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8.- PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS TENIENDO EN CUENTA LUGAR EINFRAESTRUCTURA

8.1. Animación de elementos

También podrás aplicar animaciones a los diversos contenidos de las

diapositivas, bien para resaltar un contenido concreto sobre el resto o bien para

mostrarlos progresivamente cuando te interese para adecuarlo al desarrollo de

la exposición oral a la audiencia.

Para ello dispondrás de tres tipos de efectos:

Efectos de Entrada, que te serán útiles para resaltar la aparición de un

contenido por primera vez en la diapositiva, centrando en él la atención de la

audiencia mientras hace su aparición en la diapositiva.

Efectos de Énfasis, que podrás utilizar para resaltar ese contenido ya presente

en la diapositiva pero sobre el que deseas centrar la atención en un momento

determinado.

Efectos de Salida, ideales cuando deseas crear el efecto visual de desaparición

de algún contenido concreto o de salida del mismo fuera de la diapositiva.

Todos los efectos aplicados a los elementos de la diapositiva aparecerán en el

panel Personalizar Animación (desplegado en la parte derecha de la ventana

de PowerPoint) donde podrás modificar el orden de ejecución de los mismos,

seleccionarlos para modificar sus propiedades y ensayar con vistas preliminares

las secuencias de los mismos en la diapositiva.

Todos los efectos cuentan con diferentes propiedades mediante las cuales

podrás adaptarlos a las necesidades de tu presentación, la combinación de éstas

propiedades están supeditan al tipo de efecto y son las siguientes:

Inicio, con la que podrás definir como iniciar la animación, bien con un

clic del ratón, bien simultáneamente con el anterior efecto de la lista o

bien inmediatamente después de la reproducción del efecto anterior.

Velocidad de animación, para que puedas adecuar la velocidad de

animación del efecto, disponiendo de cinco velocidades posibles desde

muy lento hasta muy rápido.

Duración, algunos efectos te permitirán seleccionar una duración

específica de los mismos entre 0,5 y 5 segundos, o supeditada al clic del

ratón o a la duración de la diapositiva.

8.1PowerPoint 2007.

Presentación de diapositivas teniendo en cuenta lugar e infraestructura

Tamaño, en aquellos efectos que supongan un cambio de tamaño del

objeto podrás elegir el tamaño final de la animación respecto al original y

la alteración de tamaño que podrá ser solamente horizontal, vertical o

completa en ambas coordenadas.

Cantidad, en aquellos efectos que supongan giro del objeto podrás elegir

los grados y sentido del mismo.

Dirección, para aquellos efectos que supongan una aparición progresiva

del objeto mostrando consecutivas fracciones hasta completarlo podrás

determinar la dirección de esa progresión.

Fuente, en aquellos efectos que supongan un cambio de tamaño o estilo

de la fuente podrás elegir la fuente en la que el texto será mostrado

mientras dure el efecto.

Animación del Texto

Para agregar Efectos de Animación deberás hacerlo desde la pestaña

Animaciones, seleccionando su opción Personalizar Animación con lo que

aparecerá el panel Personalizar Animación en la parte derecha de la ventana.

Después deberás seleccionar el cuadro de texto al que quieres aplicar la

animación y seleccionarla desde el botón Agregar Efecto, desde el cual se

desplegará el menú de selección de efectos.

PowerPoint 2007.


8.2

Una vez seleccionado el efecto aparecerá en la lista de efectos aplicados,

identificado por un número que representa el orden de reproducción de ese

efecto y que también aparecerá junto al objeto con el que ese efecto está

vinculado, además figurarán iconos y denominaciones del tipo de efecto,

además del icono representativo del tipo de inicio seleccionado.

Ahora ya podrás personalizar las diferentes propiedades del efecto

seleccionándolas en las listas desplegables, pero antes asegúrate que está

seleccionado en ese momento haciendo clic sobre él en la lista.

Cada vez que selecciones un nuevo valor para una propiedad que afecte

directamente a la visualización del efecto, PowerPoint te mostrará una

previsualización, salvo que la Vista previa automática esté desactivada en ese

momento.

