8 - Cierre Del Proyecto

TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos

Sesin 08 Material de Lectura v1

SESIN

CIERRE DEL PROYECTO

ACTUALIZAR LA INFORMACIN DE CIERRE DEL PROYECTO

EMITIR CURVA S FINAL DEL PROYECTO

EMITIR EL INFORME DE DESEMPEO

8.1. CIERRE DEL PROYECTO

Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de Direccin de Proyectos

para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre, el Director

del Proyecto (Project Manager) revisar toda la informacin anterior procedente de

los cierres de las fases previas para asegurarse que todo el trabajo est completo y que haya alcanzado sus objetivos. Puesto que el alcance se mide con relacin al

Plan para la Direccin del Proyecto, el Director del Proyecto revisar este

documento para cerciorarse de su culminacin antes de considerar que el proyecto

est cerrado. El proceso Cerrar el Proyecto o Fase tambin establece los procedimientos de anlisis y documentacin de las razones de las acciones

emprendidas en caso que un proyecto se d por finalizado antes de su fecha de

culminacin de acuerdo al cronograma establecido.

Esto incluye todas las actividades necesarias para el cierre administrativo,

incluyendo metodologas paso a paso relativas a:

Las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de terminacin

o salida de la fase o del proyecto.

Las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o

resultados del proyecto a la siguiente fase o a la produccin y/u operaciones.

Las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase,

auditar el xito o fracaso del proyecto, reunir las Lecciones Aprendidas y archivar

la informacin del proyecto para su uso futuro por parte de la organizacin.

Un Proyecto se puede cerrar cuando se acaba con xito o cuando:

Los objetivos no se han cumplido y no se puede o quiere volver a intentar.

Se termina o recorta el presupuesto.

Se re-asignan los recursos a tareas ms prioritarias.

La organizacin pierde inters.

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Teniendo los documentos de rendimiento del proyecto o fase y toda la informacin generada a lo largo del mismo, se produce:

El archivo del Proyecto: Conjunto de registros indexados que se archivarn

para su posterior uso, previa distribucin a todos los participantes implicados.

Cierre Administrativo: Aprobacin por parte del Patrocinador (Sponsor) de la terminacin del proyecto o fase.

Lecciones Aprendidas: Con lo ocurrido en el proyecto, qu se puede mejorar

en el futuro?

8.1.1. ACTUALIZAR LA INFORMACIN DE CIERRE DEL PROYECTO

Ingresar la Fecha de Trmino del Proyecto.

Cuando se refieren a introducir la fecha de trmino del proyecto, quiere decir que

se debe de establecer la Fecha de estado como la fecha de fin del proyecto. Para esto siga los pasos a continuacin:

1. Dirjase a la pestaa Proyecto en el grupo Estado, d clic en la fecha de

estado e ingrese la fecha fin de su proyecto.

FIGURA 1: Ingresar Fecha de estado del proyecto.

INTRODUCCIN DEL PORCENTAJE COMPLETADO

Uno de los mtodos ms sencillos para hacer el seguimiento del progreso de las

tareas es indicar el Porcentaje completado. Puede asignar un valor de Porcentaje

completado a cualquier tarea para registrar el progreso de sta.

Nota

El ingreso de un valor de Porcentaje completado tambin afecta a los valores de Duracin real y Duracin restante. Si registra cualquiera de estos valores,

Project actualiza automticamente los otros.

Ingresando el Porcentaje Completado mediante la tarea

1. Haga doble clic a una tarea cuyo Porcentaje completado desee actualizar.

2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea, seleccione la pestaa

General ingrese en el campo Porcentaje completado, el Porcentaje de

avance de la tarea.



FIGURA 2: Ingreso del Porcentaje Completado mediante tareas.

Adicionando la columna Porcentaje Completado a una Tabla

1. Dentro del Diagrama de Gantt o cualquier otra vista haga clic en Agregar

nueva Columna elegir % Completado.

