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Ministerio de Economía y Finanzas

Dirección Nacional de Contabilidad

CAPACITACIÓN DE COMPRAS

Departamento de Administración y

Capacitación a Usuarios

ABC de Compras Compras, versión 2019_02

MEF - Dirección Nacional de Contabilidad – Departamento De Capacitación Página 2

Índice

1- Transacciones más Comunes para usar en compras ..…………………………………. 3 2- Guía Para navegar en el árbol de opciones y encontrar las transacciones a

utilizar en compras ………………………………………………………………………………………

3

3- Orden de Compras ……………………………………………………………………………………… 6 Flujo de Proceso de la Orden de Compras al Crédito ZCRE ………………………… 7

4- Contratos……………………………………………………………………………………………………… 8 Flujo de Proceso de Contratos de Bienes y Servicios ZCTR …………………………… 9 Flujo de Proceso de Contratos Periódicos ZAHO …………………………………………. 10 Flujo de Proceso de Contratos Obras ZCOO …………………………………………………. 11

5- Como Crear Pedido ……………………………….……………………………………………………. 12 6- Como hacer una Apertura de Expediente ……………………..……………………………. 16 7- Contrato Marco / Pedidos Abiertos …………………………………………………………….. 19 8- Concatenación del documento Presupuestario y el Pedido / Orden de

Compras ………………………………………………………………………………………………………

23 9- Flujos de las transacciones de compras según tipo de documento y flujos

alternos para corrección, modificación y anulación de los pedidos……………….

29


1- Transacciones más Comunes para usar en compras: ME21N Crear orden de compras o pedidos.

ME22N Modificar OC pedido.

ME23N Visualizar OC pedido.

/IG4S/TR_001 Apertura de expediente.

/IG4S/TR_003 Consulta de Expediente.

/IG4S/TR_004 Bandeja de Tramitación.

ME31K Crear Pedidos Abiertos.

ME32K Modificar Pedidos Abiertos

ME33K Visualizar Pedidos Abiertos

MM03 Visualización de Materiales.

MM60 Lista de materiales activo en el centro

ME11 Creación de Registros Info

ME12 Modificar Registros

ME13 Visualizar Registros info

ME1L Reporte de Registros Info por proveedores

ME2M Reporte por material

ME2L Proveedor

ME2K General

ME2N Por Numero de Pedido

ZP1_MM_PP Reporte de Seguimiento Pedido‐Pago

2- Guía Para navegar en el árbol de opciones y encontrar las transacciones a

utilizar en compras:

Crear Pedidos y Anticipos, Visualizar y Modificar Pedidos:

Menú Sap

o Logística

o Gestión de Materiales

o Compras

o Pedidos

o Crear

Proveedor/ Centro de Suministro (ME21N)

o Visualizar (ME23N)

o Modificar (ME22N)

Evaluaciones

Supervisión Anticipo pedido (ME2DP)


Visualizar el maestro de Materiales:

Menú Sap

o Logística


o Maestro de Materiales

o Material

Visualizar

MM03 Visual estado Actual

Tratamiento de expediente:

Menú de Usuario

o Tratamiento de Expediente

/IG4S/TR_001 Apertura de expediente

/IG4S/TR_002 Modificación de Expediente

/IG4S/TR_003 Consulta de Expediente

o Tramitación de Expediente

/IG4S/TR_003 Bandeja de tramitación

Menú de Usuario

o Unidad Gestora de Compras (Operativo/Supervisor)

o Tratamiento de Expediente

/IG4S/TR_001 Apertura de expediente

/IG4S/TR_003 Consulta de Expediente

o Tramitación de Expediente

/IG4S/TR_003 Bandeja de tramitación

Reportes de Compras:

Menú Sap

o Logística


o Compras

o Pedidos

Visualizar Vista

ME2L Proveedor

ME2M Material

Por Imputación

ME2K General

ME2N Por Numero de Pedido


Para Crear, modificar, Visualizar y Reportes de Registro Info

Menú Sap

o Logística


o Compras

o Datos Maestro

ME11 Creación de Registros Info

ME12 Modificar Registros

ME13 Visualizar Registros info

ME1L Reporte de Registros Info por proveedores

ME2M Reporte de Registros Info por material


3- Orden de Compras (Tipos Pedidos)

En ISTMO tenemos los siguientes pedidos activos para

comprar:

ZCRE: Orden de Compras al Crédito.

