7. PENYUSUNAN DOKUMEN

download 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

of 109

Transcript of 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    1/109

    PENYUSUNANDOKUMEN YANG

    DIPERSYARATKANDALAM AKREDITASI

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    2/109

    Mekanisme regulasi

    Perijinan (lisensi)

    Sertifkasi

    Akreditasi

    Peraturan

    perundangan

    2

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    3/109

    Regulasi internal vs Regulasieksternal:

    Regulasi eksternal: peraturan

    perundanganRegulasi internal: peraturan-peraturan internal yang disusun

    oleh asyankes dituangkan dalamdokumen regulasi internal

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    4/109

    DOKUMEN AKREDITASI

    Adalah semua dokumen!regulasi internalyg harus disiapkan yang merupaanpersyaratan yang diminta oleh standarakreditasi"

    #i$edakan :

    #okumen yg merupakan R%&'AS

    Rekaman: dokumen se$agai $uktipelaksanaan kegiatan"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    5/109

    *irarki #okumentasi

    Sistem Manajemen Mutu

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    6/109

    KEBIJAKAN dan

    PEDOMAN1. KEBIJAKAN :•. Adalah penetapan pimpinan pada tataran

    strategis atau $ersiat garis $esar"

    •.

    'ntuk penerapannya perlu disusun Pedoman !Panduan dan Prosedur + ,ejelasan langkah-langkah untuk melaksanakan ke$ijakan(Peraturan ! ,eputusan)"

    •.

    #itetapkan dengan Peraturan atau ,eputusanPimpinan" #apat dituangkan dalam Pasal-pasalatau se$agai lampiran dari S, ts$"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    7/109

    2. PEDOMAN.

    Pedoman adalah : ketentuan dasar yg mem$eri arah

    $agaimana sesuatu harus dilakukan

    #asar untuk menentukan ataumelaksanakan kegiatan"

    Mengatur $e$erapa hal

    Panduan : Petunjuk dalam melakukan kegiatan

    *anya meliputi satu kegiatan

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    8/109

    3. PROSEDUR.SP (Standar Prosedur perasional)

    Adalah langkah-langkah yang di$akukan

    untuk menyelesaikan proses kerja rutintertentu

    Agar proses kerja rutin terlaksana dengane.sien eekti konsisten seragam dan

    aman dalam rangka meningkatkan mutupelayanan melalui pemenuhan standaryang $erlaku"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    9/109

    REGULASI INTERNAL DIPUSKESMAS

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    10/109

    Administrasi dan

    manajemen ,e$ijakan ,epala Puskesmas

    Ren/ana ima 0ahunan!Ren/ana Strategi 1isnis

    Ren/ana 0ahunan (R',!R1A dan RP,) Pedoman!Manual Mutu

    Pedoman!panduan terkait dengan administrasidan manajemen

    Ren/ana (Program) Mutu Puskesmas dan,eselamatan Pasien

    Standar perasional prosedur

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    11/109

    'paya ,esehatan

    Masyarakat ,e$ijakan ,epala Puskesmas2

    Pedoman untuk masing-masing ',M

    Ren/ana 0ahunan untuk masing-masing',M

    ,erangka a/uan kegiatan untuk tiap-tiap ',M

    Standar perasional Prosedur

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    12/109

    Pelayanan ,linis!',P

    ,e$ijakan ,epala Puskesmas

    Standar perasional Prosedur

    Pedoman Pelayanan ,linis(Panduan Praktik ,linis)

    Ren/ana Program Mutu dan

    ,eselamatan Pasien ,erangka a/uan ,egiatan

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    13/109

    Kebijakan

    Pedoman/Pandan

    SPO

    Im!"emen#a$i

    %Ren&ana/KAK'

    P(o)(am

    Ke)ia#an

    Rekam im!"emen#a$i

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    14/109

    ,e$ijakan pelayanan armasi

    ,e$ijakan pelayanan o$at yang $erisi:3" ,e$ijakan peresepan o$at (termasuk peresepan o$at narkotika dan psikotropika)

    4" ke$ijakan pelayanan o$at ra5at inap dan ra5at jalan

    6" ke$ijakan penyediaan dan penggunaan o$at

    7" ke$ijakan pengendalian dan penilaian penyediaan dan penggunaan o$at

    8" ke$ijakan pelayanan o$at 9 hari 47 jam pada puskesmas dengan ra5at darurat

    " ke$ijakan persepan o$at sesuai ormularium

    9" ,e$ijakan penyediaan o$at sesuai ormularium

    ;" ,e$ijakan penanganan o$at kedalu5arsa

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    15/109

    Pedoman pelayanan

    armasi Pendahuluan: latar $elakang ruang lingkup landasan hukum

    Pengorganisasian

    Standar ketenagaan

    Standar asilitas

     0ata laksana pelayanan armasi:

    peresepan o$at

    pelayanan o$at

    pengadaan o$at

    penyimpanan o$at

    distri$usi o$at

    monitoring dan penilaian thd penggunaan dan penyediaan o$at

    pen/egahan dan penanganan o$at kadulu5arsa

    pelayanan dan penyimpanan o$at psikotropika dan narkotika

    rekonsiliasi o$at monitoring eek samping o$at

    penyediaan dan penggunaan o$at emergensi

    ogistik pelayanan o$at

    ,endali mutu pelayanan armasi dan ,eselamatan pasien

    ,eselamatan kerja karya5an armasi

    Penutup

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    16/109

    SP

    3" SP peresepan o$at (termasuk peresepan o$at narkotika danpsikotropika)

    4" SP pelayanan o$at ra5at inap dan ra5at jalan

    6" SP penyediaan dan penggunaan o$at

    7" SP pengendalian dan penilaian penyediaan dan penggunaan o$at

    8" SP pelayanan o$at 9 hari 47 jam pada puskesmas dengan ra5at darurat

    " SP monitoring persepan o$at sesuai ormularium

    9" SP penanganan o$at kedalu5arsa

    ;" SP penanganan eek samping o$at ri5ayat alergi o$at yang di$a5apasien ra5at inap

    ?ds$)

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    17/109

    Program peningkatan

    mutu dan keselamatanpasien di armasi Pendahuluan atar $elakang

    Pengorganisasian tim mutu dan keselamatan pasien di armasi

     0ujuan dan sasaran

    ,egiatan pokok: penilaian kinerja dan mutu pelayanan armasi (mulai dari penetapan

    indikatorpengumpulan indikator analisis dan tindak lanjut)

    monitoring kejadian eek samping o$at dan tindak lanjutnya

    monitoring kejadian kesalahan pem$erian o$at dan tindak lanjutnya

    penyusunan ormularium o$at monitoring peresepan o$at sesuaiormularium dan revisi ormularium

    pengelolaan risiko pelayan o$at pendidikan sta tentang mutu dan keselamatan pasien

    Penjadualan

    %valuasi pelaksanaan kegiatan sesuai jadual yang diren/anakandan pelaporannya

    Pen/atatan pelaporan dan evaluasi

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    18/109

    mplementasi

    1ukti pelaksanaan SP dalam kegiatanpelayanan

    1ukti monitoring pelaksanaan SP hasil

    monitoring dan tindak lanjutnya

    1ukti pelaksanaan kegiatan sesuai denganpenjadualan program dan hasil-hasil sertatindak lanjutnya

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    19/109

    FORMAT DOKUMEN KEBIJAKAN :

    a" Pem$ukaan :

    •  Judul: 

    KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS “ABCD

    NOMOR :!."!.."!..

