PROCEDIMIENTO INTERVENTORÍA

FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

SECRETARIO SECCIONAL DE

SALUD

1. DESIGNACIÓN DE LOS INTERVENTORES. Una vez perfeccionado el contrato se notifica por medio de comunicación interna (Memorando) la designación como interventor(es) al(los) funcionario(s) o contratista de la DSSA.

INTERVENTOR

2. ANÁLISIS DEL CONTRATO.Luego de recibir de la Dirección Jurídica la copia del contrato con todos sus anexos, el interventor hace el análisis respectivo de acuerdo a lo establecido en el Manual de Interventoría.3. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

ALCANCE Y CRITERIOS DE INTERVENTORÍA

Basado en el contrato y de acuerdo al Manual de Interventoría.4. ELABORACIÓN PLAN DE

INTERVENTORIA Y DEFINICIÓN DE RESPONSABLES

De acuerdo a las actividades requeridas para la interventoría, y a los términos pactados en el contrato se elabora el cronograma (responsables, actividades y tiempo) para uso continuo durante la vigencia del contrato.

INTERVENTOR E INTERVENIDOS

5. REUNIÓN DE APERTURA DE LA INTERVENTORÍA: Telefónicamente o por escrito se concerta fecha para la visita. La reunión de apertura es la presentación del(de) interventor(es), objetivos, alcance, criterios, metodología, itinerario.

INTERVENTOR

6. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Recepción de las cuentas de cobro y soportes para la interventoría. Se hace periódicamente considerando el Plan de interventoría y la forma de pago.

7. REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN: Se hace la revisión de escritorio, es decir, pertinencia de la cuenta, soportes, detección de alertas y objeciones. En ésta revisión el interventor puede utilizar Listas de Chequeo.

8. PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO. Se elaboran los formatos en los que se recogen las evidencias: Se elabora la lista de chequeo para el trabajo de campo, muestras, solicitud de otras evidencias.

FIN

11 a

Inicio

2

1

4

3

A

6

8

7

MEMO : NOTIFICACIÓN

LISTA DE CHEQUEO

PLAN DE INTERVENTORÍA

ACTA DE ININCIO DE INTERVENTORÍA (Reunión de apertura)5

PROCEDIMIENTO INTERVENTORÍA

FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

INTERVENTOR E INTERVENIDOS

9. RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE NUEVA INFORMACIÓN (EVIDENCIA). De acuerdo a la lista de verificación se pide información que complemente la enviada inicialmente. Entre las metodologías para realizar la interventoría puede estar la visita de campo.

INTERVENTOR

10. CONCLUSIONES DE LA INTERVENTORÍA: El interventor analiza la información solicitada, saca conclusiones y formula objeciones, es decir, lo que requiere explicación si es necesario.

INTERVENTOR E INTERVENIDOS

11. DESARROLLO REUNIÓN DE CIERRE: Terminado el trabajo de campo se presentan verbalmente las conclusiones al intervenido.

INTERVENTOR

12. REDACCIÓN Y ENVÍO DE INFORME DE OBJECIONESEl interventor prepara el informe escrito de objeciones, y lo envía al intervenido para que éste presente las explicaciones pertinentes en el tiempo definido en el plan de interventoría.

13. SE ACEPTAN LAS EXPLICACIONES A LAS OBJECIONES? Se revisan las respuestas a objeciones. El interventor determina si acepta o no las explicaciones.

14. ELABORACIÓN ACTA DE AVAL. El acta de aval certifica el monto que puede ser pagado.

15. ELABORACIÓN INFORME DE GLOSAS. Las objeciones aceptadas por el prestador o cuya respuesta no justifica el pago se convierten en glosas.

INTERVENTOR Y CONTRATISTA

16. ELABORACIÓN Y ENTREGA DEL ACTA DE INTERVENTORIA

Se elabora el Acta de Interventoría de acuerdo al Manual de Interventoría. Se entrega copia con sus anexos (Acta de aval e Informe de Glosas) si es pertinente al contratista. El contratista debe hacer llegar a la Dirección Financiera y Administrativa el Acta de Aval original con su respectiva cuenta de cobro. El interventor hará llegar a la Dirección Jurídica el original de la Acta de interventoría y copia del Acta de Aval e Informe de glosas.

INTERVENTOR

17. CONSIGNACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA BITACORA. La bitácora es el registro que da cuenta del estado financiero actualizado en que se encuentra un contrato. Se registra el valor facturado, el valor avalado, el valor glosado entre otros datos.

18. EL CONTRATO ESTÁ PRÓXIMO A TERMINAR?

Revisada la bitácora, el Interventor determina el estado de ejecución del contrato. Si está próximo a terminar en tiempo o en dinero se informa a las partes para que determinen la posibilidad de hacer adición o prórroga.

FIN

11 a

A

11

10

9

INFORME DE

OBJECIONES

14

16

B

13 15

17

SI

NO

ACTA DE AVAL

BITÁCORA

12

INFORME DE

GLOSAS

ACTA DE INTERVENTORI

A

NO

SI

18 OFICIO INFORMAND

O A LAS PARTES

PROCEDIMIENTO INTERVENTORÍA

FLUJOGRAMA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

INTERVENTOR17.REQUERIMIENTOS DE MÁS

INTERVENTORÍA? Si el contrato no ha terminado, y es necesario continuar la interventoría.

SECRETARIO SECCIONAL DE

SALUD

18.EL CONTRATO ES ADICIONADO?

INTERVENTOR 19.ELABORACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN. Se elabora acta y se envía original a la Dirección Jurídica y copia al contratista y a la Dirección Financiera y Administrativa.

20.ELABORACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. Se tiene un plazo de cuatro meses después de terminado el contrato y debe ser suscrito por las partes y el interventor. También se elabora el acta final de interventoría que debe acompañar el acta de liquidación.

INTERVENTOR, CONTRATISTA,

DIRECCIÓN JURÍDICA

21.REVISIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE LIQUIDACIÓN. El interventor hace firmar del contratista y luego envía a Dirección Jurídica, para que revise y consiga las firmas del contratante.

22.DISTRIBUCIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN.

El original reposa en la carpeta en custodia en la Dirección Jurídica. Se envía copia del Acta de Liquidación a la Dirección Financiera y Administrativa, al interventor, al Contratista.

FIN

11 a

24

FIN

OFICIO REMISORIO

SI

NO

22

23

20

B

6

ACTA DE LIQUIDACIÓN DE

CONTRATO. Y ACTA FINAL DE INTERVENTORÍA

19SI

NO

6

21 ACTA DE TERMINACIÓN