8/3/2019 ACCESS DEFINICIN

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ACCESS DEFINICIN

Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito

particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una

coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o slo

estn instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de

informacin procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de

datos.

2. Historia de la Base de Datos de Access

Tuvieron sus orgenes en 1960 - 1962, cuando se empezaron a usar las maquinas quecodificaban la informacin en tarjetas perforadas por medio de agujeros. Las bases de

datos se crean con el objetivo de almacenar grandes cantidades de datos que antesse almacenaba en libros, lo que era lento, costoso y complejo (cualquier actualizacina realizar, haba que hacerla en cada uno de los libros en los que apareciera dicha

informacin a modificar).

Las primeras bases de datos manejaban ficheros que eran almacenados en tarjetas osoportes magnticos. Cuando los ordenadores evolucionan, aparecen las cintas y losdiscos, a la vez que las maquinas son dotadas de mucha mas potencia y facilidad demanipulacin, es por tanto en ese momento cuando las bases de datos comienzan a

ser realmente tiles.

En 1970 se convoca una Conferencia de Lenguajes de Programacin y se estableceun modelo llamado CODASYL (Modelo para el tratamiento de bases de datos que fue

publicado por E. Cod en 1970. Cod, propuso una forma de organizar las bases dedatos mediante un modelo matemtico lgico.

Una vez creado este modelo se crea un modelo estndar de actuacin

3. Elementos de la base de datos de Access

y -Tablas: son el "corazn" de la Base de datos y aparecen en una hoja

electrnica formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe

contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada

uno de los detalles

y -Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los

datos que no interesan haciendo aparecer nicamente aquellos que interesan.

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y -Mscaras o formularios: permiten la visualizacin y la gestin de los datos

contenidos en las tablas y en las consultas. Normalmente representan la

interface principal entre el programa y el usuario para que de este modo resulte

ms fcil la introduccin de los datos.

y -Report o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir

su impresin o anlisis, facilitando la individualizacin de los datos ms

improtantes.

y -Macros: automatizan las funciones de la base de datos

y -Mdulos: registran de Access Basic (programacin).

4. Tablas

Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos.

Podemos tener ms de una tabla en la base de datos para guardar informacin

relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la informacin de clientes, en la

otra la informacin del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos

tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto.

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo, en

cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia,

normalmente es bastante fcil importar una hoja de clculo en una tabla de una base

de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de clculo yhacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

Para lograr la mxima flexibilidad para una base de datos, la informacin tiene que

estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se

almacena informacin sobre empleados, cada empleado se insertar una sola vez en

una tabla que se configurar para contener nicamente datos de los empleados. Los

datos sobre productos se almacenarn en su propia tabla, y los datos sobre

sucursales tambin tendrn su tabla aparte. Este proceso se conoce como

normalizacin.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena

cada informacin individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los

campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una

tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene informacin

sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de informacin

diferente, como el nombre, los apellidos, la direccin, o similares. Los campos se

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deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora,

numrico, o cualquier otro tipo.

Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catlogo de fichas

tradicional de una biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a un registro de la

base de datos. Cada informacin contenida en una ficha (autor, ttulo, etc.)

corresponde a un campo de la base de datos.

Aqu tienes el ejemplo de una tabla, es la tabla "Clientes" de la base de datos

"Neptuno" incluida en Access:

5. Definicin de campo y tipos

Campo: unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por

ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden

empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar

puntos, ni signos de exclamacin o corchetes. Si pueden tener espacios en

blanco en el medio. La descripcin de un campo, permite aclarar informacin

referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipode informacin que cargramos en dicho campo, esta puede ser:

y Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255

y Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

y Numrico: para introducir nmeros

y Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

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y Moneda: para introducir datos en formato nmero y con el signo

monetario

y Autonumrico: en este tipo de campo, Access numera automticamente

el contenido

y S/No: campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un

contenido del tipo S/No, Verdadero/Falso, etc.

y Objeto OLE: para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido,

etc.

y Hipervnculo: podemos definir un enlace a una pgina Web

y Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor

de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un

cuadro combinado.

6. Definicin de registro

Es el conjunto de informacin referida a una misma persona u objeto. Unregistro vendra a ser algo as como una ficha.

Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera

gil y organizada.