    TENTANG

    KEBIJAKAN PELA#ANAN DI !!!!!.

    KEPALA PUSKESMAS ABCD

    • K$n%&d'(an% :

    1. M'n&)*an+ : 

    memuat uraian singkat ttg pokok-pokok pikiran yg menjadi latar$elakang dan alasan pem$uatan keputusan" *uru a5al katamenim$ang ditulis dengan hru /apital diakhiri dengan tanda $a/a titikdua ( diletakkan di $agian kiri" ,onsiderran menim$ang dia5alidengan penomoran menggunakan huru ke/il a$jad dan dimulai dengankata $ah5a dengan @$ huru ke/il diakhiri dengan titik koma (B)

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    20/109

    M'n+&n+a,: 

    memuat dasar ke5enangan dan peraturan perundangan

    yang memerintahkan pem$uat keputusan terse$ut"

    Peraturan perundangan yang menjadi dasar hokum adalah

    peraturan yang tingkatannya sederajat atau le$ih tinggi"

    ,onsideran ini diletakkan di $agian kiri tegak lurus dengan

    kata menim$ang" ,onsideran yang $erupa peraturan

    diurutkan dengan hirarki tata perundangan dia5ali dengan

    nomor dengan huru angka 34 dst diakhir dengan titik

    koma (B)

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    21/109

    #iktum:

    Memutuskan: ditulis simetris ditengah seluruhnyadengan huru /apital serta diletakkan ditenagah

    margin

    Menetapkan di/antumkan setelah katamemutuskan disejajarkan ke $a5ah dengan katamenim$ang dan mengingat huru a5al katamenetapkan ditulis dengan huru /apital dandiakhiri dengan tanda $a/a titik dua (:)

    >ama keputusan sesuai dengan judul seluruhnyaditulis dengan huru /apital dan diakhiri dengantanda $a/a titik (")

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    22/109

    1atang tu$uh:

    1atang tu$uh memuat semua su$stansi keputusanyang dirumuskan dalam di/tum-di/tum:

    ,%SA0':

    ,%#'A:

    #st

    #i/antumkan saat $erlakunya peraturan!keputusanperu$ahan pem$atalan pen/a$utan ketentuan dari

    peraturan lainnya Materi ke$ijakan dapat di$uat se$agai lampiran

    peraturan!keputusan dan pada halaman terakhirditandatangani oleh peja$at yang menetapkanperaturan!keputusan

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    23/109

    ,aki:

    ,aki merupakan $agian akhir su$stansiperaturan!keputusan yang memuat penanda tangananpenerapan peraturan!keputusan terdiri atas tempat

    dan tanggal penetapan nama ja$atan tanda tanganpeja$at dan nama lengkap peja$at yang menandatangani

    Penangatanganan:

    Peratruan!keputusan kepala ditandatangani oleh ,epalaC,0P ditulis nama tanpa gelar

    ampiran:

    *alaman pertama harus di/antumkan judul dan nomorperaturan!keputusnan

    *alaman akhir harus ditandatangani oleh ,epala C,0P

    P%#MA>

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    24/109

    P%#MA>

    P'd$)an adalah:

    kumpulan ketentuan dasar yang mem$eri

    arah langkah-langkah yang harus dilakukan"

    merupakan dasar untuk menentukan danmelaksanakan kegiatan"

    mengatur $e$erapa halPanduan adalah :

    petunjuk dalam melakukan 3 (satu) kegiatan

    Pedoman atau Panduan perlu SKP')*'(la-uan.

    Agar Pedoman! panduan dapat diterapkan

    dengan $aik dan $enar perlu SP"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    25/109

    S&%,')a,&-a P'd$)an " Panduan :

    a. F$()a, P'd$)an P'n+$(+an&%a%&an Un&, K'(a

    1A1 Pendahuluan

    1A1 &am$aran 'mum Puskesmas

    1A1 Disi Mis Calsaah >ilai dan 0ujuan Puskesmas

    1A1 D Struktur rganisasi Puskesmas

    1A1 D Struktur rganisasi 'nit ,erja

    1A1 D 'raian Ea$atan

     1A1 D 0ata *u$ungan ,erja

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    26/109

    1A1 D Pola ,etenagaan dan ,ualifkasi Personil

    1A1 F ,egiatan rientasi

    1A1 F Pertemuan! Rapat1A1 F Pelaporan

    aporan *arian

    aporan 1ulanan

    aporan 0ahunan

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    27/109

    *. F$()a, P'd$)an P'la/anan Un&, K'(a

    1A1 P%>#A*''A>

    A" atar 1elakang

    1"  0ujuan Pedoman

    ?" Ruang ingkup Pelayanan

    #" 1atasan perasional

    %" andasan *ukum

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    28/109

    1A1 S0A>#AR ,%0%>A&AA>

    A" ,ualifkasi Sum$er #aya Manusia

    1" #istri$usi ,etenagaan

    ?"  Eadual ,egiatan termasuk Pengaturan Eaga(Ra5at nap)

    1A1 S0A>#AR CAS0AS

    #" #enah Ruang

    %" Standar Casilitas

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    29/109

    1A1 D 0A0AA,SA>A P%AGA>A>

    1A1 D &S0, 

    1A1 D ,%S%AMA0A> PAS%>1A1 D ,%S%AMA0A> ,%REA

    1A1 D P%>&%>#AA> M'0'

    1A1 F P%>'0'P

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    30/109

    /" Cormat Panduan Pelayanan Puskesmas

    1A1 #%C>S

    1A1 R'A>& >&,'P

    1A1 0A0AA,SA>A

    1A1 D #,'M%>0AS

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    31/109

    PEDOMAN 0MANUAL MUTU.

