Abies-4: Gestion lectores y fondos. Estadistica

Consejería de Educación, Ciencia y Cultura ASESORÍA DEL ÁMBITO LINGÜÍSTICO

José Manuel Garrido – [email protected]

ABIES: GESTIÓN DE LECTORES Y DE FONDOS. ESTADÍSTICAS.

Archivo actualizado de diciembre de 2010 1

4.1. GESTIÓN DE LOS LECTORES

Los usuarios son el conjunto de personas a las que presta sus servicios la biblioteca. En Abies todo lo relativo a la gestión de los usuarios se realiza desde el módulo de Lectores.

Se puede elegir el criterio de ordenación haciendo clic sobre el título de una columna de la rejilla.

Sin embargo recordemos aquí que las altas, modificaciones y eliminaciones de tipos de lector se realizan desde el menú Herramientas/Política de préstamos.

Desde este módulo de lectores podemos realizar estas tares:

Buscar según tengamos marcado alguno de los campos que aparecen en

la pantalla.

Permite ordenar por

más de un campo.

Las Consulta nos permite seleccionar los lectores hasta

con cuatro criterios.

Desde aquí podemos imprimir listado de alumnos, imprimir carnés, incrementar validez, promocionar de curso y realizar informes.

En esta pestaña de Lecturas, podemos consultar los ejemplares devueltos por el lector que se encuentra

seleccionado.

Tenemos las opciones de Nuevo, Detalles, Eliminar y Actualizar para mantener actualizado el registro

de usuarios.





4.1.A. Altas, modificación, bajas y promoción

Únicamente el administrador y el bibliotecario pueden realizar esta tarea. El encargado puede consultar los datos de los lectores pero no puede efectuar modificaciones.

Cuando se hace doble clic sobre uno de los usuarios, se despliega una ventana con la ficha que contiene la información completa de dicho usuario.

El proceso para dar de alta nuevos lectores consiste pulsar sobre el botón de Nuevo e ir rellenando con los datos apropiados el formulario que se presenta.

Si se desea, se puede introducir una imagen del lector. Abies soporta los formatos gráficos más extendidos: jpg, gif, ico, bmp, emf y wmf. La imagen debe tener una calidad aceptable.

Introducir los datos de los lectores uno a uno es un esfuerzo que puede evitarse si se dispone en el centro de una aplicación informática para la gestión administrativa y académica de los alumnos: en nuestro caso DELPHOS. Como los datos ya están introducidos sólo hay que trasvasarlos a Abies. Para ello utilizaremos la aplicación DELPHABIES.

4.1.B. Listados

Con esta opción, que se activa desde Lectores/Imprimir listado se obtiene un listado de los lectores de la biblioteca en un formato preestablecido.

Antes de enviarse a la impresora, se muestra en pantalla una presentación preliminar para verificar cómo saldrá. Sólo aparecerán en el listado aquellos lectores presentes en pantalla.

Esto quiere decir que si se ha activado un filtro por medio de una consulta, sólo los que cumplan la condición o condiciones definidas se incluirán en el listado.

De la misma forma, si se ha activado un determinado orden (bien utilizando la lista Orden en la cabecera del módulo de Lectores, bien haciendo clic sobre el título de una columna de la rejilla), el listado seguirá el mismo orden. Tanto el filtro activo como el orden aparecen reflejados en la cabecera del listado.

Con estos botones se puede introducir la foto de cada lector o eliminarla.

Hay que introducir 8 dígitos o dejarlo en blanco. No es necesario introducir la letra pues se añade

automáticamente.





4.1.C. Carnés

La biblioteca debe imprimir el carné que identifica de manera sencilla, rápida y clara a todos los usuarios de nuestra biblioteca. Además este carné contendrá un código de barras, con el código de lector, que permitirá agilizar el proceso de préstamo utilizando un lector óptico.

Su tamaño es de 82 mm. x 55 mm. Se imprimirá en cartulina fina y se podrá plastificar o no.

