ACCESS 2010 - Libros de informática y computación• Barra de herramientas de acceso rápido. Una...

ACCESS 2010

EN PROFUNDIDAD

M. Pérez

Access 2010 en profundidad María Pérez Marqués ISBN: 978-84-938312-0-2 EAN: 9788493831202 Copyright © 2010 RC Libros © RC Libros es un sello y marca comercial registrado Access 2010 en profundidad. Reservados todos los derechos. Ninguna parte de este libro incluida la cubierta puede ser reproducida, su contenido está protegido por la Ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente reprodujeren o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica, o su transformación, interpretación o ejecución en cualquier tipo de soporte existente o de próxima invención, sin autorización previa y por escrito de los titulares de los derechos de la propiedad intelectual. RC Libros, el Autor, y cualquier persona o empresa participante en la redacción, edición o producción de este libro, en ningún caso serán responsables de los resultados del uso de su contenido, ni de cualquier violación de patentes o derechos de terceras partes. El objetivo de la obra es proporcionar al lector conocimientos precisos y acreditados sobre el tema tratado pero su venta no supone ninguna forma de asistencia legal, administrativa ni de ningún otro tipo, si se precisase ayuda adicional o experta deberán buscarse los servicios de profesionales competentes. Productos y marcas citados en su contenido estén o no registrados, pertenecen a sus respectivos propietarios.

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CAPÍTULO

CARACTERÍSTICAS, INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE TRABAJO

CARACTERÍSTICAS Y NOVEDADES DE ACCESS 2010

Microsoft Office Access 2010 es el programa de base de datos de la nueva suite Microsoft Office 2010. Se trata de un conjunto de herramientas que permiten compartir información, realizar su seguimiento y elaborar informes en un entorno integrado.

Access 2010 presenta nuevas funciones de diseño interactivo, aporta una biblioteca de plantillas de seguimiento con diseños predefinidos en los que basar nuestras bases de datos y dispone de la capacidad de trabajar con numerosos orígenes de datos, incluido Microsoft SQL Server. De esta forma es posible crear aplicaciones interesantes y funcionales sin que sean necesarios profundos conocimientos de bases de datos.

A continuación, se especifican, agrupadas por temas, las características más relevantes de la base de datos Access 2010 y que constituyen un avance respecto de versiones anteriores del programa.

ACCESS 2010 EN PROFUNDIDAD

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Comienzo rápido del trabajo y seguimiento de la información

Característica Funcionalidad

Acceso rápido a bibliotecas de plantillas

El nuevo inicio de Access 2010 permite el acceso rápido a la aplicación y a una biblioteca de plantillas de base de datos de diseño profesional.

Interfaz de usuario mejorada

Permite trabajar, aprender y buscar con mayor rapidez. La interfaz tiene un área estándar denominada cinta de opciones que reemplaza las capas de menús y barras de herramientas de las versiones antiguas de Access y que en la versión 2010 se ha enriquecido con funcionalidades esenciales para el trabajo con bases de datos.

CAPÍTULO 1: CARACTERÍSTICAS, INSTALACIÓN, INICIO Y ENTORNO DE TRABAJO

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Principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2010

• Página Introducción a Microsoft Office Access. Nueva página inicial que aparece cuando se inicia Access desde el menú Inicio o un acceso directo en el escritorio.

• Cinta de opciones. Área situada en la parte superior de la ventana del programa donde se eligen comandos. Sus elementos son:

• Fichas de comandos. Muestran y combinan comandos de forma que aparecen cuando se necesitan.

• Fichas de comandos contextuales. Fichas de comandos que aparecen según el contexto, es decir, según el objeto con el que se esté trabajando o la tarea que se esté llevando a cabo. Estas fichas contienen los comandos que se aplicarían con mayor probabilidad a lo que se esté haciendo.

• Galería. Nuevo control que muestra visualmente los resultados que se obtendrían con la opción elegida. Se usan galerías en toda la interfaz de Microsoft Office 2010, lo que permite elegir un resultado sin preocuparse de cómo obtenerlo.