    Adalah dokumen yg mem$eri inormasi ygkonsisten ( kedalam maupun keluar ) tentangsistem manajemen mutu Puskesmas ! ,linik"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    32/109

    " Pendahuluan yang $erisi:

    atar $elakang

    Ruang ingkup (proses $isnis)

     0ujuan

    " andasan hukum (peraturan!dokumenyang menjadi a/uan)

    " stilah dan defnisi

    D" Sistem Manajemen Mutu: Persyaratan umum

    Pengendalian dokumen

    Pengendalian rekaman

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    33/109

    D" 0anggung ja5a$ manajemen:

    ,omitmen manajemen

    Cokus pada pelanggan

    ,e$ijakan mutu

    Peren/anaan Sistem Manajemen Mutu

     0anggung ja5a$ 5e5enang dan komunikasi

    Hakil manajemen mutu

    ,omunikasi internal

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    34/109

    D" 0injauan Manajemen:

    'mum

    Masukan tinjauanuaran tinjauan

    D" Manajemen sum$erdaya

    Penyediaan sum$er daya

    Manajemen sum$er daya manusaia

    nrastruktur (sarana dan prasarana)

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    35/109

    D" Penyelenggaraan pelayanan:

    'paya Puskesmas

    Pelayanan ,linis dan ,eselamatan Pasien

    F" Pengukuran analisis dan penyempurnaan

    F" Penutup

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    36/109

    RENCANA KERJA LIMA

    TAUNAN Sejalan dg Renstra #inkes ,a$ ! ,ota

    Sesuai dg target kinerja yg ditetapkan #inkes

    Sesuai dg Disi Misi dan 0upoksi Puskesmas

    1erdasarkan analisis ke$utuhan masyarakat

    #ilakukan analisis situasi (pen/apaian kinerja aktor-aktorpendorong dan pengham$at)

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    37/109

    S&%,')a,&-a R'nana K'(a L&)a Ta4unan.

    Ba* I. P'nda4uluan

    A" ,eadaan 'mum Puskesmas

    1"  0ujuan penyusunan ren/ana lima tahunan

    ?" ndikator dan standar kinerja untuk tiap jenispelayanan dan upaya Puskesmas

    Ba* II. Anal&%&% K&n'(a

    #" Pen/apaian ,inerja untuk tiap jenis pelayanandan upaya Puskesmas

    %" Analisis ,inerja: menganalisis a/torpendukung dan pengham$at pen/apaiankinerja

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    38/109

    Ba* III. R'nana P'na5a&an K&n'(a L&)a Ta4un

    A" Program ,erja dan kegiatan: $erisiprogram-program kerja yang akandilakukan yang meliputi antara lain: Program ,erja P'n+')*an+an SDM yang dija$arkan dalam

    kegiatan-kegiatan misalnya: pelatihan pengusulan

    penam$ahan S#M seminar 5orkshop ds$ Program ,erja P'n+')*an+an %a(ana yang dija$arkan

    dalam kegiatan-kegiatan misalnya: pemeliharaan saranapengadaan alat-alat kesehatan ds$

    Program ,erja P'n+')*an+an Mana')'n dst"

     

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    39/109

    1" Ren/ana anggaran:

    merupakan ren/ana $iaya untuk tiap-tiap program kerja dankegiatan-kegiatan yang diren/anakan se/ara garis $esar"

    BAB I6. P'nu,u5.

    (ihat ampiran : Matriks Ren/ana ,inerja ima 0ahunanPuskesmas")

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    40/109

    angkah-langkah Penyusunan Ren/ana ,inerja ima 0ahunan

    Puskesmas ! ,linik"

    a" Mem$entuk tim penyusunan ren/ana kinerjalima tahun yang terdiri dari ,epalaPuskesmas $ersama dengan penanggung

     ja5a$ upaya Puskesmas dan Pelayanan

    ,linis"

    $"  0im mempelajari ren/ana stratejik #inas,esehatan ,a$upaten!,ota target kinerja

    lima tahunan yang harus di/apai olehPuskesmas

    /"  0im mengumpulkan data pen/apaian kinerja

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    41/109

    d"  0im melakukan analisis kinerja

    e"  0im menyusun pentahapan pen/apaian

    indi/ator kinerja untuk tiap upaya Puskesmasdengan penja$aran pen/apaian untuk tiaptahun

    "  0im menyusun program kerja dan kegiatanyang akan dilakukan untuk men/apai targetpada tiap-tiap indi/ator kinerja

    g"  0im menyusun dokumen ren/ana kinerja limatahunan untuk disahkan oleh ,epala Puskesmas

    h" Sosialisasi ren/ana pada seluruh jajaranpuskesmas

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    42/109

    Panduan pengisian Matriks Ren/ana ,inerja ima 0ahunan (lihat

    orm %J/el):

    a" >omor : diisi dengan nomor urut

    $" Pelayanan!'paya Puskesmas: diisi denganPelayanan ,linis dan 'paya Puskesmasyang dilaksanakan di Puskesmas terse$utmisalnya 'paya ,A 'paya ,1 'paya P,M

    dan seterusnya

    /" ndikator: diisi dengan indi/ator-indikatoryang menjadi tolok ukur kinerja

    'paya!Pelayanand" Standar : diisi dengan standar kinerja untuk

    tiap indi/ator

    e" Pen/apaian : diisi dengan pen/apaian

    kinerja tahun terakhir

    "  0arget pen/apaian: diisi dengan target-target yang akan

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    43/109

    g p p g g g y gdi/apai pada tiap tahap tahunan

    g" Program ,erja : diisi dengan Program ,erja yang akandilakukan untuk men/apai target pada tiap tahun

    $erdasarkan hasil analisis kinerja misalnya program kerjapengem$angan S#M program kerja peningkatan mutuprogram kerja pengem$angan S#M program kerjapengem$angan sarana ds$

    h" ,egiatan: merupakan rin/ian kegiatan untuk tiap program

    yang diren/anakan misalnya untukprogram pengem$angan S#Mkegiatan Pelatihan Pera5at

    Pelatihan 0enaga P,M danse$againya"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    44/109

    i" Dolume : diisi dengan volume kegiatan yang diren/anakanuntuk tiap tahapan tahunan

     j" *arga Satuan: harga satuan untuk tiap kegiatan

    k" Perkiraan 1iaya : diisi dengan perkalian antara volumedengan harga satuan"

    Penutup"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    45/109

    PERENCANAAN TINGKAT PUSKESMAS

    0 PTP

    Peren/anaan : Proses kegiatan yg harus dilakukan

    Se/ara urut

    'tk mengatasi masalah

    #alam rangkai men/apai tujuan

    Memanaatkan sum$erdaya dg eekti K efsien"

    P0P

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    46/109

    P0P :

    untuk tahun yad"

