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Use esta guía de referencia para obtener información sobre las acciones de flujo de

trabajo disponibles en Microsoft SharePoint Designer 2010.

En este tema

Acciones de flujo de trabajo en SharePoint Designer 2010

Acciones generales

Acciones disponibles cuando el sitio de SharePoint se ejecuta en Microsoft SharePoint Server 2010

Acciones disponibles dentro de las acciones de tarea

Acciones disponibles cuando el flujo de trabajo está asociado con un tipo de contenido de documento

Acciones disponibles dentro de un paso de suplantación

Acciones dentro de un flujo de trabajo de sitio

Acciones de flujo de trabajo en SharePoint Designer 2010

Existen dos maneras de ver la lista de acciones de flujo de trabajo en SharePoint

Designer 2010. Al editar un flujo de trabajo:

• En la ficha Flujo de trabajo, en el grupo Insertar, haga clic en Condiciones

para abrir la lista de acciones de flujo de trabajo.

• También puede hacer clic dentro de un paso de flujo de trabajo. En el cuadro

de búsqueda que aparece, escriba las palabras que están en el nombre de la

condición que desee, como agregar, y luego presione Entrar. Aparecen

debajo del cuadro de texto las acciones y condiciones que contienen las

palabras que escribió.

Las acciones disponibles para el usuario durante la creación del flujo de trabajo

dependen del contexto de dicho flujo. Por ejemplo, las acciones Iniciar proceso de aprobación e Iniciar proceso de comentarios no están disponibles para los sitios

basados en Microsoft SharePoint Foundation 2010. Algunas acciones de lista están

disponibles solamente dentro de un paso de suplantación, mientras que otras solo lo

Acciones de flujo de trabajo en SharePoint Designer 2010: Guía de referencia rápidaCorresponde a: Microsoft Office SharePoint Designer 2010

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están cuando se asocia el flujo de trabajo con un tipo de contenido de documento.

Las acciones de lista que funcionan en el elemento actual, como Establecer estado de aprobación del contenido y Establecer campo en elemento actual, no están

disponibles en un flujo de trabajo de sitio.

Las acciones se organizan por categoría sobre la base de su área de aplicación en

un flujo de trabajo. Por ejemplo, las acciones que afectan al comportamiento de un

elemento se enumeran en Acciones de lista, las acciones pertinentes a conjuntos

de documentos en Acciones del conjunto de documentos y las acciones de flujo

de trabajo personalizadas en Acciones personalizadas. Las categorías para las

acciones son:

• Acciones principales

• Acciones del conjunto de documentos: aparecen solamente cuando el flujo

de trabajo está asociado con una biblioteca o el tipo de contenido de

documento.

• Acciones de lista

• Acciones relacionales: aparecen solamente cuando el sitio de SharePoint se

ejecuta en SharePoint Server 2010.

• Acciones de tareas: aparecen solamente cuando el sitio de SharePoint se

ejecuta en SharePoint Server 2010.

• Acciones del comportamiento de la tarea: aparecen solamente cuando

personaliza las tareas en acciones de flujo de trabajo compiladas

previamente, como Iniciar proceso de aprobación e Iniciar proceso de

comentarios.

• Acciones de utilidades

Acciones generales

Las acciones generales son acciones que se muestran en la lista Acciones sin

importar cuál sea el contexto de flujo de trabajo.

ACCIÓN DESCRIPCIÓN

Acciones principales

Enumera las acciones usadas más frecuentemente en un flujo de trabajo.

Agregar un comentario

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Comentario: texto de comentario. Úsela para dejar comentarios informativos en el diseñador de flujos de trabajo para usarlos como referencia. Esto es especialmente útil cuando existen otros usuarios que son coautores del flujo de trabajo. Por ejemplo, si una variable del flujo de trabajo actual no tiene un nombre fácil de usar, use esta acción para agregar un comentario para indicar lo que la variable realiza en el flujo de trabajo.

A continuación, encontrará un ejemplo de qué aspecto puede tener la acción en un paso de flujo de trabajo.

Comentario: esta variable proporciona el departamento para el iniciador de flujos de trabajo.



NOTA Todo aquel que edite el flujo de trabajo en Microsoft Visio 2010 también podrá ver los comentarios.

Agregar hora a la fecha

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Agregar 0 minutos a fecha (resultados a Variable:fecha). Úsela para agregar un tiempo específico en minutos, horas, días, meses o años a la fecha, y almacene el valor de resultado como variable. La fecha puede ser una fecha actual, una fecha específica o una búsqueda.


Agregar 7 días a Elemento actual:Modificación (resultados a Variable: Una semana desde Modificación)

Realizar el cálculo

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Calcular valor más valor (resultados a Variable: calc). Úsela para realizar un cálculo como sumar, restar, multiplicar o dividir dos valores, y almacene el valor de resultado en una variable.


• Calcular 36 dividido por 9 (resultados a Variable:Número de widgets)

Calcular [fx :: Cursos*, Asientos ocupados] más 1 (resultados a Variable: Nuevos asientos ocupados)

Registrar en lista de historial

Use esta acción para registrar un mensaje sobre el flujo de trabajo en su lista de historial. Un mensaje puede ser un resumen de un evento de flujo de trabajo o cualquier detalle significativo sobre el flujo de trabajo. La lista de historial del flujo de trabajo puede ser útil para la solución de problemas con el flujo de trabajo.