• Barra de herramientas de acceso rápido. Una sola barra de herramientas estándar que aparece en la cinta de opciones y que permite el acceso instantáneo con un solo clic a los comandos de mayor uso, como Guardar y Deshacer.

• Panel de exploración. Área situada en la parte izquierda de la ventana que muestra los objetos de la base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access.

• Documentos con fichas. Los formularios, tablas, consultas, informes y macros se muestran como documentos con fichas.


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• Barra de estado. Barra situada en la parte inferior de la ventana que muestra información de estado e incluye botones para cambiar de vista.

• Minibarra de herramientas. Elemento transparente parecido a una barra de herramientas que aparece sobre el texto seleccionado para facilitar la aplicación de formato, como negrita o cursiva, o cambiar la fuente.

Nuevas plantillas

Puede comenzar diseñando una base de datos propia o partir de una de las plantillas de diseño profesional que muestra Access 2010 al iniciar. Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa, con tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente. Si el diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. Si no es así, podrá usarla para crear más rápidamente la base de datos que se ajuste a sus necesidades específicas.

Funciones mejoradas de ordenación y filtrado

La característica Autofiltro de Office Access 2010 mejora las ya eficaces funciones de filtrado y permite concentrarse en los datos importantes. Es fácil seleccionar entre los valores únicos de una columna, algo muy útil cuando no se recuerda algún nombre, o bien, ordenar los valores mediante opciones del menú contextual, como Ordenar de más antiguo a más reciente u Ordenar de menor a mayor. Las opciones de filtro más comunes se encuentran en los comandos de menú y también se pueden usar filtros rápidos para limitar la información según los datos especificados. Las opciones de los filtros rápidos cambian automáticamente según el tipo de datos, para mostrar opciones de aplicación a la información numérica, de texto y de fecha.


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Vista presentación

La vista Presentación permite realizar cambios en el diseño mientras se ve o se explora un formulario o informe activo. Por ejemplo, se puede agregar un campo arrastrándolo desde el nuevo panel Lista de campos, o bien, cambiar las propiedades en la hoja de propiedades. La vista Presentación es compatible con el nuevo formato apilado y el nuevo formato de tabla: grupos de controles que se manipulan como un solo control para reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños completos. También se puede quitar un campo o agregar formato en la vista Presentación. La vista Diseño sigue estando disponible para los trabajos más detallados y su compatibilidad con los diseños también se ha mejorado.

Formato apilado y formato de tabla

Los formularios e informes contienen a menudo información tabular, como una columna que contiene nombres de cliente o una fila que contiene todos los campos de un cliente. Se puede usar Office Access 2010 para agrupar estos controles en un diseño que se pueda manipular fácilmente como si fuese una unidad, inclusive la etiqueta. Dado que se pueden seleccionar controles de secciones diferentes, como la etiqueta en el encabezado o pie de sección, la flexibilidad es considerable. Se pueden realizar fácilmente las siguientes acciones:

• Mover o cambiar el tamaño de un diseño. Por ejemplo, mover una columna a la izquierda o a la derecha.

• Aplicar formato a un diseño. Por ejemplo, aplicar negrita a una columna de nombres de cliente para que resalte.

• Agregar una columna o un campo de columna a un diseño. • Eliminar una columna o un campo de columna de un diseño.


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Calendario automático para la selección de fecha

Los campos y controles que usan el tipo de datos de fecha y hora tienen una nueva característica: un calendario interactivo integrado de selección de fecha. El botón de calendario aparece automáticamente a la derecha de la fecha. ¿Desea saber la fecha del próximo viernes? Haga clic en el botón y el calendario aparecerá automáticamente para seleccionar la fecha. De manera opcional, puede desactivar el calendario para un campo o control mediante una propiedad.