    Men/akup semua kegiatan upaya Puskesmas

    (5aji$ pengem$angan maupun spesifk)

    Sum$er dana : Pusat #aerah lainnya"

    Mekanisme :

    Penyusunan R', dg memperhatikan ke$ijakan4 Sesuai hasil kajian data dan inormasi di Puskesmas

    $erasal dari masy dan linsek"

    engkapi dg usulan pem$iayaan

    #i$ahas di #inkes ,a$!,ota + masuk dalam 'sulan#inkes ,a$!,ota + #PR# + disetujui + Puskesmas+ RP, 

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    47/109

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    48/109

     0ahap Penyusunan R', :

    Pertahankan kegiatan yg sudah di/apai

    Perhatikan upaya ! program yg masih$ermasalah

    Susun ren/ana kegiatan $aru sesuai

    kondisi riil dan kemampuan Puskesmas"

     0ahap penyusunan R',:

    Analisis masalah

    Penyusunan R',"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    49/109

    a" Analisis masalah"

     0im Penyusun $ersama insek :

    3) dentifkasi masalah

    4) Menetapkan prioritas masalah

    6) Merumuskan masakah

    7) Men/ari akar penye$a$ masalah

    $" Penyusunan R', (upaya kesh 5aji$ pemngem$angan dankhusus)"

    3) ,egiatan tahun yad

    4) ,e$utuhan sun$erdaya

    6) Rekapitulasi Ren/ana 'sulan ,egiatan"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    50/109

    P'n/u%unan R'nana P'la-%anaanK'+&a,an 0RPK.

    a" Pelajari alokasi kegiatan$" 1andingkan alokasi kegiatan yang disetujui dg R', 

    /" Susun Ran/angan A5al se/ara rin/i

    d" Adakan okakarya Mini

    e" Menyusun RP,"

    (periksa ormat-ormat dalam ampiran Pedoman Penyusunan#okumen)"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    51/109

    PROGRAM.

    Collin Cobulld English Language Dictionary adalah ren/ana $erskala $esar dan terin/i yg

    di$uat utk satu tujuan tertentu

    Adalah ren/ana kegiatan atau pekerjaan yg akan

    dilaksanakan termasuk 5aktu kapan kegiatan ituakan dilaksanakan"

    Adalah se$uah ren/ana $aku tentang rangkaian kegiatandatar tugas ds$ (ongman) "

    Adalah se$uah Prosedur utk menyelesaikan masalahtermasuk pengumpulan datamemproses danmempresentasikan hslnya

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    52/109

    Adalah se$uah ren/ana tentang apa yang akan dikerjakan(Oxford Dictionary).

    Adalah penja$aran terperin/i tentang strategi dan langkah-

    langkah yg dipergunakan untuk men/apai tujuan lem$aga (Panduan Renstra dan Pengukuran ,inerja Menristek)

    PROGRAM : ren/ana kegiatan yg akan dilaksanakan ygdisusun se/ara rin/i dipergunakan untuk men/apai tujuanlem$aga ! unit kerja.

    Program se$aiknya disusun dalam $entuk ,erangka A/uanProgram

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    53/109

    ,etentuan tentang Program :

    A. Tuuan P($+(a).

    'mum :

    Se$agai panduan dalam melaksanakan kegiatan sehingga tujuanprogram dapat ter/apai"

    ,husus :

    3" Adanya kejelasan langkah-langkah dlmmelaksanakan kegiatan"

    4" Adanya kejelasan siapa yg melaksankankegiatan dan $agaimana kegiatan ts$

    dilaksanakan6" Adanya kejelasan sasaran tujuan dan 5aktu

    pelaksanaan kegiatan"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    54/109

    1" SS0%MA0,A ! CRMA0 ,APR&RAM :

    3" Pendahuluan

    4" atar 1elakang

    6"  0ujuan 'mum dan 0ujuan ,husus"7" ,egiatan Pokok dan Rin/ian ,egiatan"

    8" ?ara melaksanakan kegiatan"

    " Sasaran

    9"  Ead5al pelaksanaan kegiatan

    ;" %valuasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    55/109

    PETUNJUK PENULISAN KA

    PROGRAMP'nda4uluan : $erisi hal-hal umum yg masih terkait dgprogram"

    La,a( *'la-an+ : justifkasi ! alasan mengapa disusunprogram"

    Tuuan U)u) : tujuan se/ara garis $esar"

    Tuuan -4u%u% : tujuan se/ara rin/i"

    K'+&a,an P$-$- dan R&n&an K'+&a,an : adalah langkah-langlah kegiatan yg harus dilakukan untuk ter/apainya

    tujuan program"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    56/109

    Ca(a )'la-%a)a-an -'+&a,an : metode melaksanakankegiatan a"l : mem$entuk 0im melakukan rapat adalahtarget per tahun ygmelakukan audit ds$"

    Sa%a(an : adalah target per tahun yg spesifk dan terukur utkmen/apai tujuan upaya ! kegiatan"

    Sasaran upaya! kegiatan menunjukkan hasil antara yangdiperlukan untuk merealisir tujuan tertentu

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    57/109

    Sasaran yang $aik harusmemenuhi kriteria “SMART yaitu :

    Specifc :

    menggam$arkan hasil spesifk yangdiinginkan $ukan /ara pen/apaiannya"

    Sasaran harus mem$erikan arah dan tolokukur yang jelas sehingga dapat dijadikan

    landasan untuk penyusunan strategi dankegiatan yang spesifk"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    58/109

    Measurable :harus terukur dan

    dapat dipergunakan untuk memastikanapa dan kapan pen/apaiannya"

    Akunta$ilitas harus ditanamkan kedalamproses peren/anaan + metodologi untukmengukur pen/apaian sasaran

    (ke$erhasilan upaya! kegiatan) harusditetapkan se$elum kegiatan yang terkaitdengan sasaran terse$ut dilaksanakan"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    59/109

     Agressive but Attainable, Achievable :

    sasaran harus dijadikan standarke$erhasilan

    sasaran harus menantang namun tidak

    $oleh mengandung target yang tidak layak"Misalnya kita $isa menetapkan se$agai

    suatu sasaran : @Pengurangan kematianaki$at 01 akan dapat di/apai sampai ke

    tingkat tertentu tetapi meniadakankematian merupakan hal yang tidak dapatdipastikan kelayakannya"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    60/109

    Result oriented : sedapatmungkin sasaran harus menspesifkkan hasil yang ingindi/apai" Misalnya : mengurangi komplain masyarakatterhadap pelayanan A0 se$esar 8=

