Accesibilidad de documentos Word, Guía de accesibilidad de ...

Editorial

ISBN: 978-84-362-5669-7

9 788436 25

Gua de accesibilidadde documentoselectrnicosValentn Sama Rojo Esther Sevillano Asensio

UNIVERSIDAD SIN BARRERAS (0182006 01A01)

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Universidad Nacional de Educacin a DistanciaMadrid 2012

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Valentn Sama Rojo Esther Sevillano Asensio (Documentacin y coordinacin tcnica)

ISBN:

Primera dicin:

CAPTULO II

Accesibilidad de documentos Word

1. Introduccin

2. Requisitos generales de accesibilidad de documentosMicrosoft Word Office2.1. Texto claro2.2. Idioma del documento y texto2.3. Documento correctamente estructurado

2.3.1. Ttulos bien formados2.3.2. Prrafos y saltos de seccin2.3.3. Listas y enumeraciones2.3.4. Columnas2.3.5. Ttulos de ilustracin2.3.6. Ttulos de tabla2.3.7. Elementos de ndice2.3.8. Nmeros de pgina

2.4. Textos alternativos2.5. Tablas2.6. Grficas accesibles2.7. Enlaces de navegacin

2.7.1. Tabla de contenidos2.7.2. Hipervnculos2.7.1. Referencias cruzadas

2.8. Elementos multimedia2.9. Uso del color

2.9.1. Uso semntico del color2.9.2. Colores de fondo2.9.3. Formato de color en Office2.9.4. Utilizacin de elementos parpadeantes2.9.5. Correcta utilizacin del color en grficas

2.10. Conversin a otros formatos

3. Microsoft Word Office 2003

3.1. Pautas de accesibilidad3.1.1. Texto claro3.1.2. Idioma del documento y texto3.1.3. Documento correctamente estructurado3.1.4. Textos alternativos3.1.5. Tablas3.1.6. Grficas accesibles3.1.7. Enlaces de navegacin3.1.8. Elementos multimedia3.1.9. Uso del color

3.2. Conversin a otros formatos3.2.1. Conversin a HTML3.2.2. Conversin a PDF

3.3. Referencias y recursos

4. Microsoft Word Office 20074.1. Pautas de accesibilidad

4.1.1. Texto claro4.1.2. Idiomas del documento y texto4.1.3. Documento correctamente estructurado4.1.4. Textos alternativos4.1.5. Tablas4.1.6. Grficas accesibles4.1.7. Enlaces de navegacin4.1.8. Elementos multimedia4.1.9. Uso del color


4.3. Referencias y recursos

5. Microsoft Word 20105.1. Pautas de accesibilidad

5.1.1. Idioma del documento y texto5.1.2. Texto en columnas5.1.3. Textos alternativos


5.3. Comprobacin de Accesibilidad5.4. Referencias y recursos

1. INTRODUCCIN

Microsoft Word es el procesador de textos del paquete Microsoft Office.Esta aplicacin es una de las ms conocidas y utilizadas para la creacin dedocumentos escritos por medio del ordenador. Actualmente la mayora de losusuarios utiliza una de las ltimas versiones de Microsoft Office: 2003, 2007 y2010.

Microsoft Word permite crear documentos estructurados, con estilos, enlos que se pueden incluir imgenes y otros objetos multimedia ofreciendo unagran variedad de posibilidades a la hora de editar nuestros documentos, perodebemos utilizar sus herramientas de forma adecuada para que todos losusuarios accedan a la informacin contenida en el documento correctamente.

Uno de los primeros factores a los que debemos prestar atencin es alformato y extensin que utilizaremos en nuestros documentos Word. DesdeMicrosoft Office 2007 podemos trabajar con documentos .docx pero debe-mos tener en cuenta que los usuarios de Microsoft Office 2003 y otras suitesofimticas necesitarn instalar algn complemento o software1 en su siste-ma para poder leer nuestro documento. Por otro lado, muchos productos deapoyo, como por ejemplo Braille Speak, por ahora slo admiten documen-tos en formato .doc, por lo que deberemos ser cuidadosos al respecto.

Por tanto la primera decisin que tendremos que tomar es en qu for-mato trabajar, esta decisin es muy relevante sobre todo si vamos a publi-car o enviar el documento a otros usuarios.

Por compatibilidad en la mayora de las ocasiones es recomendable tra-bajar en formato .doc (Word 97-2003), aunque siempre podemos ofrecer al

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1 Microsoft Office. Mdulo de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivos de Word,Excel y PowerPoint [en lnea]. Disponible en: http://www.microsoft.com/downloads/es-es/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=es. [Consulta: 20 demarzo de 2011].

http://www.microsoft.com/downloads/es-es/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=es

GUA DE ACCESIBILIDAD DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

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usuario el documento en diferentes versiones/formatos para que elija la quese ajusta ms a sus necesidades.

Desde la versin Microsoft Word 2010 se ha incorporado una herra-mienta para comprobar la accesibilidad de nuestro documento, por lo quese recomienda utilizar esta versin del editor siempre que al usuario le seaposible y guardar el documento en formato .doc.

Algo muy comn es trabajar en Word pero luego publicar el documen-to en formato PDF, para que el documento final sea accesible tanto el docu-mento de Word como el documento PDF debern generarse de una formadeterminada, como explicaremos en este captulo y en el captulo IV referi-do a documentos PDF. Crear el documento Word correctamente facilitarel proceso de creacin de dicho PDF accesible.

A continuacin veremos cules son los requisitos que debe cumplir nues-tro documento de Word para ser accesible y posteriormente veremos cmoutilizar las herramientas de Microsoft Word para cumplir estos requisitos encada una de sus versiones. Hemos optado por una estructura en la que serepiten algunos apartados o ejemplos, para facilitar la lectura al usuario decada una de las versiones. En otras ocasiones, en cambio, slo nos vamos areferir a algunos aspectos especficos de la versin (Word 2010).

2. REQUISITOS GENERALES DE ACCESIBILIDAD DEDOCUMENTOS MICROSOFT WORD OFFICE

Para que un documento de Microsoft Word sea accesible tendr quecumplir una serie de requisitos que se desarrollan a continuacin:

2.1 Texto claro

Como en cualquier otro documento, se aconseja:

Utilizar siempre texto claro y frases cortas.

El documento debe estar bien ordenado y con un lenguaje sencillo,prescindiendo de estructuras gramaticales complejas. El mensaje quequeremos transmitir debe quedar reflejado de forma clara.

ACCESIBILIDAD DE DOCUMENTOS WORD

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Utilizar una tipografa que facilite la lectura del documento. En gene-ral las tipografas San Serif, como por ejemplo Verdana, son ms fci-les de leer y facilitan el proceso de comprensin del texto.

Utilizar un tamao de fuente que no dificulte la lectura del documen-to, nunca es recomendable bajar del tamao 10, pero lo normal es uti-lizar el tamao de 12 puntos.

Utilizar un interlineado que facilite la lectura.

Evitar incluir texto en formato de imgenes, ya que los usuarios queaccedan al documento mediante un magnificador de pantalla nopodrn acceder correctamente a ese texto. Los magnificadores depantalla pueden aumentar el texto manteniendo su calidad y legibili-dad pero las imgenes al ampliarse pierden calidad y por tantolegibilidad.

En el caso de que vayamos a utilizar acrnimos no deberemos olvidarincluir el significado completo de las siglas que hayamos utilizado.

2.2. Idioma del documento y texto

Se debe asignar un idioma principal al documento, esto ser funda-mental para los usuarios que utilicen lectores de pantalla. Para quelos lectores de pantalla como JAWS puedan leer correctamente eltexto de nuestro documento es necesario que definamos el idiomaprincipal del mismo, ya que dicho software seleccionar la entona-cin y pronunciacin dependiendo del idioma en el que est escrito eldocumento.

Si nuestro documento va a contener fragmentos de texto en diferen-tes lenguas se deber definir el idioma principal del documento y elidioma que tengan los prrafos o palabras que estn escritos en unidioma diferente al principal.

2.3. Documento correctamente estructurado

Nuestro documento debe tener una organizacin jerrquica bien defini-da, es decir que la estructura del documento se ofrezca a travs del uso dettulos, subttulos, listas, etc. Esta organizacin jerrquica aumentar la legi-bilidad del documento y facilitar la navegacin a travs de sus apartados.


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Antes de comenzar a redactar el documento conviene planificar questructura tendr, ya que definir correctamente la estructura ayudar alusuario a la comprensin del significado del contenido de dicho documento.

Deberemos utilizar estilos de ttulo y las herramientas que ofrece Micro-soft Word para la creacin de ttulos y secciones, no debemos simularlas porejemplo escribiendo un nmero y utilizando negrita cuando queremos queuna frase sea un ttulo. Si lo hacemos de forma manual el documento no con-tendr ninguna informacin estructural, lo que dificultar el acceso y mane-jo del documento.

Para una persona sin ningn tipo de discapacidad, la estructura es fcil-mente perceptible mediante la maquetacin que se haya utilizado junto conla tipografa utilizada, pero para una persona con discapacidad, por ejemplovisual, que accede al documento mediante un producto de apoyo (lector depantalla, dispositivos braille), es necesario que el documento incorpore unaserie de marcas que indiquen los elementos utilizados en la estructura (ttu-los, subttulos, listas, etc.).

Si el documento no incorpora estas marcas, el producto de apoyo no leerla informacin de forma correcta pudiendo presentarla defectuosamente ydificultando que el usuario acceda a la informacin del documento.

A la hora de jerarquizar un documento tenemos que tener claro un con-cepto fundamental: un ttulo de nivel inferior debe estar precedido por unode nivel inmediatamente superior, es decir, un ttulo de nivel 2 debe estar pre-cedido de un ttulo de nivel 1, uno de nivel 3 de uno de nivel 2, y as sucesi-vamente. Nunca debera haber, por ejemplo, un ttulo de nivel 5 precedido deuno de nivel 3.

Por tanto, es muy importante usar correctamente las funcionalidades quenos ofrece Microsoft Office Word, puesto que actuar as nos va a permitir:

Una correcta navegacin por el documento para cualquier usuario. La gestin del documento va a ser ms fcil, as como las modifica-ciones posteriores que requiera nuestro documento.

La estructura se conserva aunque convirtamos el documento a otroformato (PDF, HTML, u otros).