Texto enriquecido con campos Memo

Gracias a la nueva compatibilidad con texto enriquecido de Office Access 2010, ya no existe la limitación de utilizar texto sin formato porque puede aplicar formato al texto, como negrita, cursiva, fuentes y colores diferentes y otras opciones comunes, además de almacenar el texto en una base de datos. El texto con formato enriquecido se almacena en un campo Memo con un formato basado en HTML y compatible con el tipo de datos de texto enriquecido de Windows SharePoint Services. Establezca la nueva propiedad FormatoDeTexto en TextoEnriquecido o TextoSinFormato para que la información tenga un formato correcto en los controles de cuadro de texto y la vista Hoja de datos.

Fila Totales en hojas de datos

La vista Hoja de datos contiene ahora una fila Totales a la que se puede agregar una suma, una cuenta, un promedio, un máximo, un mínimo, una desviación estándar o una varianza. Simplemente elija y haga clic en lo que desee agregar.

Creación rápida y mejorada mediante la ficha Crear

La ficha Crear, situada en la cinta de opciones, es el nuevo punto de partida para agregar nuevos objetos. Permite crear rápidamente nuevos formularios, informes, tablas, listas de SharePoint, consultas, macros, módulos, etc. El proceso de creación tiene en cuenta el objeto activo. Por lo tanto, si hay una tabla abierta, se puede crear un nuevo formulario basado en esa tabla con sólo hacer clic dos veces. Los nuevos formularios e informes son más atractivos visualmente y se pueden usar directamente, ya que su diseño está actualizado. Por ejemplo, los formularios e informes generados automáticamente tienen un diseño profesional con encabezados que incluyen un logotipo, un título y, en el caso de los informes, una fecha y una hora, sin olvidar los totales y pies informativos.


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Crear tablas rápidamente mediante la vista Hoja de datos mejorada

A partir de ahora, crear tablas le resultará más fácil: basta con hacer clic en Tabla en la ficha Crear y empezar a escribir los datos en la vista Hoja de datos mejorada. Office Access 2010 determina automáticamente el tipo de datos, por lo que se puede comenzar a trabajar enseguida. Gracias a la nueva columna Haga clic para agregar queda patente dónde se puede agregar fácilmente un campo y, si es necesario cambiar el tipo de datos o el formato de presentación, resulta fácil hacerlo gracias a la cinta de opciones. Es posible incluso pegar tablas de Excel en una nueva hoja de datos y Office Access 2010 crea todos los campos y reconoce los tipos de datos automáticamente.

Campos multivalor

Puede crear un campo que contenga varios valores. Supongamos que desea almacenar una lista de categorías a las que ha asignado un elemento. En la mayoría de los sistemas de administración de bases de datos y en las versiones anteriores de Access, es preciso crear una relación varios a varios para que esto se realice correctamente. Office Access 2010 se hace cargo de la parte difícil cuando se elige un campo multivalor. Los campos multivalor son especialmente apropiados cuando se usa Office Access 2010 para trabajar con una lista de SharePoint que contiene uno de los tipos de campos multivalor usados en Windows SharePoint Services. Office Access 2010 es compatible con estos tipos de datos.


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Plantillas de campos para crear nuevos campos

Access 2010 incorpora el panel Plantillas de campos. Una plantilla de campo es un diseño de un campo, con nombre, tipo de datos, longitud y propiedades previamente definidos. Puede arrastrar los campos necesarios hasta la hoja de datos. Las plantillas de campos están basadas en XSD de modo que puede configurar definiciones estándar para el uso compartido en su departamento o grupo de trabajo.

Panel de tareas Lista de campos

El panel Lista de campos va más allá del selector de campos de las versiones anteriores de Access ya que incluye los campos de otras tablas. Puede arrastrar y colocar los campos de la tabla en el origen de registros, las tablas relacionadas o las tablas no relacionadas de la base de datos. Office Access 2010 crea la infraestructura necesaria de modo que, si se requiere una relación entre las tablas, ésta se creará automáticamente o la aplicación le guiará a través del proceso.

Usar un color de fondo alternativo

Los informes, hojas de datos y formularios continuos admiten una nuevo color de fondo alternativo, que se puede configurar de manera independiente del color de fondo normal. Es fácil sombrear las filas alternas con cualquier color que se elija.


