7093102 Guia Conceptual y Parametrizacion Basica de Sap

MANUALES Y TUTORIALES

06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIN SAP. V1.0

GUIA CONCEPTUAL y PARAMETRIA BASICA DE SAP

Realizado por Ana JuaristiNOTA IMPORTANTE: Toda la informacin contenida en este manual se ha obtenido de la Web oficial de SAP: help.sap.com basndonos en el esquema planteado en el siguiente manual:

Manual: Parametrizaciones Bsicas del Mdulo SD (1.01 MB)

Disponible en el siguiente enlace:http://www.mundosap.com/foro/downloads.php?do=file&id=27

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0 INTRODUCCIN ............................................................................................................... 5 1 PARAMETRIZACION BASICA VENTAS. ...................................................................... 6

1.1 Estructura organizacin VENTAS ................................................................................ 6 1.1.1 Crear Sociedad FI .................................................................................................. 7 1.1.2 Crear Org. Ventas ................................................................................................... 7 1.1.3 Crear Canal de distribucin .................................................................................... 8 1.1.4 Crear Sector ............................................................................................................ 9 1.1.5 Crear Puesto de expedicin: .................................................................................. 9 1.1.6 Crear Centro ......................................................................................................... 10 1.1.7 Crear Almacenes ................................................................................................... 11 1.1.8 Crear Oficina de Ventas ........................................................................................ 11 1.1.9 Crear Grupo de Vendedores ................................................................................. 12 1.1.10 Crear Area de Ventas ......................................................................................... 12

1.2 ASIGNACIN .......................................................................................................... 13 1.2.1 Asignar Org. Ventas a sociedad: .......................................................................... 13 1.2.2 Asignar Canal de Ditribucin a Org. Ventas: ...................................................... 13 1.2.3 Asignar Sector a Org. Ventas: .............................................................................. 13 1.2.4 Asignar Oficina de Ventas a Area de Ventas: ...................................................... 13 1.2.5 Asignar Grupo de Vendedores a Oficina de Ventas ............................................. 13 1.2.6 Asignar Org. Ventas, Canal de Distribucin a Centro: ........................................ 14 1.2.7 Asignar Puesto de expedicin a Centro: .............................................................. 14

1.3 ESQUEMA DE LA ORGANIZACIN ..................................................................... 15 1.4 DOCUMENTOS DE VENTAS .................................................................................. 16

1.4.1 Estructuracin de los documentos de ventas ........................................................ 16 1.4.2 CLASES DE DOCUMENTOS DE VENTAS .................................................... 18

1.5 CONDICIONES .......................................................................................................... 19 1.5.1 CLASES DE CONDICIN ................................................................................ 20 1.5.2 TABLAS DE CONDICIONES ............................................................................ 22 1.5.3 Secuencias de acceso .......................................................................................... 27 1.5.4 Esquemas de clculo ........................................................................................... 29 1.5.5 RESUMEN: Determinacin de precios .............................................................. 30 1.5.6 Condiciones en la cabecera del documento ......................................................... 32

1.6 FACTURACIN ........................................................................................................ 32 1.6.1 DOCUMENTOS DE FACTURACION ............................................................... 33 1.6.2 CLASES DE DOCUMENTOS DE FACTURACIN ........................................ 34 1.6.3 VERIFICACIN DE DISPONIBILIDAD. ........................................................ 35

2 PARAMETRIZACIONES BASICAS COMPRAS (MM). .............................................. 37 2.1 Estructura organizacin COMPRAS ........................................................................... 37

2.1.1 Crear sociedad FI ................................................................................................ 38 2.1.2 Completar datos de sociedad FI .......................................................................... 38 2.1.3 Crear sociedad CO .............................................................................................. 38

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2.1.4 Crear centro ......................................................................................................... 39 2.1.5 Crear organizacin de compras ........................................................................... 39 2.1.6 Grupo de Compras. ............................................................................................. 40 2.1.7 Valores de Compras .............................................................................................. 40 2.1.8 Crear almacenes .................................................................................................. 41

2.2 ASIGNACIN ........................................................................................................... 41 2.2.1 Asignacin de centro a sociedad FI ..................................................................... 41 2.2.2 Actualizar sociedad FI para MM ......................................................................... 41 2.2.3 Asignar organizacin de compras a sociedad FI ................................................. 41 2.2.4 Asignacin de almacn a centro. ......................................................................... 42

2.3 DOCUMENTOS DE COMPRAS ............................................................................... 42 2.3.1 SOLICITUD DE PEDIDO .................................................................................. 43 2.3.2 IMPUTACIN .................................................................................................... 44 2.3.3 PETICIN DE OFERTA .................................................................................... 46 2.3.4 PEDIDO DE COMPRAS .................................................................................... 47

2.4 MAESTRO DE PROVEEDORES .............................................................................. 48 2.4.1 GRUPO DE CUENTAS ACREEDOR ............................................................... 48 2.4.2 CUENTA ASOCIADA ........................................................................................ 50 2.4.3 CONDICIN DE PAGO ..................................................................................... 50

3 PARAMETRIA GLOBAL ................................................................................................. 52 3.1 Monedas ..................................................................................................................... 52 3.2 Unidades de medida ................................................................................................... 53

3.2.1 Condiciones previas ............................................................................................. 55 3.2.2 Caractersticas ...................................................................................................... 55

3.3 Calendario .................................................................................................................. 56 4 MAESTRO DE MATERIALES ....................................................................................... 57

4.1 TIPO DE MATERIAL ................................................................................................ 59 4.2 RAMO ........................................................................................................................ 60 4.3 GRUPO DE ARTCULOS ......................................................................................... 61

4.3.1 Utilizacin ............................................................................................................ 61 4.3.2 Caractersticas ...................................................................................................... 61 4.3.3 Jerarqua de Artculos .......................................................................................... 65

4.4 CATEGORA DE VALORACIN ............................................................................ 65 4.5 GRUPO PLANIFICADOR ........................................................................................ 66 4.6 PLANIFICADOR ...................................................................................................... 67 4.7 INTERLOCUTORES .................................................................................................. 67

4.7.1 Definicin ............................................................................................................. 67 4.7.2 Clase de interlocutor ........................................................................................... 68 4.7.3 Tipos de Interlocutor ........................................................................................... 69 4.7.4 Definir funciones de interlocutor ........................................................................ 71 4.7.5 Fijar funciones de interlocutor ............................................................................ 73 4.7.6 Asignar esquema de interlocutor ......................................................................... 73

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4.8 Proceso de aprovisionamiento de Materiales .............................................................. 75 4.9 REGISTRO INFO ...................................................................................................... 76

4.9.1 Estructura ............................................................................................................. 77 4.10 MOVIMIENTOS DE MERCANCAS ................................................................... 79

4.10.1 Documentos y ASIGNAcin de NMEROS ................................................... 80 4.10.2 DEFINIR NUEVAS CLASES DE MOVIMIENTOS ...................................... 82 4.10.3 CREAR CONTABILIZACIONES AUTOMTICAS ...................................... 83 4.10.4 ASIGNAR AUTORIZACIN EN LA CREACIN DE DOCUMENTOS CONTABLES ............................................................................................................... 83 4.10.5 CREAR MOTIVOS DEL MOVIMIENTO ...................................................... 86 4.10.6 Entrada de mercancas: ..................................................................................... 87 4.10.7 Salida de mercancas: ........................................................................................ 88 4.10.8 Traslado y Traspaso de mercancas: .................................................................. 90

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0 INTRODUCCINEl siguiente esquema muestra los distintos mdulos de SAP y sus COMPONENTES.

La presente gua pretende mostrar cmo se realizara una parametrizacin bsica del mdulo de SAP SD (Comercial y Ventas). An as es necesario tener en cuenta que al ser SAP una aplicacin cuyos mdulos estn totalmente integrados, la parametrizacin de algunos de sus componentes es necesaria para que funcionen todos ellos. Este es el caso de la estructura organizativa de la empresa, que es utilizada por los 3 mdulos (RRHH, Finanzas y Logstica).

A continuacin se detalla cmo se parametrizara en SAP dicha estructura definiendo los componentes necesarios para VENTAS.

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1 PARAMETRIZACION BASICA VENTAS.

1.1ESTRUCTURA ORGANIZACIN VENTAS

Para definir la estructura organizativa completa de Ventas en SAP es necesario, crear en el orden especificado los siguientes elementos:

Grupo de empresas Un grupo de empresas es la asociacin de empresas legalmente independientes bajo la gestin comn de una empresa de control. Es la unidad organizativa ms alta dentro de la jerarqua y se corresponde con una empresa de gestin de mercancas con varias subsidiarias (por ejemplo), que se definen desde un punto de vista de gestin financiera como sociedades individuales.En el lado logstico, el grupo de empresas se divide en centros.