Por otro lado se recomienda crear siempre una tabla de contenidos, staayudar al usuario a orientarse en el documento y a entender cmo est


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estructurado, permitiendo a su vez ir directamente al contenido que leinterese.

2.3.1. Ttulos bien formados

Es conveniente definir la estructura de prrafos, ttulos y subttulos antede comenzar a escribir nuestro documento. Deberemos pensar qu estruc-tura o niveles de ttulos necesitaremos, teniendo siempre la posibilidad deaadir otros posteriormente segn se va redactando el documento. No sedebe esperar al final para hacer estos estilos ya que complica la creacin deldocumento, este error es muy comn.

2.3.2. Prrafos y saltos de seccin

Los prrafos, al igual que los ttulos, deben estar correctamente estruc-turados. El mtodo correcto para estructurar los prrafos es a travs de ladefinicin de estilos y aplicarlos en funcin de nuestras necesidades.

Tambin es necesario utilizar las opciones de salto de pgina, o salto deseccin en lugar de recurrir a varios retornos de carro para que el textocambie de pgina.

2.3.3. Listas y enumeraciones

Al igual que para los ttulos, existe una utilidad que nos permite creardistintos tipos de listas mediante la utilizacin de vietas o bien en un for-mato de esquema numerado. Esta funcionalidad ofrecer una descripcincorrecta para cualquier lector de pantalla.

2.3.4. Columnas

Si queremos que el documento presente un aspecto en formato de colum-nas, debemos hacerlo a travs de la opcin que incorpora el procesador ynunca haciendo una simulacin mediante el uso de una tabla o tabulaciones.


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Esto tambin es importante realizarlo porque si queremos exportar elarchivo a HTML o convertirlo a PDF, conservar la estructura, continuan-do siendo accesible para usuarios de lector de pantalla.

2.3.5. Ttulos de ilustracin

Cuando insertamos una imagen siempre es recomendable incluir unttulo o un pie de foto. Esto ayudar al usuario a identificar el contenido ynos ayudar a nosotros a hacer referencias a dicha imagen y estructurarmejor el documento.

2.3.6. Ttulos de tabla

Si nuestro documento incorpora tablas de datos deberemos incluir unttulo para cada una de estas tablas. Estos ttulos ayudarn a los usuariosque acceden al documento mediante un lector de pantalla a comprendermejor el contenido y formato de la tabla.

2.3.7. Elementos de ndice

En determinados documentos es frecuente incorporar un ndice ono-mstico o de trminos, para realizarlo de forma sencilla deberemos utilizarlas herramientas que incorpora Microsoft Word. Hacerlo correctamente noslo nos facilitar la tarea sino que tambin ayudar a los usuarios a nave-gar por el documento con facilidad.

2.3.8. Nmeros de pgina

Aadir nmeros de pgina a nuestro documento nos ayudar a leerlo yredactarlo, adems de permitir que el usuario navegue ms fcilmente por l.

2.4. Textos alternativos

Todos los elementos no textuales (imgenes, grficos, frmulas mate-mticas, cuadros de texto, etc.) debern disponer de un texto alternativo


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que describa el contenido o lo que se quiere transmitir con estas imgenes,grficos o ilustraciones, ya que estos elementos no son accesibles medianteningn producto de apoyo (lneas braille o lectores de pantalla).

Este texto alternativo ser la descripcin que los lectores de pantallapodrn leer para transmitir el contenido de la imagen y que el usuario condiscapacidad pueda obtener toda la informacin contenida en esta imagen,fotografa, etc

Esto ayudar principalmente a usuarios con alguna discapacidad visualque accedan al documento utilizando un producto de apoyo.

2.5. Tablas

Como recomendacin general a la hora de crear una tabla sugerimos nocrear tablas grandes que pudieran ocupar ms de una pgina, puesto quelos usuarios de lectores de pantalla pueden encontrar algn problema deaccesibilidad a la hora de acceder a la informacin. Si esto sucediera, sesugiere que cada vez que se pase de pgina se repitan los encabezados delas columnas en todas y cada una de las pginas.

Las tablas (en el caso de que nuestro documento las incluya) debentener definidos correctamente los encabezados y los contenidos jerrquica-mente dependientes de ellos.

No se deben utilizar tablas para maquetar el documento ya que los usua-rios que accedan a l mediante un producto de apoyo, como por ejemplo unlector de pantalla, pueden encontrar problemas y no acceder a la informa-cin correctamente.

Si decidimos presentar determinada informacin con el formato detabla por ser lo ms conveniente, hay que seguir una serie de pautas bsi-cas que hagan la tabla accesible, o por lo menos comprensible.

2.6. Grficas accesibles

En el caso de que vayamos a incluir algn tipo de grfica en nuestrodocumento, deberemos ser cuidadosos y tratar de que la grfica sea accesi-


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ble para el mayor nmero de usuarios. Ser necesario cuidar el uso delcolor, utilizar ttulos descriptivos, proporcionar textos alternativos y todoaquello que facilite el acceso a la informacin del grfico.

2.7. Enlaces de navegacin

La utilizacin de estas herramientas de Microsoft Word, adems de faci-litarnos la redaccin del documento, facilitar que los productos de apoyolean estos enlaces o referencias cruzadas correctamente.

2.7.1. Tabla de contenidos

Siempre es recomendable incluir una tabla de contenido para que elusuario conozca la estructura del documento y pueda acceder directamen-te a la seccin que le pueda interesar sin tener que recorrer completamen-te el documento. Para esto deberemos utilizar la herramienta que incorpo-ra Microsoft Word y evitar crear la tabla de contenidos de forma manual.

2.7.2. Hipervnculos

En el caso de que vayamos a incluir enlaces internos entre las seccionesde nuestro documento deberemos hacerlo utilizando la herramienta dereferencias cruzadas que existe en Word.

Si lo que vamos a incluir son enlaces a documentos electrnicos exter-nos a nuestro documento tambin deberemos hacerlo utilizando las herra-mientas que ofrece este editor.

2.7.2. Referencias cruzadas

La herramienta Referencias cruzadas nos permitir crear referenciasa determinados elementos del documento. Esto por un lado nos facilitarla redaccin de documento y por otro ayudar a los lectores a acceder conmayor facilidad a los elementos referenciados.


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2.8. Elementos Multimedia

En la actualidad todo el material multimedia est ganando mucho pesoen los entornos educativos por lo que no es raro incluir vdeos, audio o ani-maciones dentro de los materiales educativos. En el caso de hacerlo debe-remos cuidar que sean accesibles, y proporcionar las correspondientesalternativas.

Adems de incluir textos alternativos en todos los objetos deberemosproporcionar alternativas al contenido audiovisual:

Los vdeos debern estar subtitulados y audioescritos si fuesenecesario.

Se deber proporcionar la transcripcin de los audios que se inclu-yan.

Por otro lado el usuario siempre debe poder controlar la reproduccindel objeto multimedia, as como los controles de audio de dicho objeto.

En el captulo V de esta gua trataremos con ms detalle algunos aspec-tos de la accesibilidad de materiales audiovisuales.

2.9. Uso del color

Existe un porcentaje de la poblacin que padece alguna forma de cegue-ra para los colores. Esto no significa que no puedan distinguir colores o queslo vean en blanco y negro; simplemente ocurre que el espectro de coloresque pueden percibir es reducido.

Otras personas slo tienen algn problema en la vista que hace quenecesiten una configuracin especial de colores para su ordenador, por loque la eleccin de colores que podamos hacer para nuestro documento nose vera reflejada correctamente en los ordenadores de los usuarios.

Dado que no todas las personas que sufren este tipo de problema pre-sentan la misma casustica, no es posible determinar qu opciones de colo-res se pueden o se deben utilizar con total seguridad.

Debemos ser cuidadosos principalmente con tres aspectos:


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El uso del color para transmitir significados, por ejemplo marcar enverde las respuestas correctas y en rojo las incorrectas.

El contraste de color entre el fondo y el texto o elementos que hayasobre dicho fondo.

El uso de elementos parpadeantes.

A continuacin veremos con ms detalle cada uno de estos aspectos.

2.9.1. Uso semntico del color

Es recomendable no utilizar slo el color para transmitir informacin,por ejemplo se debera evitar marcar la respuesta correcta a un testdiciendo La respuesta correcta est marcada en verde. Adems del usodel color, se debera incluir esa informacin mediante otro sistema alter-nativo, por ejemplo marcar la respuesta con un asterisco o ponerla entreparntesis.

Del mismo modo no se debe utilizar slo el color para remarcar cam-bios en el texto, es mejor utilizar el control de cambios que incorporaMicrosoft Word.

2.9.2. Colores de fondo

Debe existir un contraste suficiente entre el color del fondo y el color deltexto o los elementos que se encuentran sobre ese fondo.

Algunas normas de accesibilidad nos ofrecen criterios que podemosaplicar en nuestros documentos, por ejemplo tanto en la norma WCAG 1.0como en la WCAG 2.0 del W3C relativas a accesibilidad web, en el nivel deaccesibilidad AA, se especifica que el radio de luminosidad debe ser de almenos 4.5:1 para textos en los que se utilicen fuentes de menos de 18 pun-tos, y en textos grandes en los que se usen fuentes de ms de 18 puntosdeber ser 3:1.

Para comprobar el ratio de contraste se puede utilizar alguna de las dife-rentes herramientas existentes, la mayora estn pensadas para su utiliza-cin aplicada a pginas web por lo que requieren indicar el color en for-mato hexadecimal.


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Sea cual sea la combinacin de colores, cuanto mayor sea el contraste,ms fcil resultar leer el texto. En la mayora de las situaciones lo msrecomendable es usar texto negro sobre fondo blanco.

Por otro lado, no se recomienda utilizar fondos degradados de color ocon tramas ya que los cambios de tono de color podran dificultar a algu-nas personas el acceso a la informacin del documento sobre todo si secoloca texto sobre el color degradado.

A continuacin mostramos algunos ejemplos prcticos:

Texto con buena diferencia de contraste (texto negro, fondo blanco)

Texto con diferencia de contraste regular(texto gris, fondo blanco)

Texto con diferencia de contraste deficiente (texto gris claro, fondo blanco)

Tambin deberemos tener en cuenta que si incluimos algn tipo demarca de agua en los documentos, el color de la misma no debera interfe-rir en la lectura del contenido del documento.