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Registrar este mensaje en la lista de historial de flujo de trabajo. Úsela para registrar lo realizado por un flujo de trabajo en una instancia concreta en su ciclo de vida. Por ejemplo, puede registrar un mensaje que diga Copiado en la lista A o Se envío el mensaje a los revisores. Cuando el flujo de trabajo se complete satisfactoriamente, puede ir a la lista Historial del flujo de trabajo correspondiente y ver los mensajes mostrados en la columna Descripción.


Registrar variable Una semana desde Modificación establecida en la lista de historial de flujo de trabajo

NOTA Si desea una acción que detenga el flujo de trabajo y luego registre un mensaje en la lista de historial, use la acción Detener flujo de trabajo en su lugar.

Detener durante

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Detener durante 0 días, 0 horas, 5 minutos. Úsela para pausar el flujo de trabajo durante un tiempo específico en días, horas o minutos.

NOTA El intervalo de trabajo del temporizador, que tiene un valor predeterminado de cinco minutos, determina el tiempo de retraso.

Detener hasta fecha

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Detener hasta esta hora. Úsela para pausar el flujo de trabajo hasta una fecha concreta. Puede agregar una fecha actual, una fecha específica o una búsqueda.




• Detener hasta 1/1/2010 12:00:00 a.m.

Detener hasta Variable: Una semana desde Modificación

Enviar un correo electrónico

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Enviar por correo electrónico estos usuarios. Úsela para enviar un mensaje de correo electrónico a un usuario o grupo. Generalmente se usa para enviar un mensaje de correo electrónico de confirmación a los participantes del flujo de trabajo. Los destinatarios del mensaje pueden ser usuarios o grupos dentro de una colección de sitios o un miembro de una organización. Ahora puede especificar con facilidad un valor dinámico en el asunto como una búsqueda o una cadena.

IMPORTANTE Los mensajes de correo electrónico salientes deben configurarse en la Administración central de SharePoint.


Enviar por correo electrónico Variable: aprobadores

Configurar parte de la hora del campo Fecha y hora

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Configurar la hora como 00:00 para fecha (Resultado para Variable: fecha). Úsela para crear una marca de tiempo y almacene el valor de resultado en una variable. Puede establecer el tiempo en horas y minutos, y agregar una fecha actual, una fecha específica o una búsqueda. Por ejemplo, supongamos que desea agregar una marca de tiempo al pedido de un cliente nuevo que se agrega a una lista de pedidos. En lugar de usar la hora actual del pedido recibido en la marca de tiempo, desea agregar una hora específica para hacer que el flujo de trabajo realice una acción para todos los elementos nuevos con la misma marca de tiempo, como enrutar los pedidos hacia el almacén. Otro ejemplo: supongamos que tiene una presentación a las 9 a.m. de un día determinado y desea recibir un aviso de correo electrónico. Puede usar esta acción para agregar la hora a la fecha, pausar el flujo de trabajo hasta el día anterior a la presentación y luego hacer que el flujo de trabajo le envíe un aviso.


Configurar la hora como 00:00 para Elemento actual:Modificación (Resultado para variable de hora Modificación establecida en medianoche)

Establecer estado de flujo de trabajo

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Establecer el estado del flujo de trabajo como Cancelado. Úsela para establecer el estado del flujo de trabajo. Las opciones predeterminadas son Cancelado, Aprobado y Rechazado.

Puede escribir un nuevo valor de estado en la lista desplegable de la acción. Cuando escriba un valor de estado, la entrada se agregará automáticamente a la lista desplegable. Por ejemplo, puede escribir un estado que sea más fácil de usar e informativo que Completado o Cancelado, como Informe de gastos aprobado.

NOTAS

• No puede cambiar el nombre ni eliminar un valor de estado una vez creado. No obstante, no tiene que usarlo.

• Los estados personalizados solo se aplican al flujo de trabajo actual y no pueden usarse en otro flujo de trabajo.

• Los flujos de trabajo no pueden usar valores de estado personalizados que el usuario defina en la acción si esta se usa dentro de un paso de suplantación.

Si la acción Establecer estado de flujo de trabajo es el último paso del flujo de trabajo donde también usó un valor predeterminado, puede



ver su valor predeterminado en la columna Estado en la lista al finalizar o pausar el flujo de trabajo.


Establecer el estado del flujo de trabajo como estado Especificación: Listo para revisión de diseño

Establecer variable de flujo de trabajo

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Establecer variable de flujo de trabajo en valor. Úsela para establecer una variable de flujo de trabajo en un valor determinado. Use esta acción cuando desee que el flujo de trabajo asigne datos a una variable.


Establecer Variable: Total de informe de gastos en Elemento actual:Total

Detener flujo de trabajo

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Detener el flujo de trabajo y registrar este mensaje. Úsela para detener la instancia actual del flujo de trabajo y registrar un mensaje en la lista Historial de flujo de trabajo. El mensaje que especifique en la acción aparecerá en la columna Descripción en el historial de flujo de trabajo cuando este finalice.


Detener el flujo de trabajo y registrar Se superó la duración máxima del flujo de trabajo

Acciones de lista

Esta categoría de acciones realiza operaciones en elementos de lista.

NOTA Algunas acciones de esta categoría solamente aparecen en el contexto de un flujo de trabajo particular. Por ejemplo, algunas acciones de lista solamente aparecen cuando hace clic dentro de un paso de suplantación en el flujo de trabajo, mientras que otras solo aparecen cuando se adjunta el flujo de trabajo a un tipo de contenido de documento. Para obtener más información, vea la sección “Acciones disponibles dentro de un paso de suplantación”.