PowerPoint incorpora un gran número de efectos aunque en la ventana inicial

solamente nos muestre los más habituales para el contenido seleccionado.

Podrás ver la colección completa de efectos para esa categoría haciendo clic en

la opción Más efectos.

8.3PowerPoint 2007.


En aquellos cuadros de texto que contengan varios párrafos, como las listas y

viñetas por ejemplo, seleccionaremos el efecto globalmente para el conjunto

pero PowerPoint asignará ese efecto por separado a cada párrafo, generando

tantos efectos como párrafos existan, aunque agrupándolos para facilitar la

personalización en conjunto de los mismos.

También podrás personalizar de forma independiente el efecto de cada párrafo

concreto, bien cambiando el efecto o bien personalizando sus propiedades con

opciones diferentes a las del resto.

8.4 PowerPoint 2007.


Para ello deberás expandir el grupo de efectos y seleccionar aquel que deseas

cambiar.

Con el botón Reproducir incluido en el panel podrás ver una presentación

preliminar de todos los efectos de la diapositiva que te permitirá comprobar si

todo está configurado correctamente.

Esta misma acción se puede realizar con el botón Vista previa de la Cinta de

Opciones.

Podrás cambiar el efecto asociado a un objeto

utilizando el botón Cambiar, que sustituye al

botón Agregar Efecto cuando seleccionas algún

efecto desde el panel de personalización o desde

su número de orden ubicado en la diapositiva

junto al objeto.

PowerPoint 2007.

Presentación de diapositivas teniendo en cuenta lugar e infraestructura8.5

Si los diferentes valores de propiedades visibles en el panel de personalización

no son suficientes para configurar el efecto, podrás acceder al menú avanzado

haciendo clic con el botón derecho sobre el efecto al que desees aplicar las

propiedades avanzadas.

También podrás a través del menú avanzado aplicar al efecto diferentes

opciones relativas a los intervalos de tiempo de reproducción e incluso

seleccionar modos de repetición del efecto.



Animación de Objetos

A los objetos de tus diapositivas también podrás añadirles una amplia variedad

de efectos de animación y personalizarlos de la misma forma que con las

animaciones de textos.

El procedimiento es el mismo y las diferentes opciones se adaptarán al tipo de

efecto seleccionado.

Presta especial atención al orden de reproducción de las animaciones de cada

objeto en el conjunto global de ellas, si las ordenas correctamente conseguirás

más dinamismo en las diapositivas que te ayudará con la idea que quieras

transmitir a la audiencia.

Cuando la Vista previa esté reproduciéndose aparecerá una línea de tiempo de

reproducción en el panel lista de efectos, con bloques de color marcando el

tiempo de reproducción y bloques en blanco marcando los tiempos de espera.

El orden de los efectos en el panel de personalización representa el orden en el

que se reproducirán.

Animación de gráficos

También tendrás disponibles efectos para aplicárselos a las gráficas de datos

con todas las opciones habituales de configuración del efecto.

Recuerda que la misión de los efectos de animación es atraer la atención sobre

un contenido concreto y si abusas de ellos seguramente conseguirás justo lo

contrario.

Trayectorias de desplazamiento

Puede que ninguno de los efectos disponibles se ajuste a tus necesidades o que

precises imprimir trayectorias de desplazamiento a los objetos de la diapositiva

para, por ejemplo, darles entrada a la zona visualizada o hacer que salgan de

la misma cuando ya no sean necesarios.

Para ello PowerPoint te permite asignar trayectorias de animación que el objeto

seguirá como si de un efecto de animación se tratase. Podrás asignarle a los

objetos tipos de trayectorias predefinidas o bien dibujarlas a mano alzada, pero

en todos los casos tendrás opciones posteriores de modificar sus puntos de

inicio, final, así como cualquiera de los puntos intermedios por los que discurre

PowerPoint 2007.


la dirección del movimiento, e incluso podrás invertir cuando desees dicha

dirección, usando las opciones del menú de la propiedad Ruta de Acceso.

