CÓMO ADMINISTRAR EL CAMBIO Y EL DESARROLLO

DE LA ORGANIZACIÓN

El papel de personal

Acaba de ser nombrado director general ejecutivo (CEO) de una compañía con dificultades; ¿qué aspectos de la compañía cambiaría? Son varios, entre otros: su estrategia, cultura, estructura, tareas, tecnologías y las actitudes y habilidades de su personal.

El CAMBIO ESTRATÉGICO

El cambio en una organización muchas veces empieza con un cambio estratégico; es decir, un cambio en la estrategia, la misión y la visión de la empresa. A continuación, el cambio estratégico podría requerir otros cambios, por ejemplo, en la tecnología de la producción, la estructura y la cultura de la empresa.

EL CAMBIO CULTURAL

Un cambio estratégico muchas veces requiere cambiar la cultura; es decir, los valores y los objetivos que se comparten en la empresa.

El departamento de personal desempeña la función importante en el cambio de cultura.

EL CAMBIO CULTURAL

1. Explique con claridad a sus empleados a qué le presta atención, qué mide y controla. Por ejemplo, dirija la atención de sus empleados al control de costos o al servicio a clientes, si éstos son los valores que quiere subrayar.

2. Reaccione en forma correcta ante incidentes críticos y crisis en la organización. Por ejemplo, si quiere enfatizar el valor de “todos estamos juntos en esto”, ante una disminución de utilidades.

EL CAMBIO CULTURAL

3. Modele papeles, enseñe y entrene, en forma deliberada, los valores que quiere subrayar. Por ejemplo, Sam Walton, fundador de Wal-Mart, encarnaba los valores de “trabajo arduo, honradez, buen vecino y ahorro” que quería que siguieran los empleados de Wal-Mart.

EL CAMBIO CULTURAL

4. Comunique sus prioridades mediante la forma de asignar las recompensas y categorías.

5. Procure que sus procedimientos y criterios de personal sean congruentes con los valores que ha abrazado.

EL CAMBIO ESTRUCTURAL

El rediseño y reorganización de la división de departamentos, coordinación, áreas de control, reportes de relaciones o centralización de la toma de decisiones de una organización es un método, relativamente directo y rápido, de cambiar una organización.

EL REDISEÑO DE LAS TAREAS

Muchas veces, también cambian las tareas y la autoridad asignada a personas y equipos dentro de la organización.

EL CAMBIO TECNOLÓGICO

Los cambios tecnológicos son modificaciones aplicadas a los métodos de trabajo que la organización usa para realizar sus tareas.

LOS CAMBIOS DE HABILIDADES Y ACTITUDES EN LAS PERSONAS.

1. Establecer una sensación de urgencia.

2. Despertar el compromiso con el cambio por medio de diagnóstico conjunto de los problemas del negocio.

3. Crear una coalición rectora.

4. Desarrollar una visión compartida.

5. Comunicar la visión.

6. Delegue facultades en sus empleados para facilitar el cambio.

7. Genere triunfos a corto plazo.

8. Consolide los avances y produzca más cambios.

9. Enlace la forma nueva de hacer las cosas con la cultura de la compañía.

10. Vigilar el avance y adaptar la visión a medida que requiera.

CÓMO INSTITUIR

PROGRAMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA

CALIDAD TOTAL

Podríamos definir la calidad como todos los aspectos y las características de un producto o servicio que afectan sus capacidad para satisfacer determinadas necesidades. Dicho de otra manera: “la calidad mide el grado en que un producto o servicio satisface las necesidades de los clientes”.

Los programas para la administración de la calidad total (ACT) son programas para toda la empresa que pretenden aumentar el máximo la satisfacción del cliente por medio de mejoras constantes.

LECIONES DE FPL ¿Cómo contribuye personal a los esfuerzos de una compañía para mejorar la calidad?

- Asegúrese de que todos los equipos trabajan siguiendo una política.

- No instituya equipos para mejorar la calidad como si fueran estructuras paralelas.

- No trate el programa para mejorar la calidad como si fuera un fin.

- Reconozca que la capacitación es esencial.