Proteger elemento

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Proteger elemento en esta lista con el comentario: comentario. Protege un elemento desprotegido.


Proteger elemento en Informes de gastos con el comentario: Informe de gastos aprobado

NOTA Solamente puede proteger elementos de una biblioteca de documentos.

Desproteger elemento

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Desproteger elemento en esta lista. Úsela para desproteger un elemento.


Desproteger elemento en Elemento actual

NOTAS

• Los usuarios solamente pueden desproteger los elementos de una biblioteca en su sitio.



El flujo de trabajo comprueba si el elemento está protegido antes de desproteger un documento.

Copiar elemento de lista

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Copiar elemento de esta lista a esta lista. Úsela para copiar un elemento de lista en otra lista. Si existe un documento en el elemento de lista, el flujo de trabajo también copia el documento en la lista de destino.


Copiar elemento de Elemento actual a Solicitudes archivadas

IMPORTANTE Debe tener al menos una columna similar tanto en la lista de origen como en la de destino.

Crear elemento de lista

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Crear elemento en la lista (resultados a Variable: crear). Úsela para crear un elemento de lista nuevo en la lista que especifique. Puede suministrar los campos y valores del nuevo elemento.

Puede usar esta acción siempre que desee que se cree un nuevo elemento con información específica. Por ejemplo, cree anuncios siempre que se aprueben documentos relacionados con la compañía que sean importantes o cuando se archiven documentos.

NOTA La variable de resultado es el identificador del elemento creado en la lista.


Crear elemento en Pedidos (resultados a Variable: Nuevo id. de pedido)

Eliminar elemento

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Eliminar elemento en esta lista. Úsela para eliminar un elemento.


Eliminar elemento en Documentos

Descartar desprotección de elemento

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Descartar desprotección de elemento en esta lista. Úsela si un elemento está desprotegido, se realizaron cambios en él y desea deshacerse de los cambios y volver a proteger el elemento.


Descartar desprotección de elemento en Documentos

Establecer estado de aprobación del contenido

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Establecer estado de aprobación del contenido en este estado con comentarios. Si tiene habilitada la aprobación de contenido en su lista, use esta acción para establecer el campo de estado de aprobación de contenido en un valor como Aprobado, Rechazado o Pendiente. Puede escribir un estado personalizado en la acción.


Establecer estado de aprobación del contenido en Aprobado con Buen aspecto

NOTAS



• Se debe habilitar la aprobación de contenido en la lista a fin de poder usar esta acción.

La acción Establecer estado de aprobación del contenido funciona en el elemento actual sobre el que actúa el flujo de trabajo. Por lo tanto, la acción no está disponible en un flujo de trabajo de sitio.

Establecer campo en elemento actual

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Establecer campo en valor. Úsela para establecer un campo del elemento actual en un valor determinado.


Establecer Id. de tipo de contenido en Especificación

NOTAS

• Si desea pausar el flujo de trabajo hasta que cambie el valor del campo, use en su lugar la acción Esperar a que el campo cambie en el elemento actual.

La acción Establecer campo en elemento actual no está disponible cuando está trabajando en un flujo de trabajo de sitio.

Actualizar elemento de lista

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Actualizar elemento en lista. Úsela para actualizar un elemento de lista. Puede especificar los campos y los nuevos valores de dichos campos.


Actualizar elemento en Documentos

Esperar a que el campo cambie en el elemento actual

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Esperar a campo a igual a valor. Pausa el flujo de trabajo hasta que el campo del elemento actual haya cambiado a un nuevo valor.


Esperar a Estado de aprobación a igual a 1;#Rechazado

NOTA Si desea que el flujo de trabajo cambie el valor del campo en lugar de que espere a que este cambie, use la acción Establecer campo en elemento actual en su lugar.

Acciones de tareas

Las acciones de esta categoría se relacionan con elementos de tarea.

Asignar un formulario a un grupo

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Asignar un formulario personalizado a estos usuarios. Le permite crear un formulario de tareas personalizado con campos personalizados.

Puede usar esta acción para asignar una tarea a uno o más participantes o grupos y solicitarles que realicen sus tareas. Los participantes proporcionan sus respuestas en los campos del formulario de tareas personalizado y, cuando terminan con la tarea, hacen clic en Realizar tarea en el formulario.


Asignar Informe de activos a Marketing

NOTA No existe un valor devuelto que identifique los datos de la tarea.



Asignar un elemento de tarea

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Asignar tarea a estos usuarios. Úsela para asignar una tarea a cada uno de los participantes, pidiéndoles que realicen las tareas y, luego, cuando hayan finalizado, que hagan clic en el botón Realizar tarea en su formulario de tareas.


Asignar Envío del informe de gastos a Marketing

Recopilar datos de un usuario

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Recopilar datos de este usuario (resultados a Variable: recopilar). Úsela para asignar una tarea al participante, pidiéndole que proporcione la información necesaria en un formulario de tareas personalizado y luego haga clic en el botón Realizar tarea en el formulario de tareas.

Esta acción tiene una cláusula de salida, lo que significa que el flujo de trabajo almacena la información devuelta por la acción en una variable correspondiente. El identificador del elemento de lista del elemento de tarea completado desde la acción se almacena en la variable recopilar.


Recopilar Informe de gastos de Marketing (resultados a Variable: Informe de gastos de marketing)

Acciones de utilidades

La mayoría de las acciones de esta categoría pueden usarse para extraer información de cadenas de texto.