Sociedad Una sociedad es una entidad jurdica que representa una empresa independiente en sentido legal. Es el elemento organizativo central de la Gestin financiera

Grupos de Centro Un grupo de centros son varios centros que se han agrupado utilizando el sistema de clasificacin.

Organizacin de Ventas Una organizacin de ventas es una unidad organizativa en logstica que estructura la empresa segn sus necesidades de ventas.

Canal de Distribucin El canal de distribucin es el canal a travs del cual los materiales o los servicios comercializables llegan al cliente

Sector Un sector es una unidad organizativa basada en la responsabilidad para ventas o beneficios de materiales o servicios comercializables.

Puesto de Expedicin Puesto de expedicin: Los puestos de expedicin son entidades de organizacin independientes en las que se efecta la gestin y la supervisin de las entregas, as como la salida de mercancas.

Centro Un centro es una tienda, un centro de distribucin o un emplazamiento de fabricacin. En SAP Retail, el centro es el nivel de organizacin en el que se planifica el reaprovisionamiento de mercancas y se gestionan los stocks. Cada centro pertenece exactamente a una sociedad.

Almacn Un almacn es una unidad organizativa que le permite distinguir entre varias clases de stock en un centro.

Oficina de Ventas Una oficina de ventas es una unidad organizativa en comercial que es responsable de las ventas dentro de una zona geogrfica determinada.

Grupo de Vendedores Los grupos de vendedores (por ejemplo, cada uno con un director de ventas) son subdivisiones de una cadena de distribucin.

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1.1.1 CREAR SOCIEDAD FI

Sociedad : Entidad creada por ley, facultada para adquirir activos, incurrir en obligaciones y dedicarse a determinadas actividades. Se conforma por dos o ms socios que adquieren diferentes grados de responsabilidad ante terceros dependiendo de la forma jurdica que revista la entidad.

Def SAP: Una sociedad es una entidad jurdica que representa una empresa independiente en sentido legal. Es el elemento organizativo central de la Gestin financiera

Se pueden realizar varias asignaciones entre una sociedad y otras unidades organizativas:Una organizacin de compras puede asignarse a una sociedad. En este caso, la organizacin de compras slo puede realizar pedidos para centros dentro de esta sociedad.Un rea de valoracin es la unidad organizativa sujeta a gestin de stocks por valores dentro el Sistema SAP. En SAP Retail, el rea de valoracin debe corresponder a un centroSe asigna una sociedad a modo de atributo del rea de valoracin ya asignada a un centro,bien en la actualizacin del centro o bien en el Customizing.Cada organizacin de ventas debe asignarse a una sociedad en el Customizing. Esta asignacin constituye el enlace entre Comercial y Contabilidad de deudores.

Transaccin: EC01 Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Definicin Gestin Financiera Definir, copiar, Verificar sociedad FI

SOCIEDAD

NOMBRE

POBLACIN PAS MONEDA IDIOMA

JH01 BAT-EN-TECH SPAIN

ES ESP

S

1.1.2 CREAR ORG. VENTAS

Organizacin de Ventas : Una organizacin de ventas es una unidad organizativa en logstica que estructura la empresa segn sus necesidades de ventas.

Cada organizacin de ventas representa una "unidad de venta" en sentido legal. Sus responsabilidades incluyen la responsabilidad debida a productos defectuosos y cualquier reclamacin sobre recursos que pudieran hacer los clientes. Tambin es responsable de la venta y distribucin de mercancas y negocia las condiciones de precio de venta. Las

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organizaciones de ventas pueden utilizarse para reflejar subdivisiones regionales del mercado, por ejemplo en estados. Una transaccin de ventas siempre se procesa por completo dentro de una organizacin de ventas.

Una organizacin de Ventas est asignada a una Sociedad.Los empleados pueden asignarse a una organizacin de ventas.

Transaccin: OVX5 Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Definicin Comercial Actualizar Org. Ventas.

ORG. VENTAS

DENOMINACIN MONEDA

CALENDARIO

1001 ORG.VENTAS NORTE

ESP 01

1002 ORG.VENTAS ESTE ESP 01

1.1.3 CREAR CANAL DE DISTRIBUCIN

Canal de distribucin: El canal de distribucin es el canal a travs del cual los materiales o los servicios comercializables llegan al cliente. Los canales de distribucin incluyen la venta a consumidores finales a travs de varios tipos de salidas comerciales o mediante la venta por correspondencia.

Por ejemplo: Una tienda de zapatos que no tenga presencia de Internet, tiene un nico canal de venta: la venta directa (la tienda).La misma tienda de zapatos que tenga tambin presencia en Internet y que cuente con una tienda On-Line tendr dos canales de venta: La directa e internet.Si dicha tienda ampla sus miras y contrata comerciales para que vendan sus productos a otras tiendas o a consumidores finales, tendr otro canal de venta: Comerciales.

Transaccin: OVXI Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Definicin Comercial Actualizar Canal de ditribucin.

CANAL DE DISTRIBUCIN

DENOMINACIN

10 VENTA DIRECTA 11 MINORISTAS 12 INTERNET 13 VENTA CATALOGO 14 COMERCIALES

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1.1.4 CREAR SECTOR

Sector: Conjunto de actividades que presentan unas caractersticas similares y unos caracteres particulares que les permiten ser considerados como una globalidad.

En SAP: Un sector es una unidad organizativa basada en la responsabilidad para ventas o beneficios de materiales o servicios comercializables.

Los sectores tienen dos aplicaciones principales: Son unidades organizativas para comercial y tambin son necesarios para la imputacin de divisiones para las transacciones logsticas de la gestin financiera. Los sectores pueden utilizarse para describir grupos de productos especficos y pueden constituir la base para las estadsticas de ventas, por ejemplo.

Transaccin: OVXB Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Definicin Comercial Actualizar Sector.

SECTOR DENOMINACIN

10 BATERAS

1.1.5 CREAR PUESTO DE EXPEDICIN:

Puesto de expedicin: Los puestos de expedicin son entidades de organizacin independientes en las que se efecta la gestin y la supervisin de las entregas, as como la salida de mercancas. Una entrega slo la procesa un puesto de expedicin.

Transaccin: OVXD Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Definicin Comercial Actualizar Puesto de expedicin.

PTO. EXP DENOM

PAIS ZONA EXP CALENDARIO

2001 P.E. NORTE

ES E000019000

01

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1 2002 P.E.

ESTE 1 ES E0000110

00 01

2003 P.E. SUR 1

ES E000018000

01

3001 P.E. NORTE 2

ES E000019000

01

3002 P.E. ESTE 2

ES E000011000

01

3003 P.E. SUR 2

ES E000018000

01

1.1.6 CREAR CENTRO

Un centro es una tienda, un centro de distribucin o un emplazamiento de fabricacin. En SAP Retail, el centro es el nivel de organizacin en el que se planifica el reaprovisionamiento de mercancas y se gestionan los stocks. Cada centro pertenece exactamente a una sociedad.

Una tienda se asigna a una organizacin de compras y a una superficie de venta (organizacin de ventas, canal de distribucin y sector) y, por lo tanto, tambin a una cadena de distribucin, a la que pertenece la tienda y que se utiliza principalmente para finalidades de facturacin interna. La tienda debe estar autorizada para recibir mercancas de la superficie de venta a la que pertenece el centro de distribucin suministrador. Si las mercancas deben poder trasladarse de una tienda a otra, la tienda receptora debe estar autorizada a recibir mercancas de la superficie de venta a la que pertenece la tienda suministradora.

Cada centro de distribucin est asignado a una organizacin de compras (y, en caso necesario, a una superficie de venta) para determinar precios de transferencia al almacn y unidades de medida.

Un centro de distribucin tambin puede asignarse a un centro (normalmente a s mismo) y a una cadena de distribucin (para determinar los precios de venta). Estas asignaciones permiten que las mercancas del centro de distribucin se valoren a precio de venta final. Esta clase de valoracin es ms habitual en el ramo de la vestimenta.

Transaccin: EC02 Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Definicin Logsdtica General Definir, copiar, verificar centro.

CENTRO 1001 1002 NOMBRE CENTRO CENTRO

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NORTE ESTE IDIOMA S S CP 48011 08080 POBLACIN BILBAO BARCELONA PAS ES ES REGIN 48 08 CALENDARIO

01 01

1.1.7 CREAR ALMACENES

Almacn: Un almacn es una unidad organizativa que le permite distinguir entre varias clases de stock en un centro. Sirven para representar almacenes fsicos o reas en un almacn fsico.

Para reflejar los almacenes fsicos complejos, tpicos de la gestin de mercancas, todos los almacenes pueden dividirse en nmeros de almacn, tipos de almacn y ubicaciones mediante el Sistema de gestin de almacenes. Los almacenes se utilizan para representar reas en un almacn fsico. Por lo tanto, esta diferenciacin entre stocks es muy importante para los centros de distribucin.

