A/CI - 2 INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD …...plan de mejoramiento vigencia 2017, suscrito el...

INFORME FINAL DE AUDITORÍA ESPECIAL

Código: FO – VF – 36

Versión: 8

Fecha de Elaboración: 23-01-2014

Fecha de Revisión: 20-10-2016

Página 1 de 22

A/CI - 2

INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL

INSTITUCION EDUCATIVA RUFINO JOSE CUERVO CENTRO VIGENCIA 2018

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA

Armenia, noviembre de 2019



Versión: 8



Página 2 de 22

A/CI - 2

INSTITUCION EDUCATIVA RUFINO JOSE CUERVO CENTRO

Contralor(a) Municipal: JAMES MEDINA URREA Directora de Vigilancia Fiscal: VIVIANA ANDREA VARGAS BERMUDEZ y Control de Resultados Responsable de la Entidad Auditada: GUILLERMO DARIO ROBAYO MARTINEZ

Equipo auditor: GLORIA ALVAREZ LOAIZA Líder de Auditoría Profesional Universitario WILLY ALEJANDRO PAPAMIJA LÓPEZ Practicante del Programa Economía Universidad del Quindío

CONTRALORIA MUNICIPAL DE ARMENIA Armenia, Noviembre 2019



Versión: 8



Página 3 de 22

A/CI - 2

TABLA DE CONTENIDO Pág.

1 DICTAMEN 6

1.1 Control de Gestión 6

1.2 Control Financiero y Presupuestal 7

2 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 8

2.1 CONTROL DE GESTION

8

2.1.1 Factor Plan de Mejoramiento 8

2.2 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 9

2.2.1 Factor Gestión Presupuestal 9

3 OTRAS ACTUACIONES 21

3.1 Seguimiento a Peticiones 21

4 BENEFICIOS DE CONTROL 22

5 CONSOLIDACION DE HALLAZGOS 22

5.1 TIPIFICACION DE HALLAZGOS 22



Versión: 8



Página 4 de 22

A/CI - 2

Armenia, noviembre de 2019 Señor GUILLERMO DARIO ROBAYO MARTINEZ Rector Institución Educativa Rufino José Cuervo Centro. Asunto: Informe Final Auditoría Especial. Cordial saludo, La contraloría municipal de Armenia con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Especial a la institución educativa RUFINO JOSE CUERVO CENTRO del municipio de Armenia, punto de control que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia y eficacia con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de gestión a 31 de diciembre de 2018, la comprobación de que las operaciones se realizaron conforme a las normas legales y procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Institución Educativa el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Armenia, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por el Municipio de Armenia, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales. El informe contiene la evaluación de los aspectos: control de gestión (factor plan de mejoramiento) y control financiero (factor presupuestal), que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, deberán ser corregidos por el punto de control, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Armenia, compatibles con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo adelantado por los auditores, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión realizada por la Institución Educativa.



Versión: 8



Página 5 de 22

A/CI - 2

Cordialmente; Equipo Auditor GLORIA ALVAREZ LOAIZA Profesional Universitario Auditor Líder Auditoría Especial, vigencia 2018 WILLY ALEJANDRO PAPAMIJA LOPEZ Estudiante de Economía Uniquindío



Versión: 8



Página 6 de 22

A/CI - 2

1. DICTAMEN INTEGRAL

1.1. CONTROL DE GESTIÓN La Contraloría Municipal de Armenia, como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 83.3 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

Cuadro No. 1 Control de Gestión

Factores Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Gestión Contractual 0,0 0,00 0,0

2. Rendición y Revisión de la Cuenta

0,0 0,00 0,0

3. Legalidad 0,0 0,00 0,0

4. Gestión Ambiental 0,0 0,00 0,0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS)

0,0 0,00 0,0

6. Plan de Mejoramiento 83,3 1,00 83,3

7. Control Fiscal Interno 0,0 0,00 0,0

Calificación total 1,00 83,3

Concepto de Gestión a emitir Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

../Instituciones%20Educativas/Matriz%20original.xlsm#VARIABLES!A1











Versión: 8



Página 7 de 22

A/CI - 2

1.2. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL La Contraloría Municipal de Armenia como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control (factor presupuestal), es Favorable, como consecuencia de la calificación 92.9 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

Cuadro No. 2

Calificación Financiero y presupuestal

Factores minimos Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Estados Contables 0,0 0,00 0,0

2. Gestión presupuestal 92,9 1,00 92,9

3. Gestión financiera 0,0 0,00 0,0

Calificación total 1,00 92,9

Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría






Versión: 8



Página 8 de 22

A/CI - 2

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1. CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores:

2.1.1. Factor Plan de Mejoramiento El grado de cumplimiento al plan de mejoramiento Cumple en un 83.3 puntos de 100 puntos posibles, con el siguiente resultado.

