8 . secretaria de planeacion y obras publicas

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

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ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS

CODIGO

130 AG AC CT E M S

01 ACTAS

01-01 ACTAS DE COMITES

DE ESTRATIFICACION

- Citación

. Orden del día

- Anexos

2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en

los archivos de gestión y central, se

transfieren al archivo histórico para su

conservación permanente

01-04 ACTAS DE REUNION

- GRUPO PRIMARIO

- Citaciòn

- Orden del dìa

- Anexos

2 10 X

Transcurrido el tiempo de custodia en

los archivos de gestión y central se


conservación permanente.

Firma Responsable:

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

Jefe de Archivo

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

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CODIGO

130 AG AC CT E M S

07

07-01

07-04

COMUNICACIONES OFICIALES

ACCIONES DE TUTELA

- Solicitud

- Respuesta

DERECHOS DE PETICION

- Solicitud

- Respuesta

2

2

10

10

X

X

Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestion, y en el central,

seleccionar una muestra representativa del

5% y transferirla al Archivo Histórico para

su conservación permanente.

Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestion, y en el central,

seleccionar una muestra representativa del

5% y transferirla al Archivo Histórico para


Firma Responsable:




Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES


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CODIGO

130 AG AC CT E M S

08-02 CONCEPTOS TECNICOS

- DE OBRA


el archivo de gestión y central se

transfiere al archivo histórico para su


16- 03 INFORME DE GESTION ANUAL 2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en



conservación permanente; por dar

cuenta de la gestión dela Secretarìa.

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SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

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CODIGO

130 AG AC CT E M S

16-10 INFORMES

INFORMES ESTADISTICOS




conservación permanente: ya que estos

documentos consolidan por períodos

datos institucionales.

16 INFORMES TÉCNICOS

16-11 DE ASESORIAS

- A Grupos Comunitarios

sobre proyectos de obra y

proyectos productivos

- Solicitud

- Listado de Asistentes

- Evaluación


los archivos de gestión y central, se

toma una muestra representativa del

3% transfieren al archivo histórico para


16-11

16-11

INFORME TECNICO -

DE EVALUACION AL PLAN DE

DESARROLLO

- INFORME TECNICO

- DE ESTUDIOS DE OBRAS

2

2

10

10

X

X


el archivo de gestiòn y central se

transfiere al archivo Històrico.


el archivo de gestiòn y central se

transfiere al archivo Històrico.

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Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES


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CODIGO

130 AG AC CT E M S

19

19-01

LICENCIAS

- LICENCIAS DE CONSTRUCCION O

URBANISMO

(EDIFICAR,AMPLIAR,ADECUAR,CERRAR,DEMOL

ER)

(PARCELAR SUBDIVIDIR-EJECUTAR OBRAS DE

URBANIZACION, SUBDIVIDIR PREDIOS)

TIPOLOGÍA

- Solicitud -Certificado de existencia y

representación legal del solicitante si

fuere una persona Jurídica

- El poder autorizando a interpuesto

persona si fuere el caso.

- Certificado de libertad y tradición del

inmueble o inmuebles en los cuales se

pretende realizar la proyectada

actuación urbanística

- Plano de localización del predio o

predios objeto de la soliitud y

levantamiento topográfico

- Certificado del pago del impuesto

predial del inmueble o lo inmuebles

- La constancia de pago de la

plusvalía, si a la fecha de solicitud está

aplicada Pasa...

2 10 X





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SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES


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Página 69 de 124



CODIGO

130 AG AC CT E M S

19-01 LICENCIA DE CONSTRUCCION O

URBANISMO

VIENE…El proyecto urbanístico o,

arquitectónico debidamente firmado

por un arquitecto quien, quien se hará

responsable por toda la información

contenida en dicho proyecto el cual

deberá contener la memoria de los

cálculos estructurales, de los estudios

del suelo y planos arquitectónicos,

estructurales

- Copia de la Licencia anterior

- Paz y salvo municipal por todo

concepto.

- Presupuesto de obra

- Tiempo de ejecución

2 10 X





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SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


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Versión: 01-2013

Página 70 de 124



CODIGO

130 AG AC CT E M S

19-05

19-06

LICENCIA DE LOTEO

Tipología

- Levantamiento topográfico con

cuadro de coordenadas

correspondientes

- Fotocopia de la escritura pública

- Certificado de tradición y libertad

- Fotocopia del recibo del impuesto

predial

LICENCIA DEMOLICION

Tipología.

- Solicitud de Licencia para demolición

- Certificado de libertad y tradición del

inmueble o inmuebles en los cuales se

pretende realizar la proyectada

actuación urbanística.

- Oficio justificando y explicando el

motivo, carácter y cantidad a demoler

- Plano de localización del predio o

predios objeto de la

solicitud,identificando los vecinos y

colindantes.

-

2 10 X





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SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



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Página 71 de 124



CODIGO

130 AG AC CT E M S

19-07 LICENCIA DE USO DE SUELOSTipología.

- Solicitud de Licencia

- Cumplimiento de la exigencias de

salubridad, seguridad, policía y demás

normas que se fijen para el correcto

funcionamiento del uso solicitado.

RENOVACION DE LICENCIA DE

USO DE SUELOS

- Copia de la licencia anterior

- Paz y salvo municipal por todo

concepto

- Recibo de impuesto predial

2 10 X





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SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte

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CODIGO

130 AG AC CT E M S

22

22-03

22-07

22- 14

PLANES

PLAN DE ACCION ANUAL

PLAN DE CONTINGENCIA

MINERO

PLAN DE MEJORAMIENTO

- INDIVIDUAL

2

2

2

10

10

10

X

X

X Transcurrido el tiempo de custodia en


transfiere se eliminan, queda

constancia en el Plan de Desarrollo que

se conserva permanente.

A partir de su actualización

yTrancurrido el tiempo de custodia en

los archivos de gestión y central Se



Trancurrido el tiempo de custodia en




22-18 PLAN OPERATIVO ANUAL DE

INVERSION (POAI)2 10 X Trancurrido el tiempo de custodia en




INVERSION (POAI)CONVENCIONES Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




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Versión: 01-2013

Página 73 de 124



CODIGO

130 AG AC CT E M S

22-18 PLAN DE ORDENAMIENTO

TERRITORIAL

-" ESQUEMA DE ORDENAMIENTO

TERRITORIAL"

- Estudios Técnicos -. Informes

- Programas Cartografía

Estudio de riesgos y amenazas





24

24-11

PROGRAMASPROGRAMAS SOCIALES

- ATENCION SISBEN

- Ficha de clasificación

socioeconómica

. Control de afiliación

- Documento de identidad de todos

los miembros de la familia

- Solicitud de novedad

- Certificado de afiliación al Sisbén

- Estratificación Sisbén

-ficha técnica retiro por defunción -

retiro por traslado de municipio -

Inclusiones y actualización de

documentos- resultado de encuestas -

visitas domiciliarias

- reclamo para un nuevo Sisbén.

2 10 X A partir de su actualización y

cumplidos los tiempos tiempos de

custodia en los archivos de gestión y

central se toma una muestra aleatoria

del 5% y se transfiere al archivo

histórico para su conservación

permanente.

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SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte

Código: GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 74 de 124



CODIGO

130 AG AC CT E M S

26 RESOLUCIONES 2 10 X Una vez ejecutado el proyecto




conservación permanente.

Firma Responsable:


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DOCUMENTALES



CONVENCIONES


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