ZCME: Pedido por Caja Menuda, Para este tipo de pedido es

exclusivo para comprar activos a través de los fondos de una caja

menuda y los mismos serán ingresados o se efectuara una recepción en

el almacén. Para que sea considerado como activo el monto debe de ser

mayor o igual a 500.

En compras solo se registrará el pedido a través de la transacción

ME21N Crear Pedido, No se efectúa otro procedimiento con este tipo

de pedido.


4-CONTRATOS

En ISTMO tenemos tres tipos de Contrato

ZCTR: Contratos de Bienes y Servicios

ZAHO: Contratos Periódico

ZCOO: Contrato de Obras

Utilizaremos el ZAHO (contratos periódicos)

cuando el contrato a registrar posea las siguientes

condiciones:

Que tenga periodicidad mensual

El Importe puede ser fijo mensual o puede

ser pagos según lo que se requiera.


5- Como Crear Pedido

Código de transacción ME21N

La pantalla cuenta con cuatro áreas principales para llenar la información requerida a través de los campos que se encuentran

en las diferentes pestañas por áreas. A continuación, mostramos los campos de las pestañas de las diferentes áreas que son

requisitos obligatorios para generar la Orden de Compras o pedido

A- En la primera área para el carrito de compras, encontraremos el campo de Clase de Pedido u Opciones de

Compras y Proveedor a llenar ambos campos son obligatorios, la fecha y el número de Orden de compra el sistema

lo genera por defecto.

B- Segunda área Cabecera del Pedidos encontraremos las siguientes pestañas:

a. Pestaña Datos de la Organización los campos obligatorios para llenar son los siguientes:

i. Organización de Compras: Corresponderá a la entidad al cual pertenece el usuario a registrar o

generar la información, Ejemplo P016 (016 para la entidad MEF).

ii. Grupo de Compras: Corresponderá a los grupos que existan en la entidad para efectuar las compras.

Si están centralizadas a través del departamento de compras será el mismo número de la entidad,

Ejemplo 016.

iii. La sociedad: Corresponde P000 Gobierno Central de Panamá, este dato viene por defecto.

Corresponderá a la Entidad, Ejemplo P016 (016 para la entidad MEF) Corresponderá a los grupos que existan en la entidad para efectuar las compras, Ejemplo 016.


b. Pestaña De Comunicación los campos obligatorios para llenar son los siguientes:

i. Referencia: Puede ser un valor alfanumérico (puede aceptar caracteres como símbolos como -, /.)

que se puede asociar con un dato significativo, para el área de compras este campo es obligatorio

Ejemplo: el usuario puede usar este número como el de requisición, número de memorándum o un

número de control interno administrativo.

ii. Muestra de referencia: Este campo no es obligatorio pero el departamento de compras lo pudiera

usar con un dato de control interno administrativo si es necesario.

c. Pestaña de Adquisición los campos obligatorios para llenar son los siguientes:

i. Tipo de Adquisición: Campo obligatorio y podrán seleccionar según la adquisición que está efectuando

para la orden de compras en proceso.

d. Pestaña Refrendo, En esta pestaña seleccionará si el Pedido de la orden de compras será refrendado por

Fiscalización de la CGR o la Aprobación Administrativa el campo es obligatorio para los pedidos de Orden de

Compras.