FIGURA 3: Adicionando la columna Porcentaje completado a una tabla

Nota

Cuando ingrese el Porcentaje completado al nivel de la tarea, el promedio

ponderado es modificado hacia sus respectivas Tareas resumen, incluyendo al porcentaje de la Tarea resumen de su proyecto. Project tambin permite

ingresar el Porcentaje Completado a nivel de una Tarea resumen y calcula el

Porcentaje completado para subtareas.



Usando el Botn Porcentaje Completado de la Cinta

1. Seleccione la pestaa Tarea Grupo Programacin Puede hacer clic en los

botones 0%, 25%, 50%, 75% 100% para ingresar rpidamente el estado de

una tarea o grupo de tareas.

FIGURA 4: Botn Porcentaje completado de la cinta.

Usando la divisin vista en dos paneles

1. Seleccione la pestaa Vista Grupo Vista en dos paneles Seleccione Detalles.

2. Dentro del Formulario de tareas haga clic derecho y elija recursos y

predecesoras puede ingresar el % completado en el formulario de tareas

encima del campo Posposicin. Recuerde hacer clic en Aceptar para grabar el

porcentaje.

FIGURA 5: Porcentaje completado usando vista en dos paneles.

En el diagrama se visualiza el Porcentaje ingresado.



ACTUALIZACIN DEL PROYECTO

Suponga que un equipo de trabajo ha empezado a ejecutar un proyecto hace unos

meses. Ciertas tareas se han completado y otras se encuentran en progreso.

Cuando los esfuerzos del equipo son requeridos en un nuevo proyecto que tiene

prioridad alta, dejan el proyecto que estaba en ejecucin en espera. Terminado el proyecto con prioridad alta, el equipo tiene que regresar al proyecto inicial.

Qu se hara con el Plan de Proyecto? Las fechas programadas en las que se

estaba trabajando tienen una demora ahora de dos meses. Se tiene que volver a

ajustar todas las tareas del proyecto de nuevo para alinearlas con el calendario

actual?

Microsoft Project mover todas las tareas incompletas a partir de la fecha que le

indique y se podr continuar a partir de dicha fecha.

Esto tambin funciona con perodos de tiempo ms cortos, tanto si son unas pocas

semanas, como si son unos pocos das de ciertas tareas.

Para actualizar el proyecto, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en la pestaa Proyecto grupo Estado haga clic en el cono

Actualizar proyecto .

FIGURA 6: Columna % completado

2. Seleccione la opcin Actualizar trabajo completado al Introduzca la fecha de

fin del proyecto en el cuadro correspondiente. Por defecto, aparece la Fecha de

Estado Seleccione la opcin Por porcentaje completado, finalmente haga clic en Aceptar.

FIGURA 7: Actualizar el proyecto para tareas no completadas.



Nota

Para poder actualizar el proyecto completo se debe establecer la Fecha de

estado con un da extra para as poder obtener el 100% en la columna de %

completado.

Se puede utilizar este mtodo (Por porcentaje completado) para actualizar el

proyecto completo o slo las tareas seleccionadas. Realice los siguientes pasos:

1. En el cuadro de dilogo Actualizar proyecto, seleccione la opcin Proyecto completo o Tareas seleccionadas.

2. Por defecto, una tarea que est en progreso se dividir de forma que el trabajo

restante se programar despus de la fecha que se indique.

FIGURA 8: Opciones de Actualizar el proyecto.

Si no desea que las tareas en curso queden divididas, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en la pestaa Archivo Opciones.

2. Aparecer un cuadro de dilogo, haga clic en Programacin y despus en el

grupo Opciones de Programacin de este Proyecto Dirjase al cuadro de

seleccin Dividir tareas en curso para desmarcarlo haga clic en Aceptar.

FIGURA 9: Programacin para no dividir las tareas.



Para reprogramar las tareas, usando una fecha de referencia para completar, se siguen los siguientes pasos:

1. En el cuadro de dilogo Actualizar proyecto, haga clic en Reprogramar

trabajo restante para que empiece despus de:

2. Introduzca la fecha a partir de la que se estimar que se complete el trabajo (por defecto, aparece la fecha actual).

FIGURA 10: Actualizar el proyecto utilizando una fecha de referencia.