    Time bound  : sasaran se$aiknyadapat di/apai dalam 5aktu yang relati pendek mulaidari $e$erapa minggu sampai $e$erapa $ulan(se$aiknya kurang dari 3 tahun)" ,alau ada upaya!kegiatan 8 (lima) tahun di$uat sasaran antara" Sasaranakan le$ih mudah dikelola dan dapat le$ih serasidengan proses anggaran apa$ila di$uat sesuai dengan$atas-$atas tahun anggaran di Puskesmas"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    61/109

    Manajemen adalah lmu dan Seni"

    Seni di dalam penentuan sasaran :

    menim$ulkan tantangan yang dapat di/apai"

    Sasaran yang ter$aik adalah sasaran yang dapat mendorongpeningkatan kapasitas Puskesmas namun dalam $atas-$ataskelayakan"

    Sasaran yang $aik akan meningkatkan upaya! kegiatan dan

     jasa pelayanan yang dihasilkan  juga menum$uhkan ke$anggaan dan rasa per/aya diri pada

    para pelaksananya"

    penetapan target kinerja yang tidak mungkin di/apai akanmelemahkan motivasi mem$unuh inisiati dan mengham$at

    daya inovasi karya5an"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    62/109

     Jad7al P'la-%anaan K'+&a,an :

    adalah merupakan peren/anaan 5aktumelaksanakan langkah-langkah pelaksanaanupaya! kegiatan "

    ama 5aktu tergantung ren/ana upaya!kegiatan terse$ut dilaksanakan"

    'ntuk program tahunan maka jad5al yangdi$uat adalah jad5al untuk 3 tahun

    untuk upaya! kegiatan 8 tahun maka jad5al yang harus di$uat adalah jadual 8tahun"

     Ead5al pelaksanaan kegiatan dapat di$uat

    time ta$le (&an ?hart)" (lihat ampiran)

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    63/109

    E8alua%& P'la-%anaan

    K'+&a,an dan P'la5$(an : evaluasi pelaksanaan kegiatan adalahevaluasi terhadap jadual kegiatan"

     jadual terse$ut akan dievaluasi setiap kurun5aktu tertentu sehingga apa$ila darievaluasi diketahui ada pergeseran jad5alatau penyimpangan jad5al maka dapatsegera dilakukan koreksi

    ,arena itu yang ditulis dalam kerangkaa/uan adalah kapan (setiap kurun 5aktu$erapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan

    dilakukan dan siapa yang melakukan"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    64/109

     Gang dimaksud dengan pelaporannya

    adalah : $agaimana mem$uat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan

    terse$ut dan

    kapan laporan terse$ut harus di$uat"

     Eadi yang harus ditulis di dalam kerangka a/uan adalah /ara$agaimana mem$uat laporan evaluasi dan kapan laporanterse$ut harus di$uat dan ditujukan kepada siapa"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    65/109

    P'na,a,an9 P'la5$(an dan'8alua%& -'+&a,an

    Pen/atatan yang ditulis dalam kerangka a/uan adalah$agaimana melakukan pen/atatan kegiatan atau mem$uatdokumentasi kegiatan"

    Pelaporan adalah:

    $agaimana mem$uat laporan program dan kurun 5aktu (kapan) laporan harus diserahkan dan

    kepada siapa saja laporan terse$ut harus diserahkan"

    %valuasi kegiatan : adalah evaluasi pelaksanaan 'paya! kegiatan se/ara menyeluruh"

     yang di tulis didalam kerangka a/uan $agaimana melakukanevaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    66/109

    STANDAR PROSEDUROPERASIONAL0 SPO

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    67/109

    Standard Operating Procedures 0SOP :

    adalah serangkaian instruksi tertulis yang di$akukan mengenai$er$agai proses penyelenggaraan administrasi pemerintah

    (,epmenpan >o"=43 tahun 4==;)" Standar Prosedur perasional (SP) adalah suatu perangkat

    instruksi" lan+-a4 lan+-a4 /an+ d&*a-u-an untukmenyelesaikan proses kerja rutin tertentu" ('ndang-undang>o" 4< 0ahun 4==7 tentang Praktik ,edokteran dan 'ndang-undang >o" 77 0ahun 4==

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    68/109

    Tuuan P'n/u%unan SPO9 Agar $er$agai proses kerja rutin terlaksana dengan efsien eekti

    konsisten! seragam dan aman

    dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhanstandar yang $erlaku"

    Manaat SP

    Mendokumentasi langkah-langkahkegiatan

    Memastikan sta Puskesmas memahami$agaimana melaksanakan pekerjaannya"

    Memenuhi persyaratan standarpelayanan Puskesmas

    Cormat SP :

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    69/109

    Cormat SP :

    #i $akukan dg maksud agar tidak terjadipenggunaan $anyak ormat"

    'ntuk SP tindakan agar memudahkandidalam melihat langkah- langkahnyadapat ditam$ah dengan $agan alir

    persiapan alat dan $ahan dan lain- lainnamun tidak $oleh mengurangi item-temyang ada di SP"

    Cormat SP untuk Akreditasi Puskesmas :

    lihat lampiran

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    70/109

    Petunjuk Pengisian SP :a. L$+$ yang dipakai adalah logo Pemerintah ka$upaten!

    kota nama organisasi  adalah nama Puskesmas (untuk,linik logo ,linik dan nama ,linik)

    *. K$,a- 'ad&n+ : masing-masing kotak ( Puskesmas

     judul SP >o" dokumen >o"revisi *alaman SP tanggalter$it ditetapkan ,epala Puskesmas ) diisi se$agai $erikut:

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    71/109

    Heading dan kotaknya di/etak pada setiaphalaman" Pada halaman pertama kotak

    heading harus lengkap untuk halaman-halaman $erikutnya kotak heading dapathanya memuat: kotak nama Puskesmas judulSP >o"dokumen >o"Revisi dan halaman"

    K$,a- Pu%-'%)a%" Kl&n&- di$eri namaPuskesmas dan ogo pemerintah daerahsedangkan ,linik sesuai logo organisasi ,linik

     Judul SPO : di$eri Eudul !nama SP sesuaiproses kerjanya

    N$ D$-u)'n: diisi sesuai dengan ketentuan

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    72/109

    N$. D$-u)'n: diisi sesuai dengan ketentuanpenomeran yang $erlaku di Puskesmas! ,linikyang $ersangkutan di$uat sistematis agar

    ada keseragaman" N$. R'8&%& : diisi dengan status revisi dapat

    menggunakan huru" ?ontoh : dokumen $arudi$eri huru A dokumen revisi pertama di$erihuru 1 dan seterusnya" #apat juga denganangka misalnya untuk dokumen $aru dapatdi$eri nomor = sedangkan dokumen revisipertama di$eri nomor 3 dan seterusnya"

