Propuesta de prototipo de administración de la

información en una biblioteca virtual

David Ramírez y Leonardo Ramírez

Noviembre de 2009

"Las riquezas no consisten tanto en la posesión de los bienes comoen el uso que de ellos se hace". Demócrito.

¾Qué se busca?

Plantear una propuesta para administrar la información en una bibliote-ca virtual basados en los tres componentes estructurales de la administraciónteniendo en cuenta las tendencias actuales y los siete principios de la adminis-tración propuestos por Peter Drucker.

Marco teórico

Los tres componentes estructurales de la administración abarcan la teoría,la organización y la dirección.

La teoría:

Diez1, hace referencia a Peter Drucker y el paradigma de la gestión del co-nocimiento al presentar este último, el conocimiento, como un recurso necesariopara generar desarrollo en las organizaciones.

Entendemos que la teoría es la base conceptual en la que fundamentamosnuestra propuesta, las leyes y políticas que regirán nuestra gestión y �jarán elnorte del proyecto, así como el conocimiento del cual disponemos para realizarcada una de las labores especí�cas de la organización; labores que se realizaránde acuerdo al saber que cada uno tenga y pueda adquirir al desenvolverse en surol independientemente de cuál sea.

1DIEZ CARRERA, Carmen. Administración de unidades informativas: Concepto e histo-ria. Trea, 2002. p. 91

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Organización:

Según Zerilli2, �es la combinación de los medios humanos y materiales dis-ponibles, en función de la consecución de un �n, según un esquema preciso dedependencias e interrelaciones entre los distintos elementos que la constituyen�.

Entendemos que es la manera como distribuimos nuestros recursos físicos,materiales y humanos, los relacionamos y otorgamos una labor en busca de unobjetivo común.

La dirección

Según McFarland3, quien ejerce la dirección es el �Miembro de una organiza-ción cuyas tareas, deberes y responsabilidades incluyen la supervisión de otraspersonas�.

Entendemos la dirección como una de sus responsabilidades, mas no la única.Esto quiere decir que el director no solo supervisa a otras personas sino queademás debe encargarse de labores de planeación y proyección de su área odependencia. Esto con el �n de que en la esencia misma de la dirección se pienseen el progreso y crecimiento en las tareas a ejecutar.

Los siete principios de la administración

Por otra parte los siete principios de la administración que muestra Druckera través de Diez4 son:

1. La administración trata de seres humanos

2. La administración se ocupa de la integración de la gente en una empresacomún, está hondamente anclada a la cultura.

3. Cada empresa necesita objetivos simples, claros y uni�cados.

4. También es tarea de la administración capacitar a la empresa y a cadauno de sus miembros a crecer y desarrollarse a medida que cambien lasnecesidades y las oportunidades.

5. Cada empresa está compuesta por gente con diferente cuali�cación y co-nocimiento que hace diferentes tipos de trabajo.

6. Ni la cantidad de producto ni el balance de resultados son por si mismosuna medida adecuada de rendimiento de la dirección y de la empresa.

7. El resultado de una empresa es un cliente satisfecho.

2ZERILLI, Andrea. Fundamentos de organización y dirección general. En: DIEZ CARRE-RA, Carmen. Ibid. p. 99

3MCFARLAND, D.E. De�nición de directivos. En: DIEZ CARRERA, Carmen. Ibid. p.101

4DIEZ CARRERA, Carmen. Administración de unidades informativas: Concepto e histo-ria. Trea, 2002. p. 97

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Biblioteca virtual

Para aclarar el término recurrimos a Saorín Pérez5, quien de�ne la virtuali-dad como �la creación de escenarios de interacción que simulan la realidad físicao la inventan, especialmente mediante la inclusión de las tres dimensiones delespacio�. Para llegar a escenarios virtuales tridimencionales debemos primeroreforzar la biblioteca digital que puede luego ofrecer sus servicios en entornostridimensionales mediante protocolos de comunicación entre las bases de datosque almacenen la información y la interfaz (tridimensional o no) a la que se vayaa presentar.