Campo Obligatorio valor Alfanumérico

Campo Opcional


e. Pestaña Gestión de Pago los campos obligatorios para llenar son los siguientes:

i. Tipo de Anticipo, Esta opción no se utiliza en los pedidos actuales en el sistema por el cual debe de

seleccionar No Aplica, si el pedido tiene anticipo (los o pedidos de contrato de obras pudieran llevar

anticipo) el mismo se efectuará con un renglón adicional al pedido.

ii. Retención, esta opción se utilizará para los pedidos que tengan retención del avance del contrato,

generalmente es utilizada para los Contratos de Obras que tengan retención del avance obras. De

llevar retención el contrato debe de seleccionar Aplicable (Nivel de Cabecera) y debe especificarse el

porcentaje a retener y este porcentaje se hará efectivo para cada presentación de cuenta del

proveedor presente para sus pagos.

C- Resumen de posición: Detalles de los renglones o posiciones que se tendrán la orden de compras. Campos

obligatorios para cada posición:

a. Material: El material o código de artículo comienza con el objeto del gasto asociado al artículo y este debe ser

consonó con la partida de gasto utilizada en el documento de bloqueo para efectuar este pedido.

b. Cantidad de pedido (Ctd.pedido): Cantidad en unidades a pedir.

c. Precio Neto (Prc.Neto): Precio del Bien o del Servicio.

d. Centro de Logistico (Ce): Unidad administrativa

D- Pestaña de posición: Muestra los diferentes renglones o posiciones que se generaron en el Resumen de la

Posición y que se tendrán que anidar con la posición presupuestaria a través del documento generado como Bloqueo

o el documento del momento presupuestario anterior al pedido para tramitar la Orden de Compras. Se debe tomar

en cuenta que cada renglón irá anidado con una posición presupuestaria y se generará la información por cada una

de las posiciones o renglones que se cuenten en la Orden de Compras.


En la pestaña de posición se muestran los renglones generados estos vendrán enumerados de 10 en 10 ejemplo 10,

20, 30 etc. A continuación, mostramos los campos obligatorios en las diferentes pestañas para esta área.

a. Pestaña de Entrega:

i. Plazo de entrega previsto: este campo es obligatorio

b. Pestaña de Factura:

i. Indicador de Impuesto: Este campo es obligatorio, si el renglón en mención no aplica el ITBMS se debe

seleccionar el ITBMS al 0%

c. Pestaña Datos del Cliente: Hace referencia al documento presupuestario que previamente se generó y cuenta

con las partidas presupuestarias para anidarla con cada renglón o posición de la Orden de compras.

i. Documento presupuestario de referencia: Este campo concatena el expediente donde se afecta el

momento presupuestario anterior a la orden de compras, ejemplo si es una orden de compras al

contado se hace referencia al Bloqueo.

ii. Posición del documento de referencia: En este campo indicaremos la posición en que se encuentra la

partida que corresponderá con el objeto del gasto y el saldo al renglón correspondiente. Debemos


tomar en cuenta que el artículo o material del renglón debe coincidir con el objeto del gasto de la

partida presupuestaria de lo contrario no podremos concatenar la posición presupuestaria para dicho

renglón.

Debemos tener en consideración que cada renglón de la orden de compras debe estar concatenado

con su posición o partida presupuestaria que se encontrará en el documento presupuestario y se

pueden tener varios renglones a una misma partida siempre y cuando el artículo o material tenga el

mismo objeto de gasto y el saldo para cubrir los renglones en mención. Lo que no podemos hacer es

pagar un solo renglón con varias partidas presupuestarias aunque las partidas tengan el mismo objeto

de gasto. Siempre se mantendrá una relación de 1 a 1, un renglón una partida.

Este procedimiento para la pestaña de la Posición debe efectuarse para todo los renglones que se tenga en

la orden de compras por el cual se tendrán que llenar los campos en mención para cada posición o renglón

de los artículos que cuente el pedido.