Puede recortar una cadena de texto y usarla en varios escenarios diferentes del flujo de trabajo. Supongamos que la compañía desea estampar todos los documentos entrantes con un formato de nombre específico como fecha_departamento (por ejemplo: 14072009_ventas.docx) y el usuario desea ejecutar flujos de trabajo que asignen tareas a un revisor usando como base la fecha de dicho archivo. Puede usar una acción de utilidades para obtener los primeros 8 caracteres del nombre del documento (14072009) y convertirlos en una fecha usando coerciones de búsqueda para que se puedan asignar tareas con esa fecha de vencimiento.

Para obtener más información sobre las coerciones de búsqueda, vea la sección Vea también.

Extraer subcadenas del final de cadena

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Copiar 0 caracteres desde el final de cadena (resultados a Variable: subcadena). Úsela para copiar n número de caracteres del final de una cadena y almacenar el valor de resultado en una variable. Tiene que definir el número de caracteres que el flujo de trabajo debe copiar de la cadena.


Copiar 15 caracteres desde el final de Elemento actual:Nombre (resultados a Variable: Copy15CharFromEndOfName)

Extraer subcadenas del índice de la cadena

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Copiar desde cadena, empezando en 0 (resultados a subcadena). Úsela para copiar todos los caracteres a partir del carácter n en una cadena y almacene los resultados en una variable.


Copiar desde Elemento actual:Nombre, empezando en 4 (resultados a Variable: CopyStringFromChar4)



Extraer subcadenas del inicio de cadena

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Copiar caracteres de 0 desde el inicio de cadena (resultados a Variable: subcadena). Úsela para copiar n número de caracteres desde el inicio de una cadena y almacene los resultados en una variable. Debe definir el número de caracteres que el flujo de trabajo tiene que copiar de la cadena.


Copiar caracteres de 15 desde el inicio de Elemento actual:Nombre (resultados a Variable:Copy15CharFromStartOfName)

Extraer subcadenas de cadena del índice con longitud

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Copiar desde cadena, empezando en 0 para 0 caracteres (resultados a Variable: subcadena). Úsela para copiar n número de caracteres comenzado desde un carácter concreto de una cadena y almacene los resultados en una variable. Debe definir el número de caracteres que el flujo de trabajo tiene que copiar de la cadena.


Copiar desde Elemento actual:Nombre, empezando en 4 para 15 caracteres (resultados a Variable: Copyfrom Char4for15CharOfName)

Buscar intervalo entre fechas

Esta acción se muestra inicialmente en un paso de flujo de trabajo como Buscar minutos entre fecha y fecha (resultados a Variable: hora). Úsela para calcular la diferencia de tiempo, en minutos, horas o días, entre dos fechas y almacene los resultados en una variable.


Buscar minutos entre ElementoActual:Modificación y Hoy (resultados a Variable: Última modificación en minutos)

Acciones disponibles cuando el sitio de SharePoint se ejecuta en Microsoft SharePoint Server 2010

Las acciones como Iniciar proceso de aprobación, Declarar como registro y

Buscar administrador de un usuario están disponibles solamente cuando el sitio

de SharePoint se ejecuta en SharePoint Server 2010.


Acciones del conjunto de documentos

Las acciones de esta categoría corresponden a un conjunto de documentos. Los conjuntos de documentos son carpetas que almacenan múltiples documentos. En un flujo de trabajo, un conjunto de documentos recibe el mismo tratamiento que los elementos individuales.

NOTA Para poder usar un conjunto de documentos en una biblioteca, tiene que agregar el tipo de contenido Conjunto de documentos desde la página Configuración de biblioteca en el sitio de SharePoint.

Iniciar proceso de aprobación de conjunto de documentos

Esta acción de muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Iniciar el proceso Aprobación para el contenido de este conjunto de documentos con los usuarios especificados por esta columna. Comienza una acción de aprobación en un conjunto de documentos para usuarios específicos.

Cuando usa esta acción, el estado del conjunto de documentos y los documentos que lo conforman cambian, como por ejemplo, a



Aprobado o Rechazado. Si usó la acción Iniciar proceso de aprobación en un conjunto de documentos, solo cambiará el estado de dicho conjunto.


Iniciar el proceso Aprobación de la lista de materiales para el contenido de este conjunto de documentos con los usuarios especificados por Variable: Aprobadores de lista de materiales

Capturar una versión del conjunto de documentos

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Capturar una versión de este conjunto de documentos que incluye las versiones tipo de los contenidos con el comentario: comentario. Bloquea la versión del conjunto de documentos que tiene la versión de documentos, principal o secundaria, que especifique en la acción.


Capturar una versión de este conjunto de documentos que incluye las versiones últimas principales de los contenidos con el comentario: Última versión principal de la lista de materiales

Enviar conjunto de documentos al repositorio

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Enviar el conjunto de documentos usando esta acción a este organizador de contenido de destino con esta explicación (Salida para Variable: enviar resultado de archivo). Permite mover o copiar el conjunto de documentos a un repositorio de documentos, que puede ser una biblioteca del sitio de SharePoint o un sitio independiente como el Centro de documentación, que redirige registros a un destino especificado según reglas definidas por el usuario.


Enviar el conjunto de documentos usando Copiar a Repositorio de documentos:GUID con Copiar lista de materiales final en el repositorio (Salida para Variable: Copiar conjunto de documentos en repositorio)

NOTA Para poder definir reglas y redirigir documentos, tiene que habilitar primero la característica del sitio Organizador de contenido en el sitio de SharePoint. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo configurar el organizador de contenido para redirigir registros en la sección Vea también.

