheque. Documento: Se debe escoger el documento de compra o venta que se esta

cancelando con el cheque posfechado, para que en el flujo de efectivo aparezca el

cheque y el documento que se esta cancelando con el cheque.

Valor: El programa por defecto trae el valor del documento escogido, pero se puede digitar un valor diferente.

Fecha Optimista y Pesimista: Si se manejan días optimistas y pesimistas para

este tercero, el programa calculará estas fechas automáticamente, en caso

contrario será necesario digitarlas. Observaciones: Es un campo informativo y se utiliza para colocar alguna

observación sobre el cheque posfechado, la cual se verá reflejada en el flujo de

efectivo.

Estado: Activo ocasionará que el cheque posfechado sea relacionado en el informe de Flujo de Efectivo, Cancelado es únicamente a nivel informativo y

este estado se reflejará en el informe del histórico de cheques posfechados.

Recuerde

Los cheques posfechados que se registren en esta opción se verán reflejados en el

informe de Flujo de Efectivo, pero no quedarán contabilizados.

3.2.1. HISTORICO DE CHEQUES POSFECHADOS

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Cheques Posfechados – Impresión

Histórico De Cheques Posfechados

Este listado presenta toda la información de los cheques posfechados que fueron

ingresados al módulo de Tesorería en un periodo de tiempo determinado. Para

obtener este informe es necesario seleccionar el rango de bancos, escoger si se desea ver con fecha real, optimista o pesimista, escoger el rango de fechas de los

cheques ingresados, seleccionar los cheques activos, cancelados o todos y por último

indicar si se quieren visualizar los cheques por cobrar o por pagar.



3.3. SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Saldos Telefónicos De Bancos –

Entrada De Saldos Telefónicos

Esta opción permite ingresar los saldos telefónicos consultados para cada uno de los bancos que maneje la compañía y que previamente se crearon por el módulo de

Tesorería. Adicionalmente permite que la información bancaria sea real en el

momento de generar el flujo de efectivo, ya que en algunas ocasiones los saldos

contables de las cuentas de bancos no coinciden con el saldo real suministrado por los bancos.

Para que el módulo de tesorería tenga en cuenta los saldos telefónicos bancarios en

el momento de generar el Flujo de Efectivo se deben ingresar los siguientes datos:

Código del Banco: Corresponde al código del banco creado por el módulo de

Tesorería.

Fecha: Se debe digitar la fecha en la que se efectuó la confirmación telefónica del saldo.

Saldo: Se debe registrar el valor del saldo informado por el banco.



3.3.1. LISTADO DE SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Saldos Telefónicos De Bancos –

Listado Saldos Telefónicos

Este informe presenta un resumen del valor de los saldos telefónicos ingresado para

cada uno de los bancos. Para generar este informe se debe seleccionar el rango de

bancos y de fechas que se quieren consultar.

3.4. OTROS INGRESOS

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Otros Ingresos – Entrada De Otros Ingresos

A través de esta opción se hace la captura de los conceptos de ingresos que no están

contabilizados, pero que se deben tener en cuenta en la generación del flujo de efectivo para obtener información real sobre los recursos que recibirá la empresa en

un periodo de tiempo determinado y es necesario ingresar los siguientes datos:



Con.: En este campo se debe digitar el código del concepto de cobro o de ingresos que se creó en la parametrización del módulo de Tesorería. Con el icono

de búsqueda o con la tecla de función F2 se pueden hacer búsquedas alfabéticas

y con la tecla de función F3 se puede hacer la búsqueda numérica de los

conceptos. Fecha de Cobro: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuará

el cobro o se recibirá el ingreso.

Cliente: Corresponde al No. de cédula o Nit del tercero de quien se recibirán los

ingresos. Dando un clic sobre el icono de búsqueda se pueden llamar todos los terceros creados.

Fecha Optimista / Pesimista: Estas fechas las calcula el programa

automáticamente si se asignaron días optimistas y pesimistas en la creación del

tercero relacionado, en caso contrario se deben digitar. Descripción del Cobro: Es un campo alfanumérico de treinta (30) posiciones

para detallar el concepto de cobro. Esta descripción se podrá visualizar en el flujo

de efectivo.

Valor: En este campo se debe digitar el valor que corresponde al concepto de cobro escogido.

Inactivo: Esta opción se marcará cuando alguno o algunos de los conceptos de

ingresos relacionados no se quieran tener en cuenta dentro del Flujo de Efectivo,

en este caso no será necesario eliminarlo simplemente inactivarlo. Estos conceptos quedan guardados automáticamente después de registrar toda la

información correspondiente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional

para que queden grabados dentro del módulo de Tesorería.

Dando clic sobre este icono el programa desplegará la siguiente pantalla que

permitirá crear conceptos fijos de ingresos, los cuales son recibidos por la empresa con determinada periodicidad.



Recuerde

Estos conceptos de ingresos aparecerán en todos los informes de flujo de efectivo sin

necesidad de volver a generarlos y se pueden eliminar cuando se desee.

3.5. OTRAS OBLIGACIONES

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Otras Obligaciones – Entrada De Otras Obligaciones

A través de esta opción se hace la captura de los conceptos de pago u otras

obligaciones que no están causados en la contabilidad, pero que se deben tener en cuenta en la generación del Flujo de Efectivo para obtener información real sobre los

recursos que debe comprometer la empresa en un periodo de tiempo determinado y

será necesario ingresar los siguientes datos:



Con.: En este campo se debe ingresar el código del concepto de pago que fue creado en la parametrización del módulo de Tesorería. Con el icono de búsqueda

o con la tecla de función F2 se pueden hacer búsquedas alfabéticas y con la tecla

de función F3 se puede hacer la búsqueda numérica de los conceptos.

Fecha de Pago: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuará el pago de la obligación.

Proveedor: Corresponde al No. de cédula o Nit del tercero a quien se le realizará

el pago de la obligación. Dando un clic sobre el icono de búsqueda se pueden

llamar los proveedores y demás terceros. Fecha Optimista / Pesimista: Estas fechas las calcula el programa

automáticamente si se asignaron días optimistas y pesimistas en la creación del

tercero relacionado, en caso contrario se deben digitar.

Descripción Pago: Es un campo alfanumérico de treinta (30) posiciones para detallar el concepto de pago o la obligación contraída. Esta descripción se podrá

visualizar en el momento de generar el flujo de efectivo.

Valor: En este campo se debe digitar el valor que corresponde al concepto de

pago escogido. Inactivo: Esta opción se marcará cuando alguno o algunos de los conceptos de

pago relacionados no se quieren tener en cuenta dentro del flujo de efectivo, en

este caso no será necesario eliminarlo simplemente inactivarlo.

Estos conceptos quedan guardados automáticamente después de registrar toda la

información correspondiente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional

para que queden grabados dentro del módulo de Tesorería.

Dando clic sobre este icono el programa desplegará la siguiente pantalla que

permitirá crear conceptos fijos de pagos u obligaciones, los cuales son efectuados

por la empresa con determinada periodicidad.



3.6. FLUJO DE EFECTIVO

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Listado Flujo De Efectivo

Esta es la última opción que se debe ejecutar para que el programa genere el

informe del Flujo de Efectivo. En el se mostrará toda la información del efectivo que

recibirá y comprometerá la empresa en el periodo de tiempo seleccionado.