Si el stock debe gestionarse a partir del artculo, tambin deben utilizarse almacenes.

Transaccin: OX09

Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Definicin Gestin de Materiales Actualizar Almacn.

CENTRO ALMACEN

DENOM

1001 1001 ALMACEN NORTE

1002 1002 ALMACEN ESTE 1002 1003 ALMACEN SUR

1.1.8 CREAR OFICINA DE VENTAS

Una oficina de ventas es una unidad organizativa en comercial que es responsable de las ventas dentro de una zona geogrfica determinada. Son opcionales.

Una oficina de ventas puede asignarse a una o varias cadenas de distribucin.

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Una tienda, en calidad de cliente de una superficie de venta, puede asignarse a una oficina de ventas responsable de las ventas internas a esta tienda.

Los directores regionales de ventas son comunes en el sector de comercio al por menor. Pueden representarse en el sistema mediante oficinas de ventas con los empleados adecuados asignados. Este director regional de ventas es pues responsable de suministrar mercancas a las tiendas asignadas a l.

As pues, puede tratar cada tienda como una oficina de ventas. Esto le permite obtener estadsticas acerca del volumen de negocios y los ingresos que consigue una tienda mediante los pedidos de cliente de SD.

Los empleados pueden asignarse a una oficina de ventas.

Transaccin: OVX1 Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Definicin Comercial Actualizar Oficina de Ventas

OFICINA DE VENTAS

DENOMINACIN

1001 OF. VENTAS NORTE

1002 OF. VENTAS ESTE

1.1.9 CREAR GRUPO DE VENDEDORES

Los grupos de vendedores (por ejemplo, cada uno con un director de ventas) son subdivisiones de una cadena de distribucin.

Transaccin: OVX4 Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Definicin Comercial Actualizar Grupo de Vendedores.

GRUPO DE VENDEDORES

DENOMINACIN

JH1 GR. VENDEDORES NORTE

JH2 GR. VENDEDORES ESTE

1.1.10CREAR AREA DE VENTAS

Transaccin: OVXG

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Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Asignacin Comercial Crear Area de Ventas.

1.2 ASIGNACIN 1.2.1 ASIGNAR ORG. VENTAS A SOCIEDAD:

Transaccin: OVX3 Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Asignacin Comercial Asignar org. ventas a Sociedad.

1.2.2 ASIGNAR CANAL DE DITRIBUCIN A ORG. VENTAS:

Transaccin: OVXK Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Asignacin Comercial Asignar Canal de Ditribucin a Org. Ventas 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7

1.2.3 ASIGNAR SECTOR A ORG. VENTAS:

Transaccin: OVXA Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Asignacin Comercial Asignar Sector a Org. Ventas.

1.2.4 ASIGNAR OFICINA DE VENTAS A AREA DE VENTAS:

Transaccin: OVXM Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Asignacin Comercial Asignar Oficina de Ventas a Area de Ventas.

1.2.5 ASIGNAR GRUPO DE VENDEDORES A OFICINA DE VENTAS

Transaccin: OVXJ Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Asignacin Comercial Asignar Grupo de Vendedores a Oficina de Ventas.

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1.2.6 ASIGNAR ORG. VENTAS, CANAL DE DISTRIBUCIN A CENTRO:

1.2.6.1 RELACIN DE MM CON SD. Transaccin: OVX6 Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Asignacin Comercial Asignar Org. Ventas, Canal de Distribucin a Centro.

1.2.7 ASIGNAR PUESTO DE EXPEDICIN A CENTRO:

El Puesto de expedicin puede relacionarse con uno o ms pares de (o.ventas + Canal de ditribucin) y viceversa, pero cada puesto de expedicin pertenece a una nica sociedad.

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Asignar Centro a Sociedad se realiza en MM, junto con la creacin de almacenes y asignacin de almacenes a centro

Transaccin: OVXC Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Asignacin Comercial Asignar puesto de expedicin a centro.

1.3ESQUEMA DE LA ORGANIZACIN

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1.4DOCUMENTOS DE VENTAS

Las operaciones comerciales relacionadas con las ventas se registran en el sistema como documentos de ventas. Estos se agrupan en cuatro categoras:

Documentos de ventas: Solicitudes y ofertas Pedidos de cliente Contratos marco, como los pedidos abiertos y los planes de entregas Problemas y reclamaciones del cliente, que conducen a entregas gratuitas y

solicitudes de abonoAlgunos documentos de ventas como, por ejemplo, las ventas al contado y los pedidos con entrega inmediata, desencadenan de forma automtica la creacin de documentos de entrega y facturacin posteriores.

1.4.1 ESTRUCTURACIN DE LOS DOCUMENTOS DE VENTAS

Todos los documentos de ventas tienen bsicamente la misma estructura. Estn formados por una cabecera de documento y un nmero indefinido de posiciones. Las posiciones pueden, a su vez, dividirse en un nmero de repartos indeterminados. El siguiente grfico muestra la estructura de un documento de ventas:

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1.4.1.1 DATOS DE CABECERA

Los datos generales, que se aplican a todo el documento, se guardan en la cabecera de documento. Por ejemplo:

Nmero del solicitante Nmero del destinatario de la mercanca y del responsable de pago Moneda del documento y tipo de cambio Elementos de precio para todo el documento Fecha de entrega y puesto de expedicin

DATOS DE LA POSICIN

Mientras que los datos de la cabecera de documento se aplican a todas las posiciones del documento, algunos datos slo se aplican a posiciones especficas. Los datos se almacenan en el nivel de posicin e incluyen:

Nmero de material Cantidad prevista para los contratos marco Nmero del destinatario de las mercancas y del responsable de pago (puede

definirse un destinatario o un responsable de pago alternativo para una posicin en particular)

Especificaciones del centro y del almacn Elementos de precio para las posiciones individuales

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DATOS DE REPARTO

Una posicin consta de uno o ms repartos. Los repartos contienen todos los datos necesarios para una entrega. Por ejemplo, un cliente pide 20 unidades de un material en particular y stas se registran como una posicin en el pedido de cliente. Sin embargo, ahora puede suministrar nicamente 10 unidades y las 10 unidades restantes el prximo mes, de forma que tiene que programar dos entregas. Los datos de estas entregas (fechas, cantidades confirmadas) se almacenan en dos repartos separados. En los documentos de ventas en los que los datos de entrega no son relevantes, por ejemplo, los pedidos abiertos, las solicitudes de abonos y notas de cargo, el sistema no crea ningn reparto.

Los datos registrados en los repartos incluyen:

Cantidad de reparto Fecha de entrega Cantidad confirmada

1.4.2 CLASES DE DOCUMENTOS DE VENTAS

1.4.2.1 DOCUMENTOS COMERCIALES DEL REA DE VENTAS:

Los documentos de Ventas predefinidos en SAP son los siguientes:

Consulta Oferta Pedido Plan de entrega

Ej:

1.- Un Cliente hace una CONSULTA o una SOLICITUD de OFERTA sobre productos de la empresa. Dicha consulta se registra en SAP generando un documento de Ventas (Consulta) 2.- La empresa le remite una OFERTA, donde incluir una relacin de productos y precios con un periodo de validez de la oferta.3.- El Cliente acepta la oferta y remite un PEDIDO. Con lo que la operacin de Venta queda cerrada.

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Una vez recibido el pedido del Cliente, el proceso de venta finaliza y comienzan los procesos de Transporte y Facturacin de dicho pedido, controlados en los mdulos MM y FI de SAP. Una vez creada la estructura organizativa externa de empresa habr que definir los documentos comerciales del Area de Ventas creada:

Ruta: Comercial Documentos Ventas

Cada empresa podr definir los documentos de ventas que considere. Por ejemplo:

Previas a la venta

AF Consulta

Venta AG Oferta TA Pedido estndar

Contrato Marco

KM Pedido Abierto

LP Plan de Entregas Reclamaciones G2 Solicitud de

Abono L2 Solicitud Nota

Cargo RE Devolucin

1.5CONDICIONESEl concepto Determinacin de precio se utiliza a grandes rasgos para describir el clculo de precios (para utilizacin externa por parte de clientes y de proveedores) y de costes (para propsitos internos, como por ejemplo la contabilidad de costes). Las Condiciones representan un conjunto de circunstancias que se dan cuando se calcula un precio. Por ejemplo, un cliente determinado realiza el pedido de una cierta cantidad de un producto en un da determinado. Los factores variables (el cliente, el producto, la cantidad de pedido, la fecha) determinan aqu el precio final que se presenta al cliente. La informacin sobre cada uno de estos factores se puede almacenar en el sistema como datos maestros. Estos datos maestros se almacenan en forma de registros de condicin.