Estado de aprobación del contenido del conjunto para el conjunto de documentos

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Establecer el estado de aprobación del contenido para el contenido de este conjunto de documentos en este estado con comentario. Úsela para establecer la aprobación del contenido de un conjunto de documentos en Aprobado, Rechazado o Pendiente.


Establecer el estado de aprobación del contenido para el contenido de este conjunto de documentos en Aprobado con La lista de materiales está aprobada

NOTA Debe habilitarse la aprobación de contenido en la lista a fin de poder usar esta acción.

Acciones de tareas

Las siguientes acciones se usan en escenarios de aprobación. Existen dos acciones de flujo de trabajo previamente compiladas en esta categoría, Iniciar proceso de aprobación e Iniciar proceso

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de comentarios. Las acciones compiladas previamente equivalen a subflujos de trabajo, lo que significa que la lógica de los flujos de trabajo ya está definida en las acciones. Todo lo que tiene que hacer es proporcionar la información apropiada.

Estas acciones se usan en los flujos de trabajo que se pueden volver a usar globalmente Aprobación - SharePoint 2010 y Recopilar comentarios - SharePoint 2010, que se incluyen con SharePoint Server 2010. Para obtener información sobre cuándo usar estos flujos de trabajo y cuándo usar las acciones, vea la sección ¿Cuándo debe usar las acciones de aprobación y comentarios? de este artículo.

También está la opción Iniciar proceso de tareas personalizado. Tiene una lógica integrada, pero a diferencia de las dos acciones anteriores, no viene compilada previamente con lo que el flujo de trabajo debe hacer en cada fase.

NOTA Una categoría de acciones llamada Acciones del comportamiento de la tarea aparece en la lista de acciones solamente cuando personaliza el comportamiento de una acción de aprobación como Asignar elemento para aprobación o Asignar elemento a comentarios. Para obtener más información sobre Acciones del comportamiento de la tarea, consulte la sección sobre las acciones disponibles dentro de las acciones de aprobación de este artículo.

Iniciar proceso de aprobación

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Iniciar el proceso Aprobación en Elemento actual con estos usuarios. Redirige un documento para su aprobación. Los aprobadores pueden aprobarlo o rechazarlo, reasignar la tarea de aprobación o solicitar cambios.

La acción Iniciar proceso de aprobación se comporta como un flujo de trabajo previamente compilado; la lógica ya está definida en la acción. La acción tiene diferentes fases integradas que definen los comportamientos de la tarea, los comportamientos del proceso de la tarea, la inclusión en el registro del historial, las notificaciones por correo electrónico y las condiciones de finalización. Aunque la acción ya incluye una lógica previamente compilada, todavía necesita información adicional, como los usuarios (los revisores), el orden en el que deben redirigirse las tareas a los participantes (en serie, que es el valor predeterminado, o en paralelo) y las fechas de vencimiento para la finalización de la tarea.

Puede asignar tareas tanto a participantes internos como externos de la acción. Un participante externo puede ser un empleado de la organización que no sea usuario de la colección de sitios o cualquiera que no pertenezca a la organización.


Iniciar el proceso Comentarios de especificación en Elemento actual con Variable: Revisores

Iniciar proceso de comentarios

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Iniciar el proceso Comentarios en Elemento actual con estos usuarios. Úsela para asignar elementos de tarea para comentarios a los usuarios en un orden específico, en serie o en paralelo. En paralelo es el valor predeterminado. Los usuarios o los participantes de la tarea también pueden reasignar una tarea a otros usuarios. Cuando los usuarios finalizan, pueden hacer clic en el botón Enviar comentarios para indicar que la tarea ha finalizado.

La acción Iniciar proceso de comentarios se comporta como un flujo de trabajo previamente compilado; la lógica ya está definida en la acción. La acción tiene diferentes fases integradas que definen los comportamientos de la tarea, los comportamientos del proceso de la tarea, la inclusión en el registro del historial, las notificaciones



por correo electrónico y las condiciones de finalización. Aunque la acción de aprobación ya incluye la lógica previamente compilada, necesita información adicional, como quiénes son los usuarios (los revisores), el orden en el que se redirigen las tareas a los participantes (en serie o en paralelo) y las fechas de vencimiento para la finalización de la tarea.

Puede asignar tareas tanto a participantes internos como externos de la acción. Un participante externo puede ser un empleado de la organización que no sea usuario de la colección de sitios o cualquiera que no pertenezca a la organización.


Iniciar el proceso Aprobación de especificación en Elemento actual con Variable: Aprobadores

Iniciar proceso de tareas personalizado

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Iniciar el proceso Tarea en Elemento actual con estos usuarios. La acción Iniciar proceso de tareas personalizado es una plantilla de proceso de aprobación que puede usar si las acciones de aprobación anteriores no satisfacen sus necesidades. Iniciar proceso de tareas personalizado también permite que se integre la lógica pero, a diferencia de las otras dos acciones de aprobación, no viene previamente compilada con lo que el flujo de trabajo debe hacer en cada fase. Puede especificar sus propias acciones y condiciones en los comportamientos de la tarea o las condiciones de finalización.


