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A. Generalidades del Sistema Es importante recordar que cada vez que se accede el Sitio, es responsabilidad del

Usuario salir del mismo, porque cada paso que se realiza queda registrado en un historial de bitácora para control de seguridad, y si se deja el sitio con acceso y llega un intruso y provoca modificaciones es responsabilidad del usuario que esta conectado.

B. Descripción general del sitio

Para ingresar al sistema, se solicita su Usuario y clave la cual dará el acceso al sitio para la entrada al perfil del usuario, que contiene los permisos personales para cada

uno, según asigne el administrador. (Estas son las opciones que tiene disponible cada usuario en el sistema, por seguridad restringida de nivel de acceso, la cual

da la capacidad de manipular, consultar cierta información por parte de determinados usuarios en función de su responsabilidad o ubicación regional según las unidades pertenecientes).

Una vez verificado el usuario, se ingresa al menú principal del sistema, la

cual contiene nueve módulos cada uno dividido en submódulos.

Indicaciones del Menú principal:

A su izquierda encontrará los módulos que actualmente tiene asignados. Si dentro del menú no aparece alguna opción que considera debería de tener asignado, por favor

comuníquese con el administrador del sistema .Las opciones que se encuentran dentro del sitio son los siguientes:

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Todas las páginas presentes en el sitio contienen el siguiente encabezado.

En la parte inferior del sistema se puede visualizar al lado derecho el nombre y login del usuario que esta conectado actualmente, sobre el que se responsabiliza todas las acciones

que se vayan a realizar en el sitio.

Cerrar sesión se desconecta

del sitio y se sale del mismo

Presenta la ayuda en línea, explicación de

lasfuncionalidades del

sistema.

Indica la clave de acceso al sitio la cual el usuario puede cambiar si desea, la

próxima vez que ingrese al sistema tendrá que utilizar la última actualización de esta clave. La opción

se ubica en la parte derecha del sitio.

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3 2 1

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Ingreso al Sistema

Para ingresar al sistema se solicita un usuario y clave que es personal para cada usuario, la cual da el acceso al sitio. Entrando a su perfil con los permisos y privilegios asignados

por el administrador o encargado de carrera profesional

1. Módulo de Seguridad Este módulo se encarga del control y las autorizaciones que tiene cada perfil de usuario (mantenimientos de los usuarios), su nivel de acceso a los permisos; lleva registro de las

bitácoras de cada movimiento realizado por los usuarios.

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1.1 Usuarios Administrativos: La cual se agregan, eliminan y modifican los datos de los usuarios que pueden ingresar el sitio. Y se estable los permisos de acceso y privilegios de

las opciones de menú que cada uno puede ver, la cual se definen en el menú cada vez que entra al sitio para restringir opciones por seguridad.

En la parte de arriba de la pantalla existen dos opciones:

Lista de usuario (para buscar usuarios para modificar sus datos y accesos)

Nuevo: Para ingresar un nuevo usuario al sitio.

**Es importante indicar que el usuario que crea otro, tiene la protestad de darle los permisos que desea o requiere, por seguridad hay que tener cuidado y conocer bien que opción está dejando ver al usuario que está creando.

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(Para buscar un usuario y acceder a sus datos, se puede filtrar por los campos login , ,cédula, nombre o todos).

En la lista el login está de otro color, indica que tiene un link para que pueda ver los datos del usuario que escoge y sus accesos permitidos, como se muestra a continuación:

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1.1 Control de Bitácora:

Esta opción puede consultar todos los movimientos que se han realizado en el sistema (insertar, eliminar, modificar) de los módulos por el sistema. Puede realizar diferentes filtros , por usuario , por módulo , submódulo , por un campo especificado para cada

submódulo del sitio , fecha de movimiento en que se realizaron las transacciones y las combinaciones de todas estas opciones que facilita la búsqueda a algún suceso en

específico , la cual puede filtrar por los movimientos ejecutados (insertar ,eliminar , modificar) y ver quién es el responsable de dichos procesos (clic en el campo del login se detalla los datos correspondientes al usuario encargado ). Como se muestra en la pantalla

anterior.