6- Apertura de Expediente (Transacción /IG4S/TR_001)

Esta transacción en compras se utilizará para crear el Comprometido de una Orden de Compras al crédito (C_CO_BL), Pre

compromiso Contratos de Bienes y Servicios (C_PR_BL), Pre compromiso de contrato de Alquiler (C_PR_BL). Comprometido

de ZCTR (C_CO_PR) y Pre-compromiso de ZCOO (C_PR_BL)

Para generar estas transacciones, primero el departamento de Presupuesto debe de generar el documento de Bloqueo y

pasara por sus aprobaciones pertinentes para que compras siga el trámite de la transacción en mención.

Campos obligatorios:

A. Apertura expediente

i. Tipo de Expediente: El tipo de expediente a utilizar por compras son los CONTAB Expediente de Documento

contable

ii. Órgano Gestor: Corresponderá al número de la Entidad Ejemplo 016 para el MEF


B. Presione el icono de Crear expediente y seleccione el modelo del documento según la necesidad del expediente a

tramitar:

i. Para Orden de Compras al Crédito el modelo de documento es C_CO_BL Comprometido Referente

Bloqueo

ii. Para el Pre compromiso Contratos de Bienes y Servicios C_PR_BL Pre Compromiso Referente Bloqueo

iii. Para Pre compromiso de contrato de Alquiler C_PR_BL Pre Compromiso Referente Bloqueo

iv. Pre compromiso de Contrato de Obras (C_PR_BL) Pre-compromiso de ZCOO

C. Seleccione El modelo requerido ejemplo C_CO_BL Comprometido Referente Bloqueo y clikc OK al cuadro de diálogo

Modelo de documento.

i. Seleccione el campo expediente de origen y coloque el número del Expediente ejemplo

CONTAB/2015/1600000001

ii. Seleccione en el campo Clase de documento C1 Comprometido logístico para el ejemplo de una

orden de compras al crédito


iii. En la parte izquierda de la pantalla der doble clic al icono de datos básico y posteriormente a la opción

de posiciones contables.

iv. Al desplegar la pantalla Introduzca el proveedor en el campo Acreedor

v. Proceda a grabar en el icono del diskette en el menú principal para culminar el proceso que está

efectuando.

Observación: si al momento de grabar el sistema le manda un mensaje de advertencia (Existen mensajes de advertencia (-->

entorno/mensaje de verificación) procedamos a dar enter para terminar el proceso y el sistema le reflejará el número de documento

contable asignado.


7. Contrato Marco / Pedido Abierto (ME31K)

A través de la transacción ME31K, se efectuaran los pedidos abierto esta opción debe de efectuarse el registro para todo los

tipos de contratos en el sistema ISTMO, antes de generar el pedido.

Campos Obligatorios para la primera pantalla:

Proveedor: (Proveedor tiene que ser igual al que se utilizara en el pedido o contrato) Clase de Documento: (WK Pedido abierto por valor) Fecha: (Fecha en curso) Organización de Compras: (Entidad ) Grupo de compras: (Entidad) El Centro Estos Campos son obligatorios, después de llenar los mismos proceda a dar enter para saltar a la siguiente pantalla.

En esta segunda pantalla traerá el proveedor seleccionado previamente y digitara las fecha de inicio de contrato (Campo:

In.per.validez) y la fecha de culminación del contrato (Campo: Fin per.validez) y debe de llenar el campo referencia, este

campo puede ser llenado con el número del contrato.

Para este tipo de contrato marco se puede registrar los contratos multianual donde la culminación del mismo no es en el año

en curso. Cuando el contrato es multianual solo se registra una sola vez y el mismo debe de tener la duración y el monto total

del contrato. Para los siguientes años solo se hace referencia del contrato a través del número del contrato en el nuevo

pedido para la vigencia del año en curso.


Una vez colocado las fechas de Inicio y culminación del contrato se deben de llenar los siguientes campos obligatorios:

Retención De Garantía Ret.Garan(%): Si el contrato tiene retención de avance de obra seleccionara aplicable y

colocara el % a retener del contrato. Este campo es obligatorio si el contrato no tiene Retención de Garantía deberá

seleccionar No Aplica.