2.9.3. Formato de color en Office

Los programas del paquete ofimtico Office, como Microsoft Word, tra-bajan con el modelo de color denominado RGB, siglas de Red, Green, Blue(Rojo, Verde y Azul). Este modelo de color est formado por tres dgitoscorrespondientes a la cantidad o intensidad de cada uno de los colores pri-marios que al mezclarse nos permiten generar un determinado color.

Nos encontraremos con que las herramientas existentes para la com-probacin del contraste de color entre el color de fondo y el texto utilizanel formato hexadecimal, formato utilizado en pginas web, ya que estnpensadas principalmente para dicho tipo de documentos.


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En el caso de que queramos utilizar alguna herramienta de comproba-cin (vase apartado 3.1.9) deberemos convertir el color en formato RGBque estemos utilizando en Office al formato hexadecimal.

Para convertir de RGB a formato hexadecimal podemos utilizar algunade las herramientas existentes en internet, como por ejemplo Color Con-verter. Esta herramienta permite convertir de hexadecimal a RGB y vice-versa, adems incluye una lista de los colores ms comunes:

Color Converter, de Yellowpipe:

http://www.yellowpipe.com/yis/tools/hex-to-rgb/color-converter.php

Para conocer qu color RGB estamos utilizando en nuestro texto debe-remos seguir los siguientes pasos:

1. Abrir el men de color de fuente.2. Seleccionar la opcin Ms colores.3. Se abrir un cuadro de dilogo en el que podemos seleccionar elcolor que deseemos desde la pestaa Estndar y aceptar.

4. Volveremos a abrir el mismo men, y la opcin Ms colores, peroiremos a la pestaa Personalizado, donde podremos ver el cdigoRGB del color del texto seleccionado.

Ilustracin 1. Cdigo RGB de color.

http://www.yellowpipe.com/yis/tools/hex-to-rgb/color-converter.php


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En el caso de querer asignarle un color de fondo a un prrafo, podremosutilizar la herramienta Sombreado (cuyo icono tiene forma de cubo de pin-tura) y como en el caso de los textos utilizar la opcin Ms colores paraacceder a los cdigos de color del fondo.

Ilustracin 2. Asignacin de fondo de color.

2.9.4. Utilizacin de elementos parpadeantes

Se deben evitar imgenes parpadeantes o con destellos que tengan unafrecuencia superior a 3Hz o 3 destellos por segundo, ya que pueden afectara personas que sufran epilepsia fotosensitiva.

Adems, en el caso de que se utilicen imgenes con animaciones, GIF oAPNG, no deberan durar ms de 5 segundos ya que pueden dificultar lalectura del contenido del documento a personas con problemas de lecturao con problemas cognitivos o de comprensin.

2.9.5. Correcta utilizacin del color en grficas

Hay usuarios que tienen problemas para diferenciar determinados colo-res, o tienen algn tipo de ceguera relativa al color, por ello debemos plan-tearnos si nos es posible incorporar otros elementos que no sean exclusiva-mente el color.

Algunos tipos de grfica permiten utilizar formas adems de color, porejemplo en los grficos de lneas existen varios estilos en los que se incor-poran formas en cada dato.


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A continuacin vamos a ver un par de ejemplos utilizando dos grficasmuy sencillas:

Ilustracin 3. Ejemplo de grficas sin elementos.

Como podemos observar en la grfica con el ttulo Ejemplo Dos sepodra considerar ms accesible ya que transmite informacin utilizandootros elementos que no son exclusivamente el color de las lneas. Comovemos en el ejemplo en blanco y negro es complicado diferenciar las doslneas pero al incorporar decoracin a cada punto la situacin cambia com-pletamente siendo sencillo diferenciarlas.


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Ilustracin 4. Ejemplo de grficas con elementos.

Si no podemos utilizar este tipo de grficos y vamos a utilizar grficosde barras o circulares, podemos incorporar alguna trama adems del coloro seleccionar colores que se diferencien fcilmente incluso si vemos el gr-fico en escala de grises.

Por tanto deberemos cuidar tanto los colores que utilizamos como eltipo de grfico.


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Microsoft Word al igual que otros procesadores de texto permite guar-dar nuestro documento en otros formatos, por ejemplo en PDF, HTML,TXT, entre otros.

En el caso de que vayamos a guardar nuestro documento en otro for-mato, adems de realizar el documento Word correctamente, deberemoscomprobar tambin la accesibilidad del documento que generemos. Portanto deberemos comprobar el fichero PDF o HTML resultante.

En ocasiones, por ejemplo al convertir nuestro documento a HTML,veremos que Word no realiza una conversin utilizando etiquetas estndar,lo que dificultar en gran medida la creacin de un documento HTML acce-sible. Ser necesario revisar manualmente el documento HTML resultante.

En cualquier caso se recomienda consultar el captulo IV dedicado alos documentos PDF y si vamos a publicar nuestro documento en formatoHTML deberemos seguir lo establecido en el Real Decreto 1494/2007 o lanorma WACG 2.0 del W3C.

3. MICROSOFT WORD OFFICE 2003

En este apartado nos centraremos en cmo preparar un documento deWord 2003 accesible utilizando correctamente las funcionalidades de Word.

3.1. Pautas de accesibilidad

Como hemos comentado en el apartado 2, nuestro documento debe cum-plir unos requisitos mnimos para ser accesible, los recordamos brevemente:

1) Texto claro2) Se debe especificar el idioma principal del documento y texto3) Documento correctamente estructurado: ttulos bien formados, prrafos y saltos deseccin, listas y enumeraciones, columnas, ttulos de ilustracin, ttulos de tabla,elementos de ndice, nmeros de pgina

4) Textos alternativos en imgenes, frmulas matemticas, objetos audiovisuales, cuadros detexto, diagramas


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5) Tablas bien estructuradas y no utilizadas para maquetar6) Grficas accesibles7) Enlaces de navegacin correctos: tabla de contenidos, hipervnculos, referencias cruzadas8) Elementos multimedia9) Correcta utilizacin del color: uso semntico del color, colores de fondo, formato de coloren Office, utilizacin de elementos parpadeantes, correcta utilizacin del color en grficas

10) Conversin a otros formatos: si el documento se va a convertir a otro formato deberemoscuidar que el documento resultante sea accesible

A continuacin veremos en detalle cada uno de estos aspectos.

3.1.1. Texto claro

Se aconseja siempre utilizar el texto claro, frases cortas, ordenado, len-guaje sencillo, prescindiendo de estructuras gramaticales complejas. Tam-bin es recomendable utilizar una tipografa y un interlineado adecuado.

3.1.2. Idioma del documento y texto

Establecer el idioma predeterminado

Para marcar el idioma principal deberemos ir al inicio del documento,y en el men Herramientas seleccionaremos Idioma y luego Definir idioma(Herramientas>Idioma>Definir idioma) y marcamos el idioma principal quequeramos que tenga nuestro documento. Normalmente est predefinido elespaol o el idioma en el que se haya establecido como predefinido duran-te la instalacin de Office, normalmente suele ser el mismo en el que estconfigurado nuestro sistema operativo.

Ilustracin 5. Men seleccin idioma Word 2003.


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Asignar un idioma a un fragmento de texto

Si queremos cambiar el idioma de una parte del documento, seleccio-namos el texto y a travs de la herramienta Definir idioma (Herramien-tas>Idioma>Definir idioma), seleccionaremos el idioma que necesitemos.

3.1.3. Documento correctamente estructurado

Word dispone de una serie de estilos predefinidos que podemos aplicara nuestro documento para jerarquizarlo aunque probablemente necesite-mos adaptarlos a nuestras necesidades.

Para visualizar los estilos ya existentes y crear nuevos estilos utilizare-mos el men que encontraremos haciendo clic en Formato y luego en Esti-los y formato (Formato>Estilos y formato).

Ilustracin 6. Estilos y Formatos. Ttulos Word 2003.

Utilizacin de estilos

A la hora de dar formato a un prrafo, abriremos el cuadro de dilogodel men Formato y nos encontraremos dos aspectos principales paramodificar: prrafo y fuente. A continuacin veremos algunos detalles deestas opciones.


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Formato de prrafo (alineacin, sangras, espaciado, etc.)

Antes de comenzar a escribir un prrafo, seleccionaremos en la barra deherramientas el men Formato y la opcin Prrafo (Formato>Prrafo). Seabrir un cuadro donde podemos ajustar los siguientes parmetros: alinea-cin, sangra, espaciado, interlineado, paginacin y tabulaciones.

Ilustracin 7. Parmetros de prrafo. Word 2003.

Una vez seleccionados los valores del prrafo, estos se mantendrn entodos los prrafos sucesivos al pulsar la tecla INTRO, hasta el momento enque necesitemos cambiar las opciones.

Formato de fuente (tipo, color, tamao, etc.).

Para definir la fuente acudiremos al men Formato y a la opcin Fuen-te de la barra de herramientas (Formato>Fuente) y elegiremos los parme-tros para nuestra fuente: tipo, estilo, efectos, tamao, color y dems opcio-nes. En el caso de la fuente, el tamao mnimo recomendado sera de 10


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puntos aunque el ms utilizado suele ser 12 puntos. Esta accin tambin sepuede realizar desde la opcin presente en la barra de herramientas.

Aplicar un estilo existente

Aunque es mejor comenzar a utilizar estilos desde el momento queempezamos a redactar nuestro documento puede ocurrir que tengamos queutilizarlos a posteriori, por ejemplo si tenemos que modificar un documen-to realizado por otra persona. En ese caso, el procedimiento para aplicaralguno de los estilos predefinidos en Word es el siguiente:

1. Abrimos el cuadro de dilogo de Estilos y formato al que se accededesde el men Formato y la opcin Estilos y formato (Formato>Esti-los y formato). As podremos ver todos los estilos existentes para eldocumento con el que estamos trabajando.

Ilustracin 8. Estilos y formato. Word 2003.

2. En la parte inferior de la ventana de Estilos y formato existe un des-plegable para seleccionar si queremos ver todos los estilos u otraopcin. Deberemos seleccionar la opcin Todos los estilos en el casode que queramos visualizar todas las opciones disponibles, aunqueen la mayora de los casos con seleccionar la opcin Estilos dispo-nibles nos ser suficiente.


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Una vez vemos todos los estilos disponibles pasaremos a aplicarle elestilo deseado a un fragmento de texto.

Ilustracin 9. Todos los estilos. Word 2003.

