--a lªID Instituto de Acceso la Información Pública

• • lªID Instituto de Acceso

a la Información Pública - -Lineamientos de Gestión Documental y Archivos

Guía ráftca de ex licación

Instituto de Acceso a la Información Pública

Carlos Adolfo Ortega U maña

Comisionado Presidente

María Herminia Funes de Segovia

Comisionada Propietaria

Jaime Mauricio Campos Pérez

Comisionado Propietario

Mauricio Antonio Vásquez López

Comisionado Propietario

Max Fernando Mirón Alfaro

Comisionado Propietario en funciones

Coordinaci6n de la publicaci6n

Unidad de Gestión Documental y Archivas

Coordinaci6n de contenidos

Unidad de Gestión Documental y Archivos

Diseño gráfico

Unidad de Comunicaciones

Edición 1, noviembre 2016 1000 ejemplares.

Instituto de Acceso a la lnfonnacl6n Pllbllca

Prolongación Avenida Alberto Masferrer y calle al volcán No. 88, edificio Oca Chang, segundo nivel.San Salvador,

El Salvador.

lalp.gob.sv t:7 Olalp_elsavador

Con el apoyo de:

USAID DEL PUEBLO DE LOS ESTADOS

UNIDOS DE AMÉRICA

Este documento ha sido posible gracias al apoyo del pueblo de los

Estados Unidos de América a través de la Agencia de los Estados

Unidos poro el Desarrollo lnternocionol (USAID). Los contenidos

de este documento son responsabilidad del Instituto de Acceso a la

Información Pública (IAIP), y no reflejan necesariamente los de USAID

o los del Gobierno de los Estados Unidos.

Introducción 5 Lineamiento 1 para la creación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos 8

Lineamiento 2 para el perfil de los funcionarios de la Unidad de Gestión Documental y Archivos 16

Lineamiento 3 para la identiñcación y clasiñcación documental 22

Lineamiento 4 para la ordenación y descripción documental 26

Lineamiento 5 de pautas para la gestión documental electrónica 30

Lineamiento 6 para la valoración y selección documental 38

Lineamiento 7 para la conservación de documentos 46

Lineamiento 8 para el acceso a la información pública a través de la gestión documental y archivos 56

Lineamiento 9 para las buenas prácticas del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos 60

4

Lineamientos de Gestión Documental y Archivos

Para una mejor comprensión del documento, recomendamos revisar la lista de siglas utilizadas, que se presenta a continuación:

[

IAIP: Instituto de Acceso a la Información Pública

ISAAR (CPF): lnternational Standard Archiva! Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias)

ISAD (G): General lnternational Standard Archiva! Description (Norma Internacional General de Descripción Archivística)

ISDF: lnternational Standard for Describing Functions (Norma Internacional para la Descripción de Funciones)

ISDIAH: lnternational Standard for Describing lnstitutions with Archiva! Holdings (Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivos)

L1: Lineamiento 1, y así sucesivamente

LAIP: Ley de Acceso a la Información Pública

SIA: Sistema Institucional de Archivos

CISED: Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

SIGDA: Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos

TPCD: Tabla de Plazos de Conservación Documental

UGDA: Unidad de Gestión Documental y Archivos

5

Guía gráfica de explicación

La adecuada, oportuna y pertinente organización y manejo de la información pública puede incidir de forma estratégica en la toma de decisiones de la gestión pública, aumentando con ello, la probabilidad de certezas en los procesos a favor de la ciudadanía.

Para ello, es necesario implementar la gestión documental y archivística como agentes claves en el resguardo de evidencia que en algún momento la ciudadanía y los mismos funcionarios pueden requerir para determinados procesos donde se haga justicia a su actuar.

En este sentido, los servidores designados como Oficiales de Gestión Documental y Archivo en instituciones públicas, tienen en sus manos uno de los baluartes de las instituciones modernas: la información. Su responsabilidad es conducir la sistematización de la experiencia institucional y la memoria histórica que las instituciones deberían realizar en el marco de una administración pública transparente.