Desde Lectores/Imprimir carnés se nos permite escoger los lectores de los que se imprimirán los carnés:

Lectores seleccionados. Si se ha realizado una consulta en el módulo de Lectores y existe un filtro activo, esta opción se encontrará habilitada con lo que los carnés impresos serán los lectores presentes en esa consulta.

Todos. Se imprimirán los carnés de todos los lectores dados de alta.

Intervalo. Indicaremos el primer y el último número de lector de los que queramos imprimir su carné.

Números sueltos. Indicando aquellos números de lector que queramos imprimir (sin incluir la letra de control).

Al darle a la opción de imprimir en la pantalla anterior nos aparecerá esta nueva pantalla para revisar lo que se imprimirá, si estamos de acuerdo debemos darle a la tecla con el dibujo de una impresora.





4.1.D. Incrementar validez de los carnés

Como ya vimos los años de validez del carné se establecen en el menú Herramientas/Opciones/Biblioteca. Una vez transcurrido ese periodo de validez el carné queda inservible para efectuar préstamos.

Desde la opción Módulo de lectores/Incrementar validez se puede aumentar el periodo de validez, evitando la emisión de nuevos carnés para los antiguos usuarios:

Para ello introduzca el valor del incremento en años en la casilla correspondiente y a continuación haga clic sobre el botón Incrementar periodo.

Después de aceptar, en la última pantalla, se da por concluido el proceso.

Es importante tener en cuenta que esta operación se realiza sobre el total de lectores.

4.1.E. Promocionar de curso

Para actualizar la base de datos de manera automática al inicio del nuevo curso, esta opción promociona a todos los alumnos y alumnas al curso que se especifique.

Es aconsejable que antes de realizar esta operación vayamos a Herramientas/Opciones/Edición y se desactive la casilla “Pedir confirmación antes de guardar”, porque si no lo hacemos tendremos que ir pulsando “Aceptar” cada vez que el programa modifique el curso de cada uno de los lectores.

Especifique al lado de cada uno de las unidades antiguas el nombre de las actuales a las cuáles promocionaron los grupos de alumnos. Cuando haya finalizado haga clic en el botón Promocionar para comenzar el proceso. Haga clic en Cerrar cuando haya acabado.

Esta operación ahorra modificaciones individuales y mucho tiempo, pero requiere intervenciones manuales en los casos particulares (alumnos que permanecen en un curso un año más).

No hace falta dar de alta los cursos nuevos en auxiliares antes de realizar la promoción.

Puede crear un curso de forma temporal para asignarle aquellos alumnos y alumnas que acaban sus estudios (Ex–alumnos). De esta forma podrá luego filtrar por ese curso por medio de una consulta y borrarlos cómodamente. Cuando acabe podrá borrar ese curso o dejarlo para posteriores usos.





4.1.F. Uso de Delphabies

Esta es una utilidad para pasar los datos de Delphos a Abies. Un profesor de Toledo, Ángel Ventura, ha realizado un programa para convertir los datos que os proporciona Delphos (profesores, alumnos) y pasarlos a la base de datos del Abies y poder gestionar los usuarios de nuestra biblioteca.

El programa está disponible en la web del CeP de Toledo, en la sección de descargas. Viene comprimido en formato rar (podéis usar el winrar o el 7-zip para descomprimirlo) y dentro se encuentra el programa y un pequeño manual de ayuda.

También lo tenéis disponible en el Aula Virtual del CEP de Albacete, en el siguiente enlace:

http://www.abcep.es/moodle/mod/resource/view.php?id=3693

Reproducimos aquí su propio manual de instalación.

Delphabies.exe es una aplicación creada para pasar los datos de alumnos y profesores desde Delphos a Abies y así crear o actualizar las tablas de lectores dentro de la biblioteca escolar.