- Proporcione a los empleados las habilidades que necesitan para analizar y resolver problemas.

- Recuerde que es importante que la compañía alcance sus metas de calidad.

- No se concentre en forma exclusiva en “aumentar la productividad”.

- Reconozca el esfuerzo y aliente a los empleados.

- Recompense los esfuerzos de las personas y los equipos con algo concreto.

- Recuerde que la dirección general debe dar los primeros pasos.

CÓMO CREAR ORGANIZACIONES CON

BASE EN EQUIPOS

Hoy, las compañías también se están convirtiendo, cada vez más, en organizaciones con base en equipos; personal desempeña una función importantísima en la creación de estas organizaciones con base en equipos y en asegurar que éstos funcionen en forma adecuada.

La esencia de los equipos autodirigidos y el otorgamiento de poderes a los empleados.

Para formar equipos productivos se requiere de una cuidadosa selección, todas ellas actividades relacionadas con personal. Algunas de las directrices de personal para formar equipos eficientes serían:

1. Establecer normas de desempeño exigentes y congruentes.

2. Seleccione a los miembros en razón de sus habilidades y el potencial de sus actividades.

3. Enseñe a los líderes a “asesorar” y no a “mandar”.

4. Rete al grupo con regularidad presentándole datos e información frescos.

5. Explote el peso de la retroalimentación positiva, los reconocimientos y las recompensas.

6. Elija a personas a las que les guste trabajar en equipo.

7. Capacite, capacite, capacite.

Un ejemplo.

LA ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL Y LA

REINGENIERÍA DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO

Michael Hammer y James Champy, los padres de la reingeniería, la definen como “volver a concebir los fundamentos y cambiar de manera radical el diseño de los procesos del negocio, para alcanzar mejoras drásticas en medidas contemporáneas críticas del desempeño como los costos, la calidad, el servicio y la velocidad”.

Uno de los supuestos básicos de la reingeniería de los procesos de negocios (RPN) es que la forma tradicional de organizar los departamentos y los procesos en torno a tareas muy especializadas, en forma inherentes, lleva a duplicaciones y derroches e insensibilidades con los clientes de la empresa. Así pues, al aplicar la reingeniería a una compañía y a sus departamentos y procesos, los reingenieros se deben preguntar a sí mismos:“¿Por qué lo hacemos? y ¿Por qué lo hacemos como lo hacemos?”

CÓMO INSTITUIR

ARRLEGLOS PARA UN TRABAJO FLEXIBLE

La renovación de una organización no siempre requiere de una transformación masiva. En muchas compañías, un cambio tan sencillo (relativamente) como instaurar horarios flexibles, en ocasiones, puede significar un buen comienzo. Dado que personal suele ser la encargada de diseñar e instituir estos planes, en esta última sección nos concentraremos en distintas alternativas para los horarios flexibles.

Existen distintos tipos de arreglos para los horarios laborables flexibles. Por ejemplo, un horario flexible es un plan que permite a los empleados a establecer su jornada laboral alrededor de una base de horas centrales, como de las 11 A.M. a 2 P.M. Se llama horario flexible porque los trabajadores determinan, con flexibilidad, su hora de entrada y de salida.

Algunos programas de horarios flexibles han tenido mucho éxito. Como se pierde menos tiempo debido a los retardos, aumenta la producción de horas-hombre trabajadas a horas-hombre pagadas (una medida de productividad). El horario flexible también reduce el ausentismo y disminuye la cantidad de permisos médicos usados para arreglar asuntos personales.

Otros empleadores han optado por la semana laboral de cuatro días. En este caso, los empleadores trabajan cuatro días de 10 horas, en lugar de los acostumbrados cinco días de ocho horas.

El trabajo compartido es un concepto que permite que dos o más personas compartan un mismo empleo de tiempo completo. Por ejemplo, dos personas podrían compartir un empleo de 40 horas a la semana, y una trabajaría por la mañana y la otra por la tarde.

El trabajo en casa por vía remota es otra opción. En este caso, los empleados trabajan en casa, por lo general con presentaciones de video y usan líneas telefónicas para transmitir cartas, datos y trabajo terminado a la oficina matriz.