Cuadro No. 3 Evaluación plan de mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR Puntaje

Atribuido Ponderación

Puntaje Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 83,3 0,20 16,7

Efectividad de las acciones 83,3 0,80 66,7

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 1,00 83,3

Calificación

No Cumple

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Cumplimiento plan de mejoramiento En la evaluación realizada al plan de mejoramiento suscrito en la Alcaldía Municipal de Armenia, de los puntos sujetos de control de la Contraloría Municipal de Armenia, evidenciándose que la institución aplicó correctivos, realizando las acciones propuestas lo que generó una calificación de 83.3 puntos. Teniendo en cuenta las variables de cumplimiento y efectividad de las acciones, se evaluó el plan de mejoramiento vigencia 2017, suscrito el 01 de febrero de 2017, el cual se compone de tres (03) acciones de mejora que quedaron en auditorias anteriores, encontrando que se cumplió el plan de mejoramiento.

Efectividad de las acciones Las acciones propuestas en el plan de mejoramiento suscrito por el municipio de Armenia atraves del departamento administrativo de control interno, incluye entre otras la Institución Educativa Rufino José Cuervo Centro, obtuvo una efectividad de 83.3 puntos de 100 posibles considerado favorable, toda vez que las acciones de mejora del hallazgo uno y dos fueron cumplidas y la tercera acción de mejora se cumplió parcialmente, toda vez que inicialmente se había determinado inyectar



Versión: 8



Página 9 de 22

A/CI - 2

recursos al proyecto PRAE, sin embargo por falta de recursos, se ha desarrollando con los aportes y trabajos de la comunidad educativa.

2.2. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL La Contraloría Municipal de Armenia, como resultado de la auditoria adelantada, conceptúa que el control financiero-Factor Gestión Presupuestal, es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 92.9 puntos de 100 posibles, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

2.2.1. Factor Presupuestal Se emite una opinión eficiente, sobre la gestión presupuestal de la Institución Educativa Rufino José Cuervo Centro, con un puntaje de 92.9 puntos de 100 posibles, resultado que se obtuvo de evaluar las variables, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia 2018.

Cuadro No. 4 Evaluación Gestión presupuestal

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Evaluación presupuestal 92,9

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 92,9

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Para la evaluación del presupuesto se tuvieron en cuenta como criterio, ley 715 de 2001, Decreto 4791 de 2008, Decreto 4807 de 2011, la rendición de la cuenta, documentos soportes fuentes, generando el siguiente resultado. 2.2.1.1 Presentación y aprobación

La Institución Educativa Rufino José Cuervo Centro presentó dentro de los términos de Ley, el proyecto de presupuesto clasificado a nivel de grupos tanto en ingresos como gastos, el cual fue aprobado mediante Acuerdo No. 017 de noviembre 9 de 2017, expedido por el consejo directivo de la Institución Educativa “RUFINO JOSE CUERVO CENTRO”, con una apropiación inicial de $210.700.000, quedando de la siguiente manera:



Versión: 8



Página 10 de 22

A/CI - 2

Cuadro No. 5

Presupuesto aprobado de ingresos y gastos 2018

RUBROS PPTO INICIAL

Recursos Propios 12.400.000

Transferencias 198.000.000

Recursos del Balance 300.000

TOTALES 210.700.000

RUBROS PPTO INICIAL

Gastos de Funcionamiento 150.400.000

Gastos de Inversión 60.300.000

TOTALES 210.700.000 Fuente: Acuerdo No. 17 de 2017-Aprobación Presupuesto

2.2.1.2 Modificaciones presupuestales

Durante la vigencia fiscal 2018, el presupuesto fue modificado en doce (12) actos administrativos que modificaron las partidas inicialmente aprobadas, en adiciones, reducciones y traslados presupuestales en ingresos, gastos, créditos y contra créditos, descritos de la siguiente manera:

Cuadro No. 6 Modificación presupuestales Ingresos y gastos e inversión 2018

Rubro Acto Administrativo

Fecha Adiciones Reducción

Recursos del balance. Acuerdo No 001. 10/01/2018 35.290.045

Otros ingresos Acuerdo No. 002 20/03/2018 635.400

Transferencia Nacionales Acuerdo No. 003 31/03/2018 25.305.839

Transferencias Municipales Acuerdo No. 004 31/03/2018 3.885.000 Otros ingresos no tributarios Acuerdo No. 005 31/03/2018 256.000

Otros ingresos no tributarios Acuerdo No. 008 17/08/2018 635.400

Otros servicios educativos Acuerdo No. 008 17/08/2018 200.000

Transferencias Municipales Acuerdo No. 009 19/09/2018 16.290.000

Arrendamiento fotocopiadora Acuerdo No. 010 28/09/2018 226.200

Otros ingresos no tributarios Acuerdo No. 012 31/10/2018 125.100

Otros servicios Educativos Acuerdo No. 012 31/10/2018 257.500

Arrendamiento fotocopiadora Acuerdo No. 012 31/10/2018 274.000

Rendimientos financieros Acuerdo No. 016 30/11/2018 232.346

Arrendamiento fotocopias Acuerdo No. 016 30/11/2018 548.000

Arrendamiento tienda escolar Acuerdo No. 016 30/11/2018 1.597.600

Arrendamiento tienda escolar Acuerdo No. 017 05/12/2018 312.000

Ingresos no tributarios Acuerdo No. 018 05/12/2018 635.400

Rendimientos financieros Acuerdo No. 018 05/12/2018 126.184

Total adiciones y reducciones en el Ingreso

61.526.175 25.307.839



Versión: 8



Página 11 de 22

A/CI - 2

Rubro Acto Administrativo

Fecha Adiciones Reducción

Proyecto Mantenimiento planta física

Acuerdo No. 001 10/01/2018 30.290.045

Rubro mantenimiento Acuerdo No. 001 10/01/2018 5.000.000


Acuerdo No. 002 20/03/2018 635.400


Acuerdo No. 003 31/03/2018 25.305.839


Acuerdo No. 004 31/03/2018 3.885.000


Acuerdo No. 005 31/03/2018 256.000

Mantenimiento Acuerdo No. 008 17/08/2018 835.400

Mantenimiento Acuerdo No. 009 19/09/2018 16.290.000



Proyecto mantenimiento planta física

Acuerdo No. 016 30/11/2018 2.177.946

Materiales y suministros Acuerdo No. 016 30/11/2018 200.000

Materiales y suministros Acuerdo No. 017 05/12/2018 312.000

Materiales y suministros Acuerdo 018 05/12/2018 761.584

Total adiciones y reducciones en el gasto

61.525.575 25.305.839

Fuente: rendición de la cuenta- Ejecución presupuestal ingresos y gastos 2018

Cuadro No. 7 Traslados presupuestales gastos e inversión 2018

Rubro Acto Administrativo Créditos

Contra

Gastos de personal aprobados Acuerdo No. 06-2018 6.000.000

Gastos generales aprobados Acuerdo No. 07-011-014-2018 17.700.000 11.873.463

Gastos de inversión Acuerdo No. 06-07-014-2018 4.173.463 16.000.000

Total traslados presupuestales en gastos e inversión

2.873.463 27.873.463

Fuente: rendición de la cuenta- Ejecución presupuestal ingresos y gastos 2018

Como se observa en los cuadros No. 6 y 7, el presupuesto de la Institución Educativa Rufino José Cuervo Centro fue modificado según consta en los Acuerdos expedidos por el Consejo Directivo debidamente motivados y aprobados. Teniendo en cuenta lo anterior, y tomando como base los actos administrativos desde la aprobación y modificación del presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia fiscal 2018, se construyó el siguiente cuadro, que refleja el monto inicialmente aprobado por $210.700.000, y el registro de las modificaciones presupuestales durante la vigencia 2018, fueron aplicados en las ejecuciones presupuestales de manera correcta, quedando un definitivo por el orden de $246.918.336, que muestra en el siguiente cuadro:



Versión: 8



Página 12 de 22

A/CI - 2

Cuadro No. 8 Presupuesto definitivo Ingresos 2018

Rubro Ppto

inicial Adiciones Reducción

Definitivo

Ingresos no tributarios (Aprobados (DB) 12.400.000 5.902.600 18.302.600

Transferencias y aportes aprobados

198.000.000 20.175.000 25.307.839 192.867.161

Recursos de Capital 300.000 35.448.575 35.748.575

TOTAL 210.700.000 61.526.175 25.307.839 246.918.336

Fuente: Acuerdos No. 08 de 2017- Acuerdos modificatorios

Cuadro No. 9 Presupuesto definitivo gastos e inversión

Rubro Ppto

inicial Adición Reducción

Crédito

Contra crédito

Ppto definitivo

Gastos de personal aprobados 46.000.000 6.000.000 52.000.000

Gastos generales aprobados

104.700.000 24.281.784

17.700.000 11.873.463 134.808.321

Inversión (proyectos)

60.000.000 37.244.391 25.307.839 4.173.463 16.000.000 60.110.015

TOTAL 210.700.000 61.526.175 25.307.839 27.873.463 27.873.463 246.918.336

Fuente: Acuerdos No. 08 de 2017- Acuerdos modificatorios

2.2.1.3 Ejecución del presupuesto En la medición del cumplimiento de los grandes agregados presupuestales, la comparación del presupuesto definitivo con el presupuesto en ejecución, para ingresos recaudados, para gastos compromisos, de acuerdo con el procedimiento del informe.

Cuadro No. 10 Comparativo presupuesto definitivo con el presupuesto recaudado

Descripción Presupuesto Definitivo

Presupuesto recaudado

PR/PD Ponderación

Ingresos no tributarios aprobados (DB) 18.302.600 17.021.100 93,00 6,93

Venta de servicios educativos

Educación formal media técnica - - - -

Otros servicios educativos 457.500 457.500 100 0,19

Certificados y constancias 2.500.000 1.618.500 64,74 0,66

Derechos de grado - - - -

Venta de otros servicios - - - -

Arrendamiento tienda escolar 9.909.600 9.909.600 100 4,03

Arrendamiento fotocopiadora 2.548.200 2.548.200 100 1,04

Otros ingresos no tributarios 2.487.300 2.487.300 100 1,01



Versión: 8



Página 13 de 22

A/CI - 2

Donaciones 200.000 - - -

Indemnizaciones 200.000 - - -

Transferencias y aportes aprobados (DB) 192.867.161 192.867.161 100 78,52

Transferencias municipales 41.175.000 41.175.000 100 16,76

Transferencias departamentales - - - -

Transferencias nacionales 151.692.161 151.692.161 100 61,75

Recursos de capital aprobado (DB) 35.748.575 35.748.575 100 14,55

Rendimientos financieros 258.530 258.530 100 0,11

Otros recursos de capital - - - -

Otros recursos de capital - - - -

Otros recursos del balance 35.490.045 35.490.045 100 14,45

Total 246.918.336 245.636.836 99,48 100,00 Fuente: rendición de la cuenta-ejecuciones presupuestales ingresos 2018

Gráfico No. 1 Comparativo presupuesto definitivo con el recaudado

Fuente: elaboración propia del grupo auditor

De un presupuesto definitivo de $246.918.336, se recaudó la suma de $245.636.836, equivalente al 99.48% del total definitivo, siendo las transferencias nacionales (gratuidad educativa) las más representativas en este grupo, con el 61.75%, le siguen las transferencias municipales (Cobertura educativa) con un 16.76%, es decir $41.175.000, recursos provenientes del sistema general de participación, otros recursos del balance representado en un 14.45%, y arrendamiento tienda escolar con un 4.03% frente al total recaudado. Respecto a los recursos propios se recaudó la suma de $17.021.100, siendo este el menos representativo con una participación del 6.93% del total recaudado.