Por estas razones y reconociendo el altísimo valor de la ta rea asignada a los Oficia les de Gestión Documenta 1 y Archivos, el Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP) pone a disposición una herramienta gráfica que complementará el proceso de comprensión de los Lineamientos dictados por este Instituto hacia las autoridades de los entes obligados y a los funcionarios mencionados, con el objetivo de ayudar realizar de mejor manera y con probidad esta relevante misión asignada.

J

LINEAMIENTO 1

Para la creación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos

8


El Instituto de Acceso a la Información Pública

Considerando:

Que la información pública en poder de los Entes obligados se encuentra contenida en los documentos de archivo, tanto en papel como digital, así como otros soportes físicos y formatos que contienen la información que da testimonio de las funciones y actividades de los mismos. Asimismo, que mientras los documentos y archivos estén desorganizados y en malas condiciones, no se puede garantizar el acceso a la información pública y se ve afectada la agilidad y transparencia de los trámites, la toma de decisiones y el servicio a la población.

Que de conformidad con el Art.3 letras "e", "f' y "g" de la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP), son fines de la Ley modernizar la organización de la información pública, promover la eficiencia en las instituciones públicas y promover el uso de las tecnologías de la información y comunicación y la implementación del gobierno electrónico.

Que el artículo 42 de la LAIP, establece que los entes obligados deben asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos y que, para ello, crearán un sistema de archivo que permita localizar con prontitud y seguridad los datos que genere, procese o reciba.

Que en virtud de lo anterior y de acuerdo a las normas internacionales de archivos y gestión documental referidas en el Art. 40 de la LAIP, se hace necesaria la creación de un sistema institucional para normalizar la producción, resguardo, conservación y acceso a los documentos y archivos, tanto para fines administrativos como para la transparencia de la gestión pública, propiciar el acceso a la información pública y la investigación científica.

Que en vista de lo establecido en Título IV, Capítulo Único de la LAIP, la importancia de la gestión de la información generada por los entes obligados así como las características que deben reunir los archivos, este Instituto reforma los anteriores Lineamientos No. 1 y No. 3 que en adelante se denominarán: Creación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos.

Por tanto acuerda emitir el siguiente lineamiento:

[

9

¿Qué es?

Conjunto integrado y normalizado de principios, políticas y prácticas en la gestión de documentos y el sistema institucional de archivos

del ente obligado

Ente obligado de la LAIP

El Funcionario al que se refiere el Art. 43 de la LAI P a tráves de la

creación de la Unidad de Gestión Documental y Archivos (UGDA)

En los Municipios, estará adscrita a la Secretaría Municipal


' e En ningún caso debe

dependerdelas Unidades de Acceso a la Información Pública

y tampoco de Servicios Generales.

J

10


Políticas

A través de la UGDA Manuales

SIGDA

[

___ .. Aprobados

por la

Documentos digitales

Documentos analógicos

1 mplementación

Cumpliendo con esto, se

evitará incurrir en faltas muy

graves (consultar

artículos 76 letras "a" y "f"

de la LAIP

Escritos, sonoros, audiovisuales,

fotográficos y otros que registren actividad

institucional desde su generación

11

Lineamiento 1 Artículos 4, 5, 6, 7, 8

Archivos de gestión

Son los creados por las unidades

productoras o generadoras para

resguardar los documentos que

sustentan las actividades diarias

de la institución

Conformado por

Archivo periférico

Archivos especializados


' -Los archivos

especializados son responsabilidad de la

Unidad productora respectiva

12

SIGDA

Ente obligado

(

Ope1a mecí-

Asegurarla organlmcl6n documental y

consulta

Tales cmno

- CUaclrodeCkMlftmddn l>ocurnenml

- Tabla ca ~luiuci6.'I l>ocurnenml Tabla ele pla-ele canwwuc:J6¡1 docw!Mfttal

- 1...-itarfo, - Marualde co~pr811 "º

- Marualde exp&qO/ellmlnoclcln Entnlawe

13

Ente obligado Debe - -

Lasjefaturas de cada unidod administrativaserán responsables de que el personal a su cargo cumpla los lineamientos emitidos por el SIGDA.

-Normalizar proceso& de 1dentlflcac:16n diseño, uso, clasificaci6n. ordenación, deteripcl6n, conservación, dlgltallzadór dedocumemos.