Las Trayectorias son tratadas por PowerPoint como un efecto de animación más

y serán reproducidas según el orden de la lista.

Aunque las posibilidades de personalización de la trayectoria son enormes,

nrecuerda que demasiados movimientos podrá distraer la atención de la

audiencia hacia los objetos en movimiento en lugar de centrarla en los

contenidos que deseamos transmitirle.

Una vez insertada la trayectoria ésta aparecerá en la diapositiva permitiéndote

modificar su ubicación e incluso los puntos característicos de su recorrido como

posiciones de partida y llegada, o puntos intermedios de cambio de dirección

si los tuviese.



8.2. Transición de diapositivas

Uno de los objetivos de toda presentación debe ser captar la atención de la

audiencia y, además, conseguir mantener esa atención a lo largo de toda la

presentación y de nuestra exposición complementaria.

Para ello cuentas con la posibilidad de dinamizar tus presentaciones dotando

de ciertos efectos de animación a sus objetos, evitando así presentaciones

estáticas que deriven en pérdidas de atención en la audiencia.

Podrás aplicar animaciones tanto a los elementos de cada diapositiva como a

las transiciones entre éstas, aunque debes tener en cuenta que un exceso de

animaciones será contraproducente desviando la atención hacia las animaciones

y perdiéndola sobre los contenidos.

Efectos de Transición

PowerPoint cuenta con un buen número de efectos de Transición de

diapositivas que te serán útiles para llamar la atención sobre el cambio de una

diapositiva a la siguiente. Realmente estos efectos son animaciones aplicadas

a la globalidad de la diapositiva y que se reproducen al inicio de cada

diapositiva, pudiendo seleccionar la velocidad de cada transición de entre las

tres disponibles (Lento, Medio, Rápido), e incluso agregarles sonidos, bien

seleccionándolos entre los directamente disponibles en PowerPoint o bien desde

otra ubicación que contenga archivos de sonido de formato de onda tipo Wav.

Como siempre el consejo es que procures no abusar de efectos que puedan

desviar la atención de la audiencia, recuerda que el objetivo es captar la

atención sobre el contenido y no sobre el contenedor. Todas las opciones de

Efectos de transición, tanto de diapositivas como de los objetos incluidos en

ellas, las tendrás disponibles en la pestaña Animaciones de la Cinta de

Opciones.

8.9PowerPoint 2007.


Los diferentes estilos de transición aparecen en la parte central y cuando pases

el cursor del ratón por encima de cada uno de ellos PowerPoint te mostrará una

presentación preliminar da la diapositiva con ese efecto aplicado para que

puedas elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.

Podrás elegir entre tres velocidades de ejecución del efecto e incluso seleccionar

efectos de sonido tipo Wav, bien entre los incluidos en PowerPoint o

seleccionándolos desde otra ubicación diferente en tu ordenador.

Una vez tengas seleccionados los efectos para esa diapositiva podrás visualizar

PowerPoint 2007.


8.10

previamente el resultado gracias al botón Vista Previa.

Y si los efectos seleccionados para esa diapositiva deseas aplicárselos a todas

las de la presentación, podrás hacerlo haciendo clic en la opción Aplicar aTodo.

Avance de Diapositiva

Dispondrás de tres formas diferentes para forzar el avance a una nueva

diapositiva: Manualmente mediante un clic del ratón o mediante la pulsación

de cualquier tecla y Automáticamente una vez transcurrido el intervalo de

tiempo especificado para la exposición de cada diapositiva. El avance

presionando una tecla siempre está activo por si es necesario avanzar una

diapositiva antes de que finalice su intervalo de tiempo de exposición.

La forma de avanzar a una nueva diapositiva dependerá del tipo de

presentación y de la audiencia a la que esté dirigida esa presentación, así en

una presentación de apoyo a una conferencia la opción manual es más

adecuada ya que permitirá al orador elegir cuando cambiar de diapositiva una

vez finalizada la exposición de contenidos de esa diapositiva, en cambio en una

presentación dirigida a ser visualizada directamente por el destinatario, la

opción del intervalo de tiempo es la más apropiada al evitarle al espectador esa

tarea, aunque tendrás que calcular bien los intervalos para permitir que todo el

contenido de cada diapositiva sea correctamente asimilado por el espectador.