2 Módulo General:

Indica los parámetros estándares del sitio, la cual se pueden modificar, afecta los cálculos de puntos. Este modulo establece los mantenimientos generales y actualizaciones del sistema, como lo son modificaciones de oficinas de Recursos Humanos, unidades

ejecutoras, modificación de puntos por factor, parámetros generales, etc. Contiene once opciones:

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2.1 Oficinas de RH:

Permite dar mantenimiento a las Oficinas de RH (Insertar, Eliminar, modificar, borrar).

2.2 Unidades:

Permite dar mantenimiento a las Unidades (Inserta, Eliminar, modificar, borrar).

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2.3 Oficinas RH-UP : Su funcionalidad es vincular las unidades con las Oficinas d RH. Una unidad solo puede pertenecer a una Oficina de RH.

Se procede a escoger la Oficina RH a la que desea hacer modificaciones con el vínculo de sus unidades, ya sea eliminar unidades pertenecientes, o incluir unidades. Se presenta

dos listas de consultas: la primera indica las unidades que contiene y la segunda las

unidades que todavía no han sido vinculadas.

Si se desea borrar una unidad se da clic en el icono , elimina el vínculo con la Oficina de RH y se presenta en la segunda lista, que corresponde a las unidades que todavía no

tienen enlaces con una las Unidades de RH. 2.4 Parámetros Generales

Determina el e-mail del administrador del sitio. A través de todo el sitio se presenta un mensaje “Cualquier duda comuníquese con el administrador del sitio”. Este mail se

parametriza por cualquier eventualidad de cambios en el sistema.

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1

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2.5 Puntos por factor

Los parámetros que se toman en cuenta para el cálculo de puntos, con sus restricciones y reglamentos se manejan mediante parámetros para garantizar la seguridad del código

fuente, de tal forma que ante los cambios en el entorno no requiera que se cambie el código fuente, sino que se establezca el nuevo parámetro. Estos valores deben ser accesados solo por un usuario administrador, ya que son de valor importante para el cálculo de puntos y el pago a planilla.

Se busca el concepto a realizar las modificaciones y según las nuevas reglas se establece

los parámetros. No se puede borrar el consecutivo que ya ha sido utilizado para calcular datos, porque se necesita tener de referencia y el consecutivo primero que es el

por defecto. La fecha de Vigencia indica, la fecha hasta que este nuevo concepto empieza a ser tomado en cuenta para el cálculo.

2.6 Puntos por Titulo

Determina el puntaje parametrizable para el cálculo de puntos de los títulos a estudiar tanto del Grado Académico o Adicional. La fecha de Vigencia indica, la fecha hasta que

este nuevo concepto empieza a ser tomado en cuenta para el cálculo.

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2.7 Reglas de Concepto

En esta sección se puede visualizar cada uno de los conceptos con sus respectivos puntos,

tope del concepto, tope de la actividad y la fecha de vigencia.

2.8 Valor del Punto En caso de ser administrador del sistema, se puede ingresar nuevos valores del punto de

carrera profesional, así como eliminar la información, en la opción.

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2.8 Mantenimiento de perfiles

En esta sección se pueden crear nuevos perfiles de acceso al sistema, así como agregar y

eliminar los módulos a los que puede tener acceso cada perfil.

2. Boleta Electrónica

En boleta electrónica se presentan dos opciones, como se muestra en la siguiente imagen en la sección 1:

1. Documentos de los Profesionales 2. Documentos de los Profesionales Contingencia

En las opciones anteriores, se presenta un formulario electrónico donde se incluye los factores a reconocer y quedan pendientes de aprobación.

Se podrá insertar, modificar y eliminar las líneas a incluirse en la boleta según concepto de factor. El sistema verifica que las reglas por cada concepto que se cumpla y requisitos

para que se registre dependiendo de cada factor y los datos sea confiables, como lo son cantidad mínima, máxima , o redondea si se pasa el tope de la actividad , no permite incluir más si se llega al tope del concepto. Esto para la validación de las entradas a la

base de datos.

En el caso de ingresar a Documentos de los Profesionales, si el funcionario es de

primer ingreso en el sistema, se debe acceder a la opción , es importante que la información sea incluida en una misma boleta.