La tcnica de condiciones se refiere al mtodo mediante el cual el sistema determina los precios a partir de la informacin almacenada en los registros de condicin. En Comercial, los diferentes elementos que se utilizan en la tcnica de condiciones se configuran y se

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controlan en el Customizing. Durante la gestin de pedidos, el sistema utiliza la tcnica de condiciones para determinar una serie de informaciones importantes de determinacin de precio. Por ejemplo, el sistema determina automticamente el precio bruto que se debe cargar al cliente y las reducciones y los recargos que sean relevantes a partir de las condiciones que se apliquen.

La secuencia de actividades es generalmente la siguiente:

Definicin de las clases de condicin para cada uno de los elementos de precio (precios, descuentos y recargos) que aparecen durante las operaciones comerciales diarias.

Definicin de las tablas de condiciones que permiten almacenar y recuperar los registros de condiciones para cada una de las diferentes clases de condicin.

Definicin de las secuencias de acceso que permiten al sistema encontrar registros de condicin vlidos.

Agrupacin de las clases de condicin y establecimiento de su secuencia en los esquemas de clculo.

1.5.1 CLASES DE CONDICIN

Una clase de condicin es una representacin en el sistema de algn aspecto de las actividades de determinacin de precio diarias. Por ejemplo, se puede definir una clase de condicin diferente para cada tipo de precio, descuento o recargo que aparezca en las operaciones comerciales.

Ejemplo de una clase de condicin

Se define la clase de condicin para un descuento de material especial. Se especifica que el sistema calcule el descuento como un importe (por ejemplo, un descuento de 1 USD por unidad de medida de venta). De forma alternativa, se puede especificar que el sistema calcule el descuento como un porcentaje (por ejemplo: un descuento del 2% para pedidos superiores a las 1.000 unidades). Si se quieren utilizar ambas posibilidades, se deben definir dos clases de condicin separadas. La siguiente representacin grfica ilustra cmo se pueden utilizar las clases de condicin durante la determinacin de precio en un documento de ventas.

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En el ejemplo de la representacin grfica precedente, a la posicin de pedido de cliente se le aplican dos descuentos. El primer descuento es un descuento en porcentaje basado en la cantidad pedida. El segundo descuento es un descuento fijo basado en el peso total del artculo.

En el Customizing, determine la regla de clculo para una clase de condicin. Esto especifica la forma en que el sistema calcula los precios, las reducciones y los recargos para una condicin. Cuando establezca registros de condicin, puede introducir una regla de clculo diferente a la del Customizing. Actualmente se permiten todas las reglas de clculo disponibles. Sin embargo, no se puede acceder al campo "Regla de clculo" si se deja vaco este campo. Despus de imprimir los datos liberados, si no se ha completado el campo manualmente, se acepta automticamente la propuesta del Customizing. Despus, ya no ser posible hacer ninguna modificacin manualmente.

Si utiliza reglas de clculo diferentes para lo que de otra forma seran las mismas condiciones (por ejemplo, el tanto por ciento, como importe fijo o segn la cantidad), no tendr que definir clases de condicin diferentes en el Customizing. Puede fijar una regla de clculo diferente cuando actualice los registros de condicin individuales.

El sistema estndar incluye, entre muchas otras, las siguientes clases de condicin predefinidas:

Clase de condicin Descripcin

PR00 Precio

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K004 Descuento de material

K005 Descuento de material especfico de cliente

K007 Descuento acordado con el cliente

K020 Descuento para grupo de precios

KF00 Recargo sobre gastos de transporte (por posicin)

UTX1 Impuesto estatal

UTX2 Impuesto del condado

UTX3 Impuesto local

Transaccin: V/06 Ruta: Comercial Funciones Bsicas Determinacin de Precios Control de la determinacin de precios Definir Clases de Condicin.

1.5.2 TABLAS DE CONDICIONES

Una tabla de condiciones define la combinacin de campos (la clave) que identifica a un registro de condiciones individual. Un registro de condiciones es la manera en que el sistema almacena los datos de condicin especficos que se introducen en el sistema como registros de condicin. Por ejemplo, cuando se introduce el precio de un producto o un descuento especial para un buen cliente, se crean registros de condicin individuales.

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Ejemplo de una tabla de condiciones

Un departamento de ventas crea registros de condicin para precios de material especficos de cliente. El Sistema estndar R/3 incluye la tabla de condicin 005 para este propsito. La clave de la tabla 005 contiene los siguientes campos:

Organizacin de ventas Canal de distribucin Cliente Material

Los dos primeros campos identifican datos organizativos importantes, y los dos ltimos campos expresan la relacin entre clientes y materiales especficos. Cuando el departamento de ventas crea un registro de condicin para un descuento o precio de material especfico para un cliente, el sistema utiliza automticamente la tabla de condiciones 005 para definir la clave y almacenar el registro.

La representacin grfica siguiente ilustra la relacin entre la tabla de condiciones y los registros de condicin posteriores.

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1.5.2.1 TABLAS DE CONDICIONES EN LA VERSIN ESTNDAR

El sistema estndar contiene tablas de condiciones predefinidas y las indica para cada acceso en cada secuencia de acceso predefinida.

1.5.2.2 CREACIN O ACTUALIZACIN DE TABLAS DE CONDICIONES

En el sistema estndar se pueden modificar o actualizar las tablas de condiciones. Tambin se pueden crear nuevas tablas de condiciones segn las necesidades de la propia organizacin. Las tablas de condiciones se crean y se actualizan en el Customizing.

Desde la pantalla inicial de Customizing para Comercial se llega a las pantallas de las tablas de condiciones seleccionando Funciones bsicas Determinacin de precio Control de la determinacin de precios Definir tablas de condiciones. A continuacin se debe seleccionar el modo en el que se quiere trabajar (crear, modificar o visualizar).

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1.5.2.3 INFORMACIN ACERCA DE LOS CAMPOS

Los campos que se seleccionan para completar la clave se denominan campos seleccionados. Los campos desde los que se puede realizar la seleccin se denominan campos permitidos.

1.5.2.4 CAMPOS SELECCIONADOS

La representacin grfica precedente muestra los campos que completan la clave de la tabla de condiciones 005 (la tabla para los registros de condicin de cliente/material en Ventas). Los campos seleccionados muestran datos organizativos, como Organizacin de ventas. Los campos Cliente y Material definen la relacin entre un determinado cliente y un material.

1.5.2.5 CATLOGO DE CAMPOS (CAMPOS PERMITIDOS)

Cuando se seleccionan los campos para la clave, se deben seleccionar de entre los de la lista de campos permitidos.

1.5.2.6 REALIZACIN DE MODIFICACIONES EN LAS TABLAS DE CONDICIONES

Se pueden realizar modificaciones limitadas a las tablas de condiciones existentes. Por ejemplo, se puede modificar el nombre de la tabla o el formato de las pantallas de entrada rpida para los registros de condicin. (Las pantallas de entrada rpida son aquellas en las que rpidamente y en una sola pantalla se pueden crear y actualizar los registros de condicin que remiten a la tabla de condiciones).

1.5.2.7 FORMATO DE UNA PANTALLA DE ENTRADA RPIDA

La pantalla se compone de lneas de posicin y cabecera. Cada lnea de posicin representa un registro de condicin individual. Las lneas de cabecera contienen los campos que son generales para todas las lneas de posicin. Cuando se decide el formato de la pantalla de entrada rpida, se puede determinar si cada campo de la clave debe aparecer como una lnea en la cabecera o como una lnea de posicin.

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1.5.2.8 MODIFICACIN DEL FORMATO DE UNA PANTALLA DE ENTRADA RPIDA

Para modificar el formato de la pantalla de entrada rpida, seleccione F6 (Vista tcnica) en la pantalla en la que se crea o se actualiza una tabla de condiciones.

Cuando se determina el formato, se puede optar por las siguientes posibilidades:

Si desea que... Realice lo siguiente...

El campo aparezca como una lnea de cabecera Deje el campo de lnea en blanco

El campo aparezca como una posicin Marque el campo de lnea

Aparezca el texto para una lnea de posicin Marque el campo de texto

Despus de modificar una tabla de condiciones, se debe seleccionar F16 (Generar) para volver a generar la tabla.

CREACIN DE UNA NUEVA TABLA DE CONDICIONES

Se pueden crear nuevas tablas de condiciones de acuerdo con las necesidades de determinacin de precio de la propia organizacin. Cuando se crea una nueva tabla de condiciones, se selecciona una combinacin de campos de la lista de los campos permitidos. Los campos seleccionados definen la clave para los registros de condicin posteriores.