El prototipo de administración de una biblioteca

virtual

El prototipo aquí presentado está basado en el cuarto principio de la ad-ministración (la capacitación), pero pensando en un efecto de �bola de nieve�porque si bien es cierto que como indica el tercer punto (se necesitan objetivossimples, claros y uni�cados), no podemos descuidar el planteamiento que reali-zamos sobre la dirección como componente estructural de la administración. Losobjetivos simples serán planteamientos macro para interpretar y solucionar unproblema, en este caso concreto la administración de una biblioteca virtual, pe-ro a medida que especi�camos las tareas requeridas tornamos a planteamientosmicro que deberán realizarse por personal especializado. Como lo menciona elpunto uno: estamos hablando de seres humanos que si bien pueden tener accesoa vastas fuentes de información no tienen la facilidad de acceder a igual propor-ción de conocimiento; razón por la cual se enuncuia el punto seis y la necesidadde personal cuali�cado.

Primeros pasos: ¾Qué tenemos?

Para poder aplicar la teoría y la organización, componentes estructuralesde la administración, primero debemos hacer un análisis DOFA (Debilidades,Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) y un inventario de recursos materialese inmateriales para saber qué podemos organizar. Esto nos dará el alcance delproyecto, o al menos un acercamiento a las posibilidades de crecimiento.

Entre las tareas que identi�camos como necesarias para la administraciónde cualquier unidad de información, en términos generales se require:

Documentar procesos.

Crear manuales y portafolio de servicios.

Realizar inventario de documentos.

5SAORÍN PÉREZ, Tomás. Modelo conceptual para la automatización de bibliotecas en elcontexto digital. Tésis doctoral. Universidad de Murcia, Facultad de Ciencias de la documen-tación . Departamento de Información y dDocumentación. p. 61.

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Revisar el estado de los derechos de autor.

Revisar el sistema de adquisiciones.

Revisar el estado de las suscripciones a revistas y bases de datos o serviciosa�nes.

Revisar sistema de catalogación.

Revisar el sistema de servicio de atención al usuario.

Revisar los roles de los usuarios de la biblioteca

Generación de informes y estadísticas

Una vez realizada esta recuperación de información que puede incluir entre-vistas, revisión de procesos, de documentación o de campo debemos extraer lamayor cantidad de conocimiento sobre la organización, para que sean bases su-�cientes para realizar la arquitectura de información, bien sea total o parcial alos procesos que se requira.

Arquitectura de información total cuando ninguno de estos procesos se llevaa cabo o cuando su estado es precario o inexistente. Parcial cuando deben re-tomarse procesos o realizar reingeniería para optimizarlos. Es decisión de cadadirectivo optar por uno u otro, siempre basándose en el producto de una buenaminería de datos.

Contextualizando el problema: ¾Dónde estamos?

En la arquitectura de información de�nimos procesos, funcionalidad, visua-lización de datos; así como su búsqueda y recuperación. Elegimos herramientas,modelos de solución de problemas y per�les de usuario. Planteamos solucionespara el exterior e interior de la organización, la interdependencia de la unidadde información con las demás áreas que interactúan con ella.

Trabajando en ambientes propícios

Se revisa el sistema desde el punto de vista de su funcionamiento (persona-máquina y máquina-máquina), pero teniendo en cuenta los dos primeros princi-pios de la administración debemos ver también el sistema como una interacciónde personas (persona-persona) y la in�uencia de la cultura en cada individuoque hace parte de la organización, su ritmo de trabajo, fortalezas, debilidadesy se debe buscar el ambiente propício para que todo el equipo maximice surendimiento y se sienta cómodo trabajando.