    *alaman : diisi nomor halaman denganmen/antumkan juga total halaman untuk SPterse$ut" misalnya : halaman pertama : 3!8

    halaman kedua: 4!8 halaman terakhir : 8!8"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    73/109

    SP di$eri penamaan sesuai ketentuan(istilah) yang digunakan Puskesmas! ,linik

    misalnya : SP Prosedur prosedur tetappetunjuk pelaksanaan prosedur kerja danse$againya namun didalam akreditasiPuskesmas dan ,linik memakai SP"

     0anggal ter$it : di$eri tanggal sesuai tanggalter$itnya atau tanggal di$erlakukannya SPterse$ut

    #itetapkan ,epala Pusksmas! ,linik : di$eri

    tandatangan ,epala Puskesmas! ,linik dannama jelasnya"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    74/109

    ISI SPO :

    1. P'n+'(,&an : $erisi penjelasan danatau defnisi tentang istilah yang mungkinsulit dipahami atau menye$a$kan salahpengertian! menim$ulkan multi persepsi"

    2. Tuuan : $erisi tujuan pelaksanaan SPse/ara spesifk" ,ata kun/i : @ Se$agaia/uan penerapan langkah-langkah untuk

    NN3. K'*&a-an : ditulis nomor S, ,epala

    C,0P yang menjadi landasan SP ts$

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    75/109

    ;. R'

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    76/109

    Ta,a Ca(a P'n+'l$laan SPO:

    3" Puskesmas! ,linik agar menetapkan siapayang mengelola SP

    4" Pengelola SP harus mempunyai arsip

    seluruh SP Puskesmas!,linik

    6" Pengelola SP agar mem$uat tata /arapenyusunan penomoran distri$usi

    penarikan penyimpanan evaluasi danrevisi SP

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    77/109

    Ta,a Ca(a P'n/u%unan SPO

    *al-hal yang perlu diingat :

    3" Siapa yang harus menulis atau menyusunSP

    4" 1agaimana meren/anakan dan

    mengem$angkan SP6" 1agaimana SP dapat dikenali

    7" 1agaimana memperkenalkan SP kepada

    pelaksana dan unit terkait8" 1agaimana pengendalian SP-nya

    (nomor revisi dan distri$usi )"

    S/a(a, 5'n/u%unan SPO :

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    78/109

    S/a(a, 5'n/u%unan SPO : dentifkasi ke$utuhan yakni mengidentifkasi apakah kegiatan

    yang dilakukan saat ini sudah memiliki SP atau $elum dan $ilasudah agar diidentifkasi apakah SP masih eekti atau tidak"

    Perlu ditekankan $ah5a SP 4a(u% d&,ul&% $l'4 )'('-a /an+)'la-uan 5'-'(aan terse$ut atau oleh unit kerja terse$ut"

     0im atau panitia yang ditunjuk oleh ,epala Puskesmas hanyauntuk menanggapi dan mengkoreksi SP terse$ut"

    karena komitmen terhadap pelaksanaan SP hanya diperolehdengan adanya keterli$atan personel! unit kerja dalampenyusunan SP"

    SP harus menggunakan kalimat perintah! instruksi dengan$ahasa yang dikenal pemakai"

    SP harus jelas ringkas dan mudah dilaksanakan" 'ntuk SPpelayanan pasien maka harus memperhatikan aspekkeselamatan keamanan dan kenyamanan pasien" 'ntuk SPproesi harus menga/u kepada standar proesi standarpelayanan mengikuti perkem$angan lmu Pengetahuan dan 0eknologi (P0%,) kesehatan dan memperhatikan aspek

    keselamatan pasien"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    79/109

    SP harus merupakan ow charting dari suatukegiatan" Pelaksana atau unit kerja agarmen/atat proses kegiatan dan mem$uat alurnyakemudian 0im Mutu diminta mem$erikan

    tanggapan" #i dalam SP harus dapat dikenali dengan jelas

    siapa melakukan apa dimana kapan danmengapa"

    SP jangan menggunakan kalimat majemuksu$jek predikat dan o$jek harus jelas"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    80/109

    SP harus menggunakan kalimat perintah!instruksi dengan $ahasa yang dikenal pemakai"

    SP harus jelas ringkas dan mudahdilaksanakan"

    'ntuk SP pelayanan pasien maka harusmemperhatikan aspek keselamatan keamanandan kenyamanan pasien"

    'ntuk SP proesi harus menga/u kepadastandar proesi standar pelayanan mengikuti

    perkem$angan lmu Pengetahuan dan 0eknologi(P0%,) kesehatan dan memperhatikan aspekkeselamatan pasien"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    81/109

    P($%'% 5'n/u%unan SPO

    SP disusun dengan menggunakan ormatsesuai dengan panduan penyusunan dokumenakreditasi Puskesmas!,linik ini"

    Penyusunan SP dapat dikelola oleh tim mutu!

    tim akreditasi Puskesmas! ,linik denganmekanisme se$agai $erikut :

    Pelaksana atau unit kerja! upaya menyusunSP dengan meli$atkan unit terkait"

    SP yag telah disusun oleh pelaksana atauunit kerja! upaya disampaikan ke tim mutu!tim akreditasi Puskesmas!,linik

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    82/109

    Fun+%& ,&) )u,u" ,&) a-('d&,a%&

    Pu%-'%)a% d&dala) 5'n/u%unanSPO adala4 : Mem$erikan tanggapan mengkoreksi dan memper$aiki

    terhadap SP yang telah disusun oleh pelaksana atau unitkerja $aik dari segi $ahasa maupun penulisan

     Se$agai koordinator dari SP yang sudah di$uat oleh masing-masing unit kerja sehingga tidak terjadi duplikasi SP!tumpang tindih SP antar unit

    Melakukan /ek ulang terhadap SP-SP yang akanditandatangani oleh ,epala Puskesmas"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    83/109

    P'n/u%unan SPO d&la-u-and'n+an: mengidentifkasi ke$utuhan SP"

    'ntuk SP pelayanan dan SP administrasi identifkasike$utuhan SP $isa dilakukan dengan menggam$arkan proses$isnis di unit kerja terse$ut atau alur kegiatan dari kerja yangdilakukan di unit terse$ut"

    identifkasi SP dengan menggam$arkan terle$ih dahuluproses $isnis di unit kerja menghsilkan seluruh SP se/aralengkap yang harus ada di unit kerja terse$ut

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    84/109

    untuk SP proesi identifkasi ke$utuhan dilakukan denganmengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerjaterse$ut"

    #ari identifkasi ke$utuhan SP maka disuatu unit kerja dapatdiketahui $erapa $anyak dan ma/am SP yang harus di$uat!