Antes de seleccionar los campos para la clave, se deben considerar dos cosas:

La secuencia (o jerarqua) de los campos Cules son los campos que se desea que aparezcan en la cabecera y en las reas de

posicin de las pantallas de entrada rpida correspondientes

CAMPOS IMPORTANTES

En ventas, los campos que se deberan tomar en consideracin son Organizacin de ventas y Canal de distribucin. La organizacin de ventas se utiliza prcticamente siempre como criterio en la determinacin de precios porque es frecuente que las distintas organizaciones de ventas deseen utilizar sus propios precios, descuentos y recargos. Si se utiliza la organizacin de ventas como

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criterio en determinacin de precio, tambin debera utilizarse el canal de distribucin. Utilice igualmente ese campo aunque no desee establecer diferentes precios, descuentos y recargos para cada canal de distribucin. En el Customizing para Venta, se puede utilizar un canal de distribucin como referencia para todos los dems (de forma que compartan los mismos datos de determinacin de precio).

DECISIN ACERCA DE LA SECUENCIA DE CAMPOS

El orden de los campos en una tabla de condiciones afecta al rendimiento del sistema durante la determinacin de precio. Existen dos reglas generales que permiten crear una tabla de condiciones eficaz:

Si selecciona campos que estn relacionados con la estructura de su empresa (por ejemplo, organizacin de ventas y canal de distribucin), asigne los campos segn su nivel de aplicacin general: site el campo ms general, por ejemplo, organizacin de ventas, en la posicin ms alta, y el campo ms concreto, en la ms baja. Despus de los campos organizativos, se deben colocar los campos de la cabecera de documento antes de los que provienen del nivel de posicin. (Por ejemplo, Cliente viene antes de Material).

Despus de seleccionar los campos para la clave en la pantalla en la que se actualizan y definen las tablas de condiciones, seleccione F16 Generar para generar la tabla en el sistema. La generacin prepara la tabla de condiciones para que pueda almacenar los datos de condicin.

1.5.3 SECUENCIAS DE ACCESO UTILIZACIN

Una secuencia de acceso es una estrategia de bsqueda que utiliza el sistema para encontrar datos vlidos para una clase de condicin particular. Determina la secuencia en la que el sistema realiza la bsqueda de datos. La secuencia de acceso puede constar de uno o ms accesos. Esta secuencia establece qu registros de condicin tienen prioridad sobre otros. Los accesos comunican al sistema dnde debe buscar en primer lugar, en segundo lugar, y as sucesivamente, hasta que encuentre un registro de condicin vlido. Se ha de especificar una secuencia de acceso para cada clase de condicin para la que se creen registros de condicin.

Existen algunas clases de condicin para las que no se crean registros de condicin (por ejemplo, para los descuentos de cabecera que slo se pueden introducir manualmente). Estas clases de condicin no requieren una secuencia de acceso.

Un departamento de ventas puede tener diferentes tipos de precios para sus clientes. El departamento podra crear, por ejemplo, los siguientes registros de condicin en el sistema:

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Un precio base para un material Un precio especfico de cliente especial para el mismo material Una lista de precios para clientes importantes

Durante la gestin de pedidos, a un cliente se le podran aplicar, en terica, los tres precios. La secuencia de acceso permite al sistema acceder a los registros de datos con una determinada secuencia hasta encontrar un precio vlido. En este ejemplo, el departamento puede desear utilizar el precio ms favorable para un determinado cliente. Por este motivo, se asegura de que el sistema busque un precio especfico de cliente. La siguiente representacin grfica muestra cmo el sistema busca el registro pertinente.

SECUENCIAS DE ACCESO EN EL SISTEMA ESTNDAR DE R/3

El Sistema estndar de R/3 contiene secuencias de acceso predefinidas para cada una de las clases de condicin estndar. Los nombres de las secuencias de acceso suelen corresponder a las clases de condicin para las que han sido creadas. Por ejemplo, la secuencia de acceso para descuento de material (la clase de condicin K004) tambin se llama K004.

CREACIN Y ACTUALIZACIN DE LAS SECUENCIAS DE ACCESO

Las secuencias de acceso se crean y se actualizan en el Customizing. Si desea obtener ms informacin, consulte la Gua de implementacin online para Comercial.

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Para llegar a la pantalla de secuencia de accesos, vaya a la pantalla inicial de Customizing de Comercial y seleccione:

Funciones bsicas Determinacin de precio Control de la determinacin de precios Definir secuencias de acceso

Seleccione la transaccin que desea ejecutar (Actualizar acceso).

1.5.4 ESQUEMAS DE CLCULO

La funcin principal de un esquema de clculo consiste en definir un grupo de clases de condicin en una determinada secuencia. El esquema de clculo tambin determina:

Qu subtotales aparecern durante la determinacin de precio Hasta qu punto la determinacin de precio podr tratarse manualmente Qu mtodo utilizar el sistema para calcular los descuentos en porcentaje y los

recargos Qu requisitos debe cumplir una determinada clase de condicin para que el sistema

considere esa condicin

Ejemplo de esquema de clculo:

Si un departamento de ventas gestiona pedidos de cliente para una serie de clientes extranjeros, el departamento puede agrupar a los clientes por pas o por regin, y puede definir un esquema de clculo para cada grupo de clientes. Cada esquema puede contener clases de condicin que determinen, por ejemplo, impuestos especficos de pas. En la gestin de pedidos, se pueden especificar esquemas de clculo para clientes concretos y para clases de documento de ventas. El sistema determina el esquema que se ha de utilizar de forma automtica.

ESQUEMAS DE CLCULO EN EL SISTEMA R/3

El sistema estndar contiene esquemas de clculo predefinidos que contienen, a su vez, clases de condicin que se utilizan frecuentemente junto con sus correspondientes secuencias de acceso . Evidentemente, estos esquemas se pueden modificar o crear esquemas propios sin partir de otros esquemas.

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CREACIN Y ACTUALIZACIN DE LOS ESQUEMAS DE CLCULO

Los esquemas de clculo se crean y se actualizan en el Customizing para Ventas. Para ms informacin acerca de la creacin de esquemas de clculo, consulte la g ua de implementacin online para Comercial.

Para llegar a la pantalla de esquema de clculo desde Customizing para Comercial:

Para poder aplicar un esquema de clculo nuevo hay que definir un nuevo esquema de doc. Transaccin:OVKJ

Ruta: Comercial Funciones Bsicas Determinacin de precio Control de dterminacin deprecio Definir y asignar esq de calc/ definir esq de doc Asignar clase de pedido a Doc vtas.

1.5.5 RESUMEN: DETERMINACIN DE PRECIOS

Ruta: Comercial Funciones Bsicas Determinacin de precio Control de determinacin de precios Pasos a seguir: 1. Definir dependencias de precios ( Tabla de Condicin ):

Transaccin: V/03 Donde se indican los parametros que van a influir en la determinacin del precio. (Org vtas, Canal Distrib, Clte, Mat)

TABLA DENOMINACIN CAMPOS 627 ORG.VTA/SECTOR/MATERIAL ORG.VENTAS

SECTOR MATERIAL

801 DTO GR.PRECIOS CLIENTES ORG.VENTAS SECTOR GR.PRECIOS

2. Definir grupos de precios:

Transaccin: OVSL

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GR.PRECIOS DENOM DTO

10 SONIDO 2 % 20 COMUNICACIONES 2,5

% 30 SUPERMERCADOS 4 % 40 AUTOMOCIN 2 % 50 COMPUTADORES 3 %

3. Definir la Secuencia de Acceso:

Transaccin: V/07 SECUENCIA DE ACCESO DENOMINACIN ACCESO TABL

A ZJ01 DTO

GR.PRECIOS

75 801

PR00 PRECIO 10 627

4. Definir Clase de Condicin: 1. Crear clase de condicin

Transaccin: V/06 CLASE DE CONDICIN

DENOMINACIN

JR01 DCTO GR. PRECIOS

PR00 PRECIO

2. Asignar secuencia de acceso a clase de condicin Transaccin: V/06

CLASE DE CONDICIN

SECUENCIA DE ACCESO

JR01 ZJ01 PR00 PR00

3. Asignar esquema de calculo. Transaccin: V/08

CLASE DE CONDICIN

ESQUEMA DE CLCULO

JR01 RVAA01 (ESTNDAR)

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1.5.6 CONDICIONES EN LA CABECERA DEL DOCUMENTO

En el nivel de la cabecera de doc. Tambin se pueden registrar condiciones llamadas Condiciones de cabecera. Son vlidas para todas las posiciones, y se heredan automticamente en las posiciones del documento. Transaccin: V/06

Ruta: Comercial funciones bsicas Determ. Precios Control determinacin de precios Definir clases de condiciones Existen dos tipos de Condiciones de Cabecera: 1. La reduccin o el recargo definidos a nivel de cabecera se aplica en todas las posiciones. Ej: IVA. 2. Se hace un reparto : 90% lo reparte proporcionalmente por el peso o valores de las posiciones sobre el total de doc.

Si Cond Colectiva activa- Se hace el reparto. Si no activa No se hace el reparto y se aplica a cada posicin lo definido en la cebecera.