Versión: 8



Página 14 de 22

A/CI - 2

Cuadro No. 11 Comparativo presupuesto definitivo con el presupuesto ejecutado

Descripción Presupuesto Definitivo

Presupuesto Ejecutado

PE/PD

Ponderación

Gastos de funcionamiento 186.808.321 164.072.038 87.82 79.07

Gastos de personal aprobado (CR) 52.000.000 51.122.300 98,31 24,64

Scios. Person, Indir-Honorarios

Scios. Person, Indir-Honorarios 25.000.000 24.965.400 99,86 12,03

Scios. Person, Indir-Remuner,Scioc,Tecnicos 27.000.000 26.156.900 96,88 12,61

Gastos generales aprobados (CR) 134.808.321 112.949.738 83,79 54,44

Compras de bienes y equipo 10.000.000 7.276.282 72,76 3,51

Material y suministro 21.700.121 18.708.149 86,21 9,02

Mantenimiento 37.908.200 34.013.940 89,73 16,39

Dotaciones pedagógicas 3.000.000 - - -

Impresos y publicaciones - - - -

Servicios públicos 26.000.000 17.023.805 65,48 8,20

Seguros grales 500.000 464.838 92,97 0,22

Viáticos y gtos de viajes - - - -

Gtos fcros 700.000 497.718 71,10 0,24

Actividades científicas deportivas y culturales 35.000.000 34.965.006 99,90 16,85

Material educativo - - - -

Implementos deportivos - - - -

Proyectos 60.110.015 43.419.783 72 20,93

Proyecto democracia 700.000 610.000 87,14 0,29

Proyecto tiempo libre recreacion y deporte 8.173.463 7.991.895 97,78 3,85

Proyecto escuela de padres y educación sexual 1.000.000 396.000 39,60 0,19

Proyecto Bilingüismo 2.000.000 560.000 28,00 0,27

Proyecto educación sexual y construcción ciudadana 1.000.000 430.000 43,00 0,21

Proyecto escolar ambiental PRAE 4.000.000 510.000 12,75 0,25

Proyecto uso y abuso de las drogas 2.000.000 665.000 33,25 0,32

Proyecto pásate por la biblioteca 3.000.000 762.000 25,40 0,37

Proyecto mantenimiento planta física 28.236.552 25.839.888 91,51 12,45

Proyecto TICSNN 3.000.000 1.085.000 36,17 0,52

Proyecto jornada única 4.000.000 3.950.000 98,75 1,90

Proyecto habilidad para la vida-atención a la vulnerabilidad 3.000.000 620.000 20,67 0,30

TOTAL 246.918.336 207.491.821 84,03 100 Fuente: rendición de la cuenta-ejecuciones presupuestales ingresos 2018



Versión: 8



Página 15 de 22

A/CI - 2

Grafico No. 2 Comparativo presupuesto definitivo con el recaudado

Fuente: elaboración propia del grupo auditor

De un presupuesto definitivo de $246.918.336, ejecutaron la suma de $207.491.821, clasificados en dos (02) grandes grupos; gastos de funcionamiento comprende gastos de personal aprobados (CR), gastos generales aprobados (CR); y el grupo de inversión clasificado en proyectos.

En el grupo gastos de funcionamiento ejecutaron la suma de $164.072.038, presentando un porcentaje de ejecución del 87.82% del total definitivo y un 79.07% de ejecución del total ejecutado, donde la mayor ejecución fueron los gastos generales aprobados con un 54.44% del total ejecutado, ya que se invirtieron en recursos de tecnología como equipos de cómputo, mantenimiento e infraestructura física, bienes muebles, implementos de aseo entre otros gastos fundamentales para el funcionamiento óptimo de la institución educativa, seguido de los proyectos observándose que de un presupuesto ejecutado de $207.491.821, se invirtió para inversión en proyectos $60.110.015, de los cuales se ejecutó la suma de $43.419.783, los cuales representan aproximadamente un 21% del total ejecutado en la vigencia 2018.

Por otra parte, mediante una muestra de auditoría se realizó el seguimiento a los siguientes rubros presupuestales por ser relevantes y representativas en la ejecución presupuestal de ingresos y gastos vigencia 2018:

Cuadro No. 12 Muestra rubros presupuestales

Código presupuestal

Ejecutado

02034250 Certificados y constancias 1.618.500

02035201 Arrendamiento tienda escolar 9.909.600

02040201 Transferencias municipales 41.175.000

02079001 Rendimientos financieros 258.530



Versión: 8



Página 16 de 22

A/CI - 2

02079002 Otros recursos del balance 35.490.045

03200801 Honorarios 24.965.400

03201001 Remuneración servicios técnicos

26.156.900

03210601 Materiales y Suministros 18.708.149

03211001 Servicios Públicos 17.023.805

03219001 Gastos financieros 497.718 Fuente: ejecución presupuestal de ingresos-gastos 2018

Para la evaluación de los rubros presupuestales se verificaron libros auxiliares de presupuesto y contabilidad con sus correspondientes documentos soportes fuentes, observando lo siguiente:

Certificados y constancias

Código presupuestal

rubro ppto final ppto

ejecutado por ejecutar % ejecutado

%por ejecutar

02034250 Certificados

y Constancias.