Para generar este informe se debe digitar la siguiente información:

Fecha a Usar: En esta opción el programa permite generar el informe con la

fecha real de las transacciones o de la información ingresada en el programa, o

con la fecha optimista o pesimista si así se requiere, de acuerdo al escenario que se quiera analizar y el que sea más apropiado para la empresa.

A un Corte Específico: Si se marca esta opción el programa tomará como fecha

inicial la de ingreso a SIIGO y se podrá digitar la fecha final que corresponde a la

fecha hasta la que se quiere generar el informa de Flujo de Efectivo. Si no se marca esta opción el programa permitirá escoger un periodo o rango de fechas

para la generación del informe:

Fecha Inicial: Fecha desde la cual se desea generar el informe del Flujo de

Efectivo. Fecha Final: Fecha de corte que se quiere para obtener el informe de Flujo de

Efectivo.

Informe Detallado: Si se marca esta opción el programa mostrará el saldo

inicial de las cajas y los bancos y un detalle de los movimientos que tuvieron durante el periodo de tiempo escogido y el saldo final. Así mismo muestra en



forma detallada los documentos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar que

se vencen en el rango de fechas escogido.

Datos de bancos con saldo telefónico: Como se explicó anteriormente, en el

módulo de Tesorería se pueden capturar saldos telefónicos de bancos los cuales pueden ser tenidos en cuenta en el Flujo de Efectivo, si se marca esta opción, de

lo contrario el programa tomará el saldo registrado en SIIGO.

Destacado: Si selecciona esta opción el informe imprimirá algunos textos con

negrilla.

Una vez se hayan ingresado todos los datos se generará el siguiente informe:

3.7. LISTADO COMPARATIVO FECHAS DE RECAUDO VS. FECHAS DE

VENCIMIENTO

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Listado Comparativo Fechas De Recaudo Vs. Fechas De Vencimiento

Con este informe se puede efectuar un análisis del tiempo que tarda la empresa en

efectuar el recaudo de cartera frente a la fecha de vencimiento del documento. Para la generación de este informe es necesario seleccionar la fecha la fecha real,

optimista o pesimista y escoger el rango de fechas del periodo que se desea analizar.



4. PROGRAMACION DE PAGOS Tiene como objetivo organizar, administrar y generar los pagos que deben realizarse

a los proveedores en un periodo de tiempo determinado.

Permite usar diferentes formas de organización del efectivo en la caja general y los bancos, de acuerdo a la disponibilidad con que cuente la empresa.

Permite generar pagos electrónicos a los diferentes bancos con los cuales se pueden

tener convenios para que ellos efectúen un abono a las cuentas de los proveedores y un retiro del efectivo a las cuentas bancarias de la empresa, de acuerdo a los valores

definidos en la programación de pagos.

4.1. CONSULTA DE DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR

RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Documentos Pendientes Por

Pagar

A través de esta opción se pueden consultar y visualizar por pantalla los documentos

por proveedor que están pendientes por pagar en un rango de fecha determinado.

Para la generación de este informe se puede utilizar la fecha real, optimista o pesimista.



4.2. IMPRESION DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGO

RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Impresión Documentos

Pendientes De Pagos

Al ingresar a esta opción se genera un informe impreso de los documentos que están

pendientes por pagar en un rango de fecha determinado.

Para generar este informe es necesario definir si se quiere obtener la información

con fecha real, optimista o pesimista y se debe escoger el rango de fechas en el que

se quieren ver el informe.

4.3. PROGRAMACION DE PAGOS

RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Programación De Pagos

Como su nombre lo indica, a través de esta opción se pueden generar diferentes programaciones de pagos con el fin de realizar una planeación adecuada del manejo

de efectivo o recursos que comprometerá la empresa en el pago a sus proveedores.

Para realizar la programación es necesario ingresar la siguiente información.



Número de Programación: Las programaciones son los periodos de pago que maneja la empresa de acuerdo a las políticas internas. Se debe generar una

programación por los pagos que se quieren efectuar. En este campo se debe

digitar el número de la programación y se pueden definir hasta 999

programaciones. Descripción: En este campo se debe digitar el nombre o descripción de la

programación.

Fecha de Pago: En este campo se debe digitar la fecha en la que quedará

registrado el pago de las facturas a proveedores. Corte con Fecha: Se debe seleccionar la opción de la fecha real, optimista o

pesimista, de acuerdo a la forma como se quiera obtener el informe.

Fecha Inicial: Fecha desde la cual se quieren tener en cuenta los documentos

para efectuar la programación de pagos. Fecha Final: Fecha de corte que se quiere para obtener la generación de los

pagos.

Una vez dadas las condiciones de la programación, se podrán visualizar los diferentes pagos que se deben realizar.



Dando clic sobre este icono o doble clic sobre cualquiera de los documentos que se están visualizando el programa mostrará la siguiente pantalla:

Esta opción permite generar la programación de pagos documento por documento y

muestra información detallada del documento seleccionado y del proveedor. También

permite digitar el valor a pagar, definir una observación que será tomada

únicamente en los pagos electrónicos y seleccionar la forma de pago como efectivo, cheque o pago electrónico. Si se escoge efectivo pedirá el código de la caja. Si se

escoge cheque o pago electrónico pedirá el código del banco.

Dando clic sobre este icono el programa mostrará la siguiente pantalla:



A través de esta opción se puede generar la programación de pagos de forma

general, es decir, que será para todos los documentos que se están visualizando en pantalla y por el valor correspondiente (o que tiene el documento en ese momento).

Se podrá definir una observación que será tomada únicamente en los pagos

electrónicos. Se debe seleccionar la forma de pago como efectivo, cheque o pago

electrónico. Si se escoge efectivo pedirá el código de la caja, si se escoge cheque o pago electrónico pedirá el código del banco.

4.4 IMPRESION PROGRAMACION DE PAGOS

RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Impresión Programación De

Pagos

En este informe se pueden visualizar todos los documentos que fueron programados

para pago, el nombre del proveedor, la forma de pago y el valor a pagar. Para

generar este informe únicamente se requiere digitar el número de la programación

que se quiere obtener.



4.5. CONTABILIZACION DE PAGOS

RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Contabilización De Pagos

Una vez se han definido los pagos a realizar se pueden efectuar los registros

contables correspondientes. Para realizar este proceso es necesario definir la

siguiente información:

Número de Programación: Se debe escoger el número de la programación que

se quiere contabilizar. Con el icono de búsqueda se pueden consultar las

programaciones existentes. Documento Para Pago en Efect/Electrónico: El programa solicitará un

documento tipo L – (otros) en el que se harán las contabilizaciones de los pagos

en efectivo o en medio electrónico.

Documento Para Pago en Cheque: Si se efectuaron programaciones para pagos en cheque, las contabilizaciones quedarán en un documento tipo G –

(comprobante de egreso), el cual podrá ser impreso posteriormente junto con el

cheque por el módulo de Documentos – Impresión de Documentos Previos.

Centro de Costo: Es un dato informativo y se puede seleccionar el centro de costo principal.

A través de este proceso el programa efectúa la contabilización de forma automática

en el que se disminuye la cuenta de proveedores y disminuye la caja o los bancos dependiendo si el pago se efectuara en efectivo, cheque o medio electrónico.