-Nombrar y formar encargados de archlvoa, técnlcOI y auxillares da archivo según la d imensión del SIA.

-Crear y adecuar el órea de tlabqjo de 1 UGDA.

-crear y adecuar los dep6sitos de los dlrerantes archivos de la lnstltuclón.

- Crear condlclonea para la con1ulta directo de documentos.

1

14

Lineamientos de Gestión Documental y Archivos 1

Solicita a

UAIP

Archivo Central Solicita directamente a

[

LINEAMIENTO 2

Para los perfiles de los funcionarios de la Unidad de Gestión Documental y Archivos

16



Considerando:

Que de acuerdo a los estándares internacionales de la gestión documental y a lo establecido en el Art. 43 de la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP), es necesario el nombramiento de un funcionario competente en toda organización, empresa o institución pública, para el diseño, implementación y coordinación de normas y prácticas para la producción, manejo, organización, conservación y acceso al acervo documental con fines de facilitar la información para los intereses de la institución y de la población.

Que debido a que esta es un área relativamente nueva en la administración pública y que, a la fecha, nuestro país carece de una carrera profesional de archivística, los entes obligados deben contratar un servidor público con un perfil idóneo, acorde a las responsabilidades que implica la dirección del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA).

Que para procurar el buen cumplimiento del Artículo 3 letras "e", "f' y "g"; 42; 43; y, 44 de la LAIP este Instituto reforma el anterior lineamiento No. 2 que en adelante se denominará: Perfiles de los funcionarios de la Unidad de Gestión Documental y Archivos.


[

17

NOMBRAMIENTO DEL FUNCIONARIO

1 A cargo de

La máxima autoridad del ente

obligado

L Mediante un

Acuerdo o Resolución

PERFIL ACADÉMICO DEL FUNCIONARIO

L Profesional universitario

- Archivista - Historiador - Bibliotecario - Administrador de

empresas - Ingeniero - Informático . . . . .. -

-:i.::::1111.J.:..1 •• -

Archivo, administración de información, gestión de calidad y procesos

administrativos


RESPONSABILIDAD PRINCIPAL

L Dirigir el SIGDA por medio de la UGDA

' e Este cargo podrá ser

dirigido por la persona que ha desempeñado

estas funciones a partir de la LAIP

J

18


[

Funcionario nombrado

deberá

Oficial de Información

-Emitir lineamientos y manuales

6 meses luego del nombramiento

IAIPoAGN

Temporalmente (máximo 12 meses)

-Supervisar la organización de los archivos

-Manejo de personal a su cargo

-Coordinación de comités institucionales para la gestión documental

-Capacitación del personal de la institución

- Elaboración, ejecución y evaluación de proyectos

' -

19

Podró ser Auxiliar de archivo Bachiller

Profesional

universitario

Estudiante

universitario

avanzado

Bachiller

Que será


- Técnico en bibliotecología

En - Licenciatura en Historia

-Administración de empresas

Con

Capacitado

- Otras afines

Experiencia

comprobada

Por Oficial o Jefe de la

UGDA

J

20


IAIP

Entes Obligados

[

- a

Personal de la UGDA

Personal de la UGDA

.. -

Sobre

Acceso a la información

pública

Materia archivística

- Desarrollo humano y profesional - -Seguridad ocupacional - Prevención de riesgos - Otras para mejorar su desempeño

1

LINEAMIENTO 3

22



Considerando:

Que el primer proceso a realizar en la Gestión Documental es la identificación del sistema documental de la institución para determinar sus funciones y la información generada que, a partir de ello, que constituye el punto de partida para fundamentar los procesos de la gestión documental, seguida por la clasificación.

Que una adecuada identificación y clasificación documental permitirá el posterior diseño de un sistema de gestión documental electrónico según lo establecen las normas internacionales sobre la materia.

Que para cumplir con Artículos 3 letra "e", 41 letra "a", 42 letra "a", 43 y 44 letra "c", todos de la LAIP se hace necesario los presentes lineamientos específicos.