2.500.000 1.618.500 881.500 65% 35%

Fuente: Ejecución de Ingresos I.E. Rufino José Cuervo Centro.

En la revisión de los documentos soportes fuentes se observó que por este rubro presupuestal ingresó la suma de $1.618.500, equivalente al 65% del total definitivo por concepto de los cobros de documentos que requiere la comunidad educativa como certificados de constancia de los egresados, derechos de grado entre otros.

Arrendamiento tienda escolar codigo

presupuest

al

rubro ppto final ppto

ejecutado

por

ejecutar

%

ejecutado

%por

ejecutar

02035201 Arrendamiento

tienda escolar 9.909.600 9.909.600 0 100% 0%


En el análisis del rubro arrendamiento tienda escolar se pudo verificar por medio de los documentos soportes la confiabilidad de las cifras expuestas por la institución, dado que, al revisar contratos, recibos de caja, consignaciones, concordaban con la información tanto de la ejecución como de los libros auxiliares de la Institución Educativa, en este rubro se celebraron dos (02) contratos de arrendamiento para la Sede Central y Sede Antonio Nariño.

Transferencias municipales

código presupuestal

rubro ppto final

ppto ejecutado

por ejecutar

% ejecutado

%por ejecutar

02040201 Transferencias municipales.

41.175.000 41.175.000 0 100% 0%




Versión: 8



Página 17 de 22

A/CI - 2

En el análisis efectuado al rubro transferencias municipales se pudo constatar en consignaciones recursos recibidos por parte del municipio de Armenia, a través de la Secretaria de Educación la suma de $41.175.000, recursos que corresponden al SGP-educación, y fueron adicionados mediante los Acuerdo No 004 del 31 de

mayo del 2018 por un valor de $ 3.885.000, y Acuerdo No 009 del 19 de septiembre de 2018 por una suma de $16.290.000.

Recursos del Balance (rendimientos financieros)


rubro Ppto final Ppto

ejecutado por

ejecutar %

ejecutado %por

ejecutar

02079001 Rendimientos Financieros.

258.530 258.530 0 100% 0%

02079002 Otros

Rendimientos del balance

35.490.045 35.490.045 0 100% 0%


En la revisión de los libros auxiliares se encontró que ingresaron por el rubro rendimientos financieros $258.530, generados durante la vigencia 2018 por la cuenta corriente No 110-460-01007-7 Banco Popular.

Con respecto al rubro Otros Recursos del Balance, ingresaron mediante adición presupuestal establecida en el Acuerdo No 001 del 10 de enero de 2018 por un valor de $ 35.290.045.

Rubros presupuestales de gastos de funcionamiento (honorarios)


rubro Ppto final

Ppto ejecutado

por ejecutar

% ejecutado

%por ejecutar

03200801 Honorarios 25.000.000 24.966.400 34.600 99.9% 0.1%


En el rubro honorarios clasificado en el grupo gastos de personal, se evidenció que se ejecutaron recursos por el orden de $24.966.400 por concepto de Asesoría y acompañamiento contable, y servicios profesionales de Sicología celebrando dos (02) contratos En la revisión de los documentos soportes fuentes se constató que cuentan con certificados de disponibilidad, registros presupuestales, comprobantes de egresos, órdenes de pago, contratos, extractos bancarios, se concluye que presentan consistencia en las cifras, confiabilidad y razonabilidad, tanto en los documentos como en la liquidación de los pagos de honorarios.



Versión: 8



Página 18 de 22

A/CI - 2

Rubros presupuestales de gastos de funcionamiento (remuneración servicios técnicos)


rubro Ppto final

Ppto ejecutado

por ejecutar

% ejecutado

%por ejecutar

03210901

Remuneración servicios técnicos

27.000.000 26.156.900 843.100 99.1% 0.9%


En el rubro remuneración servicios técnicos de un presupuesto final de

$27.000.000, se ejecutaron $26.156.900 que equivale al 99.1% del presupuesto

definitivo, faltando por ejecutar el 0.9% del presupuesto final.