4.6. INFORME CONTABILIZACION DE PAGOS

RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Pagos Electrónicos

Este informe se genera con el fin de verificar la contabilización efectuada en la

relación de los pagos generado a cada uno de los proveedores. Para obtenerlo es

necesario digitar el número de la programación y el tipo de pago como efectivo,

cheque, pago electrónico o todos.

4.7. PAGOS ELECTRONICOS

4.7.1 DEFINICION DEL ARCHIVO PARA PAGO ELECTRONICO RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Pagos Electrónicos – Definición

Del Archivo Para Pago Electrónico

Tiene como objetivo generar un archivo plano para el banco con la información del pago a proveedores a los cuales se les asignó la opción pago electrónico en la

programación de pagos.

El documento que contiene la información para el diseño del archivo plano debe ser solicitado al banco que presta el servicio de los pagos electrónicos.

De acuerdo a la estructura del mismo, se deben diligenciar los siguientes campos:



Formato: Se debe asignar un código al archivo plano que se desea crear. Se

pueden crear hasta 999 archivos planos. Relacionar con Bancos: Esta opción permite que el archivo plano de pago

electrónico que se va a generar para un banco pueda ser utilizado para otros

bancos siempre y cuando cumpla con las mismas especificaciones.

Nombre del Archivo a Generar: Se debe indicar el nombre con el que se generará el archivo plano para el pago electrónico.

Nombre Secundario: El diligenciamiento de este campo es opcional y se

asigna un nombre en caso de que se requiera generar información adicional

en el pago electrónico. Descripción: Se debe colocar una breve descripción sobre el formato que se

va a definir. Es de carácter informativo

Columna de: Corresponde a la posición inicial del campo que se va a definir.

Columna a: Corresponde a la posición final del campo que se está parametrizando.

Número de Registro: Este número de registro se debe asignar de acuerdo

al instructivo que haya suministrado el banco para el diseño del archivo

plano. En esta opción el programa presenta un rango de 1 a 5 y se debe escoger el que corresponda.

Campo: Corresponde al código del campo que se debe definir en el archivo

plano, de acuerdo al instructivo suministrado por el banco. Estos campos no

están creados en SIIGO porque cada uno de los bancos maneja información

diferente, por lo anterior será necesario crearlos dando clic sobre el icono El programa mostrará la siguiente pantalla para efectuar la creación de los

campos.



Número Campo: En esta opción se debe asignar un código que

identifique el campo. Este código es informativo y no aparecerá

relacionado en el archivo plano. Descripción del Campo: Corresponde al nombre que se le va a asignar

al campo.

Tipo de Carácter: Se debe seleccionar si el campo es alfabético o

alfanumérico. Formato: Esta opción únicamente aplica para la creación de la fecha y

debe escoger el formato establecido en el instructivo del banco. Si el

campo que se está definiendo no es de fecha se debe escoger la opción

“Nada”. Longitud: Esta opción es de carácter informativo, ya que el programa

toma la longitud real del los datos colocados en los campos “Columna de”

y “Columna a”.

Decimales: Si de acuerdo al instructivo suministrado por el banco se deben asignar decimales a los valores, se debe colocar el número de

decimales, en caso contrario se debe dejar en ceros.

Alineación: Se debe indicar la alineación de los campos: hacia la derecha

o hacia la izquierda. Normalmente los campos numéricos se ubican hacia la derecha y los alfanuméricos hacia la izquierda, aunque pueden existir

excepciones y en este caso se deben tener en cuenta las indicaciones del

instructivo suministrado por el banco.

Completar con Ceros: Los campos numéricos deben completarse con ceros cuando la información del archivo plano no ocupa toda la longitud

del campo.



Completar con Espacios: Los campos alfanuméricos deben completarse

con ceros cuando la información del archivo plano no ocupa toda la

longitud del campo.

Campo SIIGO: Esta opción permite tomar información que se encuentra registrada en SIIGO y que se requiere para la definición del campo que se

está parametrizando. Ej. Si el Nit de un proveedor ya está creado en

SIIGO simplemente se debe ubicar el campo correspondiente utilizando el

icono de búsqueda. Estos campos están creados y si se requieren deben ser solicitados a Informática y Gestión S.A. ya que no están incluidos

dentro del software.

Valor: Corresponde a datos numéricos que son fijos y que deben ir dentro

del archivo de los medios magnéticos. Ej. El Nit de la empresa que genera los medios magnéticos.

Equivalencia: Este campo es para buscar información que se encuentra

registrada en SIIGO y que es equivalente a uno de los campos que se

deben generar en el archivo plano. Ej. El banco solicita que si la cuenta del proveedor es de Ahorros marque 1 y si es corriente marque 2. Esta

información se encuentra registrada en SIIGO a través de la creación de

los bancos, pero aparece como A – Ahorros y C – Corriente. Con el icono

de búsqueda se pueden buscar los campos de equivalencia. Una vez se ha escogido el campo el programa mostrará la siguiente pantalla para definir

la equivalencia:

Para guardar la información, una vez se ha registrado la equivalencia, se

puede con el icono “Bandera” o con la tecla de función F1.



4.7.2. LISTA DEFINICION ARCHIVO PLANO PARA PAGO

ELECTRONICO

RUTA: Tesorería – Pagos Electrónicos – Lista Definición Archivo Plano Para Pago Electrónico

A través de este informe se pueden visualizar los parámetros que se definieron para

el archivo del pago electrónico. Para obtenerlo se debe escoger el código del formato.

4.7.3 PAGO ELECTRONICO

RUTA: Tesorería – Pagos Electrónicos – Pago Electrónico

En esta opción se genera el archivo plano para el banco de acuerdo a los parámetros

y campos asignados en la definición del archivo.

Para la generación del archivo se debe indicar el número de la programación y dar

un clic sobre el botón “Generación”.

El archivo queda ubicado en la carpeta SIIWINN donde NN es el número de la

empresa en la que se está trabajando y se genera con el nombre asignado en la definición del pago electrónico.



Una vez se ha generado el archivo plano el programa mostrará el siguiente mensaje informativo:



5. CAJA MENOR

Tiene como objeto administrar, organizar y controlar los diferentes fondos de caja

menor que se manejan en la empresa.

5.1. DEFINICION DE CAJAS MENORES

RUTA: Tesorería – Caja Menor – Definición De Cajas Menores

Esta opción permite crear e identificar cada una de las cajas menores que se

manejan dentro de la empresa, a través de los siguientes campos:

Código: Código que se desee asignar a la caja menor, permite crear hasta 999

cajas menores.

Descripción: Nombre o descripción de la caja menor.

Responsable: No. de cédula de la persona que tiene a cargo la caja menor. Valor Base: Monto Asignado a la caja menor.

Cuenta: Cuenta contable en la que se contabilizan todos los movimientos de la

caja menor.

Centro de Costo: Corresponde al centro de costo al que pertenece la caja menor.

Alerta Porcentaje: Se debe digitar el porcentaje mínimo que debe quedar en la

caja para efectuar el reembolso. El programa automáticamente generará un aviso



de alarma cuando se haya llegado a este porcentaje, en el momento de elaborar

el recibo de caja menor.