Entre las propuestas actuales están el uso de horarios �exibles, para que ca-da persona distribuya su tiempo como mejor le parezca para que pueda realizartodas sus actividades sin que inter�eran con su vida personal. Puede plantear-se horarios en el que todo el equipo esté presente debido a que debe existirinteracción, pero puede haber horarios �exibles de entrada y salida del lugarde trabajo. De esta manera puede apoyarse a madres o padres de família, que

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requieran asistir a actividades relacionadas con sus hijos o personas que estu-dien o aquellos que realicen otras actividades. El mejorar la calidad de vida delas personas aumenta su productividad, así cumpliremos el punto siete de losprincipios de la administración: El cliente interno estará satisfecho y su buenalabor repercutirá en la satisfacción del cliente externo. Como menciona LarryPage6, cofundador de Google quien usa un modelo centrado en el usuario �Wedon't just want you to have a great job. We want you to have a great life. Weprovide you with everything you need to be productive and happy on and o�the clock�.

Se debe realizar análisis de usuarios para veri�car la usabilidad del sistema,la interacción, los grados de di�cultad que pueda presentar el acceso a la in-formación, también análisis de optimización de procesos para de�nir tiempos ymovimientos, rutas de proceso y posible cambio de estratégias para realizar mástareas en menor tiempo mediante diagramas PERT-CPM.

Una vez hemos de�nido la organización, las labores que realizará cada miem-bro del equipo y las políticas de trabajo de la entidad debemos analizar el con-texto donde nos movemos.

Alejandro Piscitelli7 habla del trabajo por proyectos, siguiendo modelos edu-punks donde las personas plantean propuestas de trabajo y se agrupa con aque-llas cuyas destrezas vayan acorde con lo que requiere el proceso para aprender eintercambiar conocimiento. Esto evidencia la calidad interdisciplinaria que de-ben tener las organizaciones. Por otro lado se requieren espacios de trabajo quepermitan movilidad, espacios planeados para reuniones entre grupos que varíansu tamaño, objetivo y labores. Así cambiaríamos la idea de o�cinas para traba-jar en �talleres� donde los integrantes del equipo se unen y separan dependiendode los proyectos en los que estén inmersos. Modelos como las o�cinas de Google8

muestran formas creativas de trabajo.

Sobre los derechos de autor

La biblioteca virtual tiene una naturaleza digital, un entorno que ha sufridograndes modi�caciones por la facilidad de producción de información, así comosu duplicación y �ujo. Es por esto que se plantean nuevos estándares para licen-ciar obras intelectuales como Creative Commons, un modelo que permite a loscreadores de contenidos manifestar los permisos que quiere ceder o mantener ensus obras para que puedan compartirse en la red bajo ciertas limitaciones. Estopermite que la reproducción pública, copia y modi�cación de contenidos. Laslicencias de Creative Commons permiten copiar, distribuir y comunicar públi-camente la obra y su creador puede reclamar algunos derechos como:

Reconocimiento: Debe reconocer los créditos de la obra de la manera es-peci�cada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que sugiera

6http://www.google.com/intl/en/jobs/joininggoogle/hiringprocess.html7PISCITELLI, Alejandro y SCOLARI, Carlos. Seminario sobre comunicación y cultura

digital. Octubre 9 de 2009. Ponti�cia Universidad Javeriana.8GOOGLE. Jobs. [en línea]. [consultado 13 de nov. de 2009]. Disponible en

<http://www.google.com/intl/en/jobs/index.html>

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que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra)9.

Compartir bajo la misma licencia. Si transforma o modi�ca esta obra paracrear una obra derivada, sólo puede distribuir la obra resultante bajo lamisma licencia, una de similar o una de compatible10.

No comercial. No puede utilizar esta obra para �nes comerciales11.

Sin obras derivadas. No se puede alterar, transformar o generar una obraderivada a partir de esta obra12.