Por este rubro se ejecutaron gastos a través de dos contratos por prestación de

servicios, en áreas de ayuda educativa secundaria servicios para apoyo logístico

en los grados de 0 a 5 en las dos sedes educativas, además cabe resaltar que se

efectuó la respectiva revisión de los documentos soportes como comprobantes de

egreso, disponibilidad del presupuesto, contratos, que al cruzarlos con los libros

auxiliares de presupuesto y como de contabilidad concuerdan con la información

analizada.

Rubro presupuestal de gastos de funcionamiento (servicios públicos)


Con respecto al rubro de Servicios públicos para la vigencia 2018 se aprueba un presupuesto según el Acuerdo No 017 del 9 de noviembre del 2017 por $26.000.000, se ejecutó el 65.5% del presupuesto definitivo de este rubro, durante los meses de enero a diciembre de 2018, además para la verificación de la información se tomó una muestra significativa de documentos soportes, que al cruzarlos con los libros auxiliares y ejecución presupuestal, hay confiabilidad y concordancia en las cifras.


rubro Ppto final Ppto

ejecutado por ejecutar

% ejecutado

%por ejecutar

03211001 Servicios Públicos

26.000.000 17.023.805 8.976.195 65.5% 34.5%



Versión: 8



Página 19 de 22

A/CI - 2

Rubros presupuestales de gastos de funcionamiento (gastos financieros)


rubro Ppto o final

Ppto ejecutado

por ejecutar

% ejecutado

%por ejecutar

03212401 gastos

financieros 700.000 497.718 202.282 71.1% 28.9%


Para el rubro gastos financieros, de una apropiación definitiva de $700.000 se ejecutó el 71%, pagos efectuados por concepto del pago de chequera, IVA cuenta corriente No 007461001356 que al hacer cruces de información existe consistencia de cifras, entre los extractos bancarios y los libros auxiliares para la vigencia 2018, estos gastos se evidencian en la cuenta corriente No 110-460-01007-7 Banco Popular.

Rubros presupuestales de gastos de funcionamiento (materiales y suministro)

codigo presupuestal

rubro ppt o final ppto

ejecutado por

ejecutar %

ejecutado %por

ejecutar

03210601 Materiales y suministros

21.700.121 18.708.149 2.991.972 86.2% 13.8%


En el rubro materiales y suministros se ejecutó la suma de $18.708.149, que representa el 86.2% del presupuesto total definitivo de $21.700.121, quedando por ejecutar un valor de $2.991.972. Por este rubro se ejecutaron contratos de suministro, destinados a proveer suministro de elementos de papelería, fotocopias, útiles de escritorio e implementos para el desarrollo de actividades curriculares, implementos de aseo, mantenimiento y limpieza de las oficinas y aulas de las dos (02) sedes educativas y demás actividades que requiere la Institución Educativa para su funcionamiento. En los cruces de información de los documentos soportes fuentes, libros auxiliares, comprobantes de egreso, disponibilidades presupuestales, registro presupuestal, facturas, y cruces de información las cifras coinciden.

2.2.1.1. Descripción de Hallazgos

Hallazgo No.1: Clasificación del presupuesto y rubros presupuestales sin la fuente del recurso (Administrativo). Condición: situación encontrada Tomando como base el presupuesto aprobado mediante el Acuerdo No. 017 de noviembre 9 de 2017, expedido por el Consejo Directivo de la Institución