Iniciar el proceso Aprobación de lección de vídeo en Elemento actual con Variable: Aprobadores

Acciones de lista


Declarar como registro

Esta acción se muestra en un paso de flujo de trabajo como Declarar el elemento como registro. Úsela para identificar un documento como registro y aplicar los valores de configuración de las restricciones de registro que haya definido en la página Configuración de declaración como registro del sitio de SharePoint.

Puede definir la configuración de declaración como registro en el sitio de nivel superior de la colección de sitios. Esta configuración determina cómo se tratan los registros, por ejemplo, si se pueden editar o eliminar, qué metadatos se aplican al registro y qué es la directiva de retención de un registro. Especifica las restricciones que deben aplicarse después de que se declara un elemento como registro, se permite que los roles de usuario declaren como registro y si la declaración como registro está disponible para todos los usuarios del sitio.

Revocar declaración como registro

Esta acción se muestra en un paso de flujo de trabajo como Revocar la declaración del elemento como registro. Úsela para deshacer todo valor de configuración de declaración como registro que se aplique a un registro.

Puede definir la configuración de declaración como registro en el sitio de nivel superior de la colección de sitios. Esta configuración determina cómo se tratan los registros, por ejemplo, si se pueden editar o eliminar, qué metadatos se aplican al registro y qué es la directiva de retención de un registro. Especifica las restricciones que deben aplicarse después de que se declara un elemento como registro, se permite que los roles de usuario declaren como registro y si la declaración como registro está disponible para todos los usuarios del sitio.



Acciones relacionales

La acción de esta categoría permite usar la relación entre un usuario y el administrador del usuario.

Buscar administrador de un usuario

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Buscar el administrador de este usuario (salida a Variable: administrador). Úsela para buscar el administrador de un usuario. El valor de salida se almacena después en una variable.


Buscar el administrador de Contexto del flujo de trabajo:Iniciador (salida a Variable: administrador)

Acciones disponibles dentro de las acciones de tarea

Las acciones como Iniciar proceso de aprobación e Iniciar proceso de

comentarios pueden usarse en los flujos de trabajo para asignar elementos de lista

para aprobación o comentario. Estas acciones están previamente compiladas, lo que

significa que gran parte de la lógica del flujo de trabajo ya está definida en la acción.

Debe suministrar la información correspondiente, como los aprobadores o revisores.

NOTA Si las acciones anteriores no satisfacen sus necesidades, puede

personalizarlas en el explorador, en SharePoint Designer 2010 y en entornos de

desarrollo compatibles con SharePoint, como Visual Studio. También puede

personalizar la acción Iniciar proceso de tareas personalizado con las mismas

herramientas. Esta acción es una plantilla que puede usar para definir su propio

proceso para la organización.

Cuando se personalizan comportamientos de tarea dentro de acciones como Iniciar

proceso de aprobación e Iniciar proceso de comentarios, está disponible una

nueva categoría de acciones llamada Acciones del comportamiento de la tarea.

NOTA Las acciones disponibles en esta categoría varían según el contexto de un

flujo de trabajo.


Finalizar el proceso de tareas

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Finalizar el proceso de tareas. Finaliza el proceso de tareas. El flujo de trabajo principal continúa luego con la siguiente acción.

Establecer estado de aprobación del contenido (como autor)

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Establecer aprobación del contenido del elemento que está ejecutando el proceso de tareas en este estado (ejecutar como autor del flujo de trabajo). Permite establecer el estado de aprobación del elemento de lista en Aprobado, Rechazado o Pendiente usando los permisos del autor del flujo de trabajo y no del iniciador de flujos de trabajo. Esto se usa generalmente si la persona que inicia un flujo de trabajo de aprobación no tiene los permisos para aprobar un documento.

El elemento de lista es aquel en el que se está ejecutando la acción actualmente. Puede ser, o no, el elemento en el que se ejecuta el flujo de trabajo.

NOTA Debe habilitarse la aprobación de contenido en la lista con la que está asociado el flujo de trabajo.



Esperar cambio del elemento del proceso de tareas

Esta acción se muestra en pasos de flujo de trabajo como Esperar cambio del elemento en que se ejecuta el proceso de tareas. Úsela para que el flujo de trabajo pause el proceso de tareas hasta que cambie un valor en el elemento en el que se está ejecutando actualmente el proceso de aprobación.

Esperar eliminación del elemento del proceso de tareas

Esta acción se muestra en pasos de flujo de trabajo como Esperar eliminación del elemento en que se ejecuta el proceso de tareas. Úsela para que el flujo de trabajo pause el proceso de tareas hasta que se elimine un valor en el elemento de tarea en el que se está ejecutando actualmente el proceso de aprobación.

La siguiente acción aparece solamente cuando está personalizando la acción Iniciar proceso de aprobación, hace clic en Cambiar el comportamiento de una sola tarea y luego hace clic dentro del paso Antes de que se asigne una tarea.

Establecer campo de tarea

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Establecer campo de tarea en valor. Úsela para establecer un campo del elemento de tarea actual en un valor determinado. Puede usarse en una tarea que no se haya creado aún.

Las siguientes acciones aparecen solamente cuando está personalizando la acción Iniciar proceso de aprobación, hace clic para Cambiar el comportamiento de una sola tarea y luego hace clic dentro de Cuando una tarea está pendiente o Al caducar una tarea.

Rescindir tarea Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como entonces Rescindir esta tarea. Finaliza la tarea sin un resultado.