En caso de que se desee incluir un atestado en otra fecha, ahí si se podrá incluir en una boleta por separado.

¿Por qué es importante agregar la primera información en una misma boleta?

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Porque la fecha de vigencia debe coincidir con la fecha de vigencia de la experiencia

profesional como se muestra en la sección 2 de la siguiente imagen.

Para los casos que son incluidos por contingencia, se incluye la información que fue recibida en cierta fecha pero que no fue registrada en el sistema ese mismo día, por

tanto, en esta sección la fecha de vigencia debe indicarse según la fecha recibida, tal como se muestra en la siguiente imagen:

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Una de las cosas que se debe tener en cuenta es que se debe incluir la experiencia profesional, además, cuando se incluye la experiencia profesional es necesario incluir

también algún grado académico. El orden de inclusión debe ser el siguiente:

1-Experiencia Profesional 2-Grado académico

3-Otros factores como cursos de participación, cursos de aprovechamiento, entre otros.

Cuando se incluye información y si aún no ha sido aprobado, la información puede ser modificada y eliminada del formulario. Una vez aprobado por el encargado de Recursos Humanos, este no podrá modificar ni

eliminar los registros.

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3. Aprobación de Atestados

3.1 Búsqueda de los profesionales

El Sistema Presenta:

Búsqueda que permite filtrar a los profesionales por diferentes campos y que se muestre los datos de la persona. Solo filtra los profesionales que pertenece a la Unidad a la que está asignado el usuario que esta accesando el sitio.

Una vez encontrado al funcionario se muestra la consulta de los documentos a estudiar y

los datos de la persona, donde la unidad acepta o rechaza el documento.

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Filtra el documento a estudiar y asigna el resultado. Según éste se genera el cálculo

automático de puntos por el sistema o se asigna la justificación del rechazo. El Sistema presenta las reglas con las que se determinó la cantidad de puntos obtenidos para el cálculo de puntos, y los responsables del veredicto del mismo.

Si en la consulta se chequea la opción Reporte, los datos se despliegan de forma que

salgan todos detallados con las opciones de aprobado o rechazado según el estudio dado por la unidad de la siguiente manera:

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Una vez chequeado los resultado sale una pantalla para que verifique los estados de los documentos y si esta de acuerdo con todo aceptar, sino modificar los resultados.

Presentados de la siguiente manera

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En esta misma página se presenta la opción de reversar un registro que ya ha sido

aprobado por los encargados de carrera profesiona, en el ícono que se muestra a continuación:

Cuando se seleccionado la reversión aparece una pantalla donde se debe justificar el motivo de la reversión del registro, éste queda guardado en un historial por lo

que es importante indicar la justificación.

Una vez se presione el botón guardar, todos los puntos que correspondan al factor

del documento reversado volverá a realizar un recálculo, dejando la puntuación tal y como estaba antes de que se ingresara dicho documento.

Cuando se realiza la reversión, se porcede a ingresar a la opción que presenta el

menú como “Reversiones”, se cambia el estado del documento de pendiente a listo: como se muestra a continuación.

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3.2 Conceptos

Consulta que despliega la información de los documentos que se le ha aceptado, rechazado, pendiente de revisar a un profesional o en forma global, por rango de fechas

revisados por la unidad ejecutora y concepto escogido indicando los responsables de recibir los datos y la junta encargada de aprobación de los mismos. (fechas de aceptación,

cuando, quienes, y para llevar control de los responsables de las modificaciones si se da el caso)

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El campo cédula contiene un vínculo a los datos del profesional.

El campo Concepto contiene un vínculo a los datos del documento.

El campo Fecha Admi contiene un vínculo a los datos del administrativo que se

encargó de recibir los documentos.

El icono accede a los datos del documento seleccionado.

3.3 Cálculos Consulta los remanentes, estado de los documentos (cuales y que porcentaje se ha

reconocido, cuanto le queda debiendo a cada documento si se da el caso y registro de estados de los documentos).