1.6FACTURACIN

La facturacin representa la etapa de tratamiento final de una operacin comercial en ventas y distribucin. La informacin sobre la facturacin est disponible en cada una de las etapas de gestin de pedidos y de entregas .

Este componente contiene las siguientes funciones:

Creacin de: Facturas basadas en entregas o servicios Emitir abonos y notas de cargo Facturas proforma Cancelar operaciones de facturacin Funciones de determinacin de precio generales

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Emitir rappels Transferir datos de facturacin a Gestin financiera (FI)

1.6.1 DOCUMENTOS DE FACTURACION

Trmino genrico para facturas, abonos, notas de cargo, facturas proforma y documentos de anulacin.

Todos los documentos de facturacin poseen la misma estructura. Estn formados por una cabecera de documento y un nmero de posiciones cualquiera. El grfico siguiente muestra cmo estn estructurados los documentos de facturacin:

CABECERA

En la cabecera, se encuentran datos generales vlidos para todo el documento de facturacin. Por ejemplo,

Nmero de identificacin del responsable de pago Fecha de factura Valor neto de todo el documento de facturacin Moneda del documento Condiciones de pago e incoterms Nmeros de interlocutor, por ejemplo, el nmero de identificacin del solicitante Elementos de precio

POSICIONES

En las posiciones se encuentran datos que corresponden a una posicin determinada. Por ejemplo:

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Nmero de material Cantidad de factura Valor neto de las posiciones individuales Peso y volumen Nmero del documento de referencia para el documento de facturacin (por

ejemplo, el nmero de la entrega en la que se basa el documento de facturacin) Elementos de precio relevantes para las posiciones individuales

El documento de facturacin se controla mediante la clase de factura. Cuando se crea un documento de facturacin, se transfieren los datos de facturacin a la gestin financiera.

1.6.2 CLASES DE DOCUMENTOS DE FACTURACIN

Se pueden utilizar clases de documento de facturacin para tratar las distintas operaciones comerciales efectuadas durante el tratamiento de la facturacin.

Las diferentes clases de documento de facturacin disponibles se listan en la tabla siguiente:

Clase de documento de facturacin NombreF1 Factura basada en la entregaF2 Factura basada en la entregaF5 Factura proforma para un pedido de clienteF8 Factura proforma para una entregaFP Interfase

Facturacin - Sistema de TPVCR AbonoL2 Nota de cargoRE Abono para devolucionesS1 Factura de anulacinS2 Abono de anulacin

Se pueden definir funciones especficas para cada clase de documento de facturacin. Esto se hace utilizando elementos de operacin que se especifican en tablas. Las clases de documento pueden ajustarse a las necesidades de la empresa. Tambin se pueden definir clases de documento de facturacin nuevas, si las definidas en el sistema SAP no se ajustan a las necesidades de la empresa.

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La clase de documento de facturacin controla los elementos siguientes:

El rango de nmeros para el nmero de documento La clase de factura que se puede utilizar para anular el documento de facturacin El status de transferencia del documento de facturacin: transferido a la gestin financiera bloqueado desde la transferencia no transferido El procedimiento para la imputacin en Gestin financiera La salida permitida para una operacin y el procedimiento para la salida Las funciones de interlocutor permitidas a nivel de cabecera Las funciones de interlocutor permitidas a nivel de posicin

Ejemplo de Definicin de las clases de Documentos de Facturacin: Transaccin: VOFA Ruta: Comercial Facturacin Facturas Definir clases de facturas. A cada clase de factura le corresponden una serie de documentos de facturacin, por ejemplo:

F2 Factura. S2 Anulacin nota de cargo

F8 Factura proforma LR Lista de facturas G2

Abono LG Lista de abonos

L2 Nota de cargo IV Imputacin interna (fact)

RE

Devolucin IG Imputacin interna (abono)

S1 Anulacin fact. BV Venta al contado.

1.6.3 VERIFICACIN DE DISPONIBILIDAD.

Durante la verificacin de disponibilidad de material, el sistema garantiza que las necesidades se cubr a n con stock o con entradas planificadas. Por consiguiente, puede reconocer en una fecha temprana, por ejemplo, al crear un pedido, si un material se hallar disponible para la fecha de necesidad o si deben efectuarse acuerdos de planificacin para garantizar la disponibilidad del

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material. La utilizacin de la verificacin de disponibilidad de material contribuye a incrementar la exactitud de la planificacin y el nivel de servicio para la creacin de pedidos, as como para el proceso de fabricacin interno.

Existen dos mtodos de verificacin de disponibilidad:Verificacin de disponibilidad de acuerdo con la lgica ATP Verificacin de disponibilidad en relacin a necesidades primarias planificadasRuta: Comercial Funciones Bsicas Verificacin de Disponibilidad y Transf de necesidades Verificacin de Disponibilidad Verificacin de Disponibilidad segn lgica ATP y respecto planif. Prev Especificar bloqueo de material para otros usuarios [ Transaccin OVZ1].

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2 PARAMETRIZACIONES BASICAS COMPRAS (MM).

2.1ESTRUCTURA ORGANIZACIN COMPRAS

Para definir la estructura organizativa completa de COMPRAS en SAP es necesario, crear los siguientes elementos, muchos de los cuales son los mismos que los que se han visto en el apartado de VENTAS. Por ejemplo, Centro, Sociedad o Almacen.

Desde el punto de vista de Ventas en el almacn se guardarn los productos destinados a la Venta, mientras que desde el punto de vista de Compras contendrn los materiales destinados a la fabricacin de productos finales.

Sociedad FI Definicin de Sociedad desde el punto de vista de FINANZAS

Sociedad CO Definicin de Sociedad desde el punto de vista de Contabilidad. Unidad organizativa de una empresa que representa un sistema cerrado que se utiliza a efectos de contabilidad de costes. Una sociedad CO puede contener una o ms sociedades, que pueden operar en diferentes monedas si es necesario. Las sociedades de una sociedad CO deben utilizar el mismo plan de cuentas operativo.

Organizacin de Compras

La organizacin de compras es una unidad organizativa que procura artculos y negocia condiciones generales de precio de compra con los proveedores. Es responsable de todas las transacciones de compras en la empresa

Centro Un centro es una tienda, un centro de distribucin o un emplazamiento de fabricacin. En SAP Retail, el centro es el nivel de organizacin en el que se planifica el reaprovisionamiento de mercancas y se gestionan los stocks. Cada centro pertenece exactamente a una sociedad.

Almacn Un almacn es una unidad organizativa que le permite distinguir entre varias clases de stock en un centro.

Proveedores Los proveedores son las unidades organizativas que entregan mercancas a los centros o a los clientes (esto ltimo es posible, por ejemplo, en la venta al por mayor, si existe un acuerdo con terceros). Estos proveedores suelen ser proveedores externos.

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Grupos de Compras Un grupo de compras corresponde a un encargado de compras o a un grupo de encargados de compras que realizan las operaciones de compra siguientes:Aprovisionar determinados artculos o mercancas Actuar de contacto para proveedores

Areas de Compras Un rea de compras es una unidad organizativa que se asigna a las organizaciones de compras responsables de negociaciones con los proveedores y la actualizacin de datos maestros que deriva de ellas. (slo se utilizan en el Sistema de informacin y en la gestin de informes estndar)

Grupos de Planificadores de Necesidades

Un grupo de planificadores de necesidades es un planificador de necesidades o un grupo de planificadores de necesidades responsable de la planificacin de necesidades.

2.1.1 CREAR SOCIEDAD FI

Transaccin: EC01 (la misma que la definida en el apartado de Ventas. Es el mismo objeto)Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Definicin Gestin financiera Definir, copiar, borrar, verificar sociedad FI

En lugar de usar la entrada Crear sociedad se eligir Copiar, borrar, verificar sociedad.

2.1.2 COMPLETAR DATOS DE SOCIEDAD FI

Es necesario especificar el plan de cuentas utilizado para esa sociedad. Transaccin: OBY6 Ruta: Gestin financiera Parmetros bsicos de sociedad FI Sociedad FI Verificar y completar parmetros globales.

SOC DENOM PAIS MON IDIOMA P.CUENT P.CTA.PS VAR.EJR JH01

BAT-EN-TECH ES ESP S CAES CAES K4

2.1.3 CREAR SOCIEDAD CO

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Ruta: Controlling Controlling general Organizacin Actualizar Sociedad CO La creacin de sociedades para la contabilidad de costes se explica con ms detalle en el apartado 14.1, que pertenece a la gua de parametrizacin del mdulo CO

2.1.4 CREAR CENTRO

Transaccin: EC02 (La misma que la definida para Ventas)Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Definicin Logstica general Definir, copiar, borrar, verificar centro

En lugar de crear directamente el centro, SAP recomienda copiar uno ya existente. Por lo tanto en lugar de usar la entrada Crear centro se eligir Copiar, borrar, verificar centro.