Alerta Días: En esta opción se generará una alerta cuando se cumpla el número

de días para efectuar el reembolso de caja menor. Esta opción únicamente aplica si se efectúan los reembolsos de caja menor por el módulo de Tesorería. en el

momento de elaborar el recibo de caja menor.

Estado Caja: Activo indica que a la caja se le puede asignar cualquier

movimiento e inactivo ocasionará lo contrario.

5.2. RECIBOS DE CAJA MENOR RUTA: Tesorería – Caja Menor – Definición De Comprobantes Recibos De

Caja Menor

En esta opción se deben parametrizar los recibos de caja menor que se requieren para el manejo y administración de las mismas.

Los recibos de caja menor serán documentos tipo X y será necesario definir la


Comprobante: Número del comprobante que se utilizará para elaborar los

recibos de caja menor. Se pueden definir hasta 999 tipos de comprobantes o

recibos de caja menor. Descripción: Nombre o descripción del recibo de caja menor.

Número Inicial: Corresponde al número desde el que se desean controlar los

consecutivos de caja menor.

Numeración Automática: Se marcará esta opción si se quiere que el sistema controle de forma automática los consecutivos del recibo que se esta definiendo.

Comprobante Gasto (L): En este campo se debe digitar el documento tipo L –

(Otros) en el que se contabilizarán los gastos de caja menor.



Comprobante Egreso (G): En este campo se debe indicar el Documento tipo G

– (Comprobante de Egreso) en el que se efectuarán las contabilizaciones de los

reembolsos de caja menor.

Recuerde

Los documentos tipo L y G se deben definir por Contabilidad – Definición de Documentos.

5.3. GASTOS DE CAJA MENOR

RUTA: Tesorería – Caja Menor – Definición Conceptos De Gasto Para Caja Menor

A través de esta opción se deben crear los diferentes conceptos de gastos que se

realizan por caja menor. Para ello es necesario definir la siguiente información:

Código: Se debe asignar un código para identificar el concepto. El programa

permite crear hasta 999 conceptos de gastos por caja menor. Descripción: Se debe asignar un nombre o descripción al concepto o gasto

que se generará por caja menor.

Cuenta: Corresponde al código de la cuenta contable en la que se efectuará

la contabilización de los movimientos por este concepto. Naturaleza: Seleccionar si es débito o crédito.

Estado Concepto: Activo permite utilizar el concepto en la elaboración de los

recibos de caja menor.



5.4. ELABORACION RECIBOS DE CAJA MENOR

RUTA: Tesorería – Caja Menor – Elaboración De Recibos De Caja Menor

A través de esta opción se efectuará la captura de los recibos de caja menor

provisionales o definitivos:

Comprobante X: En este campo se debe ingresar el número del comprobante

definido para caja menor. Dando click sobre el icono de búsqueda se pueden

visualizar os recibos que han sido creados. Consecutivo: Se debe digitar el consecutivo que corresponde al recibo de caja

menor o presionando Enter el programa lo traerá automáticamente.

Nit: En este campo se debe ingresar el Nit del tercero a quien se le entrego el

dinero de caja menor



Después de ingresar el Nit el programa mostrará la siguiente pantalla para ingresar

los conceptos por los que se generaron los gastos de caja menor utilizando los

siguientes datos:

Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto del gasto

que se está ejecutando. Con el icono de búsqueda se pueden visualizar los conceptos que han sido previamente creados.

Descripción: En este campo se debe asignar la descripción o detalle del

gasto que se está efectuando.

Naturaleza: Indicar si el movimiento que se está efectuando es débito o crédito.

Valor: Digitar el valor del gasto que se esta efectuando.

Centro de Costo: Indicar el centro de costo que al que se le debe cargar el

gasto de caja menor. El centro de costo lo solicita únicamente si la cuenta que esta relacionada con el concepto de caja menor que se esta registrando

esta marcada como si centros del costo.

El programa permite ingresar varios conceptos de caja menor por cada uno de los recibos que se elaboren los cuales se graban con el icono “bandera”.

Una vez se han guardado los conceptos correspondientes al recibo de caja menor el

programa habilita las siguientes opciones para indicar si el recibo es provisional, definitivo o se debe anular. Se debe escoger la opción pertinente.



La opción de contabilizado únicamente la marcará cuando los gastos que se

encuentren relacionados en el recibo de caja menor estén efectivamente

contabilizados. Este proceso se describe más adelante.

Una vez se ha marcado alguna de estas opciones el programa mostrará el siguiente

mensaje:

Si esta seguro de que la información es correcta y desea guardar el documento debe

seleccionar la opción “SI”.

Cuando los recibos de caja menor han sido guardados como provisionales y se

desean dejar como definitivos es necesario ingresar por la opción de elaboración de

recibos de caja menor, llamar el consecutivo del recibo, repasarlo y escoger la opción

“Definitivo”.

Cuando se ingresa por la opción de elaboración de recibos de caja menor y se

llama un recibo que ya esta elaborado como provisional o definitivo con éste icono se

pueden insertar mas registros.

Cuando se esté elaborando un recibo de caja menor y el saldo sea inferior al

porcentaje definido en la creación de la caja menor el programa mostrará el siguiente mensaje, pero permitirá la elaboración del recibo, siempre y cuando el

valor no exceda el saldo existente en la caja.

5.5. INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR

RUTA: Tesorería – Caja Menor – Informe De Cuadre De Caja Menor



Este informe permite efectuar una verificación detallada de los movimientos que se

han efectuado en cada una de las cajas menores y es una herramienta para realizar

los cuadres de caja menor.

Para la generación de este informe se debe digitar el código de la caja menor y el

rango de fechas para analizar los movimientos.

5.6. INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR RESUMIDO


Resumido

Este informe permite hacer una revisión rápida del el estado en el que se encuentra

la caja menor.





5.7. LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR

RUTA: Tesorería – Caja Menor – Lista Movimiento De Caja Menor

Este informe sirve como auxiliar de caja menor y permite verificar el movimiento que

se ha efectuado en un periodo de tiempo determinado.



5.8. LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR RESUMIDO RUTA: Tesorería – Caja Menor – Lista Movimiento De Caja Menor Resumido

Como su nombre lo indica, este informe muestra de forma resumida los movimientos

efectuados en la caja menor en un periodo de tiempo determinado.





5.9. CONTABILIZACION RECIBOS DE CAJA MENOR

RUTA: Tesorería – Caja Menor – Contabilización Recibos De Caja Menor

Esta opción permite generar la contabilización de los recibos de caja menor y si se

desea también se puede generar automáticamente el reembolso de caja menor. Para

ello será necesario ingresar la siguiente información:

Caja: Corresponde al código de la caja menor a la que se realizarán las

contabilizaciones. Con el icono de búsquedas se puede visualizar y seleccionar

la caja correspondiente. Desde/Hasta: Se debe seleccionar el rango de fechas en los que se quieren

hacer las contabilizaciones de los gastos de caja menor.