Estas licencias por lo general siempre se usan con �Reconocimiento� para darlelos créditos a su creador y una o varias de las otras, teniendo en cuenta que�Compartir bajo la misma licencia� y �Sin obras derivadas� son mutuamenteexcluyentes. Esto quiere decir que al permitir compartir bajo la misma licenciase permitirá la modi�cación de la obra, es decir, creación de trabajos derivadosmientras que �Sin obras derivadas� permite que las obras no se modi�quen sinoque se compartan en la red tal como fueron concebidas eliminando todas las ca-racterísticas de �Compartir bajo la misma licencia�. Por ejemplo pueden usarsecombinaciones de licencias como �Reconocimiento - No comercial�, �Reconoci-miento - No Comercial - Sin obras derivadas� que generan diversas gamas depermisos para quien quiera compartir el trabajo en la red y eventualmente mo-di�carlo y producir nuevos trabajos. La cláusula de �Compartir bajo la mismalicencia� crea un efecto viral en las obras, haciendo que la licencia se dupliquea medida que las obras se modi�can.

El uso de licencias abiertas permite que los documentos puedan ser consul-tados y compartidos en la red sin necesidad de pedir permisos escritos comocomúnmente se hace. Esto permite que haya mayor agilidad en el acceso a lainformación y mayor libertad para acceder a los documentos sin necesidad depagar por gastos extra al titular de los derechos patrimoniales. Al usar este tipode documentos podemos implementar protocolos de comunicación como el OAI-PMH para crear interoperabilidad, donde un usuario puede realizar búsquedasde información en sistemas distribuidos y si el contenido consultado usaeste tipode licencia no hay problema en reproducir el material en otro sitio web diferenteal que hospeda al documento. Internamente los documentos deben usar meta-datos en Dublin Core y el sistema debe tener algoritmos de compatibilidad decontenidos, que dependiendo del cumplimiento de estándares puede realizarsecon mayor o menor di�cultad.

9http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/deed.es10http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/es/deed.es11http://creativecommons.org/licenses/by-nc/3.0/es/deed.es12http://creativecommons.org/licenses/by-nd/3.0/es/deed.es

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Sobre la investigación en tecnologías

Desde el punto de vista organizacional Arias Ordóñez13 plantea que la bi-blioteca digital debe tener:

Administrar una colección de materiales digitalizados

Administrar la difusión de contenidos

Administrar la investigación de las TIC's, estándares y usuarios

Administrar el área de producción tecnológica

Este planteamiento implica que las adaptaciones y mejoras al software debido altercer punto, investigación de las TIC's, donde el software usado debe ser librepara que pueda modi�carse el código fuente, para adaptarlo a las necesidades dela unidad de información y tener la libertad de distribuirlo de manera gratuitay compartir avances con la comunidad de desarrolladores. Por ejemplo puedeusarse como catálogo PMB14, un software libre que permite su modi�cacióny adaptación, además de ser gratuito y brindar módulos de administración,catalogación, préstamos y diseminación selectiva de información.

Otra ventaja de trabajar con software libre es que puede modi�carse lainterfaz del usuario para cumplir estándares de accesibilidad, permitiendo quela información que la biblioteca ofrece llegue a una mayor cantidad de usuarios.Para este propósito la biblioteca deberá cumplir en su totalidad una prioridadA de las normas WAI de accesibilidad y algunas AA y AAA. Esto implicaráque los documentos en formato PDF deberán ser PDF's accesibles.

Una propiedad de las topologías de redes es que aplanan de cierta forma lajerarquización, permitiéndonos ser más cercanos a nuestros usuarios para aten-der sus sugerencias y solicitudes. Por tal motivo deben planearse canales decomunicación entre la biblioteca y los usuarios en redes sociales, esto permiteque las bibliotecas vayan a donde el usuario esta y ofrezcan servicios mediantemashups o que sus servicios puedan extenderse a otros lugares en la web. Siademás se logra gran cantidad de licenciamiento de documentos bajo modeloslibres puede permitirse a más usuarios el acceso a la información de la biblio-teca. El uso de software libre puede permitir el desarrollo de APIs15 a tercerospara que implementen soluciones a sus necesidades de información especí�cacontando con el repositorio de la biblioteca virtual.