DelphAbies no precisa instalación. Basta con copiar los ficheros en una carpeta y ejecutar el fichero DelphAbies.exe. El único requisito del sistema es que sea Windows y tenga instalado el framework. Si no lo tiene, ejecute el programa dotnetfx.exe que encontrará en el disco de instalación de Windows.

Para pasar los datos es necesario copiar en una carpeta tres ficheros, que deberá descargar desde Delphos con perfil de dirección o de administración: datAlumnos.csv, datMatrículas.csv y datProfesores.csv. Estos tres ficheros los conseguirá en Delphos en Documentos – Exportar Datos, exportando las tres primeras opciones: datos de los alumnos, matrículas de los alumnos y datos de los profesores.

Si, además, quiere pasar al fichero de la biblioteca las fotos de los alumnos y de los profesores, están deberán estar guardadas en sendas carpetas, denominadas respectivamente Alumnos y Profesores, junto a los tres ficheros indicados anteriormente.

DelphAbies admite los siguientes formatos de imagen: BMP, JPG, GIF, TIF y PNG, por lo que las fotos deberán tener uno de ellos. Para que el programa reconozca de quién es cada una de las fotos, los ficheros que las contienen deberán ser nombrados con uno de los siguientes nombres:

http://www.abcep.es/moodle/mod/resource/view.php?id=3693





En el caso de los alumnos:

Número de alumno, que es un número interno que Delphos da a cada alumno y que se corresponde con la primera columna de la tabla datAlumnos.csv.

NIE – número de identificación escolar, sexta columna de datAlumnos.csv.

En el caso de los profesores:

Código de profesor - número interno que Delphos da a cada profesor, primera columna de la tabla datProfesores.csv.

Abreviatura – sexta columna de datProfesores.csv.

D.N.I. del profesor – debe coincidir con el existente en Delphos, que encontramos en la quinta columna del fichero datProfesores.csv.

Al entrar en DelphAbies.exe nos encontramos la siguiente pantalla:

En esta pantalla tenemos:

Dos cuadros de texto. En ellos indicamos respectivamente la ubicación de los archivos abies.mdb (base de datos de la biblioteca) y datAlumnos.csv. Los botones Examinar, que acompañan a estos cuadros de texto nos ayudan a encontrar los ficheros.

Una casilla de verificación (Pasar Fotos), que marcaremos cuando queramos pasar también las fotos de alumnos y profesores y las hayamos guardado en sus carpetas. Al marcar esta casilla nos aparecerá en pantalla un cuadro donde deberemos indicar el nombre que tienen los ficheros que contienen las fotos.

Cuatro botones de comando:

Borrar Lectores: Borra todos los lotes de lectores que tenga la biblioteca. No borrará aquellos que tengan préstamos pendientes. El programa le avisará cuando haya terminado.

Pasar Datos: Realiza el paso de los datos desde los ficheros .csv a la base de datos de la biblioteca. Igualmente pasa las fotos si así se le ha indicado. El programa le avisará cuando haya terminado el proceso de envío de datos.

Información: Abre este fichero Información.pdf.





Salir: Sale de la aplicación

Por motivos de seguridad, el programa nos pedirá nuestra contraseña antes de borrar o pasar datos. La única contraseña válida es la del administrador de la biblioteca.

El resultado de la ejecución de Pasar Datos es la creación de un lote de lectores, que recibe el nombre de Lectores + fecha y hora de creación. Este lote contiene todos los datos actuales de alumnos y profesores, por lo que, si no desea mantener los datos de años anteriores, podrá borrar los lotes previos de la biblioteca, desde el programa Abies

Cuando se pasan los datos con este programa por primera vez es conveniente borrar previamente los préstamos en la biblioteca con el programa Abies y borrar todos los lectores, puesto que, de no hacerlo, podríamos tener lectores duplicados. Una vez hecho esto, pasaríamos los datos y anotaríamos los préstamos borrados, otra vez desde Abies.