Anexar tarea Esta acción se muestra en pasos de flujo de trabajo como entonces Anexar una nueva tarea y asignarla a este usuario. Se asignará al usuario especificado en la acción una nueva tarea, al final de la fase actual de la acción de aprobación. Si la fase actual es Cecilia;María;Antonio y se le anexa una tarea a María, se convertirá en Cecilia;María;Antonio;María.

Delegar tarea Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como entonces Delegar esta tarea a este usuario. La tarea asignada al usuario actual se rescinde y luego se asigna al nuevo usuario, sin importar que este sea un usuario individual o un grupo.

Elevar tarea Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como entonces Elevar esta tarea al administrador de la persona asignada actual. No existen variables para establecer para esta acción. La tarea se asigna al administrador del usuario asignado actualmente a la tarea.

Reenviar tarea Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como entonces Reenviar esta tarea a este usuario. La tarea asignada al usuario actual se rescinde y luego se asigna al nuevo usuario. Si este es un grupo, no un usuario individual, se crea una tarea para cada miembro del grupo. Esto difiere de lo realizado por la acción Delegar tarea, en la que se crea una tarea incluso si el usuario es un grupo.

Insertar tarea Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como entonces Insertar una tarea asignada a este usuario. Inserta una nueva fase después de la actual en el proceso de aprobación en la que el usuario especificado en la acción es el único participante.

Reasignar tarea

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como entonces Reasignar esta tarea a este usuario. Reasigna la tarea a otro usuario.

Solicitar cambio

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como entonces Solicitar un cambio de este usuario. Úsela para solicitar un cambio de un usuario y devolver una nueva tarea al usuario actual cuando se complete el cambio.

Enviar correo electrónico de tarea

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como entonces Enviar por correo electrónico a estos usuarios. Úsela para incluir el botón Editar tarea en el mensaje de correo electrónico que se envía a los usuarios específicos.

NOTA Esta acción aparece también cuando hace clic en Al completarse la tarea.



¿CUÁNDO DEBE USAR LAS ACCIONES DE APROBACIÓN Y COMENTARIOS?

En Microsoft Office SharePoint Designer 2007, las acciones de tarea se usaban en

escenarios de aprobación. Con los flujos de trabajo previamente compilados y

reutilizables de SharePoint Server 2010, como Aprobación - SharePoint 2010 y

Recopilar comentarios - SharePoint 2010, probablemente desee saber cómo

difieren de las acciones de tareas Iniciar proceso de aprobación e Iniciar proceso

de comentarios. Aunque tanto las acciones de tarea como los flujos de trabajo

previamente compilados pueden usarse en escenarios de aprobación y recopilación

de comentarios, los flujos de trabajo previamente compilados proporcionan una

solución más sofisticada y completa.

Si los flujos de trabajo reutilizables y previamente compilados no satisfacen sus

necesidades, personalícelos con SharePoint Designer 2010. La personalización de

un flujo de trabajo previamente compilado para satisfacer sus necesidades

demandará más trabajo que si crea un flujo de trabajo nuevo. Puede sacar provecho

de las acciones Iniciar proceso de aprobación e Iniciar proceso de comentarios

en el flujo de trabajo. Si está interesado en la estructura que estas acciones

proporcionan, pero no en su funcionalidad, puede usar la acción Iniciar proceso de

tareas personalizado.

Las acciones de tarea pueden usarse en un escenario donde no deba seguirse

estrictamente un proceso de aprobación a mayor escala, por ejemplo, el envío de

avisos a los empleados para que recuerden completar las planillas de horas

trabajadas.

Consulte la siguiente tabla para obtener información comparativa entre las acciones

de aprobación y tarea:

CARACTERÍSTICA ACCIONES DE TAREA FLUJOS DE TRABAJO REUTILIZABLES Y PREVIAMENTE COMPILADOS

Número de usuarios que participan en el proceso

Un solo usuario o grupo por acción de tarea

Más de un usuario puede participar en diversas fases de asignación. Una fase de asignación permite que se especifiquen dos configuraciones: si el proceso de tarea debe ejecutarse en paralelo o en serie, y los usuarios o los participantes a los que se les asignará la tarea.

Lógica de flujo de trabajo precargada

Las acciones de tarea no tienen una lógica integrada. Tiene que usar otras acciones y condiciones para generar un mecanismo de comentario o aprobación.

Estos son flujos de trabajo equipados con una lógica integrada para brindarle una completa experiencia de comentario o aprobación. Puede usar la lógica predeterminada o personalizarla para que satisfaga sus necesidades.

Orden en el que la tarea se redirige a los usuarios

Orden en paralelo para un grupo y ningún orden aplicable a un único usuario.

Las tareas dentro de los flujos de trabajo pueden configurarse para que se produzcan en serie o en paralelo.

Enlace de datos frente a información de tarea

Las acciones de tarea no incluyen con búsquedas listas para usar.

Estos flujos de trabajo aprovechan los orígenes de datos, lo que facilita la



Recopilar datos de un usuario es una acción con una cláusula de salida; los datos generados en el tiempo de ejecución de un flujo de trabajo se almacenan en la variable en la cláusula de salida. Después, tiene que usar esta variable del flujo de trabajo en diferentes acciones para compilar un escenario de comentarios o aprobación por su cuenta.

personalización de un flujo de trabajo para que satisfaga sus necesidades. Los orígenes de datos incluyen opciones como: el elemento actual, parámetros y variables de flujo de trabajo predefinidos, el contexto del flujo de trabajo actual y los resultados de la tarea.