Centro 1001 Nombre1 Centro norte Nombre2 Centro norte Idioma S Calle / n Gran Va 11 Cdigo postal 48011 Poblacin Bilbao Clave Pas ES Regin 48 Calendario fbrica 01

Centro 1002 Nombre1 Centro este Nombre2 Centro este Idioma S Calle / n Las Ramblas 44 Cdigo postal 08080 Poblacin Barcelona Clave Pas ES Regin 08 Calendario fbrica 01

2.1.5 CREAR ORGANIZACIN DE COMPRAS

La organizacin de compras es una unidad organizativa que procura artculos y negocia condiciones generales de precio de compra con los proveedores. Es responsable de todas las transacciones de compras en la empresa.

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Una transaccin de compras se procesa completamente mediante una nica organizacin de compras. Las autorizaciones para actualizar datos maestros y procesar transacciones de compras se asignan por organizacin de compras.

Transaccin: Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Definicin Gestin de materiales Actualizar organizacin de compras

ORGANIZACIN DE COMPRAS DENOMINACIN ORG.COMPRAS JH01 Org. Comp. BAT-EN-TECH

2.1.6 GRUPO DE COMPRAS.

Un grupo de compras corresponde a un encargado de compras o a un grupo de encargados de compras que realizan las operaciones de compra siguientes:

Aprovisionar determinados artculos o mercancas Actuar de contacto para proveedores

Transaccin: OME4. Ruta: Gestin de materiales Compras Crear grupos de compras.

GRUPO COMPRAS DENOMINACIN JH0 GR.BATERAS

2.1.7 VALORES DE COMPRAS

Clave que define los das de reclamacin y lmites de tolerancia as como las normas de envo y el indicador de obligacin de confirmacin de pedido del material para compras. Transaccin: OME1 Ruta: Gestin de materiales Compras Maesro de materiales Definir clave de valores de compra.

CL-VAL-COMP 1 RECLAM

2 RECLAM

3 RECLAM NORMA ENVIO

ZJH 5 10 15

Z1

Si se desean asignar normas de envo especiales para la clave de valores de compra es necesario definirlas antes, siguiendo la ruta Transaccin: OMEK

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Ruta: Gestin de materiales Compras Maesro de materiales Fijar normas de envio

2.1.8 CREAR ALMACENES

Transaccin: OX09 Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Definicin Gestin de materiales Actualizar almacenes

CENTRO DENOMINACIN ALMACN DENOMINACIN 1001 Centro norte 1001 Almacn norte 1002 Centro este 1002 Almacn este 1002 Centro este 1003 Almacn sur

2.2ASIGNACIN 2.2.1 ASIGNACIN DE CENTRO A SOCIEDAD FI

Transaccin: 0X18 Ruta: Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Asignacin Logstica general Asignar centro a sociedad FI

SOCIEDAD DESCRIPCIN CENTRO DESCRIPCIN JH01 BAT-EN-TECH 1001 Centro norte JH01 BAT-EN-TECH 1002 Centro este

2.2.2 ACTUALIZAR SOCIEDAD FI PARA MM

Transaccin: Ruta: Logstica general Datos bsicos logstica Datos de control Actualizar sociedades FI para gestin de materiales

2.2.3 ASIGNAR ORGANIZACIN DE COMPRAS A SOCIEDAD FI Transaccin: 0X01

1- Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Asignacin Gestin de materiales Asignar organizacin de compras a sociedad

FI 2- Estructura de la empresa Actualizacin de estructuras Asignacin Gestin de materiales Asignar organizacin de compras a centro

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1- La organizacin de compras ha sido asignada en nuestro caso a la sociedad, de tal forma que es comn a todos los centros de la sociedad. 2- En el caso de que varias sociedades quieran tener la misma organizacin de compras, sta se asignar a todos los centros que deseen utilizarla, sean de la sociedad que sean .

En nuestro caso: SOCIEDAD

DENOMINACIN

ORGANIZACIN

DESCRIPCIN

JH01 BAT-EN-TECH JH01 Org. Comp. BAT-EN-TECH

2.2.4 ASIGNACIN DE ALMACN A CENTRO.

Esta asignacin no sera necesaria ya que al crear el almacn se le ha indicado el centro al que pertenece.

2.3DOCUMENTOS DE COMPRAS

Un documento de compras es un instrumento utilizado por Compras para el aprovisionamiento de materiales y servicios.

La siguiente lista muestra diferentes documentos de compras disponibles en la versin estndar del Sistema SAP. (Nota: No se incluyen las solicitudes de pedido en esta lista porque se consideran normalmente como documentos internos utilizados en Compras, por lo cual se tratan por separado.)

Peticin de ofertaTransmite una necesidad definida en una solicitud de material o servicio a proveedores potenciales.

OfertaContiene los precios y condiciones del proveedor y constituye la base de la seleccin de proveedor.

Pedido La entidad compradora solicita u ordena al proveedor (proveedor externo) el suministro de ciertos materiales o la prestacin de ciertos servicios/trabajos, formalizando una operacin de compras.

Pedido abierto En el componente de Compras SAP, una clase de "contrato marco", o un acuerdo de compras a

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ms largo plazo. El pedido abierto es un compromiso vinculante para obtener cierto material o servicio de un proveedor durante un perodo de tiempo.

Plan de entregaOtra clase de "contrato marco" o del acuerdo de compra a largo plazo. Los planes de entrega permiten la creacin de repartos en los que se especifican cantidades de compra, fechas de entrega y posiblemente tambin las horas precisas de entrega, durante un perodo predefinido.

Cada documento de compras se subdivide en dos reas principales: la cabecera y las posiciones individuales. Cada documento contiene una cabecera y puede contener varias posiciones.

La cabecera contiene informacin relevante para todo el documento. Las posiciones especifican los materiales o servicios que deben suministrarse. Por ejemplo, la informacin sobre el proveedor y el nmero de documento se encuentran en la cabecera de documento, y el texto breve del material y la cantidad de pedido se encuentran especificados en cada posicin.

Los datos adicionales ofrecen informacin adicional sobre la posicin y no tienen conexin directa con los datos de aprovisionamiento de cada posicin. Los datos adicionales incluyen, por ejemplo, datos de imputacin (como el centro de coste y la cuenta de mayor) y el historial del pedido para cada posicin, que contiene informacin sobre mercancas ya registradas y recepcin de facturas relacionadas con la posicin.

Cada posicin del documento de compras representa una unidad de aprovisionamiento. Las operaciones de compras (que incluyen la solicitud de pedido, la gestin de pedidos y los procesos posteriores), tienen lugar en funcin de la posicin concreta.

En el Sistema SAP, los diversos tipos de documentos de compras se distinguen unos de otros mediante la clase de documento. El ltimo especifica el rango de nmeros relevante y los campos que se muestran para actualizar datos, por ejemplo. La clase de documento relevante aparece como valor de propuesta al crear un documento de compras.

Las clases de documento se definen para peticiones de ofertas, pedidos y pedidos abiertos, por ejemplo. La versin estndar del Sistema SAP incluye varias clases de documentos. Sin embargo, una empresa puede definir sus propias clases de documentos.

2.3.1 SOLICITUD DE PEDIDO

Las necesidades de materiales o servicios pueden notificarse a Compras mediante solicitudes de pedido.

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Ruta: Gestin de materiales Compras Solicitud de pedido Pasos a seguir: 1. Definir rangos de nmeros Transaccin: OMH7.

NMERO DE NMERO

A NMERO EXT.

01 1000000 1999999

02 9000000 9999999 EXT.

2. Fijar formato de pantalla a nivel de documento.

Para determinar que campos aparecen en el documento de solicitud de pedido hay que crear primero una clave de referencia de seleccin de campos. Se utiliza la estndar NBB ( para la solicitud de pedido )

Transaccin: OMF2 3. Parametrizar clases de documentos:

Transaccin: OMEB CL DENOM. INTER. POS RG. N. INT RG. N EXT SEL. CAMP NB Sol. Pedido 10 01 0

2 NBB

4. Determinar reglas para transferencia de textos

Se utiliza para indicar de donde pueden proceder los textos que aparecen en el documento de solicitud de pedido. Hemos utilizado la parametrizacin estndar. Transaccin: OMFU

2.3.2 IMPUTACIN

Ruta: Gestin de materiales Compras Imputacin Pasos a seguir: 1. Actualizar tipos de imputacin

El tipo de imputacin indica los datos de la imputacin ( p.e: centro de coste, n de cuenta, etc) que son necesarios para la respectiva posicin. Transaccin: OME9 Por ejemplo:

TIPO DE DENOMINACIN

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IMPUTACIN K CENTRO DE

COSTE

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12. Fijar combinacin de tipo de posicin tipo imputacin

Transaccin: OMG0 Por ejemplo:

TIPO POS. TIPO IMPUTACIN TEXTO DENOMINACIN K NORMA

L CENTRO DE COSTE

2.3.3 PETICIN DE OFERTA

Ruta: Gestin de materiales Compras Peticin de oferta / Oferta

Pasos a seguir: 1. Definir rangos de nmeros Transaccin: OMH6.