Tipo de Contabilización:



o Reembolso: Si se escoge ésta opción, los gastos de caja menor

quedarán registrados en un documento tipo G el cual fue seleccionado

en la definición de los comprobantes o recibos de caja menor. Así

mismo se generará el reembolso de caja menor. o Gasto: En esta opción se contabilizarán únicamente los gastos de caja

menor en un documento tipo L definido en la creación de los

comprobantes de caja menor.

o Gasto y Reembolso: A través de esta opción se efectuarán las contabilizaciones de los gastos de caja menor en un documento tipo L

y el reembolso en un documento tipo G.

Una vez se ha ejecutado este proceso los recibos de caja menor no podrán ser modificados y en la elaboración de los mismos aparecerá marcada la opción de

contabilizado.



TALLER TESORERIA

SIIGO ESTÁNDAR

WINDOWS

6



6. TALLER MODULO DE TESORERIA

La compañía “Empresa de Capacitación S.A.” desea elaborar su flujo de efectivo con

el fin de conocer el efectivo disponible en el mes de diciembre del año 2002, con el

fin de poder tomar decisiones acertadas sobre el mismo.

1. PARAMETRIZAR EL MANEJO DE FECHAS OPTIMISTA Y PESIMISTA PARA

EL PAGO Y RECAUDO.

RUTA: Parametrización – Registro De Control

Repasar todas las opciones del registro de control hasta que aparezcan los campos de manejo de fecha optimista Pago/Cobro y pesimista Pago/Cobro y marcar las dos

opciones.

2. DÍAS OPTIMISTAS Y PESIMISTAS PARA LOS TERCEROS.

RUTA: Contabilidad – Administración De Terceros – Apertura

Con el icono de búsqueda puede seleccionar a los terceros que se relacionan a

continuación o con la tecla de función F2 puede realizar búsquedas alfabéticas y con

F3 búsquedas numéricas.

NIT Tercero Días

Optimista

Días

Pesimista

830.690.235 Carrefun Ltda. 10 15

800.375.478 Cliente Prueba S.A. 30 45

80.256.336 Export Company S.A. 15 30

864.524.957 Proveedor Prueba Ltda.

5 15

800.123.454 Textiles Cortés & Cia. 30 60

860.035.827 Nueva Moda Ltda. 5 15

Recuerde

Al asignar los días optimistas y pesimistas a los Proveedores se desplegara una

ventana en la que solicitará un Banco. Presionar la tecla Esc.



3. CAJAS GENERALES DE LA COMPAÑÍA

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Parámetros

Para la creación de las cajas es necesario ingresar la siguiente información:

Código Descripción Cuenta Estado

001 CAJA GENERAL

BOGOTA 1105050100 Activo

002 CAJA GENERAL CALI 1105050200 Activo

003 CAJA GENERAL

MEDELLIN 1105050300 Activo

Recuerde

Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de las cajas estas, quedan guardadas automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando

adicional.

Presione “ESC” o el icono para salir de la opción y quedar en el menú principal.

4. BANCOS DE LA COMPAÑÍA Y DE LOS PROVEEDORES

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Parámetros – Definición De Bancos

Para la definición de los bancos debe digitar la siguiente información:

Código : 001

Nombre : Banco de Bogotá

Manejo Banco Para la Empresa : Marcar la opción

Cuenta Contable : 1110050100 Estado : Activo

Usa en Pago Electrónico : Marcar la opción

Código Interno : 001

Código Oficina : 203 Tipo de Cuenta : Corriente

Número de la Cuenta : 203598753

Código Institución Financiera : 076357951258

Nombre del Titular : Taller de Capacitación Ltda. Identificación del Titular : 800100200

País : 001

Código Ciudad : 0001

Genera Archivo : Detallado



Código : 020 Nombre : Banco Santander


Cuenta Contable : 1110050200

Estado : Activo Usa en Pago Electrónico : Marcar la opción


Código Oficina : 015

Tipo de Cuenta : Corriente Número de la Cuenta : 020796413284

Código Institución Financiera : 8006987268411

Nombre del Titular : Taller de Capacitación Ltda.

Identificación del Titular : 800100200 País : 001

Código Ciudad : 0001

Genera Archivo : Detallado

Código : 045

Nombre : Bancolombia


Cuenta Contable : 1110050300 Estado : Activo

Usa en Pago Electrónico : No marcar la opción

Código : 037 Nombre : Citibank

Manejo Banco Para la Empresa : No marcar la opción

Estado : Activo


Código : 068

Nombre : Banco de Occidente

Manejo Banco Para la Empresa : No marcar la opción Estado : Activo


Código : 015 Nombre : Banco de Crédito

Manejo Banco Para la Empresa : No marcar la opción

Estado : Activo

Usa en Pago Electrónico : No Marcar la opción

Recuerde



Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de los bancos, estos

quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando

adicional.


5. BANCOS DE LOS PROVEEDORES PARA PAGO ELECTRÓNICO

RUTA: Contabilidad – Administración De Terceros – Apertura

Con el icono de búsqueda seleccionar a los proveedores que se relacionan a

continuación, repasar toda la información hasta que aparezca la ventana en la que solicita la asignación de un banco.

Recuerde

Debe tener en cuenta que si creó el tercero por una opción diferente al catalogo de

terceros debe diligenciar toda la información solicitada para poder asignar los

bancos.

Para la asignación de los bancos a los proveedores debe digitar la siguiente

información:

800.123.454 Proveedor Prueba

Código : 037

Nombre : Citibank

Código Interno : 037 Oficina : 563

Tipo de Cuenta : Ahorros

Número de Cuenta : 5638613897

Documento Titular : 864527957 Dígito de Verificación : 7

Nombre del Titular : Proveedor Prueba Ltda.

País : 001

Ciudad : 0001

Siglas Departamento : CUN

800.123.455 Textiles Cortés & Cia.

Código : 068 Nombre : Banco de Occidente


Oficina : 211

Tipo de Cuenta : Corriente Número de Cuenta : 2113295486

Documento Titular : 800123454

Dígito de Verificación : 7

Nombre del Titular : Textiles Cortes & Cia.



País : 001

Ciudad : 0001

Siglas Departamento : CUN

860.035.827 Nueva Moda Ltda.

Código : 015

Nombre : Banco de Crédito Código Interno : 015

Oficina : 060

Tipo de Cuenta : Corriente

Número de Cuenta : 800100204

Documento Titular : 860035827 Dígito de Verificación : 6

Nombre del Titular : Nueva Moda Ltda.

País : 001

Ciudad : 0001 Siglas Departamento : CUN

Recuerde

Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de los bancos, estos


adicional.


6. DEFINIR LOS CONCEPTOS DE COBRO

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo Parámetros – Conceptos De Cobro

Para la definición de los conceptos de cobro debe digitar la siguiente información:

Código Nombre Estado

001 Intereses CDT Activo

002 Alquiler Maquinaria Activo

003 Préstamo Empleados Activo

Recuerde

Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de los conceptos de cobro, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún

comando adicional.




7. DEFINIR LOS CONCEPTOS DE PAGO

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Parámetros – Conceptos De Pago

Para la definición de los conceptos de pago debe digitar la siguiente información:

Códig

o Nombre Estado

001 Arriendo

Bodega Activo

002 Cuota Préstamo Activo

003 Servicios

Públicos Activo

Recuerde

Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de los conceptos de pago, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún

comando adicional.