3. Colocamos el cursor en cualquier parte del prrafo al que queremosaplicarle formato y seleccionamos el estilo en la lista de estilos dis-ponibles en la ventana de Estilos y formato. En este ejemplo hemosseleccionado el estilo Ttulo1 con todas sus caractersticas asociadas.

4. Para el resto de prrafos, ttulos,..., actuamos de igual manera, eli-giendo el estilo que ms se adecue a nuestras necesidades.

5. Si queremos aplicar un mismo estilo a varios prrafos, podemoshacerlo de dos maneras:

Seleccionamos los prrafos y elegimos el estilo. Seleccionamos el prrafo que tiene el estilo deseado, pulsamos elbotn Copiar formato y luego hacemos clic sobre el prrafo al quequeramos aplicar ese estilo. En el caso de que tengamos que aplicarle el mismo formato avarios prrafos que no estn seguidos dentro del texto, deberemoshacer doble clic sobre el botn Copiar Formato, quedando activa


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dicha opcin hasta que guardemos el documento o deseleccione-mos esta opcin.

Modificar un estilo existente

La modificacin de un estilo existente se hace de la siguiente manera:

1. Abrimos la ventana Estilos y formato, seleccionando en la barra deherramientas el men Formato y la opcin Estilos y formato (For-mato>Estilos y formato), para ver los estilos disponibles en nuestrodocumento.Deberemos seleccionar la opcin Todos los estilos en el caso de quequeramos visualizar todas las opciones disponibles, aunque en lamayora de los casos con seleccionar la opcin Estilos disponiblesnos ser suficiente.

2. Hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el estilo que que-remos modificar y en el men emergente que aparece al pulsarseleccionamos Modificar.

Ilustracin 10. Modificar el estilo Word 2003.


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3. Se nos abrir un cuadro de dilogo que recoge todas las caracters-ticas del prrafo (nombre, tipo de letra, tamao de letra, justifica-cin, interlineado, y dems opciones).

Lo nico que tendremos que hacer es ir modificando los diferentes par-metros hasta que tenga el aspecto que deseemos.

Si lo deseamos podemos aadir estos estilos a la plantilla de Word paraque estn siempre disponibles en los documentos que creamos, para ellodeberemos marcar la casilla Agregar a la plantilla.

Crear un nuevo estilo

Para crear un estilo nuevo el procedimiento que debemos seguir es:

1. Abrimos la ventana Estilos y formato, seleccionando en la barra deherramientas el men Formato y la opcin Estilos y formato (For-mato>Estilos y formato), para ver los estilos disponibles en nuestrodocumento.

Ilustracin 11. Nuevo estilo. Word 2003.

2. Pulsamos el botn Nuevo estilo. Se nos abrir un cuadro de dilogopara establecer todas las caractersticas del prrafo (nombre, tipode letra, tamao de letra, justificacin, interlineado, y dems opcio-nes) de nuestro nuevo estilo. (vase Ilustracin 11).

Creacin de listas o enumeraciones

Para crear una lista en Word 2003 deberemos seleccionar en la barra deherramientas el men Formato y la opcin Numeracin y vietas (Forma-tos>Numeracin y vietas) y en el cuadro de dilogo que se abre elegimosel formato que se ajuste a nuestras necesidades.

No es recomendable crear pseudo listas mediante la incorporacin alinicio de los prrafos del carcter -, aunque normalmente cuandocomenzamos un prrafo con guin Word interpreta que vamos a crearuna lista.

Ilustracin 12. Vietas y esquema enumerado Word 2003.


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Texto en columnas

Si queremos que nuestro texto tenga una apariencia o formato decolumnas, la forma correcta de hacerlo es usando la opcin Columnas queencontramos en el men Formato.

Para aplicarlo, seleccionamos todo el texto que queramos modificar yaplicamos el formato de columnas deseado en el men Formato y la opcinColumnas (Formato>Columnas).

Ilustracin 13. Seleccin de columnas. Word 2003.

Lo ms recomendable es seleccionar el formato de columnas antes decomenzar a escribir el texto.

Ttulos de tabla e ilustracin

Para insertar un ttulo para una imagen o una tabla en Word 2003 debe-remos seguir los siguientes pasos:

1. Una vez hayamos insertado la ilustracin, colocaremos el cursorbajo la imagen o donde deseemos colocar el ttulo.

2. En el men Insertar seleccionaremos Referencia y luego la opcinTtulo (Insertar>Referencia>Ttulo).


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3. Esto nos abrir un cuadro de dilogo para seleccionar el tipo dettulo que queremos insertar. Deberemos seleccionar Ilustracin oTabla en las opciones de Rtulo, en funcin del elemento que nece-sitemos aadir.

Elementos de ndice

Desde la pestaa de Referencias tambin podemos marcar qu pala-bras queremos que aparezcan en el ndice. Estos ndices en MicrosoftWord suelen incluir las palabras y la pgina o pginas en las que aparecedicha palabra.

Para marcar una palabra para que aparezca en el ndice deberemosseguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la palabra que queramos marcar.2. En el men Insertar seleccionaremos Referencia y luego la opcinndice y tablas (Insertar>Referencia>ndice y tablas).

3. Se nos abrir un cuadro de dilogo en que deberemos pulsar elbotn Marcar entrada.

Nos aparecer otro cuadro de dilogo en el que podremos seleccionarlas opciones de la marca que vamos a insertar, por ejemplo podemos mar-car slo esa aparicin de la palabra o marcar todas las apariciones en eldocumento, o si queremos referenciar la pgina, etc.

Ilustracin 14. Botn para marcar entrada de ndice, Word 2003.

Ilustracin 15. Opciones marcas de ndices, Word 2003.

Al hacer eso se activar un cuadro de dilogo en el que podremos elegirdiferentes opciones a la hora de marcar la palabra y cmo se referenciaren el ndice que podremos generar posteriormente.

Otras referencias

Desde la pestaa Referencias se pueden crear otros tipos de referencia,por ejemplo las notas al pie.

Siempre es recomendable utilizar estas herramientas y evitar crear estetipo de referencias de forma manual, as ayudaremos al usuario en el mane-jo del documento y ahorraremos tiempo y esfuerzo a la hora de crear yactualizar nuestros documentos.

Nmeros de pgina

Para insertar nmeros de pgina en Word 2003 deberemos seguir lossiguientes pasos:


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1. Desde el men Insertar, seleccionaremos la opcin Nmero depgina (Insertar>Nmeros de pgina).

2. Nos aparecer un cuadro de dilogo en que podremos seleccionardiferentes opciones respecto a la posicin y formato de la numera-cin de pginas.

Ilustracin 16. Opciones de numeracin de pgina Word 2003.

3.1.4. Textos alternativos

Los elementos que necesitan textos alternativos son los siguientes:

Imgenes. Frmulasmatemticas. Diagramas. Vdeosyaudio. Cuadrosdetexto.

En el caso de que el elemento sea meramente decorativo se deberincluir un espacio en blanco en lugar de un texto descriptivo.

Resultan especialmente problemticas aquellas imgenes complejas,como por ejemplos grficos o esquemas tcnicos, para las que puede sernecesario recurrir a una descripcin dentro del propio texto del documen-to ya que no es posible describir su contenido en pocas palabras.

Texto alternativo en imgenes

Para aadir un texto alternativo deberemos preguntarnos qu infor-macin queremos transmitir con esa imagen. En el caso de que la imagensea meramente decorativa podremos dejar el campo de texto alternativovaco.

Si no somos capaces de resumir la informacin en menos de dos lneasdeberemos recurrir a una descripcin larga.

En algunas ocasiones es ms prctico incluir la descripcin de la ima-gen en el propio texto del documento, lo ms sencillo es escribir este textocomo si se estuviese describiendo la imagen a otra persona.

En Word 2003 para insertar el texto alternativo de una imagen debere-mos seguir los siguientes pasos:

1. Aadimos la imagen en nuestro documento utilizando el menInsertar, seleccionando la opcin Imagen y luego Desde archivo(Insertar>Imagen>Desde archivo).

Ilustracin 17. Insertar imagen. Word 2003.

2. Pulsamos en la imagen con el botn derecho del ratn y en el menemergente seleccionamos Formato de imagen.

3. En el cuadro que aparece seleccionamos la pestaa Web y escribi-remos el texto alternativo para nuestra imagen.


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Ilustracin 18. Texto alternativo para imagen. Word 2003.

Texto alternativo en frmulas matemticas

En el caso concreto de las frmulas matemticas se debern insertar atravs del editor de ecuaciones de Word. Para abrir este editor, iremos almen Insertar, seleccionaremos la opcin Objeto y en el cuadro de dilogoelegiremos Microsoft Editor de ecuaciones (Insertar>Objeto> Microsoft Edi-tor de ecuaciones).

Ilustracin 19. Editor de ecuaciones. Word 2003.


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Para incorporarle un texto alternativo a una frmula deberemos seguirlos siguientes pasos:

1. Creamos la frmula utilizando el editor de ecuaciones.2. Hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre la frmula.3. Seleccionamos la opcin Formato de Objeto.4. En el cuadro que aparece seleccionamos la pestaa Web y escribi-remos el texto alternativo para nuestra frmula.

Texto alternativo en diagramas

Si necesitamos aadir un texto alternativo a un diagrama en nuestrodocumento deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Una vez tengamos nuestro diagrama creado.

Ilustracin 20. Crear diagrama Word 2003.

2. Haremos clic con el botn derecho sobre el objeto completo yseleccionaremos la opcin Formato del organigrama, luego en lapestaa Web deberemos incluir el texto alternativo que describa elgrfico al completo.


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Ilustracin 21.Crear formato de organigrama Word 2003.

3. Posteriormente deberemos usar el mismo procedimiento paraincluir un texto alternativo en cada parte o elemento de nuestrogrfico pero en este caso deberemos seleccionar la opcin Forma-to de autoforma al hacer clic con el botn derecho del ratn en elfragmento de grfico.

Ilustracin 22. Formato de autoforma Word 2003.


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Texto alternativo en vdeos o audio

Para incluir un texto alternativo a un objeto en formato vdeo debere-mos seguir los siguientes pasos:

1. Insertamos el objeto (Insertar>Objeto>Desde archivo).2. Una vez insertado, haremos clic con el botn derecho del ratn yseleccionaremos la opcin Formato de objeto.

3. Nos aparecer un cuadro de dilogo en el que deberemos ir a lapestaa Web y rellenaremos la casilla relativa al Texto alternativo.