Se puede filtrar por conceptos , profesional especifico (con la cédula) , rango de fechas

de revisión por la Unidad Ejecutora encargada y que datos se desea ver:

1. Movimientos de los Documentos: Estado de los documentos (que se ha reconocido, que porcentaje se le esta pagando y que queda pendiente de cada

documento).

2. Remanente: Lleva los acumulativos de cada factor por cada profesional. (que

queda pendiente)

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3. Puntos Reconocidos: Contiene los movimientos que se van aceptando y que ya

cumplen con las reglas dependiendo de cada factor, son los puntos que ya

pueden pasar a planilla si cumplen con la fecha de vigencia a la fecha presente y el profesional esté activo.

El Sistema realiza el recalculo de puntos por factor que se tiene(según cada caso diferente) , el sistema se fija en los remanentes a ver si completa los puntos de

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acuerdo con las reglas de cada factor y si es interino verifica las fechas de

nombramiento para enviarlo a planilla. Pueda que un curso no se le paga completo, porque el otro porcentaje no cumple

con los puntos para pasar a planilla (se lleva en los remanente). Se puede ver el desglose de los puntos y las transacciones de fracciones por la que pasa un mismo curso.

4. Actualización del Profesional

4.1 Actualizar Datos

Este procedimiento se encarga de incluir, modificar o eliminar los datos de los profesionales en el Sistema de Carrera Profesional. Se incluye los datos personales:

Cédula Nombre No asegurado

Teléfono Dirección

E-mail Puesto Unidad

Tipo de nombramiento: o Interino(se muestra las fechas de vigencia que goza de dicho beneficio,

automáticamente cuando la fecha de vigencia se cumple, se desactiva del sistema)

o Propiedad

Estado (Activo , Inactivo)

Login y Clave para que el profesional pueda acceder el sitio y entrar a su perfil en el módulo profesional).

Se debe revisar también, si el puesto o la clave corresponden a carrera profesional, porque pueda que los datos estén bien, pero la plaza que ocupe no goce de estos

beneficios, o no cumple con los requisitos para ocupar ese puesto.

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Los iconos de arriba indican:

Lista de Profesionales: Se busca el profesional para actualizar sus datos

Nuevo: para crear un Nuevo profesional

Las opciones de la derecha sobre el documento accesan

Los datos del profesional

El historial del interino , la cual funciona para agregar mas nombramientos al profesional para el pago del incentivo.

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Mantenimiento del profesional

La opción da acceso directo a la pantalla para los mantenimientos de los documentos pertenecientes al profesional.

Una vez aceptado los documentos se presenta un resumen de los datos actualizados para que verifique que todo este bien

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En esta misma página se puede realizar la búsqueda de un funcionario, así

identificar dónde se encuentra ubicado, esto en caso de solicitar traslado del profesional, solamente se digita el número de identificación y el combo de Oficinas

RH-UP se deja en blanco, tal y como se muestra a continuación.

Por otro lado, si el funcionario no se encuentra incluido dentro del sistema de Carrera Profesional, puede realizar la búsqueda del mismo e incluirlo en la opción donde dice

Nuevo, se digita el número de identificación y el sistema realizará la búsqueda en el padrón de SICERE, si éste se encuentra registrado aparecerá.

4.2 Cambiar Cédula del Profesional

Primeramente se realiza la búsqueda del profesional al cual se le va a realizar el cambio de la cédula en el sistema, seguidamente, se digita la nueva cédula, tal como se visualiza en la siguiente imagen.

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4.3 Consulta de Interinos:

Sistema muestra una consulta donde se escoge al profesional, una vez encontrado se filtra el historial de interino del mismo:

Donde se consulta los movimientos del interino las fechas de vigencia de los

nombramientos y control del usuario que lo activa si se da el caso.( Histórico de los

movimientos de los Interinos) Puede ingresar un nuevo nombramiento al profesional indicando las fechas de

vigencia del nombramiento.

El Sistema cuenta con un módulo automático que desactiva a los profesionales

interinos que ya hayan cumplido con la fecha de vigencia de los nombramientos para la cancelación del incentivo.