Emitir el Informe de Resumen del Proyecto

Para emitir el informe Resumen del Proyecto, siga los pasos que se muestran a

continuacin:

1. Dirjase a la pestaa Proyecto grupo Informes seleccione la opcin

Informes.

2. En el cuadro de dialogo Informes, seleccione Generales, se abre un cuadro de

dilogo Informes generales.

3. Por ltimo, seleccione Resumen del proyecto haga clic en Seleccionar.

FIGURA 11: Grupo Informes, botn Informes

Nota

Toda tarea incompleta que tenga una delimitacin de fecha como: No

comenzar antes del o No comenzar despus del, no pueden ser

reprogramadas. Lo que prevalece son las delimitaciones y MS Project da la

opcin de decidir cmo gestionarlas. Se puede introducir cualquier fecha de reprogramacin, incluso si est en el pasado. Si una tarea est en

curso, los datos no tendrn que estar despus de la fecha de fin de la

tarea existente o de la fecha de comienzo real.



FIGURA12: Informes Generales

FIGURA 13: Resumen del Proyecto

4. El Informe de Resumen del proyecto se visualiza en una pantalla compartida con

una pantalla de impresin:

FIGURA 14: Informe Resumen del Proyecto



EJERCICIO 1: Actualizacin del Proyecto e Informe de Resumen del Proyecto

Para este ejercicio dirjase al CD del curso 2. Materiales de Lectura en la

Sesin 8, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Restauracin

de Ventanas.mpp y en base a este archivo trabaje el ejercicio y guarde los cambios

Usted est gestionando un proyecto de Restauracin de ventanas, y su proyecto

ha finalizado. Para eso se le pide a usted, como Director de Proyecto (Project

Manager), que actualice el proyecto hasta su fecha final, para as obtener el % completado al 100%. Utilice lo aprendido anteriormente para Actualizar el proyecto

y emitir el Informe de Resumen del Proyecto.

Luego de visualizar el informe Resumen del proyecto final, responda las siguientes preguntas:

1. Cunta es la duracin prevista del proyecto? ________________________

2. Cunta es la duracin real del proyecto? _________________________

3. Cunto es el costo previsto del proyecto? ________________________

4. Cunto es el costo real del proyecto? ___________________________

8.1.2 EMITIR LA CURVA S FINAL DEL PROYECTO

MS Project 2010 puede crear informes visuales en Excel o Visio. Esto le permite

controlar y comunicar informacin del proyecto de manera mejorada en

comparacin con lo disponible en el MS Project 2007.

La curva S es un grfico que se puede disear en Excel utilizando los datos acumulados de fase temporal como Valor Planificado (PV), Valor acumulado (EV),

Costo Real (AC); para el informe final del proyecto.

Para emitir la curva S final del proyecto, siga los pasos a continuacin:

1. Para emitir la Curva S final del proyecto, dirjase a la pestaa Proyecto grupo Estado, establezca la fecha final de su proyecto.



FIGURA 15: Fecha de Estado

2. Dirjase al grupo Informes d clic en Informes visuales.

3. En el cuadro de dilogo Informes visuales, se muestra Microsoft Excel y

Microsoft Visio como plantillas seleccionadas por defecto. En el caso de Informe de horas extra del Valor Acumulado (Curva S) se grafica con la plantilla de

Microsoft Excel.

4. Escoja Informe de horas extra del Valor Acumulado (Curva S) de la lista

desplegable de la pestaa Todas d clic en Editar plantilla.

FIGURA 16: Informes visuales



5. La primera opcin que se muestra es Seleccionar campos, donde se visualiza

dos recuadros: Campos disponibles y Campos seleccionados. D clic en el

botn Quitar todos.

FIGURA 17: Informes visuales, quitar campos seleccionados.

6. Luego de haber retirado todos los Campos seleccionados, del recuadro

Campos disponibles escoja Valor acumulado, Valor planeado y AC. D clic

en Editar plantilla.

FIGURA 18: Seleccionar campos.



7. Estos pasos, le generaran un documento en Excel, en el cual se muestra la

curva S final del proyecto.

FIGURA 19: Curva S

8. Para desplegar la Curva S, dirjase a la hoja de clculo de Excel Uso de la asignacin con VA que se encuentra en la parte inferior de la imagen anterior.