En el caso de los materiales en vdeo, adems de incluir un texto alter-nativo en el objeto deberemos incluir subttulos, interprete de lengua de sig-nos o audiodescripcin, segn los casos (vase tambin el captulo V).

En los materiales en audio, adems de incluir un texto alternativo debe-remos incluir una transcripcin del texto (vase tambin el captulo V).

Texto alternativo en cuadros de texto

No se recomienda utilizar cuadros de texto en nuestros documentos yaque en ocasiones tapan u ocultan otros fragmentos de texto lo que puedeser perjudicial para la accesibilidad del documento.

En el caso de que necesitemos insertar un cuadro de texto deberemosser cuidadosos de que no oculte informacin y de que los productos deapoyo lo lean en el orden adecuado. Adems deberemos aadir un textoalternativo para dicho cuadro de texto siguiendo los siguientes pasos:

1. Creamos nuestro cuadro de texto desde el men Insertar usando laopcin Cuadro de Texto (Insertar>Cuadro de texto).

2. Hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el cuadro detexto y seleccionamos Formato de cuadro de texto, posteriormen-te en la pestaa Web deberemos incluir el correspondiente textoalternativo.

3.1.5. Tablas

Si vamos a incluir una tabla de datos dentro de nuestro documentodeberemos tener en cuenta una serie de cuestiones:


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Usar siempre la opcin Insertar tabla del men, nunca Dibujar tabla. Crear una tabla uniforme de manera que permita identificar cadacelda y su significado dentro del contexto general.

Dar siempre un ttulo a las columnas y filas. Evitar anidar tablas en otras para crear una tabla ms compleja. Espreferible que haya varias tablas sencillas.

Evitar unir dos celdas adyacentes. Evitar cortar lneas. No dejar celdas vacas. Es preferible poner dentro la palabra vaca. Evitar dejar filas o columnas vacas por cuestiones estticas. Intentar no incluir ilustraciones dentro de la tabla. Dar una descripcin general de la tabla antes de su inclusin y si esposible describir cmo est estructurada.

Para insertar una tabla lo haremos a travs del men Tabla, seleccio-nando la opcin Insertar y luego Tabla (Tabla>Insertar>Tabla).

Ilustracin 23. Insertar tabla. Word 2003.

No se recomienda en ningn caso hacerlo de forma manual con laopcin Dibujar Tabla, puesto que es un proceso laborioso, y adems puedehacer que cualquier retoque de formato o la inclusin de un texto olvidadosea una tarea muy tediosa.

Deberemos incorporar encabezados que identifiquen cada fila y colum-na de modo que se repita dicho encabezado si la tabla ocupa varias pgi-nas, Word incluye una funcin que hace este trabajo de una maneratotalmente automtica:

1. Seleccionamos la tabla y hacemos clic con el botn derecho delratn.


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2. En el men seleccionaremos Tabla y Propiedades de tabla(Tabla>Propiedades de tabla).

3. En la pestaa Fila marcamos la opcin Repetir como fila de enca-bezado en cada pgina.

Ilustracin 24. Encabezados de tabla. Word 2003.

Ejemplo:

Tabla 1. Ejemplo de tabla en Word 2003.

Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4

Fila 1 Datos Datos Datos

Fila 2 Datos (vaca) Datos

Fila 3 (vaca) Datos Datos


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3.1.6. Grficas accesibles

A la hora de crear una grfica deberemos cuidar diferentes aspectos:

Correcta utilizacin del color. Inclusin de ttulos y leyendas. Textos alternativos.

Para insertar una grfica tenemos dos opciones:

CrearlaenExcelypegarlaeneldocumentodeWord. CrearladesdeWord.

En el caso de que optemos por la segunda opcin podemos insertarnuestra grfica de dos formas:

1. Seleccionando un patrn de diapositiva que nos d la posibilidadde insertar un objeto y posteriormente seleccionando el objeto detipo grfico.

2. Insertar la grfica utilizando la opcin Grfico de la men Insertar(Insertar>Imagen>Grfico), o el botn existente en la barra deherramientas.

En ambos casos se nos abrir una ventana de Excel en la que podremosinsertar los datos, y utilizando los mens de la barra de herramientas deWord podremos seleccionar el tipo de grfico que tendr el grfico.

Inclusin de ttulos y leyendas

Siempre es recomendable insertar un ttulo en todas nuestras grficas,ayudaremos a todos los usuarios, incluidos nosotros mismos.

Para insertar un ttulo en una grfica que ya hayamos creado deberemosseguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos el grfico haciendo clic sobre su borde exterior.2. En el men Grfico, iremos a Opciones de grfico y seleccionare-mos Ttulos (Grfico>Opciones de grfico).

3. En el cuadro de dilogo que se nos abrir podremos seleccionar lasopciones que nos interese: ttulos, leyenda, etc.


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Ilustracin 25. Insertar ttulo de grfico en Word 2003.

Tambin podemos hacer doble clic en el grfico y luego hacer clic conel botn derecho del ratn sobre el grfico y seleccionar Opciones de grfi-co.

En el caso de que aadamos etiquetas de datos deberemos cuidar que sepuedan leer correctamente.

3.1.7. Enlaces de navegacin

A continuacin vamos a ver con ms detalle lo referente a los enlaces denavegacin y cmo deben realizarse correctamente teniendo las caracters-ticas que vimos en el apartado 2.7.

Tabla de contenidos

Para insertar la tabla de contenidos en Word 2003 deberemos seguir lossiguientes pasos:

1. Colocaremos el cursor en el lugar donde deseemos insertar la tablade contenidos.

2. En el men Insertar, seleccionamos Referencia y luego la opcinndice y tablas (Insertar>Referencia>ndice y tablas).

3. Nos aparecer una ventana en la que deberemos hacer clic sobre lapestaa Tabla de contenidos.

4. En esa pestaa podremos seleccionar entre diferentes formatos detabla de contenido automticas.

Ilustracin 26. Tabla de contenidos de Microsoft Word 2003.

Hipervnculos

Los pasos para incluir un hipervnculo en nuestro documento son lossiguientes:

1. Seleccionamos el texto que queremos que tenga el hipervnculo.2. Seleccionamos Hipervnculo en el men Insertar.3. Escribimos la direccin del enlace en la casilla Direccin.4. Escribimos un texto que describa el enlace en la casilla que apare-ce al pulsar el botn Info. de pantalla.


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Ilustracin 27. Opciones hipervnculos de Microsoft Word 2003.


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Deberemos evitar incluir enlaces del tipo Pinche Aqu, siendo preferi-ble que el texto que indica el enlace sea suficientemente descriptivo, expli-citando el contenido del destino al que remite. Por ejemplo: enlace aldocumento Los estudiantes cuentan, enlace a la pgina web del CERMI.

Referencias cruzadas

Para insertar una referencia a algn elemento de nuestro documentodeberemos seguir los siguientes pasos:

1. En el men Insertar seleccionaremos Referencia y la opcin Refe-rencia cruzada (Referencias>Referencia cruzada).

2. Nos aparecer un cuadro de dilogo en el que podremos seleccio-nar el tipo de elemento que queremos referenciar, el tipo de refe-rencia y seleccionar el elemento a referenciar.

Ilustracin 28. Opciones de referencias cruzadas de Microsoft Word 2003.

3.1.8. Elementos multimedia

Como hemos comentados en el apartado 2.8 los objetos multimedia,audios o vdeos, que se incluyan en nuestro documento debern ser acce-sibles.Recomendamos consultar el captulo V de esta gua, dedicado a la acce-

sibilidad de los materiales multimedia.


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3.1.9. Uso del color

La correcta utilizacin del color es un aspecto que muchas veces se dejaolvidado y puede causar serios problemas a determinados usuarios a lahora de acceder al contenido del documento.

Recomendamos utilizar colores que faciliten la lectura del documento,en caso de que dudemos si los colores seleccionados son adecuados pode-mos comprobar si existe suficiente diferencia de contraste entre ellos utili-zando alguna de las numerosas herramientas existentes en internet.

A continuacin proponemos algunas de ellas.

Herramientas de comprobacin

Para comprobar la diferencia de contraste entre el texto y el fondo deltexto podemos utilizar alguna de las siguientes herramientas:

Luminosity Colour Contrast Ratio Analyser, de Juicy Studio: http://juicystudio.com/services/luminositycontrastratio.php

Color Contrast Comparison, de Joe Dolson:http://www.joedolson.com/color-contrast-compare.php

Colour Contrast Check, de Jonathan Snook:http://snook.ca/technical/colour_contrast/colour.html

En otros casos tenemos que recurrir a herramientas que eliminan com-pletamente los colores de una pgina web, mostrndola en escala de grises:

Graybit: http://graybit.comVlido nicamente para pginas web


3.2.1. Conversin a HTML

Podemos convertir nuestro documento en un documento HTML perodebemos tener en cuenta que el cdigo HTML generado no ser correcto. Enla conversin, Word utiliza cdigo no estndar y por tanto no accesible.

En el caso de que realicemos una conversin a HTML deberemos lim-piar el cdigo resultante, utilizando alguna herramienta como HTML Tidy,y luego hacer accesible el documento HTML resultante.

http://juicystudio.com/services/luminositycontrastratio.phphttp://www.joedolson.com/color-contrast-compare.phphttp://snook.ca/technical/colour_contrast/colour.htmlhttp://graybit.com


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Para ello recomendamos consultar lo establecido en el Real Decreto1494/2007 o en la Norma WACG 2.0 del W3C.

Para realizar esta conversin deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Una vez hayamos terminado nuestro documento, iremos al menArchivo y seleccionaremos la opcin Guardar como pgina Web(Archivo>Guardar como pgina Web).

2. Nos aparecer un cuadro de dilogo en el que deberemos seleccio-nar la opcin Pgina Web filtrada en Guardar como tipo.

3.2.2. Conversin a PDF

Si tenemos intencin de publicar nuestro documento en formato PDFdeberemos activar las opciones de accesibilidad para la conversin aPDF.

En esta gua, para realizar la conversin a PDF de documentos Word2003, nos referiremos a la utilizacin de Adobe Acrobat Professional.