[

23

Coordinado

por la UGDA

Gufa gráftca de explicacl6n

- Representante de la unidad productora

- Personal de RRHH

-Pla niftcación i nstituciona 1

-Calidad o Desarrollo

-Unidad Financiera

-Área Jurídica

- Elaborar reseña histórica administrativa de la institución -Elaborar Índice de organismos - Elaborar Indice legislativo - Elaborar Repertorio de funciones de la institución - Recopilar los organigramas de la institución

J

24

Lineamiento 3 Artículo 3

LINEAMIENTO 4

Para ordenación y descripción documental

26



Considerando:

Considerando que la ordenación y la descripción documental son procedimientos técnicos necesarios para garantizar el control y el acceso a la información y que deben formar parte de los manuales que rigen los trámitest funciones y la información en general para que estas prácticas se mantengan en el tiempo.

Que para dar cumplimiento a los Arts. 41 letra "bttt 42 letras "att y "cttt 43 y 44 letra "c'tt todos de la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP); y Art. 48 inciso primero del Reglamento de la LAIPt se hace necesario emitir el presente lineamiento específico.


[

27

Unidad productora

Foliar expedientes

Instalar las series documentales

Enel

De acuerdo con el

Archivo Central


Proceso de

identificación y

lineamientos

- Cronológico

Dela

-Alfabético llllllt -Numérico -Alfanumérico -Mixto

Manual

Sello foliador

Acorde al Orden de transferencia

UGDA

J

28


UGDA

[

Actualizar anualmente

Plan de descripción documental

gradual

Gula de archivo

Que es el

Instrumento descriptor del

fondo documental de

la Institución

Siguiendo Norma

internacional ISDIAH

29

LINEAMIENTO 5

30



Considerando:

Que en El Salvador aún no existen leyes que regulen la administración electrónica en el sector público, pero prácticamente todas las entidades gubernamentales utilizan tecnología para la producción de documentos digitales sin que dispongan de medidas para el adecuado manejo que éstos requieren.

Que para cumplir con los Arts. 3, letras "e'', "f" y "g" y 42 letra "b" la LAIP, la modernización y uso de tecnologías en la gestión pública y concretamente en la producción y manejo de documentos y archivos, es un proceso gradual y con exigencias técnicas y legales en proceso de crearse que deben tomarse en cuenta en cualquier proyecto institucional al respecto.

Que derivado de lo anterior, la implementación de las tecnologías de información y comunicación no sustituyen todavía el valor probatorio del soporte en papel.


[

31

UGDA

Comunicación

Informática

Gestión documental y

archivos

Establecer

Generados en Equipos de

cómputo


Que contemplen

Medidas para

La creación,

circulación,

reproducción y

resguardo de la

información.

- Tamaño, color, fuente de letra -Ubicación de ñrmas y sellos -Márgenes -Otros elementos

J

32

Lineamientos de Gestión Documentol y Archivos

[

33

Unidad

productora

Debe Organizar

documentos

ofimáticos

Guia gráftca de explicación

Computadoras,

discos o

servidores

Cuadro de

Clasificación

Documental

Para Facilitar la

localización de

documentas

)

34

Uneamlentos de Gestl6n Documental y ArchlvoS

[

- Elaborar política sobre el uso de

correo electrónico.

- Definir imagen corporativa para correo y documentos oftmáticos.

Utilizar el correo para compartir documentos oñmáticos.

35

Gufa gráftca de explicación

- Se debe determinar los documentos

de gestión legalizados, que pueden

digitalizarse y ser enviados por correo

La digitalización no sustituye el valor

legal del documento ñsico.

- Normas internacionales

J

36


[

~ ~ •

Adoptando

Estándares y prácticas

Para asegurar

Fiabilidad, integridad y

conservación de la información

LINEAMIENTO 6

38



Considerando:

Que los procedimientos de valoración, selección, eliminación y transferencia de documentos buscan evitar la destrucción arbitraria de documentos y a la vez la acumulación innecesaria de éstos.

Que es indispensable garantizar la información necesaria para conocer las actuaciones de la administración pública y conservar aquella que pueda formar parte del patrimonio público, así como prevenir que los entes obligados incurran en las infracciones muy graves que establece el Arts. 35 y 76 letras "a" y "f' de la LAI P.