Por ejemplo, para enviar un mensaje de correo electrónico a la persona a la que se le asigna la tarea actual, use la acción Enviar un correo electrónico y configúrela para que envíe por correo electrónico Tarea actual: Asignada a

Características especiales para participantes de tarea

Las acciones de tarea no tienen ninguna característica especial para un participante de la tarea como reasignación de tarea o solicitud de cambio.

Las acciones de aprobación pueden permitir que un participante de la tarea la reasigne a otro usuario o solicite un cambio del propietario del proceso de tarea con un solo clic.

Finalización de tarea

Los usuarios tienen que hacer clic en el botón Finalizar tarea para indicar que esta se completó.

Puede agregar botones más significativos como Aprobar y Rechazar para indicar el resultado de la tarea en el formulario de finalización de tarea.

Acciones disponibles cuando el flujo de trabajo está asociado a un tipo de contenido de documento

Algunas acciones de flujo de trabajo solamente están disponibles cuando se asocia

el flujo con una biblioteca, como Documentos compartidos o el tipo de contenido

Documento.


Acciones principales

Enviar documento al repositorio

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Enviar archivo utilizando esta acción a enrutador de destino con esta explicación (resultados a Variable: enviar resultado de archivo). Permite mover o copiar el documento asociado con el elemento de lista a un repositorio de documentos. Un repositorio de documentos puede ser una biblioteca del sitio de SharePoint o un sitio independiente como el Centro de documentación, que redirige los registros a un destino específico según las reglas definidas por el usuario.


Enviar archivo utilizando Mover a valor Archivo:DocumentID con El archivo está listo para su almacenamiento (resultados a Variable: Enviar archivo para su almacenamiento)

NOTA Para poder definir reglas y redirigir documentos, tiene que habilitar primero la característica del sitio Organizador de contenidoen el sitio de SharePoint.



Acciones del conjunto de documentos

Las acciones de esta categoría corresponden a un conjunto de documentos. Los conjuntos de documentos son carpetas que almacenan múltiples documentos. En un flujo de trabajo, un conjunto de documentos recibe el mismo tratamiento que los elementos individuales.

NOTAS

• Para poder usar un conjunto de documentos en una biblioteca, tiene que agregar el tipo de contenido Conjunto de documentos desde la página Configuración de biblioteca en el sitio de SharePoint.

• Los conjuntos de documentos son una característica de SharePoint Server 2010

Encuentre más información sobre los conjuntos de documentos en la sección Acciones disponibles cuando el sitio de SharePoint se ejecuta en Microsoft SharePoint Server 2010 de este artículo.

Acciones de lista


Eliminar borradores

Esta acción se muestra en pasos de flujo de trabajo como Eliminar todos los borradores (versiones secundarias) del elemento. Elimina el borrador o las versiones secundarias del elemento actual, si las hubiera. No existen variables para establecer para esta acción.

NOTA El control de versiones con versiones secundarias se debe habilitar en la lista de SharePoint.

Eliminar versiones anteriores

Esta acción se muestra en pasos de flujo de trabajo como Eliminar todas las versiones anteriores de este elemento. Elimina todas las versiones anteriores del elemento actual, si las hubiera. No existen variables para establecer para esta acción.

NOTA Debe habilitarse el control de versiones en la lista de SharePoint.

Acciones disponibles dentro de un paso de suplantación

Algunas acciones de lista solamente están disponibles cuando se hace clic dentro

de un paso de suplantación en un flujo de trabajo. Use los pasos de suplantación

para que el flujo de trabajo realice acciones suplantando al autor del flujo de trabajo

en lugar del iniciador del flujo de trabajo. Los pasos de suplantación son útiles en

escenarios como aprobación y publicación, donde las personas que envían

contenido para aprobación y las personas que aprueban contenido tienen diferentes

permisos. Los pasos de suplantación también son útiles al automatizar tareas del

administrador de sitios, como cuando un flujo de trabajo asigna automáticamente

permisos a los usuarios.

NOTAS

• El autor del flujo de trabajo es la persona que lo publicó por última vez.

• Los pasos de suplantación no pueden anidarse.




Agregar permisos de elemento de lista

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Agregar estos permisos al elemento de lista. Concede los permisos de los niveles de permisos específicos para un elemento a usuarios específicos.


Agregar Contribuir, Leer al elemento de Imágenes

Heredar permisos principales de elemento de lista

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Heredar permisos principales de elemento de esta lista. Si su elemento tiene permisos exclusivos, puede usar esta acción para hacer que el elemento herede los permisos principales de la lista.


Heredar permisos principales de elemento en Imágenes

Quitar permisos de elemento de lista

La acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Quitar estos permisos del elemento de lista. Quita los permisos de un elemento para usuarios específicos.


Quitar Contribuir del elemento de Imágenes

Reemplazar permisos de elemento de lista

Esta acción se muestra inicialmente en pasos de flujo de trabajo como Reemplazar estos permisos del elemento de lista. Reemplaza los permisos actuales de un elemento con nuevos permisos que especifique en la acción.


Reemplazar Lectura del elemento de Imágenes

Acciones dentro de un flujo de trabajo de sitio

Un flujo de trabajo de sitio funciona en el nivel del sitio y no se adjunta a un objeto

como un elemento o un tipo de contenido. Cuando trabaja dentro de un flujo de

trabajo de sitio, las acciones que funcionan en un elemento actual, como Establecer

estado de aprobación del contenido y Establecer campo en elemento actual, no

estarán disponibles. Para obtener más información sobre estas condiciones,

consulte la sección Acciones generales de este artículo.

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