8.11PowerPoint 2007.


Podrás seleccionar el tipo de avance para una diapositiva en concreto o

globalmente para un grupo de ellas previamente seleccionado.

Recuerda que es conveniente ensayar la presentación para ajustar los intervalos

de visionado de cada diapositiva y memorizar el tipo de accionamiento del

avance de cada diapositiva.

8.3. Intervalos de tiempo

Los intervalos de tiempo que selecciones para la

transición entre diapositivas deberán estar ajustados

al tipo de presentación y al contenido de cada

diapositiva. Si la presentación se realiza con orador lo

mejor es no hacer uso de esta opción y que sea el

orador quien avance manualmente las diapositivas

según convenga en cada momento.

Procura ajustar estos tiempos para que la visualización, lectura y comprensión

del contenido de la diapositiva sea adecuada. Si el tiempo es escaso la

audiencia no tendrá tiempo de asimilar la información y si es demasiado

prolongado podría causarle aburrimiento.

Ten también en cuenta el tipo de audiencia y su conocimiento previo del tema,

si es una audiencia experta necesitará menos tiempo y una audiencia inexperta

precisará más para la asimilación de los contenidos.

La mejor técnica para ajustar correctamente los tiempos es el ensayo previo

de la presentación observándola desde el prisma de la audiencia, de esta forma

comprobarás si los tiempos inicialmente definidos son los adecuados o precisan

modificación.



Podrás configurar los intérvalos de tiempo de cada diapositiva en la pestaña

Animaciones de la Cinta de opciones.

Los tiempos pueden definirse individualmente para cada diapositiva o bien para

todas las que estén seleccionadas en ese momento.

8.4. Configuración de la presentación

La configuración general de la presentación deberás

orientarla al medio de difusión de la misma, tanto en

los contenidos como en los tiempos y forma de

transición.

No es aconsejable hacer una misma configuración para

una presentación con orador que para una

presentación autoejecutable en que la audiencia no

tendrá nadie que pueda aclarar, desarrollar o

profundizar en los contenidos.

A continuación profundizaremos en cada medio de difusión y lo más aconsejable

en cada uno de ellos.

PowerPoint 2007.


8.4.1. Presentación con orador

La configuración en este caso debe tener una

regla básica prioritaria: lo principal es el orador

y la presentación debe servir de apoyo a su

exposición oral.

En este tipo de presentación recuerda que generalmente los asistentes vienen

a escuchar al orador e interactuar con él y no simplemente a leer en una

pantalla. Esto último podrían hacerlo sin moverse de sus lugares de trabajo.

Para ello deberás tener en cuenta las siguientes reglas:

• Las diapositivas contendrán la información precisa para servir de

introducción a la exposición del orador.

• Las diapositivas no deberán contener información detallada en cuya

lectura la audiencia pierda la atención sobre la exposición del orador.

• Evita sobrecargar de información las diapositivas, incluye títulos e ideas

principales que después sean ampliadas verbalmente. Hazlas a modo de

esqueleto que el orador completará con su exposición.

• No programes tiempos de transición entre diapositivas ni tampoco para

las acciones de cada componente de la diapositiva. Que sea el orador

quién avance manualmente, así podrá adecuar el ritmo de exposición al

que requiera la audiencia y al desarrollo de esa exposición concreta, eso

le permitirá pararse en aclaraciones y preguntas sin preocuparse de

“perseguir” a la presentación por quedarse rezagado de la misma.

• Si es necesario profundizar en la información que se desea transmitir a la

audiencia prepara un informe para entregarlo al final de la exposición.

Esto te ahorrará la sobrecarga de información en las diapositivas.

• El orador antes de iniciar la exposición sobre cada diapositiva, deberá

dejar tiempo a la audiencia para que asimile sus contenidos y así evitar

pérdidas de atención sobre su exposición.



La configuración para presentación con orador por defecto muestra la

presentación a pantalla completa y para activarla deberás utilizar la opción

Configuración de la pestaña Presentación con diapositivas de la Cinta de

opciones.