Anticipo (%): Si el contrato tiene adelanto seleccionara Aplicable y colocara el porcentaje que se le dará al proveedor

como adelanto del contrato. Este campo es obligatorio si el contrato no tiene Anticipo deberá seleccionar No Aplica.

Solicitante: Debe de seleccionar la unidad administrativa a quien se le imputara el gasto esta unidad administrativa

debe ser la misma que utilice en el pedido. Este campo es obligatorio.

Tipo de retención: Debe de seleccionar la retención del ITBMS, el mismo puede ser del 50% o del 100% de no tener

retención del ITBMS seleccionara el 0%.

Código del Expediente: Digitara el Expediente contable con el cual se efectuó el Pre compromiso del contrato si es

para un contrato mensualizado o para un contrato de obras si es para un contrato de bienes y servicios se digitara el

expediente contable del compromiso del contrato y los mismos deben estar aprobados.

Refrendo Institucional: Esta casilla se usaría cuando el contrato no iría a control fiscal para su refrendo y el mismo se

refrendaría institucionalmente.


Posteriormente de digitar los campos obligatorio

proceda a darle click en el botón Texto de Cabecera para llenar la siguiente pantalla.

Campos Obligatorios:

Nombre del Proyecto

Tipo de Pedido

Generales del Contrato

Empresa que forma el consorcio Estos campos deben ser llenados con las generales de contrato. Posteriormente de llenar los campos obligatorio

regrese a la pantalla con el icono hacia atrás

Al regresar a la pantalla el sistema le mostrara los renglones del Resumen de Posiciones donde incluirá los renglones que

necesite para generar el contrato marcos:


Campos Obligatorios:

( I )Tipo de Imputación: Si es un contrato de servicio se colocara la letra K (Centro de Coste), si es Obras se utilizara

la letra Z (Obras en Proceso) y si es para el Anticipo utilizara Y (Anticipo)

Material: Seleccione el código del material por el cual se efectuara la adquisición posteriormente a través del

pedido.

Cantidad: Numero de cantidades que se requiere para el renglón a comprar.

Precio: Valor o monto del renglón (el mismo no tiene impuesto incluido y si el contrato es multianual se colocara el

monto total del contrato incluyendo todo los años de la duración del mismo).

Ce.: Centro Logístico (Unidad de Compra).

Recuerde que en Una vez llenados los campos obligatorios proceda a darle enter

Posteriormente de llenar las generales del renglón el sistema le mostrara la pantalla de la posición que lleno el renglón y seleccionaría el indicador de Impuesto:

I0 al 0%

I1 al 7%

I2 al 10%

I3 al 5%

Posteriormente de seleccionar el indicador de impuesto proceda a darle enter y el sistema le mostrara la siguiente pantalla donde colocara su centro gestor.

Una vez colocado el centro gestor proceda a darle enter y el sistema regresara al resumen de la posición para ingresar otro renglón de ser necesario


Repita el proceso para cada uno de los renglones que necesite insertar en el resumen de la posición.

Proceda a grabar través del icono del disquet. Si no tienes errores el sistema le dará el cuadro de dialogo para que le

incluya un título al expediente y le dará el número del pedido abierto.

8. Concatenación del documento Presupuestario con el Pedido / Orden de

Compras


9. Flujos de las transacciones de compras según tipo de documento y flujos alternos para

corrección, modificación y anulación de los pedidos.

Orden de Compras al Crédito (ZCRE)

Paso Departamento Acción Opción SAP Código de Transacción SAP 1 Presupuesto Bloqueo de la OC al Crédito Apertura de Expediente /IG4S/TR_001

2 Presupuesto Envió al Supervisor Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

3 Presupuesto Aprobación del Bloqueo Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

4 Compras Notificación Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

5 Compras Generar el Compromiso Apertura de Expediente /IG4S/TR_001

6 Compras Aprobación del Compromiso Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

7 Compras Crear OC o Pedidos Crear OC o Pedidos ME21N

8 Compras Aprobación / Envió a la CGR la OC o Pedidos

Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

9 Control Fiscal Refrendo Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

Flujo alterno para correcciones, modificaciones y anulaciones de Orden de Compras al Crédito (ZCRE)

Paso Departamento Acción Opción SAP Código de Transacción SAP 9 Control Fiscal Refrendo Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

Si el documento esta refrendado Para que Compras pueda Corregir el documento Control Fiscal debe de Levantar el Refrendo.