En la columna trimestre, despliegue T1.

FIGURA 20: Despliegue de la Curva S.



9. D clic en la hoja de clculo Grfico 1 que se encuentra en la parte inferior de la

imagen y se muestra la Curva S final del proyecto.

FIGURA 21: Grfica de la Curva S final del proyecto.

EJERCICIO 2: Informe Final de la Curva S

Para este ejercicio dirjase al CD del curso 2. Materiales de Lectura en la

Sesin 8, elegir Ejercicios, dentro de esta carpeta abrir el archivo Cronograma

de certificados automotriz y en base a este archivo trabaje el ejercicio y

guarde los cambios

Usted es el Director de Proyecto (Project Manager) y su jefe desea reunirse para

evaluar el rendimiento de los costos del proyecto, con el fin de revisar si se est

cumpliendo con todos los requerimientos de costos acordados previamente con los

Patrocinadores (Sponsors). Para eso, se le pide a usted que entregue el informe

final de la Curva S, para esto considere que el proyecto debe ser actualizado al

100% y poner como fecha de estado el 25/10/00, luego emita la Curva S final del

proyecto y responda las siguientes preguntas:

1. Cunto es el Valor Acumulado en la semana 35? ____________________

2. Cunto es el Valor Planeado en la semana 42? ______________________

3. Cunto es el AC en la semana 31? _______________________________

4. Cunto es el total del Valor planeado, AC y Valor Acumulado del proyecto?

____________________________________________________________



8.1.3 EMITIR EL INFORME DE DESEMPEO FINAL DEL PROYECTO

Informar el Desempeo es el proceso de recopilacin y distribucin de informacin

sobre el desempeo, incluidos informes de estado, mediciones del avance y

proyecciones. El proceso Informar el Desempeo implica la recopilacin y anlisis peridicos de datos reales y su comparacin con la Lnea Base a fin de comprender

y comunicar el avance y desempeo del proyecto, as como proyectar los resultados

del mismo.

Los Informes de Desempeo deben suministrar informacin en un nivel adecuado

para cada audiencia. El formato puede variar desde un informe de estado simple hasta informes ms elaborados. Un informe de estado simple puede revelar

informacin sobre el desempeo, como el porcentaje completado o los indicadores

de estado para cada rea (p.ej., el alcance, el cronograma, los costos y la calidad).

Entre los informes ms elaborados, se incluyen:

El anlisis del desempeo pasado.

El estado actual de los riesgos e incidentes.

El trabajo completado durante el perodo.

El trabajo que se completar a continuacin.

El resumen de los cambios aprobados en el perodo.

Otra informacin relevante que debe ser revisada y analizada.

Un Informe completo tambin debera incluir la conclusin proyectada del proyecto (incluidos el tiempo y el costo). Estos informes pueden elaborarse con regularidad o

de manera excepcional.

Conforme el proyecto avanza, la informacin sobre las actividades del mismo se

recopila de manera sistemtica. Esta informacin puede relacionarse con diversos resultados de desempeo, incluyendo:

El estado de los entregables.

El avance del cronograma.

Los costos incurridos.



Como ejemplo, presentamos el siguiente formato de Informe de Desempeo Final

del Proyecto:

FIGURA 22: Formato de Estado Final del Proyecto

Para obtener los valores de EV (MS Project denomina al Valor Ganado como Valor

Acumulado, VA), PV y AC; siga los pasos a continuacin:

1. Dirjase a la pestaa Vista grupo Datos despliegue el botn Tablas

Seleccione Ms tablas.

FIGURA 23: Grupo Datos, Ms tablas.



2. En el cuadro de dilogo Ms tablas, d clic en la opcin Tarea Seleccione

Valor Acumulado, d clic en aplicar.

FIGURA 24: Ms tablas, seleccin Valor acumulado.

3. Como resultado del paso anterior, obtenemos los siguientes datos de la tabla Valor Acumulado.

FIGURA 25: Se muestra PV, VA y AC para emitir el Informe de Desempeo

Final.

8 - Cierre Del Proyecto

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