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Tipo de datos adjuntos para almacenar imágenes, gráficos, archivos de Office o cualquier otro tipo de archivo

El tipo de datos adjuntos permite almacenar todos los tipos de documentos y archivos binarios en una base de datos sin que ésta se infle innecesariamente. Los datos adjuntos se comprimen automáticamente convenientemente para optimizar el uso de espacio. ¿Necesita adjuntar un documento de Microsoft Office Word 2010 a un registro? ¿Desea guardar varias imágenes digitales en una base de datos? Los archivos de datos adjuntos facilitan considerablemente estas tareas e incluso se pueden adjuntar varios a un solo registro.

Formularios divididos

Use el formulario dividido para crear un formulario que combine una vista Hoja de datos y una vista Formulario. Puede configurar una propiedad para indicar a Access que coloque la hoja de datos en la parte superior, la parte inferior, a la izquierda o a la derecha.

Panel de exploración

El panel de exploración facilita el acceso a todos los objetos y reemplaza la ventana Base de datos. Permite organizar los objetos por tipo, fecha de creación, fecha de modificación, tabla relacionada (según las dependencias) o en grupos personalizados creados por el usuario. ¿Necesita más espacio para trabajar en el diseño de formulario? El panel de exploración se acopla a la izquierda y se puede contraer fácilmente para que ocupe poco espacio.


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Macros incrustadas

Use las macros incrustadas de confianza para evitar tener que escribir código. Una macro incrustada está almacenada en una propiedad y forma parte del objeto al que pertenece. Puede modificar su diseño sin tener que preocuparse del resto de controles que la utilicen: cada macro incrustada es independiente. Las macros incrustadas son de confianza porque no pueden llevar a cabo determinadas operaciones posiblemente inseguras.

Visor de ayuda mejorado

A diferencia de las versiones anteriores de Access, Office Access 2010 permite obtener acceso a la ayuda para los usuarios finales y para los programadores desde la misma ventana del Visor de Ayuda. Este nuevo diseño se ha realizado en respuesta a los comentarios de los usuarios. Puede restringir el ámbito de búsqueda para ver sólo la Ayuda del programador o, si lo desea, ambos contenidos están disponibles en Office Online.


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Compartir información con otros usuarios

Característica Funcionalidad

Recopilar y actualizar datos mediante Microsoft Office Outlook 2010

Access 2010 puede crear automáticamente un formulario de Microsoft Office InfoPath 2010 o formulario HTML e incrustarlo en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico. A continuación, se puede enviar a las personas seleccionadas entre los contactos de Outlook o una base de datos de Access. Se puede elegir si se desea recopilar información nueva o actualizar la información existente. Los destinatarios rellenan el formulario y lo devuelven. Office Outlook 2010 reconoce los formularios entrantes y permite guardar automáticamente los datos en una base de datos de Office Access 2010; no hace falta volver a escribir nada.

Mover una base de datos a un sitio de SharePoint

Puede cambiar fácilmente una base de datos independiente a una opción compartida de Windows SharePoint Services que use tablas de Access vinculadas a listas de SharePoint. El Asistente para mover a SharePoint migra automáticamente las relaciones y claves principales. Las ventajas inmediatas de una opción compartida de Windows SharePoint Services son el acceso compartido basado en el explorador, copias de seguridad centralizadas, la implementación de bases de datos basada en sitios de SharePoint, así como todas las ventajas de usar un cliente enriquecido basado en Access en una solución basada en un servidor. Los departamentos de IT obtienen una medida de predictibilidad y control al localizarse el acceso a las bases de datos en el sitio de SharePoint. Los usuarios pueden suscribirse a avisos por correo electrónico cuando se agregan, eliminan o cambian registros en una lista de SharePoint.

Integración con el flujo de trabajo de Windows SharePoint Services

Access 2010 es compatible con el flujo de trabajo gracias a los Servicios de flujo de trabajo de Windows que se encuentran en Windows SharePoint Services. Puede crear soluciones que usen la distribución y aprobación de flujos de trabajo, asignen automáticamente tareas a otros usuarios, notifiquen el estado de los proyectos y aseguren, por ejemplo, que las tareas finalizan puntualmente.