8.4.2. Presentación en exposición

Las presentaciones en exposición están pensadas para ser

visualizadas individualmente por cada destinatario y por

tanto carecerán de un orador que pueda ampliar o aclarar

conceptos.

Por tanto podrán y en ocasiones deberán incluir más datos e información que

una presentación pensada como apoyo para un orador. No obstante recuerda

siempre que un exceso de información siempre puede ser contraproducente y

que este tipo de presentaciones también pueden ir acompañadas de un informe

complementario que las complemente con la información detallada no incluida

en ellas.

Para las presentaciones en exposición existen dos configuraciones:una para

visualizar en una ventana con posibilidad de mostrar barra de progreso y otra

para mostrarse en ventana completa. En ambos casos podrás optar por el

avance manual de las diapositivas o según su tiempo configurado.

PowerPoint 2007.


8.4.3. Presentaciones personalizadas

También podrás personalizar la configuración de la presentación creando

diferentes combinaciones de diapositivas a mostrar. De esta forma estarán

disponibles varias combinaciones para elegir en el momento de la exposición,

por ejemplo para repetir algunos conceptos o para adecuarla a las

características concretas de la exposición si éstas varían de lo previsto.



8.5. Conexión a un proyector y configuración

La conexión a un proyector en sí misma es sencilla

siempre que dispongas de los accesorios necesarios para

ello. El ordenador reconocerá el proyector como si de un

monitor se tratase y deberás configurarlo como tal.

Para conseguir la mejor calidad de visualización en las imágenes proyectadas

deberás tener en cuenta estas premisas:

• Lo más recomendable es que el ordenador al que vayas a conectar el

proyector disponga de doble salida de imagen, actualmente es lo más

habitual y te permitirá mostrar la presentación en el proyector mientras

en el monitor controlas la evolución de la presentación sin verlo la

audiencia.

• Ten en cuenta las resoluciones de imagen admitidas por el proyector, si

no admite la resolución en la que esté configurada la presentación la

imagen proyectada podría quedar distorsionada o no visualizarse.

• Si la resolución de la presentación es baja podría afectar a la nitidez y

legibilidad del contenido de las diapositivas.

• Asegúrate que tienes el cable de conexión adecuado para la salida del

ordenador y la entrada al proyector, así como de la longitud adecuada.

Recuerda que existen diferentes tipos de conector tales como VGA, DVI o

HDMI y cables adaptadores para los casos de diferentes conectores en

cada dispositivo.

• Si no dispones de doble salida de imagen en el ordenador deberás

disponer de dos cables de conexión, uno para llevar la imagen al proyector

y otro para usar su salida de retorno para devolver la imagen al monitor.

• Generalmente los proyectores disponen de regulador de enfoque en su

lente de salida. Si la imagen proyectada es borrosa deberás regular el

enfoque del proyector hasta que sea nítida.

• Si la calidad o cantidad de color de la imagen proyectada no es la

adecuada puede ser debido a fallos en las lámparas del proyector o más

habitualmente al cable de conexión que no transmite bien la señal de

algún color, bien por exceso de longitud o bien por algún defecto en el

mismo.



8.6. Ensayo de la presentación

El ensayo previo completo de la presentación es

sumamente importante ya que te permitirá confirmar

si la configuración de tiempos es adecuada para la

comprensión de los contenidos, si éstos son los

adecuados y carecen de errores, incluso crear un plan

de respaldo para imprevistos.

Si la presentación sirve de apoyo a un orador es muy recomendable realizar un

ensayo previo en el lugar de la exposición y con los medios que se utilizarán

para ella. Esto permitirá detectar previamente y solventar a tiempo defectos

de iluminación de la sala o resoluciones inadecuadas que impidan una correcta

visualización, problemas de configuración de los equipos que alteren el

funcionamiento y evolución de la presentación y, en general, asegurarse de que

todo está perfectamente preparado y dispuesto para la óptima exposición de

la presentación y de lo contrario adaptar la presentación para paliar las

circunstancias negativas imposibles de solucionar. Si es posible utiliza tu propio

ordenador, evitarás problemas de fuentes, accesorios o software no instalado.