Configuracin de PDF Maker

Para que la conversin se realice satisfactoriamente PDF Maker debeestar correctamente configurado. Esta configuracin se realiza desde elmen PDF Maker de Word, si no aparece la barra de herramientas trasinstalar Adobe Acrobat, deberemos seguir los siguientes pasos paraactivarlo:

1. En Word 2003, en el men Ver deberemos hacer clic en Barra deherramientas.

2. Seleccionaremos la opcin Acrobat PDFMaker (Ver>Barras deherramientas>Acrobat PDFMaker).

Ilustracin 29. Men Adobe PDF en Word 2003.

Una vez hecho esto debemos configurar los parmetros de conversin.Para ello, en el men Adobe PDF y seleccionamos Cambiar configuracinde conversin (Adobe PDF>Cambiar configuracin de conversin).

Ilustracin 30. Men Adobe PDF en Configuracin Word 2003.

En la pestaa Configuracin debemos asegurarnos de que estn marca-das las mismas casillas que aparecen en la ilustracin, en especial Activaraccesibilidad y reflujo con PDF etiquetado.


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Ilustracin 31. Opciones configuracin PDF Maker.

Si queremos que nuestro fichero PDF est protegido con una contrase-a para que no se puedan realizar cambios en l, tendremos que ir a la pes-taa Seguridad, en la que tendremos la posibilidad de restringir la ediciny/o la impresin del documento. En el caso de que decidamos hacerlo, esfundamental que las casillas de verificacin que aparecen asociadas a lpermanezcan marcadas, concretamente deberemos asegurarnos de quequeda activa las casillas denominadas Activar acceso a texto a dispositivoslectores de pantalla para usuarios con problemas de visin y Activar meta-datos de texto sin formato.

Ilustracin 32. Opciones de seguridad PDF Maker.


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En la pestaa Marcadores seleccionamos los estilos que queramos queacten como marcadores en el documento.


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Ilustracin 33. Opciones de la pestaa Marcadores de PDF Maker.

Una vez hayamos creado el documento en PDF deberemos comprobarla accesibilidad del documento. Este proceso lo trataremos en el captulo IVreferente a los documentos en formato PDF.

4. MICROSOFT WORD OFFICE 2007

En este apartado nos centraremos en cmo preparar un documento deWord 2007 accesible utilizando correctamente las funcionalidades deWord.

4.1. Pautas de accesibilidad

Como hemos comentado en el apartado 2 nuestro documento debecumplir unos requisitos mnimos para ser accesible, los recordamos breve-mente:


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1) Texto claro.2) Se debe especificar el idioma principal del documento y texto.3) Documento correctamente estructurado: ttulos bien formados, prrafos y saltos deseccin, listas y enumeraciones, columnas, ttulos de ilustracin, ttulos de tabla,elementos de ndice, nmeros de pgina.

4) Textos alternativos en imgenes, frmulas matemticas, objetos audiovisuales, cuadrosde texto, diagramas.

5) Tablas bien estructuradas y no utilizadas para maquetar.6) Grficas accesibles.7) Enlaces de navegacin correctos: Tabla de contenidos, hipervnculos, referenciascruzadas.

8) Elementos multimedia.9) Correcta utilizacin del color: Uso semntico del color, colores de fondo, formato decolor en Office, utilizacin de elementos parpadeantes, correcta utilizacin del color engrficas.

10) Conversin a otros formatos: si el documento se va a convertir a otro formatodeberemos cuidar que el documento resultante sea accesible.

A continuacin veremos en detalle cada uno de estos aspectos.

4.1.1. Texto claro

Se aconseja siempre mostrar el texto claro, frases cortas, ordenado, len-guaje sencillo, prescindiendo de estructuras gramaticales complejas. Tam-bin es recomendable utilizar una tipografa y un interlineado adecuado.

4.1.1. Idiomas del documento y texto

En Word 2007 podemos asignar el idioma a varios niveles: en un estilo,en un prrafo o una palabra, o el idioma por defecto de nuestros docu-mentos.

Asignar un idioma a un estilo

Para asignar el idioma general del documento lo ms sencillo es hacer-lo al comenzar nuestro documento, ir a la pestaa de Inicio, luego el Esti-lo que se desee, seleccionar con el botn derecho Modificar y posterior-


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mente en Formato e Idioma (Inicio>Estilo>Modificar>Formato>Idioma),podremos elegir el idioma que necesitemos.

Ilustracin 34. Seleccin idioma (1). Word 2007.

Otra forma de cambiar el idioma es seleccionar el texto que queremosetiquetar y pulsar el botn de idioma que hay en la parte inferior izquierdade la ventana de Word.

Ilustracin 35. Seleccin idioma (2). Word 2007.

Asignar un idioma a un fragmento de texto

Si lo que necesitamos es asignarle un idioma concreto a un fragmentode texto los pasos que deberemos seguir son los siguientes:

1. Seleccionamos el texto al que le queremos cambiar la asignacinde idioma.

2. Pulsaremos el botn de idioma que hay en la barra inferior deWord.

3. Al pulsar este botn nos aparecer un cuadro de dilogo en el quepodremos seleccionar el idioma que deseemos.

Ilustracin 36. Botn de idioma de un fragmento del texto, Word 2007.

Establecer el idioma predeterminado

Normalmente el idioma predeterminado de nuestros documentos serel idioma predeterminado de nuestro sistema operativo. En el caso de quenecesitemos cambiar este idioma predeterminado deberemos seguir lossiguientes pasos:

1. Pulsaremos el botn de Microsoft Office y seleccionaremosOpciones de Word.


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2. Nos aparecer un cuadro de dilogo, en las opciones de Personali-zar la copia de Microsoft Office deberemos pulsar el botnConfigurar idioma.

3. Nos aparecer otro cuadro de dilogo en el que podremos habilitarlos idiomas que deseemos, y asignar el Idioma de edicin princi-pal para nuestros documentos.


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Ilustracin 37. Modificar idioma predeterminado, Word 2007.

Tambin podemos cambiar esta asignacin desde el botn que hay en labarra inferior de Word, seleccionando el idioma y pulsando el botn Pre-determinar.

Ilustracin 38. Seleccin de idioma, Word 2007.


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4.1.2. Documento correctamente estructurado

Es muy importante usar correctamente las funcionalidades que nosofrece Microsoft Office Word 2007, puesto que actuar as nos va a permitir:

Una correcta navegacin por el documento. La gestin del documento va a ser ms fcil, as como las modifica-ciones posteriores que requiera nuestro documento.

La estructura se conserva aunque convirtamos el documento a otroformato (HTML, PDF, ...)

Utilizacin de estilos

A la hora de dar formato a un prrafo, podemos modificar principal-mente dos aspectos: prrafo y fuente. A continuacin veremos algunosdetalles de estas opciones.

a) Formato de prrafo (alineacin, sangras, espaciado, etc.)

Antes de comenzar a escribir un prrafo, iremos a la pestaa Inicio dela barra de herramientas, y a la regin Prrafo (Inicio>Prrafo). Si hacemosclic en la flecha de expansin se abrir un cuadro de dilogo donde podre-mos ajustar todos parmetros de un prrafo incluyendo alineacin, sangra,espaciado e interlineado.

Ilustracin 39. Parmetros de prrafo. Word 2007.


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b) Formato de fuente (tipo, color, tamao, etc.).

Para definir la fuente acudiremos a la barra de herramientas, en la pes-taa Inicio en la seccin relativa a la Fuente (Inicio>Fuente) elegiremos losparmetros de la fuente que queramos utilizar: tipo, estilo, tamao, color,...En el caso de la fuente, el tamao mnimo recomendado es 10 puntos y elms habitual 12 puntos.

Ilustracin 40. Seleccin de opciones de fuente. Word 2007.

Dar formato al texto mediante estilos

En cuanto a los estilos, dentro de Microsoft Word 2007 existen unaserie de estilos predefinidos que se pueden ajustar a nuestras necesida-des, y en caso necesario se pueden modificar o crear otros nuevos. Pode-


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mos acceder a estos estilos desde la seccin relativa a Estilos de la pes-taa Inicio (Inicio>Estilos), si hacemos clic en la flecha de la esquinainferior activaremos la ventana de Estilos viendo as todas las opcionesexistentes.

Ilustracin 41. Galera de estilos de Word. Word 2007.

Aplicar un estilo existente

Una vez redactado el documento, el procedimiento para aplicar algunode los estilos de nuestro documento Word es el siguiente:

1. Seleccionamos el fragmento de texto al que le queremos aplicar elestilo.

2. Hacemos clic en el estilo que queramos utilizar en la regin deEstilos de la pestaa Inicio (Inicio>Estilos).

Para el resto de prrafos, ttulos,..., actuamos de manera similar eli-giendo el estilo que queramos utilizar.

Si queremos aplicar un mismo estilo a varios prrafos, podemos hacerlode varias maneras:


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1. Seleccionamos los prrafos y aplicamos el estilo, como hemosvisto antes.

2. Seleccionamos el prrafo que tiene el estilo que queremos utilizar,pulsamos el botn Copiar formato y luego hacemos clic sobre elprrafo al que queramos aplicar ese estilo.

3. En el caso de que tengamos que aplicarle el mismo estilo a variosprrafos que no estn seguidos dentro del texto deberemos hacerdoble clic sobre el botn Copiar Formato, quedando activa dichaopcin hasta que guardemos el documento o deseleccionemos estaopcin.

Ilustracin 42. Aplicar estilo a varios prrafos. Word 2007.

Modificar un estilo existente

La modificacin de un estilo existente se hace de la siguiente manera:

1. En la pestaa Inicio.2. Hacemos clic con el botn derecho sobre el estilo que queramos modi-ficar de entre los existentes en la regin de estilos de la barra de herra-mientas y en el men emergente que aparecer elegimos Modificar.

3. Se nos abrir un men que nos permite modificar todas las carac-tersticas del prrafo (nombre, tipo de letra, paso de letra, justifi-cacin, interlineado, ...).

4. Ahora lo nico que tenemos que hacer es ir modificando los dife-rentes parmetros hasta que quede como nosotros deseemos.


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Ilustracin 43. Modificar el estilo (2). Word 2007.

Crear un nuevo estilo

Para crear un estilo nuevo el procedimiento que debemos seguir es:

1. En la pestaa Inicio.2. En la regin de Estilos, pulsamos la flecha para ver la ventana

Estilos.3. Se nos abre el cuadro de dilogo y en la parte inferior en la parteizquierda de esta ventana hay un botn para crear Nuevo estilo.