    disusun"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    85/109

    identifkasi ke$utuhan SP dapat puladilakukan dengan memperhatikan elemenpenilaian pada standar akreditasi

    Puskesmas!,linik minimal SP-SP apa sajayang harus ada"

    SP yang dipersyaratkan di elemen penilaianadalah SP minimal yang harus ada diPuskesmas!,linik"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    86/109

    SP merupakan ow charting dari proseskegiatan maka untuk memperoleh pengertianyang jelas $agi su$yek penulisan SP adalahdimulai dengan mem$uat ow chart  dari

    kegiatan yang dilaksanakan" ?aranya adalahmem$uat diagram kotak sederhana yangmenggam$arkan langkah penting dari seluruhproses"

    Setelah di$uatkan diagram kotak makadiuraikan kegiatan di masing-masing kotak dandi$uat alurnya"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    87/109

    Semua SP harus ditandatangani oleh,epala Puskesmas! kepala ,linik

     'ntuk SP pelayanan dan SP administrasi

    se$agian memerlukan uji /o$a"  Agar SP dapat dikenali oleh pelaksana

    maka perlu dilakukan sosialisasi SP-SPterse$ut dan $ila SP terse$ut rumit makauntuk melaksanakan SP terse$ut perludilakukan pelatihan"

    al4al /an+ )')5'n+a(u4& -'*'(4a%&lan 5'n/u%unan

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    88/109

    al 4al /an+ )')5'n+a(u4& -'*'(4a%&lan 5'n/u%unanSPO

    Ada komitmen dari ,epala Puskesmas!

    ,linik terlihat dengan adanya dukunganasilitas dan sum$er daya lainnya"

    Adanya asilitator! petugas yang

    mempunyai kemampuan dan kemauanuntuk menyusun SP (aspek pekerjaandan aspek psikologis)"

    Ada target 5aktu yaitu ada target dan jad5al yang disusun dan disepakati

    Adanya pemantauan dan pelaporankemajuan penyusunan SP"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    89/109

    Ta,a a(a 5'n$)$(an SPO.

    Penomoran SP maupun dokumen lainnya

    diatur pada ke$ijakan pengendalian dokumen(kriteria 4"3"33" elemen penilaian 7 untukPuskesmas sedangkan ,linik pada kriteia3"6"3= elemen penilaian 7)

    Semua SP harus di$eri nomor

    Puskesmas!,linik agar mem$uat ke$ijakan tentangpem$erian nomor untuk SP

    Pem$erian nomor $isa mengikuti tata persuratanPuskesmas!,linik atau ketentuan penomoran yangkhusus untuk SP ($isa menggunakan garis miringatau dengan sistem digit)" Pem$erian nomorse$aiknya se/ara sentral"

    K$d' -$d' /an+ d&5'(+una-an

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    90/109

    K$d'-$d' /an+ d&5'(+una-anun,u- 5')*'(&an n$)$( :

    ,ode unit kerja : masing-masing unit kerja di Puskesmas!,linik mempunyai kode sendiri-sendiri yang dapat$er$entuk angka atau huru" Se$agai /ontoh pada 'nit&a5at #arurat di$eri kode =; (apa$ila menggunakanangka) atau g (apa$ila menggunakan huru) dan lain

    se$againya tergantung didalam ke$ijakan pengendaliandokumen dan rekaman"

    ,ode SP : diatur dalam tata persuratan Puskesmas" Misalkode untuk SP adalah =6 (apa$ila menggunakan angka)atau / (apa$ila menggunakan kode huru)"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    91/109

    >omor urut SP adalah urutan nomor SP di dalam unitkerja ! upaya di Puskesmas!,linik" Misal SP di 'nit &a5at#arurat >o"=;"=6"38 (artinya SP dari 'nit &a5at #arurat

    dg nomor urut SPO 38)"

    ?ara penomoran lainnya :

    SP yg khusus utk 3 unit misal N!'!$ln!thn

    Satu SP dipergunakan oleh le$ih dari satu unit yang $er$eda

    misalnya SP rujukan pasien maka di$eri nomor :N"!'!,epera5atan!$ln!thn

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    92/109

    Ta,a Ca(a P'n/&)5anan SPO

    Penyimpanan adalah $agaimana SP terse$ut

    disimpan"

    SP asli (master dokumen! SP yang sudahdinomori dan sudah ditandatangani) disimpandi sekretariat 0im Akreditas Puskesmas!,linikatau 1agian 0ata 'saha Puskesmas!,liniksesuai dengan ke$ijakan pengarsipandokumen yang $erlaku di organisasi terse$ut"

    Penyimpanan SP yang asli harus rapi sesuaimetode pengarsipan sehingga mudah di/arikem$ali $ila diperlukan"

    SP oto/opy disimpan di masing masing unit

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    93/109

    SP oto/opy disimpan di masing-masing unitupaya Puskesmas!,linik dimana SP terse$utdipergunakan"

    1ila SP terse$ut tidak $erlaku lagi atau tidakdipergunakan maka unit kerja 5aji$mengem$alikan SP yang sudah tidak $erlakuterse$ut ke sekretariat 0im mutu atau $agian 0ata

    'saha di unit kerja hanya ada SP yang masih $erlaku

    saja"

    Sekretariat 0im Mutu atau $agian 0ata 'saha

    organisasi dapat memusnahkan oto/opy SPyang tidak $erlaku terse$ut

    SP yang asli agar tetap disimpan sesuaiketentuan dalam pengarsipan dokumen di

    Puskesmas!,linik"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    94/109

    SP di unit upaya Puskesmas!,linik harus

    diletakan ditempat yang mudah dilihat mudahdiam$il dan mudah di$a/a oleh pelaksana"

    1agi Puskesmas!,linik yang sudah menggunakane-le maka penyimpanan SP se$agai $erikut :

    Setiap SP harus di rint-out  dan disimpan se$agaiSP asli atau dikomputer dengan persyaratan di$a/k-up

    SP diunit upaya Puskesmas!,linik tidak perlu

    hardcoy  SP $isa dilihat di internet di Puskesmasnamun untuk SP penanganan ga5at darurat tetapharus di$uatkan hardcoy -nya"

    Ta,a Ca(a P'nd&%,(&*u%&an SPO

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    95/109

    #istri$usi adalah kegiatan menyampaikan SPkepada unit ! upaya atau pelaksana yang

    memerlukan SP terse$ut agar dapat digunakanse$agai panduan dalam melaksanakankegiatannya"

    ,egiatan distri$usi dilakukan oleh tim mutu atau

    $agian 0ata 'saha Puskesmas dan ,linik sesuaike$ijakan dalam pengendalian dokumen"

    #istri$usi harus memakai exedisi dan atauormulir tanda terima"

    #istri$usi SP $isa hanya untuk unit kerjatertentu tetapi $isa juga untuk seluruh unit kerjalainnya"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    96/109

    1agi Puskesmas!,linik yang sudahmenggunakan e-le maka distri$usi SP $isamelalui internet dan diatur ke5enanganotorisasi disetiap unit kerja sehingga unit kerja

    dapat mengetahui $atas ke5enangan dalammem$uka SP"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    97/109

    E8alua%& SPO.