8. GENERAR LOS INFORMES DE LA DEFINICIÓN DE CAJAS Y BANCOS

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Impresión Definición De Cajas

Para la generación de este informe es necesario digitar el rango de los códigos de las

cajas creadas, en caso de no conocerlos se debe presionar dos veces “Enter” para

que tome el rango de la caja 000 a la 999 o con el icono de búsqueda se pueden consultar las cajas creadas.

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Impresión Definición De Bancos

Para la generación de este informe es necesario digitar el rango de los códigos de los

bancos creados, en caso de no conocerlos se debe presionar dos veces “Enter” para

que tome el rango del banco 000 al 999 o con el icono de búsqueda se pueden consultar los bancos existentes.



9. INGRESO DE CHEQUES POSFECHADOS

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Cheques Posfechados – Entrada De

Cheques Posfechados

Para la para la captura de esta información es necesario digitar el código de banco,

en caso de no conocerlo con el icono de búsqueda se pueden consultar los bancos

existentes. Para el ingreso de los cheques posfechados debe digitar la siguiente información:

Código : 037 Número del Cheque : 25850360

Fecha Cheque : 2002-12-10

Tipo de Documento : Por Pagar

Tercero : Proveedor Prueba Ltda. Documento : P-001- 87952

Valor : $7.515.000

Fecha Optimista : 2002-12-15

Fecha Pesimista : 2002-12-25 Estado : Activo

Código : 068

Número del Cheque : 79882655

Fecha Cheque : 2002-12-22 Tipo de Documento : Por Pagar

Tercero : Textiles Cortes Ltda.

Documento : P-001-10248

Valor : $24.789.140 Fecha Optimista : 2003-01-21

Fecha Pesimista : 2003-02-05

Estado : Activo

Código : 001

Número del Cheque : 85295135


Tipo de Documento : Por Cobrar Tercero : Cliente Prueba Ltda.

Documento : F-001-87467

Valor : $4.570.125

Fecha Optimista : 2003-01-04 Fecha Pesimista : 2002-01-18

Estado : Activo

Código : 001 Número del Cheque : 15975345


Tipo de Documento : Por Cobrar

Tercero : Carrefun Ltda. Documento : F-001-87465



Valor : $1.878.750



Estado : Activo

Recuerde

Después de digitar los datos correspondientes al ingreso de los cheques posfechados,

estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún

comando adicional.


10. INFORME DE CHEQUES POSFECHADOS


Histórico De Cheques Posfechados Por Pagar

Para la generación de este informe es necesario digitar el rango de los códigos de los bancos creados, en caso de no conocerlos se debe presionar dos veces “Enter” para

que tome el rango del banco 000 al 999 o con el icono de búsqueda se pueden

consultar los bancos existentes.

Para generar este informe es necesario digitar la siguiente información:

Rango de Bancos : 001 – 999

Fecha : Real Fecha Inicial : 2004-01-01

Fecha Final: : 2004-01-31

Estado : Todos

Cheques: : Por Pagar

Generar el informe por pantalla y analizarlo.

12. INFORME DE CHEQUES POSFECHADOS POR COBRAR


Histórico De Cheques Posfechados






Rango de Bancos : 001 – 999 Fecha : Real

Fecha Inicial : 2004-01-01

Fecha Final: : 2004-01-31



Estado : Todos

Cheques: : Por Cobrar

13. INGRESO DE SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Saldos Telefónicos De Bancos – Entrada De Saldos Telefónicos

Para la para la captura de esta información es necesario digitar el código de banco,

en caso de con el icono de búsqueda se pueden consultar los bancos existentes.

Para ingresar la información de deben digitar los siguientes datos:

Banco : 001 Fecha : 2004-01-31

Valor : $148.537.374

Banco : 020

Fecha : 2004-01-31 Valor : $26.500.726

Banco : 045

Fecha : 2004-01-31 Valor : $55.286.055

Recuerde

Después de ingresar los datos correspondientes a los saldos telefónicos, estos


adicional.


14. INFORME DE SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Saldos Telefónicos De Bancos –

Listado Saldos Telefónicos





Para obtenerle informe de saldos telefónicos se debe digitar la siguiente información:

Rango de Bancos : 001 – 999 Fecha Inicial : 2004-01-01



Fecha Final : 2004-01-31

Verifique la información ingresada

15. CAPTURA DE OTROS INGRESOS

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Otros Ingresos – Entrada De Otros Ingresos

Para la para la captura de esta información es necesario digitar el código del

concepto de cobro, en caso de no conocerlo con el icono de búsqueda se pueden consultar los conceptos existentes.

Con. : 001

Fecha de Cobro : 2002-12-15 Cliente : 800.777.999



Descripción Cobro : INTERESES CDT Valor : $1.200.000

Con. : 002

Fecha de Cobro : 2002-12-05

Cliente : 80.256.336 Fecha Optimista : 2002-12-20


Descripción Cobro : ALQUILER MAQUINARIA

Valor : $4.000.000

Con. : 003




Descripción Cobro : Préstamo A Empleados

Valor : $250.000

Con. : 003





Valor : $300.000

Con. : 003





Valor : $350.000



Con. : 003


Cliente : 79.545.712

Fecha Optimista : 2002-12-15 Fecha Pesimista : 2002-12-15


Valor : $400.000

Recuerde

Después de digitar los datos correspondientes a los conceptos de otros ingresos,

estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional.


16. CAPTURA DE LAS OTRAS OBLIGACIONES

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Otras Obligaciones – Entrada De Otras Obligaciones

Para la para la captura de esta información es necesario digitar el código del

concepto de pago, en caso de conocerlo con el icono de búsqueda se pueden

consultar los conceptos existentes.

Con. : 001

Fecha de Pago : 2002-12-20

Proveedor : 890.654.123 Fecha Optimista : 2002-12-25


Descripción Pago : PAGO ARRIENDO BODEGA

Valor : $5.000.000

Con. : 002


Proveedor : 890.741.369 Fecha Optimista : 2002-12-10


Descripción Pago : CANCELACION CUOTA PRESTAMO

Valor : $1.000.000

Recuerde



Después de digitar los datos correspondientes a los conceptos de otras obligaciones,

estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún

comando adicional.


17. LISTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Listado Flujo De Efectivo

Para la generación de este informe es necesario digitar la siguiente información:

Fecha a Usar : Real

A un Corte Específico : No marcar esta opción


Fecha Final : 2004-01-31 Informe Detallado : Si

Datos de Bancos con Saldos Telefónicos : No marcar esta Opción

Generar el Informe por Pantalla y Analizarlo.

18. GENERAR NUEVAMENTE EL LISTADO DE FLUJO DE EFECTIVO CON LA

SIGUIENTE INFORMACION Y ANALIZARLO


Fecha a Usar : Real A un Corte Específico : No marcar esta opción



Informe Detallado : No marcar esta opción Datos de Bancos con Saldos Telefónicos : Si

Generar el Informe por Pantalla y Analizarlo.

19. INFORME COMPARATIVO FECHAS DE RECAUDO VS. FECHAS DE

VENCIMIENTO

RUTA: Tesorería - Flujo De Efectivo - Listado Comparativo Fechas De

Recaudo Vs. Fechas De Vencimiento


Fecha a Usar : Optimista



Generar el informe por pantalla y analizarlo.

