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    Estrategia para

    iniciar eldesplieguede la

    documentacinLicda Gabriela CifuentesUniversidad Galileo

    TSAQ

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    Estrategia para iniciar el despliede la documentacin

    El que una empresa cumpla con la norma IS !""#$%"'necesariamente' se(al de que todos los prodservicios que mane)a cumplen con los requerimientoclientes *

    Lo +nico que quiere decir es que ,a implementado unde calidad& lo ,a documentado& le da mantenimientogracias a .l& la capacidad de alcan/ar los requerimientclientes*

    0ara implementar la norma en cualquier tipo de orgaes requisito fundamental documentar el sistema de cali

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    rgani/acin estrat.gica del pro-de documentacin de la calidad

    La documentacin del sistema de calidad e1ige que la agerencia se involucre por completo

    Adem2s de la toma de conciencia sobre las bondades dmodelo por parte de la alta gerencia& la documentacin- e3ca/ obedece tambi.n a una estrategia de organi/ac

    4La gerencia de un pro-ecto de documentacin de lconsiste en alcan/ar ob)etivos espec53cos& en undeterminado& utili/ando una serie de recursos limtrav.s de la plani3cacin& organi/acin& direccin - con

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    7ormado por A*G* - gerentesde calidad encargados deldise(o de los ob)etivos decalidad 8elaboracin delmanual de calidad -determinacin de la pol5ticacorrespondiente9 - velar por su

    instrumentacin*

    : tambi.n de seleccionar unencargado 8 gerente altorango9

    Gestiona elpro-ecto de;ocumentacin Su

    .1ito depender2 delograr losest2ndares dedesempe(odeseados en elestrato operativo

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    =etodolog5a para el desplieguela documentacin#* ;ise(o el manual de calidad* 8 Estrat.gica9

    %* El despliegue de procedimientos 8t2ctica - operativa

    >* ?edaccin de instrucciones de traba)o 8t2ctica - ope

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    =etodolog5a para el despliegueprocedimientosIdenti3car con claridad las distintas tareas que deben desarropara cumplir todos los enunciados del manual de calidad*

    El punto fundamental que debe tenerse en cuenta& es que loprocedimientos se originan con base en cada enunciado del

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    ;ocumentos de calidad

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    DA ;E C

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    =etodolog5a de trece pasos para documentar procedim

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    Explicacin de los 13 pasos para documprocedimientos

    paso 1Identifcar el procedimiento a docume

    Un procedimiento es 4una manera espec53ca de deseuna actividad o un proceso*

    La documentacin de procedimientos debe convertirse)ercicio de profunda ree1in respecto de cu2n apro

    son las actividades del sistema* pregunt2ndonosH Questamos ,aciendo : si HLo podr5amos me)orar

    Antes que nada& es preciso identi3car los procedimienmediante una tabla para el despliegue de procedimie

    Es recomendable vaciar el con)unto de procedimientodiagrama de Gantt para efectos de plani3cacin - con

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    El orden de los procesosEs conveniente tomar en cuenta las clausulas del modestas est2n organi/adas seg+n el siclo de vida del produ

    Todas las clausulas relacionadas con el ciclo se denominfocales - gen.ricas a las otras globales& por tener impatoda la empresa& por e)emplo la responsabilidad gerencontrol de documentos& auditorias de calidad& etc*

    La idea de este paso es& el de identi3car los procedimiesiguiendo un orden de pensamiento de lo global a lo esen este caso de lo global a lo focal& esto para que el prodocumentacin& sea consistente& ordenado - sin ma-oreobst2culos*

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    0aso % de3nir el procedimienEs necesario de3nir con precisin sualcance$ amplitud& cobertura& ciclode desarrollo& donde inicia - dondetermina*

    0ara identi3car el alcance& esnecesario remitirse a la tabla dedespliegue de procedimientos -revisar los enunciados& a 3n deidenti3car con claridad de dondeproviene cada procedimiento -

    ,asta donde llega su trascendencia*

    El procedimiento debe detallarqui.n& entre las personas queconforman el sistema& tiene laresponsabilidad del logro de losob)etivos de calidad*

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    0aso > Identi3car los actores qintervienen en el procedimient Con el propsito de facilitar la seleccin de actores& s

    recomienda utili/ar la t.cnica denominada u)ogramanivel*

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    0aso J* Convocar a los actoreuna reunin de documentacin 0ara facilitar la programacin del pro-ecto de docume

    se recomienda usar una ,o)a para plani3car la documde procedimientos

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    0aso K* Levantar el u)ogramamatricial normativo Una ve/ que se ,a identi3cado el procedimiento - de3nido su alcance 8su amplitud& cobe

    desarrollo& es decir& dnde empie/a - dnde termina9& es fundamental traba)ar en un diserepresente idealmente tal procedimiento* La ,erramienta m2s apropiada para ello es matricial& que es una 4representacin gr23ca de la secuencia de pasos que se usan paresultado*