4. Al pulsarlo nos aparecer un nuevo cuadro de dilogo para esta-blecer todos los parmetros de nuestro nuevo estilo. Deberemosseleccionar todas las opciones que deseemos y guardar el estilo.

Ilustracin 44. Nuevo estilo. Word 2007.

Creacin de listas o enumeraciones

Para crear una lista en Word 2007 iremos a la pestaa Inicio y en laregin referente a las opciones de Prrafo (Inicio >Prrafo), encontraremosdiversos mens para crear listas en diversos formatos.

No es recomendable crear pseudolistas mediante la incorporacin alinicio de los prrafos del carcter -, aunque normalmente cuandocomenzamos un prrafo con guin Word interpreta que vamos a crearuna lista.


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Ilustracin 45. Vietas. Word 2007.

Ilustracin 46. Numeracin. Word 2007.


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Ilustracin 47. Esquema numerado. Word 2007.

Texto en columnas

Si queremos que nuestro texto tenga una apariencia o formato decolumnas, la forma correcta de hacerlo es usando la opcin Columnas queencontramos en el men Diseo de pgina (Diseo de pginas>Columnas).

Para aplicarlo, seleccionamos todo el texto que queramos que tenga esaapariencia y desde la pestaa Diseo de pgina seleccionaremos el tipo decolumna que queremos utilizar.


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Ilustracin 48. Seleccin de columnas. Word 2007.

Lo ms recomendable es seleccionar el formato de columnas antes decomenzar a escribir el texto.

Ttulos de tabla e ilustracin

Una vez hemos insertado una imagen podremos colocar un pie de fotoo ttulo inmediatamente despus utilizando la herramienta que encontrare-mos en la pestaa Referencias y que se denomina Insertar ttulo (Referen-cias>Insertar ttulo).

Al pulsar el botn Insertar ttulo se nos abrir un cuadro de dilogo enel podremos seleccionar qu tipo de ttulo queremos insertar: ecuacin,ilustracin o tabla.

Deberemos seleccionar la opcin que necesitemos en el men Rtulo,Ilustracin o Tabla, Word incluir el nmero de imagen de forma autom-tica permitindonos aadir el ttulo que deseemos.


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Ilustracin 49. opciones insercin de ttulo en Referencias de Word 2007.

En el caso de que incluyamos una tabla, en muchas ocasiones tambines recomendable incluir un pequeo resumen que explique su contenido yorganizacin.

Elementos de ndice

Desde la pestaa de Referencias tambin podemos marcar qu pala-bras queremos que aparezcan en el ndice. Estos ndices en MicrosoftWord suelen incluir las palabras y la pgina o pginas en las que aparecedicha palabra.

Para marcar una palabra para que aparezca en el ndice deberemosseleccionar la palabra que queramos marcar, y en la pestaa Referenciasharemos clic en el botn Marcar entrada (Referencias>Marcar entrada). Alhacer eso se activar un cuadro de dilogo en el que podremos elegir dife-rentes opciones a la hora de marcar la palabra y cmo se referenciar en elndice que podremos generar posteriormente.


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Ilustracin 50. opciones de marca para ndice en Microsoft Word 2007.

Otras referencias

Desde la pestaa Referencias se pueden crear otros muchos tipos dereferencia: de bibliografa, citas, notas al pie, referencias bibliogrficas, etc.

Siempre es recomendable utilizar estas herramientas y evitar crear estetipo de referencias de forma manual, as ayudaremos al usuario en el mane-jo del documento y ahorraremos tiempo y esfuerzo a la hora de crear yactualizar nuestros documentos.

Nmeros de pgina

Para insertar nmeros de pgina en Word 2007 deberemos seguir lossiguientes pasos:

1. Desde la pestaa Insertar.3. En la seccin Encabezado y pie de pgina seleccionaremos

Nmero de pgina.3. Se nos desplegar un men en el que podremos elegir la posiciny formato de la numeracin de pginas.


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4.1.3. Textos alternativos

Los elementos que necesitan textos alternativos son los siguientes:

Imgenes. Cuadrosdetexto. SmartArt. Vdeos. Audios. Frmulasmatemticas.

Siempre es recomendable insertar un texto alternativo en todos aquellosobjetos no textuales que incluyamos en nuestro documento.

En el caso de que el elemento sea meramente decorativo se deberincluir un espacio en blanco en lugar de un texto descriptivo.

Resultan especialmente problemticas aquellas imgenes complejas,como por ejemplos grficos o esquemas tcnicos, para las que puede sernecesario recurrir a una descripcin dentro del propio texto del documen-to ya que no es posible describir su contenido en pocas palabras.

Texto alternativo en imgenes

Para aadir un texto alternativo deberemos preguntarnos qu informa-cin queremos transmitir con esa imagen. En el caso de que la imagen seameramente decorativa podremos dejar el campo de texto alternativo vaco.

Si no somos capaces de resumir la informacin en menos de dos lneasdeberemos recurrir a una descripcin larga (long description, en ingls).

En algunas ocasiones es ms prctico incluir la descripcin de la ima-gen en el propio texto del documento, lo ms sencillo es escribir este textocomo si se estuviese describiendo la imagen a otra persona.

Lo ms comn es aadir una imagen que ya tenemos en un archivofuera de Word. Para incluirla en nuestro documento lo hacemos desde lapestaa Insertar y la opcin Imagen (Insertar>Imagen).


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Ilustracin 51. Insertar imagen. Word 2007.

Una vez insertada la imagen, para dotarla de texto alternativo debemosactuar de la siguiente manera:

1. Seleccionamos la imagen.2. Seleccionamos la pestaa Herramientas de imagen y luego For-

mato de imagen (Herramientas de imagen>Formato de imagen).3. En el cuadro que aparece seleccionamos la pestaa tamao>textoalternativo y escribiremos el texto alternativo para nuestra imagen.Esta ser la descripcin que los lectores de pantalla utilizados porpersonas con discapacidad visual podrn leer con la funcin detransmitir el contenido de la imagen y as el usuario con discapaci-dad podr obtener toda la informacin contenida en esta imagen,fotografa, etc

Ilustracin 52. Texto alternativo para imagen. Word 2007.

Texto alternativo en frmulas matemticas

En el caso concreto de las frmulas matemticas la solucin consiste eninsertar las frmulas a travs del editor de ecuaciones de Word. Para abrirel editor, iremos a la pestaa Insertar y pulsaremos el botn Objeto y en elcuadro de dilogo elegiremos Microsoft Editor de ecuaciones(Insertar>Objeto>Microsoft Editor de ecuaciones).

Ilustracin 53. Editor de ecuaciones. Word 2007.

Para el resto de elementos se nos presentan dos opciones:

a) Al insertar nuestro elemento no textual, es posible que el propioWord 2007 nos ofrezca la posibilidad de incluir un texto alternativoque slo ser visible al pasar por encima con el puntero del ratn oal pulsar una combinacin de teclas.

b) Si Word no permite la inclusin de un texto alternativo, es recomen-dable incluir a continuacin una breve descripcin con un tipo deformato de prrafo que no lleve a confusin con el cuerpo del docu-mento, y que permita a aquellos lectores que s tienen acceso a dichoelemento la posibilidad de no leerlo.

Texto alternativo en vdeos o audio

Como hemos mencionado anteriormente es necesario incluir un textoalternativo para estos objetos, adems de proporcionar el material subtitu-lado y audiodescrito si fuese necesario.


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Una vez hayamos incluido el objeto en el documento deberemos hacerclic con el botn derecho del ratn sobre l y seleccionar la opcin Forma-to de objeto. Se nos abrir un cuadro de dilogo para modificar diversasopciones, iremos a la pestaa Texto alternativo donde deberemos incluir eltexto que describa el objeto que hemos insertado.

Ilustracin 54. insercin de texto alternativo de un objeto en Word 2007.

Texto alternativo en cuadros de texto

No se recomienda utilizar cuadros de texto en nuestros documentos yaque en ocasiones tapan u ocultan otros fragmentos de texto lo que puedeser perjudicial para la accesibilidad del documento.

En el caso de que necesitemos insertar un cuadro de texto deberemosser cuidadosos de que no oculte informacin y de que los productos deapoyo lo lean en el orden adecuado. En estos casos lo que se recomienda esalinear el cuadro de texto con el texto siguiendo los siguientes pasos:

1. Creamos nuestro cuadro de texto.2. Hacemos clic con el botn derecho del ratn y seleccionamos For-

mato de formas, posteriormente en la seccin Texto alternativodeberemos incluir un ttulo y el correspondiente texto alternativo.


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3. Una vez hecho esto volveremos a seleccionar el cuadro de texto conel botn derecho del ratn pero esta vez seleccionaremos Ajuste detexto y posteriormente la opcin En lnea con el texto. Esto evitarque el cuadro de texto oculte o tape alguna parte del documento.

Texto alternativo en SmartArt

Merecen mencin especial los elementos SmartArt existentes en Worddesde la versin 2007, estos objetos nos permiten crear rpidamente grfi-cos esquemticos.

En este caso nos encontramos con los mismos problemas que con loscuadros de texto pero agravados con que se puede transmitir informacinutilizando formas y colores. Si dicha informacin no se puede transmitirutilizando textos alternativos o descripciones puede haber usuarios que noestn accediendo a toda la informacin que queremos transmitir, por tantono se recomienda su utilizacin.

En el caso de que los utilicemos deberemos incluir textos alternativos encada una de las parte del diagrama, deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Una vez tengamos nuestro SmartArt creado.2. Haremos clic con el botn derecho sobre el objeto y seleccionare-mos la opcin Tamao donde deberemos incluir un ttulo y untexto alternativo que describa el grfico al completo.

3. Posteriormente deberemos usar el mismo procedimiento para incluir unttulo y texto alternativo en cada parte o elemento de nuestro grfico.

Ilustracin 55. Insercin de texto alternativo de un SmartArt en Word 2007.


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4.1.4. Tablas

Como ya hemos comentado no se deben utilizar tablas para maquetar eldocumento ya que los usuarios que accedan a l mediante un producto deapoyo, como por ejemplo un lector de pantalla, pueden encontrar seriosproblemas y no acceder a la informacin correctamente.

Como vimos en la parte introductoria, antes de incluir una tabla debe-mos estar seguros de la pertinencia de hacerlo, y buscar algn modo alter-nativo para presentar la informacin, porque la utilizacin de tablas puedecausarnos problemas a la hora de crear un documento accesible.