Si un interino se desea desactivar se debe indicar en su nota de estado porque, y si lo vuelven a nombrar y desea que lo vuelvan activar, hacer la solicitud por correo o ir al

administrador para que este lo vuelva activar (Si ya es que esta dentro de Carrera Profesional).

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5. Traslado

El Sistema permite trasladar profesionales de una unidad a otra de forma automática a través del acceso a Internet, donde la información será filtrada de forma que solo los que tienen derecho a consultar o hacer modificaciones sobre esa unidad pueden hacerlo, así

que cuando se cambia un profesional de unidad a otra los usuarios responsables de manipular la información también cambian.

En el menú principal, izquierdo del sitio se accede la opción Traslado, donde se ingresa al menú que procede hacer el traslado del profesional, con dos opciones.

Trasladar Profesional

Histórico Traslado

5.1 Trasladar Profesional

Solo los usuarios que tienen acceso a esta opción pueden trasladar al profesional de una unidad a otra pero solo pueden trasladar los profesionales pertenecientes a las unidades

que le corresponde al usuario que está autorizado a modificar. Esto quiere decir que si un profesional pertenece a una Unidad a la que el usuario no tiene permisos, este no podrá

trasladar al profesional, solo a los usuarios que pertenecen a la unidad que tiene permisos el encargado de Carrera Profesional.

La consulta muestra el filtro para buscar el profesional por cédula, nombre, unidades pertenecientes al usuario y tipo de nombramiento.

Una vez encontrado el profesional, se da click en el dibujo de la derecha para acceder sus datos

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.

Se presenta los datos del profesional la Oficina RH y unidad a la que pertenece. Presenta las opciones para buscar la Unidad a la que quiere trasladarse.

Los combos de trasladar el profesional, filtra las unidades pertenecientes a la Oficina RH escogida, así que primero se debe escoger la Oficina RH y luego la Unidad.

Una vez escogida la unidad, el botón de aceptar procede actualizar los datos del

profesional, registrando un historial de traslado y responsable del caso.

5.2 Histórico Traslado

Esta opción, se procede a buscar el profesional al que quiere consultar el traslado.

Solo consulta el historial de traslado así que, si el usuario tiene acceso a este modulo podrá consultar el historial de cualquier profesional, no importando a la unidad que tiene asignada, ya que es solo consulta.

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6. Módulo de Planilla

6.1 Generar Reporte para Planilla

Esta acción realizará el cálculo total de puntos a pagar por Profesional y guardará

el histórico de los datos a mandar a planilla. (Según OficinaRH - Unidad escogidos.)

El Sistema genera:

Recalculo de puntos que tiene cada profesional y almacena la diferencia por fecha y

administrativo encargado. Salida del reporte en texto con rangos de longitud para enviarlo a planilla del

puntaje total con el profesional correspondiente.

Cada vez que se realiza un reporte a planilla. El Sistema genera el calculo automatico de experiencia profesional, que afecta el registro del profesional que a la fecha de vigencia ya

cumple un año mas de experiencia aumentado el puntaje. Este cálculo se realiza solo una vez por año sobre los registros que contiene la información del puntaje de Experiencia Profesional y se activa cada vez que realizo el reporte a planilla.

El Sistema verifica que los profesionales estén activos para aplicar el incentivo y se realiza la desactivación automática de los profesionales interinos que ya vencen con el

nombramiento asignado para la suspensión del incentivo.

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6.2 Consultas

En este módulo se visualizan los puntos enviados a planilla de cada profesional, en sus respectivos periodos.

7. Módulo de Reportes

7.1 Reporte total de registros a planilla

Su funcionalidad es ver el puntaje del incentivo enviado a planilla en un rango de fechas escogidas de los profesionales o de uno en especifico, filtrando con el campo cedula del

funcionario a la que se desea realizar el filtro. También se puede desplegar los envíos realizados por algún administrativo específico detallándolo en el campo Login Administrativo de la consulta.

Se puede visualizar uno o ambas salidas a continuación citadas: Puntos por profesional del filtro indicado

Cantidad de puntos por envió a planilla según el rango de las fechas indicadas.

