MANUAL DE REPORTES

A travs del mdulo de reportes se extrae informacin importante

para detectar las inconsistencias, realizar bibliografas, mejorar el servicio, y tomar decisiones que afecten cualquier proceso de la

Biblioteca. Los reportes se generan a partir de la informacin ingresada a los siguientes mdulos:

Circulacin y prstamo: se pueden generar reportes de consultas,

prstamos, devoluciones, lista de morosos por tipo usuario, entre otros.

Bibliogrfico: se pueden generar reportes de bibliografas,

novedades, ingreso de informacin, existencia de la coleccin, entre otros.

Antes de generar cualquier reporte, es necesario tener claro los

nombres de los campos (etiquetas) y la informacin que contiene

cada uno de ellos para ejecutar un buen reporte.

Para ingresar al mdulo de reportes, acceda a travs de http://editio.upb.edu.co, e ingrese con la cuenta reportes y el

password SOLUTE.32 y clic en Entrar

Una vez se ingresa al sistema, tenemos las siguientes opciones:

Configuracin de reportes y Plantillas.

La Configuracin de reportes permite disear la estructura de un reporte y el tipo de datos que se van a visualizar. Dicha configuracin

se puede hacer sobre los mdulos de Adquisiciones, Bibliogrfico, Circulacin, Estadsticas o Usuarios; dentro de cada mdulo se

pueden crear diferentes plantillas segn el tipo de informacin que se quiera obtener.

Esta opcin slo se usa cuando en las plantillas existentes no hay

una diseada de acuerdo a lo que se est buscando.

Para guardar la configuracin del reporte, se selecciona la opcin Plantilla en el men ubicado en la parte superior de la pantalla.

Aqu estn todos

los campos que

se pueden

visualizar en un reporte.

Permiten agregar o eliminar

campos que se deseen que

queden incluidos o no en el

reporte que se est configurando.

Permite organizar

los campos en el

orden que se

quieren visualizar.

Si se selecciona

Listar: muestra todos los

campos seleccionados con su

respectiva informacin.

Contar: muestra cantidad de registros y numero de copias.

En el campo Nombre, se ingresa el nombre con el que se identificar

la plantilla.

Ttulo: Es el encabezado que aparece cuando se ejecuta el reporte.

Descripcin: Es una explicacin breve de la funcin del reporte.

Guardar: Guarda la plantilla sin salir de ella.

Guardar y Salir: Guarda la plantilla y regresa a la ventana inicial del

mdulo.

Guardar y Ejecutar Reporte: Guarda la plantilla y ejecuta el reporte configurado.

Borrar: Si la plantilla ya fue guardada, borrar la plantilla de la base

de datos y ya no aparecer en la lista de plantillas de la ventana de inicio la prxima vez que se ingrese al mdulo.

Cancelar: se cancela el proceso y regresa a la pantalla de seleccin

de campos.

Las Plantillas son reportes que se usan cotidianamente y son

guardados como configuracin predeterminada para usarlos posteriormente.

Al igual que la configuracin de reportes, las plantillas estn

organizadas por mdulos y dentro de cada mdulo por subtipos de acuerdo a la informacin requerida.

Una vez se seleccione la plantilla, se contina con la seleccin de los

campos.

Luego de seleccionar los campos, su orden y su accin, se pasa a la

opcin filtro.

Campos a filtrar: son los campos por los cuales se va a recuperar la

informacin. Se seleccionan dando clic.

Ver todos los valores: si se desconoce la forma en que se ingresaron los datos al sistema, se selecciona esta opcin para que

en forma de lista muestre los posibles datos a filtrar; es til en campos que estn definidos en el sistema como ubicacin, tipo de

material, categora 1.

No todos los campos tienen los valores definidos como el caso de Nota de tesis, por tanto no se puede filtrar.

Filtro: Despus de seleccionar el campo que se va a filtrar, se define el criterio que va a determinar la bsqueda.

= Igual a, se utiliza cuando el dato a filtrar quiere ser recuperado de forma exacta. Puede ser usado con valores numricos y alfanumricos. Ejemplo: Cdigo de barras = 65000000125426 o Biblioteca catalogadora = CENTRAL.

Diferente a, se utiliza cuando lo que se busca es diferente al valor del filtro. Puede ser usado con valores numricos y alfanumricos. Ejemplo: Ao de publicacin 1990. Buscar los

registros cuyo ao de publicacin no sea 1990 Impreso_no_cirula. Buscar los registros cuyo tipo de material no sea

impreso no circula.

> Mayor que, se utiliza cuando el dato que se busca es mayor al valor del filtro. Solo se utiliza para campos numricos. Ejemplo: ao de publicacin > 2000. Buscar los registros cuyo ao de publicacin

es superior al 2000.

< Menor que, se utiliza cuando el dato que se busca es menor al valor del filtro. Solo se utiliza para campos numricos. Ejemplo: ao de publicacin < 2000. Buscar los registros cuyo ao de publicacin

es inferior al 2000.

>= Mayor o igual que, se utiliza cuando el dato que se busca es mayor o igual al valor del filtro. Solo se utiliza para campos numricos. Ejemplo: ao de publicacin >= 2000. Buscar los

registros cuyo ao de publicacin es superior o igual al 2000.

-Palabras- en este caso no se utilizan smbolos, sino criterios para

filtrar la informacin. Se utilizan en campos alfanumricos

Al inicio: Busca el dato al inicio del campo seleccionado. Ejemplo: Clasificacin del Item 546 al inicio, entonces arrojar todo lo que en

el sistema en su nmero de clasificacin inicie con 546.