Plani�cando: ¾A dónde vamos?

La idea es generar interoperabilidad, que la biblioteca reciba consultas super-�ciales y profundas. Entendiendase búsquedas super�ciales a aquellas búsquedas

13ARIAS ORDOÑEZ, José de Jesús. Analisis para la creación, organización y desa-rrollo de la biblioteca digital de Colombia. <http://www.tdr.cesca.es/TDR-1217108-143118/index_cs.html>

14http://www.sigb.net/index.php?page=secteurs&id_rubrique=2&lang=es15Por ejemplo, pueden verse estas API's en Ajax para Google:

http://code.google.com/intl/es-AR/apis/ajax/

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que ocurren por los usuarios interactuando con la interfaz de la biblioteca y bús-quedas profundas a aquellas búsquedas realizadas por otras bibliotecas a travésde sistemas federados.

Actualmente no hay muchas bibliotecas virtuales debido a los requerimientostécnicos de ambientes virtuales tridimensionales como Second Life u OpenSim16

no siempre se tienen; sin embargo, la implementación de una biblioteca virtualrequiere que el OPAC (Online Public Access Catalog o catálogo en línea) ytodos los servicios que tiene una biblioteca digital para luego, mediante mashups,presentar sitios web en ambientes tridimensionales. Si continuamos con nuestra�losofía de uso de software libre y material abierto deberíamos inclinarnos porusar Opensim para diseñar allí las edi�caciones y los servicios que se prestarán,debido que para construir en Second Life deberíamos encontrar un sandbox

(lugar para construir) que por lo general es bastante restrictivo o comprar unterreno, lo que aumentaría los gastos. Dicho terreno puede trabajarse de maneragratuita mediante Opensim y una instalación local para pruebas, que puedeexportarse a un servidor dedicado.

El funcionamiento de nuestra biblioteca virtual en el metaverso consiste enun diseño tridimensional cómodo para nuestros usuarios, que accederán al sitioa través de sus avatars o representaciones tridimensionales. La biblioteca debetener espacios de lectura, salas de conferencia, salas de proyección de video, salasde reproducción de música u otros archivos de audio, lugares de esparcimientocomo cafeterías, inclusive pistas de baile y auditorios para conciertos. El diseñode estos espacios evidentemente requerirá un diseñador en 3D, un arquitectoo ingeniero civil en el equipo. El acceso a los documentos se realiza medianteel mismo OPAC que un usuario puede consultar en internet, con la diferenciaque se adaptará para que aparezca en una pantalla del metaverso medianteAPI's. Los servicios serán muy similares a los de nuestra biblioteca digital (notridimensional, accesible a través de un navegador), lo que hacemos es crear�puentes� que permitan visualizar los datos de la biblioteca digital en nuestrabiblioteca virtual.

Cabe anotar que todos los servicios tradicionales como catalogación, refe-rencia, aquisiciones y demás funcionarán de la misma forma que una bibliotecafísica, con la diferencia que se trabaja contra interfaces diferentes. El puntoclave del funcionamiento de la biblioteca virtual es el acceso abierto debido aque tenemos todas las herramientas para plani�car un sistema robusto de co-municación y presentación de información y desafortunadamente por problemaslegales puede restringirse el acceso totalmente. Como dice Demócrito: �Las ri-quezas no consisten tanto en la posesión de los bienes como en el uso que deellos se hace�. ¾De qué nos sirve tener sistemas interoperables si tenemos unacultura de posesión documental? Puede ahorrarse mucho trabajo al reutilizar in-formación. Nuestra capacidad de desarrollo puede aumentar considerablementeal compartir información.

16http://opensimulator.org/wiki/OpenSimSpanish

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