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7.2 Documentos de los profesionales

El sistema presenta filtros para mostrar los Movimiento de los funcionarios con su

desglose de documentos aprobados:

Cantidad de puntos por empleado (que se le esta pagando, detalle )

Consulta de búsqueda filtrada por:

Cedula Oficinas RH-UP.

Por algún concepto especifico Remanentes por profesional

Muestra un reporte completo de lo que se le esta pagando y que queda pendiente por cada documento. Desglose de puntos y sus movimientos.

Se puede escoger las etiquetas que desea que contenga el reporte, chequea las que desea

visualizar en las salidas del reporte.

La consulta presenta el desglose del resultado según el filtro conteniendo enlaces de forma fácil y rápida de la información

En el reporte se puede visualizar: Descripción sobre el concepto (en detalle que se le reconoce del documentos y que

parte de él esta en remanentes , usuario encargado de recibir el documento, responsables de la aprobación del documento)

Datos completos del profesional dando clic sobre la cedula del mismo

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Filtro del reporte.

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7.3 Datos del profesional

Se presenta una consulta donde se puede filtrar de forma libre los datos del profesional

que se desea consultar ya sea por cedula,Oficina RH-– Unidad, Nombre, tipo de nombramiento. Su funcionalidad es que esta consulta no esta filtrada por solo los profesionales que pertenecen a la Unidad a la que esta asignado el usuario sobre la cual

tiene privilegios de modificar. Como es una consulta no se manipula los datos y así se evitan problemas cuando el usuario no aparece, entonces pueden ver en esta consulta

que pueda que pertenezca a otra unidad sobre la cual el usuario que esta activo no tiene acceso de manipular.

7.4 Tope de Conceptos

En este módulo se puede realizar la búsqueda de los conceptos que ya han llegado a su

tope, es meramente informativo.

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7.5 Total de puntos por profesional

En este módulo se obtiene el total de puntos por profesional se obtendrá el reporte de los

funcionarios pertenecientes a la Oficina de RH a la cual pertenece el encargado consultante.

7.6 Informe de casos revisados

En esta sección se puede visualizar por medio de reporte los casos que fueron aprobados,

rechazados, reversados por una unidad, se despliega según la fecha de búsqueda.

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7.7 Reporte de Inactivos

Se obtiene el reporte total de funcionarios que se encuentran inactivos, según la unidad que se seleccionó o reporte total, además, se genera el reporte en formato texto.

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8. Módulo de Estadísticas

8.1 Puntos por Concepto

En este módulo se puede obtener en forma de gráfico y porcentaje el resultado de los

puntos por concepto (grado académico, grado adicional, curso de aprovechamiento, curso de participación, entre otros).

Se puede realizar la búsqueda por Oficina RH-UP, estado activo o inactivo, nombramiento en propiedad e interino.

Al generar información sin seleccionar unidad, se visualiza un enlace “Ver Detalle”, donde se muestra en forma de lista todas las unidades con sus respectivos puntajes por

concepto.

Además, se puede seleccionar el tipo de gráfico que deseamos se despliegue (gráfico pastel o gráfico de barras).

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8.2 Profesionales

En el presente módulo se puede obtener el resultado en forma de gráfico y porcentaje la

cantidad de profesionales por Oficina de RH-UP, estado, tipo de nombramiento y puesto.

El resultado se puede obtener según lo escogido en los combos de búsqueda, como se observa en la siguiente imagen.

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8.3 Cuadro Comparativo de Oficinas de RH por concepto.

En este módulo se puede apreciar los puntos totales por concepto en cada uno de los factores según Oficina de RH, de tal forma que se puede comparar el puntaje con según

las distintas Oficinas de RH.

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8.4 Tope de Conceptos

Se refleja el porcentaje según el tope de concepto (aprovechamiento, participación,

capacitación impartida), así como la cantidad de profesionales que ya han llegado a su tope.

Se muestra a través de lista y gráfico, según la selección realizada.

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8.5 Gráfico por grupos

Se refleja la cantidad de profesionales según el puesto, para poder obtener el

resultado es necesario hacer la consulta seleccionando los combos de Oficina RH-UP y de grupos de puesto.

Tal como se muestra a continuación.

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