Cuando pasamos los datos en un nuevo curso escolar ya no es preciso borrar los préstamos. Sólo borraríamos los lectores en el caso de no querer mantener datos de cursos anteriores.

Cuando queremos actualizar los datos en un mismo curso escolar, tras nuevas matriculaciones o incorporaciones de nuevos profesores, pasaremos los datos sin borrar lectores.





4.2. GESTIÓN DE LOS FONDOS

Una de las principales actividades de la biblioteca será la circulación de los fondos. Una vez definida la política de préstamos, en la que se establecen los tipos de usuarios y de ejemplares, así como la duración de los préstamos en función de los anteriores, queda habilitada esta opción.

4.2.A. Préstamo de ejemplares

El proceso de préstamo consta de varios pasos:

Introducir en la base de datos el código del ejemplar que se presta y el código del lector que se lo lleva en préstamo.

Comprobar que el préstamo se ajusta a la política establecida, o que no hay circunstancia que lo impida, como por ejemplo que el usuario no tenga su carné vigente o ya haya cubierto su cupo de materiales en préstamo.

Determinación de la fecha tope de devolución del documento. Esta fecha la calcula el sistema en función de la política de préstamo

El primer paso consiste en seleccionar la opción Prestar ejemplar dentro del menú Préstamos:

Se introduce el código del ejemplar que se presta y el código del lector al que se anotará el préstamo. Esta operación se puede realizar de tres maneras:

Emplear un lector de códigos de barras. Es la más sencilla y cómoda cuando se dispone de este dispositivo. El número de ejemplar y el código de usuario están en formato de barras en el propio ejemplar y en el carné de usuario respectivamente. Basta situar el cursor en el campo correspondiente y posteriormente leer el código.

Teclear los códigos. Se copiarán tal cual vienen en el ejemplar y en el carné.

Localizar el lector y el ejemplar respectivamente en las listas de lectores y el catálogo. Esto se hace pulsando el icono que hay a la derecha de los campos. Así, se accede a una nueva ventana en la que existe un campo en el que introducir un valor para buscar, y otro para indicar en qué campo hay que buscarlo.





Aquí podemos ver las pantallas para localizar un ejemplar y un lector respectivamente.

Una vez indicados el lector y el ejemplar, se muestran en pantalla los datos de ambos y se determina la fecha tope de devolución.





Al pulsar el botón Prestar es cuando formalmente se efectúa el préstamo. En este punto en caso de existir problemas se presentará el mensaje correspondiente. Por ejemplo:

Si el préstamo se adapta a la política establecida por la biblioteca, queda anotado y se presenta el correspondiente mensaje informativo.

4.2.B. Devolución de ejemplares

El proceso complementario al préstamo es la devolución. Se realiza desde menú Préstamos/Devolver ejemplar.

Para concluir un préstamo bastará con introducir el número de ejemplar que se va a devolver. Puede hacerse tecleándolo a mano, utilizando el lector de código de barras o seleccionándolo de la lista que aparece tras pulsar en el icono que se encuentra en el lateral del recuadro.

ABIES nos ofrece la información del lector y del ejemplar y bastará con pulsar Devolver para que el préstamo haya concluido. En este momento se toman los datos pertinentes para actualizar las estadísticas.





4.2.C. Prórroga del préstamo

En muchas ocasiones el periodo fijado para el préstamo no es suficiente para que el usuario realice toda la lecturas y consulta que necesita. Para ello existe la posibilidad de prorrogar el préstamo por un nuevo periodo de tiempo. Esta operación se realiza desde menú Préstamos/Prorrogar préstamo.

Basta conocer el número del ejemplar para que el sistema actualice la nueva fecha tope de devolución. Puede introducirlo tecleándolo a mano, utilizando el lector de código de barras o seleccionándolo de la lista que aparece tras pulsar en el botón que se encuentra en el lateral del recuadro.