Con los asistentes presentes cualquier error o fallo conllevaría una mala imagen

de los organizadores, dispersaría la atención inicial de la audiencia y la solución

del mismo haría perder un tiempo que alteraría el adecuado desarrollo de la

presentación. Por tanto recuerda que mejor ensayar previamente que pedir

disculpas por los fallos.

Podrás ensayar los tiempos de transición entre diapositivas para así definirlos

desde el punto de vista de su visualización. De esta manera podrás comprobar

los tiempos necesarios para asimilar los contenidos y éstos podrás dejarlos

guardados para su uso sin necesidad de definirlos de nuevo en cada diapositiva.

PowerPoint 2007.


8.18

8.7. Proyección de la presentación

La proyección de la presentación es el objetivo final

de cualquier presentación. Si el análisis y selección de

contenidos incluidos lo has hecho correctamente te

servirá de apoyo y guión para tu exposición oral.

No dejes al azar los contenidos orales a exponer,

ensáyalos y ten previstas las probables preguntas y

dudas de los asistentes así como tu respuesta a las

mismas.

Recuerda el contenido del tema 1 en cuanto a las premisas para una

presentación persuasiva y observa las reacciones de la audiencia para poder

adaptar la evolución de la presentación y la exposición oral a las necesidades

de cada momento.

En los momentos iniciales de la exposición la audiencia analizará al orador

creándose una imagen de él que puede influir en su atención, para conseguir

que la imagen del orador durante toda la exposición sea positiva ten en cuenta

éstas indicaciones:

Mantén la cabeza erguida pero sin rigidez para evitar transmitir

inseguridad y no mires a los ojos a los asistentes, mira al fondo de la sala.

Usa un tono de voz adecuado, ni muy alto ni demasiado bajo, lo suficiente

para que se escuche en toda la sala, vocaliza correctamente y a velocidad

moderada, usa frases concisas sobre el contenido y evita las típicas

coletillas como “bueno”, “¿sabe usted?”, “Entonces”, “mmmm”.

Haz pausas para mirar y controlar a la audiencia. Si la pausa es adecuada

en duración denotará reflexión.

No abrumes con datos a la audiencia, es mejor darles información útil y

concreta que aburrirles con información inútil.

Si te interrumpen en un momento inapropiado para la continuidad

argumental de lo expuesto en ese momento, amablemente pide al oyente

aclarar su duda al terminar ese apartado.

No des la espalda a la audiencia y evita las acciones inconscientes como

tocarse el reloj, el pelo, etc.



No camines de un lado para otro de forma repetitiva, denotará

inseguridad. Muévete de forma natural y congruente con los contenidos

que estés exponiendo.

Recuerda que estarás de pie un tiempo prolongado, por ello procura estar

bien físicamente durmiendo lo suficiente la noche anterior, evitando

comidas pesadas, usando vestimenta formal pero cómoda y nunca uses

zapatos nuevos ni fumes durante la presentación.

PowerPoint 2007.


8.20

RESUMEN DEL TEMA

• La animación de elementos y transiciones entre diapositivas aporta dinamismo a

la presentación pero un abuso de estos aspectos puede provocar efectos adversos

al distraer a la audiencia del contenido que se desea transmitir.

• La configuración y diseño de una presentación deben estar orientados al medio

de difusión de la misma, no presentando los mismos requisitos una presentación

que deba servir de apoyo a un orador que una visualizada en solitario por el

espectador.

• Los ensayos previos nos servirán para detectar errores en los contenidos, fallos

de infraestructura e incluso nuestras propias limitaciones, para así poder

solucionarlos antes de que puedan ser detectados por la audiencia.

• Nuestra actitud, así como la forma de expresarnos y exponer las ideas tiene gran

influencia en el éxito o fracaso de la presentación, por tanto deberemos evitar

ciertas actitudes y potenciar otras más convenientes para ganarnos y mantener

la credibilidad y atención de la audiencia.



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