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Exportar a PDF y XPS A partir de ahora, puede exportar datos a un formato PDF (Formato de documento portátil) o XPS (XML Paper Specification) para imprimirlos, enviarlos o distribuir correos electrónicos, siempre y cuando instale primero el complemento Publicar como PDF o XPS. Cuando se exporta un formulario, informe u hoja de datos a un archivo PDF o XPS, se puede capturar la información en un formulario de fácil distribución que conserva todas las características de formato y que no requiere tener instalado Access en el equipo para imprimir o revisarlo. Se puede exportar al formato de archivo PDF o XPS desde Office Access 2010 únicamente si se ha instalado el complemento. Las características de estos formatos se indican a continuación:

• Formato de documento portátil (PDF). PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que conserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato PDF garantiza que, cuando el archivo se vea en línea o impreso, se conservará exactamente el formato original y que los datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad. El formato PDF es también adecuado para documentos que se vayan a reproducir usando métodos de impresión comerciales.

• XML Paper Specification (XPS). XPS es un formato de archivo electrónico que conserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que, cuando el archivo se vea en línea o impreso, se conservará exactamente el formato original y que los datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad.

Importación y exportación mejoradas

Office Access 2010 incluye características que permiten importar y exportar datos con mayor facilidad. Puede guardar una operación de importación o exportación y volver a usarla la próxima vez que tenga que llevar a cabo la misma tarea. El asistente para importación de hojas de cálculo permite reemplazar el tipo de datos elegido por Access, por lo que puede importar, exportar y vincular a los nuevos formatos de archivo de Office Excel 2010.


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Desconectar listas de Sharepoint con Access

¿Necesita llevar trabajo a casa? Puede desconectar las listas de SharePoint con un solo clic mediante Office Access 2010. Trabaje con los datos en Access y, después, sincronice los cambios, o bien, vuelva a conectarse más adelante con el sitio de SharePoint.

Creación de informes

Característica Límite máximo

Apariencia mejorada de los informes creados automáticamente

La característica Creación rápida genera automáticamente informes de diseño profesional, con encabezados que incluyen un logotipo, un título, una fecha y una hora, así como pies informativos y totales.

Vista Informe y vista Presentación

Estas dos vistas permiten trabajar de manera interactiva con los informes. Mediante la nueva vista Informe, puede explorar una representación enriquecida y precisa de un informe sin tener que imprimirlo u obtener su vista previa. Si desea centrarse en determinados registros, use la característica de filtro o una operación de búsqueda para buscar el texto coincidente. Puede usar el comando copiar en operaciones de copiar y pegar con el portapapeles, o puede hacer clic en los hipervínculos activos que se muestran en el informe para abrir un vínculo en el explorador. La vista Informe permite explorar y la vista Presentación permite realizar cambios de diseño mientras se explora. Esta función permite realizar gran número de los cambios de diseño más comunes mientras se ve un informe. Por ejemplo, se puede agregar un campo arrastrándolo desde el nuevo panel Lista de campos o cambiar las propiedades en la hoja de propiedades. La vista Presentación es compatible con el nuevo formato apilado y el nuevo formato de tabla: grupos de controles que manipulan como un solo control de modo que se pueden reorganizar fácilmente los campos, columnas, filas o diseños completos. Asimismo, se puede quitar un campo o agregar formato fácilmente en la vista Presentación. La vista Diseño sigue estando disponible para los trabajos más detallados y su compatibilidad con los diseños también se ha mejorado.