Al final: Busca el dato al final del campo seleccionado. Ejemplo: Ttulo Colombia al final, entonces arrojar todo lo que en el sistema

en su Ttulo finalice con Colombia.

Contiene: Busca el dato a filtrar en cualquier parte del campo.

Ejemplo: Materia DISEO contiene, arrojar todo lo que en el sistema en Materia contenga la palabra DISEO.

NULO: Este criterio se utiliza para detectar inconsistencias en la base

de datos. Ejemplo: Cdigo de Barras NULO, arrojar todo lo que no tenga acervo.

NO NULO: Busca todos los registros que en el campo seleccionado

tenga algn dato. Ejemplo: Materia Muiscas Contiene and Ubicacin NO NULA., arrojar todos los registros que tengan como materia

muiscas y que se les haya asignado alguna ubicacin.

Operadores bolanos AND OR: se utilizan cuando hay ms de un filtro

AND: se utiliza cuando se quiere que se cumplan todos los filtros o criterios de los campos a filtrar. Ejemplo:

Campo a filtrar: Materia Valor: Publicidad Criterio: contiene AND Campo a filtrar: Biblioteca del Item Valor: Central Filtro: =.

Arrojar todos los registros que en materia contenga Publicidad y pertenezcan a la Biblioteca Central.

OR: se utiliza cuando se quiere que se cumpla el filtro o criterio de un

campo u otro. Ejemplo: Campo a filtrar: Materia Valor: Derecho ambiental Criterio:

Contiene OR Campo a filtrar: Titulo Valor: Derecho ambiental Criterio: Contiene. Arrojar todos los registros que contengan

Derecho ambiental en materias o en el titulo.

En caso de no seleccionar ningn operador el sistema por defecto

asignar AND.

Ejecutar reporte: Antes de exportar los datos a un archivo de Excel, es importante verificar que el reporte si arroje algn resultado y que

la informacin corresponda a lo que se esta buscando, para eso se da

Operadores bolanos

Despus de definir el

campo y su filtro, se

agrega a campos

filtrados para ejecutar el

reporte bajo las especificaciones deseadas

Si por algn motivo se

necesita cambiar la

estrategia de bsqueda,

simplemente se selecciona

el campo a modificar, se

hace el nuevo filtro y clic

en modificar filtro para que asuma el cambio.

Permite eliminar un filtro

que no se requiera en el

reporte. Se selecciona el

campo a eliminar y clic en eliminar filtro

clic en ejecutar reporte. En caso de necesitar hacer algn cambio o

darle salida al reporte, clic en Modificar reporte.

Salida: Esta opcin se utiliza para enviar los reportes a tres salidas

diferentes:

Generar salida de impresin: imprime el archivo en un formato predeterminado.

Recortar a _#__ Caracteres: permite establecer la cantidad de

caracteres por campo.

Exportar Reporte: permite enviar el reporte a un archivo de texto plano. Para modificar, filtrar y organizar la informacin se pasa a

Excel.

Omitir encabezado: Si se elige esta opcin, el sistema no mostrar los nombres de los campos seleccionados. Esta opcin solo se activa

cuando se va a exportar el reporte.

Formato CVS: si se elige este formato se debe tener en cuenta que

los separadores de campos en la importacin de los datos a Excel es la coma, en caso contrario sera la tabulacin.

Enviar reporte al correo: no es aconsejable utilizar esta opcin

porque los datos no tienen un formato establecido, lo cual impide su organizacin.

Exportacin del reporte a Excel

1. Se selecciona la cantidad de caracteres permitidos en un campo, las opciones exportar reporte, formato CSV y por ultimo Ejecutar.

2. Se elije donde guardar el archivo. Por defecto el sistema le asigna

la extensin txt, por tratarse de un archivo plano.

3. Se abre una hoja en blanco en Excel, en el men datos se

despliega obtener datos externos y se selecciona importar datos.

4. En esta ventana se busca y se selecciona el archivo guardado y clic en Abrir y se despliega la ventana Asistente para importar texto.

5. En esta ventana se selecciona en Tipos de los datos originales la opcin Delimitados y clic en siguiente.

6. En esta pantalla se seleccionan los separadores, si se exporto el

reporte con la opcin formato CSV el separador es la coma, de lo contrario es la tabulacin y clic en siguiente.

7. Clic en finalizar.

8. Por ltimo se da clic en aceptar para pasar la informacin en la

hoja clculo.

Hay que tener en cuenta que en la informacin que arroja el reporte

estn incluidos los ttulos y todos los ejemplares que pueda tener el registro, en caso de necesitar solo la informacin de un ejemplar,

Excel tiene una frmula que permite borrar los ejemplares en forma masiva.

1. Ordenar la columna No. de ficha en forma ascendente. Se

selecciona la columna y en la barra de herramientas se da clic en el

icono Orden Ascendente.

2. Se insertan dos columnas para aplicar la formula =IGUAL(C2;C3)

y en la parte inferior derecha de la celda, doble clic para desplegar la formula a todos los datos.

3. Copiar la columna seleccionada y luego pegarla en la columna siguiente, tener en cuenta que al pegar se elije la opcin Pegado

especial y se activa la opcin Valores y aceptar.

4. Para eliminar las copias se hace el filtro de los valores

VERDADERO para luego eliminarlos.

5. Despus de eliminar las filas con los valores VERDADERO, se

despliega el filtro nuevamente y se selecciona (Todas).

Por ltimo se deshabilita el filtro y se le aplica formato al archivo (configuracin de celdas, aplicacin de bordes, tipo de fuente, etc.)