Versión: 8



Página 20 de 22

A/CI - 2

Educativa Rufino José Cuervo Centro, se evidenció que el presupuesto de gastos e inversión no registra en su totalidad la fuente del recurso, tanto en el grupo de funcionamiento como el grupo de inversión, igualmente ocurre con las ejecuciones de ingresos y gastos e inversión. Además de lo anterior no se evidencia en dicho Acuerdo, el concepto de cada rubro presupuestal y su destinación como lo establece el Decreto 4791 de 2008. Criterio No se tuvieron en cuenta disposiciones generales que establecen los Decretos 4791, expedido el 19 de diciembre de 2008 y Decreto 4807 del 20 de diciembre de 2011 por el Ministerio de Educación Nacional. Causa Procedimientos inadecuados que no permitieron detectar los problemas presentados. Efecto Incumplimiento de disposiciones generales de los Decretos 4791 de 2008 y 4807 de 2011, toda vez que no establecen en el Acuerdo No 017 del 09 de noviembre de 2017, la fuente del recurso en su totalidad y ejecuciones presupuestales. CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Una vez analizada la respuesta a las observaciones y evaluado el material probatorio se concluye lo siguiente: Respuesta punto 1: Fuente del recurso: Analizando la respuesta de la Institución Educativa, se aceptan los argumentos expuestos, toda vez que al verificar nuevamente el Acuerdo No. 017 del 09 de noviembre de 2017 por medio del cual se prueba el presupuesto para la vigencia fiscal 2018, se evidencia en su presentación la fuente del recurso, por lo tanto queda desvirtuado en este punto. Respuesta punto 2: presentación de ejecuciones presupuestales 2018: con respecto a la presentación de las ejecuciones presupuestales de gastos e inversión vigencia 2018, se observó que no detallan la fuente del recurso, por lo tanto queda en firme. Respuesta punto 3: disposiciones generales (conceptos rubros presupuestales). No se acepta la respuesta de la Institución Educativa, toda vez que al verificar y revisar el material probatorio, no se evidenció que el Acuerdo No. 017 de noviembre de 2017, por medio de la cual se aprueba el presupuesto para la vigencia 2018, en las disposiciones generales el concepto de cada rubro presupuestal, que detalla la destinación de los recursos, como lo establecen los Decretos 4791 de 2008 y Decreto 4807 de 2011, expedidos por el Ministerio de Educación, por lo tanto queda en firme.



Versión: 8



Página 21 de 22

A/CI - 2

Por lo anterior se configuran la observación como hallazgo administrativo en el punto 2 y 3, para que suscriban un plan de mejoramiento y se planteen acciones de mejora, excepto el punto 1 que se desvirtúa. Hallazgo No. 2: Expedientes sin organización documental (Administrativo) Condición: Situación encontrada: En la revisión de las carpetas que fueron objeto de revisión de los documentos que soportan las cuentas de cada uno de los rubros presupuestales evaluados, no se encontraron debidamente foliados, así mismo registra debilidades en la aplicación de procedimientos dado que en algún expediente se encontraron incompletos, como se manifestó en el cuerpo del informe. Criterio Por las razones expuestas, se deduce que no se está dando cumplimiento al Acuerdo No. 05 de 2013 y la Ley 594 de 2000, que establece “Las entidades deben desarrollar procesos de organización documental garantizando la adecuada disposición y control de documentos en cada una de las fases de archivo. Causa Falta implementar mecanismo de control y de seguridad que eviten perdida de información. Efecto Incumplimiento de disposiciones generales establecidas en la Ley de Archivo “desarrollar procesos de organización documental. CONCLUSIÓN ENTE DE CONTROL Analizados los argumentos expuestos, es importante aclarar que: en visita realizada por el equipo a las instalaciones de la Institución Educativa en la cual se verificaron los documentos soportes solicitados, se evidenció que las carpetas en su mayoría, no se encontraron debidamente organizadas y foliadas e incompletos. Por lo tanto se deja en firme la observación como hallazgo administrativo para suscribir plan de mejoramiento y se planteen acciones de mejora.

3. OTRAS ACTUACIONES

3.1. SEGUIMIENTO A PETICIONES En desarrollo del proceso auditor modalidad especial a la Institución Educativa Rufino José Cuervo Centro, no se incluyeron en este proceso auditor denuncias, ni peticiones de ningún tipo.



Versión: 8



Página 22 de 22

A/CI - 2

4. BENEFICIOS DE CONTROL

En desarrollo del proceso auditor no se generaron beneficios de control.

5. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

5.1. TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

Cuadro No. 13

Tipificación de Hallazgos

Hallazgo Incidencia Traslado

No. NOMBRE A F Cuantía S.S Proc. Fisc.

1 Clasificación del presupuesto y rubros presupuestales sin la fuente del recurso

X

2 Expedientes sin organización documental

X

TOTAL 2 A: Administrativo F. Fiscal SS: Solicitud de sancionatorio Proc: Procuraduría Fisc.: Fiscalía

A/CI - 2 INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD …...plan de mejoramiento vigencia 2017, suscrito el...

Documents

Transcript of A/CI - 2 INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD …...plan de mejoramiento vigencia 2017, suscrito el...