    %valuasi SP dapat dilakukan denganevaluasi penerapannya dan + revisise/ara total! se$agian SP terse$ut"

    3" %valuasi penerapan! kepatuhan SPdapat dilakukan dengan evaluasi langkah-langkah penerapan SP apakah sudahdilakukan semua langkah ataupun

    se$agian langkah yang dilakukan" 'ntukevaluasi ini dapat dilakukan denganmenggunakan datar tilik! ce! list 

    #atar tilik adalah datar urutan kerja (a/tions)

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    98/109

    yang dikerjakan se/ara konsisten diikuti dalampelaksanaan suatu rangkaian kegiatan untuk

    diingat dikerjakan dan di$eri tanda (/he/k-mark)"

    #atar tilik merupakan $agian dari sistemmanajemen mutu untuk mendukung

    standarisasi suatu proses pelayanan" #atar tilik tidak dapat digunakan untuk P yang

    kompleks"

    #atar tilik digunakan untuk mendukung

    mempermudah pelaksanaan dan memonitorSP *u-an un,u- )'n++an,&-an SPO &,u%'nd&(&.

    Lan+-a4lan+-a4 )'n/u%un da

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    99/109

    angkah a5al dengan melakukan dentifkasiprosedur yang mem$utuhkan datar tilik untuk

    mempermudah pelaksanaan danmonitoringnya"

    &am$arkan o5-/hart dari prosedur terse$ut

    1uat datar kerja yang harus dilakukan

    Susun urutan kerja yang harus dilakukan

    Masukkan dalam datar tilik sesuai denganormat tertentu

    akukan uji-/o$a akukan per$aikan datar tilik

    Standarisasi datar tilik"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    100/109

    Compliance r a,' 0 CR O Q Ga J 3==

      Q Ga0idak

    4" %valuasi isi SP"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    101/109

    . dilaksanakan sesuai ke$utuhan dan maksimal6 tahun sekali

    . dilakukan oleh masing-masing unit kerjadipimpin oleh koordinator unit kerja! program"

    . *asil evaluasi :

    SP masih tetap $isa dipergunakan atau SP perlu diper$aiki! direvisi"

    Per$aikan! revisi isi SP $isa dilakukan se$agianatau seluruhnya"

    . Pergantian kepala Puskesmas $ila SPmemang masih sesuai! dipergunakan makatidak perlu direvisi"

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    102/109

    P'n+'ndal&an D$-u)'n dan R'-a)an.

    Pengertian dokumen adalah: Semua dokumenyg harus disiapkan Puskesmas! ,linik dan untukmemenuhi instrumen Akreditasi"

     Eenis dan ma/am dokumen menga/u kepada

    standar dan ,riteria defnisi operasional serta/ara pem$uktian dan telusur dokumen yg adadlm instrumen akreditasi Puskesmas!,linik

    Rekaman adalah: dokumen yang mem$eri

    *u-,& $*/'-,&

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    103/109

    P'n+'ndal&an d$-u)'n dan ('-a)anadala4:

    sistem penomoran dan sistem penyimpanandokumen yang di$utuhkan oleh sistemmanajemen mutu akreditasi Puskesmas harusdikendalikan"

    ?atatan! rekaman adalah jenis khusus daridokumen dan dikendalikan dalam artian harusdi$eri nomor agar mudah untuk pengelolaannya"

    'ntuk Pengendalian dokumen disusun SP dan

    diatur didalam ke$ijakan pengendalian dokumenpada kriteria 4"3"33 elemen penilaian 7 dan,linik pada kriteria 3"6"3=" elemen penilaian 7

    ' k d f i ik d li di l k

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    104/109

    'ntuk mendefnisikan pengendalian diperlukan:

    Menyetujui dokumen untuk ke/ukupan

    se$elum ter$it Menelaah dan memper$aharui se$agaiman

    perlu dan persetujuan ulang dokumen

    Memastikan $ah5a peru$ahan dan statusrevisi terkini dari dokumen teridentifkasi

    Memastikan $ah5a versi yang relevan daridokumen yang dapat diterapkkan tersedia

    ditempat pengguna Memastikan $ah5a dokumen tetap dapat

    ter$a/a dan segera dapat teridentifkasi

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    105/109

    Memastikan $ah5a dokumen yang $erasal

    dari luar organisasi yang penting untukperen/anaan dan operasional sistemmanajemen mutu diidentifkasi dandistri$usinya dikendalikan

    Men/egah penggunaan tidak sengajadokumen kadalu5arsa dan

    untuk menerapkan identifkasi yang sesuaipada dokumen $ila disimpan untuk maksud

    apapun"

    ?atatan! rekaman yang diterapkan untuk mem$erikan $uktikesesuaian terhadap persyaratan dan $ukti operasional yang

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    106/109

    kesesuaian terhadap persyaratan dan $ukti operasional yangeekti dari sistem manajemen mutu harus dikendallikan"

     rganisasi harus menetapkan SP terdokumentasi untuk

    mendefnisikan pengendalian yang diperlukan untuk :

    identifkasi

     penyimpanan

    perlindungan

    pengam$ilan

    lama simpan dan

    pemusnahan"

    • ?atatan! rekaman harus dapat ter$a/a

    segera dapat teridentifkasi dan dapatdiakses kem$ali"

     

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    107/109

    P'na,aan D$-u)'n.

    'ntuk memudahkan didalam pen/ariandokumen akreditasi Puskesmas! ,linikdikelompokan masing- masing $a$! kelompokpelayanan! upaya dengan diurutkan setiap

    urutan kriteria dengan dipilah- pilah dalam$entuk tata dokumen"

    Apa$ila dokumen terse$ut direkam didalam$uku maka urutan dokumen terse$ut di$eri

    lem$ar penjelasan $ah5a dokumen terse$utdidalam $uku"

    0'&AS #S,'S

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    108/109

     0'&AS #S,'S

    Masing-masing kelompok menyusun satu $uahSurat ,eputusan (,e$ijakan) yangdipersyaratkan:

    ,el admen: 1a$

    ,el program: 1a$ D

    ,el klinis: 1a$ D

  • 8/18/2019 7. PENYUSUNAN DOKUMEN

    109/109

    TERIMA

    KASI