La nueva fecha de devolución se calcula automáticamente en función de la política de préstamos definida para la biblioteca

4.2.D. Anulación de préstamos

A veces se presenta la necesidad de anular un préstamo. Esta operación se realiza desde menú Préstamos/Anular préstamo, y permite anular un préstamo que se haya introducido erróneamente y del que no se desea dejar constancia alguna. Las anulaciones no aparecen en las estadísticas.

Se introduce el número del ejemplar prestado y aparecerán los datos del lector y del ejemplar. Pulsando Anular se borrará el préstamo de la base de datos.





4.2.E. Consulta de préstamos

Se pueden realizar consultas para determinar qué documentos tiene en préstamo un lector, o qué usuario sacó en préstamo un determinado ejemplar. Las búsquedas y los filtros se aplican por medio de la barra de herramientas de filtros que aparece en la parte inferior de la pantalla:

Filtro por ejemplar

Localiza la anotación de préstamo de un determinado ejemplar. En la ventana de selección se muestran exclusivamente los ejemplares que están actualmente en préstamo. Pueden realizarse búsquedas secuenciales en función del orden seleccionado.

Filtro por curso

Localiza los préstamos de los usuarios adscritos a un determinado grupo o curso. En la ventana de selección se muestran exclusivamente los cursos de los lectores y lectoras que tienen ejemplares en préstamo.

Filtro por lector

Localiza los préstamos de un determinado lector. En la ventana de selección se muestran todos los lectores. Pueden realizarse búsquedas secuenciales en función del orden seleccionado. Si el lector seleccionado no tiene ejemplares en préstamo, el filtro no tendrá efecto.

Retrasos

Presenta todos los préstamos que exceden la fecha límite de devolución. Al aplicar este filtro se habilita la opción de imprimir una carta de reclamación al usuario, recordándole la obligación de devolver el documento.





Si un filtro está activo se muestra en la barra de información que se encuentra debajo de la rejilla de préstamos y su botón permanece hundido. Para desactivar un filtro de préstamos basta con volver a hacer clic sobre el botón hundido. A modo de ejemplo, veamos cómo se aplica un filtro por curso. Al pulsar el icono pertinente se muestra la ventana de selección de curso:

Al pulsar el botón Aceptar queda activado el filtro:

Para desactivar el filtro basta hacer un clic sobre el icono asociado al filtro.

Imprimir listado

Otra opción es imprimir el listado de préstamos desde el menú Préstamos/Imprimir listado, con ella se obtiene una presentación preliminar de un listado de todos los ejemplares en préstamo, indicando los datos más relevantes del documento y los datos del usuario que se lo llevó, que podrás imprimir si lo deseas.

Sólo aparecerán en el listado aquellos préstamos presentes en pantalla. Es decir que si hay activado un filtro, sólo los préstamos que cumplan la condición definida se incluirán en el listado.

De la misma forma, si hay activado un determinado orden haciendo clic sobre el título de una columna de la rejilla, el listado seguirá el mismo orden.

Tanto el filtro activo como el orden aparecen reflejados en la cabecera del listado.





4.2.F. Cartas de reclamación

Tras activar el filtro de retrasos se presentan todos los préstamos que exceden la fecha límite de devolución. Al aplicar este filtro se habilita la opción de imprimir una carta de reclamación al usuario, recordándole la obligación de devolver el documento.

Debe seleccionarse lo que desea imprimir. Se dispone de dos posibilidades:

Imprimir todos los retrasos. Imprime las cartas de reclamación para todos los préstamos que exceden de la fecha límite de devolución y que aparecen en pantalla en la rejilla de datos.

Imprimir el lector actual únicamente. Imprime la carta de reclamación del lector actualmente seleccionado en la rejilla de datos.

Ahora basta hacer clic en Imprimir para obtener una presentación preliminar en pantalla del informe que después se podrá imprimir en papel.