Paso de Corrección

Control Fiscal Levantar el Refrendo Levantamiento del Refrendo ZP1_PR_LEV_REFR_0001

Cuando Control Fiscal levanta el refrendo el documento o el pedido quedara pendiente en la bandeja de tramitación del supervisor de compras para que modifique el pedido o cualquiera en el departamento de compras a través de la opción de modificación del pedido puede modificar el pedido.

9 Control Fiscal Refrendo Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

Cuando el pedido está en la bandeja de tramitación para refrendar el fiscalizador puede anular el pedido si utiliza la opción de rechazar.

Si el fiscalizador utiliza la opción de Subsanar el pedido regresa a la bandeja de tramitación del supervisor de compra y este puede modificar el pedido o los usuarios operativos pueden entrar por la opción de modificar para hacer la corrección o cambios del pedido.

8 Compras Aprobación / Envió a la CGR la OC o Pedidos


Si la orden de compra no se aprobó o se envió a contraloría, pero el Fiscalizador No ha Refrendado el pedido se puede hacer modificaciones al pedido a través de la transacción ME22N

Paso de

Corrección Compras Modificar Modificar OC Pedido ME22N

Si se modificó el Pedido después de esta acción el documento debe ser enviado a CGR por el supervisor a través de la Bandeja de Tramitación.

Si se anuló el Pedido/OC el documento presupuestario queda liberado y se puede generar otro pedido con el mismo documento presupuestario si es el caso.

Si no se necesita hacer el pedido y se quiere reversar los saldos presupuestarios después que se anula el pedido, Compra tendrá que hacer el documento Complementario para rebajar los saldos del Documento del Compromiso del Pedido y posteriormente presupuesto reversaría el bloqueo con un documento Complementario.


Contrato de Obras y Contrato Mensualizado (ZCOO, ZAHO)

Paso Departamento Acción Opción SAP Código de Transacción SAP

1 Presupuesto Bloqueo de la Contrato Apertura de Expediente /IG4S/TR_001




5 Compras Generar el Pre Compromiso Apertura de Expediente /IG4S/TR_001

6 Compras Aprobación del Pre Compromiso


7 Compras Generar el Contrato Marco Crear Pedido Abierto ME31k

8 Compras Aprobación Contrato Marco Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

9 Control Fiscal / Administrador Institucional

Refrendo del Contrato Marco Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

10 Compras Crear el Pedidos Crear Pedidos ME21N

11 Compras Envió a probación del Pedido Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

12 Administrador Aprobación del Pedido Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

Contrato de Bienes y Servicio (ZCTR)

Paso Departamento Acción Opción SAP Código de Transacción SAP

1 Presupuesto Bloqueo de la Contrato Apertura de Expediente /IG4S/TR_001




5 Compras Generar el Pre Compromiso Apertura de Expediente /IG4S/TR_001

6 Compras Aprobación del Pre Compromiso


7 Compras Generar el Compromiso Apertura de Expediente /IG4S/TR_001

8 Compras Aprobación del Compromiso Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

9 Compras Generar el Contrato Marco Crear Pedido Abierto ME31k

10 Compras Aprobación Contrato Marco Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

11 Control Fiscal / Administrador Institucional

Refrendo del Contrato Marco Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

12 Compras Crear el Pedidos Crear Pedidos ME21N

13 Compras Envió a probación del Pedido Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

14 Administrador Aprobación del Pedido Bandeja de Tramitación /IG4S/TR_004

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