[

39

Establecido por

Compuesto por

por Nombrado

-Oficial de la UGDA

- Encargado de archivo central y periférico

- Delegado de área jurídica

- .Jefe de unidad productora

- Encargado de archivos especiales

- Auditor. Como observador externo

por


Adicionalmente, pueden integrarlo

- Colaborador administrativo

- Historiador o investigador social externo

J

40


[

Establecer

Elaborar y autorizar

Elaborar Indicando

Valor Primario

Valor Secundario

Disposición final

Administrativo, contable, fiscal, legal, jurídico, informativo y técnico

Científico, histórico y cultural atribuido a las funciones

Que

puede ser

41

Mantener muestras de las series documentales

Que

refle jen

Tipo documental

Muestreo

Hechos relevantes del desarrollo instituciona 1

< :


Alfabética

Cronológica

Tipográfica

Combinada

Aleatorio

Sistemático

Que aplique a soporte en papel

o digital

J

42


Área de 1 nformación o Tecnología

[

Área de Comunicaciones

Debe

Debe

Crear respaldos de documentos en soporte óptico

Como

Subida al

-CD y

-DVD

-BlueRay

En

Asegurar su preservación y

migración

El mismo medio u otros respaldos

digitales

43

Determinar en la Política de uso de correo electrónico, el tipo de mensajes que pueden resguardarse y definir los procesos que podrán quedar evidenciados en dicho medio


J

44


Unidad productora

UGDA

[

Realizará el Proceso de eliminación

De manera

-Colocar la documentación a transferir en carpetas y cajas normalizadas, documentando en un formulario normalizado de transferencia cada remisión al archivo central.

-Transferir documentos electrónicos con su debido registro, clasificación, adición de metadatos y correcto almacenamiento

- Elaborar el manual respectivo sobre las transferencias documentales.

-Capacitar a todo el personal de la institución sobre este proceso.

Siguiendo

- Respetar plazosestablecidos por la TPCD

- Documentar la eliminación con acta ñrmada porCISED

- CISED coordinaró con Archivo General de la Nación para proteger documentas históricos

éstos pasos - Informar únicamente al IAIP cuando se -----1 elimine información con datos personales

- UGDA coordinará la confldencialldad de la eliminación documental

-Tendrá validez ante el IAIP, cuando sea autorizado por CISED o según lo Ley del Archivo General de la Nación

LINEAMIENTO 7

46



Considerando:

Que los procedimientos de valoración, selección, eliminación y transferencia de documentos buscan evitar la destrucción arbitraria de documentos y a la vez la acumulación innecesaria de éstos.

Que es indispensable garantizar la información necesaria para conocer las actuaciones de la administración pública y conservar aquella que pueda formar parte del patrimonio público, así como prevenir que los entes obligados incurran en las infracciones muy graves que establece el Arts. 35 y 76 letras "a" y "f' de la LAI P.


[

47

Gufa gráftca de explicación

J

48


Requiere

[

- Investigar las necesidades y los recursos de la institución para concretar los requisitos de custodia y su inclusión en los planes estratégicos y de compras.

- Determinar las responsabilidades asignadas para el o los encargado/s de la custodia documental de la institución.

-Adecuar los depósitos documentales y

unidades de resguardo de acuerdo con las normas internacionales.

- Solicitar el mobiliario necesario

49

Para conservación de documentos

Los


Garantizata seguridare integridactie los documentosa través de procedimiento establecido!en una norma interna o en manualesleprocesos

Formaial personaljelasdiferentesmidade administrativasen buenas prácticas y conservaciór¡oreventivcdurantela fase de gestión

Formar a los encargados de arce~os procedimientos de conservación y restauración

Priorizar estos procedimientossobre el patrimonio documental institucional específtcamenteen tipos documental generadospor la sección de gobierno, expedientegje archivos especializado~ seriesdocumentaleievalorhistórico

J

50

Uneamlentos de Gestl6n Documental y ArchlvoS

[

Los depósitos documentales

51

El control medioambiental de los

depósitos

- Ventilar

adecuadamente los

depósitos

- Mantener estable la

temperatura y la humedad

relativa

- Realizar inspecciones

preventivas del edificio

- Emplear iluminación

fluorescente y filtrarla

- Filtrar la luz solar


- Evitar el ingreso de

elementos contaminantes

Controlar el biodeterioro:

evitar la presencia de

microorganismos, insectos,

roedores, hongos, etc.,

aplicando medidas de

control medioambiental,

manejo de depósitos y

conservación documental,

evitando fumigar

-Establecer un programa de

limpieza permanente en las

áreas de trabajo y depósitos

documentales.