4.3. CONSULTA DE LECTURAS

Abies permite obtener información sobre los préstamos que un lector ha realizado. Esta opción sólo está disponible para el administrador y el bibliotecario. Se activa desde Lectores/lecturas.

La ventana que aparece muestra un listado histórico de los préstamos del lector seleccionado en la rejilla de datos. En buena lógica se puede suponer que ha leído o consultado (total o parcialmente) ese documento. No se incluyen los préstamos que aún no se han devuelto. Puede obtenerse este listado por impresora haciendo clic en el botón Imprimir.





4.4. ESTADÍSTICAS

Las estadísticas presentan de manera gráfica resultados en la actividad de la biblioteca durante un determinado periodo de tiempo. El análisis de estos resultados es muy útil para:

Evaluar la utilización actual de la biblioteca.

Comparar con otros periodos anteriores, con el fin de conocer la evolución de la actividad.

Confirmar si se han alcanzado los objetivos marcados al inicio del curso.

Disponer de la información necesaria para tomar decisiones y establecer los objetivos y metas de cara al futuro. Por ejemplo, adquirir nuevos documentos, de qué autores demandan más libros los usuarios, de qué tipo de libros hay más carencias, ampliar los horarios de apertura, organizar actividades de animación, etc.

Las estadísticas que se pueden obtener con Abies están fijadas de antemano y son las siguientes:

Relativas a la colección:

Fondos por tipo Ejemplares por tipo

Relativas a los lectores:

Lectores por tipo Lectores más asiduos

Relativas al uso de la colección:

Títulos más prestados Autores más prestados Editoriales más prestadas Préstamos por tipo de fondo

Relativas a los hábitos de los lectores:

Duración media préstamo Préstamos por curso Préstamos por edades Préstamos por sexo Préstamos por tipo de lector

Los resultados se presentan en forma de gráfico. El gráfico puede ser en forma circular o en forma de barras. En la parte inferior de la pantalla se ubican los botones de control con los que se pueden seleccionar las siguientes opciones:

Presentar el gráfico en forma circular

Presentar el gráfico en forma de barras

Copiar el gráfico en el portapapeles





Imprimir el gráfico

Guardar el gráfico en un archivo

Alternar la presentación del gráfico en dos o tres dimensiones

Con estas opciones se escoge el formato de presentación del gráfico y se guarda bien en un archivo bien en papel impreso. También se puede copiar al portapapeles para insertarlo en un documento, por ejemplo, la memoria de la biblioteca.

Otra posibilidad consiste en establecer las fechas inicial y final del periodo que se quiere analizar.. Cualquier cambio en el rango de fechas se refleja de forma inmediata en el gráfico. Estas fechas se especifican en la parte inferior de la pantalla:

Las estadísticas proporcionan básicamente informaciones cuantitativas, que son útiles para conocer algunos aspectos del funcionamiento la biblioteca. Pero la verdadera utilidad de dichas informaciones aparece cuando se transforman en información cualitativa. Un primer paso en este sentido es la comparación de los datos con los valores obtenidos en otros periodos de tiempo. Estos datos permitirían valorar, en su caso, los posibles efectos de las actividades de animación a la lectura, de las nuevas adquisiciones de fondos o de una ampliación o reestructuración de horarios.

En el momento de planificar algunas de las actuaciones futuras, será de utilidad contar con los datos que nos proporcionan las estadísticas. Por ejemplo, conocer aquéllos autores o títulos más prestados o conocer la proporción existente entre los diferentes tipos de documentos, puede ser útil a la hora de decidir sobre la adquisición de documentos. Conocer los préstamos realizados por cada tipo de fondo, puede llevarnos a organizar actividades para que los alumnos conozcan aquéllos fondos menos utilizados.

Las estadísticas sólo pueden ser consultadas por el administrador y por el bibliotecario, por lo tanto si un profesor desea conocer las estadísticas relativas a su alumnado deberá solicitarlas.

Abies-4: Gestion lectores y fondos. Estadistica

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