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Características de agrupación, ordenación y totales

Office Access 2010 ofrece una forma mejor y más accesible de agrupar y ordenar en los informes así como de sumar los totales. La interfaz de usuario es más fácil de explorar y comprender y, cuando se usa con la nueva vista Presentación, se ve instantáneamente qué efecto tienen los cambios. Use la vista Presentación y el nuevo panel de agrupación para agregar un nivel de grupo, solicitar un total y ver inmediatamente los cambios realizados. Con el nuevo cuadro desplegable de totales es fácil agregar una suma, un promedio, una cuenta, un máximo o un mínimo a los pies o encabezados de los informes. Los totales simples ya no requieren la creación manual de un campo calculado. A partir de ahora, basta con elegir y hacer clic.


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Administración y auditoría de la información

Característica Límite máximo

Seguridad mejorada Office Access 2010 incluye características de seguridad nuevas y mejoradas. Las decisiones de confianza unificadas están integradas con el Centro de confianza de Microsoft Office. Las ubicaciones de confianza permiten confiar en todas las bases de datos ubicadas en carpetas seguras. Se puede cargar una aplicación de Office Access 2010 con código o macros deshabilitadas para aumentar la seguridad y la protección. Las macros de confianza se ejecutan en modo de recinto de seguridad.

Seguimiento de revisiones mediante Windows SharePoint Services

Puede ver el historial de revisiones de los registros con ayuda de Windows SharePoint Services. ¿Necesita saber quién o cuándo se cambió una fila? Para saberlo, use el historial de revisiones.

Configuración de permisos mediante Windows SharePoint Services

Puede configurar los permisos de acceso a las listas de SharePoint con ayuda de Windows SharePoint Services. Puede permitir o denegar de manera selectiva el acceso a determinados usuarios. Puede asignar permisos de lectura limitados o permisos de edición totales.

Abrir formularios e informes de Access desde Windows SharePoint Services

Los usuarios de Windows SharePoint Services pueden abrir listas en las vistas enriquecidas de Access desde un sitio de SharePoint. Los formularios, informes y hojas de datos de Office Access 2010 pueden aparecer junto con otras vistas en un sitio de SharePoint. Cuando elige una vista de Access, Office Access 2010 inicia y abre el formulario, la hoja de datos o el informe solicitado. De este modo, es fácil ejecutar un informe enriquecido de Office Access 2010 en un sitio de SharePoint sin tener que iniciar primero Office Access 2010. Asimismo, puede optar por abrir una lista en Access y, si una base de datos no existe, se crea automáticamente y se rellena con formularios e informes basándose en la lista.


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Seguimiento del historial de los campos Memo

Los campos Memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. A partir de Office Access 2010, se puede configurar una propiedad que indica a Access que guarde un historial de todos los cambios realizados en un campo Memo. Después, se puede ver un historial de esos cambios. Esta característica también admite la opción de seguimiento en Windows SharePoint Services, por lo que se puede usar también Access para ver el historial del contenido de las listas de SharePoint.

Diagnósticos de Office

Los diagnósticos de Office son una serie de pruebas que pueden ayudarle a detectar por qué se produce un error en el equipo. Dichas pruebas le permitirán resolver algunos problemas directamente, así como identificar distintas formas para resolver otros. Los diagnósticos de Office sustituyen a las siguientes funciones de Microsoft Office 2003: Detectar y reparar y Recuperación de aplicaciones de Office.

Herramientas de corrección

• El corrector ortográfico es ahora más coherente en todos los programas de 2010 Microsoft Office System. Entre los cambios se incluyen éstos:

o Hay varias opciones de corrector ortográfico que son ahora globales. Si cambia alguna de estas opciones en un programa de Office, esa opción se cambiará en todos los programas de Office.

o Además de compartir los mismos diccionarios personalizados, todos los programas pueden utilizarlos mediante el mismo cuadro de diálogo.

• El corrector ortográfico de Office 2010 incluye el diccionario de francés actual. En Microsoft Office 2003, era un complemento que se debía instalar por separado.

• Se crea automáticamente un diccionario de exclusión para un idioma la primera vez que se utiliza el idioma en cuestión. Los diccionarios de exclusión hacen que el corrector ortográfico marque ciertas palabras que usted no desee usar. Esto es especialmente útil para evitar palabras obscenas o palabras que no se ajusten a una guía de estilo.

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