J

52


Ente Obligado

[

Debe Minimizar los riesgos del SIGO

53

Que debe ser

Respetando


Planiñcación o selección

Conversión

Validación

Conñrmación

J

54


[

Por el momento, los formatos más recomendables para digitalización es el PDF o PDF/A (PDF para archivos) o en su defecto en formato TI FF con u na resolución mínima de 300 dpi.

LINEAMIENTO 8

Para el acceso a la información pública a través de la gestión documental y archivos

56



Considerando:

Que la legislación nacional e internacional sobre transparencia y acceso a la información pública reconoce la importancia de una adecuada gestión documental y de los archivos en las instituciones gubernamentales para garantizar el acceso a la información pública, además de incidir directamente en la eficiencia de la gestión administrativa en general.

Que los instrumentos de la gestión documental y archivos ayudan a localizar la información que se crea con motivo del desempeño de las funciones de los entes obligados, de manera que se facilite el acceso a la misma según lo establecen los Arts. 43 y 44 de la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP); al tiempo que se contribuye a transparentar las disposiciones que los funcionarios públicos toman respecto al uso, consulta y destino final de la información.


[

57

Ente obligado

Deberá

Publicar la

información 0Ac1osa

La cual deberá Estar disponible de

manera electrónica

para consulta

Tablas de Plazos de

Conservación

Documental

Guía de Archivo

y


Organizada por

medio del Cuadro de

Clasificación

Documental

' e r~~~~~~~~~~~--~'

La desaparición o destrucción de esta

información y sus instrumentos hará

incurrir al responsable en las infracciones

contenidas en las letras "a" y "f' del apartado de infracciones muy

graves del Art. 76 de la LAIP.

Medidas de protección

y difusión de la

Información Pública

J

58

Lineamientos de Geñl6n Documental y ArchlvoS

Jefatura de Unidad

productora

Deberá

Elaborar inventcrios de documentos y actos de entrega

Ente obligado

[

Debe

Cuando

Conservar la

información e

instrumentos de

gestión documental

De

Para

Administraciones

anteriores

Participando como

Entregando los

r

Unidad de auditoría

Gestión Documental y

Archivos

oncJal de GestJón

Documental y

Archivo

La desaparición o destrucción de esta ' -

información y sus instrumentos hará incurrir al responsable en las infracciones contenidas en las letras "a" y "r' del apartado de infracciones

muv Qraves del Art. 76 de la LAIP.

....

LINEAMIENTO 9

Para las buenas prácticas del sistema institucional de gestión documental y archivos

60



Considerando:

Que la gestión documental es un factor clave para la transparencia y la eficiencia de la administración pública.

Que la implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA) es un proceso gradual y continuo que requiere de una serie de mecanismos de implementación, evaluación y seguimiento por parte de los entes obligados a través de la Unidad de Gestión Documental y Archivos (UGDA) con la colaboración de otras áreas de la institución.

Que para identificar en qué grado se encuentra el SIGDA, es necesario que los entes obligados establezcan las metas en el corto y mediano plazo para garantizar la correcta y ordenada implementación de todas sus fases.


[

61

En

Ente obligado

Para

Los objetivos y metas del Plan

Estratégico Institucional y

planes de trabajo.

Gestión documental y

archivos


Para Garantizar

y

J

62


UGDA

e

[

Documentando y

normando

Informar al IAIP

Los

Sobre

Procesos de

gestión

documental

Tales como

-Diagnóstico

-Identificación

-Elaboración de manuales y políticas

-Capacitación a todo el personal en las buenas prócticas

-Elaboración de informes y evaluaciones, entre otras.

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