    Los s5mbolos cl2sicos que se utili/an en el u)ograma son$

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    Levantar el u)ograma matricinormativo Esta etapa constitu-e& precisamente& la parte m2s importante

    proceso de documentacin* Como -a se coment& el dise(o del u)ograma es responsabilidad

    conformado por miembros de los niveles estrat.gico - t2ctico& cufuncionamiento depende de la presencia de un facilitador con e1pdin2mica de grupos - conocimientos de IS !""" - dise(o de u)o

    El papel del facilitador es fundamental& entre otras ra/ones& po

    conciliar& utili/ando t.cnicas cl2sicas de desarrollo organi/aconfrontaciones - conictos que pudieran generarse durante la de los miembros del equipo*

    0or otra parte& de esta fase de la metodolog5a depende la arquiprocedimiento *

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    Una de las principales vdel u)ograma matriciaen que permite identi3los actores que intervie

    procedimiento& as5 comcu2ndo interviene cad- qu. actividades reali/

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    0AS * Falidar el u)ograma El facilitador pasa en limpio el u)ograma& lo sociali/a

    personas que participaron en el dise(o - lo validen co3rma& Si alguno de los miembros del equipo plantearaduda o ,iciera una recomendacin adicional& el facilittratar2 de resolverla o convocar2 una nueva reunin 3n*

    La validacin busca dar transparencia al proceso

    0 M

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    0aso M*?edactar el pro-ecto en pla-sc

    Tras validar el u)ograma de

    procedimiento& el facilitadola responsabilidad de compformato

    40rocedimiento6 en ella se transcribir toda la informaci

    respecto de las tareas que elos actores descritos en elu)ograma& pero de una masencilla& amigable - que faclectura*

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    0LA:SC?I0T Es el m.todo m2s sencillo

    - preciso para redactarprocedimientos& -a que4***permite al lectorentender f2cilmente lasecuencia de lasactividades comprendidas

    en el procedimiento& -detallar con precisinqui.n es responsable dee)ecutar las tareas

    0AS N

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    0AS N*Falidar la narracin en pla-sc

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    0aso !*Identi3car si se requieren instrucciones de t El m.todo es sencillo6 el facilitador recomendar2 a los actores que lean e

    procedimiento de principio a 3n - se formulen esta pregunta respecto deactividad o decisin$ Hla ausencia de instrucciones de traba)o afectar5a lanegativamente

    Es bueno recordar que una instruccin de traba)o es informacin de natuoperativa& que da pautas sobre cmo efectuar una actividad en particula

    Las ,a- de varios tipos& por e)emplo& listas de revisin& u)ogramas& dibuproceso - tablas de decisin*

    Las tablas de decisin& una de las ,erramientas m2s utili/adas para estainstrucciones de traba)o& permiten 4visuali/ar de una manera mu- sencilcondiciones que pueden presentarse ante un problema en particular& - dacciones se deben tomar para resolverlo*

    0or +ltimo& vale la pena recalcar que las instrucciones de traba)o son doccontrolados*

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    E)emplo de tabla de decisin

    0 #" ? d t l i t i

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    0aso #"*?edactar las instrucciode traba)o Es requisito fundamental que el usuario del do

    participe en la elaboracin de la instruccin de traba)

    Se le debe entrevistar - observar en el traba)o& - enocasiones incluso vale la pena que el encargadredaccin realice la tarea por s5 mismo para coinformacin v2lida -& al mismo tiempo& fomentar en e

    la certidumbre de que es .l quien tiene el dominioinstruccin de traba)o*

    0aso ## Falidar las instruccion

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    0aso ##*Falidar las instruccionde traba)o La validacin de la versin 3nal de las instrucciones d

    traba)o no representa slo una forma de garanti/ar latransparencia del proceso& sino tambi.n de cerciorarsel usuario las entiende - utili/a

    0aso #% Identi3car los registro

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    0aso #% Identi3car los registrorequeridos Una ve/ concluido el desarrollo el procedimiento& deb

    ubicarse el o los documentos -Bo datos susceptibles dpresentarse a terceros para dar fe de que se cumpli requisitos de la norma*

    #> Identi3car los documentos

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    #>* Identi3car los documentoscalidad Cuando se dise(a el u)ograma es com+n que sur)an

    documentos que podr5an considerarse parte del siscalidad

    es fundamental que& una ve/ identi3cado el documveri3que con el 8los9 usuario8s9 si el contenido degenera la informacin necesaria para llevar a

    procedimiento* ;e no ser as5& ,abr2 que ,acer un redel caso particular de nuestro e)emplo& los documcalidad ser5an la lista maestra de documentos - eest2ndar para procedimientos documentados*

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    Analicemos los ap.ndices # - %

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