PAGOS ELECTRONICOS



La empresa Taller de Capacitación Ltda. desea conocer y efectuar los pagos a

proveedores para el mes de Diciembre del año 2002.

1. CONSULTA DE DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR

RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Documentos Pendientes Por

Pagar


Corte con Fecha : Real

Fecha Inicial : 2004-01-01 Fecha Final : 2004-01-31


2. IMPRESION DE DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGO

RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Impresión Documentos Pendientes De Pagos


Fecha a Usar : Fecha Real



Generar el informe y analizar los datos.

3. PROGRAMACION DE PAGOS

RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Programación De Pagos

Para generar la programación de pagos es necesario digitar la siguiente información:

Número de Programación : 001

Descripción : Pagos Mes de Diciembre

Fecha de Pago : 2004-01-31 Corte Con Fecha : Real



Ordenar Por : Fecha

Dar doble clic sobre los siguientes documentos y programar los valores que se

relacionan a continuación:



Documento Valor a

Programar Forma de

Pago Banco

P-001-125650

$25.000.000 Pago electrónico

001

P-001-358 $5.000.000 Cheque 001

P-001-6897 $4.000.000 Pago

electrónico 001

P-001-5000 $6.000.000 Cheque 001

P-001-

69784 $3.000.000

Pago

electrónico 001

Después de escoger los documentos anteriores dar clic sobre este icono y programar los demás pagos con la siguiente información:

Observación : Ninguna

Forma de Pago : Pago electrónico

Banco : 001

Actualizar todos los Documentos

Recuerde

Después de digitar los datos correspondientes a la programación de pagos, los

conceptos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún

comando adicional.


4. CONTABILIZACION DE PAGOS

RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Contabilización De Pagos

Para efectuar la contabilización de pagos se requiere de la siguiente información:


Documento para Pago Efec/Electrónico : L-015

Documento para Pago en Cheque : G-001

Centro de Costo : 001 Esta Seguro : Marcar la opción


5. INFORME DE CONTABILIZACION DE PAGOS



RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Informe Contabilización De

Pagos



Tipo de Pago a Listar : Todos

Generar el informe y verificar que la contabilización de los pagos sea correcta.

6. PAGOS ELECTRONICOS

Para la definición del archivo plano para el pago electrónico se deben ejecutar los

pasos que se describen a continuación:

A. DEFINICION DEL ARCHIVO PARA PAGO ELECTRONICO

RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Pagos Electrónicos – Definición Del Archivo Plano Para Pago Electrónico

Para definir el archivo plano se debe ingresar la siguiente información:

Formato : 001

Nombre Archivo a Generar : BANBOGOTA.TXT

Relacionar con Bancos : 001

Nombre Archivo Secundario : Pulsar “Enter” Descripción : Pago electrónico a Proveedores

Columna de : 1

Columna a : 8

Registro : 1 Campo : El campo no existe y es necesario crearlo dando

click sobre este icono

Después de dar clic sobre este icono se deben digitar los siguientes datos:

Número Campo : 001

Nombre del Campo : Fecha a Aplicar el Pago Tipo de Carácter : Numérico

Formato : AAAAMMDD

Longitud : 8

Decimales : Pasar con “Enter” Alineación : Derecha – Completar con Ceros

Definición del Registro : Campo SIIGO – Con el icono de búsqueda

escoger el campo “Fecha a aplicar Dispersión”

Número Campo : 002

Nombre del Campo : Tipo de Cuenta

Tipo de Carácter : Numérico Formato : NADA



Longitud : 1

Decimales : Pasar con “Enter”

Alineación : Derecha – Completar con Ceros

Definición del Registro : Equivalencia – Con el icono de búsqueda escoger el campo “Tipo de cuenta” en “Valor SIIGO”

digitar C– “Equivalencia” 1, “Valor SIIGO” digitar

A – “Equivalencia” 2. C significa Corriente y A -

Ahorros

Número Campo : 003

Nombre del Campo : Número de la Cuenta


Longitud : 9


Alineación : Derecha – Completar con Ceros Definición del Registro : Campo SIIGO – Con el icono de búsqueda

escoger el campo “Número de cuenta de la

empresa pagadora”

Número Campo : 004

Nombre del Campo : Nombre de la Empresa que Realiza el Pago

Tipo de Carácter : Alfanumérico

Formato : NADA Longitud : 40


Alineación : Izquierda – Completar con Espacios

Definición del Registro : Campo SIIGO - Con el icono de búsqueda escoger el campo “Nombre de la empresa

Pagadora”

Número Campo : 005 Nombre del Campo : Nit de la Empresa que Realiza el Pago

Tipo de Carácter : Numérico

Formato : NADA

Longitud : 11 Decimales : Pasar con “Enter”


Definición del Registro : Campo SIIGO – Con el icono de Búsqueda

escoger el campo “Nit de la Empresa Pagadora”

Número Campo : 006

Nombre del Campo : Tipo de Identificación del Proveedor

Tipo de Carácter : Alfanumérico Formato : NADA

Longitud : 1


Alineación : Izquierda – Completar con Espacios Definición del Registro : Campo SIIGO - Con el icono de búsqueda

escoger el campo “Tipo de identificador

Proveedor”.

Número Campo : 007



Nombre del Campo : Nit del Proveedor


Formato : NADA



Definición del Registro : Campo SIIGO - Con el icono de búsqueda

escoger el campo “Nit del Proveedor” Número Campo : 008

Nombre del Campo : Nombre del Proveedor

Tipo de Carácter : Alfanumérico

Formato : NADA Longitud : 40


Alineación : Izquierda – Completar con Espacios

Definición del Registro : Campo SIIGO - Con el icono de búsqueda escoger el campo “Nombre Del Proveedor”

Número Campo : 009

Nombre del Campo : Tipo de Cuenta del Proveedor Tipo de Carácter : Numérico

Formato : NADA

Longitud : 1


Definición del Registro : Equivalencia – Con el icono de búsqueda escoger

el campo “Tipo de cuenta” en “Valor SIIGO”

digitar C– “Equivalencia” 1, “Valor SIIGO” digitar A – “Equivalencia” 2. La letra C significa Corriente

y A Ahorros.

Número Campo : 010 Nombre del Campo : Número de Cuenta del Proveedor


Formato : NADA




escoger el campo “Número de Cuenta”

Número Campo : 011

Nombre del Campo : Valor a Pagar Por Factura


Longitud : 16

Decimales : 2

Alineación : Derecha – Completar con Ceros Definición del Registro : Campo SIIGO – Con el icono de búsqueda

escoger el campo “Valor Pagado”

Número Campo : 012 Nombre del Campo : Número de la Factura o Comprobante




Formato : NADA

Longitud : 10



escoger el campo “Número de la factura o

Comprobante”

Recuerde

Después de digitar los datos correspondientes a la definición de los conceptos, estos


adicional.

Presione “ESC” o el icono para salir de la opción y proceder a la ubicación de

cada uno de los campos.

