9. tesoreria municipal

Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

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ENTIDAD PRODUCTORA : ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

OFICINA PRODUCTORA : TESORERIA MUNICIPAL

CODIGO

140 AG AC CT E M S

01 ACTAS

01-01

01-04

ACTAS DE COMITES

- De sostenibilidad Financiera

- Citaciòn

- Orden del dìa

. Anexos

ACTAS DE REUNION

- Comitè Primario

- Citaciòn

. Orden del dìa

- Anexos

2

2

10

10

X

X

Transcurrido el tiempo de custodia en

los en los archivos de gestión y central

se transfieren al archivo histórico para

su conservación permanete.


los archivos de gestión y central se

transfieren al archivo histórico para su

conservación permanente.

Firma Responsable:

Fecha:Venecia (Ant) julio 2013

Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

Código:GDO-FR-01-

Versión: 01-2013

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CODIGO

140 AG AC CT E M S

06-02 COMPROBANTES DE EGRESO

COMPROBANTES DE EGRESO

- Facturas

- Pago a proveedores

- Nómina

- Contratos

- Parafiscales

- Prestaciones Sociales

- relación de pago por bancos

- Resumen de comprobantes

anulados

- Copia de relación de cheques

anulados

- Legalización orden de avance

- Autorización de consignación de

pagos

2 10 X Cumplido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y archivo central

seleccionar una muestra del 2% de los

de mayor cuantía destruya el restante y

transfiera la muestra al archivo histórico

De soportarse la información en medio

Técnico garantizarse su reproducción

exacta consérvece 10 años en el

archivo central, y transferir la muestra

al archivo Histórico

Firma Responsable:

Fecha:Venecia (Ant) julio 2013

Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES






CONVENCIONES


Código: DOC-FR-

Código:GDO-FR-01-

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CODIGO

140 AG AC CT E M S

06-03 COMPROBANTE DE INGRESO

Comprobantes de ingreso

- Por contribuciones

- Impuesto de Industria y

-Comercio- Por aprovechamiento

- Impuesto Predial

- Impuesto del Medio Ambiente

- Por estampillas

- Por acuerdos de pago

- Cuentas de cobro

- Recibos de caja

- Por transferencias del

Departamento y la Nación

2 10 X Cumplido el tiempo de custodia del

archivo de gestión y archivo central

seleccionar una muestra del 2% de los

de mayor cuantía destruya el restante y

transfiera la muestra al archivo histórico

De soportarse la información en medio

Técnico garantizarse su reproducción

exacta consérvece 10 años en el

archivo central, y transferir la muestra

al archivo Histórico

Firma Responsable_____________________________________________________

Venecia (Ant) julio 2013

Fecha:




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central

CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01-

Versión: 02-2013

Página 89 de 124



CODIGO

140 AG AC CT E M S

06-04 COMPROBANTE DE NOMINA

- Anexos pago de nómina

2 98 X Transcurrido el tiempo de custodia en

los archivos de gestión y central, se

selecciona por polo de interés la de los

Alcaldes y secretarios de despacho y

se transfieren al archivo

histórico.destruya el restante.

Firma Responsable_____________________________________________________

Fecha: Venecia (Ant) julio 2013

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES






CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01-

Versión: 02-2013

Página 90 de 124



CODIGO

140 AG AC CT E M S

07 COMUNICACIONES OFICIALES

07-01

07-02

07-04

ACCIONES DE TUTELA

- Solicitud

- Respuesta

CIRCULARES NORMATIVAS

CIRCULARES INFORMATIVAS

DERECHOS DE PETICION

- Solicitud

- Respuesta

2

2

2

2

10

10

10

X

X

X

Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestion, y en el central,

seleccionar una muestra representativa del

5% y transferirla al Archivo Histórico para

su conservación permanente.

Transcurrido el tiempo de custodia en los

archivos de gestión y central transferir al

archivo histórico para su conservación

permanente. Las informativas se elimina

Transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestion, y en el central,

seleccionar una muestra representativa del

5% y transferirla al Archivo Histórico para

su conservación permanente.

Firma Responsable:

Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES






CONVENCIONES



CT: Conservación Total S: Selección

Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

Página 91 de 124



CODIGO

140 AG AC CT E M S

12 DECLARACIONES

12-01

15

15-01

DECLARACIONES TRIBUTARIAS

- Retefuente

-

HISTORIASHISTORIA CATASTRAL

(Predios Urbanos -Rurales)

- - Ficha resumen de mutaciones

- Formato único de atención de

reclamos-

- Licencia de construcción

- Planos de la propiedad

- Número de cédula catastral

- Certificado de uso del suelo

2

5

10

25

X

X


el archivo de gestión y en el archivo

central se elimina. El sistema contable

puede reproducir la información

contenida en ella.

A partir de su actualización y

transcurridos el tiempo de custodia en

el archivo de gestión y central se toma

una muestra del 5% de los más

representativos para la administración y

esta se transfiere al archivo Histórico.

Estos documentos se conservan en

medio magnético

Firma Responsable:


Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES






CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01

Versión: 01--2013

Página 92 de 124



CODIGO

140 AG AC CT E M S

15-04 HISTORIAL DEL CONTRIBUYENTE

- De industria y Comercio

- Listado de contribuyentes (de

Industria y comercio)

- Control del Establecimiento

- comercial

- Certificado de Cámara de

-Comercio

- Certificado de uso del suelo

- Certificado de Sanidad

- Certificado de Sayco y Asimpro

2 10 X A partir del cierre del establecimiento y

transcurrido el tiempo de retención en


toma una muestra representativa del

3% y se transfieren al archivo histórico

para su conservación permanente.