Deberemos tener en cuenta una serie de cuestiones:

Usar siempre la opcin Insertar tabla del men, nunca Dibujar tabla.

Crear una tabla uniforme de manera que permita identificar cadacelda y su significado dentro del contexto general.

Dar siempre un ttulo a las columnas y filas.

Evitar anidar tablas en otras para crear una tabla ms compleja. Espreferible que haya varias tablas sencillas.

Evitar unir dos celdas adyacentes.

Evitar cortar lneas.

No dejar celdas vacas. Es preferible poner dentro la palabra vaca.

Evitar dejar filas o columnas vacas por cuestiones estticas.

Intentar no incluir ilustraciones dentro de la tabla.

Dar una descripcin general de la tabla antes de su inclusin y si esposible describir cmo est estructurada.

Para insertar una tabla los haremos a travs del men Tabla de la pes-taa Insertar (Insertar>Tabla).


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Ilustracin 56. Insertar tabla. Word 2007.

No se recomienda en ningn caso hacerlo de forma manual con laopcin Dibujar Tabla, puesto que es un proceso laborioso, y adems puedehacer que cualquier retoque de formato o la inclusin de un texto olvidadosea una tarea muy tediosa.

Deberemos incorporar encabezados que identifiquen cada fila y colum-na de modo que se repita dicho encabezado si la tabla ocupa varias pgi-nas, Word incluye una funcin que hace este trabajo de una maneratotalmente automtica:

1. Seleccionamos la tabla y hacemos clic con el botn derecho delratn.

2. En el men seleccionaremos Propiedades de tabla.

3. En la pestaa Fila marcamos la opcin Repetir como fila de enca-bezado en cada pgina.


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Ilustracin 57. Encabezados de tabla. Word 2007.

Ejemplo:

Tabla 2. Ejemplo de tabla en Word 2007.

4.1.5. Grficas accesibles

A la hora de crear una grfica deberemos cuidar diferentes aspectos:

Correcta utilizacin del color.

Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4

Fila 1 Datos Datos Datos

Fila 2 Datos (vaca) Datos

Fila 3 (vaca) Datos Datos


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Inclusin de ttulos y leyendas. Textos alternativos (vase apartado 4.1.3 para Word 2007 y el apar-tado 5.1.3 para Word 2010).

Para insertar una grfica tenemos dos opciones:

a) Crearla en Excel y pegarla en el documento de Word.

b) Crearla desde Word.

En el caso de que optemos por la segunda opcin podemos insertarnuestra grfica de dos formas:

1. Seleccionando un patrn de diapositiva que nos d la posibilidad deinsertar un objeto.

2. Insertar la grfica utilizando el botn Grfico de la pestaa Insertar(Insertar>Grfico).

En ambos casos se nos abrir una ventana de Excel en la que podremosinsertar los datos, previamente nos aparecer un men en el que podremosseleccionar el formato del grfico.

Una vez hayamos insertado los datos deberemos cerrar la ventana deExcel para trabajar con el grfico directamente desde nuestro documentoWord.

Para poder modificar las opciones y caractersticas del grfico debere-mos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionaremos el grfico haciendo clic en su borde exterior.2. Al hacer esto podemos ver como se activa una pestaa denomina-da Herramientas de grficos. Esta zona de la barra de herramien-tas tiene asociadas varias pestaas denominadas Diseo, Presenta-cin y Formato, que nos permitirn modificar diferentesparmetros de nuestro grfico.

En los prximos apartados veremos cmo mejorar la accesibilidad delas grficas que insertemos utilizando Word.

Ttulos y leyendas en grficas

Siempre es recomendable insertar un ttulo en todas nuestras grficas,ayudaremos a todos los usuarios, incluidos nosotros mismos.


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Para insertar un ttulo en una grfica que ya hayamos creado deberemosseguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos el grfico haciendo un clic sobre su borde exterior2. Vamos a la pestaa Presentacin dentro de la zona de Herramien-

tas de grficos (Herramientas de grficos>Presentacin) de la barrade herramientas.

3. Pulsamos el botn Ttulo del grfico, y seleccionamos la opcinque nos interese.

Para insertar un ttulo en los ejes deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos el grfico haciendo un clic sobre su borde exterior2. Vamos a la pestaa Presentacin dentro de la zona de Herramien-

tas de grficos (Herramientas de grficos>Presentacin) de la barrade herramientas.

3. Pulsamos el botn Rtulos de eje, y seleccionamos la opcin quenecesitemos para el eje horizontal y la que necesitemos para el ejevertical.

Desde la pestaa de Presentacin de la barra de herramientas tambinpodemos modificar las opciones de la leyenda o aadir etiquetas de datos,entre otras opciones.

En el caso de que aadamos etiquetas de datos deberemos cuidar que sepuedan leer correctamente.

4.1.6. Enlaces de navegacin

A continuacin vamos a ver con ms detalle lo referente a los enlaces denavegacin y cmo deben realizarse correctamente teniendo en cuenta lascaractersticas que vimos en el apartado 2.7 de la introduccin.

Tabla de contenidos

Como hemos comentado anteriormente es recomendable que exista unatabla de contenidos ya que facilita la navegacin por el documento y ade-ms proporciona informacin relativa a la estructura del documento. As elusuario sabr qu contenido hay en el documento y cmo est estructura-


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do sin necesidad de recorrer el documento entero permitindole accederdirectamente a la seccin que le pueda interesar.

Para incluir una tabla de contenido en Microsoft Word 2007 lo que pri-mero deberemos haber cumplido es el apartado 4.1.2, creando los ttulos yotros elementos estructurales del documento correctamente. Si no hemoscreado los ttulos de forma correcta estos no sern incluidos en la tabla decontenidos.

Una vez hemos creado el documento correctamente estructurado, debe-remos ir al lugar del documento en el que deseemos incluir la tabla de con-tenidos. Lo normal es incluirla al comienzo del documento para que losusuarios accedan a ella antes de acceder al contenido propiamente dicho,deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Colocaremos el cursor en el lugar donde deseemos insertar la tablade contenidos.

2. En la pestaa Referencias pulsaremos el botn Tabla de contenido(Referencias>Tabla de contenido).

3. Se nos desplegar un men en el que podremos seleccionar entrediferentes formatos de tabla de contenido automticas.

Ilustracin 58. Men Tabla de contenido de Microsoft Word 2007.

Si utilizamos la opcin Insertar tabla de contenido de este mismo men(Referencias>Tabla de contenido>Insertar tabla de contenido) se nos abrirun cuadro de dilogo en el que podremos seleccionar diferentes opcionesde formato: niveles a mostrar en la tabla, carcter de relleno, opciones rela-tivas a los nmeros de pgina, entre otras.

Microsoft Word crear la tabla de contenido utilizando la informacinestructural que hemos ido aportando al crear cada ttulo y dems elementos.

Hipervnculos

Para insertar un enlace a un documento electrnico externo a nuestrodocumento deberemos seguir los siguientes pasos:

Ilustracin 59. Men de insercin de hipervnculos. Word 2007.

1. En la pestaa Insertar, haremos clic en la opcin Hipervnculo.2. Se nos abrir la ventana en la que deberemos introducir el texto delenlace, la direccin, y tambin ser necesario incluir una descrip-cin de a dnde nos lleva ese enlace utilizando la opcin Info. enpantalla.

Esta ltima opcin permite que los usuarios que acceden al documentocon un lector de pantalla tengan ms informacin sobre el contenido delenlace.


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Referencias cruzadas

La herramienta de Referencias cruzadas nos permite referenciar seccio-nes del documento, nmeros de pgina, ttulos, ilustraciones, y todos aque-llos elementos que consten en la estructura del documento. Al utilizarla secrear una referencia que se actualizar si modificamos la estructura deldocumento, facilitndonos la edicin del nuestro documento. Tambinpodemos forzar que la referencia se actualice pulsando sobre ella con elbotn derecho del ratn y seleccionando la opcin Actualizar campos.

Para poder utilizar la funcionalidad que nos permite insertar referenciascruzadas, o referencias a determinados elementos del documento, debere-mos haber creado dichos elementos utilizando las opciones que ofrecerMicrosoft Word, es decir, los ttulos deberemos tener esa propiedad, lastablas, las ilustraciones, todo deber haber sido creado correctamentesegn hemos visto en el apartado 4.1.2.

Para insertar una referencia deberemos:

1. Ir a la pestaa Referencias y pulsar el botn Referencia cruzada(Referencias>Referencia cruzada).

2. Al pulsar el botn se nos abrir un cuadro de dilogo en el quepodremos seleccionar el tipo de elemento que queremos referen-ciar, el tipo de referencia y seleccionar el elemento a referenciar.

Desde la pestaa de Referencias de Microsoft Word 2007 tambin pode-mos crear tablas de ilustraciones, ndices onomsticos, y otro tipo de refe-rencias.

Ilustracin 60. Opciones de referencias cruzadas de Microsoft Word 2007.


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4.1.7. Elementos multimedia

Como hemos comentados en el apartado 2.8 los objetos multimedia,audios o vdeos, que se incluyan en nuestro documento debern ser accesibles.

Recomendamos consultar el captulo V de esta gua, dedicado a la acce-sibilidad de los materiales multimedia.

4.1.8. Uso del color

La correcta utilizacin del color es un aspecto que muchas veces se dejaolvidado y puede causar serios problemas a determinados usuarios a lahora de acceder al contenido del documento.

Recomendamos utilizar colores que faciliten la lectura del documento,en caso de que dudemos si los colores seleccionados son adecuados pode-mos comprobar si existe suficiente diferencia de contraste entre ellos utili-zando alguna de las numerosas herramientas existentes en internet.

A continuacin proponemos algunas de ellas.

Herramientas de comprobacin

Para comprobar la diferencia de contraste entre el texto y el fondo deltexto podemos utilizar alguna de las siguientes herramientas:

Luminosity Colour Contrast Ratio Analyser, de Juicy Studio:http://juicystudio.com/services/luminositycontrastratio.php

Color Contrast Comparison, de Joe Dolson:http://www.joedolson.com/color-contrast-compare.php

Colour Contrast Check, de Jonathan Snook:http://snook.ca/technical/colour_contrast/colour.html

En otros casos tenemos que recurrir a herramientas que eliminan com-pletamente los colores de una pgina web, mostrndola en escala de grises:

Graybit:http://graybit.comVlido nicamente para pginas web

http://juicystudio.com/services/luminositycontrastrat

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