Columna de : 1 Columna a : 8

Registro : 1

Campo : 001

Columna de : 9

Columna a : 9

Registro : 1

Campo : 002

Columna de : 10

Columna a : 18

Registro : 1 Campo : 003

Columna de : 19

Columna a : 58 Registro : 1

Campo : 004


Registro : 1

Campo : 005

Columna de : 1

Columna a : 1

Registro : 2

Campo : 006

Columna de : 2

Columna a : 12



Registro : 2

Campo : 007


Registro : 2

Campo : 008

Columna de : 53

Columna a : 53

Registro : 2

Campo : 009 Columna de : 54

Columna a : 70

Registro : 2

Campo : 010

Columna de : 71

Columna a : 86

Registro : 2 Campo : 011

Columna de : 87

Columna a : 96 Registro : 2

Campo : 12

Con el icono “Bandera” grabar el formato creado


7. LISTA DEFINICION ARCHIVO PAGO ELECTRONICO

RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Pagos Electrónicos – Lista

Definición Archivo Pago Electrónico

Para generar el informe se debe digitar la siguiente información:

Formato 1 – Generar el informe y verificar que la información se haya ingresado correctamente.

8. PAGO ELECTRONICO

RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Pagos Electrónicos – Pago

Electrónico

Para generar el archivo plano de se debe digitar la siguiente información:




Dar Clic sobre el botón “Generación”




10. CAJAS MENORES

RUTA: Tesorería - Cajas Menores – Definición Cajas Menores

Para la definición de las cajas menores es necesario digitar la siguiente información:

Código : 001

Descripción : Caja Menor Administración Responsable : 52.356.258

Valor Base : $800.000

Cuenta : 1105100100

Centro de Costo: 001 Alerta : Porcentaje - 25

Estado : Activa

Código : 002 Descripción : Caja Menor Ventas

Responsable : 52.358.478

Valor Base : $800.000

Cuenta : 1105100200 Centro de Costo: 002

Alerta : Porcentaje - 25

Estado : Activa

Recuerde

Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de las cajas menores estas quedan guardadas automáticamente y no es necesario ejecutar ningún

comando adicional.


10. COMPROBANTES DE CAJA MENOR

RUTA: Tesorería – Caja Menor – Definición Comprobantes De Caja Menor

Para efectuar la definición de los recibos de caja menor es necesario digitar la


Comprobante : 001

Descripción : Admón.

Número Inicial : 00000000001 Numeración Automática : Marcar la opción

Comprobante Gasto (L) : 016

Comprobante Gasto (G) : 002

Caja : 001



Comprobante : 002

Descripción : Ventas

Número Inicial : 00000000001

Numeración Automática : Marcar la opción Comprobante Gasto (L) : 016

Comprobante Gasto (G) : 002

Caja : 002

Recuerde

Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de los comprobantes de caja menor, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar

ningún comando adicional.


11. GASTOS DE CAJA MENOR

RUTA: Tesorería – Caja Menor – Definición De Conceptos De Gasto Para Caja

Menor

Para crear los conceptos de gastos de caja menor se deben ingresar los siguientes

datos:

Código : 001

Descripción : ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA

Cuenta : 5195250000 Naturaleza : Débito

Estado Concepto : Activo

Código : 002 Descripción : UTILES, PAPELERIA Y FOTOCOPIAS

Cuenta : 5195300100

Naturaleza : Débito

Estado Concepto : Activo Código : 003

Descripción : TAXIS Y BUSES

Cuenta : 5195450000

Naturaleza : Débito Estado Concepto : Activo

Código : 004

Descripción : CASINO Y RESTAURANTES Cuenta : 5195600000





Código : 005

Descripción : OTROS

Cuenta : 5195950000


Código : 006

Descripción : ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA Cuenta : 5295250000



Código : 007

Descripción : UTILES, PAPELERIA Y FOTOCOPIAS

Cuenta : 5295300000


Código : 008

Descripción : TAXIS Y BUSES Cuenta : 5295450000



Código : 009

Descripción : CASINO Y RESTAURANTES

Cuenta : 5295600000


Código : 010

Descripción : OTROS Cuenta : 5295950000



Recuerde

Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de los conceptos de gastos de caja menor, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario

ejecutar ningún comando adicional.




12. ELBORACION RECIBOS DE CAJA MENOR

RUTA: Tesorería – Caja Menor – Elaboración Recibos De Caja Menor

Para la elaboración de los recibos de caja menor se debe ingresar la siguiente

información:

Comprobante : 001

Consecutivo : 00000000001

Fecha : 2002-12-05

Nit : 79.635.489 Concepto : 003

Descripción : Transporte Mensajería

Naturaleza : D

Valor : $30.000 Grabar con el icono “bandera”

Estado Recibo : Provisional

Guardar el Recibo.

Comprobante : 001


Fecha : 2002-12-10

Nit : 79.335.789 Concepto : 004

Descripción : Almuerzos Junta Directiva

Naturaleza : D


Estado Recibo : Definitivo

Guardar el Recibo.

Comprobante : 002


Fecha : 2002-12-08

Nit : 41.545.235 Concepto : 006

Descripción : Compra detergente, escoba y trapero

Naturaleza : D


Estado Recibo : Provisional

Guardar el Recibo.

Comprobante : 002 Consecutivo : 00000000002

Fecha : 2002-12-19

Nit : 79.545.712

Concepto : 007 Descripción : Fotocopias Manuales de Producción

Naturaleza : D

Valor : $90.000

Grabar con el icono “bandera” Estado Recibo : Definitivo



Guardar el Recibo.


13. PASAR LOS RECIBOS PROVISIONALES A DEFINITIVOS

RUTA: Tesorería – Caja Menor – Elaboración Recibos De Caja Menor

Para pasar los recibos provisionales a definitivos es necesario ejecutar los siguientes

pasos:


Fecha : 2002-12-05

Nit : 79.635.489

Concepto : 003 Descripción : Transporte Mensajería

Naturaleza : D

Valor : $28.000


Guardar el Recibo.


Fecha : 2002-12-08

Nit : 41.545.235

Concepto : 006 Descripción : Compra detergente, escoba y trapero

Naturaleza : D

Valor : $45.000


Guardar el Recibo.


14. CUADRE DE CAJA MENOR


Con el icono de búsqueda puede seleccionar el código de la caja.

Para la generación de este informe es necesario ingresar los siguientes datos:

Caja : 001





Generar nuevamente el informe para la caja No. 002 ingresando la siguiente

información:

Caja : 002 Fecha Inicial : 2004-01-01



15. CUADRE DE CAJA MENOR RESUMIDO


Resumido


Caja : 001




Generar nuevamente el informe para la caja No. 002 ingresando la siguiente información:

Caja : 002



16. MOVIMIENTO DE CAJA MENOR

RUTA: Tesorería – Caja Menor – Lista Movimiento De Caja Menor






información:

Caja : 002






17. MOVIMIENTO DE CAJA MENOR RESUMIDO

RUTA: Tesorería – Caja Menor – Informe De Movimiento De Caja Menor

Resumido






información:

Caja : 002




18. CONTABILIZACION RECIBOS DE CAJA MENOR

RUTA: Tesorería – Caja Menor – Contabilización Recibos De Caja Menor

Para efectuar la contabilización de los recibos de caja menor se debe ingresar la


Caja : 001 Desde : 2004-01-01

Hasta : 2004-01-31

Tipo de Contabilización : Gasto

Caja : 002

Desde : 2004-01-01

Hasta : 2004-01-31

Tipo de Contabilización : Gasto y Reembolso


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