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Jefe de Archivo

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DOCUMENTALES






CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01-

Versión: 01-2013

Página 93 de 124



CODIGO

140 AG AC CT E M S

16 INFORMES

16-02 INFORMES CONTABLES

CONCILIACION BANCARIA

Tipología

Informes,

Colillas de Cheques,

Consignaciones,

Extractos bancarios,

Certificado de saldo en cuenta,

Notas débito y crédito.

Boletín de Tesorería (Caja)

Tipología:

- Comprobantes ingresos

- Comprobantes egresos

- Diponibilidad presupuestal

2 10 X


el archivo de gestión y central tómese

una muestra del 3% de los más

representativos para a administración

estos se transfieren al archivo histórico.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo

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CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01-

Versión: 01--2013

Página 94 de 124



CODIGO

140 AG AC CT E M S

16 INFORMES

16-03

16-09

INFORME DE GESTION ANUAL

INFORMES DE ESTADOS

FINANCIEROS

- Balance General

- Estado de actividad económica

y Social

- De Ejecución Presupuestal

- Cambios en el patrimonio

2

2

10

10

X

X



central, transfiérase al archivo histórico

para su conservación permanente por

dar cuenta de la gestión de Secretaria.


los archivos de gestión y central, se

traslada al archivo histórico para su

conservación permanente .

Firma Responsable:


Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES






CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01--

Versión: 01-2013

Página 95 de 124



CODIGO

140 AG AC CT E M S

16-08 INFORMES DE CAJA MENOR

- Resolución de apertura

- Recibo de consignación

- Relación de comprobantes de

pago

- Recibos de pago

- Extractos bancarios

-conciliaciones

- Control de gastos de caja menor

- Rendición de cuentas

-- Informes de ejecución

presupuestal

2 3 X Transcurrido el tiempo de custodia en


eliminan, información queda soportada

en comprobantes de egreso que se

conserva por más tiempo.

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DOCUMENTALES






CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01-

Versión: 01-2013

Página 96 de 124

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA


CODIGO

140 AG AC CT E M S

17

17-03

17-03

17-04

INSTRUMENTOS DE CONTROL

LIBROS OFICIALES DE CONTABILIDAD

Mayor y Balance

LIBROS AUXILIARES

- Auxiliar Bancos

- Auxiliar caja diario

INSTRUMENTOS DE CONTROL

- Radicador (Libro)

- De escrituras que ingresan de la

- oficina de instrumentos públicos

- De usuarios

1

1

2

10

10

10

X

X

X

A partir del último asiento y transcurrido el

tiempo de retención en los archivos de

gestión y central, se transfiere al archivo

histórico para su conservación permanente;

A partir del último asiento yTranscurrido el

tiempo de retención en los archivos de

gestión y central se eliminan; de soportarse

la información en medio magnético y

garantizarse su reproducción exacta

consérvese 10 diez años en el archivo

central y luego se eliminan

Transcurrido el tiempo de custodia en los

archivos de gestión y central se transfieren

al archivo histórico para su conservación

permanente.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

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CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01-

Versión: 01-2013

Página 97 de 124



CODIGO

140 AG AC CT E M S

21 MANUALES20-04

22

22- 03

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ESTATUTO TRIBUTARIO DE MUNICIPIO

-Reglamento interno de recaudo de

cartera y procedimientos de

jurisdicción coactiva

PLANES

PLAN DE ACCION ANUAL

2

2

10

10

X

X

A partlir de su actualizaciòn y

cumplidos los tiempos de custodia en

los archivos de gestiòn y central se

elimina la copia; el original se conserva

permanente por estar soportado en una

Resoluciòn.



central, se elimina queda constancia en

el Plan de desarrollo que se conserva

permanente.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


Código: GDO-FR-01-

Versión: 01-2013



CODIGO

140 AG AC CT E M S

22-02

22-14

PLAN ANUALIZADO DE CAJA

PLAN DE MEJORAMIENTO

- Individual

2

2

10

10 X

X A partir de su actualización y

transcurrido el tiempo de custodia en el

archivo de gestión y en el archivo

central, se elimina .





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Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES






CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01-

Versión: 01-2013

Página 99 de 124



CODIGO

140 AG AC CT E M S

23 PROCESOS

23-01 PROCESO- DE JURISDICCIÓN

COACTIVA

- Notificación

- Resolución

- Certificados

- Facturas

- Actas de conciliación

- Pagos

2 10 X Una vez terminado el proceso

yTranscurrido el tiempo de custodia en


central, se toma una muestra

representativa del 3% y se transfieren

la muestra al archivo Histórico.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

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CONVENCIONES


Código:GDO-FR-01-

Versión: 01-2013

Página 100 de 124



CODIGO

140 AG AC CT E M S

25 PROYECTOS

25-02

26

PROYECTOS DE ACUERDO

PRESUPUESTO

RESOLUCIONES

2

2

10

10

X

X


los archivos de gestión y Central se




el archivo de gestión y archivo central

se transfiere al archivo histórico para su


Firma Responsable:


Jefe de Archivo

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DOCUMENTALES






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