NMERO DE NMERO A NMERO EXT. 60 6000000000 6099999

999 61 610000000

0 6199999999 EXT.

2. Fijar formato de pantalla a nivel de documento. Para determinar que campos aparecen en el documento de peticin de oferta hay que crear primero una clave de referencia de seleccin de campos. Se utiliza la estndar ANA (para la peticin de oferta) Transaccin: OME8

3. Parametrizar clases de documentos:

Transaccin: OMEA

CL DENOM. INTER. POS RG. N. INT RG. N EXT SEL. CAMP AN Pet. Oferta 10 60 6

1 ANA

4. Determinar reglas para transferencia de textos

Se utiliza para indicar de donde pueden proceder los textos que aparecen en el documento de peticin de oferta.

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Hemos utilizado la parametrizacin estndar. Transaccin: OMFT

5. Actualizar caractersticas de oferta

Se utiliza para indicar los motivos de aceptacin / rechazo de una oferta. Transaccin OMES

CARACTERSTICA OFERTA DESCRIPCIN AB1 Negativa por razones de

precio

2.3.4 PEDIDO DE COMPRAS

Ruta: Gestin de materiales Compras Gestin de pedidos Pasos a seguir: 1. Definir rangos de nmeros Transaccin: OMH6. NMERO DE

NMERO A NMERO EXT.

45 4500000000

4599999999

41 4100000000

4199999999

EXT.

2. Fijar formato de pantalla a nivel de documento. Para determinar que campos aparecen en el documento de pedido hay que crear primero una clave de referencia de seleccin de campos. Se utiliza la estndar NBF (para el pedido) Transaccin: OMF4 3. Parametrizar clases de documentos:

Transaccin: OMEC CL DENOM. INTER. POS RG. N. INT RG. N EXT SEL. CAMP NB Pedido 10 45 4

1 NBF

4. Determinar reglas para transferencia de textos Se utiliza para indicar de donde pueden proceder los textos que aparecen en el documento de pedido. Hemos utilizado la parametrizacin estndar Transaccin: OMFV

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5. Parametrizar lmites de tolerancia

Transaccin: OMEU SOC. NOMBR

E CLV. TOL DENOMINAC LMITE SUP

JH01 BAT-EN-TECH PE Desv. Prc. Compra

10%

2.4MAESTRO DE PROVEEDORESLos proveedores son las unidades organizativas que entregan mercancas a los centros o a los clientes (esto ltimo es posible, por ejemplo, en la venta al por mayor, si existe un acuerdo con terceros). Estos proveedores suelen ser proveedores externos.

El registro maestro de proveedores contiene informacin sobre los proveedores que la empresa utiliza. Dicha informacin se encuentra en registros maestros de proveedores individuales. Adems del nombre y direccin de un proveedor, el registro maestro de proveedores tambin contiene el nmero de proveedor e informacin sobre la moneda y las condiciones de pago para dicho proveedor.

En algunos casos, es posible que desee bloquear el aprovisionamiento de mercancas procedentes de un proveedor determinado (por ejemplo, si ste entrega productos de baja calidad). Puede bloquear un proveedor por motivos de calidad en dos sitios:

En el registro maestro de proveedores

El bloqueo de proveedor ser vlido para todos los materiales y centros.

En el registro info de calidad

El bloqueo de proveedor ser vlido para un material y un centro especficos.

En contabilidad el concepto Proveedor se transforma en Acreedor.

2.4.1 GRUPO DE CUENTAS ACREEDOR

El componente de aplicacin Contabilidad de acreedores registra y gestiona los datos de contabilidad de todos los acreedores. Tambin es parte integrante del sistema de compras: Las entregas y las facturas se gestionan dependiendo de los acreedores. El sistema activa automticamente las contabilizaciones en respuesta a las operaciones. Asimismo, el sistema

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proporciona los importes de las facturas al componente de aplicacin Caja para optimizar la planificacin de liquidez.

Tanto el componente Finanzas como el componente Compras utilizan registros maestros de acreedor.

La creacin centralizada de un registro maestro de acreedor implica introducir datos para Finanzas y Compras en una sola etapa. Este mtodo slo est disponible si se ha adquirido e instalado el componente de aplicacin Gestin de materiales (MM).

Los datos de los registros maestros de acreedor controlan cmo se contabilizan y procesan los datos variables de un acreedor. Los registros maestros de acreedor tambin contienen todos los datos necesarios para establecer relaciones empresariales con los acreedores.

El registro maestro no slo se utiliza en las Finanzas, sino tambin en la Gestin de materiales. Si se almacenan los datos maestros de acreedor de forma centralizada y se comparten en toda la empresa, slo debern introducirse una vez. Actualizando los datos maestros de forma centralizada, se pueden evitar inconsistencias. Si uno de los acreedores cambia de direccin, deber introducirse este cambio slo una vez; as, los departamentos de contabilidad y compras tendrn siempre informacin actualizada.

Un registro maestro de acreedor contiene:

La denominacin del acreedor, la direccin, el idioma y los nmeros de telfono Los nmeros de identificacin fiscal Datos bancarios Los datos de control de cuenta, como el nmero de cuenta asociada de mayor de la

cuenta de acreedor Las vas de pago y las condiciones de pago que se han establecido con el acreedor Datos de compras

El grupo de cuentas es una caracterstica clasificadora dentro de los registros maestros de acreedores. Con el grupo de cuentas se fija: 1. Numeracin de proveedores 2. Seleccin de campos

Ruta: Gestin financiera Contabilidad de deudores y acreedores Cuentas de acreedor Datos maestros Preparar creacin de datos maestros de acreedores Pasos a seguir: 1. Crear rangos de nmeros para cuentas de acreedores

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Transaccin: XKN1 2. Definir grupo de cuentas

Transaccin: OBD3

GRUPO CUENTAS SIGNIFICADO RANGO NUMEROS JH01 PROV. BAT-EN-TECH XX

3. Asignar rangos de nmeros a grupos para acreedores

Transaccin: OBAS

2.4.2 CUENTA ASOCIADA

Este campo indica que las cuentas de mayor son cuentas asociadas. Para cada cuenta de una contabilidad auxiliar, debe tener por lo menos una cuenta asociada en el libro mayor. Cuando contabiliza en una cuenta de una contabilidad auxiliar, el sistema contabiliza automticamente en la cuenta asociada correspondiente.

La cuenta asociada en la contabilidad de mayor es aquella, en la que se actualizan valores paralelamente a la cuenta de contabilidad secundaria. En el proyecto se ha asignado la cuenta 400000 del plan de cuentas CAES (Proveedores pesetas)

2.4.3 CONDICIN DE PAGO

Clave a travs de la cual se definen las condiciones de pago en forma de tipos de descuento y plazos de pago.

Durante la contabilizacin, las condiciones de pago se ven afectadas por las entradas efectuadas en los siguientes campos:

Son los siguientes:

Fecha baseSe calcula el vencimiento para el pago de la fecha base para plazo de pago y de la fecha de pago requerida. El sistema utiliza las condiciones de pago y la fecha base para calcular las fechas hasta las que se pueden deducir descuentos por pronto pago y la fecha en la que la posicin tiene su vencimiento neto. Por lo tanto, los perodos que contienen los campos Das/Ptje. para las

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condiciones de pago se refieren a la fecha base. Si no hay perodos especificados, la factura vence en la fecha base.

Condiciones de pagoSi se introduce una clave de condiciones de pago durante la contabilizacin, el sistema introduce las condiciones de pago definidas para esta clave en la partida individual.

Das/Ptje.La lnea para condiciones de pago contiene campos para das y porcentajes. Junto con la fecha base, la cantidad de das especificada determina la fecha de vencimiento de la factura. Al introducir porcentajes, se especifican los porcentajes de descuento por pronto pago permitidos para cada programacin.

Los porcentajes de descuento por pronto pago son aplicables al importe que se califica de descuento por pronto pago. El campo Base desc. contiene este importe.

Transaccin: OME2 Ruta: Gestin de materiales Compras Maestro proveedores Fijar condiciones de pago

PR01 PR02 PR03 PR04 PR05Da lmite =15 Da fijo = 30 Va pago = TB Descuentos : 2 % 14 das 5% 30 das 45 das

Da lmite =15 Da fijo = 30 Va pago = letras Descuentos : 2 % 14

7093102 Guia Conceptual y Parametrizacion Basica de Sap

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